PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

(Data Berakhir Januari, April, Jun Dan Oktober)

Peringatan: JANGAN diada-adakan Minit Mesyuarat JPMS jika mesyuarat tidak dilaksanakan
untuk elak Tindakan Tatatertib diambil kerana memalsukan maklumat.

1. Mesyuarat JPMS melibatkan perbincangan berkenaan dengan data sekolah yang

dimasukkan dalam EMIS Online. Data EMIS terbahagi kepada empat komponen utama :
a. Sekolah
i. Profil am
ii. Pengurusan sekolah
iii. Kedudukan sekolah
iv. Kawasan
v. Bangunan
vi. Bilik
vii. Kuarters guru
viii. Peralatan
ix. Kemudahan sukan
x. Tandas
xi. Kenderaan
xii. Tempat letak kenderaan

b. Maklumat Asrama (Sekolah Mempunyai Asrama)

i. Bangunan asrama
ii. Bilik-bilik asrama
iii. Peralatan

c. Maklumat Staf (pengesahan dan verifikasi data dibuat sebelum mesyuarat

dengan semua guru dan staf)
 Cadangan pengesahan dan verifikasi data
1. Melalui edaran maklumat diri yang telah di cetak dari EMIS
Online kepada semua staf dan dipungut semula untuk proses
semakan,pengemaskinian dan penyelarasan data EMIS.Guru
Data sebagai S/U melaporkan guru/staf masih gagal hantar
cetakan semakan dalam mesyuarat dn diminitkan senarai nama.
i. Guru
1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan akademik
4. Kelulusan ikhtisas
5. Latihan
1
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

6. Elaun
7. Mata pelajaran ajar
8. Sejarah perkhidmatan
9. Kokurikulum
10. Tugas khas

ii. Bukan Guru

1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan
4. Latihan
5. Elaun
6. Sejarah perkhidmatan

d. Enrolmen Dan Kelas

i. Enrolmen & kelas
ii. Murid yatim
iii. Murid pemulihan
iv. Murid asrama
v. Murid inklusif
vi. Murid kelas elektif
vii. Murid pol
viii. Murid ke tingkatan peralihan
ix. Murid ke thn 1 dari / tanpa prasekolah
x. Murid beragama islam
xi. Murid mengulang
xii. Pemegang biasiswa
xiii. Penghuni asrama
xiv. Murid mendaftar thn 1
xv. Murid cicir (berhenti sekolah)
xvi. Murid cicir (masuk sistem lain)
xvii. Murid bukan warganegara
xviii. Kelas cantum

 Pengesahan dan verifikasi data Enrolmen

GK/PK HEMmembentang dan mengesahkan makumat enrolmen dalam
mesyuarat. Satu salinan hendaklah diserahkan kepada S/U untuk dikemaskini dalam
EMIS Online. Hanya data yang dikeluarkan oleh HEM diistilahkan sebagai “data
rasmi”

2
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

2. Pengesahan data sekolah dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Maklumat

Sekolah (JPMS) adalah merupakan DATA RASMI EKOLAH dan hendaklah diguna dalam
proses kemaskini data EMIS Online.

3. Elakkan dari Guru Data MENCARI data bersendirian di sekolah. Semua AJK mesti
membekal dan melaporkan data masing-masing semasa mesyuarat.

Perlaksanaan JPMS dan EMIS Di Peringkat Sekolah

1. Setiap ahli Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah memainkan peranan dalam

mengesahkan dan membekalkan data yang terlibat secara langsung dengan bidang tugas
masing-masing di peringkat sekolah. Guru data boleh memaparkan EMIS Online kepada
AJK untuk pengesahan. Contohnya Unit HEM membekalkan enrolmen pelajar terkini kepada
guru data untuk dikemaskini dalam EMIS.

2. Cadangan menyemak maklumat guru dan staf :

a. Data maklumat guru dan staf boleh dicetak dan diedarkan untuk disahkan oleh
guru dan staf berkenaan serta dipungut kembali bagi tujuan pengemaskinian
sekiranya terdapat sebarang perubahan maklumat. Sebarang perubahan maklumat
yang hendak dilakukan mestilah dirujuk kesahihannya dengan pihak pentadbiran
sekolah (melalui rujukan fail dan kerani sekolah ) .
b. Semakan maklumat guru/staf dengan merujuk fail peribadi guru atau BRP di
pejabat dengan mendapat kebenaran dari pihak pengurusan sekolah.

3. Segala komponen maklumat data EMIS hendaklah dikemaskini mengikut data semasa
sebelum tarikh akhir kutipan data EMIS atau APABILA BERLAKU PERUBAHAN.

4. Utiliti semakan data EMIS boleh dibentangkan dan ralat-ralat sepatutnya telah
dibersihkan oleh guru data. (Penerangan ralat yang disemak hendaklah dijelaskan dengan
sebaik-baiknya oleh guru data kepada AJK JPMS).

5. Lampiran pengesahan sekolah EMIS Online dipaparkan kepada AJK untuk semakan bersama.

6. Headcount/Bilangan guru dan staf mengikut gred dan perjawatan hendaklah disemak dan
diselaraskan antara data EMIS dan Headcount semasa. PK Pentadbiran hendaklah
membentangkan headcount semasa termasuklah melaporkan senarai guru/staf baru
berkhidmat dan senarai berpindah (masuk atau keluar sekolah).

3
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

7. Dokumen yang perlu dihantar ke PPD selepas setiap berakhirnya kutipan data EMIS :
a. Lampiran pengesahan data EMIS.
b. Minit mesyuarat JPMS (Awal Bulan Januari, April, Jun dan Oktober)
c. Cetakan Laporan Ralat Data EMIS sekolah JPN Perak versi semasa.

8. Tarikh akhir dokumen perlu dihantar ke PPD adalah 5 hari setelah berakhirnya tarikh
kutipan akhir data EMIS untuk memudahkan laporan di peringkat PPD dan JPN dibuat
berkenaan dengan perlaksanaan mesyuarat JPMS sekolah. Bermaksud sekolah kena hantar
cetakan semak ralat pada 25 Januari, 25 Mac, 25 Jun dan 25 Oktober setiap tahun ke PPD.

9. Segala dokumen berkaitan dengan semakan data EMIS yang dilaksanakan setiap kali kutipan
hendaklah difailkan di peringkat sekolah untuk memudahkan semakan semula semasa
pemantauan JPMS dan pengauditan data EMIS sekolah. Pastikan satu salinan perkara 7 di
atas disimpan dalam Fail EMIS sekolah.

10. Oleh itu, adalah amat penting untuk sekolah-sekolah sentiasa mengemaskini data EMIS
pada setiap bulan bagi memastikan data EMIS negeri adalah yang data yang terkini dan
sahih agar dapat memenuhi permintaan data sekolah sama ada di peringkat KPM/JPN/PPD.

11. Manual Definisi Variabel EMIS Online boleh diperolehi dalam fungsi muat turun EMIS
Online atau dari Portal JPN Perak (Rujuk Menu Muat Turun > Fail-Fail Guru Data).

12. Data EMIS Online sekolah hendaklah dimuat turun pada setiap 2 minggu sekali untuk
simpanan pihak sekolah bagi rujukan data EMIS mengikut bulan. Data yang dimuat turun
adalah dalam bentuk zip file (Lihat contoh cara simpananfail di bawah) dan disimpan dalam
fail EMIS sekolah. Untuk memudahkan penyimpanan data, data EMIS boleh diburn dalam
CD atau dalam apa jua bentuk storan data yang lain mengikut pihak pengurusan sekolah.

Cara menyimpan fail emis5.zip (Arkib)

1. 5 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip.

(Rename sebagai emis5_0501_2011.zip)
2. 15 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip
(Rename sebagai emis5_1501_2011.zip)
3. 1 Februari 2012– Muat turun emis5.zip
(Rename sebagai emis5_0102_2011.zip)
4. 15 Februari 2012– Muat turun emis5.zip
(Rename sebagai emis5_1502_2011.zip)

4
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Ikut langkah di atas untuk fail seterusnya. Ini bermaksud kita

mempunyai simpanan data (Arkib) untuk 2 fail sebulan. Namun
sila muat turun setiap kali ada melakukan kemaskini data.

Unit Pengurusan Maklumat,

Sektor Pengurusan Maklumat (ICT), JPN Perak