MS Excel (ह द

िं ी नोट्स) Hindi Notes

Feb 26, 2021

MS Excel

Introduction of MS Excel:
(एम एस एक्सेल का परिचय):
Excel एक Electronic Spreadsheet Programme है | इसका उपयोग Data को Store और Organize करने
के लिए ककया जाता है | इसकी एक Sheet मे 3 Sheets होती है | जजसको हम बड़ा सकते है (Shift + F11 से) |
Excel की Sheet को Workbook और Worksheet भी कहते है | Excel में Data Rows और Columns मे
Store होता है | Excel का उपयोग मुख्य रूप से Financial Data में Maths की Calculation जैसे: Value
खोजना, Sum ननकािना, % ननकािना, Average ननकािना, Count करना इत्यादी ननकािने में ककया जाता है |
इसके अिावा Excel में Chart, Grapha, Database और Data Analysis ककया जा सकता है | एम एस ऑफिस (
MS Office ) के अंतगगत ददया गया एम एस एक्सेल ( MS Excel ) एक ऑकिलसयि ( Official ) प्रोग्राम (
Programme ) है । इसके अंतगगत वकगशीट ( Worksheet ) बनाने का कायग ककया जाता है तथा बनाये गए वककशीट
( Worksheet ) पर डाटा एंट्री ( Data Entry ) कर सकते है । यह एक मैथेमेदटकि ( Mathematical ) प्रोग्राम
( Programme ) है । जजसके अंतगगत ऑकिस ( Office ) में होने वािे कायो को आसानी से ककया जा सकता है ।
शुरू -शुरू में यह प्रोग्राम ( Programme ) टूल्स ( Tools ) के अंतगगत चिाया जाता था। जजसमे लसलमत सुववधाएं
दी गई थी। िेककन अब ववंडोज ( Windows ) के वातावरण में चिाया जाता है । इसमें बनाई जाने वािी िाइि का
एक्सटें शन ( Extension ) नाम .xls होता है।

एक Box को Cell कहते है | और इसे Active Cell भी कहते है | Vertical ( खड़ी ) Line को Column कहते
है | Column की संख्या 16384 होती है | जैसे -

Ctrl + → ( Right Arrow ) = Last Column पर जाना |

=COLUMN(Last Column Select) 16384

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Ctrl +  ( Left Arrow ) = First Column पर आना |

Horizontal ( आड़ी ) Line को Row कहते है | इसकी संख्या 1048576 होती है |

Ctrl +  ( Down Arrow ) = Last Row पर जाना |

=Row (Last Row Select) 1048576

Ctrl +  ( Up Arrow ) = First Row पर आना |

Last Column और Last Row का Address = XFD1048576

Features of MS Excel: एम एस एक्सेल की ववशेषताएिं:

1. एम एस एक्सेल ( MS Excel ) एक डाटा एंट्री ( Data Entry ) प्रोग्राम ( Programme ) है इसमें

मैथेमेदटकि ( Mathematical ) कायो को कर सकते है ।
1. इसके वककशीट ( Worksheet ) को इिेक्ट्रॉननक ज्लिटशीट ( Electronic Spreadsheet ) भी कहते
है ।
2. इसके वकगशीट ( Worksheet ) में 1048576 रो ( Rows ) और 16384 कॉिम ( Columns ) होते
है ।
3. इसमें बनाई गई िाइि ( File ) को इंटरनेट के वातावरण सेव करने की सुववधा दी गई है ।
4. इसमें ददए गए ऑलशन ( Option ) मजग सेंटर ( Merge Center ) के }kjk हम कई सेिो ( Cells )
को लमिकर एक सेि ( Cell ) बना सकते है ।
5. इसमें बनाई गई वककशीट ( Worksheet ) के िाइि ( File ) को पासवडग ( Password ) दे कर िॉक (
Lock ) कर सकते है ।
6. इसमें ददए गए िामल
मक ा बार ( Formula Bar ) के }kjk हम ओपन ( Open ) ककये गई िाइि ( File )
पर िॉमि
ूग ा ( Formula ) अलिाई ( Apply ) कर सकते है ।

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Taskbar पि Ms Excel लगाना = Microsoft Excel पर Mouse का Right Click करें गे और More
> Pin to Taskbar पर Click करें गे और Microsoft Excel Taskbar पर Add हो जायेगा |

Taskbar पि से Microsoft Excel को टाना = Microsoft Excel Taskbar पर Mouse का Right

Click करें गे और Unpin from Taskbar पर Click करें गे और Microsoft Excel Taskbar पर से हट
जायेगा |

(1) Ms Excel Open किना = सबसे पहिे Start Button पर Click करें गे और All Programs >
Microsoft Office > मै जाकर Microsoft Excel पर Click करें गे तो Microsoft Excel Open हो
जायेगा |

(2) Taskbar पि से Microsoft Excel को Open किना = ( Keyboard से ) Windows + Number

( 1,2,3 ) दवायेगे तो Taskbar पर से Microsoft Excel Open हो जायेगा |

(3) Windows + R = Runbox ( Programs को Direct Open करना )

Microsoft Excel को Open करने के ििए Runbox में excel लिखेँगे तो Microsoft Excel Open हो
जायेगा|

Header Bar, Title Bar औि Iinformation Bar = Microsoft Excel Open होते ही जो सबसे उपर
Files का नाम ( Document1 ) आ रहा है जो हमारी Files का नाम है उसे हम Header Bar, Title Bar
और Iinformation Bar कहते हैं |

Tabs = इनके नीचे Home से िेकर View को Tabs कहते हैं |

Ribbon = इनके नीचे जो Options है उसे हम Ribbon कहते हैं |

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Tabs के ऊपर जो Left की तरि Customize Quick Access Toolbar आ रहे हैं उसके अंदर Minimize
the Ribbon पर Click करते ही Ribbon हट जायेगे | और दब
ु ारा Minimize the Ribbon पर Click
करते ही Ribbon आ जायेगे |

Auto Hide Ribbon = Tabs के ऊपर जो Right की तरि Ribbon Display Options आ रहे हैं उसके
अंदर Auto Hide Ribbon पर Click करते ही Bars, Tabs और Ribbon हट जायेगे |

Show Tabs = Ribbon Display Options के अंदर Show Tabs पर Click करते ही Bars और Tabs
आ जायेगे |

Show Tabs and Commands = Ribbon Display Options के अंदर Show Tabs and
Commands पर Click करते ही Bars, Tabs और Ribbon आ जायेगे |

Hide and Unhide ( Collapse ) the Ribbon = Ctrl + F1 ( Double Click )

Customize Quick Access Toolbar = Customize Quick Access Toolbar Tabs के ऊपर Left
की तरि आते हैं |

इसके अंदर हम बहुत सारे Options जोड़ सकते हैं |

जैसे = New, Open, Save, Undo, Redo इन Options पर Click करते ही Add हो जायेगे |

Show Below the Ribbon = Customize Quick Access Toolbar Ribbons के Bottom में आ
जायेगे |

Show Above the Ribbon = Customize Quick Access Toolbar Ribbons के Top में आ जायेगे
|

More Commands = Quick Access Toolbar > Cut > Add >

(Move Up) > Cut को Top पे िे जाना | (Move Down) > Cut को Bottom में िे जाना |

Customize the Ribbon = Tabs पर Mouse का Right Click करें गे और Customize the Ribbon
पर Click करें गे और Home Tabs के अंदर कोई भी Ribbon को जोड़ सकते हैं | जैस:े - Font

New Tab and New Group = Tabs पर Mouse का Right Click करें गे और Customize the
Ribbon पर Click करें गे और Customize the Ribbon के अंदर जाकर हम New Tab पर Click करें गे
और किर New Tab ( Custom ) पर Click करे गे और Rename में जाकर अपना नाम लिखेगे| किर New
Group ( Custom ) पर Click करे गे और Rename में जाकर Group का नाम लिखेगे | जैस:े - Font. अब
New Group में Ribbon Add करने के ििए Popular Commands में Font > Add करे गे और Ok
करे गे |

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Reset All Customizations = इस पर Click करने पर Yes करे गे और Ok करे गे तो जैसे पहिे जजतने
भी Tab, Group थे वो आ जायेंगे और बाकी सब जो हमने New बनाये थे वो हट जायेंगे |

Rulers = ( Ctrl+R ) = Rulers दो प्रकार के होते है - (1) Page के Top में, (2) Page के Left मे होता
है |

Scroll Bar = Mouse से Page को ऊपर – नीचे, Left - Right में करते है , उसे हम Scroll Bar कहते है |
Scroll Bar दो प्रकार के होते है - (1) Right (2) Bottom

इलेक्रॉननक स्प्रैडशीट ववन्डो के अवयव :

(Elements of Electronic Spreadsheet Window):

Office Button: ऑफिस बटन:

एम एस एक्सेल ( MS Excel ) की शीट ( Sheet ) पर बाये ( Left ) कोने में बने बटन को ऑकिस ( Office
) बटन ( Button ) कहते है । इस बटन ( Button ) पर जक्िक ( Click ) करने पर (New , Open ,
Save , Save as , Print) आदद ऑलशन ( Option ) होते है ।

क्क्वक एक्सेस टमलबाि:

(Quick Access Toolbar):
ये टमलबाि ( Toolbar ) ऑफिस ( Office ) बटन ( Button ) के दाये ( Right ) ओर होता है । यह एक त्रिकोण
के आकार का होता है जजस पर जक्िक ( Click ) करके इस टमलबाि ( Toolbar ) में अनतररक्त ऑलशन ( Option
) जोड़े जा सकते है । इस टूिबार ( Toolbar ) को ररबन ( Ribbon ) के ननचे ्थावपत ककया जा सकते है इसके
लिए छोटे त्रिकोण पर जक्िक ( Click ) करके इसके ननचे ददए गए ऑलशन ( Option ) Show Below the
Ribbon को चुनना होगा।

टाइटल बाि:

(Title Bar):

जक्वक एक्सेस टूिबार ( Quick Access Toolbar ) के दायी ( Right ) ओर बनी पट्टी को टाइटि बार ( Tital
Bar ) कहते है । टाइटि बार ( Tital Bar ) पर कायग की जा रही िाइि ( File ) का नाम अंककत होता है । इसके
दादहने ( Right ) कोने पर तीन बटन ( Minimize, Restore तथा Close ) होते है ।

रिबन:

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( Ribbon ):

टाइटि बार ( Tital Bar ) के ननचे िामि

ूग ा बार ( Formula Bar ) के ऊपर के पैनि ( Panel ) को ररबन (
Ribbon ) कहते है । इसमें सात टै ब्स ( Tabs ) (Home, Insert, Page Layout, Formals, Data,
Review and View) होते है । इन टै ब्स ( Tabs ) पर जक्िक ( Click ) करने पर ववलभन्न ग्रुप ( Group )
प्रकट होते है , जजनमे ववलभन्न िंक्शन ( Function ) के लिए ववलभन्न बटन ( Button ) / ऑलशन ( Option
) ददए गए होते है ।

रिबन के अिंतगकत आने वाले कुछ :

Auto Sum: ऑटोसम:

इस ऑलशन का प्रयोग कर के हम कई सेिो में लिखी गई संख्याओं का योग प्रालत कर सकते है ।

Short Ascending:
शाटक असेक्न्डिंग:

इस ऑलशन का प्रयोग कई सेिो में लिखी गई संख्याओं और टे क््ट को A टू Z के क्रम में करने के लिए जाता है ।

Short Descending: शाटक डीसेक्न्डिंग:

इस ऑलशन का प्रयोग कई सेिो में लिखी गई संख्याओं और टे क््ट को Z टू A के क्रम में करने के लिए जाता है ।

Chart Wizard: चाटक ववज़ाडक

इस ऑलशन का प्रयोग कई सेिो में लिखी गई संख्याओं के आधार पर चाटग को डड्लिे करने के लिए ककया
जाता है ।

Merge Center: मर्क सेंटि

इस ऑलशन का प्रयोग कई सेिो को लमिकर एक सेि बनाने के लिए ककया जाता है ।

Currency: किें सी:

इस ऑलशन का प्रयोग लिखी गई संख्या से पहिे करें सी लसम्बि ( $) िगाने के लिए ककया जाता है ।