VBHN 3314

MỤC LỤC
QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM

ÁP DỤNG CHO CHI NHÁNH KHÔNG GỬI GIỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ
TÀI SẢN BẢO ĐẢM TẠI TRUNG TÂM QUẢN LÝ TIỀN MẶT
MÃ SỐ: QT.08.14.V
1. Mục đích .......................................................................................................................................... 1

2. Phạm vi và đối tƣợng áp dụng ...................................................................................................... 1
2.1. Phạm vi áp dụng ........................................................................................................................ 1
2.2. Đối tượng áp dụng ..................................................................................................................... 1
3. Các tài liệu liên quan...................................................................................................................... 1
4. Giải thích từ ngữ, các ký hiệu và các từ viết tắt .......................................................................... 1
4.1. Các từ viết tắt ............................................................................................................................. 1
4.2. Giải thích từ ngữ ........................................................................................................................ 3
5. Nguyên tắc ....................................................................................................................................... 5
5.1. Quản lý hồ sơ TSBĐ .................................................................................................................. 6
5.2. Giao nhận hồ sơ TSBĐ .............................................................................................................. 6
5.3. Quy định niêm phong hồ sơ TSBĐ ........................................................................................... 7
5.4. Trách nhiệm của cán bộ có liên quan đối với bao bì hồ sơ TSBĐ đã niêm phong ................... 7
6. Trách nhiệm và quyền hạn của cá nhân, đơn vị liên quan ......................................................... 8
6.1. Tại Trụ sở chính ......................................................................................................................... 8
6.1.1. Phòng Tiền tệ kho quỹ ........................................................................................................ 8
6.1.2. Phòng quản lý hệ thống và hỗ trợ kinh doanh .................................................................... 8
6.1.3. Phòng Hỗ trợ tín dụng ........................................................................................................ 8
6.1.4. Giám đốc Khối Khách hàng doanh nghiệp, Khối Bán lẻ.................................................... 8
6.2. Tại Chi nhánh ............................................................................................................................ 8
6.2.1. Giám đốc/Phó giám đốc được phân công ........................................................................... 8
6.2.2. Lãnh đạo phòng HTTD ....................................................................................................... 9
6.2.3. Cán bộ hỗ trợ tín dụng ........................................................................................................ 9
6.2.4. Lãnh đạo PKHDN/PBL/PKH ............................................................................................. 9
6.2.5. Cán bộ quan hệ khách hàng ............................................................................................... 9
6.2.6. Cán bộ tham gia quản lý hồ sơ TSBĐ (nếu có) ................................................................ 10
6.2.7. Trưởng/Phó phòng (Tổ) TTKQ hoặc PDVKH được phân công ....................................... 10
6.2.8. Lãnh đạo phòng giao dịch ................................................................................................ 10
6.2.9. Kiểm soát viên ................................................................................................................... 10
6.2.10. Thủ kho ........................................................................................................................... 11
6.2.11. GDV tại PGD .................................................................................................................. 11
6.2.12. Lãnh đạo phòng Tổ chức hành chính ............................................................................. 12
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/ML Trang 1/2

TÁC NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM ÁP DỤNG Lần sửa đổi: 03 Ngày VB:
CHO CHI NHÁNH KHÔNG GỬI GIỮ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM
TẠI TRUNG TÂM QUẢN LÝ TIỀN MẶT
7. Quy định về bảo quản, vận chuyển hồ sơ TSBĐ ....................................................................... 12
7.1. Bảo quản hồ sơ TSBĐ nhập kho ............................................................................................. 12
7.2. Trình tự giao nhận, vận chuyển hồ sơ TSBĐ ............................................................................. 12
7.3. Bảo quản hồ sơ TSBĐ trong giờ giao dịch .............................................................................. 14
7.4. Vận chuyển hồ sơ TSBĐ ......................................................................................................... 14
7.5 Trường hợp gửi hồ sơ TSBĐ tại kho của nơi nhận gửi giữ ..................................................... 14
8. Nội dung quy trình ....................................................................................................................... 14
8.1 Nhập kho hồ sơ TSBĐ .............................................................................................................. 15
8.2. Xuất kho hồ sơ TSBĐ.............................................................................................................. 23
8.3. Thay đổi TSBĐ ........................................................................................................................ 28
8.4. Tạm xuất hồ sơ TSBĐ ............................................................................................................. 28
8.5. Gia hạn tạm xuất ...................................................................................................................... 34
8.6. Nhập kho hồ sơ đã tạm xuất .................................................................................................... 36
8.7. Xử lý thiếu, mất hồ sơ TSBĐ .................................................................................................. 39
8.8. Nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất tìm lại được ....................................................................... 42
8.9. Điều chuyển hồ sơ TSBĐ ........................................................................................................ 44
9. Đối với hồ sơ TSBĐ không đƣợc tham số chi tiết, khai báo vào Mã hồ sơ khác .................... 47
10. Kiểm kê hồ sơ TSBĐ .................................................................................................................. 47
11. Kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ nhập kho ................................................................................... 49
12. Kiểm tra hồ sơ TSBĐ của PBL, PGD, PKH ............................................................................ 50
13. Phụ lục ......................................................................................................................................... 50
14. Tổ chức thực hiện ....................................................................................................................... 51
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/ML Trang 2/2

VĂN BẢN HỢP NHẤT
QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM
ÁP DỤNG CHO CHI NHÁNH KHÔNG GỬI GIỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ
TÀI SẢN BẢO ĐẢM TẠI TRUNG TÂM QUẢN LÝ TIỀN MẶT
MÃ SỐ: QT.08.14.V
(kèm theo Quyết định số 3314/2017/QĐ-TGĐ-NHCT8 ngày 15/11/2017, 2009/2018/QĐ-TGĐ-NHCT8 ngày
30/11/2018, 096/2020/QĐ-TGĐ-NHCT8 ngày 12/02/2020, 1239/2021/QĐ-TGĐ-NHCT8 ngày 06/9/2021 của
Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam)
1. Mục đích
- Quy định trình tự, thủ tục giao nhận, bảo quản và tác nghiệp trên hệ thống đối với hồ sơ tài sản
bảo đảm trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam.
- Xác định quyền hạn, trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan trong việc giao, nhận và bảo
quản hồ sơ tài sản bảo đảm trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt
Nam.
2. Phạm vi và đối tƣợng áp dụng
2.1. Phạm vi áp dụng
- Văn bản này áp dụng trong việc giao, nhận và bảo quản hồ sơ tài sản bảo đảm trong hệ thống
Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam đối với các chi nhánh, phòng giao dịch
không thực hiện gửi bảo quản hồ sơ tài sản bảo đảm tại Trung tâm quản lý tiền mặt.
- Các nội dung khác có liên quan, không được đề cập trong Văn bản này thì thực hiện theo quy
định hiện hành của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam.
2.2. Đối tƣợng áp dụng
- Trụ sở chính Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam.
- Chi nhánh, phòng giao dịch không thuộc khu vực triển khai Mô hình Trung tâm quản lý tiền
mặt.
3. Các tài liệu liên quan
- Quyết đinh số 618/2018/QĐ-HĐQT-NHCT8 ngày 30/10/2018 của hội đồng quản trị NHCT
ban hành Quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ
quan trọng, hồ sơ tài sản bảo đảm; Mã số: Qđ.08.01.VII và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay
thế.;
- Quy trình Vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ sài sản bảo
đảm và bảo vệ kho tiền; Mã số: QT.08.11.II và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;
- Quy trình tác nghiệp quản lý tín dụng trên hệ thống khởi tạo và phê duyệt tín dụng; Mã số:
QT.38.09.II và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;
- Quy trình nhận bảo đảm cấp tín dụng; Mã số: QT.35.31.IV và các văn bản sửa đổi, bổ sung,
thay thế;
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015;
- Các tài liệu có liên quan khác.
4. Giải thích từ ngữ, các ký hiệu và các từ viết tắt
4.1. Các từ viết tắt
Cấp CTQ : Cấp có thẩm quyền
CN : Chi nhánh của Ngân hàng thương mại cổ phần Công
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 1/48

thương Việt Nam
CLIMS : Cấu phần quản lý hạn mức và tài sản đảm bảo của
hệ thống LOS
CBQLHSTX : Cán bộ quản lý hồ sơ TSBĐ trong thời gian tạm xuất
CBTG : Cán bộ tham gia quản lý hồ sơ TSBĐ
CBHTTD : Cán bộ hỗ trợ tín dụng
CBQHKH : Cán bộ quan hệ khách hàng của Phòng
KHDN/PBL/PGD/PKH.
GDV : Giao dịch viên
ID TSBĐ LOS : ID TSBĐ do LOS sinh ra
ID TSBĐ CORE : ID TSBĐ do CORE sinh ra
KSV : Kiểm soát viên
LĐPGD/LĐPBL/LĐPKHDN/LĐPKH : Lãnh đạo Phòng giao dịch/lãnh đạo Phòng bán
lẻ/Lãnh đạo Phòng khách hàng doanh nghiệp/Lãnh
đạo Phòng khách hàng
LOS : Hệ thống khởi tạo và phê duyệt tín dụng
LĐC : Lệnh điều chuyển hồ sơ TSBĐ
LĐPHTTD : Lãnh đạo Phòng hỗ trợ tín dụng
NHCT : Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt
Nam
NHCTD : Ngân hàng cấp tín dụng
MH : Màn hình
PGD : Phòng Giao dịch
PKHDN : Phòng Khách hàng doanh nghiệp
PBL : Phòng bán lẻ
PKH : Phòng khách hàng
PHTTD : Phòng hỗ trợ tín dụng
PDVKH : Phòng dịch vụ khách hàng
PNK : Phiếu nhập kho hồ sơ TSBĐ
PXK : Phiếu xuất kho hồ sơ TSBĐ
TTĐNGC : Tờ trình đề xuất hoặc quyết định giải chấp TSBĐ
TTĐNTX : Tờ trình đề xuất hoặc quyết định tạm xuất hồ sơ
TSBĐ
TTGHTX : Tờ trình đề xuất hoặc quyết định gia hạn tạm xuất
hồ sơ TSBĐ
TTNKTX : Tờ trình quyết định nhập kho hồ sơ TSBĐ đã tạm
xuất
TTKQ : Tiền tệ kho quỹ
TK : Thủ kho
TSBĐ : Tài sản bảo đảm
TSC : Trụ sở chính

TSCN : Trụ sở chi nhánh
TSTKC : Tài sản có tính thanh khoản cao
4.2. Giải thích từ ngữ
Trong văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Bên có TSBĐ: Bao gồm khách hàng vay, bên thứ ba cầm cố, thế chấp tài sản.
- Cấp CTQ: Là cấp có thẩm quyền ký duyệt trên PNK, PXK. Trong đó:
 Hồ sơ TSBĐ nhập/xuất kho tại PGD: Trưởng/Phó PGD được Lãnh đạo CN phân công
bằng văn bản.
 Hồ sơ TSBĐ nhập/xuất kho tại TSCN: Giám đốc/Phó giám đốc hoặc Trưởng/Phó
PHTTD/PKHDN/PBL/PKH được Lãnh đạo CN phân công bằng văn bản.
Lƣu ý:
 Cấp CTQ chỉ ký duyệt PNK, PXK sau khi đã hoàn tất các thủ tục quyết định nhận bảo đảm
cấp tín dụng/giải chấp TSBĐ/các thủ tục tạm xuất/nhập kho tạm xuất.
 Trưởng/Phó PHTTD/PKHDN/PBL/PKH ký PNK/PXK hồ sơ TSBĐ do phòng mình tác
nghiệp nhập/xuất trên CLIMS..
- Cán bộ quản lý hồ sơ tạm xuất: Là cán bộ của PHTTD/PKHDN/PBL/PGD/PKH được phân
công thực hiện các công việc liên quan đến việc tạm xuất và quản lý hồ sơ TSBĐ trong thời
gian tạm xuất. Trong đó:
Loại hồ sơ TSBĐ PKHDN PBL/PKH PGD
- Hồ sơ TSBĐ của khoản tín dụng
CBHTTD CBHTTD CBQHKH
thông thường.
- Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín
dụng đặc thù/khoản tín dụng có đảm CBQHKH CBQHKH CBQHKH
bảo 100% bằng TSTKC.
dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ Không phát sinh CBQHKH CBQHKH
1
không qua PHTTD tại CN .
- Cán bộ tham gia quản lý hồ sơ TSBĐ (nếu có)2: Là cán bộ của PKHDN/PBL/PGD/PKH
được phân công cùng tham gia quản lý hồ sơ TSBĐ với CBQLHSTX trong thời gian hồ sơ
TSBĐ tạm xuất khỏi kho.
- CAR: Là khái niệm dùng để chỉ một thư mục điện tử chứa đựng các thông tin liên quan đến
khách hàng và việc cấp tín dụng cho khách hàng (như thông tin AA, Facility, TSBĐ và các
thông tin khác có liên quan). Tùy từng đối tượng khách hàng và nhu cầu cấp tín dụng sẽ có các
loại CAR tương ứng.
- Chủ hàng: Là cán bộ nghiệp vụ của CN được Giám đốc giao nhiệm vụ thực hiện việc điều
chuyển.
- Hệ thống khởi tạo và phê duyệt tín dụng (LOS-Loan origination system): Là hệ thống hỗ trợ
quản lý thông tin tín dụng, kiểm soát thông tin giới hạn tín dụng/giới hạn giao dịch/Khoản tín
1
Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ không qua PHTTD tại CN không bao gồm trường
hợp hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có đảm bảo 100% bằng TSTKC
2
Do Cấp CTQ quyết định nếu thấy cần thiết.

dụng/TSBĐ trước khi chuyển sang CORE và hỗ trợ quản lý hồ sơ TSBĐ. LOS gồm 2 cấu phần:
 CRLOS (Corporate retails loan origination system): Là cấu phần của Hệ thống LOS hỗ
trợ khai báo thông tin quản lý việc khởi tạo và phê duyệt tín dụng.
 CLIMS (Collateral & Limits management system): Là cấu phần của Hệ thống LOS hỗ
trợ kiểm soát thông tin Giới hạn tín dụng/Giới hạn giao dịch/Khoản tín dụng/TSBĐ
trước khi chuyển sang CORE và quản lý hồ sơ TSBĐ.
- Hồ sơ TSBĐ: Là các giấy tờ liên quan đến TSBĐ, cam kết bảo lãnh của Bên bảo đảm theo quy
định hiện hành của NHCT.
- ID TSBĐ: Là số hiệu (Mã số) của TSBĐ do LOS sinh ra hoặc số hiệu (Mã số) của TSBĐ do
CORE sinh ra.
- Kiểm soát viên: Là Lãnh đạo hoặc cán bộ Phòng TTKQ/PGD/Phòng kế toán/PDVKH được
Giám đốc CN giao nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và phê duyệt giao dịch của TK/GDV tại PGD
liên quan đến việc nhập/xuất/tạm xuất hồ sơ TSBĐ trên CLIMS.
- Kho hồ sơ: Là thông tin về Mã kho và Tên kho bảo quản và lưu giữ hồ sơ TSBĐ.
- Số mã vạch bì hồ sơ: Là Mã số sinh ra từ chương trình Mã vạch bì hồ sơ. Khi nhập/xuất/tạm
xuất/báo mất hồ sơ TSBĐ, TK/GDV tại PGD sẽ sử dụng Mã số này để khai báo/xác nhận vào
hệ thống.
- Ngân hàng cấp tín dụng: Là đơn vị trực tiếp cấp tín dụng cho khách hàng, bao gồm CN, PGD
trực thuộc CN NHCT tại Việt Nam.
- Ngƣời nhận lại hồ sơ TSBĐ: Là người được NHCT trả lại hồ sơ TSBĐ sau khi thực hiện thủ
tục giải chấp, xuất kho hồ sơ TSBĐ. Cụ thể:
 Trường hợp chủ sở hữu tài sản là tổ chức: người nhận lại hồ sơ TSBĐ là người đại diện
theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó uỷ quyền
bằng văn bản theo quy định của pháp luật;
 Trường hợp chủ sở hữu tài sản là cá nhân: người nhận lại hồ sơ TSBĐ là chủ sở hữu tài
sản hoặc người được chủ sở hữu tài sản ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp
luật.
 Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung của hộ gia đình/vợ chồng/các đồng sở hữu: CN
thực hiện trả hồ sơ TSBĐ cho người nhận lại hồ sơ TSBĐ theo quy định hiện hành của
NHCT3.
- Nơi nhận gửi giữ: Là tổ chức tín dụng hoặc CN/PGD khác, nơi được CN/PGD của NHCT gửi
giữ hồ sơ TSBĐ cuối ngày.
- Phòng Quản lý hệ thống và hỗ trợ kinh doanh: Là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý và hỗ
trợ hệ thống LOS.
- Phòng Tiền tệ kho quỹ: Phòng/Tổ Tiền tệ kho quỹ tại CN, bộ phận kho quỹ thuộc PDVKH.
- Tài sản có tính thanh khoản cao: Bao gồm (i) Ngoại tệ bằng tiền mặt; (ii) tiền ký quỹ; (iii) số
dư tài khoản thanh toán; (iv) số dư tiền gửi; (v) sổ/thẻ tiết kiệm; (vi) giấy tờ có giá do Chính
phủ, Ngân hàng nhà nước phát hành hoặc bảo lãnh thanh toán; chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín
phiếu do Tổ chức tín dụng, CN ngân hàng nước ngoài phát hành.
3
Hiện nay là Công văn số 5922/TGĐ-NHCT18 ngày 11/05/2016 v/v hướng dẫn giao nhận hồ sơ TSBĐ cho bên bảo
đảm – trường hợp TSBĐ là tài sản thuộc sở hữu chung của hộ gia đình/vợ chồng/các đồng sở hữu.

- Tủ hồ sơ: Là thông tin về Mã số của TSCN/PGD và Tên TSCN/PGD phát sinh giao dịch nhập
kho hồ sơ TSBĐ.
- Thủ kho/GDV tại PGD: Là cán bộ thuộc Phòng TTKQ/PGD/PDVKH của CN được giao
nhiệm vụ giao nhận, bảo quản hồ sơ TSBĐ; kiểm soát nhập/xuất/tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ
giấy và trên CLIMS khi đã có phê duyệt của Cấp CTQ. Trong đó:
 Thủ kho tại TSCN: Kiểm soát nhập/xuất/tạm xuất kho đối với toàn bộ hồ sơ TSBĐ tại
TSCN;
 GDV tại PGD: Kiểm soát nhập/xuất/tạm xuất kho đối với toàn bộ hồ sơ TSBĐ phát
sinh tại PGD.
- Lãnh đạo CN: là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc CN
5. Nguyên tắc
- TK/GDV tại PGD chỉ được kiểm soát, chuyển phê duyệt nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất
hồ sơ TSBĐ khi Cấp CTQ đã phê duyệt trên Tờ trình/PNK/PXK.
- Hồ sơ TSBĐ sau khi TK/GDV tại PGD hoàn tất thủ tục nhập kho, quản lý theo dõi trên
CLIMS, phải dán kín và niêm phong, cuối ngày bảo quản trong kho tiền theo quy định.
- ID TSBĐ LOS do hệ thống LOS sinh ra, ID TSBĐ CORE sẽ do hệ thống CORE sinh ra sau
khi cập nhật thành công thông tin TSBĐ từ CLIMS sang CORE. Việc khởi tạo ID TSBĐ thực
hiện khai báo theo quy định tại Quy trình LOS hiện hành.4
- Chỉ thực hiện khai báo gộp nhiều hồ sơ TSBĐ cùng loại trong cùng 01 ID TSBĐ vào 01 Mã hồ
sơ được tham số trên hệ thống. Không được phép khai báo gộp đối với loại hồ sơ là Giấy
chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản; giấy chứng nhận đăng ký phương tiện, máy
móc, thiết bị; sổ, thẻ tiết kiệm, hợp đồng tiền gửi, cổ phiếu, trái phiếu; văn bản/cam kết bảo
lãnh. (mỗi hồ sơ TSBĐ vật lý phải khai báo 1 dòng trên máy).
- Trường hợp gom nhiều ID TSBĐ vào 1 ID TSBĐ: CN chỉ thực hiện khi có sự chấp thuận bằng
văn bản của Giám đốc Khối Vận hành (chi nhánh trình TSC thông qua Phòng Hỗ trợ tín dụng –
TSC)5. PKHDN/PBL/PKH/PGD tại CN lưu Tờ trình và văn bản (photo) chấp thuận của TSC
về việc gom ID TSBĐ cùng hồ sơ tín dụng.
Điều kiện áp dụng: Chỉ gom ID cùng mã, nhóm TSBĐ, cùng bảo đảm cho một/một số khoản
cấp tín dụng, cùng đơn vị tiền tệ và cùng chủ sở hữu TSBĐ.
Lƣu ý: Không gom ID đối với TSBĐ là tài sản có tính thanh khoản cao là số dư tài khoản
thanh toán, tài khoản tiền gửi tại NHCT, sổ/thẻ tiết kiệm do NHCT phát hành6.
- Trường hợp hồ sơ TSBĐ chưa kịp nhập kho trong ngày, CBHTTD/CBQHKH phải cho hồ sơ
TSBĐ vào bì dán kín niêm phong có LĐP PKHDN/PBL/PKH/PHTTD/PGD giám sát đảm bảo
CBHTTD/CBQHKH cho đầy đủ hồ sơ TSBĐ vào trong bì và cùng ký niêm phong, gửi
TK/GDV tại PGD để bảo quản trong kho tiền. Việc giao nhận phải được xác nhận trên Sổ theo
dõi gửi tài sản (TM-S11). Ngày làm việc tiếp theo, CBHTTD/CBQHKH nhận lại hồ sơ TSBĐ
từ TK/GDV tại PGD để tiếp tục thực hiện thủ tục nhập kho theo quy định hiện hành. Lƣu ý:
CBHTTD/CBQHKH phải kiểm tra bì và niêm phong đảm bảo nguyên vẹn trước khi nhận từ
4
Hiện nay là Quy trình tác nghiệp quản lý tín dụng trên hệ thống khởi tạo và phê duyệt tín dụng số 2595/2017/QĐ-
TGĐ-NHCT38 ngày 23/10/2017.
5
PKHDN/PBL/PKH/PGD gửi Tờ trình tới email ksgn@vietinbank.vn (tiêu đề email ghi rõ tên Chi nhánh).
6
Hiện nay là các TSBĐ có mã từ 7001 đến 7009 (hệ thống có chức năng phong tỏa tự động đối với các loại TSBĐ này)

Thủ kho. CBHTTD/CBQHKH chịu trách nhiệm về tính đầy đủ của hồ sơ trong bì sau khi
nhận từ Thủ kho.
- Cán bộ có liên quan trong giao dịch nhập/xuất kho hồ sơ TSBĐ, bao gồm: TK/GDV,
CBHTTD/CBQHKH, Trưởng/Phó PHTTD/PKHDN/PBL/PKH/PGD phải đăng ký chữ ký mẫu
trình Lãnh đạo CN phê duyệt và gửi 01 bản đã được phê duyệt về Phòng TTKQ/PDVKH, để
đối chiếu khi thực hiện các công việc liên quan đến giao nhận, kiểm kê, nhập/xuất hồ sơ
TSBĐ.7
- TK/GDV tại PGD, KSV không thực hiện tác nghiệp/phê duyệt nhập/xuất/tạm xuất hồ sơ TSBĐ
bảo đảm cho khoản cấp tín dụng của chính mình/ người có liên quan với mình8 hoặc hồ sơ
TSBĐ do mình/ người có liên quan với mình là chủ sở hữu TSBĐ9.
- Trường hợp đặc thù nhập/xuất kho hồ sơ TSBĐ không theo trình tự quy định tại Quy trình này:
thực hiện theo hướng dẫn sản phẩm của Tổng giám đốc từng thời kỳ10.
5.1. Quản lý hồ sơ TSBĐ
- Mỗi ID TSBĐ tương ứng với 01 Bì hồ sơ TSBĐ.
 Trường hợp ID TSBĐ có nhiều tài liệu, hồ sơ không thể lưu giữ trong 01 bì hồ sơ, CN
có thể lưu ra nhiều bì và được sắp xếp bảo quản cạnh nhau để tiện tra cứu. Khi nhập
kho CN tạo mỗi bì 1 tem mã vạch khác nhau.
 Trường hợp nhiều ID TSBĐ cùng mã nhóm TSBĐ, cùng một chủ sở hữu và cùng nằm
trong một CAR có thể lưu giữ cùng 01 Bì hồ sơ TSBĐ (nếu thấy cần thiết) nhưng trên
Bì hồ sơ phải ghi đầy đủ số ID TSBĐ để tiện tra cứu.
 Trường hợp nhiều ID TSBĐ lưu tại nhiều bì hồ sơ nhưng chỉ có chung 01 bản gốc các
hồ sơ như hợp đồng đảm bảo, biên bản định giá… chỉ cần lưu bản gốc tại 01 bì hồ sơ.
Tại bì hồ sơ lưu các giấy tờ gốc TK/GDV ghi rõ trên bì “bì lưu bản gốc hồ sơ của các
ID TSBĐ …”, các bì khác TK/GDV tại PGD ghi rõ trên bì “giấy tờ gốc liên quan đến
TSBĐ được lưu tại…”. Khi nhập bổ sung hồ sơ, CN phải thực hiện nhập bổ sung vào bì
hồ sơ đang lưu giữ các bản gốc trước đó.
- Việc theo dõi trạng thái hồ sơ TSBĐ được thực hiện trên CLIMS, quản lý hồ sơ TSBĐ trên
CLIMS theo địa chỉ Kho, Tủ (tên phòng ban tại TSCN/PGD), Nhóm TSBĐ, Số ID TSBĐ/Số
mã vạch bì hồ sơ TSBĐ.
- Hồ sơ TSBĐ trong kho phải khớp đúng với hồ sơ TSBĐ theo dõi trên CLIMS theo từng ID TSBĐ.
5.2. Giao nhận hồ sơ TSBĐ
- Việc giao nhận hồ sơ TSBĐ phải được giao nhận chi tiết từng loại hồ sơ và các bên liên quan
7
Hiện nay là biểu mẫu TM-BM29: Mẫu Đăng ký chữ ký mẫu của cán bộ liên quan đến kho quỹ ban hành theo Quyết
định số 088/2017/QĐ-TGĐ-NHCT8 ngày 18/01/2017 và các văn bản sửa đổi bổ sung. Trưởng/Phó phòng
HTTD/KHDN/PBL/PGD lập 02 bản, trong đó 01 bản lưu tại Phòng lập biểu mẫu, 01 bản lưu tại Phòng
TTKQ/PDVKH.
8
Người có liên quan với người quản lý/người lao động của NHCT theo quy định tại Mục 2, Phụ lục 01, QĐ
736/2020/QĐ-HĐQT-NHCT66 ngày 02/12/2020, Quy định về quản lý xung đột lợi ích.
9
Trường hợp PGD chỉ có 01 KSV và/01 Thủ kho/GDV, nếu các cán bộ này có phát sinh nhu cầu nhập/xuất/tạm xuất hồ
sơ TSBĐ cho khoản cấp tín dụng của chính mình/ người có liên quan với mình 9 hoặc hồ sơ TSBĐ do mình/ người có
liên quan với mình là chủ sở hữu TSBĐ thì cán bộ có thể thực hiện vay tại CN/PGD khác hoặc chuyển cho TSCN/PGD
khác tác nghiệp nhập/xuất/tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ.
10
Hiện nay có trường hợp đặc thù giải ngân trước, nhập kho hồ sơ TSBĐ sau thực hiện theo Quy trình cấp tín dụng có
bảo đảm đầy đủ bằng tài sản có tính thanh khoản cao, ban hành kèm theo QĐ 2151/2018/QĐ-TGĐ-NHCT56+63 và các
văn bản sửa đổi, bổ sung.

ký, ghi rõ họ tên trên PNK/PXK.
- Giao nhận hồ sơ TSBĐ giữa Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền với TK, giữa TK với
Chủ hàng, giữa Chủ hàng với PGD: Được giao nhận và kiểm đếm theo từng bì hồ sơ TSBĐ
còn nguyên niêm phong, có đầy đủ chữ ký của thành phần niêm phong theo Khoản 5.3 của
Quy trình này.
- Việc giao nhận hồ sơ TSBĐ giữa TSCN/PGD có kho với PGD không có kho hàng ngày/giao
nhận hồ sơ TSBĐ để kiểm kê, tổng kiểm kê không phải cập nhật trên CLIMS.
5.3. Quy định niêm phong hồ sơ TSBĐ
- Tem niêm phong: Là loại tem vỡ11.
- Thành phần ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ:
- Hồ sơ TSBĐ của khoản tín KSV, GDV và
TK và CBHTTD TK và CBHTTD
dụng thông thường. CBQHKH
KSV, GDV và
dụng đặc thù/khoản tín dụng có TK và CBQHKH TK và CBQHKH
CBQHKH
đảm bảo 100% bằng TSTKC.
dụng có thủ tục liên quan đến KSV, GDV và
Không phát sinh TK và CBQHKH
TSBĐ không qua PHTTD tại CBQHKH
12
CN .
Lƣu ý: Quy định trên áp dụng cho cả PGD có kho và PGD không có kho.
5.4. Trách nhiệm của cán bộ có liên quan đối với bao bì hồ sơ TSBĐ đã niêm phong
- Trường hợp bì hồ sơ TSBĐ và niêm phong còn nguyên vẹn: Những người ký tên trên niêm
phong hồ sơ TSBĐ phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ của hồ sơ TSBĐ.
- Trường hợp bì hồ sơ TSBĐ hoặc niêm phong không còn nguyên vẹn: Người đang bảo quản hồ
sơ TSBĐ phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ của hồ sơ TSBĐ trong bì hồ sơ.
- Trường hợp người ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ là TK/GDV tại PGD nghỉ việc, chuyển
công tác ra khỏi CN, chuyển vị trí công việc phải thực hiện bóc bì 100% để bàn giao chi tiết hồ
sơ TSBĐ cho người thay thế và thực hiện niêm phong lại theo quy định. Việc bóc bì để bàn
giao chi tiết phải lập biên bản bàn giao, ký bên giao, bên nhận đầy đủ.
- Khi bóc bì hồ sơ TSBĐ: Các cán bộ có liên quan bóc và dán lại 1 niêm phong tại 01 (một) đầu
của bao bì hồ sơ TSBĐ. Người ký tên trên niêm phong tại thời điểm gần nhất chịu trách nhiệm
về tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ TSBĐ trong bì.
- Trường hợp bóc bì hồ sơ TSBĐ để kiểm tra, kiểm kê hoặc bóc bì trả hồ sơ cho Người nhận lại
hồ sơ TSBĐ …: Tại thời điểm bóc bì, cán bộ ký tên trên niêm phong vắng mặt có lý do thì
Lãnh đạo Phòng có thể cử cán bộ khác trong phòng để bóc bì/chứng kiến bóc bì và ký niêm
phong lại thay cán bộ vắng mặt. Quá trình bóc bì phải được hệ thống camera giám sát ghi lại
hình ảnh thực hiện. Khi bóc bì nếu phát hiện hồ sơ trong bì không đầy đủ phải báo cáo Lãnh
11
Tem vỡ là loại tem khi bóc sẽ bị vỡ.
12
Hiện nay là văn bản số 1976/2015/QĐ-TGĐ-NHCT63 ngày 18/08/2015 và các văn bản sửa đổi bổ sung áp dụng đối
với sản phẩm cho vay sản xuất kinh doanh siêu nhỏ dành cho khách hàng bán lẻ.

đạo CN để xử lý kịp thời.
6. Trách nhiệm và quyền hạn của cá nhân, đơn vị liên quan
Ngoài việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn tại Quy định chế độ giao nhận, bảo quản, vận
chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ TSBĐ và Quy trình tác nghiệp
quản lý tín dụng trên hệ thống khởi tạo và phê duyệt tín dụng; Quy trình nhận bảo đảm tiền vay;
Quy trình Vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ TSBĐ và bảo
vệ kho tiền; các quy định hiện hành của NHCT có liên quan, các cá nhân và đơn vị còn có trách
nhiệm, quyền hạn như sau:
6.1. Tại Trụ sở chính
6.1.1. Phòng Tiền tệ kho quỹ
- Đề xuất với Tổng giám đốc sửa đổi, bổ sung, thay thế nội dung tại Quy trình này phù hợp với
quy định hiện hành của Ngân hàng nhà nước, NHCT.
- Có quyền truy cập vào CLIMS để vấn tin phục vụ giám sát thông tin, số liệu hồ sơ TSBĐ của
toàn hệ thống.
- Phối hợp với Phòng quản lý hệ thống và hỗ trợ kinh doanh: i) Đưa yêu cầu nâng cấp, chỉnh sửa
hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu về thay đổi công nghệ, nghiệp vụ; ii) Hỗ trợ CN xử lý sự cố
hoặc khắc phục lỗi khi cập nhật dữ liệu hồ sơ TSBĐ trên hệ thống.
6.1.2. Phòng quản lý hệ thống và hỗ trợ kinh doanh
- Đầu mối phối hợp với các Phòng nghiệp vụ để đưa yêu cầu nâng cấp, chỉnh sửa hệ thống, thực
hiện kiểm thử để cập nhật sau khi yêu cầu đã được thực hiện.
- Quản trị và cấp quyền truy cập hệ thống cho người sử dụng tại TSC và các CN trên cơ sở đề
nghị của Ban lãnh đạo NHCT/Lãnh đạo Phòng ban TSC/Lãnh đạo CN.
- Phối hợp với phòng nghiệp vụ thực hiện cài đặt tham số hệ thống, hỗ trợ xử lý vướng mắc của
CN và TSC trong quá trình sử dụng, tác nghiệp trên hệ thống.
6.1.3. Phòng Hỗ trợ tín dụng
- Có thẩm quyền truy cập vào CLIMS để vấn tin phục vụ kiểm soát thông tin, số liệu hồ sơ
TSBĐ của toàn hệ thống.
6.1.4. Giám đốc Khối Khách hàng doanh nghiệp, Khối Bán lẻ
- Phối hợp chỉ đạo CN đảm bảo tuân thủ các nội dung tại Quy trình này, các quy định hiện hành
của NHCT theo chức năng nhiệm vụ của khối.
6.2. Tại Chi nhánh
6.2.1. Giám đốc/Phó giám đốc được phân công
- Chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện việc nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ
TSBĐ và bảo quản hồ sơ TSBĐ tại CN, PGD theo đúng Quy trình này và các quy định hiện
hành có liên quan của NHCT.
- Phê duyệt việc nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ theo thẩm quyền.
- Khai thác thông tin về hồ sơ TSBĐ trên CLIMS để phục vụ công tác quản lý, điều hành.
- Tổ chức kiểm kê hồ sơ TSBĐ theo định kỳ/đột suất/tổng kiểm kê, bố trí địa điểm kiểm
tra/kiểm kê hồ sơ TSBĐ thuận tiện và đảm bảo an toàn.
- Báo cáo Tổng giám đốc NHCT thông qua Phòng TTKQ - TSC khi phát hiện ra vụ việc thiếu
mất hồ sơ TSBĐ và chỉ đạo, tìm mọi biện pháp khắc phục.

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về đảm bảo an toàn tài sản trong bảo quản, vận chuyển
nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ tại CN, PGD thuộc CN.
6.2.2. Lãnh đạo Phòng HTTD
- Rà soát, phê duyệt cập nhật thông tin nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ trên
CLIMS, đảm bảo đầy đủ, chính xác với hồ sơ TSBĐ giấy. Phân công cán bộ nhận và quản lý
hồ sơ TSBĐ tạm xuất theo quy định.
- Vấn tin thông tin về hồ sơ TSBĐ trên CLIMS phục vụ công tác quản lý.
- Đôn đốc CBHTTD nhập kho hồ sơ TSBĐ tạm xuất (trường hợp tạm xuất phải qua CBHTTD
thực hiện) đúng thời hạn phê duyệt tạm xuất.
- Định kỳ hàng tháng trình Lãnh đạo CN tổ chức kiểm tra chi tiết (bóc bì) hồ sơ TSBĐ nhập
mới/tạm xuất 01 phần/nhập tạm xuất/xuất kho 01 phần hồ sơ TSBĐ phát sinh trong tháng trước
đó, gồm:
 Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng đặc thù/khoản tín dụng có bảo đảm 100% bằng
TSTKC tại PKHDN/PBL/PKH;
 Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ không qua PHTTD
tại CN tại PBL/PKH;
 Toàn bộ hồ sơ TSBĐ phát sinh tại PGD.
6.2.3. Cán bộ hỗ trợ tín dụng
- Thực hiện thủ tục nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ theo phê duyệt của Cấp
CTQ (trường hợp phát sinh tại PKHDN/PBL/PKH phải qua PHTTD thực hiện).
- Cập nhật thông tin nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ trên CLIMS, đảm bảo đầy
đủ, chính xác với hồ sơ TSBĐ giấy; Cùng TK ký niêm phong trên bì hồ sơ TSBĐ nhập kho.
Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản hồ sơ TSBĐ tạm xuất (trường hợp được phân công).
- Trường hợp xuất kho hồ sơ TSTKC của khoản tín dụng thông thường để thu nợ phát sinh tại
PKHDN/PBL/PKH: CBHTTD nhận hồ sơ TSBĐ và phối hợp với GDV thu nợ theo quy định.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra chi tiết (bóc bì) hồ sơ TSBĐ nhập mới/xuất một phần/tạm xuất một
phần/nhập tạm xuất hồ sơ TSBĐ phát sinh tại PKHDN/PBL/PKH trong tháng trước đó, bao gồm:
TSTKC tại PKHDN/PBL/PKH;
 Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ không qua PHTTD
tại CN tại PBL/PKH;
6.2.4. Lãnh đạo PKHDN/PBL/PKH
- Kiểm soát, phê duyệt thủ tục nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ, phân công cán
bộ nhận và quản lý hồ sơ TSBĐ tạm xuất theo quy định.
- Đôn đốc CBQHKH nhập kho hồ sơ TSBĐ tạm xuất (trường hợp CBQHKH được giao quản lý
hồ sơ TSBĐ trong thời gian tạm xuất) đúng thời hạn phê duyệt tạm xuất.
- Vấn tin thông tin về hồ sơ TSBĐ trên CLIMS phục vụ công tác quản lý.
6.2.5. Cán bộ quan hệ khách hàng
- Thực hiện thủ tục và trình phê duyệt nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ sản
phẩm tín dụng đặc thù/khoản tín dụng có bảo đảm 100% bằng TSTKC/sản phẩm cho vay sản

xuất kinh doanh siêu nhỏ; toàn bộ hồ sơ TSBĐ phát sinh tại PGD theo Quy trình này. Ký niêm
phong trên bì hồ sơ TSBĐ nhập kho.
- Trường hợp xuất kho hồ sơ TSTKC của khoản tín dụng có bảo đảm 100% bằng TSTKC để thu
nợ phát sinh tại PKHDN/PBL/PGD/PKH: CBQHKH nhận hồ sơ TSBĐ và phối hợp với GDV
thu nợ theo quy định.
- Là cán bộ quản lý hồ sơ TSBĐ và chịu trách nhiệm chính về việc quản lý và bảo quản trong
thời gian tạm xuất đối với hồ sơ TSBĐ trường hợp:
TSTKC/sản phẩm cho vay sản xuất kinh doanh siêu nhỏ;
 Toàn bộ hồ sơ TSBĐ tại PGD.
6.2.6. Cán bộ tham gia quản lý hồ sơ TSBĐ (nếu có)
- Phối hợp cùng cán bộ quản lý hồ sơ TSBĐ trong thời gian tạm xuất: (i) Nhận, quản lý hồ sơ
TSBĐ tạm xuất và nhập lại kho theo đúng thời gian được phê duyệt; (ii) Báo cáo kịp thời với
Lãnh đạo phòng/Cấp CTQ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình quản lý hồ sơ TSBĐ
tạm xuất (nếu có) và đề xuất hướng giải quyết.
6.2.7. Trưởng/Phó phòng (Tổ) TTKQ hoặc PDVKH được phân công
- Tổ chức nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất, giao nhận, bảo quản hồ sơ TSBĐ tại kho TSCN;
tổ chức vận chuyển hồ sơ TSBĐ tới PGD và ngược lại theo quy định hiện hành của NHCT và
Quy trình này.
- Định kỳ, đột xuất thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ TSBĐ thực tế tại kho TSCN,
PGD với số liệu trên CLIMS để kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch (nếu có).
- Báo cáo Lãnh đạo CN và Trưởng phòng TTKQ - TSC khi phát hiện ra vụ việc thiếu mất hồ sơ
TSBĐ và/những vướng mắc (nếu có), đề xuất biện pháp khắc phục.
6.2.8. Lãnh đạo Phòng giao dịch
- Tổ chức giao nhận, bảo quản hồ sơ TSBĐ theo Quy trình này và quy định hiện hành của NHCT.
- Kiểm soát phê duyệt thủ tục nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ.
- Bố trí GDV: i) làm đầu mối giao nhận hồ sơ TSBĐ với TSCN (nếu có); ii) nhập/xuất/tạm
xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ theo thẩm quyền và bảo quản hồ sơ TSBĐ tại PGD; iii) cuối
ngày kiểm kê, giao nộp hồ sơ TSBĐ về TK PGD/TK TSCN theo quy định.
- Đôn đốc CBQHKH tại PGD nhập kho hồ sơ TSBĐ tạm xuất đúng thời hạn phê duyệt tạm xuất.
- Báo cáo Lãnh đạo CN và Trưởng phòng TTKQ – TSC ngay khi phát hiện ra vụ việc thiếu mất
hồ sơ TSBĐ tại PGD và/những vướng mắc, những vấn đề có thể gây mất an toàn trong công
tác giao nhận, bảo quản hồ sơ TSBĐ tại PGD và đề xuất biện pháp khắc phục.
6.2.9. Kiểm soát viên
- Kiểm soát, phê duyệt các giao dịch nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ trên
CLIMS theo Quy trình này.
- Tham gia kiểm kê hồ sơ TSBĐ do GDV tại PGD quản lý.
- Phát hiện kịp thời hồ sơ TSBĐ thiếu mất và những trường hợp không chấp hành đúng Quy
trình, báo cáo với Cấp CTQ có biện pháp xử lý kịp thời.
- Riêng KSV tại PGD còn phải thực hiện giám sát, chứng kiến việc nhập/xuất/tạm xuất kho hồ
sơ TSBĐ và ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ nhập kho tại PGD

Lƣu ý:
- Trường hợp Trưởng/Phó phòng (Tổ) TTKQ/PDVKH được phân công kiêm nhiệm vụ KSV thì
ngoài việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của mình tại Tiết 6.2.7, Trưởng/Phó phòng (Tổ)
TTKQ được phân công còn phải thực hiện trách nhiệm, quyền hạn tại Tiết 6.2.9 Quy trình này.
- Trường hợp Lãnh đạo PGD kiêm nhiệm vụ KSV thì ngoài việc thực hiện trách nhiệm, quyền
hạn của mình tại Tiết 6.2.8, Lãnh đạo PGD còn phải thực hiện trách nhiệm, quyền hạn tại Tiết
6.2.9 Quy trình này.
6.2.10. Thủ kho
- Giao nhận hồ sơ TSBĐ theo đúng danh mục hồ sơ TSBĐ ghi trên PNK/PXK và kiểm soát
nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ trên CLIMS. Ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ.
- Giao nhận hồ sơ TSBĐ (theo bì nguyên niêm phong) với PGD (không có kho) theo Đề nghị
giao hồ sơ TSBĐ ra PGD và Bảng kê giao nhận hồ sơ TSBĐ giữa CN và PGD.
- Chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ TSBĐ (trong két sắt có khóa) trong giờ giao dịch gồm:
 Hồ sơ TSBĐ chuyển ra gian đệm để giao dịch trong ngày (nếu có).
 Hồ sơ TSBĐ mới nhận trong ngày giao dịch (chưa chuyển vào kho).
- Cuối ngày chấm đối chiếu BM01A/ĐNGN-HSTSBĐ và BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ của
PGD không có kho với báo cáo BUS062-Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại
CN, đảm bảo khớp đúng. Trường hợp phát hiện PGD không nộp bì hồ sơ TSBĐ về bảo quản
tại kho TSCN phải báo cáo ngay với Lãnh đạo CN để có biện pháp xử lý thích hợp. Chuyển
toàn bộ hồ sơ TSBĐ vào trong kho để quản lý theo quy định. Sắp xếp, bảo quản hồ sơ TSBĐ
trong kho đảm bảo thuận tiện cho việc nhập/xuất/tạm xuất/kiểm kê hồ sơ TSBĐ.
- Báo cáo ngay với Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo CN về hồ sơ TSBĐ quá thời hạn tạm xuất/bị
thiếu mất để kịp thời xử lý.
- Chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thiếu mất/thất lạc hồ sơ TSBĐ được giao quản lý
6.2.11. GDV tại PGD
- Giao nhận hồ sơ TSBĐ theo đúng danh mục hồ sơ TSBĐ ghi trên PNK/PXK và kiểm soát
nhập/xuất/tạm xuất kho trên CLIMS; ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ.
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ TSBĐ trong giờ giao dịch gồm:
 Hồ sơ TSBĐ của PGD không có kho được vận chuyển từ CN hoặc nơi nhận gửi giữ. Hồ sơ
TSBĐ của PGD có kho được chuyển ra gian đệm (nếu có)/quầy giao dịch để giao dịch
trong ngày.
 Hồ sơ TSBĐ mới nhận trong ngày giao dịch (chưa chuyển vào kho).
- Cuối ngày: Sau khi kiểm kê, giao toàn bộ hồ sơ TSBĐ đang bảo quản cho TK/Chủ hàng để
chuyển vào kho TSCN/nơi nhận gửi giữ để bảo quản theo quy định (đối với PGD không có
kho). Trường hợp GDV tại PGD đƣợc giao nhiệm vụ kiêm nhiệm TK PGD, thì sau khi kiểm
kê, chuyển toàn bộ hồ sơ TSBĐ vào trong kho PGD bảo quản theo quy định.
- Sắp xếp, bảo quản hồ sơ TSBĐ trong kho đảm bảo thuận tiện cho việc nhập/xuất/tạm
xuất/kiểm kê hồ sơ TSBĐ (đối với PGD có kho).
- Báo cáo ngay với Lãnh đạo PGD, Lãnh đạo CN về hồ sơ TSBĐ quá thời hạn tạm xuất chưa
nhập kho/bị thiếu mất để kịp thời xử lý.
- Chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thiếu mất/thất lạc hồ sơ TSBĐ được giao quản lý.

6.2.12. Lãnh đạo Phòng Tổ chức hành chính
- Bố trí cán bộ và xe ô tô để vận chuyển hồ sơ TSBĐ từ TSCN ra PGD/từ PGD không có kho
đến nơi nhận gửi giữ và ngược lại theo quy định.
7. Quy định về bảo quản, vận chuyển hồ sơ TSBĐ
7.1. Bảo quản hồ sơ TSBĐ nhập kho
- Hồ sơ TSBĐ bảo quản trong kho được sắp xếp trong tủ/két theo: Phòng\Nhóm TSBĐ\Số ID
TSBĐ13 hoặc Số mã vạch bì hồ sơ TSBĐ.
- Hồ sơ TSBĐ chuẩn bị chuyển ra gian đệm/quầy giao dịch (của PGD có kho, không có gian
đệm) hoặc để bàn giao cho PGD (không có kho) đầu ngày hôm sau: Cuối giờ làm việc ngày
hôm trước, TK/GDV tại PGD (có kho) có thể chuẩn bị, bảo quản trong hòm tôn có khóa để
thuận tiện khi giao nhận.
7.2. Trình tự giao nhận, vận chuyển hồ sơ TSBĐ
i) Căn cứ nhu cầu nhập bổ sung/nhập tạm xuất/xuất/tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ trong ngày làm
việc tiếp theo: PGD lập và fax/scan gửi Email BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ gửi về Phòng (Tổ)
TTKQ/PDVKH/PGD có kho trước 16h ngày hôm trước. Bản chính BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ
của PGD gửi về Phòng (Tổ) TTKQ/PDVKH/PGD có kho thông qua Chủ hàng. Trường hợp đột
xuất, PGD lập, scan gửi mail BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ về Phòng (Tổ) TTKQ/PDVKH/PGD
có kho để chuẩn bị vận chuyển hồ sơ TSBĐ ra PGD hoặc PGD đến nhận trực tiếp từ TK.
Trường hợp Người nhận lại hồ sơ TSBĐ đến nhận tại kho bảo quản, PGD phải cử cán bộ trực
tiếp nhận bì hồ sơ từ TK để bóc trả Người nhận lại. Quá trình bóc bì trả hồ sơ TSBĐ phải chú ý
để camera ghi lại rõ hình ảnh.14
ii) Căn cứ nhu cầu nhập bổ sung/nhập tạm xuất/xuất/tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ trong ngày/tuần
làm việc tiếp theo: PKHDN/PBL/PKH/PHTTD15 lập BM01B/ĐNBG-HSTSBĐ gửi Phòng (Tổ)
TTKQ/PDVKH trước 16h ngày hôm trước để TK chuẩn bị, không để ngày hôm sau khách
hàng phải chờ đợi.
iii)TK chuẩn bị sẵn hồ sơ TSBĐ để bàn giao cho PGD không có kho (thông qua chủ hàng) vào
cuối ngày hôm trước hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
 Trường hợp chủ hàng nhận bì hồ sơ TSBĐ vào cuối ngày hôm trước: Khi nhận bì hồ sơ
TSBĐ từ TK, ký giao nhận trên BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ. Sau khi nhận phải cho bì hồ
sơ vào túi/hòm có khóa, niêm phong và gửi TK bảo quản trong kho tiền trước sự giám sát
của lãnh đạo phòng TTKQ/PDVKH. Đầu ngày làm việc tiếp theo, chủ hàng nhận lại
túi/hòm nguyên niêm phong từ TK để chuyển ra PGD. Việc giao nhận túi/hòm niêm
phong giữa TK và chủ hàng phải xác nhận Sổ theo dõi giao nhận nội bộ và bàn giao tiền
mặt, tài sản (TM-S12).
13
Nếu có hồ sơ TSBĐ chưa có ID Core thì sắp xếp riêng ở đầu/cuối của Tủ hồ sơ
14
- Trường hợp cán bộ PGD cùng Người nhận lại hồ sơ TSBĐ đến lấy tại kho bảo quản bì hồ sơ, PGD phải ghi rõ nội
dung này vào cột ghi chú trong BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ khi lập. TK và cán bộ PGD sẽ là người ký giao nhận bì hồ sơ
trên BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ tại phần “Xác nhận về việc giao/nhận hồ sơ TSBĐ”.
- Chất lượng hình ảnh camera chi nhánh thực hiện theo QĐ số 1360/2015/QĐ-TGĐ-NHCT32.
15
Phòng HTTD lập BM01B/ĐNBG-HSTSBĐ đối với các hồ sơ nhập kho bổ sung/nhập tạm xuất do Phòng HTTD thực
hiện nhập kho/quản lý hồ sơ TSBĐ.

 Trường hợp chủ hàng nhận bì hồ sơ TSBĐ vào đầu ngày làm việc: ký giao nhận trên
BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ..
iv) Hàng ngày, trước giờ giao dịch buổi sáng/đột xuất:
- Hàng ngày:
 Căn cứ đề nghị của PGD (không có kho) theo BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ (tham khảo Phụ
lục III), trước giờ giao dịch buổi sáng: Lãnh đạo Phòng TTKQ/PDVKH giám sát TK bàn
giao bì hồ sơ TSBĐ cho chủ hàng để chuyển đến PGD. Việc bàn giao phải được ký giao
nhận đầy đủ trên BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ.. BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ được lập thành 02
liên, TK/GDV tại PGD có kho và PGD không có kho mỗi bên giữ 01 liên, quản lý thành tập
theo tháng và lưu trữ trong vòng 02 năm tại Bộ phận quỹ của TSCN và PGD có phát sinh.
 Căn cứ đề nghị của PKHDN/PBL/PGD (có kho)/PKH về việc đề nghị bàn giao hồ sơ
TSBĐ BM01B/ĐNBG-HSTSBĐ (tham khảo Phụ lục III) ra gian đệm/quầy giao dịch (của
PGD có kho, không có gian đệm), trước giờ giao dịch buổi sáng: Các thành phần giữ chìa
khóa cửa kho tiền CN/PGD bàn giao hồ sơ TSBĐ cho TK. Việc bàn giao phải được ký giao
nhận đầy đủ trên BM01B/ĐNBG-HSTSBĐ.
BM01B/ĐNBG-HSTSBĐ được lập 01 liên, TK/GDV tại PGD có kho lưu giữ, quản lý thành
tập theo tháng và lưu trữ trong vòng 02 năm tại Bộ phận quỹ của TSCN và PGD phát sinh.
Trường hợp phát sinh đột xuất trong ngày phải lấy hồ sơ từ kho, cán bộ Phòng
KHDN/PBL/PKH/PGD có kho không phải lập biểu mẫu này nhưng có trách nhiệm thông
báo cho các thành phần trong Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền thực hiện mở
kho để lấy bì hồ sơ TSBĐ. Việc giao nhận đột xuất giữa Các thành phần giữ chìa khóa cửa
kho tiền và TK/GDV tại PGD có kho phải ký nhận trên Sổ theo dõi và giao nhận nội bộ mã
số TM-S12.
- Hồ sơ TSBĐ vận chuyển tới PGD: GDV và KSV tại PGD nhận, kiểm đếm hồ sơ TSBĐ (theo
bì niêm phong), đối chiếu với BM01A/ĐNBG-HSTSBĐ trước khi bảo quản theo hướng dẫn
tại Khoản 7.3 Quy trình này.
v) Cuối ngày, hết giờ giao dịch:
- Tại PGD không có kho: KSV và GDV thực hiện:
 Kiểm kê toàn bộ bì hồ sơ TSBĐ theo hướng dẫn tại Mục 10 Quy trình này.
 Lập BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ, giao hồ sơ TSBĐ và 01 liên BM02B/BBKK&GN-
HSTSBĐ (tham khảo Phụ lục III) cho chủ hàng vận chuyển về giao cho TK/GDV tại PGD
có kho;
 Chủ hàng có trách nhiệm nhận và đối chiếu số bì hồ sơ TSBĐ thực tế (theo bì nguyên niêm
phong) với BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ, ký nhận trên BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ.
Vận chuyển hồ sơ TSBĐ của PGD không có kho gửi về giao cho TK/GDV tại PGD có kho
để bảo quản theo quy định.
- Tại CN/PGD có kho: TK/GDV tại PGD có trách nhiệm nhận và đối chiếu số bì hồ sơ TSBĐ
thực tế (theo bì nguyên niêm phong) với BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ, ký trên
BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ. Trường hợp có nghi vấn: TK/GDV tại PGD (có kho) có thể đề
nghị Cấp CTQ tổ chức bóc bì kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ.
- BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ được lập thành 02 liên, TK/GDV tại PGD có kho và PGD không
có kho mỗi bên giữ 01 liên, quản lý thành tập theo tháng và lưu trữ trong vòng 02 năm tại Bộ

phận quỹ của TSCN và PGD có phát sinh.
7.3. Bảo quản hồ sơ TSBĐ trong giờ giao dịch
- Tại TSCN/PGD có kho: Do TK/GDV tại PGD được phân công chịu trách nhiệm bảo quản
trong két sắt có khóa đặt tại gian đệm (nếu có)/két sắt có khóa đặt tại quầy giao dịch (như bảo
quản tiền mặt).
- Tại PGD không có kho: Do 01 GDV tại PGD (được phân công) chịu trách nhiệm bảo quản
trong két sắt có khóa đặt tại quầy giao dịch (như bảo quản tiền mặt).
7.4. Vận chuyển hồ sơ TSBĐ
- Việc vận chuyển hồ sơ TSBĐ từ kho TSCN/PGD có kho đến PGD không có kho và ngược lại
hoặc từ TSCN/PGD tới nơi nhận gửi giữ và ngược lại: Sử dụng phương tiện xe chuyên dùng/xe
ô tô của CN.
- Có thể vận chuyển hồ sơ TSBĐ cùng với xe điều chuyển hàng đặc biệt.
7.5 Trƣờng hợp gửi hồ sơ TSBĐ tại kho của nơi nhận gửi giữ
- CN có nhu cầu gửi hồ sơ TSBĐ tại kho của nơi nhận gửi giữ phải được Tổng giám đốc chấp
thuận bằng văn bản.
- Việc gửi giữ hồ sơ TSBĐ tại kho của nơi nhận gửi giữ phải được ký kết Hợp đồng/Thỏa thuận
gửi giữ tài sản, nêu rõ trách nhiệm của từng bên tham gia.
- Đầu ngày, khi vận chuyển hồ sơ TSBĐ từ kho của nơi nhận gửi giữ về TSCN/PGD, Lãnh đạo
CN/PGD phải tổ chức kiểm đếm bì hồ sơ TSBĐ đối chiếu khớp đúng với đề nghị bàn giao,
trước khi giao cho TK/GDV bảo quản.
- Cuối ngày: Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền tại TSCN (nếu CN gửi hồ sơ tại kho
TCTD/CN khác)/LĐPGD, GDV kiểm kê hồ sơ TSBĐ đảm bảo khớp đúng với báo cáo kiểm kê
và giao dịch trên CLIMS, ký biên bản kiểm kê (BM02C/BBKK–HSTSBĐ). Niêm phong hòm
hồ sơ TSBĐ, giao cho chủ hàng vận chuyển tới nơi gửi theo quy định.
Lƣu ý: Trường hợp bên nhận gửi giữ yêu cầu mở hòm trước khi gửi, chủ hàng phải khóa và
niêm phong lại hòm hồ sơ TSBĐ trước khi gửi; Chủ hàng ký sổ/biên bản giao nhận với bên nhận
gửi giữ hồ sơ TSBĐ.
8. Nội dung quy trình
- Cán bộ tham gia nhập/xuất/tạm xuất/gia hạn tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ gồm có:
- Hồ sơ TSBĐ của khoản tín CBHTTD, CBHTTD, CBQHKH,
dụng thông thường. LĐHTTD, TK và LĐHTTD, TK và LĐPGD, GDV và
KSV tại TSCN KSV tại TSCN KSV tại PGD
- Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín CBQHKH,
CBQHKH, CBQHKH,
dụng đặc thù/khoản tín dụng có LĐPBL/LĐPKH,
LĐPKHDN, TK và LĐPGD, GDV và
đảm bảo 100% bằng TSTKC. TK và KSV tại
KSV tại TSCN KSV tại PGD
TSCN
- Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín CBQHKH, CBQHKH,
Không phát sinh
dụng có thủ tục liên quan đến LĐPBL/LĐPKH, LĐPGD, GDV và

TSBĐ không qua PHTTD tại TK và KSV tại KSV tại PGD
CN .16 TSCN
8.1 Nhập kho hồ sơ TSBĐ
8.1.1 Lƣu đồ
Khai báo lệnh nhập kho Nhập kho hồ sơ
1.6. Kiểm
Cấp CTQ soát và ký
duyệt PNK
LĐPHTTD/ 1.5. Đối

LĐPKHDN/ chiếu với
PNK, hồ sơ
LĐPBL/ giấy đảm
LĐPGD/ bảo khớp
đúng; Phê
LĐPKH duyệt
1.1. Tiếp 1.2 Cập 1.4. MH 1.7. 2.1 (b). Lưu 01

nhận hồ nhật hồ cập nhật Chuyển liên PNK,
sơ sơ trên thông tin hồ sơ BM07 bản
TSBĐ. CLIMS: nhận hs TSBĐ và photo (nếu
Thực Căn cứ TSBĐ: PNK đến có); Chuyển
CBHTTD/ hiện duy hồ sơ vật nhập bộ phận 01 liên PNK
CBQHKH trì danh lý khai thông tin kho quỹ cho bộ phận
mục hồ báo cần nhập kế toán/hậu
sơ trên thông tin kho, In, kiểm lưu theo
CLIMS trên máy ký 03 quy định. Ký
phù hợp liên niêm phong
PNK bì hồ sơ
TSBĐ
2.1 (a). Kiểm

1.8. Kiểm tra 1.10. MH TK tra lại hồ sơ 2..2.
hồ sơ giấy; kho cập nhật TSBĐ, niêm Bảo
thông tin phong và ký quản
TK/GDV tại Thực hiện niêm phong.
TSBĐ: nhập hồ sơ
Duy trì vị trí thông tin, kiểm Pho to 01
PGD TSBĐ
bì hồ sơ tại tra hồ sơ liên BM07 theo
MH Vị trí bì TSBĐ (giấy) (nếu có); quy
hồ sơ với PNK. Ký PNK lưu
định
03 liên PNK. phục vụ
kiểm kê
1.9. Phê duyệt 1.11. Phê

vị trí bì hồ sơ duyệt nhập
KSV
tại MH Vị trí kho hồ sơ
bì hồ sơ
16
Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ không qua PHTTD tại CN không bao gồm
trường hợp hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có đảm bảo 100% bằng TSTKC.

8.1.2 Chi tiết các bƣớc thực hiện nhập kho
Bƣớc/Ngƣời thực
Nội dung công việc
hiện
Bƣớc 1: Duy trì danh mục hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH - Tiếp nhận hồ sơ TSBĐ giấy từ khách hàng và hoàn thiện các thủ tục liên
quan đến TSBĐ (nếu có) như: Công chứng Hợp đồng bảo đảm, đăng ký
biện pháp bảo đảm theo quy định.
- Truy nhập CLIMS để thực hiện duy trì danh mục hồ sơ TSBĐ.
- Chọn “Khách hàng/CAR” trong tab “Tìm kiếm” để tìm CAR có chứa
TSBĐ cần nhập kho hồ sơ:
 Nhập thông tin phù hợp và bấm chọn nút “Tìm kiếm”.
 Chọn giá trị “Xử lý hồ sơ khách hàng” tại cột “Tác vụ” trên MH kết quả
tìm kiếm để truy cập CAR cần tác nghiệp.
 Bấm chọn tác vụ “Duy trì danh mục hồ sơ TSBĐ” tại danh mục các tác
vụ bên trái MH.
 Chọn “Xử lý” trong cột “Tác vụ” để thực hiện thiết lập danh mục hồ sơ
TSBĐ trên máy:
 Ngoài các loại hồ sơ hệ thống hiển thị mặc định theo từng TSBĐ,
CBHTTD/CBQHKH có thể bổ sung thêm hồ sơ vào danh mục để phù
hợp với hồ sơ giấy thực tế bằng cách sử dụng nút chức năng “Thêm
mới” hồ sơ hoặc “Thêm hồ sơ phụ” nếu hồ sơ trên danh mục thiếu (chi
tiết danh sách hồ sơ tham khảo Phụ lục IV).
 Có thể “Xóa” đối với hồ sơ cán bộ thực hiện thêm mới nếu hồ sơ này
không phù hợp với hồ sơ giấy.
 Bấm chọn “Xác nhận” ở cuối MH để hoàn tất việc duy trì danh mục hồ
sơ TSBĐ.
Lưu ý: Trường hợp bổ sung hồ sơ TSBĐ, CBHTTD/CBQHKH thực hiện
việc duy trì hồ sơ TSBĐ bổ sung trên CLIMS tương tự các bước như trên.
Bƣớc 2: Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH - Sau khi hoàn tất Duy trì danh mục hồ sơ TSBĐ, tiếp tục thực hiện Cập
nhật thông tin về việc nhận các hồ sơ TSBĐ:
 Bấm chọn tác vụ “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục các
tác vụ bên trái MH.
 Bấm chọn “Cập nhật” trong cột “Tác vụ” để truy nhập vào danh mục hồ
sơ cần cập nhật trạng thái.
 Căn cứ hồ sơ giấy thực tế:
 Trường hợp không khai báo gộp cập nhật trạng thái của từng hồ sơ bằng
cách chọn hành động phù hợp tại cột “Tác vụ”.
 Khai báo thông tin chi tiết phù hợp với thông tin hồ sơ TSBĐ thực tế của
TSBĐ tại MH đã lựa chọn.
 Bấm “OK” sau khi đã hoàn thành việc cập nhật trạng thái toàn bộ hồ sơ

trong danh mục.
 Trường hợp khai báo gộp
 Lập, ký 01 liên BM07 Danh mục hồ sơ TSBĐ khai báo gộp (tham khảo
Phụ lục III).
 Cập nhật trạng thái 1 lần cho các hồ sơ TSBĐ cùng loại vào một Mã hồ
sơ tương ứng tại cột “Tác vụ”. Khai báo số lượng hồ sơ khai báo gộp vào
trường “Ghi chú”, bỏ trống các trường thông tin “Số văn bản”, “Ngày hồ
sơ”, “Ngày hết hiệu lực hồ sơ”.
Lưu ý:
 Tại bước cập nhật thông tin nhân hồ sơ TSBĐ: CBHTTD/CBQHKH căn
cứ hồ giấy thực tế chọn hành động “NHẬN” nếu có hồ sơ giấy; với các
hồ sơ bắt buộc có trên danh mục, nhưng thực tế hồ sơ giấy không có và
không cần nhập kho, CBHTTD/CBQHKH phải chọn hành động “BỎ”
khai báo ngày và ghi chú rõ lý do bỏ qua.
 Với những hồ sơ TSBĐ nhận mới sau khi đã kiểm tra và nhận hồ sơ
TSBĐ giấy, CBHTTD/CBQHKH phải chọn hành động “NHẬN” (nếu
trên CRLOS, chưa cập nhật việc nhận hồ sơ vào hệ thống), nhập ngày
nhận hồ sơ (bắt buộc) và các thông tin khác của hồ sơ (số hồ sơ, ngày hồ
sơ, ngày hết hạn hồ sơ, người giao hồ sơ/người đưa yêu cầu, ghi chú nếu
có). Sau khi hồ sơ chuyển sang trạng thái “ĐÃ NHẬN”, tiếp tục chọn
hành động “HOÀN THIỆN”, nhập ngày hoàn thiện hồ sơ (bắt buộc) và
ấn OK. Khi đó, hồ sơ sẽ có trạng thái “ĐÃ HOÀN THIỆN”. Trường hợp
trên CRLOS, đã cập nhật việc nhận hồ sơ vào hệ thống thì sang CLIMS,
hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “ĐÃ NHẬN”. CBHTTD/CBQHKH chọn
hành động “CẬP NHẬT” để bổ sung thông tin nhận hồ sơ (số hồ sơ,
ngày hồ sơ, ngày hết hạn hồ sơ, người giao/người yêu cầu hồ sơ, ghi chú
- nếu có) sau đó thực hiện tiếp thực hiện tiếp hành động “HOÀN
THIỆN” như đã nêu ở trên.
 Với những hồ sơ chọn hành động tại cột “Tác vụ” là “CHO CHẬM”,
sau khi thu thập được hồ sơ này, CBHTTD/CBQHKH tiếp tục thực hiện
việc khai báo “NHẬN” và “HOÀN THIỆN” như các hồ sơ nhận mới.
 Với các hồ sơ đã kiểm tra và nhận, trước khi chuyển sang Bước 3 – Khai
báo nhập kho hồ sơ TSBĐ, các hồ sơ này phải có trạng thái “ĐÃ HOÀN
THIỆN”.
Bƣớc 3: Khai báo nhập kho hồ sơ TSBĐ, ký duyệt nhập kho hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH  Chuẩn bị hồ sơ cần nhập kho, ghi nhóm TSBĐ, số ID TSBĐ lên Bì
hồ sơ TSBĐ theo đúng quy định.
 Truy nhập vào CLIMS khai báo lệnh nhập kho đối với hồ sơ TSBĐ:
 Bấm chọn chức năng “Khách hàng/CAR” tại tab “Tìm kiếm” trên
MH trang chủ.
 Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp và bấm chọn nút “Tìm
kiếm”.

 Chọn giá trị “Xử lý hồ sơ khách hàng” tại cột “Tác vụ” trên MH kết
quả tìm kiếm để truy nhập vào CAR cần tác nghiệp.
 Bấm chọn tác vụ “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục
các tác vụ bên trái MH.
 Bấm chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ” trên MH “Cập nhật thông tin
nhận HS TSBĐ”.
 Thực hiện nhập kho hồ sơ bằng cách, chọn hành động “NHẬP
KHO” tại cột “Tác vụ”:
 Khai báo thông tin chi tiết tại MH mô tả việc nhập kho và bấm chọn
“OK”.
 Bấm chọn nút “Chuyển phê duyệt” sau khi đã hoàn thành việc khai
báo thông tin nhập kho toàn bộ hồ sơ TSBĐ trong danh mục có
trạng thái nhập kho là “ĐỢI”.
 In 03 liên PNK trường hợp phải chuyển bộ phận kế toán 01 liên gốc
theo quy định; in 02 liên PNK trường hợp không chuyển bộ phận kế
toán.17:
 Bấm chọn “In phiếu nhập kho hồ sơ TSBĐ” tại danh mục các tác vụ
bên trái MH.
 Tích chọn vào các hồ sơ đã khai báo nhập kho tại cột “In phiếu nhập
kho hồ sơ TSBĐ” (có thể tích chọn tất cả hồ sơ cần nhập kho bằng
cách tích vào ô “chọn tất cả”), khai báo các thông tin liên quan đến
việc nhập kho (nếu cần) và bấm chọn nút “In” ở cuối MH.
 Ký và chuyển 03 liên PNK, hồ sơ TSBĐ giấy, BM07 (trường hợp
khai báo gộp) cho LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH.
Lưu ý:
 CBHTTD/CBQHKH chỉ chọn “NHẬP KHO” được khi hồ sơ TSBĐ ở
trạng thái “ĐÃ HOÀN THIỆN” và trạng thái nhập kho là “ĐỢI”.
 CBHTTD/CBQHKH có thể thực hiện nhập kho đồng thời cho nhiều/toàn
bộ hồ sơ TSBĐ bằng cách chọn giá trị “NHẬP KHO” tại trường “Lựa
chọn hàng loạt để thực hiện” và bấm nút “Xử lý”. Tuy nhiên, chức năng
này chỉ áp dụng đối với các hồ sơ cùng có trạng thái là “ĐÃ HOÀN
THIỆN”. Trường hợp này, ngày nhập kho trên hệ thống tự động ghi
nhận là ngày thực hiện khai báo nhập kho.
 CBHTTD/CBQHKH có thể chọn các hồ sơ của các TSBĐ khác nhau
trong CAR để in chung trong 1 PNK (trong trường hợp 1 Hợp đồng bảo
đảm nhưng trên hệ thống phải tạo nhiều bảng ghi TSBĐ để quản lý)
bằng cách tích chọn vào các hồ sơ cần nhập kho của TSBĐ, bấm nút
“In” ở cuối MH.
 CBHTTD/CBQHKH không phải khai báo nhập kho trên máy đối với
17
Hiện nay là quy trình cấp tín dụng có bảo đảm đầy đủ bằng tài sản có tính thanh khoản cao theo QĐ sô
3286/2017/QĐ-TGĐ-NHCT56+63 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

loại hồ sơ là PNK/PXK in ra từ CLIMS.
 TK/GDV có thể dùng ID TSBĐ LOS vấn tin trên CLIMS hoặc cuối ngày
sau khi kiểm kê hồ sơ TSBĐ sử dụng báo cáo BUS62, để lấy thông tin
ID TSBĐ Core thực hiện ghi nên bì hồ sơ TSBĐ phục vụ công tác lưu
giữ bì hồ sơ.
LĐHTTD/ - Nhận 03 liên PNK và hồ sơ TSBĐ giấy, BM07 (trường hợp khai báo
LĐPKHDN/ gộp) do CBHTTD/CBQHKH chuyển đến.
LĐPBL/ - Truy nhập CLIMS:
LĐPGD/  Bấm chọn chức năng "Giao dịch cần thực hiện" tại tab “Quản lý công
LĐPKH việc” trên MH trang chủ.
 Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
 Lựa chọn giao dịch do CBHTTD/CBQHKH chuyển sang, chọn “Xử lý”
tại cột “Tác vụ”.
 Rà soát PNK, hồ sơ TSBĐ giấy, đối chiếu với thông tin trên máy:
 Nếu có sai lệch: Bấm chọn nút “Từ chối” để yêu cầu
CBHTTD/CBQHKH chỉnh sửa.
 Nếu khớp đúng: Bấm chọn nút “Phê duyệt” ở cuối MH.
- Chuyển 03 liên PNK và hồ sơ TSBĐ giấy, BM07 (trường hợp khai báo
gộp) cho CBHTTD/CBQHKH trình Cấp CTQ.
Cấp CTQ - Kiểm soát, đối chiếu thông tin PNK, thông tin BM07 (trường hợp khai
báo gộp) với hồ sơ TSBĐ giấy.
- Ký duyệt 03 liên PNK, chuyển trả CBHTTD/CBQHKH.
Bƣớc 4: Nhận, kiểm tra hồ sơ TSBĐ giấy từ CBHTTD/CBQHKH, cập nhật và phê duyệt vị trí bì
hồ sơ TSBĐ
TK/GDV tại PGD Nhận PNK, BM07 (trường hợp khai báo gộp) hồ sơ TSBĐ giấy từ
CBHTTD/CBQHKH và thực hiện:
i. Kiểm tra hồ sơ TSBĐ giấy:
- Kiểm tra PNK: Phải có đủ chữ ký của thành phần liên quan và quyết
định của Cấp CTQ.
- Kiểm tra trên bề mặt hồ sơ TSBĐ, đảm bảo đầy đủ số trang, chữ ký và
dấu (nếu có) của cấp/cơ quan có thẩm quyền trên hồ sơ TSBĐ theo quy
định hiện hành của NHCT và quy định của pháp luật; hồ sơ TSBĐ đầy
đủ theo danh mục trên PNK và BM07 (trường hợp khai báo gộp).
ii. Duy trì vị trí bì hồ sơ:
- Dán tem mã vạch có sẵn thông tin vị trí Kho, Tủ hồ sơ được in từ
chương trình phần mềm mã vạch lên bì hồ sơ.
- Truy nhập vào CLIMS:
 Chọn Tab “Tìm kiếm” để tìm danh mục hồ sơ khách hàng, bấm chọn tác
vụ “Vị trí bì hồ sơ” tại danh mục tác vụ bên trái MH.
 Tại MH Vị trí bì hồ sơ chọn “Thêm mới”:
 Khai báo số mã vạch in trên tem theo hướng dẫn tại Phụ lục V.

 Chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Chuyển PNK, bì hồ sơ TSBĐ cho KSV (mẫu bì hồ sơ TSBĐ tham khảo
Phụ lục II).
KSV - Nhận PNK, bì hồ sơ TSBĐ từ TK/GDV tại PGD chuyển đến.
- Truy nhập CLIMS:
 Bấm chọn chức năng "Giao dịch cần thực hiện" tại tab “Quản lý công
việc” trên MH trang chủ.
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
 Lựa chọn giao dịch Duy trì vị trí bì hồ sơ do TK/GDV tại PGD chuyển
sang, chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Vị trí bì hồ sơ:
 Nếu không đồng ý: Chọn “Từ chối”, (trả TK/GDV tại PGD thực hiện lại).
 Nếu đồng ý: Chọn “Phê duyệt”.
- Chuyển trả PNK, bì hồ sơ TSBĐ cho TK/GDV tại PGD.
Bƣớc 5: Kiểm soát phê duyệt nhập kho
TK/GDV tại PGD - Nhận lại PNK, bì hồ sơ TSBĐ từ KSV.
- Chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật HS TSBĐ” tại danh mục các tác vụ ở
bên trái MH.
- Chọn danh mục hồ sơ TSBĐ cần cập nhật, bằng cách bấm chọn “Cập
nhật” tại cột “Tác vụ”.
- Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “NHẬP KHO” tại cột “Tác vụ”, kiểm tra
và đối chiếu các thông tin hồ sơ trên máy với thông tin hồ sơ TSBĐ giấy:
 Nếu có sai lệch: Bấm nút “Thoát”, quay lại MH Cập nhật hồ sơ, chọn
“TRẢ LẠI” tại cột “Tác vụ” trả CBHTTD/CBQHKH thực hiện lại và
bấm “Chuyển phê duyệt”.
 Nếu khớp đúng: Khai báo số mã vạch in trên tem vào trường Số mã vạch
của bì hồ sơ. Chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Ký và chuyển 03 liên PNK, BM07 (trường hợp khai báo gộp), hồ sơ
TSBĐ giấy, cho KSV.
Lưu ý:
 Trường hợp chỉ sai lệch một/một số hồ sơ, TK/GDV tại PGD cũng thực
hiện “Trả lại” toàn bộ danh mục hồ sơ đề xuất nhập kho của
CBHTTD/CBQHKH.
 TK/GDV tại PGD có thể thực hiện nhập kho hàng loạt cho nhiều/toàn bộ
hồ sơ TSBĐ bằng cách tích chọn các hồ sơ TSBĐ ở trạng thái nhập kho
là “CHỜ NHẬP KHO”. Tại trường “Lựa chọn hàng loạt để thực
hiện”chọn tác vụ “NHẬP KHO” và bấm nút “Xử lý”.
Chọn “OK” để thực hiện xử lý hàng loạt. Khai báo Số mã vạch bì hồ sơ.
Chọn “OK” và “Chuyển Phê Duyệt”. Trường hợp này, ngày nhập kho
trên hệ thống tự động ghi nhận là ngày của hệ thống.
KSV - Nhận PNK, hồ sơ TSBĐ giấy, BM07 (trường hợp khai báo gộp) từ

TK/GDV tại PGD chuyển đến.
 Lựa chọn giao dịch "Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ" do TK/GDV
tại PGD chuyển sang, chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ TSBĐ giấy với thông tin
hồ sơ TSBĐ trên máy:
 Nếu có sai lệch: Chọn "Từ chối" (trả TK/GDV tại PGD thực hiện lại).
 Nếu khớp đúng: Chọn “Phê duyệt”.
- Chuyển 03 liên PNK, hồ sơ TSBĐ giấy, BM07 (trường hợp khai báo
gộp) cho TK/GDV tại PGD.
Bƣớc 6: Niêm phong, lưu giữ hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH; - Cán bộ có liên quan phải trực tiếp chứng kiến TK/GDV tại PGD thực
TK/GDV tại PGD; hiện: Kiểm tra lại hồ sơ TSBĐ, biên bản bàn giao hồ sơ TSBĐ, PNK và
KSV BM07 (trường hợp khai báo gộp). Cho toàn bộ hồ sơ TSBĐ cùng 01 liên
PNK và BM07 (trường hợp khai báo gộp) vào bì hồ sơ, dán kín bì.
- Niêm phong bì hồ sơ TSBĐ: Các thành phần có liên quan theo quy định
ký tên trên niêm phong hồ sơ TSBĐ và dán tem niêm phong lên bì hồ sơ
theo quy định.
- TK/GDV tại PGD (có kho): Bảo quản bì hồ sơ TSBĐ, cuối ngày
chuyển vào kho theo đúng vị trí được in trên tem mã vạch dán trên bì hồ
sơ để bảo quản theo quy định.
- GDV tại PGD (không có kho) bảo quản bì hồ sơ TSBĐ: Cuối ngày bàn
giao cho TK/GDV tại PGD có kho (thông qua chủ hàng)/mang đi gửi tại
nơi nhận gửi giữ để bảo quản theo quy định.
Lưu giữ chứng từ - TK/GDV tại PGD chuyển CBHTTD/CBQHKH:
 02 liên gốc PNK trường hợp phải chuyển bộ phận kế toán theo
quy định; 01 liên gốc PNK trường hợp không chuyển bộ phận
kế toán.
 01 liên photo BM07 (trường hợp khai báo gộp).
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên photo PNK, 01 liên photo BM07 (trường
hợp khai báo gộp). PNK, BM07 (nếu có) được quản lý thành tập theo
tháng và lưu trữ trong vòng 02 năm tại bộ phận quỹ của TSCN và PGD
có phát sinh.18
Lƣu ý: Nhập bổ sung một/một số hồ sơ TSBĐ
- Áp dụng trong trường hợp bì hồ sơ TSBĐ đang lưu kho nhưng cần bổ sung lưu kho một số hồ
sơ TSBĐ như: Giấy chứng nhận bảo hiểm, Phụ lục Hợp đồng bảo đảm/Văn bản sửa đổi, bổ
Hết thời hạn lưu trữ CN thực hiện tiêu hủy theo quy đị nh hiện hành. Hiện nay là QĐ số 1731/2010/QĐ-HĐQT-
18
NHCT10. Liên gốc PNK lưu giữ trong bì hồ sơ TSBĐ không bị điều chỉ nh bởi thời hạn 02 năm này.

sung Hợp đồng bảo đảm, đăng ký thay đổi biện pháp bảo đảm, Biên bản định giá lại TSBĐ….
- Trường hợp hồ sơ TSBĐ đã hết hạn CBHTTD/CBQHKH thực hiện khai báo nhập kho bổ sung
hồ sơ để thay thế hồ sơ TSBĐ đã hết hạn. CBHTTD/CBQHKH thực hiện khai báo xuất kho Hồ
sơ TSBĐ đã hết hạn trên hệ thống theo Tiết 8.2.2 Quy trình này19. Hồ sơ TSBĐ vật lý đã hết
hạn, được thay thế bằng hồ sơ khác không bảo quản trong bì hồ sơ.
- Việc nhập bổ sung hồ sơ TSBĐ được thực hiện như đối với nhập hồ sơ TSBĐ nêu tại Tiết
8.1.2 Quy trình này.
 Trường hợp CN có nhu cầu nhập bổ sung một số hồ sơ cùng loại với Mã hồ sơ khai báo gộp:
CBHTTD/CBQHKH phải lập bổ sung BM07 mới, giao TK/GDV tại PGD lưu giữ trong bì hồ
sơ. Thực hiện tạo hồ sơ phụ cho Mã hồ sơ khai báo gộp, tiến hành nhập kho và lưu chứng từ
như hướng dẫn tại Tiết 8.1.2 Quy trình này. Đồng thời thực hiện xuất kho BM07 cũ như hướng
dẫn tại Tiết 8.2.2 Quy trình này.
- Trong trƣờng hợp cần thiết, CN có thể xem xét nhập kho hồ sơ TSBĐ giấy trƣớc và hoàn
thiện việc khai báo nhập kho trên CLIMS sau theo hƣớng dẫn sau đây:
 CBHTTD/CBQHKH lập thủ công và ký 03 liên PNK theo BM 05/PNK-CLIMS, ghi đầy đủ chi
tiết các thông tin để làm căn cứ khai báo nhập kho trong ngày giải ngân. Chuyển 03 liên PNK
và hồ sơ TSBĐ giấy cho LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH kiểm soát.
 LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH kiểm soát đối chiếu thông tin trên PNK với
thông tin hồ sơ TSBĐ giấy đảm bảo khớp đúng. Ký nháy vào 03 liên PNK, chuyển lại cho
CBHTTD/CBQHKH trình cấp CTQ.
 Cấp CTQ kiểm soát thông tin trên PNK và hồ sơ TSBĐ giấy do CBHTTD/CBQHKH chuyển
đến, ký trên 03 liên PNK. Trả lại PNK và hồ sơ TSBĐ giấy cho CBHTTD/CBQHKH
 CBHTTD/CBQHKH bàn giao hồ sơ giấy cho và 03 liên PXK cho TK/GDV tại PGD.
 TK/GDV tại PGD nhận hồ sơ TSBĐ giấy đối chiếu với PNK, chuyển KSV kiểm soát lại đảm
bảo các thông tin khớp đúng. TK thực hiện ký 03 liên PNK, trả CBHTTD/CBQHKH 02 liên
PNK.
 TK/GDV tại PGD photo 01 liên PNK lưu ngoài (làm căn cứ kiểm soát nhập kho trên CLIMS),
cho toàn bộ hồ sơ TSBĐ cùng 01 liên PNK vào bì hồ sơ, dán kín bì. TK/GDV tại PGD niêm
phong bì hồ sơ cùng CBHTTD/CBQHKH và KSV (hồ sơ phát sinh tại PGD) ký tên trên niêm
phong theo quy định.
 Sau giải ngân CBHTTD/CBQHKH phải khai báo nhập kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS ngay
trong ngày:
 CBHTTD/CBQHKH và LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH thực hiện như hướng
dẫn tại phần tác nghiệp máy Bước 1 đến Bước 3, Tiết 8.1.2 Quy trình này
(CBHTTD/CBQHKH không phải in PNK từ CLIMS). Thông báo cho kho quỹ biết đã tác
nghiệp nhập kho trên hệ thống để bộ phận kho quỹ kiểm soát phê duyệt nhập kho.
 Việc khai báo nhập kho và kiểm soát phê duyệt trên CLIMS được căn cứ trên PNK để thực
hiện. Cuối ngày giao dịch TK/GDV tại PGD có trách nhiệm chấm đối chiếu bì hồ sơ vật lý với
thông tin trên báo cáo kiểm kê cuối ngày để kịp thời phát hiện những trường hợp hồ sơ TSBĐ
chưa được nhập kho trên máy trong ngày.
19
Các hồ sơ TSBĐ đã hết hạn được theo dõi tại báo cáo BUS029 Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã hết hạn.

8.2. Xuất kho hồ sơ TSBĐ
8.2.1. Lƣu đồ
Khai báo lệnh xuất kho Xuất kho hồ sơ
Cấp CTQ 1.3. Kiểm soát và ký

duyệt PXK
LĐPHTTD/
1.2. MH giao dịch cần thực
LĐPKHDN
hiện: đối chiếu PXK, hồ sơ
/LĐPBL/ xuất kho trên máy đảm bảo
LĐPGD/ khớp đúng; Phê duyệt
LĐPKH
2..2. Lưu 01 liên PXK bản

photo;
1.1. MH cập nhật thông tin 1..4. Chuyển 01 liên gốc TTĐNGC; Chuyển
nhận HS TSBĐ: nhập thông TTĐNGC và 01 liên PXK cho bộ phận kế
CBHTTD/ tin hồ sơ cần xuất kho, In, toán/hậu kiểm theo quy định.
PXK đến bộ
CBQHKH ký 03 liên PXK
phận kho quỹ
2..1 (a). Bóc bì hồ sơ TSBĐ trả

người nhận lại. Yêu cầu người
nhận lại ký 03 liên PNK. Trả
1.5. MH TK kho cập nhật người nhận lại 01 liên PXK.
thông tin TSBĐ: nhập thông
TK/GDV
tin, kiểm tra thông tin hồ sơ
tại PGD TSBĐ trên máy với PXK. Ký
03 liên PXK. 2..1 (b). Lưu 01 liên PXK bản
gốc. 01 liên TTĐNGC bản
photo.
1.6. MH giao dịch cần thực

hiện: đối chiếu PXK, hồ sơ
xuất kho trên máy đảm bảo
KSV khớp đúng; Phê duyệt xuất kho
hồ sơ

8.2.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện xuất kho
Bƣớc 1: Khai báo xuất kho hồ sơ TSBĐ, in PXK
CBHTTD/CBQHKH - Căn cứ TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của TSC (trường hợp
phải trình TSC) đã được Cấp CTQ quyết định. Truy nhập vào CLIMS:
 Bấm chọn chức năng “Khách hàng/CAR” tại tab “Tìm kiếm” trên MH.
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp và bấm chọn “Tìm kiếm”.
tìm kiếm để truy nhập vào CAR cần tác nghiệp.
 Bấm chọn tác vụ “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục các
tác vụ bên trái MH.
 Bấm chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ” trên MH “Cập nhật thông tin
nhận HS TSBĐ”.
 Thực hiện xuất kho cho hồ sơ bằng cách chọn hành động “XUẤT KHO”
tại cột “Tác vụ”:
 Khai báo thông tin chi tiết tại MH mô tả việc xuất kho và bấm chọn “OK”.
 Bấm chọn nút “Chuyển phê duyệt” sau khi đã hoàn thành việc xuất kho
toàn bộ hồ sơ trong danh mục.
- In 03 liên PXK:
 Bấm chọn “In phiếu xuất kho hồ sơ TSBĐ” tại tác vụ bên trái MH.
 Tích chọn vào các hồ sơ đã khai báo xuất kho tại cột “In phiếu xuất kho hồ
sơ TSBĐ” (có thể tích chọn tất cả hồ sơ cần xuất kho bằng cách tích vào
ô “Chọn tất cả”), khai báo các thông tin liên quan đến việc xuất kho (nếu
cần) và bấm chọn nút “In” ở cuối MH.
- Ký và chuyển 03 liên PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của
TSC (trường hợp phải trình TSC) cho
LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH.
Lưu ý:
 CBHTTD/CBQHKH có thể thực hiện xuất kho đồng thời cho nhiều/toàn
bộ hồ sơ TSBĐ bằng cách chọn giá trị “XUẤT KHO” tại trường “Lựa
chọn hàng loạt để thực hiện” và bấm nút “Xử lý”. Tuy nhiên, chức năng
này chỉ áp dụng với các hồ sơ cùng có trạng thái là “ĐÃ NHẬP KHO”.
 CBHTTD/CBQHKH có thể chọn các hồ sơ của TSBĐ khác nhau trong
CAR để in chung 1 PXK (trong trường hợp 1 Hợp đồng bảo đảm nhưng
trên hệ thống phải tạo nhiều bảng ghi TSBĐ để quản lý) bằng cách tích
chọn vào các hồ sơ TSBĐ cần xuất kho, bấm nút “In” ở cuối MH.
LĐHTTD/ - Nhận 03 liên PXK/Văn bản quyết định xuất kho của TSC (trường hợp
LĐQHKH/ phải trình TSC) từ CBHTTD/CBQHKH. Truy nhập CLIMS:
LĐPBL/  Bấm chọn chức năng "Giao dịch cần thực hiện" tại tab “Quản lý công
LĐPGD/ việc” trên MH trang chủ.
LĐPKH  Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
 Lựa chọn giao dịch CBHTTD/CBQHKH chuyển sang, chọn “Xử lý” tại

cột “Tác vụ”.
 Rà soát PXK và đối chiếu với thông tin trên CLIMS:
CBHTTD/CBQHKH chỉnh sửa.
- Chuyển 03 liên PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của TSC
(trường hợp phải trình TSC) trả CBHTTD/CBQHKH trình Cấp CTQ.
Cấp CTQ - Kiểm soát và ký 03 liên PXK. Chuyển lại cho CBHTTD/CBQHKH để
chuyển TK/GDV tại PGD thực hiện xuất kho.
Bƣớc 2: Kiểm soát, phê duyệt xuất kho
TK/GDV tại PGD i. Kiểm tra hồ sơ giấy :
- Nhận kiểm tra PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của TSC
(trường hợp phải trình TSC) do CBHTTD/CBQHKH chuyển, đảm bảo:
Đầy đủ chữ ký của thành phần liên quan và quyết định của Cấp CTQ.
ii. Kiểm soát trên hệ thống:
 Chọn Tab “Tìm kiếm” tìm CAR có danh mục hồ sơ cần xuất kho, bấm
chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ bên trái
MH, chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “XUẤT KHO” tại cột “Tác vụ”, kiểm tra
thông tin hồ sơ trên máy và đối chiếu với thông tin trên PXK:
 Nếu có sai lệch: Bấm chọn nút “Thoát” quay lại MH Cập nhật hồ sơ,
chọn “TRẢ LẠI” tại cột “Tác vụ” trả CBHTTD/CBQHKH chỉnh sửa lại
và bấm “Chuyển phê duyệt”.
- Nếu khớp đúng: Sử dụng máy đọc khai báo Số mã vạch bì hồ sơ trên
Tem mã vạch dán trên bì hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục V. Chọn
“OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Ký 03 liên PXK và chuyển 03 liên PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định
xuất kho của TSC (trường hợp phải trình TSC), bì hồ sơ TSBĐ cho KSV.
Lưu ý:
 Trường hợp chỉ sai lệch thông tin một/một số hồ sơ, TK/GDV tại PGD
cũng thực hiện “TRẢ LẠI” toàn bộ danh mục hồ sơ đề xuất xuất kho của
CBHTTD/CBQHKH.
 TK/GDV tại PGD có thể thực hiện xuất kho hàng loạt cho nhiều/toàn bộ
là “CHỜ XUẤT KHO”. Tại trường “Lựa chọn hàng loạt để thực
hiện”chọn tác vụ “XUẤT KHO” và bấm nút “Xử lý”.
Chọn “OK” để thực hiện xử lý hàng loạt. Khai báo xác nhận Số mã vạch.
Chọn “OK” và “Chuyển Phê Duyệt”. Trường hợp này, ngày xuất kho

KSV - Nhận 03 liên PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của TSC
(trường hợp phải trình TSC) và Bì hồ sơ TSBĐ do TK/GDV tại PGD
chuyển đến.
 Lựa chọn giao dịch “Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ” do TK/GDV
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Kiểm tra, đối chiếu TTĐNGC, PXK với thông tin
hồ sơ TSBĐ trên MH.
 Nếu có sai lệch: Chọn “Từ chối” (trả TK/GDV tại PGD thực hiện lại).
- Chuyển 03 liên PXK, TTĐNGC/Văn bản quyết định xuất kho của TSC
(trường hợp phải trình TSC) và bì hồ sơ TSBĐ cho TK/GDV tại PGD.
Lưu ý: KSV chỉ phê duyệt xuất kho khi Người nhận lại hồ sơ TSBĐ có
mặt tại ngân hàng (trừ trường hợp xuất kho hồ sơ TSTKC để thu nợ)
tránh trường hợp đã phê duyệt xuất kho nhưng không bàn giao được cho
Người nhận lại hồ sơ TSBĐ.
Bƣớc 3: Giao nhận hồ sơ TSBĐ
- TK/GDV tại PGD;  TK/GDV tại PGD: Kiểm tra, đối chiếu thông tin liên quan trên bì hồ sơ
- CBHTTD/CBQHKH; TSBĐ với PXK.
- KSV;  CBHTTD/CBQHKH và KSV (trường hợp hồ sơ TSBĐ của PGD) chứng
- Người nhận lại hồ kiến TK/GDV tại PGD bóc bì hồ sơ, bàn giao chi tiết hồ sơ TSBĐ cho
sơ TSBĐ Người nhận lại hồ sơ TSBĐ.
 Yêu cầu Người nhận lại hồ sơ TSBĐ kiểm tra hồ sơ TSBĐ, ký 03 liên
PXK và nhận lại 01 liên PXK.
Trường hợp Người nhận lại hồ sơ TSBĐ không đồng ý ký trên PXK (do
trên PXK bao gồm cả các hồ sơ như biên bản định giá, hợp đồng đảm
bảo, phụ lục sửa đổi, giấy đề nghị xác thực…, do ngân hàng lập), TK
hướng dẫn Người nhận lại hồ sơ TSBĐ ký và ghi rõ nhận lại những hồ
sơ TSBĐ nào trên PXK.
Lưu ý: TK/GDV tại PGD phải:
 Kiểm tra giấy tờ tùy thân (Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Căn
cước công dân) của Người nhận lại hồ sơ TSBĐ, đối chiếu với thông
tin trên văn bản ủy quyền (nếu có ủy quyền) đảm bảo khớp đúng.
 Trường hợp Người nhận lại hồ sơ TSBĐ là người được ủy quyền,
CBQHKH có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của văn bản ủy quyền trước
khi Thủ kho/GDV PGD trả hồ sơ TSBĐ cho Người nhận lại hồ sơ TSBĐ.
 Trước khi bóc bì hồ sơ để bàn giao hồ sơ TSBĐ, cần kiểm tra kỹ bì
và niêm phong bì hồ sơ TSBĐ phải còn nguyên vẹn.

 Trường hợp xuất kho hồ sơ TSBĐ để giao cho Bên thứ ba như Tòa
án, Thi hành án, cán bộ CN được giao nhiệm vụ bàn giao hồ sơ cho
cơ quan thi hành án hoặc tòa án là người nhận hồ sơ TSBĐ từ TK
và ký người nhận trên PXK.
 Trường hợp xuất kho hồ sơ TSTKC để thu nợ CBHTTD/CBQHKH
nhận hồ sơ TSBĐ từ TK và ký người nhận trên PXK.
Lưu giữ chứng từ - TK/GDV tại PGD chuyển trả CBHTTD/CBQHKH 01 liên gốc
TTĐNGC/01 liên gốc văn bản quyết định xuất kho của TSC (trường hợp
phải trình TSC), 01 liên gốc PXK.20
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên gốc PXK kèm theo 01 liên photo
TTĐNGC/01 liên photo văn bản quyết định xuất kho của TSC (trường
hợp phải trình TSC) và 01 bản photo văn bản ủy quyền nhận lại hồ sơ
TSBĐ (nếu có). Các giấy tờ này được quản lý thành tập theo tháng và
lưu trữ trong vòng 02 năm tại bộ phận quỹ của TSCN/ PGD có phát
sinh21.
Lưu ý:
- Trƣờng hợp xuất kho 1 phần hồ sơ TSBĐ, TK/GDV tại PGD phải:
 Kiểm tra giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền hợp lệ (nếu có ủy quyền) của Người nhận lại
hồ sơ TSBĐ. Bàn giao cho Người nhận lại hồ sơ TSBĐ đúng các hồ sơ TSBĐ trên PXK.
 Kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ còn lại, đảm bảo khớp đúng với danh mục hồ sơ TSBĐ chưa
xuất kho. TK/GDV tại PGD dán và cùng cán bộ có liên quan thực hiện niêm phong và ký bì
đối với các hồ sơ TSBĐ còn lại theo quy định (kèm theo 01 liên PXK để theo dõi).
TK/GDV tại PGD sẽ lưu 01 PXK bản photo để theo dõi.
- Trƣờng hợp xuất kho 1 phần hồ sơ TSBĐ đối với hồ sơ khai báo gộp:
 CBHTTD/CBQHKH phối hợp với TK/GDV tại PGD thực hiện tạo, nhập kho hồ sơ phụ
cho Mã hồ sơ được khai báo gộp, khi nhập kho CBHTTD/CBQHKH ghi chú rõ vào trường
ghi chú số lượng hồ sơ còn lại chưa xuất kho (không in PNK đối với bước này).
 Sau khi nhập kho hồ sơ phụ cho Mã hồ sơ được khai báo gộp, thực hiện xuất kho toàn bộ
mã hồ sơ khai báo gộp cũ. (không in PXK từ hệ thống tại bước này CBHTTD/CBQHKH
lập thủ công 03 liên PXK - BM06/PXK-CLIMS trong đó ghi chi tiết từng hồ sơ cần xuất
kho).
 CBHTTD/CBQHKH căn cứ vào số lượng hồ sơ TSBĐ đã xuất 1 phần của mã hồ sơ khai
báo gộp, phải lập lại BM07 mới để chuyển TK/GDV tại PGD.
 Sau khi trả hồ sơ cho Người nhận lại hồ sơ TSBĐ, TK/GDV tại PGD phải kiểm tra chi tiết
hồ sơ TSBĐ còn lại, đảm bảo khớp đúng với PNK và BM07 mới lập. TK/GDV tại PGD
cho BM07 mới lập vào bì. Bì phải được dán và niêm phong theo quy định.
- Trong trƣờng cần thiết CN có thể xem xét trả hồ sơ TSBĐ trƣớc cho Ngƣời nhận lại và
hoàn thiện việc khai báo xuất kho trên CLIMS sau theo hƣớng dẫn dƣới đây:
20
Việc chuyển PXK cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận hậu kiểm chi nhánh thực hiện theo hướng dẫn của Phòng Chế
độ kế toán.
21
Hết thời hạn lưu trữ CN thực hiện tiêu hủy theo quy định hiện hành. Hiện nay là QĐ số 765/2018/QĐ-HĐQT-
NHCT10.

 CBHTTD/CBQHKH lập 03 liên PXK theo BM 06/PXK-CLIMS (lưu ý bỏ qua thông tin
trường Số mã vạch bì hồ sơ). Chuyển 03 liên PXK cùng TTĐNGC cho
LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH kiểm soát.
 LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH kiểm soát đối chiếu thông tin trên PXK,
TTĐNGC vấn tin trên máy đảm bảo khớp đúng. Ký nháy vào 03 liên PNK, chuyển lại
TTĐNGC, PXK cho CBHTTD/CBQHKH trình cấp CTQ.
 Cấp CTQ kiểm soát thông tin trên PXK và TTĐNGC đảm bảo khớp đúng, ký 03 liên PXK.
Trả lại CBHTTD/CBQHKH chuyển TK/GDV tại PGD thực hiện xuất kho trả hồ sơ TSBĐ
cho người nhận lại.
 TK/GDV tại PGD nhận 03 liên PXK và TTĐNGC, kiểm soát, đối chiếu thông tin PXK,
TTĐNGC đảm bảo đầy đủ chữ ký của thành phần liên quan và quyết định của Cấp CTQ. Lấy
bì hồ sơ TSBĐ bóc để trả người nhận lại. TK/GDV tại PGD giữ lại vỏ bì hồ sơ TSBĐ để thực
hiện khai báo mã vạch bì hồ sơ khi xuất kho trên CLIMS (do tem mã vạch bì hồ sơ được dán ở
trên vỏ bì).
 CBHTTD/CBQHKH và KSV (trường hợp hồ sơ TSBĐ của PGD) chứng kiến TK/GDV tại
PGD bóc bì hồ sơ, bàn giao chi tiết hồ sơ TSBĐ cho Người nhận lại hồ sơ TSBĐ. Yêu cầu
Người nhận lại ký 03 liên PXK, trả 01 liên cho Người nhận lại, 01 liên cho
CBHTTD/CBQHKH.
 Ngay trong ngày trả hồ sơ TSBĐ cho người nhận lại CBHTTD/CBQHKH phải thực hiện
tác nghiệp xuất kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS:
 CBHTTD/CBQHKH khai báo lệnh xuất kho trên máy theo hướng dẫn tại phần tác nghiệp
máy Bước 1, Tiết 8.2.2 Quy trình này. (CBHTTD/CBQHKH không phải in PXK từ
CLIMS). Thông báo cho kho quỹ biết đã tác nghiệp xuất kho trên hệ thống để bộ phận kho
quỹ kiểm soát phê duyệt xuất kho.
 TK/GDV tại PGD và KSV thực hiện kiểm soát phê duyệt xuất kho trên CLIMS theo hướng
dẫn tại phần tác nghiệp máy Bước 2, Tiết 8.2.2 Quy trình này.
 Việc khai báo nhập kho và kiểm soát phê duyệt trên CLIMS được căn cứ trên PXK để thực
hiện. Cuối ngày giao dịch TK/GDV tại PGD có trách nhiệm chấm đối chiếu bì hồ sơ vật lý
với thông tin trên báo cáo kiểm kê cuối ngày để kịp thời phát hiện những trường hợp hồ sơ
TSBĐ chưa được xuất kho trên máy trong ngày.
8.3. Thay đổi TSBĐ
- CBHTTD/CBQHKH tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc thay đổi TSBĐ đã được Cấp CTQ
quyết định, thực hiện:
 Nhập kho hồ sơ TSBĐ mới trước, xuất kho hồ sơ TSBĐ cũ sau.
 Trình tự nhập kho hồ sơ TSBĐ theo quy định tại Khoản 8.1, xuất kho hồ sơ TSBĐ theo quy
định tại Khoản 8.2 Quy trình này.
8.4. Tạm xuất hồ sơ TSBĐ

8.4.1. Lƣu đồ

Khai báo lệnh tạm xuất kho Xuất kho hồ sơ tạm xuất
1.3. Kiểm soát và ký

Cấp CTQ duyệt PXK
1.2. MH giao dịch cần thực hiện:

đối chiếu PXK, TTĐNTX với
LĐPHTTD/
thông tin hồ sơ tạm xuất kho trên
PBL/PGD/
máy đảm bảo khớp đúng; Phê
PKH duyệt.
2..2. Lưu 01 liên gốc

1..4. Chuyển PXK; 01 liên gốc
CBHTTD/ 1.1. MH cập nhật thông TTĐNTX
TTĐNTX và
CBQHKH tin nhận HS TSBĐ: nhập
thông tin hồ sơ cần tạm PXK đến bộ
xuất kho, In, ký 02 liên phận kho quỹ
PXK
2..1 (a). Bóc bì hồ sơ TSBĐ bàn

giao cho CBHTTD/CBQHKH
và CBTG (nếu có). Yêu cầu
1.5. MH TK kho cập nhật
CBHTTD/CBQHKH người
thông tin TSBĐ: kiểm tra
nhận ký 02 liên PNK.
TK/GDV thông tin hồ sơ TSBĐ trên
tại PGD máy với PXK, TTĐNTX.
Khai báo thông tin mã vạch
Ký 02 liên PXK.
2..1 (b). Lưu 01 liên PXK bản
gốc. 01 liên TTĐNTX bản
photo.
1.6. MH giao dịch cần thực hiện: đối

chiếu PXK, TTĐNTX với hồ sơ xuất
KSV kho trên máy đảm bảo khớp đúng; Phê
duyệt tạm xuất kho hồ sơ
8.4.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện tạm xuất kho
Bƣớc 1: Tiếp nhận, kiểm tra, khai báo, phê duyệt lệnh tạm xuất hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH - Căn cứ TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường hợp

phải trình TSC).
 Bấm chọn chức năng “Khách hàng/CAR” tại tab “Tìm kiếm” trên MH
trang chủ.
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp, bấm chọn “Tìm kiếm”.
 Chọn giá trị “Xử lý hồ sơ khách hàng” tại cột “Tác vụ” trên MH kết
quả tìm kiếm để truy nhập vào CAR cần tác nghiệp.
 Bấm chọn “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ
bên trái MH.
nhận HS TSBĐ”.
 Thực hiện tạm xuất cho hồ sơ bằng cách chọn hành động “TẠM
XUẤT” tại cột “Tác vụ”:
 Khai báo thông tin liên quan đến việc tạm xuất tại MH “Mô tả hồ sơ –
Cho phép tạm xuất” như thông tin Ngày tạm xuất, Lý do tạm xuất,
Ngày hoàn trả, Bộ phận đưa ra yêu cầu tạm xuất, Ghi chú cho việc tạm
xuất và bấm chọn “OK”.
 Bấm chọn nút “Chuyển phê duyệt” sau khi đã hoàn thành khai báo
thông tin tạm xuất hồ sơ TSBĐ.
- In 02 liên PXK:
 Bấm chọn “In phiếu xuất kho hồ sơ TSBĐ” tại tác vụ bên trái MH.
 Tích chọn vào các hồ sơ cần tạm xuất tại cột “In phiếu xuất kho hồ sơ
TSBĐ”, khai báo các thông tin liên quan đến việc tạm xuất kho (nếu
- Ký và chuyển 02 liên PXK và TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất
của TSC (trường hợp phải trình TSC) cho
LĐHTTD/ - Nhận PXK và TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường
LĐPKHDN hợp phải trình TSC) do CBHTTD/CBQHKH chuyển tới. Truy nhập
LĐPBL/ vào CLIMS:
LĐPGD/  Bấm chọn chức năng “Giao dịch cần thực hiện” tại tab “Quản lý công
 Bấm chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ” trên MH kết quả tìm kiếm.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ, rà soát thông tin trên MH
và đối chiếu với PXK, TTĐNTX:
CBHTTD/CBQHKH chỉnh sửa lại.
- Trả PXK và TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường
hợp phải trình TSC) cho CBHTTD/CBQHKH để chuyển Cấp CTQ.

Cấp CTQ - Kiểm soát và ký PXK.
- Chuyển PXK, TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường
hợp phải trình TSC) lại cho CBHTTD/CBQHKH chuyển bộ phận kho
quỹ thực hiện tạm xuất kho.
Bƣớc 2: Nhập thông tin kiểm tra và phê duyệt tạm xuất kho
TK/GDV tại PGD i. Kiểm tra hồ sơ giấy
- Nhận và kiểm tra 02 liên PXK và TTĐNTX/văn bản quyết định tạm
xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC) đảm bảo hợp lệ.
- Lựa chọn hồ sơ TSBĐ (đối với hồ sơ đang bảo quản tại gian đệm/quầy
giao dịch) hoặc đề nghị Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền
xuất kho (đối với hồ sơ TSBĐ đang quản lý trong kho).
ii. Kiểm soát trên hệ thống
 Chọn Tab “Tìm kiếm” tìm CAR có danh mục hồ sơ cần tạm xuất, bấm
chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ bên trái
MH, chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “TẠM XUẤT” tại cột “Tác vụ”, kiểm
tra đối chiếu các thông tin hồ sơ trên máy với thông tin trên PXK:
 Nếu có sai lệch: Bấm nút “Thoát” để quay lại MH Cập nhật hồ sơ, chọn
 Nếu khớp đúng: Sử dụng máy đọc khai báo Số mã vạch phù hợp với Số
mã vạch trên tem được dán ở bì hồ sơ TSBĐ. Chọn “OK” và bấm
“Chuyển phê duyệt”.
- Ký 02 liên PXK và chuyển PXK, TTĐNTX/văn bản quyết định tạm
xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC) cho KSV.
Lưu ý :
cũng thực hiện “ TRẢ LẠI” toàn bộ danh mục hồ sơ đề xuất xuất kho
của CBHTTD/CBQHKH.
 TK/GDV tại PGD có thể thực hiện tạm xuất hàng loạt cho nhiều/toàn
bộ hồ sơ TSBĐ bằng cách tích chọn các hồ sơ TSBĐ ở trạng thái nhập
kho là “CHỜ TẠM XUẤT”. Tại trường “Lựa chọn hàng loạt để thực
hiện”chọn tác vụ “TẠM XUẤT” và bấm nút “Xử lý”.
Chọn “OK” để thực hiện xử lý hàng loạt. Khai báo xác nhận Số mã
vạch bì hồ sơ.
Chọn “OK” và “Chuyển Phê Duyệt”. Trường hợp này, ngày tạm xuất
KSV - Tiếp nhận 02 liên PXK và TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của
TSC (trường hợp phải trình TSC) do TK/GDV tại PGD chuyển đến.

 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp, bấm nút “Tìm kiếm”.
 Lựa chọn giao dịch Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ do TK/GDV
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Kiểm tra thông tin hồ sơ trên máy và đối chiếu
với thông tin trên PXK:
- Chuyển 02 liên PXK, TTĐNTX/văn bản quyết định tạm xuất của TSC
(trường hợp phải trình TSC) cho TK/GDV tại PGD.
Bƣớc 3: Giao nhận hồ sơ TSBĐ tạm xuất, niêm phong lại hồ sơ TSBĐ
- TK/GDV tại PGD - Thực hiện theo quy định tại Bƣớc 3, Khoản 8.2 Quy trình này. Trong
- CBHTTD/CBQHKH, đó Người nhận hồ sơ TSBĐ tạm xuất là CBHTTD/CBQHKH và
CBTG (nếu có); CBTG (nếu có) phải ký nhận đầy đủ trên PXK. Trường hợp tạm xuất
kho hồ sơ TSBĐ phục vụ cho mục đích xử lý TSBĐ và khoản nợ được
chuyển cho Phòng/tổ tổng hợp (chịu trách nhiệm quản lý khoản nợ có
vấn đề tại CN), CN thực hiện theo quy định hiện hành của NHCT
trong từng thời kỳ.22
Lưu ý: Trường hợp tạm xuất kho một phần hồ sơ TSBĐ trong bì,
TK/GDV tại PGD phải:
 Bàn giao cho CBHTTD/CBQHKH và CBTG (nếu có) đúng các hồ sơ
TSBĐ tạm xuất trên TTĐNTX đã được duyệt.
 Kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ còn lại, đảm bảo khớp đúng với danh mục
hồ sơ TSBĐ chưa xuất kho. Dán niêm phong và cùng thành phần liên
quan ký niêm phong bì hồ sơ (kèm theo 01 liên PXK để theo dõi).
TK/GDV tại PGD sẽ thực hiện lưu 01 liên photo PXK và 01 liên photo
TTĐNTX/Văn bản quyết định tạm xuất của TSC (nếu có).
Bƣớc 4: Nhận và bảo quản hồ sơ TSBĐ tạm xuất
- CBHTTD/CBQHKH, - CBHTTD/CBQHKH và và CBTG (nếu có): Nhận và chịu trách nhiệm
CBTG (nếu có); bảo quản an toàn hồ sơ TSBĐ tạm xuất; hết thời hạn tạm xuất phải
-TK/GDV tại PGD nhập kho hồ sơ TSBĐ theo quy định.
- TK/GDV tại PGD: Theo dõi, thông báo cho CBHTTD/CBQHKH hồ sơ
TSBĐ tạm xuất đến hạn nhập kho thể hiện trên báo cáo BUS34 Báo
cáo hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất kho (tham khảo Phụ lục 01). Báo cáo Cấp
CTQ trường hợp quá hạn tạm xuất chưa nhập kho để xử lý kịp thời.
Lưu giữ chứng từ - CBHTTD/CBQHKH: Lưu 01 liên gốc PXK, 01 liên TTĐNTX/01 liên
văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC).
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên gốc PXK, 01 liên photo TTĐNTX/01
22
Hiện này là QĐ số 3128/2017/QĐ-TGĐ-NHCT35 ngày 15/11/2017 và các văn bản bổ sung, sửa đổi, thay thế (nếu
có).

liên photo văn bản quyết định tạm xuất của TSC (trường hợp phải trình
TSC).
Lƣu ý: Tạm xuất kho 1 phần hồ sơ TSBĐ khai báo gộp
- Trƣờng hợp tạm xuất lần đầu: Thực hiện theo hướng dẫn tại Tiết 8.4.2 Quy trình này. Tại
trường Ghi chú, CBHTTD/CBQHKH khai báo cụ thể thông tin của các hồ sơ TSBĐ tạm xuất/số
lượng hồ sơ TSBĐ tạm xuất. CBHTTD/CBQHKH không in PXK từ hệ thống mà lập thủ công
02 liên PXK - BM06/PXK-CLIMS trong đó ghi chi tiết từng hồ sơ cần xuất kho.
- Trƣờng hợp tạm xuất lần thứ 2 trở đi: CBHTTD/CBQHKH chọn hồ sơ khai báo gộp đang ở
trạng thái ”Đã tạm xuất”. Thực hiện tạm xuất tiếp bằng cách chọn hành động “Cập nhật” tại cột
“Tác vụ”. Tại trường “Ghi chú” khai báo thông tin cụ thể/số lượng hồ sơ TSBĐ cần tạm xuất.
CBHTTD/CBQHKH không in PXK từ hệ thống mà lập thủ công 02 liên PXK - BM06/PXK-
CLIMS trong đó ghi chi tiết từng hồ sơ cần xuất kho.
- TK/GDV tại PGD phải kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ còn lại, đảm bảo khớp đúng với PNK,
BM07, PXK tạm xuất một phần hồ sơ TSBĐ khai báo gộp (các lần) sau khi đã trừ đi số hồ sơ
tạm xuất trên PXK hồ sơ TSBĐ mới.
- Dán và niêm phong bì đối với các hồ sơ TSBĐ còn lại theo quy định (kèm theo 01 liên PXK để
theo dõi và phục vụ chấm đối chiếu khi bóc bì kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ nếu phát sinh.
8.4.3. Tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ để phục vụ yêu cầu khác
- Tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các yêu cầu của cơ quan
pháp luật mà phải bàn giao hồ sơ qua ngày hoặc mang ra khỏi CN: Thực hiện như Tiết 8.4.2
Quy trình này.
Lưu ý:
- Trên cơ sở tiếp nhận yêu cầu của thanh tra, kiểm toán, kiểm tra…, cán bộ được giao nhiệm vụ
trực tiếp làm việc với thanh tra, kiểm toán, kiểm tra… lập TTĐNTX trình Cấp CTQ quyết định
và nhận bảo quản hồ sơ TSBĐ tạm xuất, hết thời hạn tạm xuất phải làm thủ tục nhập kho hồ sơ
TSBĐ theo quy định.
- Trường hợp tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán… được
nhập lại ngay trong ngày làm việc, hồ sơ TSBĐ không mang ra khỏi CN và có sự tham gia giám
sát của TK/GDV tại PGD ký tên trên niêm phong bì hồ sơ thì không phải thực hiện tạm xuất kho
trên hệ thống.
- Tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ phục vụ công tác kiểm kê: Không làm thủ tục tạm xuất kho hồ sơ
TSBĐ trên hệ thống nhưng Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền phải bàn giao cụ thể hồ
sơ TSBĐ cho TK/GDV tại PGD, cuối ngày nhận lại chuyển vào kho bảo quản theo quy định.
Việc giao nhận phải được ký bên giao, bên nhận đầy đủ.
8.4.4. Xuất kho hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất
Áp dụng trong trường hợp CN tạm xuất kho hồ sơ TSTKC do các tổ chức khác phát hành để thu
nợ, tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ để đổi sổ nhà đất, chứng minh tài chính, đổi kỳ hạn sổ, thẻ tiết kiệm,
tạm xuất kho hồ sơ TSBĐ cho cơ quan thi hành án trong các trường hợp phát mại TSBĐ …. Sau
đó, xuất kho hồ sơ TSBĐ do đã trả hết nợ/dư nợ đã rút giảm tương ứng với phần bảo đảm của
TSBĐ xuất kho/thay thế bằng TSBĐ mới.
Bƣớc 1 : Lập thủ tục đề nghị xuất kho hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH Lập TTĐNGC trường hợp xuất kho toàn bộ, hoặc tờ trình nhập kho tạm

xuất trường hợp nhập lại kho để xuất kho một phần hồ sơ TSBĐ, ghi rõ
nguyên nhân, lý do của việc nhập để xuất kho, trình Cấp CTQ23 phê duyệt
Bƣớc 2: Nhập tạm xuất hồ sơ TSBĐ cũ trên CLIMS như Khoản 8.6 Quy trình này. Ghi rõ trên
trường nội dung “nhập tạm xuất để xuất kho”.
Lưu ý: Không phải in PNK đối với hành động nhập lại kho hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất để xuất kho
Bƣớc 3: Thực hiện xuất kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS như Khoản 8.2 Quy trình này.
Lưu ý: Việc xuất kho hồ sơ TSBĐ phải được thực hiện trong ngày, ngay sau khi hồ sơ TSBĐ tạm
xuất được phê duyệt nhập lại kho trên CLIMS.
PXK hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất và nhập lại kho trong trường hợp này không yêu cầu phải có chữ ký
của Người nhận hồ sơ TSBĐ. TK/GDV tại PGD ghi rõ xuất kho hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất vào mục
Ghi chú.
8.5. Gia hạn tạm xuất
8.5.1. Lƣu đồ
Khai báo gia hạn tạm xuất xuất Giao nhận chứng từ
LĐPHTTD/ 1.3. MH giao dịch cần thực hiện: đối
LĐPKHDN chiếu thông tin trên máy với
/LĐPBL/ TTĐNGHTX đảm bảo khớp đúng;
LĐPGD/ Phê duyệt.
LĐPKH
1.1. Căn cứ 1.2. MH Cập 1..4. Chuyển

TTĐNGHTX nhật hồ sơ TTĐNGHTX 2.2(b). Lưu 01 liên photo
CBHTTD/ đã được Cấp TSBĐ: khai TTGHTX. Thực hiện nhập
đến bộ phận
CBQHKH CTQ phê báo thông tin kho hồ sơ tạm xuất đúng
duyệt. gia hạn tại kho quỹ. hạn.
trường ghi chú
2.1(a). Nhận kiểm tra các

TK/GDV tại yếu tố trên TTGHTX đảm
bảo hợp lệ. Lưu 01 liên
PGD
photo TTGHTX
8.5.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện gia hạn tạm xuất
Bƣớc 1: Lập, kiểm soát và phê duyệt thông tin gia hạn tạm xuất
CBHTTD/CBQHKH - CBHTTD/CBQHKH: Căn cứ TTGHTX/văn bản quyết định gia hạn tạm
xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC) được Cấp CTQ quyết định.
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp và bấm chọn nút “Tìm kiếm”.
23
Cấp thẩm quyền ký các TTĐNGC, TTĐNTX, TTGHTX, TTNKTX là Cấp CTQ tín dụng ban hành theo QĐ số
797/2017/QĐ-HĐQT-NHCT9 ngày 29/12/2017 và các văn bản sửa đổi bổ sung, thay thế (nếu có).

 Bấm chọn “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục bên trái MH.
 Bấm chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ” trên MH “Cập nhật thông tin nhận
HS TSBĐ”.
 Thực hiện gia hạn tạm xuất cho từng hồ sơ bằng cách chọn hành động
“Cập nhật” tại cột “Tác vụ”:
 Khai báo thông tin liên quan đến việc gia hạn tạm xuất tại MH “Mô tả hồ
sơ – Cho phép tạm xuất”, trong đó:
 Trường “Ghi chú” khai báo như sau: “Hồ sơ được gia hạn tạm xuất đến
ngày…, lý do gia hạn…”.
 Tại trường “Lý do xuất/tạm xuất”: Chọn lý do tạm xuất.
 Bấm “OK” và “Chuyển phê duyệt” sau khi đã hoàn thành khai báo thông
tin gia hạn tạm xuất hồ sơ TSBĐ.
- Chuyển TTGHTX/văn bản quyết định gia hạn tạm xuất của TSC (trường
hợp phải trình TSC) cho
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ TSBĐ được gia hạn tạm xuất từ lần thứ 2 thì
CBHTTD/CBQHKH thực hiện khai thông tin tại trường Ghi chú theo thứ
tự : thông tin gia hạn tạm xuất gần nhất được khai báo lên đầu tiên,
thông tin các lần gia hạn tạm xuất trước đó đã khai báo thì viết ở phía
dưới để đảm bảo thông tin gia hạn tạm xuât hồ sơ gần nhất được theo
dõi trên báo cáo BUS034. Việc khai báo thông tin hồ sơ TSBĐ tạm xuất
CBHTTD/CBQHKH phải khai báo đúng như hướng dẫn.
LĐHTTD/ - Truy nhập vào CLIMS:
LĐPKHDN/  Bấm chọn chức năng “Giao dịch cần thực hiện” tại tab “Quản lý công
LĐPBL/ việc” trên MH trang chủ.
LĐPGD/  Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
LĐPKH  Bấm chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ” trên MH kết quả tìm kiếm.
 Tại MH “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ”, rà soát đối chiếu thông tin
trên hệ thống với TTGHTX:
CBHTTD/CBQHKH chỉnh sửa lại.
- Chuyển lại TTGHTX/văn bản quyết định gia hạn tạm xuất của TSC
(trường hợp phải trình TSC) cho CBHTTD/CBQHKH.
Bƣớc 2: Giao nhận TTGHTX với TK/GDV tại PGD
-TK/GDV tại PGD. - CBHTTD/CBQHKH: Photo 01 liên TTGHTX/văn bản quyết định gia
- CBHTTD/ hạn tạm xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC), chuyển cho
CBQHKH TK/GDV tại PGD kèm cả bản gốc.
- TK/GDV tại PGD: Tiếp nhận TTGHTX/văn bản quyết định gia hạn tạm

xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC) từ CBHTTD/CBQHKH:
 Kiểm tra bản gốc đảm bảo đầy đủ chữ ký của các thành phần liên quan và
Cấp CTQ. Đối chiếu bản photo đảm bảo khớp đúng.
- TK/GDV tại PGD: Theo dõi, thông báo, đôn đốc CBHTTD/CBQHKH)
nhập kho hồ sơ TSBĐ đúng thời hạn được gia hạn tạm xuất. Báo cáo Cấp
CTQ trường hợp quá thời gian gia hạn tạm xuất chưa nhập kho để xử lý
kịp thời.
Lưu giữ chứng từ - CBHTTD/CBQHKH: Lưu 01 liên gốc TTGHTX/văn bản quyết định gia
hạn tạm xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC).
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên photo TTGHTX/01 liên văn bản quyết
định gia hạn tạm xuất của TSC (trường hợp phải trình TSC).
8.6. Nhập kho hồ sơ đã tạm xuất

8.6.1 Lƣu đồ
Khai báo lệnh nhập kho hồ sơ tạm xuất Nhập kho hồ sơ tạm xuất
1.3. Kiểm soát và ký

Cấp CTQ
duyệt PNK
LĐPHTTD/ 1.2. MH giao dịch cần thực

hiện: đối chiếu PNK,
LĐPKHDN/ TTNKTX, thông tin hồ sơ
LĐPBL/ giấy với thông tin hồ sơ
trên máy đảm bảo khớp
LĐPGD/ đúng; Phê duyệt.
LĐPKH
1..4. Chuyển, hồ sơ 2..2. Lưu 01 liên gốc

1.1. MH cập nhật thông
PNK; 01 liên gốc
CBHTTD/ tin nhận HS TSBĐ: khai giấy TTNKTX và
TTNKTX
báo thông tin nhập kho lại. PNK đến bộ phận
CBQHKH In, ký 02 liên PNK kho quỹ
2..1 (a). Ký TTNKTX,

1.5. MH TK kho cập nhật PNK. Trả CBHTTD/
thông tin TSBĐ: kiểm tra CBQHKH 01 liên PNK
TK/GDV thông tin hồ sơ TSBĐ trên và TTNKTX
máy với hồ sơ giấy, PNK,
tại PGD TTNKTX. Khai báo thông tin
mã vạch. 2..1 (b). Lưu 01 liên PNK
gốc vào bì. Lưu ngoài 01
liên phô to TTNKTX, 01
liên PNK photo.
1.6. MH giao dịch cần thực hiện: đối

chiếu PXNK, TTNKTX, hồ sơ giấy
KSV
với hồ sơ nhập kho trên máy đảm bảo
khớp đúng; Phê duyệt

8.6.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện nhập kho tạm xuất
Bƣớc 1: Nhận, kiểm tra TTNKTX, khai báo hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất nhập kho
CBHTTD/CBQHKH - Căn cứ TTNKTX đã được Cấp CTQ quyết định.
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp, bấm chọn “Tìm kiếm”.
 Bấm chọn “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ bên
trái MH.
nhận HS TSBĐ”.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ: Chọn “NHẬP LẠI” tại cột
“Tác vụ”:
 Khai báo đầy đủ thông tin: Ngày nhập lại kho, Bộ phận đưa ra yêu cầu
và Ghi chú cho việc nhập lại kho.
 Chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- In 02 liên PNK:
 Bấm chọn “In phiếu nhập kho hồ sơ TSBĐ” tại tác vụ bên trái MH.
 Tích chọn vào các hồ sơ cần nhập kho tại cột “In phiếu nhập kho hồ sơ
TSBĐ”, khai báo các thông tin liên quan đến việc nhập lại hồ sơ (nếu
- Ký và chuyển 02 liên PNK và TTNKTX cùng hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất
cần nhập lại kho cho LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH.
LĐHTTD/ - Nhận 02 liên PNK, TTNKTX cùng hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất cần nhập
LĐPKHDN/ kho từ CBHTTD/CBQHKH chuyển đến.
LĐPBL/ - Truy nhập vào CLIMS:
 Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
 Tại MH Xử lý thông tin nhận HS TSBĐ: Đối chiếu thông tin trên máy
với PNK và TTNKTX:
 Nếu có sai lệch: Chọn “Từ chối” trả CBHTTD/CBQHKH thực hiện lại.
- Chuyển lại 02 liên PNK và TTNKTX cùng hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất cần
nhập lại kho cho CBHTTD/CBQHKH trình Cấp CTQ.
Cấp CTQ - Kiểm soát và ký 02 liên PNK.
- Trả 02 liên PNK và TTNKTX cho CBHTTD/CBQHKH chuyển bộ phận
kho quỹ thực hiện nhập lại kho hồ sơ tạm xuất.
Bƣớc 2: Kiểm soát, phê duyệt nhập kho hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất

TK/GDV tại PGD i. Kiểm tra hồ sơ giấy
- Nhận và kiểm tra, đối chiếu TTNKTX, PNK và hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất
cần nhập lại kho đảm bảo đầy đủ chữ ký và khớp đúng thông tin.
ii. Kiểm soát hồ sơ máy
 Vào Tab "Tìm kiếm" tìm CAR có hồ sơ TSBĐ tạm xuất cần nhập lại
kho, bấm chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ
bên trái MH. Chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “NHẬP LẠI KHO” tại cột “Tác vụ”.
Kiểm tra đối chiếu các thông tin hồ sơ trên MH với thông tin trên PNK
và TTNKTX:
 Nếu có sai lệch: Bấm nút “Thoát” để quay lại MH Cập nhật hồ sơ, chọn
 Nếu khớp đúng: Nhập khai báo Số Mã vạch phù hợp với Số mã vạch trên
bì hồ sơ TSBĐ. Chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Chuyển PNK, TTNKTX và hồ sơ TSBĐ cần nhập kho cho KSV.
Lưu ý :
cũng thực hiện “ TRẢ LẠI” toàn bộ danh mục hồ sơ đề xuất nhập kho
của CBHTTD/CBQHKH.
 TK/GDV tại PGD có thể thực hiện nhập kho hàng loạt cho nhiều/toàn bộ
là “CHỜ NHẬP LẠI”. Tại trường “Lựa chọn hàng loạt để thực
hiện”chọn tác vụ “NHẬP LẠI KHO” và bấm nút “Xử lý”.
Chọn “OK” để thực hiện xử lý hàng loạt. Khai báo xác nhận Số mã vạch
bì hồ sơ.
Chọn “OK” và “Chuyển Phê Duyệt”. Trường hợp này, ngày nhập kho
KSV - Nhận PNK, TTNKTX và hồ sơ TSBĐ cần nhập lại từ TK/GDV tại PGD.
 Lựa chọn giao dịch Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ do TK/GDV tại
PGD chuyển sang, chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Rà soát, kiểm tra, đối chiếu thông tin hồ sơ TSBĐ
trên hệ thống với PNK, TTNKTX và hồ sơ TSBĐ tạm xuất nhập lại kho.
- Chuyển PNK, TTNKTX và hồ sơ TSBĐ cho TK/GDV tại PGD.

Bƣớc 3: Niêm phong và bảo quản hồ sơ TSBĐ
- CBHTTD/CBQHKH - CBHTTD/CBQHKH và KSV (trường hợp nhập tạm xuất kho tại PGD)
- TK/GDV, KSV tại chứng kiến TK/GDV tại PGD kiểm tra hồ sơ TSBĐ, đối chiếu với
PGD TTNKTX, ký PNK và TTNKTX. Cho 01 liên PNK cùng hồ sơ TSBĐ
vào bì hồ sơ, dán kín bì và cùng các thành phần liên quan niêm phong,
ký niêm phong, bảo quản bì hồ sơ theo quy định.
Lưu ý: Trường hợp tạm xuất 1 phần, khi nhập hồ sơ tạm xuất, phải bóc bì
và kiểm tra hồ sơ đang lưu kho trước khi đưa hồ sơ TSBĐ nhập tạm xuất
vào niêm phong cùng.
Lưu chứng từ - CBHTTD/CBQHKH: Lưu bản gốc 01 liên PNK và 01 liên gốc
TTNKTX.
- TK/GDV tại PGD: photo lưu ngoài 01 liên PNK ; 01 liên photo
TTNKTX.
Lƣu ý: Trƣờng hợp nhập kho một phần hồ sơ TSBĐ tạm xuất thuộc Mã hồ sơ khai báo gộp
- Chỉ được phép khai báo nhập kho lại trên Hệ thống khi hoàn trả được đầy đủ số hồ sơ đã tạm
xuất.
- Trường hợp chưa nhập kho đủ số hồ sơ đã tạm xuất, CBHTTD/CBQHKH phải thực hiện thủ
công PNK – BM05/PNK-CLIMS.
- Trường hợp tạm xuất nhiều lần 1 số hồ sơ của Mã hồ sơ TSBĐ khai báo gộp, khi thu thập lại
đầy đủ số hồ sơ đã tạm xuất để nhập lại kho, CBHTTD/CBQHKH cũng không in PNK mà lập
thủ công PNK – BM05/PNK-CLIMS.
8.7. Xử lý thiếu, mất hồ sơ TSBĐ

- Khi phát sinh tình huống thiếu, mất hồ sơ TSBĐ: TK/GDV tại PGD và cán bộ liên quan phải báo
cáo ngay với Lãnh đạo phòng và Giám đốc tình hình thiếu, mất hồ sơ TSBĐ để lập Biên bản và
kịp thời xử lý.
- Trường hợp mất khi tạm xuất: CBHTTD/CBQHKH quản lý hồ sơ trong thời gian tạm xuất là
người lập biên bản thiếu mất. Trường hợp mất sau khi nhập kho TK/GDV tại PGD là người lập
biên bản thiếu mất.
- Trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra vụ việc, Giám đốc phải báo cáo bằng văn bản về việc thiếu,
mất hồ sơ TSBĐ, hướng khắc phục về NHCT thông qua Phòng TTKQ và Phòng Kiểm tra kiểm
soát nội bộ khu vực.
- Trường hợp không truy tìm được các hồ sơ bị thiếu mất ngay trong ngày làm việc, phải thực hiện
khai báo các thông tin hồ sơ TSBĐ bị thiếu mất trên CLIMS theo các bước dưới đây. Đồng thời
lập báo cáo rủi ro hoạt động theo quy định.
- Khi tìm lại được hồ sơ TSBĐ đã thiếu mất phải thực hiện nhập lại kho.
8.7.1. Lƣu đồ

Khai báo thiếu mất hồ sơ TSBĐ Lƣu giữ hồ sơ liên quan
LĐPHTTD/ 1.2. MH Giao dịch cần thực hiện:
LĐPKHDN/ Đối chiếu BB thiếu mất với thông
tin trên máy đảm bảo khớp đúng.
LĐPBL/ Thực hiện phê duyệt.
LĐPGD/
LĐPKH
1.1. Thất lạc sau khi tạm xuất không

Ký niêm phong, lưu 01
tìm được trong ngày:
CBHTTD/ liên photo biên bản
CBHTTD/CBQHKH lập BB thiếu
thiếu mất.
CBQHKH mất. Truy cập MH cập nhật thông
tin nhận HS TSBĐ: Khai báo thông
tin thất lạc của hồ sơ.
3.1 (a). Trường hợp

mất hồ sơ: TK/GDV
Niêm, ký
cho BB thiếu mất và
2.1. Thất lạc sau khi nhập kho không các hồ sơ liên quan vào niêm
tìm được trong ngày: TK/GDV tại bì lưu cùng các hồ sơ phong và
TK/GDV PGD lập BB thiếu mất. Truy cập 3.1
còn (b)
lại Trường hợp mất quản lý
tại PGD MH cập nhật TK cập nhật HS cả bì: TK/GDV mở bì hồ sơ
TSBĐ: Khai báo thông tin thất lạc mới để lưu và bảo quản theo quy
của hồ sơ. BB thiếu mất và các hồ
định
sơ liên quan.
2.2. MH Giao dịch cần thực hiện:

Đối chiếu BB thiếu mất với thông
KSV tin trên máy đảm bảo khớp đúng.
Thực hiện phê duyệt.
8.7.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện khai báo thiếu mất
Bƣớc 1: Khai báo thông tin thiếu mất và phê duyệt
i. Thất lạc sau khi tạm xuất:
CBHTTD/CBQHKH - Căn cứ Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ có đầy đủ chữ ký của thành phần
liên quan và Cấp CTQ. Truy nhập CLIMS:
 Nhập thông tin vào tiêu chí Tìm kiếm phù hợp và bấm chọn “Tìm kiếm”.
 Bấm chọn “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại tác vụ bên trái MH.
nhận HS TSBĐ”.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ, chọn “THẤT LẠC” tại cột
“Tác vụ”:
 Khai báo ngày hồ sơ bị thất lạc, bộ phận liên quan đến thất lạc khai báo

và ghi chú lý do cho việc thất lạc.
 Bấm chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Chuyển Biên bản thiếu mất hồ sơ cho
LĐHTTD/ - Tiếp nhận Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ do CBHTTD/CBQHKH
LĐPKHDN chuyển tới. Truy nhập vào CLIMS:
LĐPBL/  Bấm chọn chức năng “Giao dịch cần thực hiện” tại tab “Quản lý công
LĐPGD/ việc” trên MH trang chủ.
LĐPKH  Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp và bấm nút “Tìm kiếm”.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ: Đối chiếu thông tin trên hệ
thống với Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ:
- Trả Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ lại cho CBHTTD/CBQHKH để
chuyển TK/GDV tại PGD.
ii. Thất lạc hồ sơ sau khi nhập kho:
TK/GDV tại PGD - Căn cứ Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ đã có đầy đủ chữ ký của thành
phần liên quan và Cấp CTQ.
 Chọn Tab "Tìm kiếm": Tìm kiếm CAR có hồ sơ TSBĐ cần khai báo
thiếu/mất.
 Bấm chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật hồ sơ TSBĐ” tại danh mục tác vụ
bên trái MH, chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “THẤT LẠC” tại cột “Tác vụ:
 Khai báo ngày thất lạc hồ sơ, ghi chú lý do cho việc thất lạc.
 Xác nhận Số mã vạch bì hồ sơ.
 Chọn “OK” và “Chuyển kiểm soát”.
- Chuyển Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ cho KSV.
KSV - Tiếp nhận Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ do TK/GDV tại PGD chuyển đến.
 Lựa chọn giao dịch “Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ” do TK/GDV
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Đối chiếu biên bản thiếu mất với thông tin trên MH:
Bƣớc 2: Lưu giữ, theo dõi hồ sơ liên quan đến việc thiếu/mất hồ sơ TSBĐ
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ cùng với những hồ sơ còn lại vào

bì hồ sơ TSBĐ, niêm phong bì hồ sơ TSBĐ thiếu/mất để theo dõi, xử lý theo quy định. Trường
hợp mất cả bì TK/GDV tại PGD thực hiện mở bì mới để lưu và quản lý.
- CBHTTD/CBQHKH: Lưu 01 liên bản sao Biên bản thiếu mất hồ sơ TSBĐ và giấy tờ liên quan
để tiếp tục xử lý.
- Phòng, ban liên quan theo dõi hồ sơ TSBĐ thiếu mất tại báo cáo BUS42 Báo cáo hồ sơ bị thất lạc
(tham khảo Phụ lục I).
8.8. Nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất tìm lại đƣợc
8.8.1. Lƣu đồ
Khai báo nhập lại hồ sơ TSBĐ thiếu mất Niêm phong hồ sơ TSBĐ
LĐHTTD/ 1.3. MH Giao dịch cần thực hiện: Đối chiếu
LĐPKHDN/ hồ sơ TSBĐ và Tờ trình với thông tin khai
báo trên máy, đảm bảo khớp đúng. Phê duyệt
LĐPBL/
LĐPGD/
LĐPKH
1.2. MH cập 2.2. Ký niêm phong.

Trường hợp 1.1. Lập tờ
thiếu mất trình NK HS nhật thông tin Lưu 01 liên photo
CBHTTD/ TSBĐ thiếu nhận HS TTNK thiếu mất
sau khi tạm
CBQHKH mất. Trình cấp TSBĐ: Khai (trường hợp mất sau
xuất tìm lại
báo thông tin khi tạm xuất).
được CTQ phê duyệt
nhập lại
Trường hợp 2.1. Lập tờ 2.2. MH cập 2.1. Bóc bì hồ sơ, cho
thiếu mất trình NK HS nhật thông tin hồ sơ TSBĐ thiếu mất
sau khi TSBĐ thiếu nhận HS tìm lại được vào bì.
TK/GDV nhập kho mất. Trình cấp TSBĐ: Khai Niêm, ký niêm phong.
tìm lại được CTQ phê duyệt báo thông tin Lưu 01 liên photo
nhập lại TTNK thiếu mất.
2.3. MH Giao dịch cần thực hiện: Đối chiếu

KSV hồ sơ TSBĐ và Tờ trình với thông tin khai
báo trên máy, đảm bảo khớp đúng. Phê duyệt
8.8.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện khai báo thiếu mất
Bƣớc 1: Làm thủ tục nhập lại hồ sơ TSBĐ thiếu/mất trên CLIMS
i. Nhập lại kho hồ sơ thất lạc trong thời gian tạm xuất

CBHTTD/CBQHKH - Lập Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất trình Cấp CTQ
quyết định. Truy nhập CLIMS:
 Bấm chọn chức năng “Khách hàng/CAR” tại tab “Tìm kiếm” trên MH
trang chủ.
 Nhập thông tin vào tiêu chí tìm kiếm phù hợp, bấm chọn nút “Tìm kiếm”.
 Bấm chọn “Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ” tại danh mục tác vụ bên
trái MH.
nhận HS TSBĐ”.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ: Chọn “NHẬP LẠI” tại cột
“Tác vụ”.
 Khai báo Ngày nhập lại hồ sơ bị thất lạc, Bộ phận đưa ra yêu cầu, Ghi
chú cho việc nhập lại.
 Bấm chọn “OK” và “Chuyển phê duyệt”.
- Chuyển Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất, cùng hồ sơ
TSBĐ giấy cho LĐHTTD/LĐPKHDN/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH.
LĐHTTD/ - Tiếp nhận Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất, cùng hồ sơ
LĐPKHDN/ TSBĐ giấy do CBHTTD/CBQHKH chuyển đến.
LĐPBL/ - Truy nhập vào CLIMS:
LĐPKH. việc” trên MH trang chủ.
 Tại MH Cập nhật thông tin nhận HS TSBĐ: Đối chiếu thông tin trên MH
với Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất, hồ sơ TSBĐ giấy:
- Chuyển Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất cùng hồ sơ
TSBĐ giấy cho CBHTTD/CBQHKH.
Lưu ý: Nếu hồ sơ tạm xuất thiếu mất tìm lại được đến hạn/quá hạn tạm xuất, bộ phận liên quan
phải tiến hành nhập lại kho hồ sơ TSBĐ tạm xuất như Khoản 8.6 Quy trình này.
ii. Nhập lại kho hồ sơ thất lạc sau khi nhập kho

TK/GDV tại PGD - Lập Giấy đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất trình Cấp CTQ.
 Chọn Tab "Tìm kiếm": Tìm CAR có hồ sơ TSBĐ cần khai báo
thiếu/mất.
 Bấm chọn tác vụ “Thủ kho cập nhật hồ sơ TSBĐ” tại danh mục tác vụ
bên trái MH, Chọn “Cập nhật” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Cập nhật hồ sơ: Chọn “NHẬP LẠI KHO” tại cột “Tác vụ” :
 Khai báo ghi chú cho việc nhập lại kho;
 Xác nhận Số mã vạch bì hồ sơ;
 Chọn “OK” và “Chuyển kiểm soát”;
TSBĐ giấy cho KSV.
KSV - Tiếp nhận Tờ trình đề nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất cùng hồ sơ
TSBĐ giấy do TK/GDV tại PGD chuyển đến.
việc” trên MH Trang chủ.
 Lựa chọn giao dịch Cập nhật thông tin nhận hồ sơ TSBĐ do TK/GDV tại
PGD chuyển sang, chọn “Xử lý” tại cột “Tác vụ”.
 Tại MH Xử lý hồ sơ: Đối chiếu thông tin trên hệ thống với Tờ trình đề
nghị nhập kho hồ sơ TSBĐ thiếu/mất, hồ sơ TSBĐ giấy:
 Nếu sai lệch: Chọn “Từ chối” (trả TK/GDV tại PGD thực hiện lại).
TSBĐ giấy lại cho TK/GDV tại PGD.
Bƣớc 2: Nhập kho hồ sơ giấy liên quan đến việc thiếu/mất hồ sơ TSBĐ
CBHTTD/CBQHKH - Bóc bì và đối chiếu hồ sơ TSBĐ đang lưu kho, biên bản thiếu/mất hồ sơ
TK/GDV và KSV tại TSBĐ với hồ sơ TSBĐ nhập kho trước khi cho vào bì cùng Tờ trình đề
PGD nghị nhập kho thiếu mất và niêm phong theo quy định.
- TK/GDV tại PGD: Bảo quản hồ sơ TSBĐ (sau khi đã ký niêm phong),
cuối ngày chuyển vào kho để quản lý.
Lưu giữ chứng từ - CBHTTD/CBQHKH: Lưu 01 liên photo Tờ trình đề nghị nhập kho.
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên photo Tờ trình đề nghị nhập kho.
8.9. Điều chuyển hồ sơ TSBĐ
Áp dụng trong trường hợp điều chuyển hồ sơ TSBĐ sang bộ phận khác/CN khác để quản lý và
theo dõi. Các hình thức điều chuyển:
 Điều chuyển trong cùng CN: Giữa các PGD, giữa PGD với TSCN.
 Điều chuyển sang CN khác.
8.9.1. Lƣu đồ

Điều chuyển hồ sơ TSBĐ trong nội bộ chi nhánh
Bên giao Bên nhận
1.1 Lập LĐC 1.3(b). Phối hợp 2.4(b). Ký niêm

CBHTTD/ bóc bì và bàn giao phong bì hồ sơ
CBQHKH TSBĐ.
1.2. Kiểm tra 1.3(a). Xuất kho 2.1. Nhận bàn

thông tin trên bóc bì, bàn giao giao chi tiết hồ
LĐC đảm bảo hợp chi tiết hồ sơ sơ đối chiếu với
lệ TSBĐ cho Bên LĐC đảm bảo 2.4 (a). Niêm,
nhận. khớp đúng ký niêm phong
hồ sơ TSBĐ.
TK/GDV Bảo quản theo
quy định
2.2. Duy trì vị
trí bì hồ sơ
TSBĐ. Thay
tem mã vạch, bì
hồ sơ (nếu cần)
2.3. Kiểm soát

thông tin. Khớp
KSV đúng thực hiện
phê duyệt
8.9.2. Chi tiết các bƣớc thực hiện điều chuyển hồ sơ TSBĐ trong cùng chi nhánh
8.9.2.1. Đối với Bên giao hồ sơ TSBĐ
Bƣớc 1: Lập Lệnh điều chuyển và nhập giao dịch điều chuyển hồ sơ TSBĐ
CBQHKH - Lập 02 liên LĐC hồ sơ TSBĐ trình Cấp CTQ.
- Chuyển Lệnh điều chuyển hồ sơ TSBĐ cho TK/GDV tại PGD.
Bƣớc 2: Bàn giao hồ sơ TSBĐ (trường hợp phải bàn giao chi tiết hồ sơ)
CBQHKH - Thành phần liên quan ký trên niêm phong bì hồ sơ TSBĐ chứng kiến
- TK/GDV tại TK/GDV tại PGD bàn giao chi tiết hồ sơ TSBĐ cho Bên nhận hồ sơ
PGD TSBĐ, ký giao nhận trên LĐC.
- KSV - Bên nhận hồ sơ TSBĐ: Nhận chi tiết hồ sơ TSBĐ và niêm phong, gửi
- Bên nhận hồ sơ bảo quản hồ sơ TSBĐ trong kho theo quy định.
TSBĐ
Lưu chứng từ tại Bên giao hồ sơ TSBĐ:
- CBHTTD/CBQHKH24: Lưu 01 liên gốc LĐC cùng hồ sơ tín dụng tại
PKHDN/PBL/PKH/PHTTD.
24
CBQHKH lưu LĐC đối với hồ sơ TSBĐ không thông qua HTTD.

- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên photo LĐC trong vòng 02 năm tại bộ phận quỹ của TSCN/ PGD
có phát sinh25.
8.9.2.2. Đối với Bên nhận hồ sơ TSBĐ
Bƣớc 1: Tiếp nhận và kiểm tra lại hồ sơ TSBĐ giấy và vị trí bì hồ sơ.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ TSBĐ giấy và LĐC hồ sơ TSBĐ từ cán bộ
CBHTTD/CBQHKH nhận bàn giao hồ sơ TSBĐ chuyển TK/GDV tại PGD.
TK/GDV tại PGD - Tiếp nhận hồ sơ TSBĐ giấy và LĐC hồ sơ TSBĐ từ cán bộ nhận bàn
giao hồ sơ TSBĐ.
- Đối chiếu hồ sơ TSBĐ giấy với LĐC hồ sơ TSBĐ đảm bảo khớp
đúng.
- Thực hiện kiểm tra lại vị trí bì hồ sơ bằng cách gỡ số mã vạch cũ thay
thế bằng mã vạch mới theo hướng dẫn tại Phụ lục số V.
Bƣớc 2: Niêm phong, bảo quản hồ sơ TSBĐ (nếu có bàn giao hồ sơ TSBĐ)
- TK/GDV, KSV tại - Các thành phần liên quan thực hiện niêm và ký niêm phong bì hồ sơ
PGD TSBĐ theo quy định.
- CBHTTD/CBQHKH - TK/GDV tại PGD: Bảo quản hồ sơ TSBĐ trong giờ giao dịch, cuối
ngày nhập kho để bảo quản theo quy định.
Lưu chứng từ - CBHTTD/CBQHKH26: Lưu 01 liên gốc LĐC cùng hồ sơ tín dụng tại
PKHDN/PBL/PKH/PHTTD.
- TK/GDV tại PGD: Lưu 01 liên photo LĐC trong vòng 02 năm tại bộ
phận quỹ của TSCN/ PGD có phát sinh27.
Yêu cầu: Việc giao, nhận hồ sơ TSBĐ và cập nhật vào chương trình CLIMS của Bên giao và
Bên nhận phải thực hiện đồng thời và hoàn tất ngay trong ngày giao dịch.
8.9.3. Điều chuyển hồ sơ TSBĐ giữa các Chi nhánh NHCT
- Việc điều chuyển hồ sơ TSBĐ giữa các CN: Căn cứ vào đề nghị đã được Cấp CTQ của CN
giao chấp thuận.
- Khi Bàn giao: Hồ sơ TSBĐ phải được lập thành biên bản cụ thể, ghi chi tiết từng loại hồ sơ
TSBĐ, tình trạng hồ sơ TSBĐ (bản gốc/bản chính/bản sao/phô tô).
Chi nhánh giao Căn cứ yêu cầu chuyển hồ sơ TSBĐ: Thực hiện thủ tục xuất toàn bộ hồ sơ
TSBĐ theo quy định tại Khoản 8.2 Quy trình này. Trong đó: Người nhận là
đại diện của CN nhận hồ sơ TSBĐ (được Giám đốc cử đến nhận hồ sơ
TSBĐ).
Chi nhánh nhận Căn cứ PXK của CN giao và hồ sơ TSBĐ thực tế đã nhận: Thực hiện các thủ
tục nhập kho hồ sơ TSBĐ theo quy định tại Khoản 8.1 Quy trình này.
Trong đó: Người giao là người đại diện của CN đến nhận hồ sơ TSBĐ tại CN giao.
Lƣu ý: Chi tiết hướng dẫn tác nghiệp trên CLIMS:
- CBHTTD/CBQHKH và LĐHTTD/LĐPBL/LĐPGD/LĐPKH; TK/GDV tại PGD và KSV đăng
25
NHCT10.
26
CBQHKH lưu LĐC đối với hồ sơ TSBĐ không thông qua HTTD.
27
NHCT10.

nhập vào địa chỉ http://hq-spapp-01/HDSDHT/LOS, mục “Tài liệu và văn bản” để lấy tài
liệu hướng dẫn bộ phận thẩm định/HTTD và hướng dẫn bộ phận Quỹ quản lý HS TSBĐ trên
CLIMS.
9. Đối với hồ sơ TSBĐ không đƣợc tham số chi tiết, khai báo vào Mã hồ sơ khác
- Đối với loại hồ sơ TSBĐ không bắt buộc phải nhập kho, không được tham số trên hệ thống,
nếu có nhu cầu nhập kho, CN khai báo một lần cho toàn bộ số hồ sơ đó vào Mã hồ sơ khác để
nhập kho theo hướng dẫn tại Khoản 8.1 Quy trình này.
Lƣu ý:
- CBHTTD/CBQHKH: Cho các hồ sơ TSBĐ vào trong một bì (bì hồ sơ phụ không nhất thiết
phải là bì hồ sơ TSBĐ theo mẫu), dán và ký niêm phong, chuyển bì hồ sơ phụ cho TK/GDV tại
PGD.
- TK/GDV tại PGD và KSV: Nhận bì hồ sơ phụ, kiểm soát, phê duyệt nhập kho trên hệ thống
(không phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của những hồ sơ TSBĐ đã được lưu trong bì hồ sơ
phụ). Cho bì hồ sơ phụ vào lưu trong bì hồ sơ chính của ID TSBĐ.
- Trường hợp hồ sơ TSBĐ khác quá nhiều cho phép CN sử dụng Thùng/Hòm/Túi để bảo quản
nhưng CBHTTD/CBQHKH vẫn phải dán, ký niêm phong Thùng/Hòm/Túi. TK/GDV tại PGD
ghim (kẹp) bì hồ sơ phụ cùng bì hồ sơ chính (bì lưu giữ những hồ sơ TSBĐ được tham số chi
tiết trên CLIMS) hoặc dán bì hồ sơ chính lên Thùng/Hòm bảo quản hồ sơ phụ để thuận tiện
trong việc quản lý.
- Không tác nghiệp trên Hệ thống khi xuất kho 1 phần/tạm xuất 1 phần/thay thế 1 phần/nhập bổ
sung, chỉ tác nghiệp trên Hệ thống khi xuất kho toàn bộ/tạm xuất kho toàn bộ/thay thế toàn bộ
hồ sơ.
- Trường hợp phát sinh yêu cầu phải xuất kho 1 phần/tạm xuất 1 phần/thay thế 1 phần/nhập bổ
sung:
 Căn cứ vào đề nghị của PKHDN/PBL/PGD/PKH đã được Cấp CTQ quyết định, TK/GDV
tại PGD: Xuất kho vật lý Bì hồ sơ phụ, ký giao nhận đầy đủ trên Sổ theo dõi giao nhận nội
bộ 28với CBHTTD/CBQHKH.
 Sau khi bóc bì để lấy hồ sơ cần thiết, CBHTTD/CBQHKH: Dán, ký niêm phong lại Bì hồ sơ
phụ, giao lại cho TK/GDV tại PGD lưu giữ theo quy định và ký giao nhận đầy đủ trên Sổ
theo dõi giao nhận nội bộ.
10. Kiểm kê hồ sơ TSBĐ
- Việc kiểm kê phải được lập thành Biên bản, các thành viên tham gia kiểm kê phải ký xác nhận
trên Biên bản kiểm kê.
- Trường hợp phát hiện chênh lệch khi kiểm kê, phải ghi rõ trong trong Biên bản, báo cáo Lãnh
đạo CN để có biện pháp xử lý kịp thời.
10.1. Kiểm kê hồ sơ TSBĐ hàng ngày
- Kiểm kê hàng ngày được thực hiện vào thời điểm cuối ngày đối với hồ sơ TSBĐ do TK/GDV
tại PGD quản lý trong giờ giao dịch.
10.1.1. Thành phần tham gia kiểm kê:
- Cuối ngày giao dịch:
28
Sổ mã số S11/TTKQ ban hành kèm theo QĐ số 088/2017/QĐ-TGĐ-NHCT8.

 Tại TSCN/PGD có kho: Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền.
 Tại PGD không có kho: LĐPGD/KSV, GDV.
10.1.2. Phƣơng pháp kiểm kê:
- Kiểm đếm theo đầu bì hồ sơ TSBĐ (còn nguyên niêm phong), đối chiếu với thông tin tại MH
Giao dịch đã thực hiện của KSV trên CLIMS và báo cáo, đảm bảo khớp đúng.
i) Kiểm kê cuối ngày: Kiểm đếm bì hồ sơ TSBĐ thực tế do TK/GDV tại PGD quản lý (gồm cả
hồ sơ TSBĐ nhận đầu ngày) và hồ sơ TSBĐ xuất/nhập/tạm xuất trong ngày, đối chiếu báo cáo
BUS062 tại địa chỉ https://extapps.vietinbank.vn/losutil đảm bảo khớp đúng, các thành viên
tham gia kiểm kê phải ký xác nhận trên BM02B/BBKK&GN-HSTSBĐ; BM02C/BBKK-
HSTSBĐ (tham khảo Phụ lục III).
- Sau khi kiểm kê:
- Tại TSCN/PGD không có kho: Nộp toàn bộ hồ sơ TSBĐ đang quản lý về TK/GDV tại PGD
hoặc tổ chức tín dụng khác hoặc CN/PGD khác để bảo quản trong kho theo quy định.
- Tại TSCN/PGD có kho: TK/GDV tại PGD chuyển toàn bộ hồ sơ TSBĐ vào kho để bảo quản
trước sự chứng kiến, giám sát của Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền.
Lƣu ý:
- PGD không có kho gửi kèm theo 01 liên Biên bản kiểm kê cuối ngày BM02B/BBKK&GN-
HSTSBĐ để TK/GDV tại PGD có kho kiểm tra, đối chiếu (TK/GDV tại PGD có thể vấn tin
trên Chương trình CLIMS để đối chiếu).
- TK/GDV tại PGD có trách nhiệm chấm báo cáo BUS060 - Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi
trạng thái nhập kho trong ngày tại chi nhánh đối với các hồ sơ TSBĐ ở trạng thái Chờ nhập
kho, Chờ xuất kho, Chờ tạm xuất, Chờ nhập lại để kiểm tra các hồ sơ TSBĐ chưa hoàn thành
tác nghiệp trên máy trong ngày.
- Hướng dẫn sử dụng và khai thác báo cáo CN thực hiện theo công văn hướng dẫn số tại Phụ lục I.
- BM02C/BBKK-HSTSBĐ được lập thành 01 liên, TK/GDV tại PGD quản lý thành tập theo
tháng và lưu trữ trong vòng 02 năm tại Bộ phận quỹ của TSCN và PGD có phát sinh.
10.2. Kiểm kê định kỳ/kiểm kê đột xuất/tổng kiểm kê hồ sơ TSBĐ
Kiểm kê định kỳ/đột xuất/tổng kiểm kê hồ sơ TSBĐ trong kho do Hội đồng kiểm kê thực hiện:
- Kiểm kê định kỳ hàng tháng: đơn vị thực hiện kiểm kê hồ sơ TSBĐ và đối chiếu với số liệu chốt
cuối ngày làm việc cuối cùng của tháng.
- Tổng kiểm kê: đơn vị thực hiện kiểm kê hồ sơ TSBĐ và đối chiếu với số liệu chốt thời điểm 0
giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07.
10.2.1. Thành phần Hội đồng kiểm kê hồ sơ TSBĐ
- Thành phần Hội đồng kiểm kê hồ sơ TSBĐ thực hiện theo Quy định hiện hành về giao nhận,
bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ TSBĐ29.
10.2.2. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ/Tổng kiểm kê
- Kiểm kê toàn bộ hồ sơ TSBĐ theo bì đã niêm phong (đảm bảo bì được dán kín và nguyên niêm
phong), chấm đối chiếu từng bì hồ sơ TSBĐ thực tế với số liệu báo cáo trên hệ thống. Khi
kiểm kê, Hội đồng kiểm kê có thể chọn bóc kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ được lưu giữ trong bì
29
Hiện nay là Khoản 49.3, Điều 49, Quyết định số 618/2018/QĐ-HĐQT-NHCT8 ngày 30/10/2018 và các văn bản sửa
đổi, bổ sung

nếu có nghi vấn.
Lƣu ý:
- Nếu chấm chi tiết hồ sơ trong bì hồ sơ TSBĐ sử dụng báo cáo BUS041 - Báo cáo hồ sơ TSBĐ
trong kho. Nếu kiểm đếm đầu bì hồ sơ thì sử dụng báo cáo BUS045 - Báo cáo danh mục hồ sơ
TSBĐ trong kho.
- Nếu có phát sinh chênh lệch khi kiểm kê phải thực hiện xử lý triệt để.
11. Kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ nhập kho
11.1. Thời điểm và phạm vi kiểm tra chi tiết hồ sơ
- Định kỳ trong tháng 6 hàng năm, CN thành lập Hội đồng kiểm tra để tổ chức kiểm tra bóc bì
đối với 100% hồ sơ TSBĐ đã nhập kho trừ: i) Hồ sơ TSBĐ đã được CBHTTD kiểm tra bóc
bì hàng tháng. ii) Hồ sơ TSBĐ đã được các đoàn Kiểm tra/Hội đồng kiểm kê, kiểm tra bóc bì
khi kiểm tra/kiểm kê mà từ khi bóc bì kiểm tra đến thời điểm thành lập Hội đồng kiểm tra
trong tháng 6 không phát sinh nhập bổ sung/nhập tạm xuất/tạm xuất 1 phần/xuất 1 phần
hồ sơ TSBĐ của bì hồ sơ đó.
Lƣu ý:
- Thời gian loại trừ cho trường hợp không phải bóc bì kiểm tra lại được tính từ thời điểm Hội
đồng kiểm tra thực hiện kiểm tra trong tháng 6 năm trước đến thời điểm kiểm tra trong tháng 6
năm liền kề tiếp theo.
- Địa điểm bóc kiểm tra hồ sơ TSBĐ do Giám đốc CN bố trí đảm bảo thuận tiện, an toàn; không
bố trí địa kiểm tra hồ sơ TSBĐ trong Quầy giao dịch/nơi bảo quản tiền mặt.
11.2. Thành phần Hội đồng kiểm tra
- Do Giám đốc ra quyết định thành lập bao gồm:
+ Tại TSCN:
 Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc/Người được Giám đốc ủy quyền
 Các Uỷ viên:
 Trưởng phòng Kế toán/Người được Trưởng phòng Kế toán ủy quyền
 Trưởng phòng/tổ TTKQ/Người được Trưởng phòng/tổ TTKQ ủy quyền.
Đối với CN có bộ phận kho quỹ thuộc phòng Kế toán/PDVKH các ủy viên là: Lãnh đạo
phòng kế toán/PDVKH và một Lãnh đạo/cán bộ phòng kế toán/PDVKH phụ trách công tác
kho quỹ.
 Thành phần kiểm tra: Là cán bộ nghiệp vụ tại CN. Lƣu ý: Thành phần kiểm tra không
kiểm tra các hồ sơ TSBĐ do chính mình ký tên trên niêm phong.
 Thành phần có liên quan: Thành phần ký tên trên niêm phong bì hồ sơ TSBĐ.
+ Tại PGD
 Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc CN/Lãnh đạo PGD/Người được ủy quyền.
 Uỷ viên: GDV tại PGD được giao nhiệm vụ nhập, xuất kho hồ sơ TSBĐ và 01 lãnh
đạo/cán bộ tại PGD.
 Thành phần kiểm tra: Là cán bộ nghiệp vụ tại CN/PGD. Lƣu ý: Thành phần kiểm tra không
kiểm tra các hồ sơ TSBĐ do chính mình ký tên trên niêm phong30.
30
Có thể bố trí CB QHKH/CB HTTD là Thành phần kiểm tra, nhưng không được kiểm tra các hồ sơ TSBĐ do chính
CB QHKH/CB HTTD đó ký niêm phong (kiểm tra chéo)

 Thành phần có liên quan: Thành phần ký tên trên niêm phong bì hồ sơ TSBĐ..
- Khi bóc bì hồ sơ TSBĐ, Hội đồng kiểm tra thực hiện:
 Chủ tịch Hội đồng kiểm tra chỉ đạo các thành phần trong hội đồng thực hiện công việc theo
đúng chức năng đảm bảo an toàn TSBĐ trong suốt quá trình kiểm tra.
 Ủy viên Hội đồng kiểm tra thực hiện giám sát toàn bộ quá trình kiểm tra chi tiết cho đến khi
Hội đồng kiểm ra hoàn thành công việc kiểm tra chi tiết bì hồ sơ TSBĐ.
 Thành phần kiểm tra thực hiện bóc bì hồ sơ kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ lưu trong bì đảm
bảo hồ sơ vật lý khớp đúng với PNK và BM08 (nếu có). Sau khi kiểm tra, trả lại hồ sơ
TSBĐ cho TK/GDV tại PGD.
 TK/GDV tại PGD là người chứng kiến thành phần kiểm tra, kiểm tra chi tiết và cho lại hồ sơ
vào bì sau kiểm tra.
 Thành phần liên quan:
 TK/GDV tại PGD chứng kiến việc bóc bì kiểm tra, nhận lại hồ sơ từ thành phần kiểm tra,
cho lại hồ sơ vào bì sau kiểm tra, dán và ký lại niêm phong;
 Các thành phần khác ký tên trên tem niêm phong bì hồ sơ chứng kiến việc bóc bì kiểm tra
của thành phần kiểm tra và việc cho lại hồ sơ vào bì của TK/GDV tại PGD, ký lại tên trên
niêm phong bì hồ sơ sau khi kiểm tra31.
- Việc bóc bì kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ phải hoàn thành trước ngày 30/06 và được lập thành
Biên bản, các thành viên tham gia phải ký xác nhận trên Biên bản kiểm tra. Thành phần liên
quan không phải ký trên Biên bản kiểm tra.
12. Kiểm tra hồ sơ TSBĐ của PBL, PGD, PKH
- Định kỳ trong tháng PHTTD trình Lãnh đạo CN tổ chức kiểm tra chi tiết (bóc bì) hồ sơ TSBĐ,
phối hợp với TK/GDV tại PGD và PKHDN/PBL/PKH/PGD tổ chức thực hiện kiểm tra chi tiết
(bóc bì) đối với toàn bộ hồ sơ TSBĐ nhập mới/nhập bổ sung/xuất kho một phần/tạm xuất 01
phần/nhập tạm xuất phát sinh trong tháng trước đó, bao gồm:
 Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng đặc thù/khoản tín dụng có bảo đảm 100% bằng TSTKC
tại PKHDN/PBL/PKH;
 Hồ sơ TSBĐ của sản phẩm tín dụng có thủ tục liên quan đến TSBĐ không qua PHTTD tại
CN tại PBL/PKH;
- CBHTTD bóc bì kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ phải ký xác nhận đã kiểm tra trên tem niêm
phong bì hồ sơ. Đối với bì hồ sơ TSBĐ được CBHTTD ký xác nhận đã bóc bì kiểm tra chi tiết,
nếu có phát sinh nhập bổ sung/xuất/tạm xuất không cần phải có sự tham gia của CBHTTD ký
xác nhận kiểm tra trên tem niêm phong, nhưng việc bóc bì phải được hệ thống camera lưu lại
rõ nét hình ảnh.
- Việc kiểm tra phải được lập thành biên bản cụ thể. Các thành phần niêm phong bì hồ sơ TSBĐ
phải chứng kiến và dán bì, niêm phong lại theo quy định.
13. Phụ lục
31
Trường hợp PHTTD/PKHDN/PBL/PKH cử cán bộ trong phòng thay thế CBHTTD/CBQHKH có tên trên niêm phong
chứng kiến bóc bì và ký lại niêm phong bì, toàn bộ quá trình bóc bì và niêm phong lại phải được hệ thống camera giám
sát ghi lại hình ảnh thực hiện.

TT Phụ lục Tên Phụ lục Mã số
1 Phụ lục I Danh sách báo cáo trên CLIMS. QT.08.14.V/PL I
2 Phụ lục II Hướng dẫn sử dụng niêm phong và bì hồ sơ TSBĐ QT.08.14.V/PL II
3 Phụ lục III Danh mục biểu mẫu QT.08.14.V/PL III
4 Phụ lục IV Các loại hồ sơ TSBĐ trên LOS QT.08.14.V/PL IV
5 Phụ lục V Hướng dẫn bộ phận kho quỹ sử dụng phần mềm mã vạch QT.08.14.V/PL V
14. Tổ chức thực hiện
- Đơn vị, cá nhân có liên quan trong hệ thống NHCT có trách nhiệm thực hiện đúng các quy
định tại Quy trình này.
- Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Tổng Giám đốc NHCT quyết định.
TỔNG GIÁM ĐỐC

PHỤ LỤC I
BÁO CÁO QUẢN LÝ HỒ SƠ TSBĐ TRÊN CLIMS
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/PL01 Trang 1/21

TÁC NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM ÁP DỤNG
CHO CHI NHÁNH KHÔNG GỬI GIỮ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM Lần sửa đổi: 00 Ngày VB:
MỤC LỤC
1.Giới thiệu chung về báo cáo ........................................................................................................... 3
2.Danh sách các loại báo cáo đang sử dụng ..................................................................................... 6
3.Chi tiết các loại báo cáo .................................................................................................................. 8
3.1.BUS029: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã hết hạn ............................................................................................ 8
3.2.BUS030: Báo cáo hồ sơ TSBĐ cho chậm nộp ...................................................................................... 9
3.3.BUS032: Báo cáo hồ sơ TSBĐ chờ nhập kho bởi cán bộ kho quỹ ..................................................... 9
3.4.BUS033: Báo cáo hồ sơ TSBĐ hết hạn trong vòng 02 tháng tới ..................................................... 10
3.5.BUS034: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất kho ................................................................................ 10
3.6.BUS035: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã xuất kho........................................................................................ 11
3.7.BUS041: Báo cáo hồ sơ TSBĐ trong kho ........................................................................................... 11
3.8.BUS042: Báo cáo hồ sơ bị thất lạc ...................................................................................................... 12
3.9.BUS045: Báo cáo danh mục hồ sơ TSBĐ trong kho ......................................................................... 12
3.10.BUS060: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại chi nhánh ......... 13
3.11.BUS061: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại Kho TTTM Hà
Nội................................................................................................................................................................ 14
3.12.BUS062: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại chi nhánh................................. 14
3.13.BUS063: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội ................ 15
3.14.BUS064: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh theo kỳ tại chi nhánh....................................... 15
3.15.BUS065: Báo cáo giám sát Nhập/Xuất kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS .......................................... 16
3.16.BUS068: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Bắc Hà Nội ......... 16
3.17.BUS069: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí Minh ...... 17
3.18.BUS070: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Đà Nẵng.............. 17
3.19.BUS071: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Tây Hà Nội ......... 18
3.20.BUS072: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Bắc Ninh ............. 19
3.21.BUS073: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hải Phòng .......... 19
3.22.BUS074: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí Minh bộ
phận kéo dài CN12 ..................................................................................................................................... 20

1. Giới thiệu chung về báo cáo
Để xem Báo cáo, từ thanh công cụ, Người sử dụng (NSD) chọn “Báo cáo”  “Báo cáo kinh
doanh”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình để NSD lựa chọn các tiêu chí phù hợp để truy cập được các
báo cáo cần xem:
 Đối với cán bộ được phân quyền tác nghiệp hoặc vấn tin theo CN thì chọn:
 Quốc gia: Việt Nam;
 Miền: Hệ thống tự động hiển thị miền của CN, 199 nếu CN của cán bộ thuộc Miền
Bắc; Hệ thống tự động hiển thị 299 nếu CN của cán bộ thuộc Miền Nam;
 Trung tâm: Hệ thống tự động hiển thị trung tâm vùng của CN, 699 nếu CN của cán
bộ thuộc Miền Bắc; Hệ thống tự động hiển thị 799 nếu CN của cán bộ thuộc Miền
Nam;
 CN: Hiển thị duy nhất mã CN của cán bộ để chọn
 Đối với cán bộ được phân quyền tác nghiệp hoặc vấn tín nhiều CN (Cán bộ thuộc cụm,
thuộc TSC…) thì chọn:
 Quốc gia: Việt Nam;
 Miền: Hệ thống tự động hiển thị miền của các CN mà người dùng được phân quyền.
Để xem số liệu báo cáo của các CN thuộc Miền Bắc chọn 199; Để xem số liệu báo cáo
của các CN thuộc Miền Bắc chọn 299;

 Trung tâm: Hệ thống tự động hiển thị trung tâm vùng 699 nếu đã chọn Miền là 199;
Hệ thống tự động hiển thị 799 nếu đã chọn Miền là 299;
 CN: Hiển thị các mã CN cán bộ phụ trách thuộc Trung tâm đã chọn để chọn;
 Người dùng được phân quyền phụ trách nhiều CN nhưng chỉ xem số liệu báo cáo của
riêng từng CN, hệ thống không có báo cáo thể hiện số liệu của nhiều CN/ của toàn
hàng.
Sau khi đã điền đầy đủ các tiêu chí cần thiết, bấm chọn “Tìm kiếm”, hệ thống sẽ hiển thị danh
sách các báo cáo mà NSD được phép truy cập theo các tiêu chí đã lựa chọn.
Từ danh sách các báo cáo Bộ phận kho quỹ được phép truy cập ở trên, NSD chọn báo cáo cần
xem, từ cột “Tác vụ”, chọn tiếp “Xem PDF” hoặc “Xem Excel” để xem các báo cáo theo từng dạng
file tương ứng đã lựa chọn. Hệ thống sẽ mở ra màn hình từng báo cáo tương ứng.
Để hỗ trợ người sử dụng tại chi nhánh có báo cáo phục vụ chấm số liệu hàng ngày, NHCT Việt
Nam đã xây dựng thêm 03 báo cáo:
BUS060: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại chi nhánh
BUS062: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại chi nhánh
BUS064: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong kỳ tại chi nhánh
BUS065: Báo cáo giám sát Nhập/Xuất kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS
Để hỗ trợ người sử dụng tại các Trung tâm tiền mặt có báo cáo phục vụ chấm số liệu hàng ngày,
NHCT Việt Nam đã xây dựng thêm 09 báo cáo:
BUS061: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
BUS063: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
BUS068: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Hà Nội bộ phận kéo
dài Bắc Hà Nội
BUS069: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Hồ Chí Minh
BUS070: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Đà Nẵng
BUS071: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Hà Nội bộ phận kéo
dài Tây Hà Nội
BUS072: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Bắc Ninh

BUS073: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Hải Phòng
BUS074: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại kho TTTM Hồ Chí Minh bộ
phận kéo dài CN12
Đầu ngày giao dịch người sử dụng tại Chi nhánh vào địa chỉ https://extapps.vietinbank.vn/losutil
chọn ngày giao dịch hôm trước để xem báo cáo BUS065.
Cuối ngày giao dịch sau thời điểm 17h30 người sử dụng tại Chi nhánh vào địa chỉ
https://extapps.vietinbank.vn/losutil để xem các báo cáo BUS060, BUS062
Cuối ngày giao dịch sau thời điểm 17h30 người sử dụng tại Trung tâm tiền mặt vào địa chỉ
https://extapps.vietinbank.vn/losutil để xem các báo cáo BUS061, BUS063, BUS068, BUS069,
BUS070, BUS071, BUS072, BUS073, BUS074, BUS074
Đăng nhập vào hệ thống bằng user AD. Chọn Menu: Báo cáo/Báo cáo Hồ sơ TSBĐ/Báo cáo Hồ
sơ TSBĐ. Chọn ngày báo cáo để xem.

2. Danh sách các loại báo cáo đang sử dụng
Tần suất
STT Tên báo cáo Ngƣời sử dụng Ý nghĩa báo cáo
BC
Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ đã
BUS029: Báo cáo hồ
1 HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày hết hạn
sơ TSBĐ đã hết hạn
NSD vấn tin
BUS030: Báo cáo hồ Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ có
2 sơ TSBĐ cho chậm HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày trạng thái „ĐẪ CHO CHẬM”
nộp NSD vấn tin
BUS032: Báo cáo hồ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ
Bộ phận thẩm định/
sơ TSBĐ chờ nhập đang chờ nhập kho/chờ nhập lại
3 HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày
kho bới cán bộ kho kho bởi TK/ GDV.
NSD vấn tin
quỹ
BUS033: Báo cáo về Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ hết
hồ sơ TSBĐ hết hạn hạn trong vòng 2 tháng tới
4 HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày
trong vòng 2 tháng
NSD vấn tin
tới
BUS034: Báo cáo về Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ ở
5 hồ sơ TSBĐ tạm HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày trạng thái đã tạm xuất
xuất kho NSD vấn tin

BUS035: Báo cáo về Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ đã
6 hồ sơ TSBĐ xuất HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày xuất kho từ đầu tháng đến ngày
kho NSD vấn tin báo cáo
BUS041: Báo cáo về Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ ở
7 các hồ sơ TSBĐ HTTD, TK/ GDV, Hàng ngày trạng thái “ĐÃ NHẬP KHO” đến
trong kho NSD vấn tin thời điểm ngày báo cáo
BUS042: Báo cáo Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các hồ sơ TSBĐ bị
các hồ sơ TSBĐ bị HTTD, TK/ GDV, thất lạc (Trạng thái:
8 thất lạc NSD vấn tin Hàng ngày “ĐÃ TẠM XUẤT THẤT LẠC”/
“ĐÃ NHẬP KHO_THẤT LẠC”
đến thời điểm ngày báo cáo.
Báo cáo liệt kê bì hồ sơ TSBĐ có ít
BUS045: Báo cáo Bộ phận thẩm
nhất 1 hồ sơ ở trạng thái “ĐÃ
9 danh mục hồ sơ định/HTTD, TK/ Hàng ngày
NHẬP KHO” đến thời điểm ngày
TSBĐ trong kho GDV, NSD vấn tin
báo cáo.
BUS060: Báo cáo hồ Báo cáo liệt kê hồ sơ TSBĐ có
sơ TSBĐ có thay đổi thay đổi trạng thái nhập kho trong
HTTD, Thủ kho và Hàng ngày
10 trạng thái nhập kho ngày tại chi nhánh
KSKQ, Cán bộ vấn (sau 17h30)
trong ngày tại chi
tin
nhánh
BUS061: Báo cáo hồ Báo cáo liệt kê hồ sơ TSBĐ có
sơ TSBĐ có thay đổi thay đổi trạng thái nhập kho trong
Thủ kho và KSKQ Hàng ngày
11 trạng thái nhập kho ngày tại Kho TTTM
tại TTTM Hà Nội (sau 17h30)
trong ngày tại Kho
TTTM
BUS062: Báo cáo Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các bì hồ sơ TSBĐ
kiểm kê hồ sơ TSBĐ HTTD, Thủ kho và Hàng ngày có thay đổi trạng thái nhập kho
12
phát sinh trong ngày KSKQ, Cán bộ vấn sau 17h30) trong ngày tại chi nhánh
tại chi nhánh tin
BUS063: Báo cáo Báo cáo liệt kê các bì hồ sơ TSBĐ
kiểm kê hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho
Thủ kho và KSKQ Hàng ngày
13 phát sinh trong ngày trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
tại TTTM Hà Nội (sau 17h30)
tại Kho TTTM Hà
Nội
Bus064: Báo cáo Bộ phận thẩm định/ Báo cáo liệt kê các bì hồ sơ TSBĐ
kiểm kê hồ sơ TSBĐ HTTD, Thủ kho và Từ ngày … có thay đổi trạng thái nhập kho
14
phát sinh theo kỳ tại KSKQ, Cán bộ vấn Đến ngày … trong khoảng thời gian từ ngày …
Chi nhánh tin đến ngày … tại chi nhánh
BUS065: Báo cáo Bộ phận thẩm định/ Báo cáo giám sát các TSBĐ:
giám sát Nhập/Xuất HTTD, Thủ kho và 01. Có hồ sơ chưa nhập kho
15 Hàng ngày
kho hồ sơ TSBĐ trên KSKQ, Cán bộ vấn 02. Đã xuất toàn bộ hồ sơ
CLIMS tin 03. Có hồ sơ xuất kho

Bus068: Báo cáo Hàng ngày Báo cáo liệt kê các bì hồ sơ TSBĐ
kiểm kê hồ sơ TSBĐ Thủ kho và KSKQ (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
phát sinh trong ngày tại TTTM Hà Nội trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
16
tại kho TTTM Hà bộ phận kéo dài Bắc bộ phận kéo dài Bắc Hà Nội
Nội bộ phận kéo dài Hà Nội
Bắc Hà Nội
Bus069: Báo cáo Thủ kho và KSKQ Hàng ngày Báo cáo liệt kê các bì hồ sơ TSBĐ
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Hồ Chí (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
17 phát sinh trong ngày Minh trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí
tại kho TTTM Hồ Minh
Chí Minh
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Đà Nẵng (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
18 phát sinh trong ngày trong ngày tại Kho TTTM Đà
tại kho TTTM Đà Nẵng
Nẵng
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Hà Nội (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
phát sinh trong ngày bộ phận kéo dài Tây trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
19
tại kho TTTM Hà Hà Nội bộ phận kéo dài Tây Hà Nội
Nội bộ phận kéo dài
Tây Hà Nội
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Bắc Ninh (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
20 phát sinh trong ngày trong ngày tại Kho TTTM Bắc
tại kho TTTM Bắc Ninh
Ninh
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Hải (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
21 phát sinh trong ngày Phòng trong ngày tại Kho TTTM Hải
tại kho TTTM Hải Phòng
Phòng
kiểm kê hồ sơ TSBĐ tại TTTM Hồ Chí (sau 17h30) có thay đổi trạng thái nhập kho
phát sinh trong ngày Minh bộ phận kéo trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí
22
tại kho TTTM Hồ dài CN12 Minh
Chí Minh bộ phận
kéo dài CN12
3. Chi tiết các loại báo cáo

3.1. BUS029: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã hết hạn
STT Tên trƣờng
1 STT
2 Cán bộ quan hệ khách hàng

STT Tên trƣờng
3 Đơn vị kinh doanh
4 Tên người vay
5 CIF người vay
6 ID người vay
7 CAR quản lý hồ sơ TSBĐ
8 Loại danh mục hồ sơ
9 Hình thức hồ sơ
10 Loại khách hàng
11 Loại TSBĐ/Loại TSBĐ chi tiết
12 ID TSBĐ CORE
13 ID TSBĐ LOS
14 ID danh mục hồ sơ
15 Số hồ sơ
16 Mô tả hồ sơ
17 Mô tả TSBĐ
18 Ngày hết hạn
19 Số ngày hết hạn
20 Kho hồ sơ
21 Tủ hồ sơ
22 Ngăn kéo đựng hồ sơ
3.2. BUS030: Báo cáo hồ sơ TSBĐ cho chậm nộp

STT Tên trƣờng
1 STT
4 Tên người vay
5 CIF người vay
10 ID TSBĐ Los
11 Số hồ sơ
13 Chi tiết TSBĐ
14 Ngày hồ sơ được cho chậm
15 Ngày hoàn trả dự kiến
16 Người giao nhận hồ sơ
3.3. BUS032: Báo cáo hồ sơ TSBĐ chờ nhập kho bởi cán bộ kho quỹ
STT Tên trƣờng

STT Tên trƣờng
1 STT
4 Tên người vay
5 CIF người vay
8 ID TSBĐ Los
9 Số hồ sơ
11 Chi tiết TSBĐ
12 Ngày hồ sơ được nhận bởi Thủ Kho
13 Thời gian ân hạn
14 Số ngày quá hạn
3.4. BUS033: Báo cáo hồ sơ TSBĐ hết hạn trong vòng 02 tháng tới
STT Tên trƣờng
1 STT
2 Tên người vay
3 CIF người vay
9 ID TSBĐ Los
10 Số hồ sơ
13 Số ngày đến khi hồ sơ hết hạn
16 Kho hồ sơ
17 Tủ hồ sơ
3.5. BUS034: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã tạm xuất kho

STT Tên trƣờng
1 STT
2 Số lần tạm xuất
3 Tên người vay

STT Tên trƣờng
4 CIF người vay
8 Số hồ sơ
9 ID TSBĐ LOS
10 ID TSBĐ CORE
12 Số văn bản
13 Ngày hết hạn hồ sơ
14 Lý do tạm xuất
15 Số ngày quá hạn
16 Người đề nghị tạm xuất/xuất hồ sơ
17 Ngày tạm xuất
18 Ngày hoàn trả dự kiến
20 Kho hồ sơ
21 Tủ hồ sơ
22 Ghi chú
3.6. BUS035: Báo cáo hồ sơ TSBĐ đã xuất kho

STT Tên trƣờng
1 STT
3 Tên người vay
4 CIF người vay
5 ID TSBĐ LOS
6 ID TSBĐ CORE
7 Tên TSBĐ
10 Số hồ sơ
12 Số văn bản
13 Ghi chú
14 Người đề nghị tạm xuất/xuất
15 Ngày xuất kho
16 Lý do xuất kho
17 Kho hồ sơ
18 Tủ hồ sơ
19 Trạng thái tài sản
3.7. BUS041: Báo cáo hồ sơ TSBĐ trong kho

STT Tên trƣờng
1 STT
2 CIF người vay
3 Tên người vay
4 Số mã vạch của bì hồ sơ
5 ID TSBĐ LOS
6 ID TSBĐ CORE
7 Tên TSBĐ
8 Mã TSBĐ trong Core
9 Số hồ sơ
11 Số văn bản
14 Ngày nhập kho đầu tiên
15 Kho hồ sơ
16 Tủ hồ sơ
3.8. BUS042: Báo cáo hồ sơ bị thất lạc

STT Tên trƣờng
1 STT
2 CIF người vay
3 Tên người vay
7 Số hồ sơ
8 Loại hồ sơ
9 Mô tả hồ sơ
10 ID TSBĐ LOS
11 ID TSBĐ CORE
12 Trạng thái hồ sơ
13 Ngày mất hồ sơ
14 Ghi chú
3.9. BUS045: Báo cáo danh mục hồ sơ TSBĐ trong kho

STT Tên trƣờng
1 STT

STT Tên trƣờng
3 CIF người vay
4 Tên người vay
5 CIF chủ sở hữu
6 Tên chủ sở hữu
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Loại TSBĐ chi tiết
11 Mã TSBĐ trong CORE
12 Trạng thái TSBĐ
13 Ngày tạo danh mục hồ sơ
15 Số lượng hồ sơ trong danh mục
16 Kho hồ sơ
17 Tủ hồ sơ
19 Số mã vạch của bì hồ sơ
3.10. BUS060: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại chi nhánh
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 Ngày giao dịch
4 Cán bộ QHKH
5 CIF người vay
6 Tên người vay
10 Tên TSBĐ
11 ID TSBĐ LOS
12 ID TSBĐ CORE
13 Số hồ sơ
14 Mã hồ sơ
17 Số văn bản
18 Ngày hồ sơ
20 Trạng thái nhập kho hồ sơ hiện tại
21 Cán bộ lập
22 Cán bộ kiểm soát

STT Tên trƣờng
23 Kho hồ sơ
24 Tủ hồ sơ
26 Số mã vạch bì hồ sơ
3.11. BUS061: Báo cáo hồ sơ TSBĐ có thay đổi trạng thái nhập kho trong ngày tại Kho
TTTM Hà Nội
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 Ngày giao dịch
4 Cán bộ QHKH
5 CIF người vay
6 Tên người vay
10 Tên TSBĐ
11 ID TSBĐ LOS
12 ID TSBĐ CORE
13 Số hồ sơ
14 Mã hồ sơ
17 Số văn bản
18 Ngày hồ sơ
20 Trạng thái nhập kho hồ sơ hiện tại
21 Cán bộ lập
22 Cán bộ kiểm soát
23 Kho hồ sơ
24 Tủ hồ sơ
3.12. BUS062: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại chi nhánh
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay

STT Tên trƣờng
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
11 Trạng thái nhập kho
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
15 Ngày giờ giao dịch
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
18 Kiểm soát viên
3.13. BUS063: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hà Nội
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.14. BUS064: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh theo kỳ tại chi nhánh
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay

STT Tên trƣờng
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.15. BUS065: Báo cáo giám sát Nhập/Xuất kho hồ sơ TSBĐ trên CLIMS
STT Tên trƣờng
1 Ngày báo cáo
2 Tên CN tạo TSBĐ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 ID Danh mục Hồ sơ
10 Tên TSBĐ
11 Mã nhóm TSBĐ
13 Kho hồ sơ
14 Tủ hồ sơ
15 Tình trạng danh mục hồ sơ
16 Số lượng hồ sơ
17 Officer code
3.16. BUS068: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Bắc Hà Nội
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay

STT Tên trƣờng
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.17. BUS069: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí
Minh
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.18. BUS070: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Đà Nẵng
STT Tên trƣờng

STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.19. BUS071: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Tây Hà Nội
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho

3.20. BUS072: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Bắc Ninh
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho
3.21. BUS073: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hải Phòng
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho

STT Tên trƣờng
3.22. BUS074: Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSBĐ phát sinh trong ngày tại Kho TTTM Hồ Chí
Minh bộ phận kéo dài CN12
STT Tên trƣờng
1 Chi nhánh
2 Khung giờ
3 CIF người vay
4 Tên người vay
7 ID TSBĐ LOS
8 ID TSBĐ CORE
9 Tên TSBĐ
10 Mã TSBĐ Core
12 Kho hồ sơ
13 Tủ hồ sơ
16 Ngày báo cáo
17 Thủ kho

Phụ lục II: Mẫu bì hồ sơ TSBĐ
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Chi nhánh: ……………………………………….
Nhóm TSBĐ: ……………………………………
Số ID TSBĐ: …………………………………….
 Bì hồ sơ khai báo gộp
 Bì hồ sơ không khai báo gộp
TÚI HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM
THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
1. Tên khách hàng vay vốn
2. Tên chủ sở hữu tài sản
3. Số CIF của khách hàng
4. Ngày nhập hồ sơ TSBĐ
5. Tên CBHTTD/CBQHKH
Lưu ý:
- Đối với bì đã in theo mẫu cũ:
CN dán tem mã vạch bì hồ sơ dưới dòng Chi nhánh phía trên bên trái của bì hồ sơ TSBĐ, đồng thời ghi tay
nội dung Bì hồ sơ khai báo gộp nếu bì hồ sơ đó lưu giữ mã hồ sơ khai báo gộp. Các thông tin Mã kho, Số Tủ,
Số mã vạch bì hồ sơ bỏ qua không cần ghi.
- Đối với mẫu bì mới: Bì hồ sơ khai báo gộp hoặc không khai báo gộp cán bộ tích chọn tại ô vuông tương
ứng.
- Tem hồ sơ trên mẫu bì là hình ảnh minh họa, là vị trí để dán Mã bì hồ sơ. Chi nhánh không in hình ảnh này
khi đặt in bì hồ sơ TSBĐ.

- Ngày niêm phong: …………...
- Thủ kho/GDV ………………
- CB………………………........
- CB…………............................
.
…
- Ngày niêm phong: …………...

- Thủ kho/GDV ………………
- CB………………………........
- CB…………............................
- Ngày niêm phong:……………

- Thủ kho/GDV………………..
- CB…………...……………......
- CB............................................
.
…

Phụ lục III:
DANH MỤC BIỂU MẪU
TT TÊN BIỂU MẪU SỐ HIỆU QUY TRÌNH

1 Đề nghị giao hồ sơ TSBĐ ra PGD BM 01A/ĐNBG-HSTSBĐ QT.08.14.V
2 Đề nghị bàn giao hồ sơ TSBĐ ra gian QT.08.14.V
BM 01B/ĐNBG-HSTSBĐ
đệm
Biên bản kiểm kê hồ sơ TSBĐ cuối QT.08.14.V
3 BM 02B/BBKK&GN–HSTSBĐ
ngày (áp dụng cho PGD không có kho)
Biên bản kiểm kê hồ sơ TSBĐ (áp dụng QT.08.14.V
4 BM 02C/BBKK-HSTSBĐ
cho TSCN/PGD có kho)
5 Lệnh điều chuyển hồ sơ TSBĐ BM 04/LĐC-TTKQ QT.08.14.V
6 Phiếu nhập kho hồ sơ TSBĐ BM 05/PNK-CLIMS QT.08.14.V
7 Phiếu xuất kho hồ sơ TSBĐ BM 06/PXK-CLIMS QT.08.14.V
8 Chi tiết danh mục hồ sơ TSBĐ khai báo QT.08.14.V
BM07
gộp
9 Biên bản kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ BM08/BBKT-HSTSBĐ QT.08.14.V
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/PL03 Trang 1 |12

BM 01A/ĐNBG-HSTSBĐ: Đề nghị giao hồ sơ TSBĐ từ kho CN/PGD có kho cho PGD không
có kho
NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chi nhánh . ………………………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PGD…………………………………..
ĐỀ NGHỊ GIAO HỒ SƠ TSBĐ TỪ KHO CN/PGD CÓ KHO

CHO PGD KHÔNG CÓ KHO32
(Sử dụng trong giao nhận nội bộ)
Căn cứ yêu cầu kinh doanh của phòng giao dịch……………………

Để nghị Thủ kho CN/PGD (có kho) bàn giao hồ sơ TSBĐ cho PGD…..…………….
Hình thức giao nhận: Ông/bà ………………........... là GDV PGD... nhận thông qua Chủ hàng/Thủ
kho của CN/PGD.
Thời gian giao nhận: ngày ……tháng…..năm……
Danh sách hồ sơ đề nghị bàn giao:
Nhóm
TT Số ID TSBĐ Tên tài sản Họ tên chủ TSBĐ Mục đích sử dụng Ghi chú
TSBĐ
1 ID TSBĐ …. Hồ sơ đến hạn trả nợ /
2 … Hồ sơ trả nợ trước hạn/
3 …
… …
…..
Lƣu ý: Người nhận phải kiểm tra chữ ký niêm phong trên bì hồ sơ TSBĐ, ghi lại những dấu hiệu bất
thường của bì hồ sơ (nếu có) vào cột ghi chú.
………, ngày……tháng…..năm……
Lập biểu Lãnh đạo PGD
(ký tên, đóng dấu)
Xác nhận về việc giao/nhận hồ sơ TSBĐ tại CN/PGD có kho

Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho Thủ kho – nhận hồ sơ TSBĐ từ kho Chủ hàng/GDV PGD – nhận hồ sơ
tiền – giao hồ sơ TSBĐ cho Thủ kho và giao cho Chủ hàng/Cán bộ PGD TSBĐ từ Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận về việc giao/nhận hồ sơ TSBĐ tại PGD

(trường hợp thông qua Chủ hàng)
Chủ hàng GDV tại PGD
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
32
- Sử dụng khi PGD đề nghị chi nhánh/PGD có kho giao hồ sơ TSBĐ trong ngày hôm sau (kể cả trường hợp phát sinh
đột xuất) CBQHKH tại PGD vẫn phải thực hiện lập biểu mẫu này để chi nhánh/PGD có kho có căn cứ chuẩn bị hồ sơ.
Sau khi ký giao nhận với chủ hàng, Thủ kho có thể photo tạm thời 01 liên BM01A để làm bằng chứng giao nhận (nếu
cần), chủ hàng sau khi ký giao nhận với GDV tại PGD nhận lại 01 liên BM01A về giao Thủ kho lưu tại Phòng TTKQ.
- Việc giao nhận hồ sơ TSBĐ giữa Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền với Thủ kho tại TTQLTM đã ký trên
biểu mẫu này, không cần ký Sổ giao nhận nội bộ và bàn giao tiền mặt, tài sản (TM-S12).
QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/PL03 Trang 2|12

BM 01B/ĐNBG-HSTSBĐ: Đề nghị bàn giao hồ sơ TSBĐ ra gian đệm/quầy giao dịch
NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chi nhánh . ………………………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Phòng KHDN/PBL/PGD có kho/PKH
ĐỀ NGHỊ BÀN GIAO HỒ SƠ TSBĐ RA GIAN ĐỆM/QUẦY GIAO DỊCH33
(Sử dụng trong giao nhận nội bộ)
Căn cứ yêu cầu kinh doanh của PKHDN/PBL/PGD/PKH;
Để nghị bàn giao hồ sơ TSBĐ cho Thủ kho quản lý tại gian đệm/quầy giao dịch để sử dụng trong
ngày ……tháng…..năm…… hoặc để sử dụng trong tuần làm việc.
Danh sách bì hồ sơ đề nghị bàn giao:
Nhóm Họ tên chủ

TT Số ID TSBĐ Tên tài sản Mục đích sử dụng
TSBĐ TSBĐ
1 ID TSBĐ 12345 7001 ….. ……. Hồ sơ trả nợ trước
hạn/
2 .. Hồ sơ tạm xuất /
3 .......
…..
………, ngày……tháng…..năm……
34
Lãnh đạo PHTTD /PKHDN/PBL/PKH/PGD có kho Lập biểu
Xác nhận về việc giao/nhận hồ sơ TSBĐ

Các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền
Giám đốc/Ngƣời đƣợc ủy quyền TP Kế toán/Ngƣời đƣợc ủy quyền Thủ kho
33
- Sử dụng khi đề nghị bàn giao hồ sơ TSBĐ đầu ngày làm việc, trường hợp phát sinh đột xuất trong ngày phải lấy hồ sơ
từ kho, cán bộ Phòng KHDN/PBL/PKH có thể không phải lập biểu mẫu này nhưng có trách nhiệm thông báo cho các
thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền thực hiện mở kho để lấy bì hồ sơ TSBĐ. Việc giao nhận đột xuất giữa các thành
phần giữ chìa khóa cửa kho tiền và TK/GDV tại PGD có kho phải ký nhận trên Sổ theo dõi và giao nhận nội bộ mã số
TM-S12.
- Trường hợp:
 PKHDN/PBL/PGD có kho/PKH đề nghị theo ngày: Việc giao nhận giữa các thành phần giữ chìa khóa cửa kho
tiền và Thủ kho chi nhánh/PGD để chuyển gian đệm hoặc quầy giao dịch được ký nhận trên BM01B, không
phải ký nhận trên Sổ theo dõi và giao nhận nội bộ mã số TM-S12.
 PKHDN/PBL/PGD có kho/PKH đề nghị theo tuần: cuối ngày sau khi kiểm kê TK chuyển kho bảo quản và để
riêng đối với những bì hồ sơ được đề nghị trên BM01B nhưng chưa sử dụng trong ngày để đầu ngày hôm sau
tiếp tục chuyển ra gian đệm. Việc giao nhận đầu ngày hôm sau giữa các thành phần giữ chìa khóa cửa kho tiền
và TK/GDV tại PGD có kho phải ký nhận trên Sổ theo dõi và giao nhận nội bộ mã số TM-S12.
- Phòng TTKQ có thể căn cứ các BM01B do Phòng KHDN/PBL/PKH gửi xuống để tập hợp lập lại trên 01 bản, tuy
nhiên vẫn phải hội tụ đầy đủ các chữ ký của các thành phần liên quan.
34
Trường hợp nhập lại kho hồ sơ TSBĐ tạm xuất do cán bộ PHTTD làm đầu mối.
BM 02B/BBKK&GN–HSTSBĐ: Biên bản kiểm kê hồ sơ TSBĐ cuối ngày
NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chi nhánh: …………………………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PGD…………………………………..
BIÊN BẢN KIỂM KÊ KIÊM BẢNG KÊ GIAO NHẬN
HỒ SƠ TSBĐ CUỐI NGÀY35
(áp dụng cho PGD không có kho)
Thời gian kiểm kê: ...giờ...ngày...tháng...năm...
Thành phần kiểm kê:
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: .........................................................................................................................
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: ..........................................................................................................................
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: ..........................................................................................................................
- Nội dung kiểm kê: Kiểm kê toàn bộ hồ sơ TSBĐ do GDV quản lý cuối ngày giao dịch.
- Kết quả kiểm kê:
Chỉ tiêu Đầu ngày nhận từ Nhập mới/Nhập tạm

Xuất kho
Tạm xuất Số hồ sơ TSBĐ Tình trạng bì hồ
TSCN/PGD có kho xuất trong ngày (cả bì) cuối ngày sơ TSBĐ
(1) (2) (3) (4) (5) (6)=(2)+(3)-(4)-(5) (7)

1. Số bì hồ sơ TSBĐ
3 2 2 0 3
(trên báo cáo và Chương trình CLIMS)
2. Số bì hồ sơ TSBĐ thực tế khi kiểm kê 3
ID 111111  Nguyên niêm phong
.... ...
Nhận xét: - Kiểm kê theo đầu bì hồ sơ TSBĐ (còn nguyên niêm phong theo quy định).
- Nguyên nhân chênh lệch (nếu có):...
GDV tại PGD Lãnh đạo PGD/KSV
35
Khi kiểm kê phải đối chiếu từng bì hồ sơ TSBĐ với các báo cáo.
Xác nhận về việc giao/nhận hồ sơ TSBĐ – cuối ngày
GDV tại PGD Chủ hàng Xác nhận của Thủ kho chi nhánh
Lưu ý:
- GDV tại PGD được giao nhiệm vụ bảo quản hồ sơ TSBĐ thực hiện lập 02 liên biểu mẫu này.
- Trường hợp nộp bì hồ sơ TSBĐ về thông qua chủ hàng, GDV tại PGD lưu 01 liên tại bước ký nhận của chủ hàng, thủ kho tại chi nhánh lưu 01 liên khi đã ký nhận với chủ hàng.
- Mẫu này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện cụ thể tại PGD và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, lưu thành tập theo tháng tại PGD.

BM02C/BBKK–HSTSBĐ: Biên bản kiểm kê hồ sơ TSBĐ cuối ngày
NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chi nhánh: …………………………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PGD…………………………………..
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HỒ SƠ TSBĐ CUỐI NGÀY36

(Áp dụng đối với TSCN/PGD có kho)
Thời gian kiểm kê: ...giờ...ngày...tháng...năm...
Thành phần kiểm kê: Ban quản lý kho
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: .........................................................................................................................
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: ..........................................................................................................................
Ông (bà):...............................................................................................Chức vụ: ..........................................................................................................................
- Nội dung kiểm kê: Kiểm kê toàn bộ hồ sơ TSBĐ do Thủ kho quản lý cuối ngày giao dịch.
- Kết quả kiểm kê:
1. Tại TSCN/PGD có kho
Đầu ngày chuyển Nhập mới/

ra gian Tạm xuất Số hồ sơ TSBĐ Tình trạng niêm phong hồ
Chỉ tiêu Nhập tạm xuất Xuất kho
đệm/quầy giao (cả bì) cuối ngày sơ TSBĐ
dịch/Đột xuất37 trong ngày
(1) (2) (3) (4) (5) (6)=(2)+(3)-(4)-(5) (7)

1. Số hồ sơ TSBĐ
x x x x x
(trên báo cáo và Chương trình CLIMS)
2. Số hồ sơ TSBĐ thực tế khi kiểm kê x
ID .....  Nguyên niêm phong....
.... ... Nguyên niêm phong....
2. Nhận từ các PGD không có kho
36
Khi kiểm kê phải đối chiếu từng bì hồ sơ TSBĐ với các báo cáo và mẫu biểu liên quan theo quy định.
37
Gồm số bì hồ sơ đầu ngày chuyển ra gian đệm theo BM01B và trên Sổ giao nhận nội bộ mã số TM-S12 (trường hợp bì hồ sơ có xuất kho đột xuất trong ngày của
PKHDN/PBL/PKH/PGD có kho và bì hồ sơ trên BM01B hôm trước chưa sử dụng được tiếp tục chuyển ra giao dịch ngày hôm sau có ký giao nhận trên Sổ TM-12).
STT
Chỉ tiêu Tổng số ID TSBĐ Ghi chú/Tình trạng hồ sơ
(1) (2) (3) (4)

- Hồ sơ TSBĐ do PGD A chi nhánh .... nộp x
- Hồ sơ TSBĐ do PGD B chi nhánh .... nộp x Nguyên niêm phong....
- Hồ sơ TSBĐ do PGD C chi nhánh .... nộp x Nguyên niêm phong....
.... x Nguyên niêm phong....
2 Số hồ sơ tồn thực tế tại thời điểm kiểm kê x Nguyên niêm phong....
CHÊNH LỆCH: (1) – (2) X (nếu có)
Thủ kho/GDV tại PGD Lãnh đạo Phòng kế toán (đối với CN) Lãnh đạo CN/Lãnh đạo PGD
Ghi chú: - Mẫu này được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, lưu thành tập theo tháng tại Phòng Tiền tệ kho quỹ/PGD có kho.

BM04/LĐC-TTKQ: Lệnh điều chuyển hồ sơ TSBĐ
NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH……………………… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PGD………………………………
LỆNH ĐIỀU CHUYỂN HỒ SƠ TSBĐ

(Sử dụng trong điều chuyển nội bộ)
Căn cứ Thông báo/Giấy đề nghị điều chuyển hồ sơ TSBĐ đã được Giám đốc chi nhánh phê
duyệt;
Theo đề nghị của Trưởng Phòng …………. về việc điều chuyển hồ sơ TSBĐ,
Giám đốc chi nhánh quyết định:

1/ Điều chuyển hồ sơ TSBĐ từ……………………đến ………………………………………..
2/ Người giao: ………………………………… Mã số cán bộ: …………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………
3/ Người nhận: ………………………………… Mã số cán bộ: ………………………
Chức vụ : ………………………………………………………………………………………..
4/Thời gian điều chuyển: ngày ……tháng…….năm…………………………………………
Hồ sơ TSBĐ điều chuyển theo danh sách chi tiết dưới đây:
Chi tiết danh
Số ID Chủ tài Khách hàng
TT mục hồ sơ CBHTTD/CBTĐ Ghi chú
TSBĐ sản vay
TSBĐ
1
2
…
Lƣu ý: Người nhận phải ghi lại những dấu hiệu bất thường của hồ sơ TSBĐ (nếu có) vào cột ghi chú.
…ngày……tháng…..năm……
Trƣởng/Phó Phòng ………….. Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Xác nhận về việc giao nhận hồ sơ TSBĐ giữa Bên giao và Bên nhận hồ sơ TSBĐ
Ngƣời giao Ngƣời nhận
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận về việc giao nhận hồ sơ TSBĐ trong nội bộ Bên nhận hồ sơ TSBĐ
Ngƣời giao Ngƣời nhận38
38
Nếu Người giao không phải là CBHTTD/CBQHKH phụ trách hồ sơ TSBĐ: Người nhận là CBHTTD/CBQHKH phụ
trách hồ sơ TSBĐ và Thủ kho/GDV PGD
Nếu Người giao là CBHTTD/CBQHKH phụ trách hồ sơ TSBĐ: Người nhận là Thủ kho/GDV PGD
BM05/PNK-CLIMS
PHIẾU NHẬP KHO HỒ SƠ TSBĐ
Ngƣời lập: Ngƣời kiểm soát: Ngày in phiếu:
Tên ngƣời vay:

Chi nhánh của RM:
CIF của ngƣời vay:
Mô tả/Mã TSBĐ trong Core: ID Danh mục hồ sơ:.

ID TSBĐ (LOS): ID TSBĐ trong Core:
Tên TSBĐ: Mã nhân viên:
Giá trị TSBĐ: Số CIF Chủ sở hữu:
Loại đồng tiền định giá Tên Chủ sở hữu:
Trạng thái TSBĐ:
STT Mã Hồ sơ Mô tả Trạng thái nhập kho Ngày hồ sơ Ngày hết hiệu Số văn bản Hình thức hồ sơ
lực hồ sơ
Ngày ... tháng ... năm ......
CBHTTD/CBQHKH Thủ kho/GDV tại PGD Cấp có thẩm quyền

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

BM06/PXK-CLIMS
PHIẾU XUẤT KHO HỒ SƠ TSBĐ
Ngƣời lập: Ngƣời kiểm soát: Ngày in phiếu:
Tên ngƣời vay:

Chi nhánh của RM:
CIF của ngƣời vay:
Mô tả/Mã TSBĐ trong Core: ID Danh mục hồ sơ:

ID TSBĐ (LOS): ID TSBĐ trong Core:
Tên TSBĐ: Mã nhân viên:
Giá trị TSBĐ: Số CIF Chủ sở hữu:
Loại đồng tiền định giá: Tên Chủ sở hữu:
Trạng thái TSBĐ:
STT Mã Hồ sơ Mô tả Trạng thái Ngày hồ sơ Ngày hết hiệu Số văn bản Hình thức hồ Kho hồ sơ Tủ hồ sơ Số bì hồ sơ
nhập kho lực hồ sơ sơ
Ngƣời nhận CB HTTD/CBQHKH Thủ kho/GDV tại PGD Cấp có thẩm quyền
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

BM07: Chi tiết danh mục hồ sơ TSBĐ khai báo gộp
DANH MỤC HỒ SƠ TSBĐ KHAI BÁO GỘP
(kèm theo PNK ngày …/…/…)
ID TSBĐ (LOS):
Tên Chủ sở hữu:
Số CIF chủ sở hữu:
Chi tiết hồ sơ TSBĐ đƣợc khai báo gộp:
STT39 Tên hồ sơ Số hồ sơ Ngày hồ sơ Ngày hết hiệu lực Hình thức hồ sơ Mã hồ sơ trên hệ
(nếu có) thống LOS
1 Hóa đơn GTGT 666666 01/01/2016 Bản gốc SEC000000…
3 ………. AB12345 01/01/2014 Bản gốc SEC000000…
4 ……….. AB67890 01/01/2015 Bản gốc SEC000000…
5 ……….. …… …… ….. …..
CBHTTD Thủ kho/GDV tại PGD

39
Hồ sơ TSBĐ vật lý phải được sắp xếp theo đúng thứ tự đã khai báo trên BM07.
BM08/BBKT-HSTSBĐ: Biên bản kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ
NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CHI NHÁNH/TTQLTM:……………..
PGD:…………………..
BIÊN BẢN KIỂM TRA CHI TIẾT HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM
Căn cứ Quyết định số ………… V/v thành lập Hội đồng kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ tại Chi
nhánh…/PGD……..,
Hôm nay, vào hồi…..giờ…..,ngày …....tháng …..năm, tại …….Chi nhánh…/PGD… thực hiện kiểm
tra chi tiết bóc bì 100% hồ sơ TSBĐ theo quy định hiện hành, đối chiếu với báo cáo trên hệ thống
CLIMS,
I. Thành phần kiểm tra gồm có:

1. Ông (Bà):………………………………. Chức vụ…………………………….......
2. Ông (Bà)………………………………...Chức vụ……………………………......
3. Ông (Bà)……………………………….. Chức vụ ………………………………..
4. Ông (Bà)……………………………….. Chức vụ ………………………………..
5. Ông (Bà)……………………………….. Chức vụ ………………………………..
……..
II. Kết quả kiểm tra:
Số lƣợng Số lƣợng ID Số lƣợng ID TSBĐ đƣợc
Tên loại HS
Tủ hồ sơ ID TSBĐ trên TSBĐ đƣợc loại trừ không phải kiểm
TSBĐ
báo cáo kiểm tra chi tiết tra theo quy định
(1) (2) (3) (4) (5) = (3) - (4)
Tổng cộng
Kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ TSBĐ:
1. Khớp đúng:…. ID
2. Không khớp đúng: …. ID
Chi tiết hồ sơ TSBĐ không khớp đúng:…………….
3. Nhận xét khác:…………….
Biên bản được lập thành ….. bản và được các thành phần Hội đồng kiểm tra chi tiết thông qua, thống
nhất và ký tên.
ỦY VIÊN ỦY VIÊN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)
THÀNH PHẦN KIỂM TRA THÀNH PHẦN LIÊN QUAN

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
Ghi chú: Biểu mẫu được lập sau khi kết thúc kiểm tra chi tiết bóc bì 100% hồ sơ TSBĐ trong tháng 6
theo quy định tại Mục 11, Quy trình này.

Phụ lục IV: DANH MỤC HỒ SƠ TSBĐ TRÊN HỆ THỐNG LOS
Danh mục hồ sơ TSBĐ đƣợc tham số mã hồ sơ trên LOS 01 TSBĐ
Mã Loại TSBĐ Tài sản hình thành Hình thức

STT Mã hồ sơ Tài sản đã hình thành
TSBĐ trong tƣơng lai hồ sơ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
I Hồ sơ TSBĐ (hồ sơ chứng minh quyền sở hữu/sử dụng tài sản)
8001 1. Bảo lãnh của bên Văn bản bảo lãnh/Thư tín Tương ứng với 01 Văn bản
1 SEC000000255 Bản gốc
thứ ba dụng dự phòng bảo lãnh/01 Thư tín dụng dự
8002 phòng
8003
8004 Giấy đề nghị xác thực

cam kết bảo lãnh
8005
8006
2. Quyền sử dụng Giấy chứng nhận Quyền Tương ứng với 01 Giấy
3 1001 SEC000000067 Bản gốc
đất sử dụng đất chứng nhận Quyền sử dụng
1002 đất.
Trích lục bản đồ thửa đất
1003 (đối với TH trên GCN Lƣu ý: Nhiều Giấy chứng
không có bản đồ thửa nhận Quyền sử dụng đất (liền
1004 đất) thửa)/ Nhiều Giấy chứng
nhận Quyền sử dụng đất cùng
1008 một dự án gắn liền với
5 SEC000000256 Giấy tờ về nhận thừa kế Bản gốc
01/nhiều tài sản trên đất được
1009 QSD đất coi là 01 TSBĐ và được khai
báo chung trong 01 ID TSBĐ
(không phải trình TSC về
việc gom ID TSBĐ).
3. Nhà ở GCN QSH nhà ở/GCN Tương ứng với 01 dự án xây

QSH nhà ở và QSD đất dựng nhà ở/ 01 hợp đồng mua
ở/GCN QSD đất, quyền bán nhà ở/01 văn bản chuyển
sở hữu nhà ở và tài sản nhượng HĐMB nhà ở (tài sản
6 SEC000000257 khác gắn liền với Bản gốc hình thành trong tương lai)
đất/GCN QSD đất ở mà hoặc 01 GCN sở hữu nhà ở
trong nội dung có ghi (tài sản đã hình thành).
nhận về nhà ở được xây
dựng trên đất đó
1005
Giấy xác nhận tình trạng
1006 nhà ở
1008 Biên bản bàn giao
nhà/Hồ sơ nghiệm
8 1009 SEC000000259 Bản gốc
thu/hoàn công/quyết toán
công trình
3.1 Dự án đầu tư xây Giấy chứng nhận

dựng nhà ở Quyền sử dụng đất
Quyết định giao đất,

cho thuê đất của cơ
10 SEC000000260 Bản gốc
quan nhà nước/Hợp
đồng thuê đất

Hồ sơ dự án, thiết kế kỹ
11 SEC000000261 thuật của dự án được Bản gốc
phê duyệt
3.2. Nhà ở hình Giấy chứng nhận

12 SEC000000067 Bản gốc
thành trong tương lai Quyền sử dụng đất
của chủ đầu tư xây
dựng trong dự án Quyết định giao đất,
đầu tư xây dựng nhà SEC000000260 cho thuê đất của cơ
13 Bản gốc
ở quan nhà nước/Hợp
phê duyệt
Giấy tờ chứng minh đã

15 SEC000000262 hoàn thành xong phần Bản gốc
móng theo quy định
3.3. Nhà ở hình HĐ mua bán nhà ở/Văn

16 thành trong tương lai SEC000000263 bản chuyển nhượng Bản gốc
được mua của chủ HĐMB nhà ở
đầu tư trong dự án
đầu tư xây dựng nhà Hợp đồng hợp tác/Thỏa
ở hoặc Quyền tài SEC000000264 thuận ba bên/Xác nhận
17 Bản gốc
sản phát sinh từ hợp của Chủ đầu tư cho
đồng mua bán, thuê HĐTC
mua nhà ở Văn bản Thông báo/trả
18 SEC000000265 lời của cơ quan cấp tỉnh Bản gốc
về việc nhà ở đủ điều
kiện để bán
Giấy nộp tiền mua nhà

19 SEC000000266 Bản gốc
ở cho chủ đầu tư
3.4. Nhà ở hình thành Giấy chứng nhận quyền

20 SEC000000067 Bản gốc
trong tương lai của tổ sử dụng đất
chức, cá nhân xây
21 dựng trên thửa đất SEC000000267 Giấy phép xây dựng Bản gốc
hợp pháp của mình
4. Công trình xây Giấy chứng nhận quyền Tương ứng với 01 dự án xây
22 dựng trên đất (gồm SEC000000253 sở hữu công trình xây Bản gốc dựng công trình trên đất (tài
công trình xây dựng sản hình thành trong tương
dựng trên đất thuộc lai) hoặc 01 GCN sở hữu
DA ĐT, trừ nhà ở) Giấy chứng nhận quyền công trình xây dựng (tài sản
sử dụng đất/Văn bản đã hình thành).
23 SEC000000268 chấp thuận của Người Bản gốc
1007 sử dụng đất đồng ý cho
1008 xây dựng công trình
1009 Quyết định giao đất,

cho thuê đất của cơ
24 SEC000000260 Bản gốc
quan nhà nước/Hợp
phê duyệt

Giấy phép xây dựng
công trình theo quy
26 SEC000000269 Bản gốc
định của pháp luật phải
xin phép
27 SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc
28 SEC000000003 Hóa đơn Bản gốc
Biên bản/Hồ sơ quyết

29 SEC000000270 toán và nghiệm thu Bản gốc
công trình
5. Tài sản gắn liền Giấy chứng nhận quyền Tương ứng với 01 dự án hoặc
với đất khác sử dụng đất/quyết định 01 GCN quyền sở hữu tài sản
giao đất, cho thuê đất,
30 SEC000000271 Bản gốc
công nhận quyền sử dụng
1007 đất/Giấy tờ về giao rừng
sản xuất là rừng trồng
1008
Giấy tờ chứng minh
31 1009 SEC000000272 Bản gốc
quyền sử dụng đất
Quyết định chủ trương

32 SEC000000273 đầu tư/Giấy chứng nhận Bản gốc
đầu tư
3001 6. Phƣơng tiện vận Giấy chứng nhận đăng ký Tương ứng với 01 phương
33 tải đƣờng bộ SEC000000001 phương tiện vận tải Bản gốc tiện vận tải hoặc 01 GCN
3004 đường bộ đăng ký phương tiện vận tải

3005 Giấy hẹn lấy Giấy chứng
34 SEC000000274 Bản gốc
nhận đăng ký
3006
Hợp đồng mua
35 3007 SEC000000275 Bản gốc
bán/cho/tặng/thừa kế
Giấy chứng nhận an

toàn kỹ thuật/phiếu
37 SEC000000276 Bản gốc
kiểm tra chất lượng
xuất xưởng
38 SEC000000024 Tờ khai hải quan Bản gốc
39 SEC000000277 Bộ chứng từ nhập khẩu Bản gốc
7. Phƣơng tiện Bản sao Tương ứng với 01 phương

đƣờng thủy, hàng (có công tiện đường thủy, hàng không
Giấy chứng nhận đăng ký
40 không SEC000000278 chứng/ hoặc 01 GCN đăng ký
phương tiện
chứng phương tiện đường thủy,
thực) hàng không
3002
Hợp đồng mua
41 3003 SEC000000279 Bản gốc
bán/đóng mới/thuê mua
SEC000000003 Hóa đơn Bản gốc
42 SEC000000280 Biên bản bàn giao tàu Bản gốc
Hồ sơ thiết kế con tàu

44 SEC000000281 Bản gốc
được phê duyệt

8. Máy móc thiết bị, Quyết định phê duyệt Tương ứng với 01 chiếc Máy
dây chuyền thiết bị, dự án/Quyết định đầu móc thiết bị/01 dây chuyền
45 xe máy công trình SEC000000282 tư dự án/Giấy chứng Bản gốc thiết bị/01 xe máy công trình.
nhận đầu tư/Giấy phép
đầu tư
46 SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc

2001
2002
2003
49 SEC000000277 Bộ chứng từ nhập khẩu Bản gốc
Giấy chứng nhận đăng ký Bản gốc

máy móc thiết bị, xe máy
50 SEC000000283 công trình (trường hợp
phải đăng ký theo quy
định)
51 9. Quyền đòi nợ SEC000000284 Hợp đồng/Đơn đặt hàng Bản gốc Tương ứng với 01 Hợp
đồng/01 Bên có nghĩa vụ
52 SEC000000285 Cam kết bảo lãnh của Định chế tài chính Bản gốc thanh toán.
9001
54 SEC000000286 Bộ chứng từ giao hàng Bản sao
9010
Phiếu xuất kho/phiếu

56 SEC000000287 Bản gốc
giao nhận

Biên bản nghiệm thu, bàn
giao khối lượng công
việc hoàn thành/Biên bản
57 SEC000000288 đối chiếu công nợ giữa Bản gốc
khách hàng và
BCNVTT/Sao kê chi tiết
TK phải thu
58 9002 SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc Tương ứng với 01 Hợp đồng
59 9003 SEC000000003 Hóa đơn Bản gốc
9007
9008
9009
10. Quyền tài sản Biên bản bàn
9010 phát sinh từ hợp giao/nghiệm thu hàng
9012 đồng (trừ Quyền hóa, máy móc thiết
60 đòi nợ) SEC000000289 bị/Biên bản quyết toán, Bản gốc
9013 nghiệm thu công
trình/Dịch vụ/Biên bản
9014
đối chiếu công nợ
9015
9016
9017

11. Quyền khai Giấy phép khai thác tài Tương ứng với 01 giấy phép
61 9006 thác tài nguyên SEC000000090 nguyên (quyền khai thác Bản gốc khai thác tài nguyên
thiên nhiên TNTN)
62 SEC000000290 L/C/các sửa đổi L/C Bản gốc Tương ứng với 01 bản gốc
L/C
Thông báo L/C xuất
khẩu/Thông báo sửa đổi
63 12. Quyền hƣởng SEC000000291 Bản gốc
L/C xuất khẩu đã được
9004 lợi từ L/C xuất xác thực
khẩu
64 SEC000000043 Hợp đồng xuất khẩu Bản sao
65 6004 13. Hàng hóa là SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc Tương ứng với 01 lô hàng
nguyên liệu, nhiên hóa thỏa mãn đồng thời:
66 6005
liệu, vật liệu, máy SEC000000031 Bảng kê mua hàng Bản gốc (i) Thuộc sở hữu của cùng 1
67 6006 móc thiết bị SEC000000024 Tờ khai hải quan Bản gốc Bên bảo đảm;
(ii) Cùng 01 loại hàng
68 6007 SEC000000277 Bộ chứng từ nhập khẩu Bản gốc hóa/cùng lô hàng linh kiện,
nguyên vật liệu dùng để sản
69 6008 SEC000000292 Bảng kê/Báo cáo nhập/xuất/tồn kho Bản gốc xuất/lắp ráp tạo ra 1 sản
70 6009 SEC000000003 Hóa đơn Bản gốc phẩm.
6010 Phiếu nhập kho/Biên bản

bàn giao hàng hóa/Biên
71 6011 SEC000000293 Bản gốc
bản kiểm kê vật tư, công
6012 cụ, sản phẩm, hàng hóa

6016
6020
6021
72 14. Hàng hóa là xe ô tô, xe máy
73 SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc Tương ứng với 01 lô xe ô

tô/xe máy
75 SEC000000025 Vận đơn Bản gốc

14.1. Lô hàng nhập
76 khẩu SEC000000294 Bộ chứng từ kèm theo từng xe Bản gốc
77 6017 SEC000000003 Hóa đơn Bản gốc

6018 Phiếu nhập kho/Biên bản
78 SEC000000295 Bản gốc
6019 bàn giao hàng hóa
14.2. Lô hàng sản Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng dùng cho xe
79 SEC000000009 Bản gốc
xuất trong nước cơ giới
Phiếu nhập kho/Biên bản

81 SEC000000295 Bản gốc
bàn giao hàng hóa
82 15. Hàng hóa là gỗ SEC000000002 Hợp đồng Bản gốc Tương ứng với 01 lô gỗ thuộc
sở hữu của cùng 1 Bên bảo
83 6015 SEC000000024 Tờ khai hải quan Bản gốc đảm.

85 SEC000000296 Hồ sơ nguồn gốc gỗ Bản gốc
86 SEC000000297 Bảng kê lâm sản Bản gốc
16. Vàng, kim khí Chứng từ mua bán/Văn Tương ứng với TSBĐ thỏa
6001 quý, đá quý bản xác nhận của đơn vị mãn đồng thời:
87 SEC000000298 Bản gốc
bán vàng, kim khí quý, (i) Thuộc sở hữu của cùng 1
6002
đá quý Bên bảo đảm;
6003 (ii) Cùng 01 loại vàng/đá
Phiếu/Giấy chứng nhận quý/kim khí quý;
88 SEC000000099 kiểm định chất lượng Bản gốc
TSBĐ
Sổ/thẻ tiết kiệm/Hợp Tương ứng với 01 Sổ/Thẻ tiết

4015
89 SEC000000299 đồng tiền gửi/Giấy tờ có Bản gốc kiệm/01 Hợp đồng tiền gửi/
4017 giá 01 Giấy tờ có giá/01 Phiếu
xác thực TSBĐ;
4018 17. Số dƣ tài khoản Giấy đề nghị xác thực
tiền gửi; sổ/thẻ tiết phong tỏa (STK)/tạm
5001 khóa (TKTG) hoặc tạm
kiệm và giấy tờ có
5002 giá (trừ cổ phiếu) 40 dừng chuyển quyền sở
90 SEC000000300 Bản gốc
hữu/thanh toán/cầm cố
5003 GTCG có xác nhận của
tổ chức quản lý/phát
5004
hành
40
Theo QĐ 2151/2018/QĐ-TGĐ-NHCT56+63 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, không bắt buộc nhập kho hồ sơ TSBĐ đối với TSBĐ là số dư tài khoản thanh toán, tiền gửi
trên kênh iPay/ATM.
6013 Giấy xác nhận số dư và
cam kết phong tỏa của tổ
91 7001 SEC000000301 chức quản lý/phát Bản gốc
7002 hành/Phiếu xác thực
TSBĐ
7003
7004
7006
7007
7008
Phiếu đối chiếu chữ ký
92 SEC000000021 Bản gốc
7009 mẫu (nếu có)
5006
5007
5008
18. Cổ phiếu/quyền Cổ phiếu/Giấy xác nhận Tương ứng với TSBĐ thỏa
4001 tài sản đối với phần phần vốn góp/Sổ cổ mãn đồng thời:
93 SEC000000302 Bản gốc
4002 vốn góp trong đông/Giấy chứng nhận (i) Thuộc sở hữu của cùng 1
doanh nghiệp quyền sở hữu Bên bảo đảm;

4003 (ii) Cùng 01 loại cổ phiếu.
4004
4005
4006
4016
4019 Giấy đề nghị xác nhận và

94 SEC000000303 Bản gốc
4020 phong tỏa tài sản
4021
4022
4023
4024
9005
4007 Tương ứng với TSBĐ thỏa

mãn đồng thời:(i) Thuộc sở
4008 hữu của cùng 1 Bên bảo
4009 đảm;(ii) Cùng 01 loại trái
95 19. Trái phiếu SEC000000304 Trái phiếu Bản gốc phiếu.
4010
4011
4012

4013
4014
9011 20. Tài sản bảo Giấy tờ chứng minh tài sản thuộc sở hữu của Bên Tương ứng với 01 GCN
96 SEC000000305 Bản gốc
đảm khác bảo đảm quyền sở hữu tài sản hoặc 01
9018 Tài sản thỏa mãn đồng thời:
9019 Giấy chứng nhận quyền (i) Thuộc sở hữu của cùng 1
97 SEC000000254 Bản gốc Bên bảo đảm;
sở hữu tài sản khác
9020 (ii) Cùng 01 loại tài sản.
98 II Hồ sơ về định giá
Thông báo kết quả thẩm định và định giá tài sản
99 SEC000000095 Bản gốc
(trường hợp phải qua AMC/Công ty liên kết)
100 SEC000000098 Biên bản định giá/định giá lại TSBĐ Bản gốc
101 III Hồ sơ về hợp đồng
102 SEC000000100 Hợp đồng bảo đảm Bản gốc
103 SEC000000118 Phụ lục HĐBĐ/Văn bản sửa đổi bổ sung HĐBĐ Bản gốc
Giấy ủy quyền/Văn bản đồng ý cầm cố (thế chấp)

104 SEC000000166 Bản gốc
và ủy quyền cho người đại diện ký HĐBĐ
105 IV Hồ sơ về đăng ký GDBĐ

Đơn yêu cầu đăng ký GDBĐ/thay đổi nội dung
GDBĐ đã đăng ký/Đơn xóa đăng ký GDBĐ/Đơn
106 SEC000000306 Bản gốc
yêu cầu sửa chữa sai sót/Văn bản yêu cầu cung cấp
thông tin GDBĐ
Văn bản yêu cầu thông báo về việc thế chấp PTGT
107 SEC000000307 (trường hợp thế chấp PTGT cơ giới đường bộ, thủy Bản gốc
nội địa, đường sắt)
Văn bản thông báo về việc thế chấp PTGT (do

108 SEC000000308 Bản gốc
Trung tâm đăng ký lập)
109 SEC000000131 Giấy chứng nhận đăng ký GDBĐ Bản gốc
110 V Hồ sơ về bảo hiểm
111 SEC000000004 Hợp đồng bảo hiểm Bản gốc
109 SEC000000005 Giấy chứng nhận bảo hiểm Bản gốc
110 SEC000000006 Chứng từ đóng phí bảo hiểm Bản gốc
111 SEC000000007 Giấy ủy quyền thụ hưởng tiền bảo hiểm Bản gốc
112 VII Hồ sơ đề nghị nhập/xuất/tạm xuất
113 SEC000000211 Phiếu nhập kho hồ sơ TSBĐ Bản gốc
114 SEC000000212 Phiếu xuất kho hồ sơ TSBĐ Bản gốc
115 SEC000000198 Biên bản giao nhận hồ sơ TSBĐ với bên bảo đảm Bản gốc
116 SEC000000309 Biên bản giao TSBĐ thế chấp/cầm cố Bản gốc

117 SEC000000310 Biên bản nhận TSBĐ thế chấp/cầm cố Bản gốc
118 VIII Hồ sơ TSBĐ khác
119 SEC000000188 Hồ sơ khác
 Hƣớng dẫn một số nguyên tắc khai báo chung đối với ID TSBĐ gom:
- Tên TSBĐ gom: Bổ sung cụm “IDGOM” vào trước tên TSBĐ thông thường. Theo đó tên TSBĐ sẽ khai báo: “IDGOM- mã
NHCTD-LOS-mã CBTD-số CIF của KH-mã TSBĐ- tên ngắn TSBĐ”.
- Giá trị TSBĐ: Khai báo tổng giá trị TSBĐ theo hồ sơ giấy của các TSBĐ được phê duyệt gom ID.
- Tỷ lệ BOA: Khai báo tỷ lệ BOA chung trên cơ sở tính toán Tổng mức cấp tín dụng tối đa so với giá trị của các TSBĐ gom /Tổng
giá trị các TSBĐ gom theo hồ sơ giấy.
- Các thông tin khác trên TSBĐ: Khai báo theo thông tin của TSBĐ có giá trị định giá lớn nhất tại thời điểm phê duyệt gom ID
TSBĐ. Riêng số Giấy chứng nhận quyền sở hữu/ sử dụng của các TSBĐ được gom: nhập đầy đủ tại trường “ Mô tả tài sản bảo
đảm”/ “Đánh giá chung về tài sản đảm bảo”.
- Các thông tin về quản lý hồ sơ TSBĐ gom: Thực hiện khai báo trên CLIMS theo hướng dẫn tại Khoản 8.1, Mục 8, Quy trình này.
- Các trường hợp đặc thù không áp dụng các nguyên tắc khai báo trên: Chi nhánh thực hiện theo hướng dẫn riêng của TSC cho từng
trường hợp cụ thể.

PHỤ LỤC V
HƢỚNG DẪN BỘ PHẬN QUỸ SỬ DỤNG PHẦN MỀM MÃ VẠCH

MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU ............................................................................................................................... 3
1.1. Mục đích ................................................................................................................................ 3
1.2. Từ viết tắt và thuật ngữ.......................................................................................................... 3
2. NỘI DUNG HƢỚNG DẪN ........................................................................................................ 3
2.1. Tổng quan .............................................................................................................................. 3
2.2. Hƣớng dẫn chi tiết ................................................................................................................. 3
2.2.1. Phân quyền sử dụng ........................................................................................................... 3
2.2.2. Đăng nhập chƣơng trình .................................................................................................... 4
2.2.3. Tạo mã vạch ....................................................................................................................... 4
2.2.4. Cách đặt giấy in mã vạch vào khay máy in để in .............................................................. 13
2.2.5. Mã vạch chƣa in ............................................................................................................... 14
2.2.6. In lại mã vạch ................................................................................................................... 15
2.2.7. Sử dụng mã vạch để khai báo trên CLIMS....................................................................... 17
2.2.8. Sử dụng chức năng Trả lại hàng loạt trên CLIMS để gỡ Số mã vạch bì hồ sơ cũ và thay thế
bằng Số mã vạch bì hồ sơ mới ......................................................................................................... 21
2.2.9. Báo cáo ............................................................................................................................. 27
2.2.9.1. Báo cáo tổng hợp trong tháng ....................................................................................... 27
2.2.9.2. Báo cáo chi tiết.............................................................................................................. 28
2.2.10. Tham số (Dành cho ngƣời Quản trị hệ thống)............................................................... 29

1. GIỚI THIỆU
Việc quản lý hồ sơ trên CLIMS/Chi nhánh NHCT có sử dụng số mã vạch khi nhập/xuất kho hồ
sơ. Tuy nhiên trên CLIMS không tích hợp phần mềm tạo/in số mã vạch bì hồ sơ. CLIMS chỉ lưu
thông tin số mã vạch bì hồ sơ được nhập vào và sử dụng số mã vạch được lưu này để xác nhận việc
tạm xuất, xuất, nhập lại kho hồ sơ có đúng bì hồ sơ hay không. Xuất phát từ nhu cầu đó Phòng
TTKQ yêu cầu cần phải có phần mềm tạo và in số mã vạch để đảm bảo số mã vạch bì hồ sơ được
tạo ra là duy nhất, bảo mật, có quy luật, tránh nhầm lẫn và giúp quản lý hồ sơ 1 cách chuyên nghiệp,
khoa học.
1.1. Mục đích
- Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn người sử dụng các bước thực hiện các chức
năng mà phần mềm tạo và in mã vạch (gọi tắt là Gen Barcode) cung cấp.
- Hướng dẫn cách xử lý một số lỗi thường gặp khi vận hành chương trình.
1.2. Từ viết tắt và thuật ngữ
STT Viết tắt và thuật ngữ Giải thích
1 NHCT Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
2 TTCNTT Trung tâm công nghệ thông tin
3 Gen Barcode Tạo và in mã vạch
2. NỘI DUNG HƢỚNG DẪN
2.1. Tổng quan
Phần mềm tạo/in số mã vạch cung cấp cho người sử dụng các màn hình sau:
- Quản lý mã vạch
 Tạo mã vạch: Thủ kho/GDV sử dụng để tạo mới mã vạch và in mã vạch.
 Mã vạch chƣa in: Thủ kho/GDV sử dụng để in lần đầu các mã vạch đã được
tạo ở màn hình Tạo mã vạch nhưng chưa Chấp nhận In mã vạch.
 In lại mã vạch: Thủ kho/GDV sử dụng để in lại các mã vạch đã được Chấp
nhận in ở màn hình Tạo mã vạch.
- Báo cáo
 Báo cáo tổng hợp
 Báo cáo chi tiết
2.2. Hƣớng dẫn chi tiết
2.2.1. Phân quyền sử dụng
o Người sử dụng chương trình phải có quyền trên CLIMS và thuộc 3 nhóm quyền
sau:
 Thủ kho/GDV: Tạo và in mã vạch; Vấn tin thông tin mã vạch của chi nhánh.
 KSV: Vấn tin thông tin mã vạch của chi nhánh
 Enquiry User tại TSC: Vấn tin thông tin mã vạch của toàn hệ thống
 Admin: Quản lý tham số của toàn hệ thống, các tham số bao gồm: Loại kho,
kho, tủ, ngăn kéo hồ sơ.
2.2.2. Đăng nhập chƣơng trình
- Người sử dụng đăng nhập vào chương trình bằng user AD
- Địa chỉ đăng nhập: http://barcode.hq.icbv.com/form/BRC_frmLogin.aspx
 Chi nhánh Miền Bắc: North\User AD
 Chi nhánh Miền Trung: Middle\User AD
 Chi nhánh Miền Nam: South\User AD
- Chương trình kiểm tra quyền truy cập và trạng thái của User trực tiếp từ CLIMS, nếu
người sử dụng có trạng thái “Mở” và thuộc 3 nhóm quyền trên thì sẽ đăng nhập được vào chương
trình. Tương ứng với từng nhóm quyền sẽ có các màn hình chức năng tương ứng. Màn hình chính
của chương trình:
2.2.3. Tạo mã vạch

Màn hình tạo mã vạch theo độ dài của các tham số kho/tủ/ngăn kéo hồ sơ được tham số
trong hệ thống. Màn hình tạo mã vạch như sau:

 Bƣớc 1: Chọn tham số Loại kho/ Kho hồ sơ/ Tủ hồ sơ/ Ngăn kéo hồ sơ từ
danh sách:
 Loại kho hồ sơ: Chọn giá trị Tên tham số chung Loại kho hồ sơ đã
khai báo tham số trên CLIMS.
 Kho hồ sơ: Chọn giá trị Tên tham số chung Kho hồ sơ đã khai báo
tham số trên CLIMS.
 Tủ hồ sơ: Chọn giá trị Tên tham số chung Tủ hồ sơ đã khai báo
tham số trên CLIMS.
 Ngăn kéo đựng hồ sơ: Chọn giá trị Tên tham số chung Ngăn kéo
đựng hồ sơ đã khai báo tham số trên CLIMS. Ngăn kéo đựng hồ sơ
không bắt buộc phải khai báo.
 Bƣớc 2: Nhập số lượng Mã vạch muốn tạo, tối thiểu 1 và tối đa là 10.
 Bƣớc 3: Nhấn nút <Tạo mã vạch>, màn hình sẽ hiển thị thông báo xác nhận
tạo mã vạch thành công.

 Bƣớc 4: Sau khi Click vào nút Đóng thì danh sách mã vạch được tạo ra như
hình dưới đây.

10 số mã vạch hiện thị trên 1 trang Danh sách mã vạch. Nếu số mã vạch nhiều hơn 10 thì
màn hình sẽ được phân trang. Thủ kho/GDV chọn trang tìm đến số mã vạch muốn in.

Lƣu ý: Độ dài của số mã vạch bì hồ sơ phụ thuộc vào độ dài của các tham số nói trên được
tham số vào hệ thống. Công thức sinh số mã vạch như sau:
Số Mã vạch bì hồ sơ = Giá trị tham số chung (kho hồ sơ) + “-“ + Giá trị tham số chung
(Tủ hồ sơ) + “-“ + Giá trị tham số chung (Ngăn kéo hồ sơ) + “-“ + Số chạy của chương
trình (5 số)
 Số chạy của chương trình: là số tăng dần theo format XXXXX
Ví dụ: số chạy của chương trình là 88, khi đó Số mã vạch bì hồ sơ được sinh
ra như sau: 10655-1065501-00088, trong đó:
10655: Mã tham số kho hồ sơ
1065502: Mã tham số tủ hồ sơ
00088: Số chạy của chương trình
Số chạy tăng dần theo Tủ hồ sơ/ hoặc Ngăn kéo hồ sơ. Trường hợp tràn số (XXXXX =
99999) chương trình sẽ tự động format tăng lên 1 ký tự số thành XXXXXX, đồng thời số chạy của
chương trình sẽ quay về 000001.
Bƣớc 5: Thủ kho/GDV Tích chọn các số mã vạch muốn in. Click vào
Xem/In mã vạch thì sẽ hiển thị màn hình sau:

Lƣu ý: Trong 1 lần in tem mã vạch bì hồ sơ thì chỉ chọn in được tối đa là 10 tem
mã vạch. Nếu chọn nhiều hơn 10 hệ thống sẽ báo lỗi:

Bƣớc 6: Thủ kho Click vào In mã vạch thì sẽ hiển thị màn hình Xác nhận việc
in mã vạch. Thủ kho chọn Chấp nhận để in mã vạch.
Chọn Save as ra file Pdf để in tem mã vạch

Hoặc Save as như hình bên dưới
Bƣớc 7: Thủ kho/GDV chọn file mã vạch định dạng Pdf vừa được tạo ra để in
tem mã vạch.
Lƣu ý: Khi in Thủ kho/GDV chọn cấu hình in là Custom Scale 100%, Tích
chọn Auto-Rotate, Tích chọn Auto-Center và Paper Sizes A4.

2.2.4. Cách đặt giấy in mã vạch vào khay máy in để in
Loại giấy in mã vạch: Giấy in label TOMY No.129 (loại giấy khổ A4, gồm 10
tem/nhãn dán)
TOMY NO.129
Mặt trước Mặt sau

Cách đặt giấy vào máy in: Đặt mặt màu xanh (hoặc mặt giấy bóng trường hợp
mặt sau không phải màu xanh) của tờ giấy hướng lên phía trên, hướng có dòng
chữ Tomy No.129 về phía người in.
Cách cài đặt thông số máy in: Khi in Thủ kho/GDV chọn cấu hình in là
Custom Scale 100%, Tích chọn Auto-Rotate, Tích chọn Auto-Center và
Paper Sizes A4.

2.2.5. Mã vạch chƣa in
Thủ kho/GDV chọn các tiêu chí Tìm kiếm
Chọn cách thức Tìm kiếm Hành động Kết quả Tìm kiếm
Chi nhánh Tìm kiếm Mặc định liệt kê các số mã vạch do User chi nhánh
đó đã tạo nhưng chưa in.
Loại kho Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in theo
Loại kho
Kho hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in ở vị trí
Kho hồ sơ đã chọn
Kho hồ sơ + Tủ hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in ở vị trí
Kho + Tủ hồ sơ đã chọn
Kho hồ sơ + Tủ hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in ở vị trí
+ Kho + Tủ hồ sơ + Ngăn kéo đựng hồ sơ đã chọn
Ngăn kéo đựng hồ sơ

Ngƣời tạo mã vạch Tìm kiếm Hiển thị các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in theo
người tạo mã vạch
Ngày tạo mã vạch Tìm kiếm Hiển thị các số mã vạch đã tạo nhưng chưa in theo
ngày tạo mã vạch
Sau khi tìm kiếm được mã vạch theo tiêu chí mong muốn thì Thủ kho/GDV tiến hành In
mã vạch. Cách thức thực hiện giống như mô tả tại mục 2.2.3 Tạo mã vạch.
2.2.6. In lại mã vạch
Thủ kho/GDV chọn các tiêu chí tìm kiếm
Loại kho Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã in theo Loại kho

Kho hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các số mã vạch đã in ở vị trí Kho hồ sơ đã

chọn
Kho hồ sơ + Tủ hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các sô mã vạch đã in ở vị trí Kho + Tủ hồ sơ
đã chọn
Kho hồ sơ + Tủ hồ sơ Tìm kiếm Liệt kê các sô mã vạch đã in ở vị trí Kho + Tủ hồ sơ
+ + Ngăn kéo đựng hồ sơ đã chọn
Ngăn kéo đựng hồ sơ
Ngƣời tạo mã vạch Tìm kiếm Hiển thị các sô mã vạch đã in theo người tạo mã vạch
Ngƣời in mã vạch Tìm kiếm Hiển thị các số mã vạch đã in theo người in mã vạch
trước đó
Ngày in mã vạch Tìm kiếm Hiển thị các số mã vạch đã in theo ngày in mã vạch
trước đó
Số mã vạch bì hồ sơ Tìm kiếm Hiển thị số mã vạch đã in

Sau khi tìm kiếm được mã vạch theo tiêu chí mong muốn thì Thủ kho/GDV tiến hành In
lại mã vạch. Cách thức thực hiện giống như mô tả tại mục 2.2.3 Tạo mã vạch.
2.2.7. Sử dụng mã vạch để khai báo trên CLIMS

Sau khi in tem mã vạch từ chương trình trên khổ giấy Tomy A4 Mẫu 129: 10
tem / 1 tờ A4 kích thƣớc 100 x 72 mm Thủ kho/GDV thực hiện như sau:
 Bƣớc 1: Dán tem mã vạch lên bì hồ sơ TSBĐ

 Bƣớc 2: Đăng nhập vào CLIMS vào CAR quản lý hồ sơ:
 Chọn màn hình Vị trí bì hồ sơ
 Chọn hành động Thêm mới
 Khai báo số mã vạch in trên tem vào ô Số mã vạch bì hồ sơ bằng cách
đặt con trỏ chuột tại ô Số mã vạch của bì hồ sơ và sử dụng máy
đọc mã vạch bì hồ sơ. Nếu Thủ kho chưa được trang bị máy đọc mã
vạch thì Thủ kho nhập thủ công số mã vạch bì hồ sơ.
 Thủ kho ấn vào nút Tìm kiếm để lấy thông tin Kho hồ sơ, Tủ hồ sơ,
Ngăn kéo đựng hồ sơ.

 Ấn OK. Thực hiện Chuyển phê duyệt giao dịch khai báo Vị trí bì hồ
sơ lên KSKQ để phê duyệt.
 Trong trường hợp: Khi ấn vào nút Tìm Kiếm nhưng hệ thống không
thể lấy thông tin về Kho, Tủ, Ngăn kéo do đường truyền bị Time out
thì Thủ kho sẽ Chọn thủ công thông tin Kho, Tủ, Ngăn kéo đúng như
thông tin in trên tem mã vạch.
 Sau khi KSKQ thực hiện Phê duyệt thì Thủ kho tiến hành nhập kho
hồ sơ trên máy theo số mã vạch bì hồ sơ đã được khai báo bằng cách
đặt con trỏ chuột tại ô số mã vạch của bì hồ sơ và sử dụng máy
đọc mã vạch bì hồ sơ.
 Thủ kho đặt bì hồ sơ vào trong kho đúng vị trí được in trên tem mã
vạch.
 Khi Xuất/Tạm Xuất/Nhập lại kho hồ sơ thì Thủ kho thực hiện xác
nhận lại số mã vạch bì hồ sơ.

 Trường hợp Thủ kho sử dụng hành động Nhập kho/Nhập lại
kho/Trả lại/Tạm Xuất/Xuất kho hàng loạt:
2.2.8. Sử dụng chức năng Trả lại hàng loạt trên CLIMS để gỡ Số mã vạch bì hồ sơ
cũ và thay thế bằng Số mã vạch bì hồ sơ mới
Áp dụng trong trƣờng hợp:
i) Gỡ Số mã vạch bì hồ sơ cho các danh mục hồ sơ TSBĐ khi nhập kho khai báo ID TSBĐ
LOS hoặc ID TSBĐ CORE làm Số mã vạch của bì hồ sơ. Sau đó nhập kho hồ sơ TSBĐ sử
dụng Số mã vạch được in từ chương trình mã vạch bì hồ sơ.
ii) Gỡ Số mã vạch bì hồ sơ do khi nhập kho Thủ kho khai báo sai vị trí: Kho hồ sơ/Tủ hồ sơ.
Các bƣớc thực hiện:
- Hệ thống cho phép gỡ bỏ mối liên hệ: Hồ sơ với Bì Hồ sơ (Số mã vạch bì hồ sơ)
Các hành động của Thủ kho và KSV cần thực hiện:
 Bƣớc 1: Thủ kho khai báo Số mã vạch được in ra từ chương trình mã vạch bì hồ sơ tại màn
hình Thêm mới Vị trí hồ sơ. Chuyển KSV phê duyệt Vị trí bì hồ sơ.
 Bƣớc 2:
Trạng thái
Trạng thái của hồ sơ Hành động của Trạng thái của hồ sơ của hồ sơ
(Ban đầu) Thủ kho (Trƣớc khi KSV phê duyệt) (Sau khi KSV phê
duyệt)
ĐÃ NHẬP KHO TRẢ LẠI TỪ CHỐI NHẬP KHO CHỜ NHẬP KHO
Thủ Kho tích chọn các hồ sơ ở trạng thái ĐÃ NHẬP KHO. Chọn hành động Trả lại hàng loạt.
Tại Màn hình Hành động Trả lại hàng loạt Thủ kho thực hiện xác nhận lại báo Số mã vạch của bì
hồ sơ đã khai báo (Số mã vạch là ID TSBĐ LOS hoặc ID TSBĐ CORE). Chuyển KSV phê duyệt.
 Bƣớc 3:
Trạng thái
Trạng thái của hồ sơ Hành động của Trạng thái của hồ sơ của hồ sơ
(Ban đầu) Thủ kho (Trƣớc khi KSV phê duyệt) (Sau khi KSV phê
duyệt)
CHỜ NHẬP KHO NHẬP KHO CHO PHÉP NHẬP KHO ĐÃ NHẬP KHO
Thủ Kho tích chọn các hồ sơ ở trạng thái CHỜ NHẬP KHO. Chọn hành động Nhập kho hàng
loạt. Tại Màn hình Hành động Nhập kho hàng loạt Thủ kho thực hiện khai báo Số mã vạch bì hồ sơ
in ra từ chương trình mã vạch bì hồ sơ. Chuyển KSV phê duyệt.

Sử dụng mã vạch bì hồ sơ
Thủ Kho Kiểm soát viên
Chƣơng trình tạo và in mã vạch
Đăng nhập vào

chương trình
Tại màn hình Tạo mã vạch

bì hồ sơ. Thủ kho chọn
+) Loại kho
+) Kho
+) Tủ
để Tạo và In tem mã vạch
Dán tem mã vạch

lên bì hồ sơ
Đăng nhập vào Đăng nhập vào

CLIMS CLIMS
Chọn CAR quản lý hồ sơ.

Màn hình Vị trí bì hồ sơ
Vào màn hình Giao

Khai báo Thêm mới Vị trí bì hồ dịch cần thực hiện.
sơ: bằng cách sử dụng máy đọc Chuyển phê duyệt Chọn giao dịch Duy trì
mã vạch hoặc nhập thủ công Số Vị trí bì hồ sơ để phê
mã vạch bì hồ sơ vào ô Số mã duyệt
vạch bì hô sơ.
Ấn nút Tìm kiếm để lấy thông
tin: +) Kho hồ sơ
Cấu phần quản lý HSTSBĐ CLIMS
+) Tủ hồ sơ Vào màn hình Giao dịch

cần thực hiện. Chọn Giao dịch tạo Vị
Click Phê duyệt/
giao dịch Duy trì Vị trí bì Từ chối Phê duyệt trí bì hồ sơ được
Từ chối?
hồ sơ để Đóng giao dịch Phê duyệt
Vào màn hình Thủ kho cập nhật HS TSBĐ tiến hành gỡ Số
mã vạch bì hồ sơ đã khai báo bằng cách:
+ Tích chọn hàng loạt các hồ sơ ở trạng thái Đã Nhập Kho

+ Chọn hành động Trả Lại để xử lý Trả lại hàng loạt
+ Xác nhận Số mã vạch bì hồ sơ muốn gỡ vào ô Số mã vạch
của bì hồ sơ Vào màn hình Giao dịch cần thực hiện.
+ Chuyển phê duyệt việc gỡ Số mã vạch bì hồ sơ Chọn giao dịch Cập nhật thông tin nhận
hồ sơ TSBĐ để phê duyệt việc gỡ Số mã
vạch bì hồ sơ
Vào màn hình Thủ kho cập nhật HS TSBĐ tiến hành Nhập
kho hồ sơ theo Số mã vạch bì hồ sơ in trên tem mã vạch
bằng cách:
Click Phê duyệt
+ Tích chọn hàng loạt các hồ sơ ở trạng thái Chờ Nhập Kho
+ Chọn hành động Nhập Kho để xử lý Nhập kho hàng loạt
+ Khai báo Số mã vạch bì hồ sơ in trên tem mã vạch vào ô
Số mã vạch của bì hồ sơ
+ Chuyển phê duyệt việc việc Nhâp kho hồ sơ theo Số mã
vạch bì hồ sơ in trên tem mã vạch Vào màn hình Giao dịch cần thực hiện.
Chọn giao dịch Cập nhật thông tin nhận
hồ sơ TSBĐ để phê duyệt việc Nhập kho
hồ sơ theo Số mã vạch bì hồ sơ in trên
tem mã vạch.
Thủ kho để bì hồ sơ trong
kho theoQUY
đúng thông tin
TRÌNH
trên tem mã vạch
Mã số QT.08.14.V/PL05 Trang 12/12
Minh họa các bƣớc thực hiện trên màn hình:
Thủ kho:

KSV:
Thủ kho:

KSV:

Sau khi KSV phê duyệt: Vấn tin trạng thái hồ sơ: ĐÃ NHẬP KHO theo Số mã vạch bì hồ sơ
in ra từ chương trình mã vạch.
2.2.9. Báo cáo

Báo cáo gồm 2 loại: Báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp. Báo cáo in Online và
xuất ra file excel.
2.2.9.1. Báo cáo tổng hợp trong tháng
Màn hình in báo cáo hiển thị như sau:

Các bước thực hiện:
 Bước 1: Chọn chi nhánh/PGD
 Bước 2: Chọn Tên báo cáo từ danh sách
 Bước 3: Chọn tháng báo cáo từ lịch
 Bước 4: Nhấn nút lệnh <In báo cáo>
 Bước 5: Nếu có số liệu, người sử dụng nhấn nút <Xuất excel> để xuất báo
cáo ra file excel.
Lƣu ý:
o Tại Trụ sở chính có thể vấn tin và tạo báo cáo tổng hợp toàn hàng và theo từng chi
nhánh.
o Tại chi nhánh thì chi nhánh nào xem báo cáo của chi nhánh đó
2.2.9.2. Báo cáo chi tiết
Màn hình in báo cáo chi tiết như sau:

 Bước 1: Chọn chi nhánh/PGD
 Bước 2: Chọn Tên báo cáo từ danh sách như hình
 Bước 3: Chọn thời gian tạo báo cáo từ lịch
 Bước 4: Nhấn nút lệnh <In báo cáo>

 Bước 5: Nếu có số liệu, người sử dụng nhấn nút <Xuất excel> để xuất báo
cáo ra file excel.
2.2.10. Tham số (Dành cho ngƣời Quản trị hệ thống)

Chương trình cung cấp chức năng cập nhật tham số tự động từ CLIMS vào về lúc
04:00AM mỗi ngày. Tuy nhiên, trong trường hợp chạy tự động bị lỗi, hoặc tham số thay
đổi/bổ sung trong ngày và người sử dụng cần thực hiện tạo mã vạch từ tham số mới thay
đổi/bổ sung ngay trong ngày đó thì Quản trị hệ thống có thể vào màn hình này để cập nhật.
Màn hình tham số như sau:

 Bước 1: Chọn Loại tham số từ danh sách để lấy thông tin tham số từ CLIMS
 Bước 2: Nhấn nút <Cập nhật> để đồng bộ
Lƣu ý: Người sử dụng nên thực hiện đồng bộ thứ tự từ : Loại kho, Kho hồ sơ, Tủ hồ sơ, Ngăn
kéo hồ sơ.


VBHN 3314

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

VBHN 3314

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MỤC LỤC

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN BẢO ĐẢM

1. Mục đích .......................................................................................................................................... 1

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/ML Trang 1/2

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V/ML Trang 2/2

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 1/48

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 2/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 3/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 4/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 5/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 6/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 7/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 8/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 9/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 10/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 11/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 12/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 13/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 14/51

LĐPHTTD/ 1.5. Đối

1.1. Tiếp 1.2 Cập 1.4. MH 1.7. 2.1 (b). Lưu 01

2.1 (a). Kiểm

1.9. Phê duyệt 1.11. Phê

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 15/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 16/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 17/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 18/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 19/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 20/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 21/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 22/51

Khai báo lệnh xuất kho Xuất kho hồ sơ

Cấp CTQ 1.3. Kiểm soát và ký

2..2. Lưu 01 liên PXK bản

2..1 (a). Bóc bì hồ sơ TSBĐ trả

1.6. MH giao dịch cần thực

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 23/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 24/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 25/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 26/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 27/51

8.4. Tạm xuất hồ sơ TSBĐ

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 28/51

1.3. Kiểm soát và ký

1.2. MH giao dịch cần thực hiện:

2..2. Lưu 01 liên gốc

2..1 (a). Bóc bì hồ sơ TSBĐ bàn

1.6. MH giao dịch cần thực hiện: đối

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 29/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 30/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 31/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 32/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 33/51

1.1. Căn cứ 1.2. MH Cập 1..4. Chuyển

2.1(a). Nhận kiểm tra các

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 34/51

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 35/51

8.6. Nhập kho hồ sơ đã tạm xuất

1.3. Kiểm soát và ký

LĐPHTTD/ 1.2. MH giao dịch cần thực

1..4. Chuyển, hồ sơ 2..2. Lưu 01 liên gốc

2..1 (a). Ký TTNKTX,

1.6. MH giao dịch cần thực hiện: đối

QUY TRÌNH Mã số QT.08.14.V Trang 36/51