CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

JPN

PPD

1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK

GURU BESAR

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG
KANAN KANAN
KANAN HEM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

GURU DATA DAN

MAKLUMAT

2
 CARTA FUNGSI

GURU DATA DAN MAKLUMAT

Bertanggungjawab bagi
pengurusan data Modul
Pengurusan Sekolah (MPS)
peringkat sekolah yang
diarahkan oleh Bahagian di
KPM, JPN, PPD dan sekolah
serta lain-lain agensi kerajaan
Bertanggungjawab dalam
memastikan pelaksanaan PdP
selaras dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam

PENGURUSAN PENGOPERASIAN
Pengurusan Pengurusan
Pembangunan Kurikulum
Sumber Manusia Pengurusan
Pengurusan Kokurikulum

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU DATA DAN MAKLUMAT

PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT

a. Bertanggungjawab dalam merancang pengurusan data dan maklumat

pendidikan (Modul Pengurusan Sekolah (MPS) peringkat sekolah yang
diarahkan oleh Bahagian di KPM, JPN, PPD dan sekolah serta lain-lain
agensi kerajaan
b. Membantu guru dan staf sokongan dari segi teknikal pengurusan Sistem
Aplikasi Berkomputer selain daripada Modul Pengurusan Sekolah
c. Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer yang digunakan
untuk pengurusan data Modul Pengurusan Sekolah (MPS); namun bagi
sekolah Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras Teknologi
Maklumat
d. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan
maklumat peringkat sekolah
e. Menjadi setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS).

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
b. Melaksanakan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel
c. Mengadakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual dan pekeliling

yang yang telah ditetapkan
b. Melaksanakan program panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme
guru dan pencapaian murid

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Melaksanakan program disiplin murid

b. Melaksanakan pengurusan kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

4
PENGURUSAN KOKURIKULUM

a. Melaksanakan program Unit Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan

Permainan

5
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Guru Data dan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Maklumat Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GDM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED BIDANG
DG41/DG42 Pendidikan
JAWATAN UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama GDM>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

SKIM
Pegawai Perkhidmatan TARIKH
PERKHIDMATA
Pendidikan DOKUMEN
N

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Mengajar, mendidik, menilai dan mentaksir murid selari dengan Akta Pendidikan 1996 (Akta
550), Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Dasar Pendidikan Kebangsaan dan Pelan
Pembangunan Pendidikan 2013-2025 ke arah memperkembangkan potensi individu secara
holistik.

Bertanggungjawab dalam merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan (Modul

Pengurusan Sekolah (MPS) peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian di KPM, JPN,
PPD dan sekolah serta lain-lain agensi kerajaan secara cekap, berintegriti dan berkualiti.

6
 AKAUNTABILITI
Melaksanakan PdP menggunakan kaedah
kaedah pedagogi yang bersesuaian bagi
memastikan objektif pembelajaran tercapai
Melaksanakan penilaian dan pentaksiran ke atas
perkembangan dan pencapaian murid/
program/ aktiviti bagi mencapai objektif
yang dirancang
Melaksanakan pengurusan kokurikulum
bagi mengoptimumkan bakat dan potensi
murid
Membantu pengurusan hal ehwal murid
bagi memastikan kebajikan setiap murid
terpelihara
Membangunkan profesionalisme secara
berterusan untuk peningkatan kendiri
Merancang, menyelaras, melaksana dan
mengambil tindakan susulan dalam
pengurusan data dan maklumat pendidikan
peringkat sekolah supaya data yang
digunakan adalah tepat dan berintegriti.
TUGAS UTAMA
1. Menyediakan rancangan PdP dan sumber pendidikan
2. Melaksanakan PdP yang bersesuaian berdasarkan
Rancangan Pengajaran Harian (RPH)
3. Membimbing murid dalam meningkatkan prestasi
4. Membuat refleksi dan penambahbaikan
1. Melaksanakan penilaian dan pentaksiran murid/ program/
aktiviti
2. Merekod dan menganalisis tahap perkembangan dan
pencapaian murid/ program/ aktiviti
3. Menyediakan pelaporan
1. Melaksanakan aktiviti Unit Beruniform, Kelab dan Persatuan,
Sukan dan Permainan
2. Memantau kemajuan murid
3. Merekod dan menganalisis kemajuan murid
4. Membimbing dan melatih murid bagi peningkatan potensi
1. Memastikan persekitaran yang kondusif untuk PdP
2. Menguatkuasakan peraturan sekolah
3. Memastikan keselamatan murid diutamakan
4. Memastikan keselamatan murid terjaga
5. Mengenalpasti keperluan bantuan pelajaran kepada murid
1. Melibatkan diri dalam pembelajaran pprofesional secara
formal dan tidak formal untuk meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran dalam PdP
2. Melibatkan diri dalam PLC
1. Melaksanakan Sistem Modul Pengurusan Sekolah (MPS).
2. Menjalankan tugas sebagai Setiausaha Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS).
3. Menghasilkan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan
sekolah (MAP) setiap bulan.
4. Pengurusan latihan dalam perkhidmatan dan pengurusan
data.
5. Membantu dari segi teknikal pengurusan Sistem Aplikasi
Berkomputer dan Atas Talian selain daripada Modul
Pengurusan Sekolah.
6. Memberi khidmat nasihat berkenaan pengurusan data dan
maklumat peringkat sekolah.
DIMENSI
7
● Kategori Sekolah :

● Gred Sekolah:

● Bilangan Sesi Persekolahan:

● Bilangan Penolong Kanan:

● Bilangan Guru :

● Bilangan AKP:

● Bilangan Murid:

● Bilangan Kelas:

● Kelas PPKI:

● Bilangan Mesyuarat (JPMS) :

● Bilangan laporan statistik MAP Sekolah:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi

● Kemahiran merancang dan menganalisis

● Kemahiran menilai, mengukur dan mentaksir

● Kemahiran berkomunikasi
PENGALAMAN
● Sekurang-kurang 1 tahun berpengalaman sebagai guru pelatih

8
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

1. GDM Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu PGB

serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail

Rekod Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran Tahunan
2. GDM PK (P)
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian

(KSSR) mengikut format penulisan
berdasarkan sekurang-kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. GDM b) Standard Kandungan PK (P)
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. GDM PK (P)
Semasa PdP

Memastikan suasana bilik darjah dalam

keadaan kondusif.

9
 Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
5. GDM PK (P)
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid

seperti yang telah dirancang dalam Buku
6. GDM PK (P)
Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat
perkara yang tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan
dan bahan yang diperlukan untuk
PdP sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)
7. GDM b) Merekodkan penggunaan PdP di PK (P)
bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas tamat
PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang
telah diperiksa.
8. GDM c) Memastikan murid membuat PK (P)
pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

10
CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GDM 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail 15 MINIT

GDM
Rekod Persediaan Mengajar

GDM Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT

(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT

GDM
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT

GDM
peralatan dan bahan yang diperlukan

GDM Melaksanakan PdP dan bimbingan

3 MINIT
GDM
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

Mula

11
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh

1.
Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
b) Jadual Waktu Peribadi dan
2.
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format

penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
3.
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah dirancang

6 dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang
tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan
untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan)
7 b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas
tamat PdP

12
 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Arahan pelaksanaan program PK / PK Petang

2. PK / PK Petang A. PERANCANGAN GKMP

Menyediakan kertas kerja/ pelan

tindakan yang mempunyai
keperluan minimum seperti
berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

3. PK / PK Petang Menentukan kaedah pemantauan GKMP

berdasarkan salah satu dari
kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. PGB Mendapatkan kelulusan daripada PK / PK Petang

PGB
5. PK / PK Petang Melaksanakan mesyuarat / GDM / AKP
perbincangan jawatan kuasa

13
 B. PELAKSANAAN
6. GDM Melaksanakan program seperti GKMP / GDM /
yang telah dirancang AKP

C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK / PK Petang pengukuran GKMP / GDM /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GDM Menyediakan laporan program PK / PK Petang

setelah program selesai.
D. KEBERKESANAN
9. PGB PK / PK Petang /
Kajian semula; GKMP / GDM
Menjalankan mesyuarat post
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.

10. PK / PK Petang Membuat tindakan susulan GDM

berdasarkan keputusan mesyuarat
post mortem.

11. GDM Penilaian prestasi;

PK / PK Petang /
Melaksanakan penilaian prestasi GKMP
ke atas kumpulan sasar untuk
melihat keberkesanan
pelaksanaan program.

12. PK / PK Petang Membentangkan laporan penilaian GKMP / GDM

prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / GDM Membuat penambahbaikan PK / PK Petang

berdasarkan keputusan
mesyuarat.
14. GKMP/ GDM Merekod dan mendokumentasi. PGB/GPK

14
 CARTA ALIR

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

15
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
PGB

Lulus
Penambahbaikan

GDM Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

PGB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GDM Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GDM Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GDM Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

16
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.
TANGGU PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
BIL. NG LAIN YANG UNDANG,
JAWAB ADA PERATUR
HUBUNGAN/ AN DAN

17
 PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Memberi arahan untuk melaksanakan PK KOKO /
aktiviti kokurikulum GDM

2. PK KOKO Membuat pelantikan jawatankuasa GDM

kokurikulum
3. PK KOKO Membuat perancangan tahunan dan GDM
mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
4. GDM Melaksana aktiviti kokurikulum yang PK KOKO
ditetapkan

5. PK KOKO Membuat pemantauan dan penilaian GDM

kemajuan murid
6. GDM Membuat perekodan dan analisis keputusan PK KOKO
penilaian murid untuk tindakan
penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

7. PK KOKO Membuat penilaian keberkesanan GDM

aktiviti kokurikulum dan membuat
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa
8. GDM Membuat pelaporan dan dokumentasi PK KOKO

18
CARTA ALIR

Aktiviti 3: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan Permainan.
Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa
Mula

PGB Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK KOKO Melantik jawatankuasa kokurikulum 12060 minit

minit

Membuat perancangan tahunan dan

PK KOKO mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GDM 120 minit
ditetapkan

PK KOKO Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit

GDM
tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

PK KOKO Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum

60 minit
dan membuat penambahbaikan

GDM Pelaporan dan dokumentasi 20 minit

Tamat

19
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada PGB untuk

melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

3. Membuat perancangan tahunan dan

mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
4. Melaksana aktiviti kokurikulum yang
ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

6. Merekod, menganalisis dan mengambil

tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum
7. Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
dan membuat penambahbaikan
8. Pelaporan dan dokumentasi

20
PROSES KERJA

Aktiviti 4 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. PGB (dalam kalangan GDM) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. PGB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
PK HEM 5. Lucah
3. PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GDM pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin
5. PK HEM
dalam sistem
PK HEM Menganalisis kes-kes
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah
sepertimana garis panduan
yang berkuatkuasa
8 PK HEM Melaporkan kes-kes disiplin

21
 sekolah sepertimana garis
panduan yang
berkuatkuasa.

CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus disiplin murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh masa

Mula

PGB Melantik guru disiplin sekolah 120 minit

PGB Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit

disiplin

PK HEM Menyenaraikan kesalahan 390 minit

disiplin sekolah

GDM Memantau dan melaksanakan

pemeriksaan pencegahan 1920 minit
disiplin sekolah

PK HEM
Merekod kes-kes disiplin 120 minit
sekolah

PK HEM
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah 120 minit

2 hari
Mengambil tindakan bagi kes disiplin 60 hari
PK HEM 480 minit
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

Tamat

22
SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

Mengadakan mesyuarat Pengurusan

2.
disiplin

Menyenaraikan kesalahan disiplin

sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
7.
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

23
 PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Mengurus pembangunan sumber manusia Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. PGB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. PK (P) Kompetensi dalam Sistem SPL KPM

Mengkaji keperluan bidang latihan

berdasarkan Analisis Keperluan
3. PK (P)
Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
4. PK (P) Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. PGB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
6. PK (P) selepas kelulusan Pengetua / Guru
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

PGB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

8. PK (P) Menguruskan latihan (Sebelum ,

24
 semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

GDM i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

GPK iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

GDM menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan
selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.
GDM
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
10. PK (P) kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam
Yang
11. GDM SPL KPM
Mengendali
kan Kursus
Melaksana penilaian kendiri selepas
menghadiri latihan
12. GDM

13. PK (P) Rekod dan dokumentasi

25
CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Mengurus pembangunan sumber manusia

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
Matriks Kompetensi guru secara online 3900 min
PGB untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.

PK (P) Mencetak Rumusan Analisis Matriks

Kompetensi dalam Sistem eSPLG
390 min

Mengkaji keperluan bidang latihan

berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
PK (P)
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.
PK (P)
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan 20 min
PGB
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
dalam takwim sekolah selepas kelulusan 180 min
Pengetua / Guru Besar

Memberi arahan kepada GPK untuk

PK (P) menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan 180 min

Menguruskan latihan (sebelum, semasa

PGB dan selepas) 30 min

Mengedar borang penilaian kursus kepada

peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
PK (P) personel

Merekod kehadiran kursus dalam SPL

KPM 30 min
PK (P)
TAMAT
Melaksana penilaian kendiri selepas
GDM latihan

Salinan dan Rekod Fail

26
390 min
GDM
SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Pengurusan Pembangunan Manusia

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada Penolong

7. Kanan Pentadbiran untuk menguruskan
kursus / latihan yang telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

27
 i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

28
 PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Pengetua / Guru
Terima surat arahan kutipan data
1. Besar
MPS dari KPM
Penolong Kanan

GDM Cetak borang maklumat:

- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan
- Bilik
Guru Data &
2. - Kuarters
Maklumat
- Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM Edar borang maklumat:
- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan
- Bilik
Guru Data &
3. - Kuarters
Maklumat
- Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
4. GDM Mengemaskini borang maklumat: Penolong Kanan
- Profil Am Pembantu Tadbir
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan

29
 - Bilik
- Kuarters
- Peralatan
- Kemudahan Sukan
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM
Kumpul borang yang telah dikemas
Guru Data &
5. kini oleh Penolong Kanan / Pembantu
Maklumat
Tadbir

GDM Semak kesahihan data:

- Profil Am
- Pengurusan Sekolah
- Kedudukan Sekolah
- Kawasan
- Bangunan Pengetua / Guru
- Bilik Besar
6. - Kuarters Penolong Kanan
- Peralatan Guru Data &
- Kemudahan Sukan Maklumat
- Tandas
- Kenderaan
- Tempat Letak Kenderaan
- Kemudahan MBK
- Akses Sekolah
GDM
Mengemaskini data dalam Modul Guru Data &
7.
Pengurusan Sekolah (MPS) Maklumat

30
CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Cetak borang maklumat

Edar borang maklumat maklumat

Mengemaskini borang maklumat

Kumpul borang yang telah dikemas kini oleh penolong kanan /

pembantu tadbir

Semak kesahihan data

Verifikasi pengesahan
TIDAK
YA

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

Maklumat disimpan di dalam fail

TAMAT

31
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6: Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.1 Mengemaskini Maklumat Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Cetak borang maklumat

2. Edar borang maklumat

Terima borang maklumat yang telah

3.
dikemaskini

4. Semak kesahihan data

Kemaskini data dalam Modul

5.
Pengurusan Sekolah (MPS)

6. Maklumat disimpan di dalam fail

32
 PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Semak dan ubahsuai pelaporan Guru Data &
1. Akta Rahsia Rasmi
statistik mengikut keperluan semasa Maklumat
1972

GDM
Serah format terkini Penolong Kanan
2. Penolong Kanan
untuk persetujuan

GDM
Pembetulan/pengesahan format
Pengetua / Guru
untuk digunakan sebagai pelaporan
3. Besar
statistik sekolah dan serah kepada
Penolong Kanan
Guru Data & Maklumat

GDM
Guru Data &
4. Terima format
Maklumat

GDM
Guru Data &
5. Membina kuiri yang diperlukan
Maklumat

GDM
Cetak “Master Copy” dan kepada Guru Data &
6.
Penolong Kanan untuk semakan Maklumat

GDM
Penolong Kanan
Semak bersama Guru Data &
7. Guru Data &
Maklumat untuk diperbetulkan
Maklumat

GDM
Penolong Kanan
Serah cetakan pelaporan statistik
Pembantu Tadbir
8. kepada Penolong Kanan untuk
Pembantu Am
diperbanyakkan dan diedarkan
Pejabat

33
 CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
MULA

Semak dan ubahsuai pelaporan statistik mengikut keperluan

semasa (banding dengan statistik kutipan yang lalu)

Menyediakan format statistik

Pembetulan / pengesahan format pelaporan statistik oleh

Pengetua / Guru Besar
Penolong Kanan

Terima format statistik

TIDAK
YA

Menyedia / memilih query yang diperlukan

Cetak “Master Copy”

SEMAKAN OLEH :
Pengetua / Guru Besar
Penolong Kanan
Guru Data & Maklumat

TIDAK
YA

Cetakan pelaporan statistik untuk edaran

TAMAT

34
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus Data Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

6.2 Menyediakan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan (MAP)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Semak dan ubahsuai pelaporan statistik

1.
mengikut keperluan semasa

Serah format terkini Penolong Kanan

2.
untuk persetujuan

Pembetulan/pengesahan format untuk

digunakan sebagai pelaporan statistik
3.
sekolah dan serah kepada Guru Data &
Maklumat

4. Terima format

5. Membina kuiri yang diperlukan

Cetak “Master Copy” dan kepada

6.
Penolong Kanan untuk semakan

Semak bersama Guru Data & Maklumat

7.
untuk diperbetulkan

Serah cetakan pelaporan statistik

8. kepada Penolong Kanan untuk
diperbanyakkan dan diedarkan

35
 PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Rancang mesyuarat JPMS sekurang- Pengetua/Guru
1.
kurangnya 3 kali setahun Besar

GDM Pengetua/Guru
2. Keluarkan surat panggilan mesyuarat Besar
Penolong Kanan

GDM Pengetua / Guru

3. Catat minit mesyuarat Besar

GDM
Edar minit mesyuarat kepada guru & Pengetua / Guru
4.
staf sekolah Besar

GDM Pengetua / Guru

Ambil maklum / tindakan kepada
5. Besar
keputusan mesyuarat
Penolong Kanan

GDM
Guru Data &
6. Sedia analisis kutipan data sekolah
Maklumat

GDM
Lapor analisis data kepada pentadbir
7. Penolong Kanan
sekolah

GDM Lapor kepada PPD / JPN / KPM jika

Pengetua / Guru
8. ada masalah berkaitan pengurusan
Besar
maklumat/data sekolah

GDM Sebar maklumat yang diperolehi

Pengetua / Guru
9. semasa kursus/taklimat pengurusan
Besar
data yang dihadiri

GDM Rancang bengkel verifikasi data

Pengetua / Guru
10. peringkat sekolah sebelum menghadiri
Besar
bengkel verifikasi daerah

36
 CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Merancang mesyuarat

Edar surat panggilan mesyuarat bersama perkara berbangkit

dari minit mesyuarat yang lepas

Melaksanakan mesyuarat

Mencatat minit mesyuarat

Mendapatkan pengesahan minit mesyuarat dari pada

pengerusi

Edar minit mesyuarat bersama maklum balas

Kumpulkan maklum balas mminit mesyuarat

TAMAT

37
SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Mengurus Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Rancang mesyuarat JPMS sekurang-

1.
kurangnya 3 kali setahun

2. Keluarkan surat panggilan mesyuarat

3. Catat minit mesyuarat

Edar minit mesyuarat kepada guru &

4.
staf sekolah

Ambil maklum/tindakan kepada

5.
keputusan mesyuarat

6. Kumpul maklum balas minit mesyuarat

7. Sedia analisis kutipan data sekolah

Lapor analisis data kepada pentadbir

8.
sekolah

Lapor kepada PPD/JPN/KPM jika ada

9. masalah berkaitan pengurusan
maklumat/data sekolah

38
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Sebar maklumat yang diperolehi

10. semasa kursus/taklimat pengurusan
data yang dihadiri

Rancang bengkel verifikasi data

11. peringkat sekolah sebelum menghadiri
bengkel verifikasi daerah

Jalankan rancangan bengkel verifikasi

12. data peringkat sekolah sebelum
menghadiri bengkel verifikasi daerah

Rancang bengkel & kursus

13. perkembangan staf berkaitan
pengurusan data sekolah

Jalankan rancangan bengkel & kursus

14. perkembangan staf berkaitan
pengurusan data sekolah

39
 PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUN YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Siaran Senarai
1. Terima aduan Penolong Kanan Tugas Guru Data
& Maklumat

GDM
Terima arahan selesaikan masalah Guru Data &
2.
dari Penolong Kanan Maklumat

GDM
Guru Data &
3. Kenalpasti masalah
Maklumat

GDM
Lapor masalah “Hardware” kepada Penolong Kanan
4.
Penolong Kanan Syarikat

GDM
Guru Data &
Selesaikan masalah sehingga sistem Maklumat
5.
boleh berfungsi Pengguna
semasa

40
 CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Terima aduan kerosakan

Terima arahan daripada Penolong Kanan

Hubungi Penolong
Kanan
- Pembekal (Warranty)
- PPD / JPN
Uji peralatan / kenal pasti punca / masalah
- Kedai baiki komputer

Laporkan dapatan ujian kepada Penolong Kanan

Kumpul borang yang telah dikemas kini oleh

TIDAK penolong kanan / pembantu tadbir
YA

Punca / masalah diselesaikan oleh Guru Data &

Maklumat

TAMAT

41
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Membantu Dalam Penyelenggaraan Dan Rangkaian Komputer

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima aduan kerosakan / masalah

Terima arahan selesaikan masalah dari

2.
Penolong Kanan

3. Kenal pasti masalah

Lapor masalah “Hardware” kepada

4.
Penolong Kanan

Selesaikan masalah sehingga sistem

5.
boleh berfungsi

Lapor penyelesaian masalah kepada

6.
Penolong Kanan

42
 PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek
Teknikal

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
GDM
Pegawai Meja Siaran Senarai
Menghadiri taklimat sistem / aplikasi
1. sistem Tugas Guru Data
oleh JPN / PPD
PPD / JPN & Maklumat

GDM Pengetua / Guru

Besar
Bincang dengan pihak pengurusan Penolong Kanan
2. berkaitan dengan tarikh taklimat Penolong Kanan
peringkat sekolah HEM
Penolong Kanan
Kokurikulum
GDM
Keluarkan notis panggilan taklimat Guru Data &
3.
kepada semua guru Maklumat

GDM
Memberi taklimat sistem / aplikasi Guru Data &
4.
kepada pentadbir dan semua guru Maklumat

GDM
Membantu pentadbir dan guru yang
Guru Data &
5. berkenaan menggunakan aplikasi
Maklumat
secara online atau offline

GDM Penolong Kanan

Penolong Kanan
Serah kepada pentadbir dan guru
HEM
yang berkenaan menggunakan
6. Pen. Kanan
aplikasi secara online atau offline
Kokurikulum
untuk tindakan selanjut
Guru yang
berkenaan
GDM
Membantu pentadbir dan guru
Guru Data &
7. menyenggara aplikasi sekiranya
Maklumat
berlaku masalah dari segi teknikal

43
 CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek
Teknikal
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menghadiri taklimat sistem / aplikasi oleh JPN / PPD

Bincang dengan pihak pengurusan berkaitan dengan tarikh

taklimat peringkat sekolah

Keluarkan notis panggilan taklimat kepada semua guru

Memberi taklimat sistem / aplikasi kepada pentadbir dan

semua guru

Membantu pentadbir dan guru yang berkenaan menggunakan

aplikasi secara online atau offline

Serah kepada pentadbir dan guru yang berkenaan

menggunakan aplikasi secara online atau offline untuk
tindakan selanjut

Membantu pentadbir dan guru menyenggara aplikasi

sekiranya berlaku masalah dari segi teknikal

TAMAT

44
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Membantu Sistem Aplikasi Selain Daripada Modul Pengurusan Sekolah Dari Aspek
Teknikal

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menghadiri taklimat sistem / aplikasi

1.
oleh JPN / PPD

Bincang dengan pihak pengurusan

2. berkaitan dengan tarikh taklimat
peringkat sekolah

Keluarkan notis panggilan taklimat

3.
kepada semua guru

Memberi taklimat sistem / aplikasi

4.
kepada semua guru

Membantu pentadbir dan guru yang

5. berkenaan menggunakan aplikasi
secara online atau offline

Serah kepada pentadbir dan guru yang

berkenaan menggunakan aplikasi
6.
secara online atau offline untuk tindakan
selanjut

Membantu pentadbir dan guru

7. menyenggara aplikasi sekiranya berlaku
masalah dari segi teknikal

45
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3. Arahan Pegawai Pengawal 2018
4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 – “Panduan
Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam
5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 – “Garis
Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam
Perkhidmatan Awam”
6. Pekeliling ICT Bil.1/ 2012 Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (DKICT) KPM Versi 2.0
7. Surat Pekeliling Am Bil.2/1987
8. Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-
Peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan) 1986
9. Prosedur Operasi Standard Sistem Pengurusan Sekolah Versi 1.1
bertarikh 29 Januari 2015 dan Surat siaran Kementerian Pendidikan
Malaysia Bil.2/2014
10. Manual Definisi Variabel
11. Pekeliling Perkhidmatan
12. Akta Pendidikan 1996 Dan Peraturan-Peraturan Di Bawah Akta
Pendidikan 1996
13. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1991

46
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

2 JK Panitia

5.

47
48