4/22/2022

TAKLIMAT PENGURUSAN KOKURIKULUM

21 APR 2022
PROSEDUR UNTUK PERMOHONAN
AKTIVITI KOKURIKULUM
OLEH : PENOLONG KANAN KOKURIKULUM
PUAN LIM SOOK FUN

1 2

3 4
 4/22/2022

• Pendaftaran aktiviti badan PROSEDUR UNTUK PERMOHONAN

kokurikulum telah dijalankan dalam AKTIVITI KOKURIKULUM (I)
talian (1-15 APR 2021) AKTIVITI/PROSES KERJA KETERANGAN INSTRUMEN
• Video gabungan hasil projek pengenalan
semua Badan Kokurikulum telah dimuat naik 1. PERANCANGAN AKTIVITI: 1.Ahli Jawatankuasa berbincang 1. Kertas kerja
ke laman web sekolah. Contoh : dengan Guru Penasihat mengenai
• Senarai pendaftaran aktiviti mengikut kelas PERTANDINGAN MENYANYI – cadangan mengadakan
CHS IDOL pertandingan/program khas 2. Surat permohonan
telah dihantar kepada Guru Tingkatan
Hari 2. PENUBUHAN 2. Setiausaha persatuan 3. Senarai tugas dan
Kokurikulum • Senarai Ahli badan kokurikulum mengikut
JAWATANKUASA menyediakan kertas kerja dan tanggungjawab setiap
2022 kategori :
surat permohonan selepas
3. PENYEDIAAN KERTAS KERJA mendapat persetujuan guru
ahli jawatankuasa

1. Badan Beruniform, penasihat. Guru penasihat 4. Jadual pelaksanaan

4.PENGESAHAN GURU membaca dengan teliti sebelum /peraturan/SOP/pelan
2. Kelab & Persatuan, PENASIHAT menandatangani kertas kerja dan kedudukan/lampiran
SMJK surat permohonan. dsb.
3. Sukan & Permainan
KATHOLIK PJ 5. SEMAKAN PENYELARAS
dihantar kepada ketua penasihat pada 3. Guru Penasihat hantar kertas 5. Sumber kewangan dan
21/4/2022 kerja kepada penyelaras anggaran perbelanjaan
kokurikulum untuk semakan.

5 6

PROSEDUR UNTUK PERMOHONAN

AKTIVITI KOKURIKULUM (II)
AKTIVITI/PROSES KERJA KETERANGAN INSTRUMEN

TANGGUNGJAWAB
1. PERMOHONAN KELULUSAN 1. -Setiausaha menghantar kertas 1. Kertas kerja GURU PENASIHAT
kerja / surat permohonan ke PK KELAB/PERSATUAN/
UNIT BERUNIFORM/
CONTOH : Kokurikulum untuk mendapatkan 2. Surat permohonan
SUKAN/PERMAINAN
PERTANDINGAN MENYANYI – kelulusan .
CHS IDOL 3. Senarai tugas dan
2. Permohonan untuk aktiviti / tanggungjawab setiap ahli HANTAR
2. HANTAR KERTAS KERJA acara/ perkhemahan/ lawatan jawatankuasa KERTAS KERJA
SEBELUM 1 BULAN haruslah dibuat sekurang- SEBELUM 1 BULAN
kurangnya SATU BULAN sebelum 4. Jadual pelaksanaan/
3. Letak di tray penyerahan tarikh pelaksanaan yang peraturan/SOP/pelan
dokumen dengan kepitkan dicadangkan. kedudukan/lampiran dsb.
Nombor turutan penyerahan.
5. Sumber kewangan dan
anggaran perbelanjaan

7 8
 4/22/2022

PROSEDUR UNTUK PERMOHONAN

AKTIVITI KOKURIKULUM (III)
AKTIVITI/PROSES KERJA KETERANGAN INSTRUMEN

1. MENDAPATKAN 1. -Jika diluluskan, guru 1. Kertas kerja

KELULUSAN penasihat perlu isi BUKU
CONTOH : PENEMPAHAN TEMPAT KHAS/ 2.Buku penempahan
PERTANDINGAN MENYANYI – Borang Penempahan Bilik/ tempat/bilik khas
CHS IDOL Borang Penempahan Unit Siar
Raya (Jika Perlu). 3. Borang Penempahan Unit
2. PENEMPAHAN TEMPAT /PA • mendapatkan kelulusan PK Siar Raya
system terlebih dahulu .
4. Jadual pelaksanaan/
3. PINJAM KUNCI BILIK KHAS. 2. Penempahan bilik dan Unit Siar peraturan/SOP/pelan
Raya haruslah dimohon kedudukan/lampiran dsb.
sekurang-kurangnya SATU
MINGGU sebelum tarikh 5. Surat kebenaran ibu bapa
diperlukan.
6. Borang kebenaran keluar
3. Kunci untuk bilik-bilik khas kelas
dipinjam daripada SU koku di
Pejabat PK Koku SATU HARI
sebelum acara (acara pada
9 10

PROSEDUR UNTUK PERMOHONAN

AKTIVITI KOKURIKULUM (IV)
AKTIVITI/PROSES KERJA KETERANGAN INSTRUMEN

TANGGUNGJAWAB
1. REKOD PEMINJAM KUNCI 1. Mencatat pinjaman Kunci oleh 1. Buku rekod pinjaman GURU PENASIHAT
BILIK KHAS guru penasihat sahaja KELAB/PERSATUAN/
UNIT BERUNIFORM/
untuk bilik-bilik khas dipinjam 2. kunci
SUKAN/PERMAINAN
CONTOH : daripada PK yang
berkenaan/yang bertugas / 3. Bukti kunci
PERTANDINGAN MENYANYI – SU koku di Pejabat PK Koku dipulangkan PULANGKAN KUNCI
CHS IDOL Ketua Aktiviti WAJIB mengingatkan DENGAN SEGERA
Guru penasihat meminjam kunci SELEPAS AKTIVITI
2. PEMULANGAN KUNCI (jika perlu) SATU HARI sebelum
acara.(acara pada awal pagi/
3. REKOD KUNCI SELEPAS Sabtu/cuti umum).
PEMULANGAN 2. Kunci hanya boleh dipinjam dan
disimpan oleh Guru Penasihat.
3. Kunci dikembalikan SEBAIK
SAHAJA aktiviti tamat ke
dalam KEYDROP di Pejabat PK
Kokurikulum dan
menurunkan tandatangan
dalam buku rekod pinjaman .
11 12
 4/22/2022

Fail Pemantauan Aktiviti Mingguan

(dalam almari di luar bilik PK kokurikulum)
- Jangan lupa menyediakan
dokumentasi semasa aktiviti dan
menghantar Laporan /Dokumentasi
 Kandungan FAIL PEMANTAUAN:
kepada PK kokurikulum selepas aktiviti
dalam masa SATU minggu. 1. Borang Pemantauan Aktiviti
Kokurikulum
2. Borang Laporan Aktiviti Kokurikulum
 Menyimpan dokumen seperti sijil/surat
Mingguan
yang berkaitan dengan persatuan.

13 14

Borang Laporan Aktiviti Kokurikulum Mingguan

TANGGUNGJAWAB
GURU PENASIHAT
KELAB/PERSATUAN/
UNIT BERUNIFORM/
SUKAN/PERMAINAN

LAPORAN
MINGGUAN

LAPORAN
PEMANTAUAN
AKTIVITI

15 16
 4/22/2022

Borang pementauan akitiviti kokurikulum tahun Borang-borang penting

17 18

19 20
 4/22/2022

21 22

23 24
 4/22/2022

Sila ambil SATU helai sahaja, jika tinggal helaian

terakhir, sila maklumkan kepada SU /Pen SU supaya
boleh buat Salinan tambahan.
25 26

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA

Fail induk (dalam almari bilik pk
kokurikulum)  1. Menguruskan hal-hal surat menyurat.

 2. Mencatat dan menandatangani minit

mesyuarat/laporan kegiatan/laporan tahunan dan
sebagainya.

 3. Membantu mencatat kehadiran ahli, mengumpul

jumlah kehadiran untuk ditandatangani oleh guru
penasihat
SEBELUM MENGELUARKAN
FAIL,PERLU DAPAT KEBENARAN
SU KOKURIKULUM TERLEBIH
DAHULU

27 28
 4/22/2022

Kandungan Fail Persatuan/Kelab 8. Rancangan tahunan

9. Rancangan bulanan
1. Minit mesyuarat ( AGM dan lain - lain)
10. Surat permohonan bendahari mengutip derma
2. Surat-surat berkaitan kelab
11. Surat kelulusan mengutip derma
3. Buku-buku panduan kelab
12. Akaun kewangan
4. Perlembagaan kelab
13. Laporan aktiviti utama ( Kem Tahunan )
5. Maklumat ahli
14. Markan penilaian
6.Senarai ahli jawatankuasa dan guru
penasihat 15. Stok dan inventori

7. Laporan Mingguan (Fail Pemantauan)

29 30

 PANDUAN PENEMPAHAN DAN PEMINJAMAN COURT DAN  BORANG PENEMPAHAN DAN PEMINJAMAN COURT DAN PERALATAN
PERALATAN SUKAN SUKAN

 1. Isi borang penempahan/ peminjaman

 2. Letakkan borang itu di dalam tray yang disediakan di luar bilik gym bersama
kertas kerja aktiviti.

 3. Dapatkan kelulusan daripada setiausaha sukan/ guru penasihat QM.

 4. Selepas mendapat kelulusan pastikan penempahan court/padang/ bilik skuasy

yang anda tempah telah dicatatkan dalam buku penempahan.

 5. Bagi peralatan, tunjukkan borang kelulusan kepada QM dan dapatkan barangan

tersebut.

 6. Deposit sebanyak RM50 akan dikenakan kepada barangan yang berharga.

 7. Segala penempahan perlu dibuat 5 hari bekerja sebelum tarikh aktiviti.

Keutamaan akan diberikan kepada kumpulan yang membuat tempahan terlebih
dahulu.

31 32