Munkavállalói ismeretek

Oktatási segédlet

Közgazdaság, marketing, ügyvitel

szakmacsoport
(pénzügyi, marketing, irodai munkakörök)
 Oktatási segédlet
Közgazdaság, marketing, ügyvitel
szakmacsoport
(pénzügyi, marketing, irodai munkakörök)

Készítette: Jakabné Dr. Zubály Anna

Szakmailag lektorálta: Weiser Attila
Pedagógiai lektor: Tóthné Szalontay Anna
Szerkesztő: Németh Elke

2015. január
 Bevezetés

Az oktatási segédletben érintett szakképesítések (OKJ-számmal)

52 343 01 Közbeszerzési referens

Pénzügyi termékértékesítő (bank, befektetés,

54 343 01
biztosítás)

55 343 01 Biztosítási tanácsadó

55 343 02 Szakképesített bankreferens

54 344 01 Pénzügyi-számviteli ügyintéző

54 344 02 Vállalkozási és bérügyintéző

54 344 03 Vám-, jövedéki- és termékdíj ügyintéző

54 344 04 Államháztartási ügyintéző

55 344 01 Adótanácsadó

55 344 02 Államháztartási mérlegképes könyvelő

55 344 03 Egyéb szervezeti mérlegképes könyvelő

55 344 04 Ellenőrzési szakelőadó

55 344 05 IFRS mérlegképes könyvelő

55 344 06 Pénzügyi szervezeti mérlegképes könyvelő

55 344 07 Vállalkozási mérlegképes könyvelő

54 345 01 Logisztikai ügyintéző

54 345 02 Nonprofit menedzser

54 346 01 Irodai asszisztens

54 346 02 Ügyviteli titkár

55 347 01 Idegennyelvű ügyfélkapcsolati szakügyintéző

52 462 01 Statisztikai és gazdasági ügyintéző

54 841 09 Postai üzleti ügyintéző

Tartalom

Bevezetés .............................................................................................................................................. 3
Az oktatási segédletben érintett szakképesítések (OKJ-számmal) ......................... 3
Tartalom ................................................................................................................................................ 5
A szakmaválasztás dilemmái ...................................................................................................... 6
Mi leszel, ha nagy leszel?................................................................................................................ 6
A gazdasági szakmai terület főbb jellemzői ........................................................................ 8
Pénzügyi ügyintéző ..................................................................................................................... 9
Marketing- és PR-ügyintéző ................................................................................................. 10
Általános irodai adminisztrátor ........................................................................................... 10
Munkáltatói elvárások..................................................................................................... 11
Munkaköri megfelelés .................................................................................................................. 15
A munkakörnyezet bemutatása ............................................................................................... 16
Információ az irodában................................................................................................................ 17
A számítógépek áldásos és káros hatásai az irodai körülmények között
dolgozókra .......................................................................................................................................... 19
A munkahelyi légkör az irodában ........................................................................................... 21
Viselkedés irodai munkakörnyezetben ................................................................................ 22
Dokumentumok az irodai munkában .................................................................................. 27
Munkajogi alapfogalmak ............................................................................................................ 29
Egyéni és kollektív jogok a munkahelyi gyakorlatban ................................................ 30
Ki(k) képviselheti(k) az érdekeidet? ......................................................................................... 31
A szakszervezetek .......................................................................................................................... 31
Miben nyújthat segítséget neked a szakszervezet? .............................................................. 31
Milyen eszközök, jogosítványok alkalmazásával érheti el a szakszervezet tagjainak
érdekképviseletét? .......................................................................................................................... 32
Szakszervezeti szerveződések Magyarországon ................................................................... 32
Belépés a szakszervezetbe ........................................................................................................... 33
 A szakmaválasztás dilemmái
Mi leszel, ha nagy leszel?

Az általános iskola 7-8. osztályában (olykor már jóval előtte), majd a középiskola vége
felé újra megszaporodnak a kérdések: „Mi szeretnél lenni?”, „Mivel foglalkoznál leg-
szívesebben?”, „Hol szeretnél továbbtanulni?”

A kérdések jelzik, hogy valami nagy döntés előtt áll a fiatal, ami meghatározhatja to-
vábbi életét, felnőttkori boldogulását, kijelölve helyét-szerepét az ÉLET-ben.

A tapasztalatok szerint a fiatalok nagy többségének nincs kialakult elképzelése – 15-16

évesen már alakul valami vágy – arról, hogy mi is szeretne lenni, mivel szeretne foglal-
kozni. Sokan a döntés felelősségét nem akarják vállalni, vagy nem tudják/nem képesek
vállalni, mert nem ismerik a lehetőségeket, nincs elegendő tapasztalatuk a munka vilá-
gáról, egy-egy szakma tartalmáról, illetőleg arról, hol, miképp lehet a választott szakma
fogásait elsajátítani.

Mondják: amikor szakmát választ valaki, egyben életpályát is választ, azaz többnyire
kijelöl magának egy életutat – még ha nem is mindig sikerül tudatosan és önállóan
dönteni egy-egy útról. Az is gyakran előfordul, hogy az út során szakmát és pályát kell
módosítani, olykor meg párhuzamos utakon jár valaki (több szakmával ismerkedik egy
időben).

Segítség, eltévedek! – kiálthatná a fiatal, ha nincs – márpedig legtöbbször nincs –

határozott elképzelése a jövőről. Inkább kérdések özöne tör fel belőle:

- Mi az, hogy munka?

- Mi a célja? Mit érek el vele?
- Hol, mikor és meddig és milyen körülmények kö-
zött kell dolgoznom?
- Mit kapok érte?
- Kik hozzák a szabályokat, és kellenek-e szabá-
lyok? … és ha nem tartom be őket?
- Mik a jogaim? stb.
Ki(k) segíthet(nek), kik(re) számíthatsz? Például: család (apa, anya, testvérek,
nagyszülők), barátok, osztálytársak, tanárok, szomszédok, ismerősök, példaképül vá-
lasztott más személyek (sportolók, színészek) stb.

Beszélni, beszélgetni kell arról, hogy milyen lehetőségeid vannak, mi érdekel, mi köt le
szívesen, mit szeretsz tanulni, mi a vonzó egyik vagy másik ismerős életvitelében, van-
nak-e céljaid, vágyaid stb.

Ne hagyd magad eltéríteni! A tanácsok többsége arra irányul, hogy olyan szakmát
kell szerezni, amivel sok pénzt lehet majd keresni. Igen, ez is fontos, de nem ez az
egyetlen érv! Olyan szakmát érdemes választani, amivel szívesen foglalkoznál hosz-
szú távon, és ami jó megélhetést is biztosít számodra.

Barátunk az internet. A világháló – ha azt jól használjuk – sokat segíthet a tájékozó-

dásban. Az internet felfoghatatlanul sok információt küld felénk, rajtunk múlik, ezek
közül hogyan válogatunk. Ha okosan keresgélsz, sok mindent találsz a különböző
szakmákról.

 Ha a beszélgetéseid során nem kapsz kellő vagy elegendő választ a kérdéseidre, keress rá az
interneten egy-egy szakmát vagy a munkát érintő fogalomra! Pl. munkahely, munkakörülmények,
munka törvénykönyve, munkajog, munkahelyi vezető stb.

Ismerd meg önmagad! Mi jellemző rád?

- családi, szülői példa követése;

- ismerősök vonzó életvitele, életmódja (nemcsak anyagi tekintetben!);
- az alkotás, felfedezés öröme;
- ideális munkakörülmények (zárt térben vagy szabadban, természetben végzett
munka);
- a szabadság érzése (kötött munkahely vagy mozgással, utazással járó lehetőség);
- irányítani másokat (és egyben felelősséget is vállalni) vagy irányítottnak lenni,
végrehajtani az utasításokat;
- szabályokat alkotni vagy szabályokhoz igazodni;
 - a szellemi vagy fizikai tevékenység tetszik jobban;
- keresd-e mások társaságát vagy inkább egyedül szeretsz foglalatoskodni valami-
vel;
- beszélni vagy hallgatni szeretsz inkább?
- … és így tovább!

Miben vagy jó? Sport, művészet (pl. rajzolás), számítógép-kezelés, sütés-főzés, szé-
pítkezés, tánc, zenehallgatás, mezőgazdasági munka, barkácsolás, csapat- vagy társas-
játék, szervezés, ház körüli munkák, vásárlás, beszélgetés, mások segítése, korrepetá-
lása, kézügyesség, számolás, olvasás, idegen nyelv, autómosás, szerelés, állatokról való
gondoskodás stb.?

Készíts „álomutazást” a neked tetsző foglalkozásban, majd tedd fel a kérdést: Mi lenne, ha eljut-
nék ide? Aztán jön a következő kérdés: Mit kell tennem érte? … és akkor már lehet, hogy el is
indultál!

A gazdasági szakmai terület főbb jellemzői

A gazdaság vagy a gazdasági rendszer egy adott társadalom olyan mechanizmusát
jelenti, amelyben az ember a létfenntartását, anyagi és kulturális stb. igényeinek meg-
felelő szükségletek* kielégítésére törekszik. Ezek az
igények (szükségletek) létünk fenntartásának
alapelemeitől (pl. élelmiszer, ruhanemű, lakóhely, újság,
könyv, mosószer, papír, bútor, közlekedési eszköz)
kezdve egészen a különleges szolgáltatásokig sok formában
jelentkeznek. Ennek érdekében a gazdaság szereplői
egyik oldalról megtermelik/előállítják, szétosztják, a másik oldalról fogyasztják az ezt
szolgáló javakat, igénybe veszik a szolgáltatásokat.

*szükséglet = az emberekben életvitelükkel kapcsolatosan felmerülő hiányérzet, ter-

mékek és szolgáltatások igénybevételének igénye, amely valamilyen cselekvésre kész-
teti a fogyasztót.
A gazdasági rendszer szereplői: az emberek, háztartások, a vállalkozások, az állam, a
különböző szervezetek, intézmények és ezek kapcsolatai.

 Készíts listát arról, hogy mit szeretnél megkapni az elkövetkező egy évben!

Az ember igényei nemtől, kortól, földrajzi helyzettől, a technika, a társadalom és a

kapcsolati hálózat fejlettségétől, valamint történelmi beidegződésektől függően folya-
matosan változnak és differenciálódnak. E tényezők változása körforgásszerűen visz-
szahat a szükségletekre, azok koronként eltérő hangsúlyosságára, majd a kielégítésüket
követően újra meg újra jelentkeznek. Az újabb szükségletek a termelt javakkal és szol-
gáltatásokkal elégíthetők ki. Ebből következik, hogy a szükségletek kielégítésének vá-
gya a fejlődés egyik fontos motorja.

A fejlődés pedig folyamatosan új helyzetet teremt a rendszer működtetői számára: tar-

talmi újdonságok, új szabályok, szabályozások, folyamatosan korszerűsödő technikai
eszközök, változó kapcsolattartási formák stb.

Ismerkedj meg a gazdasági terület szakmáival, foglalkozásaival!

Az alábbiakban bemutatunk néhány foglalkozást, ami – iskolaválasztásod ismeretében –

érdekelhet téged. (Továbbiakat találsz még a Központi Statisztikai Hivatal Foglalkozások
Egységes Osztályozási Rendszere – FEOR ’08 – leírásaiban:

www.ksh.hu/docs/szolgaltatasok/hun/feor08/feorlista.html

Pénzügyi ügyintéző
Gazdasági szervezet pénz,- adó-, vám-, egészség- és nyugdíjbiztosításával kapcsolatos pénzügyi ad-
minisztratív feladatokat lát el, segíti a pénzügyi vezetést a döntések meghozatalában.
Feladatai:
1. pénzügyi, adó- és vámnyilvántartások vezetése, bejövő és kimenő számlák egyeztetése;
2. egészség- és társadalombiztosítással kapcsolatos pénzügyek intézése, nyilvántartások vezetése;
3. pénzforgalmi és hitelezési feladatok előkészítése, pénzügyi tervezés előkészítése, pénzügyi likvi-
ditás* fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátása, kapcsolatos feladatok ellátása;
4. adónyilvántartás és -bevallás, likviditási döntések előkészítése;
5. pénzügyi, költségvetési tervezés, hitelkérelmek összeállítása, bírálata;
6. értékpapír-műveletek, valuta- és devizaműveletek ügyviteli lebonyolítása, vámmal, illetékekkel,
helyi adókkal kapcsolatos feladatok ellátása;
7. befektetési döntések előkészítése.
Jellemző munkakörök:
 Pénzügyi asszisztens
 Pénzügyi koordinátor
 Pénzügyi referens
 Pénzügyi ügyintéző
 Vállalkozási pénzügyi ügyintéző
 Vállalkozási ügyintéző

Kapcsolódó foglalkozások:
 Pénzügyi elemző és befektetési tanácsadó
 Adótanácsadó, adószakértő
 Számviteli ügyintéző
 Bérelszámoló
 Pénzügyi, statisztikai, biztosítási adminisztrátor

* likviditás = a cég folyamatos, akadálytalan fizetőképessége.

Marketing- és PR-ügyintéző
A szervezet marketingtevékenységét szervezi, koordinálja, közreműködik a szervezetről kialakított
kép formálásában, segíti a reklám-, marketing- és PR-tevékenységet szervező munkáját.
Feladatai:
1. közreműködés az információs programok tervezésében, szervezésében és lebonyolításában, a
közvélemény befolyásolása a vállalattal, illetve annak termékeivel, szolgáltatásaival szembeni ked-
vező kép kialakításában;
2. részvétel a szervezet kommunikációs filozófiájának, arculatának kidolgozásában és megvalósítá-
sában;
3. részvétel kiadványok, reklámanyagok tervezésében, készítésében, illetve ezekre vonatkozóan
megbízások adása;
4. kiállítások, vásárok és egyéb rendezvények szervezésének, a rendezvények forgatókönyvének,
hálótervének és háttéranyagai elkészítésének segítése;
5. részvétel a szervezet kommunikációs filozófiájának, arculatának kidolgozásában és megvalósítá-
sában.
Jellemző munkakörök:
 Marketing- és reklámügyintéző
 Propaganda előadó
 Propagandaszervező
 Reklám és propaganda-ügyintéző
 Reklám ügyintéző

Kapcsolódó foglalkozás még:

Piackutató, reklám- és marketingtevékenységet tervező, szervező.

Általános irodai adminisztrátor

Különféle szakterületeken irodai, adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatokat lát el; a szer-
vezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület ügyviteli, ügyintézési folyamataiban vesz részt.
Feladatai:
1. adatok, információk gyűjtése, rögzítése, válogatása, osztályozása, nyilvántartása és iktatása;
2. meghatározott szakterületen ügyintézési feladatok ellátása;
3. az ellátott szakmai terület által meghatározott kapcsolattartási feladatok végzése;
4. általános és adott szakterülethez kapcsolódó ügyviteli feladatok elvégzése;
5. számítógépes adatbeviteli feladatok végzése; írásbeli dokumentumok szerkesztése;
6. írásbeli dokumentumok, iratok, levelek előállítása, szerkesztése, sokszorosítása, továbbítása;
7. beszédrögzítés gyorsírással vagy egyéb technikai megoldásokkal;
8. írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok előkészítése (pl. beszámo-
lók, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) leírása (irányító szempontok szerint) és
megszerkesztése;
9. jegyzőkönyvek készítése – szakmai irányítással;
10. iratok, egyéb dokumentumok szakszerű kezelése, tárolása;
11. határidők nyomonkövetése, betartása;
12. korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközök, információforrások kezelése;
13. ügyfélmegkeresések továbbítása;
14. beszámolás a vezetőnek.
Jellemző munkakörök:
 Adminisztrációs ügyintéző, Dokumentációs ügyintéző, Alapítványi ügyintéző;
 Bírósági adminisztrátor;
 Hirdetési adminisztrátor;
 Írnok, Műhelyírnok, Bírósági írnok, Üzemírnok;
 Közösségi segéd asszisztens;
 Office coordinator;
 Sajtófigyelő adminisztrátor;
 Szállodai adminisztrátor;
 Tanfolyami adminisztrátor;
 Tanszéki adminisztrátor;
 Tanulmányi adminisztrátor;
 Törzskönyvező (állatnyilvántartás);
 Ügyészségi adminisztrátor

Kapcsolódó munkakörök:
 Titkár/titkárnő;
 Gépíró, szövegszerkesztő; gyors- és gépíró;
 Iratkezelő, irattáros

Ha azt szeretnéd megtudni, hogy a fenti – és további – foglalkozások gyakorlásához

milyen végzettségre (végzettséget tanúsító bizonyítványra) van szükség, beszélj szüle-
iddel, tanáraiddal, osztályfőnököddel, pályaorientációs szakemberrel, vagy keress rá a
fenti leírások egy-egy érdekes vagy általad ismeretlen fogalmára!
Mindig érdeklődj a továbblépés, a továbbtanulás, a magasabb szintű végzettség meg-
szerzésének lehetőségéről is, hiszen a gazdasági élet egy állandóan változó rendszer,
amit folyamatosan meg kell ismerni és ahhoz alkalmazkodni kell!

Munkáltatói elvárások
Az álláshirdetések – amelyeket megtalálsz napilapokban, szakmai folyóiratokban, in-
ternetes álláshirdető portálokon vagy ismerősöktől, barátoktól tudsz meg – sok infor-
mációt árulnak el arról, hogy mire lehet számítani egy-egy munkahelyen a meghirdetett
munkakörben. Ezek tanulmányozása nemcsak a munkavállalás szempontjából fontos,
hanem segítheti a szakmai gyakorlatra való felkészülést is.

Íme néhány szakterületedhez illő álláshirdetés!

Pályázatot írunk ki az alábbi állás betöltésére:

PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI ÜGYINTÉZŐ

Főbb feladatok, munkák:
 Részvétel a vállalat gazdálkodási folyamatainak bonyolításában;
 Közreműködés a gazdasági döntésekhez szükséges információk és adatok gyűjtésében, rend-
szerezésében, feldolgozásában, elemzésében és értékelésében;
 Pénzügyi és adminisztratív feladatok ellátása;
 Érdemi ügyintézési feladatok, eljárás különböző hivatalokba;
 Beszerzési és irodaüzemeltetési feladatok ellátása;
 Nyilvántartások vezetése;
 Üzleti levelezés, kapcsolattartás partnerekkel

Az álláshoz tartozó elvárások:

 Pénzügyi és számviteli ismeretek;
 Angol nyelv legalább középfokú ismerete szóban és írásban egyaránt;
 MS Office kiváló ismerete és használata;
 B kategóriás vezetői engedély és vezetési tapasztalat;
 Önálló munkavégzés, kezdeményezőkészség;
 Képesség az összetett feladatok megértésére és megoldására;
 Jó szervezőkészség;
 Precíz, pontos, feladattudatos munkavégzés

Az állás betöltéséhez előnyt jelent:

 Gazdálkodási területen szerzett szakmai tapasztalat;
 Angol nyelv magas szintű ismerete

Amit kínálunk:
 Stabil vállalati háttér;
 Változatos és kihívásokkal teli feladatok;
 Szakmai fejlődési lehetőség;
 Kellemes munkahelyi környezet
 Munkatársat keresünk az alábbi munkakörbe
ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓI ASSZISZTENS

Főbb feladatok, munkák:

 az ügyvezető igazgató támogatása a vezetői feladatok ellátásában;
 a vezető munkaprogramjának megszervezése, időpontok és határidők megtervezése;
 napi kapcsolat biztosítása a vezető távolléte esetén;
 dokumentációk, prezentációk, kimutatások készítése;
 szervezési feladatok ellátása (külső és belső megbeszélések, utazások, rendezvények);
 iroda működésének biztosítása (telefonkezelés, vendégek fogadása, szükséges eszközök be-
szerzése, kapcsolattartás a szolgáltatókkal);
 iroda működésével kapcsolatos problémák kezelése.

Az álláshoz tartozó elvárások:

 határozott, rátermett, kimagasló kommunikációs készséggel rendelkező személyiség;
 kiemelkedő szervező- és kezdeményezőkészség;
 önálló precíz, gyors és hatékony munkavégzés;
 pozitív beállítottság, kellemes személyiség;
 nagyfokú terhelhetőség / konfliktuskezelő képesség és rugalmasság;
 gyakorlott számítógépes ismeretek (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet);
 aktív, folyékony, tárgyalási szintű angolnyelv-tudás;
 legalább 3 éves asszisztensi munkakörben szerzett tapasztalat;
 B kategóriás jogosítvány;
 francia, olasz, román, szerb nyelv ismerete előny.

Amit kínálunk:
 multinacionális háttér, innovatív csapat;
 hosszú távú munkalehetőség;
 versenyképes jövedelem;
 változatos, kihívásokkal teli feladatkör, fejlődési lehetőség.
 Kreatív, önálló munkavégzésre képes, lelkes, pályakezdő

MARKETING ASSZISZTENSMUNKATÁRSAT

keresünk az alábbi feltételekkel:

Főbb feladatok, munkák:
 Marketinges anyagok, kreatívok (banner, layout stb.) tervezése, összeállítása;
 Honlap és webáruház folyamatos karbantartása;
 Facebook hirdetések feltöltése;
 Hírlevelek összeállítása, formázása kapott tartalom alapján;
 Adatbázis kezelés segítése;
 Webshop üzemeltetése és karbantartása;
 Kapcsolódó logisztikai feladatok kezelése, pl. csomagszervezés;
 Egyéb marketing anyagok készítése;
 Értékesítési terület támogatása, ügyfelekkel történő kapcsolattartás

Az álláshoz tartozó elvárások:

 Releváns közép vagy felsőfokú végzettség;
 Magabiztos számítógép ismeret (Excel, Word, PPT);
 Jó kommunikációs képesség írásban és szóban egyaránt;
 Magabiztos nyelvtudás (német vagy angol);
 Kreativitás, önállóság;
 Elkötelezett és lelkiismeretes munkavégzés;
 Jó kapcsolatteremtő készség;
 Kommunikatív személyiség;
 Rugalmasság és terhelhetőség

Előny:
 Online és keresőmarketingben, valamint a közösségi médiában való jártasság;
 B kategóriás jogosítvány

Amit kínálunk:
 Színvonalas, dinamikus munkakörnyezet;
 Fiatal, professzionális csapat;
 Tanulási és fejlődési lehetőség
 Munkaköri megfelelés
Hogyan lehet megfelelni a fenti elvárásoknak, hogy lehetsz jó gazdasági, mar-
ketinges szakember vagy irodai asszisztens/titkár/menedzserasszisztens?
Amint a fent bemutatott néhány foglalkozásban végzett tevékenységből és a munka-
adói elvárásokból kiderül, van néhány speciális vonás (tulajdonság, tudás, képesség),
amivel rendelkeznie kell a gazdaság bármely szektorában dolgozó szakembernek.
Melyek ezek?

Gyűjtsd össze a fenti leírások alapján az általad fontosnak tartott kompetenciákat*!

*kompetencia = a megszerzett tudásnak, képességeknek, készségeknek, valamint a viselkedési for-
máknak (személyes, társas kapcsolatokban és a munkavégzés folyamán) olyan összessége, amely al-
kalmassá teszi az egyént adott feladat ellátására, tevékenység végzésére.

 A listádat vesd össze az alábbiakkal!

- digitális írástudás,
- legalább egy idegen nyelv ismerete (min. közép szinten szóban és írásban),
- dokumentációkészítés, -nyilvántartás számítógépen (szövegszerkesztés, táblá-
zat- és adatbázis-kezelés, prezentáció, internet, e-mail stb.),
- döntésképesség, határozottság,
- felelősségtudat,
- pontos, precíz munkavégzés,
- szabálykövetés,
- képesség önálló és csapatmunkára,
- hatékony kommunikáció,
- együttműködés, segítőkészség,
- probléma- és konfliktuskezelés (l. marketing és irodai feladatkörök),
- szervezési készség,
- munka- és időszervezés, időgazdálkodás, határidő-nyilvántartás,
- pénzügyi, számolási, logikai készség (l. gazdasági ügyintézői feladatkör),
- kontroll, önkontroll,
- kreativitás (l. marketing, titkári feladatkör),
- nyelvtudás,
- rugalmasság, terhelhetőség stb.

 Értelmezd a fenti kompetenciákat! Beszélj róla társaiddal, tanáraiddal, szüleiddel!

Húzd alá a fenti listában, te melyik kompetenciával rendelkezel!
Írj motivációs levelet a fenti álláshirdetések valamelyikére!
 A munkakörnyezet bemutatása
Az iroda mint a gazdasági, marketing és ügyviteli munka helyszíne

Az irodán általában egy – az ott folyó munkatevékenységnek megfelelő – bútorzattal

berendezett kisebb-nagyobb szobát, termet értünk, ahol hozzáértő emberek papíron
vagy elektronikusan munkát végeznek, ügyfeleket fogadnak vagy tárgyalnak, ahol ál-
landóan csörög a telefon, kattog a számítógép billentyűzete, gyűlnek a papírok és az
irattartók a polcokon.

Az iroda tehát sajátos kialakítású és berendezésű zárt fizikai tér, helyiség, amely egy
cég szervezeti kapcsolatainak központja. Itt történik az ügyintézés ügyfelek, megren-
delők, partnerek, hatóságok közvetlen vagy közvetett érintettségével. A tevékenységet
többnyire szabályok, előírások, utasítások mentén végezzük. A környezetére jellemző,
hogy az irodában végzett munka jellegének és az ott dolgozók igényeinek, szükségle-
teinek megfelelő speciális munkakörülményeket (berendezések, technikai eszközök,
irodaszerek stb.) alakítanak ki.

Ha belépünk egy helyiségbe, a fizikai környezet árulkodik arról, hogy milyen jellegű
munkatevékenységet végezhetnek az ott dolgozó személyek. Az iratok, dokumentu-
mok vagy az irodaszerek tárolására szolgáló bútorokon, polcokon, szekrényeken, író-
asztalokon, ülőalkalmatosságokon kívül a gazdasági, marketing vagy ügyviteli, admi-
nisztrációs munka végzéséhez elengedhetetlen a számítógép, a hozzá kapcsolódó
nyomtatóval, a fénymásoló, a szkenner, vagy mindezek együtt, a multifunkciós készü-
lékben. Írásmunkák (dokumentumok, levelek, kimutatások, leltárok, marketingötletek
stb.) készítéséhez, az elektronikus kapcsolatok fenntartásához (internet, e-mail, web-
lapok, közösségi portálok stb.) szükséges a képernyős munkaterület egészséges és biz-
tonságos körülményeinek kialakítása. Helyiség, ahol a gazdaság különböző szférájában
(gazdálkodó cég, nonprofit szervezet, közigazgatás, egészségügy, oktatás, kultúra, kör-
nyezetvédelem stb. területén) információfeldolgozás folyik, mely folyamat szorosan
kapcsolódik a szervezet profiljához.
A különböző korokban más-más jelentéssel bírt az iroda. Más eszközökkel, eljárások-
kal dolgoztak, különböztek az ügymenetek és a szabályok, a kapcsolattartási, ellenőr-
zési formák is eltérőek voltak. Egy közös vonás azonban a mai napig megmaradt: az
iroda mindig is az információ kezelésére, továbbítására, tárolására alkalmas tér
volt, s az ott folyó munkát a múltban is hozzáértő emberek végezték - az adott
korhoz technikai fejlettségét jellemző, korszerű eszközökkel.

RÉGEN NAPJAINKBAN

Mi a különbség a fenti képek munkakörülményeket kifejező jellegében?

Írd le, milyennek képzeled el a saját irodádat?

Információ az irodában
Az információ napjaink egyik legértékesebb, versenyképességet meghatározó ténye-
zője a gazdaság valamennyi szereplője számára. Rendelkezni vele valamiféle hatalmat
jelent: tudást, magabiztosságot, nagyobb előrelátást, tervezési lehetőséget, bátrabb
kockázat- és felelősségvállalást stb. jelent.

Az információ adatok (tények, fogalmak, körülmények stb.) értelmezése, összefüggé-

sek megteremtése az előzetes tudásunk, tájékozottságunk alapján. A változó gazdasági,
társadalmi, jogi és egyéb körülmények között információk megszerzésével igyekszünk
a tudásunkat gyarapítani, tájékozottságunkat növelni. Döntéseink szempontjából ter-
mészetesen a hiteles, megbízható, valósághű információknak van igazi értéke.

Az információ hozzájutásához, annak megszerzésére, gyűjtésére számos lehetőségünk

van.
Sorolj fel néhány, az információszerzést támogató csatornát!
Jellemezd az alábbi közlési csatornák előnyeit, hátrányait!

- személyes közlések élőszóban (minél szélesebb körű a kapcsolatrendszerünk és gyakoribbak

találkozásaink a jól értesült személyekkel, annál nagyobb az esélyünk, megszerezni tőlük a
számunkra fontos információkat);
- nyilvános rendezvények (fórum, megbeszélés, tanácskozás stb.)
- írott közlések (szakirodalom, sajtó, hírlevél, közvetlen tájékoztatás stb.);
- hivatalos statisztikák, jelentések, évkönyvek stb.;
- média (hírközlések, információ-megosztások);
- internetes portálok,
- közösségi oldalak stb.
Napjaink irodáiban korszerű irodatechnikai és telekommunikációs eszközök se-
gítik a mindennapi munkavégzést. Az információk rögzítéséhez, az ügymenetek vég-
zéséhez megfelelő, „testre szabott” szoftverek állnak rendelkezésre.

Az információs folyamat eszközei, a dokumentumok fogalma is megváltozott. A leg-

modernebb információhordozók együtt tudják kezelni a különböző forrásokból szár-
mazó adatokat, információkat (pl.: szöveg, kép, hang, film, vonalkód stb.). Mindebből
következik, hogy megváltoztak az információ gyűjtésének, tárolásának és továb-
bításának eszközei, lehetőségei, módszerei is.

A múlt irodájában a szöveges információ papírra rögzítésének szinte egyetlen módja a

kézírás, majd a XX. századtól kezdődően a gépírás volt. Napjainkban hangfelismerő
rendszereknek köszönhetően lehetőség van arra, hogy az élőszó egyből írott formává
váljon, a szkennerek segítségével pedig mód nyílik a papír alapon található informá-
ciók digitalizálására.

Az információtovábbítás soha nem látott lehetőségeket nyújt. Az Internet segítségé-

vel pillanatok alatt tudunk nagy mennyiségű információt szerezni és küldeni a világ
egyik pontjáról a másikra.

Századunkat sokan nevezik az „információ századának”? Fejtsd ki a véleményed erről a jellem-

zésről!
 A számítógépek áldásos és káros hatásai az irodai körülmények kö-
zött dolgozókra
A technikai csodákkal teli világunkban a számítógépnek vitathatatlan az előnye, mind
a munkánkban, mind pedig a mindennapi életünkben. A használata nemcsak kívána-
tos, hanem egyenesen szükségszerű. Fontos, hogy a felgyorsult információáramlás fo-
lyamatában kellő időben és kellő módon hozzá tudjunk jutni azokhoz az adatokhoz,
tényekhez, amelyek életvitelünket, munkánkat megkönnyítik, illetőleg meghatározzák.
Szükségszerűségét leginkább a gazdasági életben érzékeljük, amit igazol az a tény is,
hogy a munkahelyeken csökken a hagyományos értelemben vett irodai munkaerő ará-
nya, és egyre növekszik azok száma, akiknek a munkájában nélkülözhetetlen minden-
napi eszköz a számítógép. Így van ez a gazdasági szakterület munkaköreiben is, ahol a
legelterjedtebb munkaeszközzé vált a számítógép és a hozzá kapcsolódó kiegészítők.

Egyes munkahelyeken napi 5-6 órán át, vagy még ennél is hosszabb ideig - sokszor
folyamatosan - dolgoznak a számítógéppel. A képernyő előtt végzett munka pedig csak
látszólag könnyű, valójában nagyfokú, állandó figyelemösszpontosítással és a szem
erőteljes igénybevételével jár. Még tovább fokozza a megterhelést és fárasztóbbá teszi
ezt a munkát, ha nem megfelelő a testhelyzet, illetőleg az optimális munkakörnyezet
kialakítására nem fordítanak kellő figyelmet.

A számítógéppel dolgozók gyakran panaszkodnak gyors elfáradásra, álmosságra, ide-

gességre, ingerlékenységre, látási zavarokra, illetőleg egyéb, különösen a fej-, a nyak-,
hát- és kézfájdalmakra.

Világszerte hatalmas erőkkel folyik a kiváltó okok kutatása. A szakemberek szinte egy-
behangzóan állítják, hogy a panaszok jelentős részét a számítógépes munkakörnyezet
helytelen kialakítása, illetőleg a számítógépek által meghatározott pszichés tényezők
okozzák, amelyek kellő körültekintéssel, odafigyeléssel, rövid tornával, pihentetőkkel
könnyen megszüntethetők, vagy jelentősen csökkenthetők.
A panaszokból kiindulva főként a testhelyzettel, a vizuális észleléssel kapcsolatban je-
lentkeznek a problémák. A számítógéppel való foglalatosság ülő testhelyzetet igényel,
így a szervezet statikus megterhelés alatt áll. Ebben a testhelyzetben a vérkeringés le-
lassul és egy idő után fáradtsághoz vezet. Hosszabb távon súlyos megbetegedést
(izommerevség, mozgásszervi károsodás, váll-, derék-, csuklófájás stb.) okozhat a hely-
telen, kényelmetlen testhelyzet, amit tovább súlyosbíthat az ennek nyomán kialakuló
stressz és a szellemi munkával együtt járó idegi megterhelés.

A dolgozók nagyon sokat tehetnek az egészséges munkakörnyezetért. Mindenekelőtt

helyes munkavégzési szokásokat kell kialakítani és be kell tartani a képernyős munka-
helyekre vonatkozó egészségügyi és munkabiztonsági szabályokat, amelyek útmutatást
adnak a legfontosabb irodai eszközök és a munkakörnyezet ergonómiai* szempontú
használatára, kialakítására:
 munkaasztal, szék igények szerinti beállítása;
 számítógép, képernyő, beviteli eszközök (billentyűzet, egér), perifériák összehan-
golása;
 az irodai, ügyviteli adminisztrációt segítő egyéb berendezések elhelyezése (az iro-
dai tér kialakítása) a munka jellegének megfelelően;
 világítás, megfelelő hőmérséklet, páratartalom, levegő, szellőztetés, zaj stb. megol-
dása;
 a személyes tér kialakítása;
 helyes testtartás a munkavégzés során;
 ellazulást, feltöltődést jelentő mozgások, pihentető torna;
 ésszerű és hatékony munkaszervezés;
 jó közérzet kialakítása.
*Ergonómia = az ember és munkakörnyezetének (l. fizikai tér, munkaeszköz, anyagok, a munka
szervezete, egyén és munkacsoport viszonya stb.) kölcsönhatását vizsgáló tudományterület.

A laptopok, ipad-ok, iphon-ok, okostelefonok stb. sok területen segítik, támogatják az

emberi tevékenységet (főleg kapcsolattartását), de sajátos konstrukcióik, kialakításuk,
méretük miatt nem alkalmasak folyamatos munkára, mivel használatuk több ergonó-
miai problémát is jelent. Pl. a billentyűzet és a képernyő mérete túlságosan kicsi, egy-
mástól függetlenül nem állítható be, nem mozgatható, a képernyő mérete, szemtől való
távolsága, megfelelő dőlésszöge nem állítható, a billentyűzet kialakítása, mérete követ-
keztében az ujjak, a kéz, a csukló, a test (hát, fej, nyak) természetellenes tartásra, moz-
gásra kényszerül.
(Bővebben: 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi
és biztonsági követelményeiről)

A munkahelyi légkör az irodában

A pszichológiai és szociális környezet a gazdasági, marketing, ügyviteli-irodai munka-
végzés egyik leglényegesebb környezeti eleme. Feszült, rossz légkörű munkahelyen a
munka is rosszul fog menni. A jó csapatmunkához elengedhetetlen a jó önismeret, ezzel
egyidejűleg fejleszteni kell magunkban a mások elfogadásának képességét is. Csak így
alakíthatóak ki a harmonikus munkakapcsolatok.

Ha javítjuk személyes és munkakapcsolataink minőségét, illetve reális önértékelésünk

alapján tisztában vagyunk egyéni tulajdonságainkkal, az alábbi eredményeket érhetjük
el:

 hatékonyabb, korszerűbb és komfortosabb munkavégzés;

 jobb minőségű, pontosabb munka;
 biztonságosabb körülmények;
 egészségi ártalmak kiküszöbölése;
 munkavégző képesség növekedése;
 munkatársak általános közérzetének javulása.
 Viselkedés irodai munkakörnyezetben
Jó tudni, hogy…

 Az irodaterek kialakításától függően – l. szoba, kisteres vagy nagyteres irodák –

nem vagyunk egyedül az irodában. Ez minden munkatárstól nagyfokú alkalmaz-
kodást igényel. Nem tehetünk akármit, ami csak nekünk kellemes, a másik pedig
esetleg szenved tőle (pl. légkondi használata, telefonbeszélgetés, csevegés, magán-
jellegű fotók kihelyezése, virágelhelyezés stb.).

 A munkatevékenységünk általában nem magányos tevékenység, többnyire egy fo-

lyamat, egy csapat részei – láncszemei – vagyunk, amelyek szorosan össze-
kapcsolódnak, érdekeik összefonódnak. Az általunk végzett munka eredményes-
sége függ a munkatársak tevékenységétől, de a miénktől is függ mások munkája.
A pontosan, precízen és időben elvégzett munkával segíthetjük, ennek hiányá-
ban gátolhatjuk a csoport vagy akár az egész szervezet munkáját. Ezért a gazdasági
jellegű tevékenységek nagyfokú összehangolására van szükség, amelynek keretei
között az egyes dolgozók önállóan végzik tevékenységüket.

 Az önálló munkavégzés mindig felelősséggel jár – különösen a pénzügyi dönté-

sek környezetében –, amit a gazdasági, marketing vagy titkári (ügyviteli) területen
dolgozóknak fel kell vállalniuk. A munkafeladatot a legtöbb munkahelyen a mun-
kaköri leírásban* foglaltak szerint és a felettesünk utasítása szerint kell elvégezni.
Ugyanakkor nem lehet elvárni, hogy a ránk bízott feladatokhoz mindig megadják
a részletes utasítást (ez gátolná, hátráltatná a napi munkát). Aki a szakmáját érti,
tudja, mit kell tennie, olykor önállóan kell meghozni a döntéseket, számolva a kö-
vetkezményekkel.

* Munkaköri leírás = azoknak a feladatcsoportok a részletes meghatározása, listája, amelyeket a

munkavállalónak a munkaszerződése alapján el kell látnia az adott munkakörben. Elsődlegesen
a tisztánlátást szolgálja a munkáltató és munkavállaló számára azzal, hogy rögzíti, a szerződésben
megnevezett munkakört hogyan kell értelmezni.
 Az önállóság és a következmények vállalása nem jelenti a szabályok figyel-
men kívül hagyását. Mind a gazdasági, mind a marketing és ügyviteli jellegű mun-
katevékenységeket, azok rendjét, eljárásmódját, határidőket stb. szabályok (törvé-
nyek, rendeletek, utasítások) határozzák meg. A feladatokat ezek mentén kell elvé-
gezni, mert be nem tartásuk súlyos szankciókat vonhat maga után (l. adózási, be-
jelentési szabályozások, határidők, szankciók stb.).

Ezek a szabályok gyakorta változnak. Az adott területen dolgozó ügyintézőknek

követniük kell ezeket a változásokat.

 Napjaink embere időzavarban szenved. Sokan panaszkodnak, hogy nem tudják

elvégezni a rájuk kimért feladatot a rendelkezésükre álló idő alatt. Mind a munka-
helyen, mind a magánéletben vannak olyan időszakok, amikor a nap 24 órája sem
elegendő, hogy minden feladatot elvégezzünk. Így van ez a gazdasági, marketing
vagy ügyviteli területen dolgozókkal is. Különösen egy-egy projekt zárása, adóbe-
vallási határidő közeledése, pályázat beadása stb. kapcsán kerül az ember idő-
présbe.

Ha nem jól osztjuk be az időnket, könnyen kicsúszhat a kezünk közül az irányítás

az életünk, munkánk felett; idegesek, kapkodósak, stresszesek leszünk, és sokat
hibázunk.

Gazdálkodj okosan – a saját időddel és mások idejével is! Könnyű ezt mondani, de
hogyan lehet megvalósítani! Jó hír, hogy egy kis odafigyeléssel, tudatos időbeosztás-
sal, időmenedzsmenttel az időprobléma megelőzhető.

Először is alakítsunk ki fontossági sorrendet a feladatok között:

 fontos – nem fontos, sürgős – nem sürgős;

 fontos és sürgős, fontos, de nem sürgős;

 sürgős és fontos, sürgős és nem fontos!

Írjunk feladatlistát, és alakítsunk sorrendet!

1. Fontos és sürgős (FS).

 2. Sürgős, de nem fontos (S-F).
3. Fontos, de nem sürgős (F-S).
4. Nem fontos és nem sürgős (-F-S).

Írj listát az elkövetkező egy hét elvégzendő feladatairól, majd jellemezd a fenti szempontok szerint!
Állítsd sorrendbe a feladatokat!

Készíts egyszerű napirendet (feladat – időpont/időtartam), és igyekezz ezt be is tartani!

 Az irodában (gazdasági, PR és marketing, titkári stb.) gyakran megfordulnak embe-
rek: vezetők, belső munkatársak, partnerek, vendégek, ügyfelek, a hatóság emberei
stb. Olykor mi „látogatunk” más szervezetek irodáiba. Ahol emberek „találkoznak”
(személyesen, telefonon, elektronikusan, levelezés révén), ott kapcsolatok alakulnak
ahol emberi kapcsolatok működnek, ott konfliktusok, problémák, nézeteltérések
is adódhatnak ezeket megfelelően kell kezelni.

Kommunikációnknak, probléma- és konfliktuskezelésünknek mindig a jó kap-

csolatok megőrzését, ápolását kell szolgálnia, s ki kell fejeznünk együttműködési kész-
ségünket, segítő szándékunkat.

Tudnunk kell, hogy munkákkal, viselkedésünkkel, kommunikációnkkal, emberekhez

való viszonyunkkal, segítőkészségünkkel stb. a cégünket képviseljük. Az irodába be-
térő vendégek, látogatók, partnerek gyakran azonosítják a cég kultúráját, imázsát a dol-
gozók viselkedésével. Nem mindegy tehát, hogyan vélekednek rólunk, rajtunk keresz-
tül pedig a munkaadónkról.

Egyes szakmában és/vagy szervezeteknél etikai kódexben* rögzítik, mit várnak el az

ott vagy abban a szakmában dolgozóktól.
*Etikai kódex = adott szakterületen dolgozók, foglalkozásban tevékenykedők erkölcsi szabályainak,
viselkedési irányelveinek gyűjteménye, amelyet a szakmabeliek saját presztízsük megőrzése érdeké-
ben adnak közre; mely a szakma széles körű elfogadottságán alapul.
Ajánljuk figyelmedbe!

 Adótanácsadók Egyesülete Etikai Szabályzata

„Az adótanácsadást, valamint az adótanácsadók részvételével számviteli, társadalom-
biztosítási feladatokat ellátó egyéni vállalkozók és társas vállalkozások [továbbiakban:
Adótanácsadó] feladata, hogy ügyfeleiknek a maximális szakmai segítséget megadja,
valamint a hatóságok és más szervek előtt eljárva az ügyfeleiknek segítséget és képvi-
seletet nyújtson jogainak érvényesítéséhez és kötelezettségeinek teljesítéséhez. Az
Adótanácsadó munkájával törekedjen arra, hogy megbízóinak a törvényességbe ve-
tett bizalma az eljárás során töretlenül megmaradjon, erősödjön. Az Adótanácsadó
tudatosítsa ügyfeleiben, hogy az Adótanácsadók Egyesülete az ő érdekvédelmüket is
ellátja.” (www.adokamara.hu)

 Direkt és Interaktív Marketing Szövetség (DIMSZ) Etikai Kódexe– „célja,

hogy a piaci szereplők és a fogyasztók között erősítse a bizalmat és egyben a felelős
direkt kommunikációra ösztönözze a cégeket, hiszen a cél a fogyasztói élmény kiala-
kítása – egymás jogainak tiszteletben tartásával. A Kódex ajánlásai nem egyedül a Szö-
vetség tagságának szólnak, hanem a piac minden szereplőjének, mindazoknak a cégek-
nek, amelyek közvetlen kommunikációval érik el fogyasztóikat.”
(http://www.dimsz.hu)

 Etikai Kódex a titkári, titkárnői munkakörben dolgozók számára

„A titkári/titkárnői munkakör bizalmi állás, betöltőjétől elvárható az átlagosnál tuda-
tosabb etikai magatartás. Az alábbi etikai kódex röviden összefoglalja azokat a szakmai
erkölcsi követelményeket és erényeket, amelyek e munkához nélkülözhetetlenek.” –
vallja a Magyar Titkárok Országos Egyesülete (MTOE; 2005). (www. euma.hu)

Véleményezd a következő helyzetet! Az egyik ügyfél telefonon keresett meg azzal, hogy igazolást
kapjon valamilyen körülményről. Az irat elkészítése éppen a te feladatkörödbe tartozott, megígérted,
hogy pár napon belül a dokumentumot postán fogja megkapni. Az igazolást ki is állítottad, de mivel
az aláírásra jogosult vezető nem tartózkodott az irodában, és nem tudta aláírni, félretetted. Az irat
becsúszott más iratok közé, és megfeledkeztél róla. Néhány nap múlva az ügyfél újabb telefonja
emlékeztetett az ígéretedre! Hogyan járnál el az adott ügyben?

 A gazdasági, marketing vagy irodai asszisztensi/titkári területen dolgozók infor-

mációt kezelnek: információt szereznek, feldolgoznak és továbbadnak. Nem le-
het megszámolni az információk számát, amellyel naponta van dolgunk. Ezek kö-
zött vannak nyilvános, bizalmas és titkos adatok, információk is. A gazdasági, mar-
keting és ügyviteli munkában olyan információk birtokába juthatunk, amelyek
megőrzése, védelme szigorú munkaköri kötelességünk. Nem pusztán a körülte-
kintő eljárásra, az információk, adatok megőrzésére kell törekednünk, hanem min-
dent meg kell tennünk annak érdekében, hogy az általunk kezelt adatokat, infor-
mációkat védjük (akár papíralapon, akár elektronikusan tárolt adatról van szó),
hogy illetéktelenek ne férjenek hozzá. Tesszük ezt a munkahelyi előírások és az
adatvédelmi szabályok betartásával (l. 2011. évi CXII. törvény az információs ön-
rendelkezési jogról és az információszabadságról).

 Keresd meg interneten a fenti törvényt, és ez alapján:

 határozd meg a következő fogalmakat: személyes adat, közérdekű adat, adatkezelés, adat-
kezelő;
 értelmezd az adatbiztonság követelményeit (l 7. § (1)-(6) bekezdés)!
 Dokumentumok az irodai munkában
Az irodában levelek, bizonylatok, szabályok, utasítások, pályázati dokumentumok,
jegyzőkönyvek, előterjesztések, körlevelek, szerződések, megrendelések, nyilvántartá-
sok, számlák stb. – dokumentumok sokaságával kell szinte naponta megbirkóznunk.

A gazdasági, marketing vagy az ügyvitel bármely területén dolgozók jól tudják, hogy a
hatékony és eredményes munkának velejárója a hozzákapcsolódó dokumentum, amely
ellenőrizhetővé, értékelhetővé, számonkérhetővé, bizonyíthatóvá stb. teszi az elvég-
zett munkát, illetőleg annak fázisait.

A dokumentumok készülhetnek hagyományos módon papíron, de egyre több az elekt-

ronikus úton előállított és tárolt dokumentum is, amelyet – a téma ismeretében – meg-
fogalmazhatunk egyedileg (l. üzleti levél), de gyakori, hogy formanyomtatványok, űr-
lapok, bizonylatok kiállításával készülnek.

Formájukat, tartalmi elemeiket rendszerint a munkahelyi szokások és az adott szituáció

határozza meg, de meglehetősen sok írott vagy íratlan szabállyal találkozunk. Ezek be-
tartása megkönnyíti, átláthatóvá, követhetővé teszi mindenki számára nemcsak a do-
kumentum elkészítését vagy értelmezését, hanem a benne foglalt ügy jellegét, lényegét
is. A törvények, rendeletek, utasítások által előírt szabályok betartása, alkalmazása pe-
dig kötelező. Itt nincs mérlegelési lehetőségünk, a dokumentumokat az előírások sze-
rint kell elkészíteni, kiállítani, továbbítani, tárolni stb.

A dokumentumok tárolása, hosszabb-rövidebb idejű megőrzése nagy kihívás a szer-

vezetek számára: kibővült az adathordozók köre, több forrásból és csatornán érkeznek
dokumentumok, továbbá a digitalizás miatt többszörösére növekedett a dokumentum-
mennyiség. Ezért elkerülhetetlen, hogy a cég a dokumentumokat, bizonylatokat rend-
szerezze, nyilvántartása átlátható és könnyen kezelhető legyen.

A szakszerű dokumentumkezelés olyan technológiákat, eszközöket és módszereket

foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továb-
bítják, végül lejáratukat követően selejtezik és megsemmisítik dokumentumaikat. Ezt
a folyamatot szabályok, belső utasítások alapján kell végezni és ellenőrizni. Tulajdon-
képpen a szervezeti működés alapjait képező folyamatról van szó.

A papír alapon történő dokumentumkezelés napjainkra már nehézkessé vált, különö-

sen ott, ahol nagy az iratforgalom. A visszakeresés sok időt vesz el a dolgozók mun-
kaidejéből és nem is biztos, hogy eredményre vezet. Többek között ezek az igények
hívták életre az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket. Segítségükkel könnyen
átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat és lehetővé teszik a különböző működési
területen (pl. pénzügy, marketing, HR, adminisztráció stb.) dolgozók közötti hatékony
és gyors kapcsolatot.
 Munkajogi alapfogalmak
Munkavállalás esetén szükséges tájékozódni az aktuális munkajogi alapfogalmakról és
szabályokról (részletesen: l. Munka törvénykönyve)
Fiatal munkavállaló: a tizennyolcadik életévét be nem töltött munkavállaló.
Gyermekét egyedül nevelő munkavállaló: aki gyermekét saját háztartásában neveli
és hajadon, nőtlen, özvegy, elvált, házastársától külön él és nincs élettársa.
Munkaidő: a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tartó idő, vala-
mint a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartama. A tel-
jes napi munkaidő napi nyolc óra (általános teljes napi munkaidő).
Előkészítő vagy befejező tevékenység: minden olyan feladat ellátása, amelyet a
munkavállaló munkaköréhez kapcsolódóan, szokás szerint és rendszeresen, külön uta-
sítás nélkül köteles elvégezni.
Nem munkaidő:
- a készenléti jellegű munkakört kivéve - a munkaközi szünet,
- a munkavállaló lakó- vagy tartózkodási helyéről a tényleges munkavégzés helyére,
valamint a munkavégzés helyéről a lakó- vagy tartózkodási helyére történő utazás
tartama.
Munkanap: a naptári nap vagy a munkáltató által meghatározott megszakítás nélküli
huszonnégy óra, ha a munkáltató működése miatt a beosztás szerinti napi munkaidő
kezdete és befejezése nem azonos naptári napra esik.
Hét: a naptári hét vagy a munkáltató által meghatározott megszakítás nélküli százhat-
vannyolc óra, ha a munkáltató működése miatt a beosztás szerinti napi munkaidő kez-
dete és befejezése nem azonos naptári napra esik.
Éjszakai munka: a huszonkét és hat óra közötti időszakban teljesített munkavégzés.
Rendkívüli munkaidő: a munkaidő-beosztástól eltérő, a munkaidőkereten felüli, heti
munkaidőt meghaladó munkaidő, az ügyelet tartama.

A munkavállalóként lehet olyan munkaköröd, hogy a beosztás szerinti napi munka-

időn kívül rendelkezésre kell állnod. Ezen időtartam alatt köteles vagy a munkára képes
állapotod megőrizni, és a munkáltató utasítása szerint munkát végezni. Havonta leg-
feljebb négy alkalommal rendelhető el készenlét heti pihenőnapra.

Egyéni és kollektív jogok a munkahelyi gyakorlatban

A munkaviszony alanyai a munkavállalók és a munkáltatók. A feleket a munkajogban
– más jogterületekhez hasonlóan – jogok illetik meg és kötelezettségek terhelik. Ez a
jogviszony abban speciális, hogy nem csak un. egyéni jogokkal rendelkeznek a felek
(kötelező legkisebb munkabér, felmondási idő, szülési szabadság, pihenőidő, végkielé-
gítés stb.), hanem un. kollektív jogokkal is. Ez azt jelenti, hogy bizonyos jogok nem
az adott jogalanyt, hanem azoknak a csoportját illetik meg. A kollektív jogok
területén az egyik vagy mindegyik oldalon egy kollektíva áll: a szakszervezet vagy azok
szövetsége, valamint a munkáltató vagy azok szövetsége. A kollektív jog tehát nem az
egyes munkavállalót, hanem a munkavállalók összességét megillető jogokra koncent-
rál.

Sorolj fel olyan élethelyzeteket, ahol úgy érzed, jogaid vannak és ezt egyénileg is képes vagy érvé-
nyesíteni!

Sorolj fel olyan élethelyzeteket, ahol úgy érzed, csak közösségben tudod hatékonyan érvényesíteni
jogaidat!

Az együttes fellépés a munkajogban kiemelt fontossággal rendelkezik, mivel jelentősen

növeli a jogok gyakorlásának a hatékonyságát. A munkavállalók például nem egyenként
küzdenek és alkudoznak a munkáltatóval a jobb munkafeltételekért, kedvezőbb bére-
zésért, a túlmunka keretek közé szorításáért stb., hanem a szakszervezeten keresztül
kollektív szerződést kötnek, amely minden munkavállalóra kiterjed. A munkaviszonyt
érintő fontosabb kérdésekben pedig a szakszervezetet megilleti a tájékoztatás kérésé-
nek, illetve a konzultáció kezdeményezésének a joga is, mely az egyes munkavállalókat
külön-külön nem illeti meg. A kollektíva tehát többlet jogosultságokkal is rendelkezik.
Ki(k) képviselheti(k) az érdekeidet?

A szakszervezetek

Szakszervezet a munkavállalók minden olyan szervezete, melynek elsődleges célja a

munkavállalók munkaviszonnyal kapcsolatos érdekeinek előmozdítása, védelme. A
szakszervezet tehát érdekképviselet.

A szakszervezet működését az Alaptörvény, valamint a nemzetközi jog is védelmébe

veszi, a szervezetnek és a tisztségviselőknek fontos jogokat biztosítanak. Lehetővé te-
szik a szakszervezetek szabad létrejöttét, korlátozásoktól mentes működését, valamint
védelembe veszik a tagokat és a szakszervezet tisztségviselőit. A védelem egyik kiemelt
területe a hátrányos megkülönböztetéssel szembeni fellépés. A szakszervezet az érdek-
képviseleti tevékenysége kifejtése során ugyanis konfliktusba kerülhet a munkáltatóval,
amelynek nem kívánatos hatásaitól a szakszervezeti tagokat és tisztségviselőket szük-
séges megvédeni.

Miben nyújthat segítséget neked a szakszervezet?

- minden törvény adta eszközzel élve védi a munkavállalók munkaviszonnyal kapcso-

latos érdekeit (Európai Uniós szinten is) erre taglétszáma alapján van lehetősége;
- a munkavállalói érdekeket a legmagasabb szinten képes érvényesíteni (pl. munka-
vállalókat érintő jogszabályok megalkotása, módosítása  l. Munka törvény-
könyve);
- a munkavállalók anyagi, szociális, valamint élet- és munkakörülményeiket érintő jo-
gaikkal és kötelezettségeikkel kapcsolatosan képviseletet látnak el a munkaadókkal
történő egyeztetés során (l. általános képviseleti jog);
- jogi tanácsadás és képviselet a tagok számára, különösen a munkáltató és munka-
vállaló között kialakult konfliktusos helyzetben (l. munkaidő, munkaidő-beosztás,
munkabér, munkabiztonság, pihenőidő, munkaviszony megszűnésének területei
stb.);
- közvetlen juttatás, szociális szolgáltatás tagjai számára: pl. banki, biztosítási szolgál-
tatás csomag, telefonflotta, kedvezményes üdülés, valamint a különböző vállalkozá-
sokkal együtt kialakított egyéb kedvezmények.

Milyen eszközök, jogosítványok alkalmazásával érheti el a szakszervezet tag-

jainak érdekképviseletét?

- kollektív szerződés* megkötése a munkáltatóval;

- tájékoztatás kérése, illetve konzultáció kezdeményezése a munkavállalókat érintő
kérdésekben;
- nyomásgyakorlási eszközök alkalmazása (pl. tárgyalás kikényszerítése, munkabe-
szüntetések, demonstrációk, sztrájk megszervezése);
- szociális partnerként véleményezik az egyes országjelentéseket, beszámolókat;
- különböző projektek lebonyolítása (l. egyik legnagyobb projekt a LIGA Szakszer-
vezetek által elnyert „A munkáért” elnevezésű projekt);
- munkavállalókat érintő témákban workshopok és vitanapok szervezése, kiadványok
készítése stb.

* Kollektív szerződés = a munkáltató (vagy munkáltatói szövetség) és a szakszervezet (vagy szak-

szervezetek szövetsége) között létrejött megállapodás, amely szabályozza adott munkáltatónál a
munkaviszonyból származó jogokat, kötelezettségeket, valamint a felek kapcsolatrendszerét. A leg-
gyakrabban szabályozott kérdéskörök: munkabér, a munka- és a pihenőidő, munkakörülmények,
valamint a munkaviszony létrejötte és megszűnése.1

Szakszervezeti szerveződések Magyarországon

A munkavállalók és a munkáltatók érdekképviseleti szervei jogosultak szövetségeket

létesíteni vagy ezekhez csatlakozni. Magyarországon a következő szakszervezeti kon-
föderációk működnek:

- Független Szakszervezetek Demokratikus Ligája (LIGA)

- Autonóm Szakszervezetek Szövetsége (ASZSZ)

1
- Értelmiségi Szakszervezeti Tömörülés (ÉSZT)
- Magyar Szakszervezetek Országos Szövetsége (MSZOSZ)
- Munkástanácsok Országos Szövetsége (MOSZ)
- Szakszervezetek Együttműködési Fóruma (SZEF)

Belépés a szakszervezetbe

Gondolkodj előre! Fontos, hogy ne akkor jusson eszedbe, hogy be akarsz lépni a szak-
szervezetbe, amikor már megtörtént a baj (pl. feloldhatatlannak látszó konfliktus a
munkáltatóval). A szakszervezet ugyanis olyan érdekvédelmi közösség, amely műkö-
désképtelen lenne, ha csupán olyan tagokból állna, akik a munkáltatóval konfliktusban
állnak. Ezeket az eseteket a szakszervezetek előre ki szokták zárni. Biztosítást sem
köthetnek a káresemény bekövetkezése után, hiszen ezzel a többi biztosított kárára
érvényesítenék a jogaidat. Ebből következően munkába lépéskor feltétlenül érdemes
megnézni, hogy a munkáltatónál működik-e szakszervezet. Ezt követően tájékozódj a
szakszervezet céljairól. Ezt a weboldalán keresztül tudod megtenni, ahol részletes út-
mutatót találsz a belépéshez. Ne felejtsd el: minél nagyobb egy szakszervezet tagsága,
annál jobban tudja a munkavállalók érdekeit képviselni.

A szakszervezetek munkájáról, érdekképviseleti területeiről, szervezeti felépítéséről,

kapcsolatairól többet megtudhatsz, ha felkeresed a www.szakszervezetek.hu webol-
dalt.