MS Word

MS Word, िजसका पू रा नाम ‘Microsoft Word‘ है तथा इसे ‘Word‘ के नाम से भी जानते है , एक Word
Processor है . जो document को Open, Create, Edit, Formatting, Share एवं Print आिद करने
का काय करता है .
एम एस वड को Microsoft ारा िवकिसत िकया गया है जो Microsoft Office का एक भाग है . एम
एस वड अपने पहले सं रण से अब तक अपने े पर राज कर रहा है . MS Word 2007 की िवंडो कुछ
इस कार िदखाई दे ती है .
एम एस वड ारा बनाई गई फाइल का ए टशन नाम .doc होता है ।

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Introduction to MS Word Home Screen with Tools:-

1. Office Button:-

Office Button MS Word का एक मुख भाग है . यह बटन menu bar म होता है . इस बटन म MS Word
म बनने वाली फाइल या डॉ ुमट के िलए कई िवक होते है .

2. Quick Access Toolbar:-

Quick Access Toolbar MS Word का एक िवशे ष भाग है . यह टू लबार Title bar म होता है . इसे हम
शॉटकट की तरह उपयोग मे लेते है . इस टू लबार म अिधकतर काम आने वाली commands को एड कर िदया
जाता है और वे इसमे जुड जाती है . Quick Access Toolbar की सहायता से MS Word म काय थोडी
speed से हो पाता है .

3. Title bar

Title bar MS Word िवंडो का सबसे ऊपरी भाग है . इस बार पर Word मे बनाई गई फाइ के नाम को
िदखाया जाता है .

जब तक फाइल को रि त (save) नही िकया जाएगा फाइल का नाम नही िदखाया जाता है और वहां
“Document1” िलखा होता है . जैसे ही हम फाइल को िकसी नाम से रि त (save) करते है तब
“Document1” के थान पर फाइल नाम िदखाया जाता है .

Title bar के दां ये कोने म तीन बटन होते है . इन तीन बटन म पहला बटन “Minimize” होता है िजस पर
क करने से Open Program Task Bar म आ जाता है . दू सरा बटन “Maximize or Restore down”
होता है . यह बटन िवंडो की width को कम या ादा करने का काय करता है . और तीसरा बटन “Close
button” है जो ो ाम को बं द करने का काय करता है .

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4. Ribbon:-

Ribbon MS Word िवंडो का एक और भाग है . यह menu bar से नीचे होता है . इस पाठ मे िदखाई गई MS
Word िवंडो म लाल रं ग का िह ा ही ribbon है . इस भाग म MS Word tabs (जो िवक menu bar म
होते है ) के िवक ों को िदखाया जाता है .

5. Menu bar:-

यह बार टाइटल बार के नीचे होती है . इसे tab bar भी बोल सकते है ोंिक इ अब टे ब ही बोला जाता है .
Menu Bar म कई िवक होते है और े क की अपनी Ribbon होती है .

File ->New, Open, Save, Save as, save as webpage, Page setup, Print preview, print…etc

Edit- >Undo, redo, cut, copy, paste, paste special, clear, select all, find, replace, Go to

View -> Normal view , Print layout view, outline view, web layout view, header footer, ruler, thumbnails, toolbar,
document map, full screen , Zoom

Insert-> Break, Page Number, Date & time, Hyperlink, Bookmark, comment, picture, symbol

Format -> Font, Paragraph, change case, drop cap, bullets & numbering, background, columns, tab, border &
shading, text direction, theme.

Tools spelling and grammar, language Treasures, word count, Macro, mail merge.

Tables Insert, delete, merge cell, table auto format, sort, formula, split cell.

Note:-
 To activate menu bar press F10, or Alt, or alt+ underline character such as file for alt+ f
 For activate the control menu press alt+ spacebar
 By default title bar shows the Document 1
 There are two page orientation in ms word 1- Portrait 2- Landscape
 By Default page orientation of ms word is Portrait.
 MS word document can be zoom max 500% and min 10%
 A blank line is also called as a paragraph. It is called empty paragraph.
 Paragraph mark is non printing character. When you press enter key a new paragraph is created.
 Backspace key is used to remove character to the left of the insertion point.
 Courier is a font.
 To repeat the last editing action press f4 or ctrl +y
 To convert keyboard extend- Section mode you will press f8

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Clipboard When we cut or copy any text it goes to the office clipboard it can contain max 24 items. The
contents of the clipboard remain the same until you shut down system. Edit office clipboard or ctrl + c+ c.

6. Ruler bar

यह बार MS Word म दो तरफ होती है . पहली text area के िब ु ल ऊपर होती है तथा दू सरी text area के
बां ये तरफ होती है . इससे हम page margin का पता चलता है .

7. Status bar

Text Area के िब ु ल नीचे मौजूद होती है े टस बार. इस बार म “Zoom Level” नामक टू ल होता है
िजसकी सहायता से page को zoom in तथा zoom out िकया जा सकता है . इसके अलावा भी ब त से टू ल
इस बार म होते है जैसे; Language, Word Count, Page Number आिद.

8. Scroll bar

Scroll bar MS Word म दां ये तरफ एक ल वत (vertically) बार होती है जो page को ऊपर-नीचे करने
का काय करती है .

9. Text Area

Text Area MS Word का सबसे मह् पू ण भाग है . और यह MS Word िवंडो का सबसे बडा तथा म भाग
होता है . इसी े मे document text को िलखा जाता है .

Features of MS Word – एम एस वड की िवशे षताएं :-

Easy to Learn

User Friendly

Knowledge Base

Job Ready

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Difference between MS Word 2003 and 2007:-
Ms Word 2003 Ms Word 2007
Menu bar system Ribbon system
Themes
XML support
File extension is . doc Extension . docx

Some important point:-

 Normal view is the default view of the Ms Word
 Footnote, Endnote, header and footer does not appear in normal view.
 Auto Text can be used to insert graphics in the document.
 Auto correct feature corrects common typing errors.
 You can create your own dictionaries in Word.
 Print preview mode allows editing the document.
 Page preview shows the page in WYISIWYG mode. What You See Is What You Get
 One inch has 72 points
 Drop cap applied to character and By default in drop 3 lines.
 Even and Odd pages can have different footers.
 A width of column less than 5 inch is not allowed
 You can insert images and current date & time in header and footer
 To insert a column breaks press ctrl +shift+ enter
 To insert a page break press CTRL + ENTER
 Template file extension name is .dot
 Word template including style formatting.
 Template are read only…………………………………………………….
 The default template is normal .dot.
 The table is collection of row and column
 Cell is intersection of row and column
 The magnifier button is available on the print preview toolbar
 The default page size of for Word Document is letter
 A data source is made up of creating merge fields in the data document
 We can update data source.
 To select and enter document in the Word move the pointer to the left of any document text until it changes
to a right pointing arrow , and then double click
 Folder is also called directory. To rename thee folder press f2 button.
 Header & Footer does not display in normal view.
 To delete the selected text we can press Del or backspace key.
 Microsoft Word first identifies a grammatical error followed by spelling error.
 A footnote is printed at the bottom of every page in short  Reference  footnote

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 By default Word formats your text as 12 pt times New Roman.
 When a computer prints a report this output is called Hard Copy
 Function of the Justification buttons of the toolbar center the current line
 The first step is the Ms Word in changing line spacing to select the paragraph you want to change
 Formatting toolbar option are applied both character as well as paragraph selection
 Bullets and Numbering appears in the formatting toolbar.
 Hyperlink found under the insert menu shortcut ctrl+k default color is blue
 You cannot use different page – numbering style is in different section of your document
 Alignment buttons are available on the formatting toolbar.
 In Word, the ruler is displayed by default.
 There are seven default menu in Ms Word 2007.
 Name of the menu is Home, Insert, Page Layout, Reference, mailings, Review, View
 Home menu contain the font, paragraph, style, clipboard, Editting
 Insert menu contain Illustrations, Tables, Pages, Header& Footer, Text, Symbol.

 Page layout menu contain Themes, Page Setup, Background , Arrange

 Reference contain Table of contains, footnotes, captions, Index, Table of Authorities.

Short Cut Key

New Ctrl+ N
Open Ctrl+ O
Save Ctrl+ S
Save As F12
Print Ctrl+ P
Print Preview Ctrl+ alt+ I
Copy Ctrl+
Paste Ctrl+ V
Cut Ctrl+ x
Undo Ctrl+ Z
Select all Ctrl+ A
Spelling& grammar F7
Change case Shift + F3
Thesaurus Shift +F7
Macro Alt + F8
Sub script Ctrl +=
Super script Ctrl+ Shift+=
Close a window Ctrl +W
Increase a font value Ctrl+ Shift+>
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 Decrease a font value Ctrl +shift+<
To rename the folder F2
Find Ctrl+ F
Replace Ctrl+ H
Go to Ctrl+ G
Normal view Alt + Ctrl+ N
Print layout view Alt +R
Outline view Alt + Ctrl+ O
Reading Layout view Alt+ R
One line space Ctrl+ R
Double line space Ctrl+ 2
One and half line space Ctrl+ 5
Left Alignment Ctrl+ L
Right Alignment Ctrl+ R
Center Alignment Ctrl+ E
Justify Ctrl +J

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Course Available in Sultanpur institute:-
institute:
 O level
 CCC
 DCA
 ADCA
 PGDCA
 Tally
 Web designing

University Course ::-

 B.A.
 M.A.
 B.Sc.
 M.Sc.
 B.Com.
 M.com.
 MBA
 MCA
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