CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

JPN

PPD

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN
PETANG PENTADBIRAN HEM KOKURIKULUM PENDIDIKAN KHAS

GURU DATA DAN

MAKLUMAT

2
 CARTA FUNGSI

GURU DATA DAN MAKLUMAT

Bertanggungjawab bagi
pengurusan data Modul
Pengurusan Sekolah (MPS)
peringkat sekolah yang
diarahkan oleh Bahagian di
KPM, JPN, PPD dan sekolah
serta lain-lain agensi kerajaan
Bertanggungjawab dalam
memastikan pelaksanaan PdP
selaras dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam
menjaga hal ehwal murid
Bertanggungjawab dalam
meningkatkan kemahiran dan
bakat murid dalam kokurikulum
Melaksanakan tugas-tugas lain
berkaitan pengurusan data PENGOPERASIAN
yang
PENGURUSAN
diarahkan dari semasa ke
Pengurusan semasa. Pengurusan Kurikulum
Pembangunan Sumber Pengurusan
Manusia Kokurikulum
Pengurusan Pengurusan Hal Ehwal
Perhubungan Luar Murid

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU DATA DAN MAKLUMAT

PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT

a. Bertanggungjawab dalam merancang pengurusan data dan maklumat

pendidikan (Modul Pengurusan Sekolah (MPS) peringkat sekolah yang
diarahkan oleh Bahagian di KPM, JPN, PPD dan sekolah serta lain-lain
agensi kerajaan
b. Membantu guru dan staf sokongan dari segi teknikal pengurusan Sistem
Aplikasi Berkomputer selain daripada Modul Pengurusan Sekolah
c. Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer yang digunakan
untuk pengurusan data Modul Pengurusan Sekolah (MPS); namun bagi
sekolah Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras Teknologi
Maklumat
d. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan
maklumat peringkat sekolah
e. Menjadi setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS).

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
b. Melaksanakan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel
c. Mengadakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual dan pekeliling

yang yang telah ditetapkan
b. Melaksanakan program panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme
guru dan pencapaian murid

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Melaksanakan program disiplin murid

b. Melaksanakan pengurusan kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

PENGURUSAN KOKURIKULUM

4
a. Melaksanakan program Unit Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan
Permainan

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

5
 KETUA
GELARAN Guru Data dan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Maklumat Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GDM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED
DG41/DG42 BIDANG UTAMA Pendidikan
JAWATAN
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama GDM>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

SKIM
Pegawai Perkhidmatan TARIKH
PERKHIDMATA
Pendidikan DOKUMEN
N

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Mengajar, mendidik, menilai dan mentaksir murid selari dengan Akta Pendidikan 1996 (Akta
550), Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Dasar Pendidikan Kebangsaan dan Pelan
Pembangunan Pendidikan 2013-2025 ke arah memperkembangkan potensi individu secara
holistik.

Bertanggungjawab dalam merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan (Modul

Pengurusan Sekolah (MPS) peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian di KPM, JPN,
PPD dan sekolah serta lain-lain agensi kerajaan secara cekap, berintegriti dan berkualiti.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

6
 Melaksanakan PdP menggunakan
kaedah kaedah pedagogi yang
bersesuaian bagi memastikan objektif
pembelajaran tercapai
Melaksanakan penilaian dan pentaksiran ke
atas perkembangan dan pencapaian
murid/ program/ aktiviti bagi mencapai
objektif yang dirancang
Melaksanakan pengurusan kokurikulum
bagi mengoptimumkan bakat dan
potensi murid
Membantu pengurusan hal ehwal murid
bagi memastikan kebajikan setiap
murid terpelihara
Membangunkan profesionalisme
secara berterusan untuk peningkatan
kendiri
Merancang, menyelaras, melaksana
dan mengambil tindakan susulan dalam
pengurusan data dan maklumat
pendidikan peringkat sekolah supaya
data yang digunakan adalah tepat dan
berintegriti.
1. Menyediakan rancangan PdP dan sumber pendidikan
2. Melaksanakan PdP yang bersesuaian berdasarkan
Rancangan Pengajaran Harian (RPH)
3. Membimbing murid dalam meningkatkan prestasi
4. Membuat refleksi dan penambahbaikan
1. Melaksanakan penilaian dan pentaksiran murid/
program/ aktiviti
2. Merekod dan menganalisis tahap perkembangan dan
pencapaian murid/ program/ aktiviti
3. Menyediakan pelaporan
1. Melaksanakan aktiviti Unit Beruniform, Kelab dan
Persatuan, Sukan dan Permainan
2. Memantau kemajuan murid
3. Merekod dan menganalisis kemajuan murid
4. Membimbing dan melatih murid bagi peningkatan
potensi
1. Memastikan persekitaran yang kondusif untuk PdP
2. Menguatkuasakan peraturan sekolah
3. Memastikan keselamatan murid diutamakan
4. Memastikan keselamatan murid terjaga
5. Mengenalpasti keperluan bantuan pelajaran kepada
murid
1. Melibatkan diri dalam pembelajaran pprofesional secara
formal dan tidak formal untuk meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran dalam PdP
2. Melibatkan diri dalam PLC
1. Melaksanakan Sistem Modul Pengurusan Sekolah
(MPS).
2. Menjalankan tugas sebagai Setiausaha Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS).
3. Menghasilkan Laporan Statistik Maklumat Asas
Pendidikan sekolah (MAP) setiap bulan.
4. Pengurusan latihan dalam perkhidmatan dan
pengurusan data.
5. Membantu dari segi teknikal pengurusan Sistem Aplikasi
Berkomputer dan Atas Talian selain daripada Modul
Pengurusan Sekolah.
6. Memberi khidmat nasihat berkenaan pengurusan data
dan maklumat peringkat sekolah.
DIMENSI
7
 ● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
● Bilangan Mesyuarat (JPMS) :
● Bilangan laporan statistik MAP Sekolah:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran menilai, mengukur dan mentaksir
● Kemahiran berkomunikasi

PENGALAMAN
● Sekurang-kurang 1 tahun berpengalaman sebagai guru pelatih

PROSES KERJA
8
Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

1. GDM PGB
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail

Rekod Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran Tahunan
2. GDM PK (P)
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format penulisan
berdasarkan sekurang-kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. GDM b) Standard Kandungan PK (P)
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
4. GDM PK (P)
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

5. GDM PK (P)
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.

9
 Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang dalam
6. GDM Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika PK (P)
terdapat perkara yang tidak dapat
dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP sebelum
kelas bermula (jika berkaitan)
7. GDM b) Merekodkan penggunaan PdP di PK (P)
bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang
telah diperiksa.
8. GDM c) Memastikan murid membuat PK (P)
pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

10
CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GDM 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GDM
Rekod Persediaan Mengajar

GDM 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GDM
keadaan kondusif

3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GDM
peralatan dan bahan yang diperlukan

GDM Melaksanakan PdP dan bimbingan

Mula 3 MINIT
GDM
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

11
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh
1.
Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2. b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
3.
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat
perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP

12
 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Arahan pelaksanaan program PK / PK Petang

A. PERANCANGAN
2. PK / PK GKMP
Petang Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. PGB Mendapatkan kelulusan PK / PK Petang
daripada PGB
5. PK / PK Melaksanakan mesyuarat / GDM / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa

13
 B. PELAKSANAAN
6. GDM Melaksanakan program seperti GKMP / GDM /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK / PK pengukuran GKMP / GDM /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GDM Menyediakan laporan program PK / PK Petang

setelah program selesai.
D. KEBERKESANAN
9. PGB PK / PK Petang /
Kajian semula; GKMP / GDM
Menjalankan mesyuarat post
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK / PK Membuat tindakan susulan GDM
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GDM Penilaian prestasi;

PK / PK Petang /
Melaksanakan penilaian GKMP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK / PK Membentangkan laporan GKMP / GDM
Petang penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GDM Membuat penambahbaikan PK / PK Petang

berdasarkan keputusan
mesyuarat.
14. GKMP/ GDM Merekod dan mendokumentasi. PGB/GPK

14
 CARTA ALIR

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

Tempoh
Proses Kerja masa

60 minit

15
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
PGB

Lulus
Penambahbaikan

GDM Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

PGB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GDM Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GDM Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GDM Merekod dan mendokumentasi 20 minit

60 hari

Tamat

90 minit

SENARAI SEMAK
Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

16
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

AktivitiPROSES KERJAAktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan

3: Pengurusan
Permainan.

17
 UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
TANGGUN PERATURA
PROSES KERJA ADA
BIL. G JAWAB N DAN
HUBUNGAN/
PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Memberi arahan untuk melaksanakan PK KOKO /
aktiviti kokurikulum GDM

2. PK KOKO Membuat pelantikan jawatankuasa GDM

kokurikulum
3. PK KOKO Membuat perancangan tahunan dan GDM
mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
4. GDM Melaksana aktiviti kokurikulum yang PK KOKO
ditetapkan

5. PK KOKO Membuat pemantauan dan penilaian GDM

kemajuan murid
6. GDM Membuat perekodan dan analisis keputusan PK KOKO
penilaian murid untuk tindakan
penambahbaikan prestasi murid dalam
kokurikulum

7. PK KOKO Membuat penilaian keberkesanan GDM

aktiviti kokurikulum dan membuat
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa
8. GDM Membuat pelaporan dan dokumentasi PK KOKO

18
 Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan Permainan.
Aktiviti 3:
CARTA ALIR

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

PGB Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK KOKO Melantik jawatankuasa kokurikulum 60 minit

120 minit
Membuat perancangan tahunan dan
PK KOKO mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GDM 120 minit
ditetapkan

PK KOKO Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit

GDM
tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

PK KOKO Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum

60 minit
dan membuat penambahbaikan

GDM Pelaporan dan dokumentasi 20 minit

Tamat

19
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada PGB untuk

melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

3. Membuat perancangan tahunan dan

mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
4. Melaksana aktiviti kokurikulum yang
ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

6. Merekod, menganalisis dan mengambil

tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum
7. Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
dan membuat penambahbaikan
8. Pelaporan dan dokumentasi

20
PROSES KERJA

Aktiviti 4 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. PGB (dalam kalangan GDM) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. PGB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
PK HEM
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GDM pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
5.
dalam sistem
PK HEM Menganalisis kes-kes
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
PK HEM sekolah sepertimana garis
8
panduan yang
berkuatkuasa.

21
CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus disiplin murid

Tanggungjawab Proses Kerja

Mula Tempoh masa

PGB Melantik guru disiplin sekolah 120 minit

PGB Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit

disiplin

PK HEM Menyenaraikan kesalahan disiplin 390 minit

sekolah

GDM Memantau dan melaksanakan

1920 minit

PK HEM
Merekod kes-kes disiplin sekolah 120 minit

PK HEM
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah 120 minit

2 hari
Mengambil tindakan bagi kes disiplin 60 hari
PK HEM 480 minit
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

22
 Aktiviti 4: Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

Mengadakan mesyuarat Pengurusan

2.
disiplin
Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
7.
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

PROSES
Aktiviti 5KERJA
: Mengurus pembangunan sumber manusia Latihan Personel

23
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. PGB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. PK (P) Kompetensi dalam Sistem SPL KPM

Mengkaji keperluan bidang latihan

berdasarkan Analisis Keperluan
3. PK (P)
Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
4. PK (P) Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. PGB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
6. PK (P) selepas kelulusan Pengetua / Guru
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

PGB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. PK (P)
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

24
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

GDM i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

GPK iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

GDM menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.

GDM v. Mengumpulkan salinan sijil atau

maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
10. PK (P) kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
11. GDM SPL KPM Mengendali
kan Kursus
Melaksana penilaian kendiri selepas
menghadiri latihan
12. GDM

13. PK (P) Rekod dan dokumentasi

25
CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Mengurus pembangunan sumber manusia

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online untuk
PGB
mengenal pasti keperluan latihan dalam
Sistem SPL KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

PK (P) 390 min
Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
PK (P)

Menyerahkan cadangan perancangan latihan 780 min

kepada Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.
PK (P)

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

latihan yang diperlukan 20 min
PGB
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
dalam takwim sekolah selepas kelulusan 180 min
Pengetua / Guru Besar
PK (P)
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan 180 min

Menguruskan latihan (sebelum, semasa dan

selepas) 30 min
PGB

Mengedar borang penilaian kursus kepada

peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
PK (P) personel

Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM 30 min

PK (P)
Melaksana penilaian kendiri selepas latihan

Salinan dan Rekod Fail

GDM
390 min

GDM
TAMAT

26
SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Pengurusan Pembangunan Manusia

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada Penolong Kanan

7. Pentadbiran untuk menguruskan kursus /
latihan yang telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.

27
 ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

28
PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Pengetua / Guru
Terima surat arahan kutipan data
1. Besar
MPS dari KPM
Penolong Kanan

GDM Cetak borang maklumat:

- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan
- Bilik
Guru Data &
2. - Kuarters
Maklumat
- Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM Edar borang maklumat:
- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan
- Bilik
Guru Data &
3. - Kuarters
Maklumat
- Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
4. GDM Mengemaskini borang maklumat: Penolong Kanan
- Profil Am Pembantu
- Pengurusan Sekolah Tadbir
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan
- Bilik
- Kuarters

29
 - Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM
Kumpul borang yang telah
Guru Data &
5. dikemas kini oleh Penolong Kanan
Maklumat
/ Pembantu Tadbir

GDM Semak kesahihan data:

- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan Pengetua / Guru
- Bilik Besar
6. - Kuarters Penolong Kanan
- Peralatan Guru Data &
- Kemudahan Sukan Maklumat
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM
Mengemaskini data dalam Modul Guru Data &
7.
Pengurusan Sekolah (MPS) Maklumat

30
CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Cetak borang maklumat

Edar borang maklumat maklumat

Mengemaskini borang maklumat

Kumpul borang yang telah dikemas kini oleh penolong

kanan / pembantu tadbir

Semak kesahihan data

Verifikasi pengesahan
TIDAK
YA
Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

Maklumat disimpan di dalam fail

TAMAT

31
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6: Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Cetak borang maklumat

2. Edar borang maklumat

Terima borang maklumat yang

3.
telah dikemaskini

4. Semak kesahihan data

Kemaskini data dalam Modul

5.
Pengurusan Sekolah (MPS)

6. Maklumat disimpan di dalam fail

32
PROSES
Aktiviti 6KERJA
: Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)
6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)

PEGAWAI LAIN UNDANG-

BIL TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
PROSES KERJA
. JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
GDM
Semak dan ubahsuai pelaporan
Guru Data &
1. statistik mengikut keperluan Akta Rahsia
Maklumat
semasa Rasmi 1972

GDM
Serah format terkini Penolong Penolong
2.
Kanan untuk persetujuan Kanan

GDM Pembetulan/pengesahan format

Pengetua / Guru
untuk digunakan sebagai
Besar
3. pelaporan statistik sekolah dan
Penolong
serah kepada Guru Data &
Kanan
Maklumat
GDM
Guru Data &
4. Terima format
Maklumat

GDM
Guru Data &
5. Membina kuiri yang diperlukan
Maklumat

GDM
Cetak “Master Copy” dan kepada Guru Data &
6.
Penolong Kanan untuk semakan Maklumat

GDM Penolong
Semak bersama Guru Data & Kanan
7.
Maklumat untuk diperbetulkan Guru Data &
Maklumat
GDM Penolong
Kanan
Serah cetakan pelaporan statistik
Pembantu
8. kepada Penolong Kanan untuk
Tadbir
diperbanyakkan dan diedarkan
Pembantu Am
Pejabat

33
CARTA
AktivitiALIR
6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)
6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
MULA

Semak dan ubahsuai pelaporan statistik mengikut

keperluan semasa (banding dengan statistik kutipan
yang lalu)

Menyediakan format statistik

Pembetulan / pengesahan format pelaporan statistik

oleh Pengetua / Guru Besar
Penolong Kanan

Terima format statistik

TIDAK
YA

Menyedia / memilih query yang diperlukan

Cetak “Master Copy”

SEMAKAN OLEH :
Pengetua / Guru Besar
Penolong Kanan
Guru Data & Maklumat

TIDAK
YA

Cetakan pelaporan statistik untuk edaran

TAMAT

34
SENARAI
Aktiviti 6 :SEMAK
Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)
6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Semak dan ubahsuai pelaporan

1.
statistik mengikut keperluan semasa

Serah format terkini Penolong Kanan

2.
untuk persetujuan

Pembetulan/pengesahan format
untuk digunakan sebagai pelaporan
3.
statistik sekolah dan serah kepada
Guru Data & Maklumat

4. Terima format

5. Membina kuiri yang diperlukan

Cetak “Master Copy” dan kepada

6.
Penolong Kanan untuk semakan

Semak bersama Guru Data &

7.
Maklumat untuk diperbetulkan

Serah cetakan pelaporan statistik

8. kepada Penolong Kanan untuk
diperbanyakkan dan diedarkan

35
PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Rancang mesyuarat JPMS Pengetua/Guru
1.
sekurang-kurangnya 3 kali setahun Besar

GDM Pengetua/Guru
Keluarkan surat panggilan Besar
2.
mesyuarat Penolong
Kanan
GDM Pengetua /
3. Catat minit mesyuarat Guru Besar

GDM
Edar minit mesyuarat kepada guru Pengetua /
4.
& staf sekolah Guru Besar

GDM Pengetua /
Ambil maklum / tindakan kepada Guru Besar
5.
keputusan mesyuarat Penolong
Kanan
GDM
Guru Data &
6. Sedia analisis kutipan data sekolah
Maklumat

GDM
Lapor analisis data kepada Penolong
7.
pentadbir sekolah Kanan

GDM Lapor kepada PPD / JPN / KPM

Pengetua /
8. jika ada masalah berkaitan
Guru Besar
pengurusan maklumat/data sekolah
GDM Sebar maklumat yang diperolehi
Pengetua /
9. semasa kursus/taklimat
Guru Besar
pengurusan data yang dihadiri
GDM Rancang bengkel verifikasi data
peringkat sekolah sebelum Pengetua /
10.
menghadiri bengkel verifikasi Guru Besar
daerah

36
CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Merancang mesyuarat

Edar surat panggilan mesyuarat bersama perkara

berbangkit dari minit mesyuarat yang lepas

Melaksanakan mesyuarat

Mencatat minit mesyuarat

Mendapatkan pengesahan minit mesyuarat dari pada

pengerusi

Edar minit mesyuarat bersama maklum balas

Kumpulkan maklum balas mminit mesyuarat

TAMAT

37
SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Rancang mesyuarat JPMS

1.
sekurang-kurangnya 3 kali setahun

Keluarkan surat panggilan

2.
mesyuarat

3. Catat minit mesyuarat

Edar minit mesyuarat kepada guru &

4.
staf sekolah

Ambil maklum/tindakan kepada

5.
keputusan mesyuarat

Kumpul maklum balas minit

6.
mesyuarat

7. Sedia analisis kutipan data sekolah

Lapor analisis data kepada pentadbir

8.
sekolah

Lapor kepada PPD/JPN/KPM jika

9. ada masalah berkaitan pengurusan
maklumat/data sekolah

38
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Sebar maklumat yang diperolehi

10. semasa kursus/taklimat pengurusan
data yang dihadiri

Rancang bengkel verifikasi data

11. peringkat sekolah sebelum
menghadiri bengkel verifikasi daerah

Jalankan rancangan bengkel

verifikasi data peringkat sekolah
12.
sebelum menghadiri bengkel
verifikasi daerah

Rancang bengkel & kursus

13. perkembangan staf berkaitan
pengurusan data sekolah

Jalankan rancangan bengkel &

14. kursus perkembangan staf berkaitan
pengurusan data sekolah

39
PROSES
Aktiviti 8KERJA
: Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Siaran Senarai
Penolong Tugas Guru
1. Terima aduan Kanan Data &
Maklumat
GDM
Terima arahan selesaikan Guru Data &
2.
masalah dari Penolong Kanan Maklumat

GDM
Guru Data &
3. Kenalpasti masalah
Maklumat

GDM
Penolong
Lapor masalah “Hardware”
4. Kanan
kepada Penolong Kanan
Syarikat

GDM
Guru Data &
Selesaikan masalah sehingga Maklumat
5.
sistem boleh berfungsi Pengguna
semasa

40
CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Terima aduan kerosakan

Hubungi Penolong Terima arahan daripada Penolong Kanan

Kanan
- Pembekal
(Warranty)
- PPD / JPN
Uji peralatan / kenal pasti punca / masalah
- Kedai baiki
komputer

Laporkan dapatan ujian kepada Penolong

Kanan

Kumpul borang yang telah dikemas kini oleh

TIDA penolong kanan / pembantu tadbir
K YA

Punca / masalah diselesaikan oleh Guru Data

& Maklumat

TAMAT

41
SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima aduan kerosakan / masalah

Terima arahan selesaikan masalah

2.
dari Penolong Kanan

3. Kenal pasti masalah

Lapor masalah “Hardware” kepada

4.
Penolong Kanan

Selesaikan masalah sehingga

5.
sistem boleh berfungsi

Lapor penyelesaian masalah kepada

6.
Penolong Kanan

42
PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek
Teknikal

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM Siaran Senarai
Pegawai Meja
Menghadiri taklimat sistem / Tugas Guru
1. sistem
aplikasi oleh JPN / PPD Data &
PPD / JPN
Maklumat
GDM Pengetua / Guru
Besar
Bincang dengan pihak Penolong Kanan
2. pengurusan berkaitan dengan Penolong Kanan
tarikh taklimat peringkat sekolah HEM
Penolong Kanan
Kokurikulum
GDM
Keluarkan notis panggilan Guru Data &
3.
taklimat kepada semua guru Maklumat

GDM
Memberi taklimat sistem /
Guru Data &
4. aplikasi kepada pentadbir dan
Maklumat
semua guru

GDM
Membantu pentadbir dan guru
Guru Data &
5. yang berkenaan menggunakan
Maklumat
aplikasi secara online atau offline

GDM Penolong Kanan

Serah kepada pentadbir dan Penolong Kanan
guru yang berkenaan HEM
6. menggunakan aplikasi secara Pen. Kanan
online atau offline untuk tindakan Kokurikulum
selanjut Guru yang
berkenaan
GDM Membantu pentadbir dan guru
menyenggara aplikasi sekiranya Guru Data &
7.
berlaku masalah dari segi Maklumat
teknikal

43
CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek
Teknikal
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menghadiri taklimat sistem / aplikasi oleh JPN / PPD

Bincang dengan pihak pengurusan berkaitan dengan

tarikh taklimat peringkat sekolah

Keluarkan notis panggilan taklimat kepada semua guru

Memberi taklimat sistem / aplikasi kepada pentadbir dan

semua guru

Membantu pentadbir dan guru yang berkenaan

menggunakan aplikasi secara online atau offline

Serah kepada pentadbir dan guru yang berkenaan

menggunakan aplikasi secara online atau offline untuk
tindakan selanjut

Membantu pentadbir dan guru menyenggara aplikasi

sekiranya berlaku masalah dari segi teknikal

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek

44
Teknikal

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menghadiri taklimat sistem / aplikasi

1.
oleh JPN / PPD

Bincang dengan pihak pengurusan

2. berkaitan dengan tarikh taklimat
peringkat sekolah

Keluarkan notis panggilan taklimat

3.
kepada semua guru

Memberi taklimat sistem / aplikasi

4.
kepada semua guru

Membantu pentadbir dan guru yang

5. berkenaan menggunakan aplikasi
secara online atau offline

Serah kepada pentadbir dan guru

yang berkenaan menggunakan
6.
aplikasi secara online atau offline
untuk tindakan selanjut

Membantu pentadbir dan guru

7. menyenggara aplikasi sekiranya
berlaku masalah dari segi teknikal

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

45
 1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2. Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3. Arahan Pegawai Pengawal 2018
4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 – “Panduan
Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam
5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 – “Garis
Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam
Perkhidmatan Awam”
6. Pekeliling ICT Bil.1/ 2012 Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (DKICT) KPM Versi 2.0
7. Surat Pekeliling Am Bil.2/1987
8. Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-
Peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan) 1986
9. Prosedur Operasi Standard Sistem Pengurusan Sekolah Versi 1.1
bertarikh 29 Januari 2015 dan Surat siaran Kementerian Pendidikan
Malaysia Bil.2/2014
10. Manual Definisi Variabel
11. Pekeliling Perkhidmatan
12. Akta Pendidikan 1996 Dan Peraturan-Peraturan Di Bawah Akta
Pendidikan 1996
13. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1991

SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

46
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

2 JK Panitia

5.

47
48