PENGURUSAN FAIL

1
 DEFINISI FAIL
 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN : FILLUM
*BERMAKSUD: SEUTAS BENANG UNTUK
MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.

 SATU FOLDER;
- DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU
- SURAT-SURAT DISUSUN DENGAN CERMAT DAN
TERATUR
- DIBERI TAJUK/PERKARA
- DIBERI NOMBOR
2
- DIINDEKSKAN
 KENAPA FAIL DIPERLUKAN

 ALAT PERHUBUNGAN
 MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI
 MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN
 MENGAMBIL TINDAKAN
 MENGEKALKAN INGATAN
 BAHAN RUJUKAN UTAMA
 BAHAN PENYELIDIKAN
 BAHAN BUKTI
3
 PEMBUKAAN FAIL
1) Fail dibuka apabila:

 Fail yang diperlukan belum ada;

 Fail asal ditutup dan bersambung ke jilid baharu;
 Fail asal tidak dapat dikesan;
 Fail asal rosak dan perlu digantikan dengan kulit
baharu;
 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
dan
 Skima klasifikasi fail dirombak / ditukar kepada
sistem yang baharu 4
 JENIS KULIT FAIL
2) 5 Jenis Kulit Fail:

1) a) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

b) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

2) TERHAD (Am 435A – Pin. 1/80)

3) SULIT (Am 436) - HIJAU

4) RAHSIA (Am 437) - MERAH JAMBU

BERPALANG MERAH

5) RAHSIA BESAR (Am 438) - KUNING MUDA

BERPALANG MERAH5
TERBUKA

6
 Warna Kulit Fail

RAHSIA RAHSIA
BESAR (Merah
(Kuning Jambu
Palang
Palang
Merah)
Merah) TERHAD
TERHAD

SULIT TERHAD
(Hijau) (Putih)

7
 MEMFAIL / MENDAFTARKAN
SURAT DALAM FAIL
 Cap tarikh terima di ruang kosong

 Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat - Buku

Daftar Surat Menyurat (AM 10-PIN.3/80) / sistem /
elektronik

- Semak surat
- Baca isi surat
- Rujuk panduan – Panduan Pengendalian Fail
Rasmi Kerajaan

8
 PEMBUKAAN FAIL
Pembukaan Fail Baharu

 SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:

i) Fail Sama Tajuk Dan Sama Nombor

ii) Fail Sama Tajuk Dan Lain Nombor
iii) Fail Lain Tajuk Dan Sama Nombor

 Rujuk senarai klasifikasi fail

9
 TAJUK DAN NOMBOR FAIL

 ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

 JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

 TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, ANM,

PPR , MNI, BMW DLL.

 ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG

MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS)
CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.

 BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.

10
 NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIA ADA.
 PEMBUKAAN FAIL

Pembukaan Fail Baharu

 Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail

 Tebuk lubang sudut atas sebelah kiri kulit fail – 2.5

sm dari penjuru kiri dan atas

 Masukkan tali hijau, kertas minit dan kad

pergerakan fail

11
1 2

3 4

12
5

13
KANDUNGKAN KERTAS MINIT DI SEBELAH KIRI

14
CONTOH KAD KELUAR FAIL

15
MENCATAT MAKLUMAT DI KULIT FAIL
MENGGUNAKAN DAKWAT KEKAL

ANM/CSK 600-4/1 JLD. 2

ANM/CSK 600-4/1 JLD. 3
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 4

16
CONTOH PENULISAN PADA KULIT FAIL

ANM/CSK 600-4/1 JLD. 2

ANM/CSK 600-4/1 JLD. 3
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 4

17
 CATATKAN BUTIRAN PADA
KULIT FAIL
Nombor Rujukan dan Tajuk Fail – dakwat
KEKAL – hitam atau biru
 Kertas-kertas Berhubung
 Daftarkan di Bawah Perkara eg: Indeks selaras
dengan klasifikasi
 Tarikh kandungan pertama
 Tarikh kandungan akhir
 Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar
- perihal pergerakan fail
- catat nama ringkas pegawai yang guna fail
dan tarikh - butiran
18 = kad pergerakan fail
 TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
TARIKH KANDUNGAN AKHIR
* PERTAMA;
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH
INI BUKANLAH TARIKH TERIMA
SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT
DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.
19
*AKHIR;
TARIKH LAMPIRAN/SURAT
TERAKHIR PERLU DICATATKAN
APABILA FAIL BERKENAAN
DITUTUP. TARIKH INI
BUKANLAH TARIKH TERIMA
SURAT, TARIKH SURAT
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL
ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP
SESEBUAH FAIL.
 KERTAS-KERTAS YANG
BERHUBUNG

RUANGAN INI BERMAKSUD;

 FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU

DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

 SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN

CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

 KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

 CROSS REFERENCE
20
 MEMFAIL / MENDAFTARKAN
SURAT DALAM FAIL

 Tebuk di penjuru atas sebelah kiri

 Kandungkan surat di sebelah kanan fail guna tali hijau

 Catat bilangan/kandungan/surat/lampiran di penjuru

kanan sebagai ‘folio number’. Nombor dibulatkan.
i) Surat masuk - Pen dakwat merah
ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam

 Surat diminit/direkod dalam kertas minit

21
 KANDUNG SURAT DALAM FAIL

SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DI SEBELAH KANAN

22
CONTOH KANDUNG SURAT DALAM FAIL

23
 PENYEDIAAN KERTAS MINIT

 Rekod surat masuk dan surat keluar

i) Surat masuk - Pen dakwat merah

Surat drp. ______________ bth ________ d/f pd ___________

Eg: Surat drp. Jab. Alam Sekitar bth 13/6/2013 d/f pd. 14/6/2013

ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam

Surat kpd. ________ bth. _______ d/f pd. ________________

Eg: Surat kpd Jab. Inovasi bth 30/5/2011 d/f pd. 31/5/2011

# *** Boleh ditulis tangan atau menggunakan cap getah

24
NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE
DALAM HELAIAN KERTAS MINIT

25
CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU
KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN

- PEN DAKWAT MERAH FOLIO SURAT MASUK.

26
 KAD PERGERAKAN FAIL

 DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN

 DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT

 DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH

DAN PENGHANTAR DICATATKAN

 KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT

UNTUK MENGESAN

 BUKTI

27
 EDARAN FAIL

 DIHANTAR KEPADA:
RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG
AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

 TARIKH DIHANTAR:
TARIKH ADALAH HARI, BULAN DAN TAHUN
IAITU PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN
KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN
UNTUK TINDAKAN.

28
29
 EDAR FAIL KEPADA KETUA JABATAN

1.Catat pergerakan di kad keluar fail 2. Keluarkan kad keluar fail

3. Simpan kad keluar di registri

30
4. Catat pergerakan di kulit fail

5. Serah fail kepada Ketua Jabatan

31
 PENYEDIAAN KERTAS MINIT

 Penulisan minit tindakan

i) PERLU UBAH – tulis minit atas surat

ii) KERTAS MINIT – catat arahan, keputusan / maklumbalas ringkas

iii) Penulis minit perlu:

1) Nyatakan no. lampiran yang dirujuk
2) Catat singkatan nama jawatan pegawai yang diminitkan
3) Minit ditulis dengan ringkas dan jelas
4) Penulis minit t/t ringkas serta catat singkatan nama jawatan
dan tarikh
5) Minit tidak boleh ditulis atas surat masuk/surat keluar

# Minit bebas – jika separuh daripada kertas minit dan boleh ditaip

32
 (Am.6)

Kertas Minit No. JPM.100-1/1/1 Helai No. 1

1 Surat drp. Pengarah Jabatan Laut bth 10/6/2010 d/f pada 16/6/2010.

PT, 16/6/10
Perkara 1 dirujuk. Untuk tindakan segera puan. T/k.
PCSK
16/6/10
PTR, 17/6/2010
Perkara 1 dirujuk. Tuan perlu hadir ke taklimat tersebut. T/k.
PT
17/6/10

2 Surat kpd Pengarah Jabatan Laut bth 18/6/2010 d/f pada 18/6/2010.
KESALAHAN-KESALAHAN YANG SERING BERLAKU

35
…….SEPATUTNYA

36
SURAT KELUAR JUGA DILETAKKAN SEBELAH KANAN

CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU

KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN

- PEN DAKWAT BIRU @ HITAM FOLIO SURAT KELUAR.

37
 KAEDAH PENUTUPAN FAIL
(1)
 TEBAL 4 SM; ATAU
 KANDUNGAN CAPAI 100 LAMPIRAN
(mana yang lebih dahulu) – BUKA JILID BARU
(2)
 FAIL TIDAK DIRUJUK DALAM MASA 5 TAHUN
 FAIL TELAH TAMAT TINDAKAN
 PERUBAHAN PENTADBIRAN PEJABAT AWAM

(3)
 SKIMA KLASIFIKASI FAIL DIROMBAK – TUKAR
SISTEM BARU

 SESUATU PEJABAT AWAM TAMAT FUNGSI DAN

38
TIDAK LAGI BEROPERASI
CONTOH PENUTUPAN FAIL (1)

i)4sm/100 lampiran
ii)Buka jilid baru

39
CONTOH PENUTUPAN FAIL (2)

i)Tidak dirujuk >5 tahun

ii)Tamat tindakan
iii)Perubahan pentadbiran

40
CONTOH PENUTUPAN FAIL (3)

Skima klasifikasi
fail – tukar baharu

41
SAMPUL KECIL ( 2 SITUASI)

42
 1) FAIL HILANG/TAK DAPAT DIKESAN

 APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN

TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM
FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/
HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH
DIGUNAKAN SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA.
APABILA FAIL UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL
KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU.

 BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG

HILANG DALAM JANGKAMASA PANJANG
(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA FAIL
DIJUMPAI SEMULA. 43
 2) FAIL DIPERLUKAN OLEH 2
PEGAWAI ATAU LEBIH

 SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN

APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL
TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG
PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT
KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT
DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL
UTAMA DAN YANG SALINAN DIMASUKKAN KE
DALAM SAMPUL KECIL.

 APABILA SELESAI SAMPUL KECIL BERISI

KANDUNGAN HENDAKLAH DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL ASAL DAN
44
DIMINITKAN
SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.
 KULIT FAIL ROSAK

 KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI

 KULIT FAIL ASAL HADAPAN DIGUNTING /

DITARIK MENGIKUT GARISAN

 KULIT FAIL ROSAK DIKANDUNG DALAM FAIL

BARU BERSAMA DENGAN LAMPIRAN DAN
KERTAS MINIT

 KULIT FAIL AKAN MENJADI LAMPIRAN

TERAKHIR DALAM FAIL BARU DAN KERTAS
MINIT DISAMBUNG PENGGUNAANNYA
45