ENQUIRY

A. Gap-Filling
a. Exercise 1 - Enquiry for special terms
Dear Sir/Madam

Please send us your current (1) price list and (2) catalogue for bicycles. We are interested in models for
both men and women, and also for children.

We are the (3) leading/top/exclusive bicycle dealers in this city where cycling is popular and have (4)
branches/subsidiaries in five neighbouring towns. If the quality of your product is satisfactory and the
price is (5) reasonable/competitive, we expect to place regular orders for fairly large numbers.

In the (6) reply/circumstances please indicate whether you will allow us a special (7)
discount/allowance. This would enable us to maintain the low selling prices which have been an
important reason for the (8) development/growth/expansion of our business. In return we would be
prepared to place orders for a guaranteed (9) annual minimum number of bicycles, the figure to be
(10) mutually agreed

If you wish to discuss this please contact me on 6921671.

Yours faithfully

b. Exercise 2 - Enquiry to a new supplier

Dear sir/Madam

Dekkers of Sheffield (1) inform/advise/tell us that you are manufacturers of polyester-cotton bed sheets
and pillowcases. We are (2) dealers in textiles and believe there is a (3) promising/potential market in
our area for moderately priced goods of this kind.

Please let me have (4) details/particulars of your various ranges including sizes, colours and prices,
together with (5) samples of the different qualities of material used.

Please state your (6) terms of payment and discounts (7) allowed on purchases of (8) quantities of not
less than 500 of specific items. Prices (9) quoted should include delivery to our address shown above.
Your (10) prompt/early reply would be appreciated.

Yours faithfully

c. Exercise 3 - Enquiry for a representative to come

Dear Mr Jarry

We are a chain of retail stores and are looking for an efficient security system. You were (1)
recommended/advised/given/introduced to us by our (2) associates, DMS (Wholesalers) Ltd, for whom
you recently installed the Secure 18 alarm system.

We need a system which would give us (3) comprehensive protection against robbery and shoplifting
throughout all departments, and the Secure 15 (4) featured in your current catalogue would appear
to suit us. However, it would be helpful if one of your (5) representatives could visit us so that we can
discuss details of the (6) available/existing/current systems.

Initially, we would test the system we select in our main branch, and, if it proves (7) satisfactory, install
it throughout our other branches. Our choice would, of course, be influenced by a (8) competitive
quotation and full guarantees for (9) maintenance and (10) service.
Please reply as soon as possible as we would like to make a decision within the next few months.

Yours sincerely

d. Exercise 4 - Enquiry for Wood from Vietnam

Dear Sirs,

Your name and address have been (1) given/advised to us by the Japan-Vietnam Trade Association.

First of all, we would like to take the (2) opportunity of introducing ourselves as one of the country's
leading trading companies (3) specializing in all kinds of materials for industry such as wood chips,
iron ore, coal, scaps, etc…

At present we are extensively (4) engaged in importing hardwoods and now (5) proposing/
planning/trying to extend our business into the softwood area and are (6) investigating the possibility
of importing from Vietnam.

We would, therefore, be (7) obliged/grateful if you will (8) kindly/please let us have your (9) offer of the
goods in (10) question.

We are looking forward to receiving your reply.

Yours faithfully,

e. Exercise 5 - Enquiry for price list and catalogue

Dear Sirs

We have read an (1) article in ‘Office News’ about your (2) advertisement of visible record system filing
cabinets. We are interested in introducing a (3) modern filing system in our main office. We also wish
to install an electronic system for the storage and retrieval of data.

Please send us the (4) price list and (5) catalogues of your manual and electronic data processing
systems, (6) quoting your price (7) F.O.B. London if possible. We are particularly interested: type TW37,
so we should be (8) obliged/grateful if you would (9) enclose/provide/equip more (10) detailed
information about this particular model.

Yours faithfully,

B. Translation
a. English - Vietnamese
1. We are interested in Cutter Model 05 and we shall be obliged if you will send us a quotation for this
machine.
⇒ Chúng tôi muốn mua máy cắt kiểu 05 và chúng tôi rất biết ơn nếu ngài gửi báo giá máy này cho
chúng tôi.

2. We are indebted for your address to the Trade Delegation of Japan in Hanoi.
⇒ Nhờ đoàn đại biểu thương mại Nhật Bản ở Hà Nội mà chúng tôi được biết đến địa chỉ của quý công
ty

3. We would also like to point out that we usually settle our accounts on a D/A basis with payment by
30-day bill of exchange.
⇒ Chúng tôi cũng muốn chỉ ra rằng chúng tôi thường thanh toán trên cơ sở ký chấp nhận nợ hối
phiếu để được nhận chứng từ với việc thanh toán bằng hối phiếu 30 ngày.

4. One of your clients is desirous of purchasing motorcycles for his stock.

⇒ Một trong những khách hàng của quý công ty đang mong muốn được mua những chiếc xe máy
này để dự trữ.

5. Please make us an offer with your most favorable terms and conditions.
⇒ Đề nghị quý ngài chào hàng cho chúng tôi với các điều khoản ưu đãi nhất.

6. We are pleased to inform you that there is a steady demand for Sanyo brand refrigerators in this
market and we would like you to send us an offer.
⇒ Chúng tôi rất vui mừng thông báo với quý công ty rằng thị trường này có nhu cầu ổn định đối với tủ
lạnh Sanyo và chúng tôi muốn quý công ty gửi cho chúng tôi chào hàng.

7. If your quotation is competitive, we are ready to place large orders for chemical products
⇒ Nếu thư chào giá mà quý công ty báo là giá cạnh tranh, chúng tôi sẵn lòng đặt một đơn hàng lớn
mua hóa chất.

8. We must make it clear from the very beginning that competitive quotations are essential.
⇒ Chúng tôi phải làm rõ ngày từ ban đầu rằng báo giá cạnh tranh là rất quan trọng.

9. When we place such a large order with other suppliers, we usually get a 2% or 3% discount.
⇒ Khi chúng tôi đặt một đơn hàng lớn như vậy với những nhà cung cấp khác, chúng tôi thường được
hưởng chiết khấu 2% hoặc 3%.

10. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
⇒ Chúng tôi biết đến quý công ty thông qua phòng Thương mại Anh.

11. We have seen your advertisement in the latest issue of the “Agriculture”.
⇒ Chúng tôi đã thấy quảng cáo của quý ngài trên số mới nhất của tờ “Nông Nghiệp”.

12. We have learned your name and address by the introduction of the Japanese Embassy, who has
advised us that you are the sole exporter of …
⇒ Chúng tôi được biết về tên và địa chỉ của quý công ty qua sự giới thiệu của Đại sứ quán Nhật Bản,
họ đã thông báo cho chúng tôi rằng quý công ty là nhà xuất khẩu duy nhất của …

13. We are interested in the purchase of your range of … advertised in … and would like to know if…
⇒ Chúng tôi rất muốn mua những sản phẩm của công ty về … được quảng cáo trong … và muốn biết
rằng nếu …

14. Our company is one of the main producers of… in Vietnam

⇒ Công ty chúng tôi là một trong những nhà sản xuất hàng đầu của … tại Việt Nam.

15. We would like to take this opportunity to introduce ourselves as one of the leading trading
companies dealing in all kinds of material for the textiles industry.
⇒ Nhân dịp này, chúng tôi muốn nhân cơ hội này để giới thiệu chúng tôi là một trong những công ty
thương mại hàng đầu buôn bán mọi loại nguyên liệu của ngành dệt may.

16. There is a brisk demand here for high-quality T-shirts of the type you manufacture now.
⇒ Có nhu cầu rất lớn về loại áo phông chất lượng cao quý công ty đang sản xuất hiện nay.

17. At the moment, we are in the market for… and we shall be glad if you will quote us…
⇒ Hiện tại, chúng tôi có thị trường dành cho... và chúng tôi sẽ rất vui nếu bạn báo giá cho chúng tôi …

18. We would be glad to receive specifications of your new personal computer IPC, together with your
current export price list and particulars of shipment.
⇒ Chúng tôi sẽ rất vui nếu nhận được thông số kỹ thuật/bảng quy cách phẩm chất của máy tính cá
nhân IPC mới của quý ngài đi kèm với bảng giá xuất khẩu hiện tại và thông tin chi tiết về lô hàng.

19. We shall be obliged if you will send us the prospectus, quote your latest price and state the time of
delivery with your most favourable terms of payment.
⇒ Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu ngài gửi cho chúng tôi tờ quảng cáo với bảng giá mới nhất và nêu rõ
thời gian giao hàng với các điều khoản thanh toán ưu đãi nhất.

20. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
⇒ Chúng tôi biết đến quý công ty thông qua phòng Thương mại Anh.

21. If you cannot supply Grade A, Grade B will do.

=> Nếu quý ngài không thể cung cấp loại A thì loại B cũng được.

b. Vietnamese - English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
=> It would also be helpful if you could send us some samples.

2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
=> If they are of the standard we require, we will place a substantial order.

3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị quý ngài
báo giá dự kiến trước.
=> In case you are unable to offer us at this time, we suggest that you quote us an indicative price first.

4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số lượng và kích cỡ
khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
=> Please quote us the lowest price CIF Da Nang port and indicate the quantities and various sizes
that you can supply for prompt delivery.

5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
=> We would like to know if you offer any trade discounts.

6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại áo len cho
thị trường khách hàng thiếu niên.
=> We are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of sweaters for the
teenage market.

7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website của chúng tôi
theo địa chỉ trên.
=> If there is any further information that you need, please contact us, or go to our website at the
address above.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè chất
lượng cao, giao hàng ngay
=> We regret to inform you that we are currently not able to offer high-quality tea for immediate
shipment.

9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng gửi cho
chúng tôi cata-lo và bảng giá hiện hành.
=> If you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue
and price list.

10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu số lượng cho
các đơn hàng trên 1000 chiếc.
=> We usually deal on a 10% trade discount basis with an additional quantity discount for
orders over 1,000 units.

11. Trường hợp chúng tôi thanh toán thanh toán sớm theo điều kiện thanh toán khi giao hàng, quý
ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
=> In case we wish to make an early payment on a C.O.D basis, what cash discount would you allow
us?

12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quý ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn, chúng tôi
mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
=> Selling prospects for your garments in this market are promising and we look forward to receiving
your early quotation and pattern card.

13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
=> We are interested in the purchase of/purchasing tea of Vietnam origin for immediate shipment.

14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có thể cung cấp
các quy cách chúng tôi cần.
=> We understand that you are leading exporters of the goods and you can provide the specifications
that we need.

15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp nhập được,
chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
=> If your price is reasonable, quality satisfactory, and delivery acceptable, we will place large orders.

16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất lượng và giá
của chúng
=> Several of our customers have recently expressed interest in your leather shoes and inquired about
their quality and price.

17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi đơn chào
hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ, bao bì, số lượng có sẵn và thời gian giao hàng sớm nhất.
=> We are thinking of getting a supply of Vietnamese tea. Please send us your best offer by cable
clearly indicating origin, packing, quantity available, and the earliest time of shipment.

18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí gửi bằng tàu đến cảng Hải Phòng.
=> Please quote your price on an FCA basis, indicating freight for delivery by sea to Hai
Phong port.

19/ Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi những mặt hàng
tương tự nhất.
=> Should the quality inquired for be unavailable, you might deliver its nearest equivalent.

20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ xem xét
cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
=> As we are likely to place large orders regularly, we trust that you consider the allowance of certain
favorable terms and conditions.

21. Chúng tôi muốn tự giới thiệu chúng tôi là công ty hàng đầu tại TPHCM chuyên sản xuất và cung
cấp các mặt hàng dệt may và chúng tôi rất muốn làm đại lý cấp 1 cho quý công ty.
=> We would like to take this opportunity to introduce ourselves as one of the top companies
specializing in textiles in HCMC. And we would like to become your 1st class agent.

C. Letter-Writing
 a. Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp sỉ và lẻ các thiết bị
điện tử gia dụng (household electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông Nguyễn Hùng, trưởng
phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng đề ngày 02/12/20__ gửi đến công ty Electro
(Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết nối Internet của Sony – BRAVIATM HD TV dòng EX720 (Sony
Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series).
Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, anh (chị)
cho biết công ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các chương trình khuyến mãi đi kèm do sức
mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh. Bắt đầu thư từ Dear
____________________________________________________________________________________________

Dear Sirs,
We are one of Vietnam's leading retailers specializing in household gadgets. Our Singaporean
business partners recommended your name to us. We've learned that you're a well-known wholesaler
of these items.

We would like to inquire about your Sony Internet TV - BRAVITA HD EX720 series. As a result, we would
appreciate it if you could offer us more information about your product, prices, and especially
promotional programs, since sales at the end of the year are extremely high.

We look forward to hearing from you soon!

Yours faithfully

b. Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ em. Khi tham dự hội chợ tổ chức ở
London tháng trước, SATEX biết rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại Anh có kinh
doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thư hỏi hàng với những gợi ý như sau:
 1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty này hiện đang cần tìm nhà
cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối với mặt
hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện hành của SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển
của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách hàng, công ty sẽ
đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn. Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác
để bức thư thêm hoàn chỉnh. Bắt đầu thư bằng “Dear Sirs”.
____________________________________________________________________________________________

Dear Sirs,
We are a well-established importer of children's sweaters, which have a potential market in Vietnam.
We know your name from the London trade show and would like to learn more about your products.

We would be pleased if you could send us your up-to-date catalogue and pricelist. We also would like
to draw your attention to price matters as it is really important for our business development
currently, we are thinking of ordering 200 items. If they do well, we will undoubtedly put huge
recurring orders.

We look forward to receiving your reply!

Yours faithfully

c. Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot Computers, một hệ thống đại lý bán máy
tính cỡ trung tại Việt Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực thương mại và giáo dục.
Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ Laptop Users’ Journal, anh (chị) biết một loại máy
tính mới có tên là ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có bán ở đó và được công ty
Kingston Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại máy tính xách tay cao cấp nhất với đặc
điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu sẽ rất lớn nếu máy
này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để hỏi về việc xin
làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu chào hàng (sales
literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.
____________________________________________________________________________________________

Dear Sirs,
In Vietnam, we are a medium-sized computing distributor with several places of sale in trade and
education areas. We recognized your name from an advertisement in the April 4, 2015 issue of Laptop
Users' Journal, and we are particularly interested in your ZX99, for which you are the exclusive
provider.

Would you please give us more information including sales literature about this product so that we
can introduce it to our customers? The reason is that we are sure it would attract them a lot and there
would be a high demand for it in our market. On the other hand, we would be grateful if you could
consider allowing us an opportunity to become your distributor in Vietnam.

We look forward to your reply!

Yours faithfully
 d. Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh chuyên nhập khẩu máy móc thiết bị
xây dựng. Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON Ltd có địa chỉ Panton
Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh doanh những mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thư hỏi
hàng với những gợi ý như sau:
IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo,
sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại máy này của Panton.
IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh sách một số nhà buôn lớn trên
thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton tham khảo.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất nhiều loại máy tương tự
mang nhãn hiệu của Nhật, Nga... Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị trường này, thì phải có những
chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên.
Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác thỏa đáng thì sẽ đặt mua
thử hai chiếc theo phương thức trả chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng sẽ đặt hàng
thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối với loại máy này là rất cao.
IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm nhận được những tài
liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
____________________________________________________________________________________________

Dear Sirs,
We are a well-known importer of construction gear in Vietnam.. We learned your name from an online
advertisement and would like to express our interest in your range of bulldozers.

We would be grateful if you could send us your catalogue, brochure, quotation and a firm order for
this product. Enclosed please find the brochure introducing ourselves and a list of our worldwide
business partners.

Furthermore, we would also like to emphasize the importance of price in the Vietnamese market, as
there are many other brands from Japan, Russia and so on. Therefore if you would like to join us, we
would require favourable/ preferential policies concerning prices for the first order of two items. In
more detail we would like to suggest deferred payment for this order.

If the above terms are appropriate to you, we hope that there will be more orders in the future due to
the big demand in the Vietnamese market.

We look forward to your reply,

Yours faithfully.

e. Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những mẫu thiết kế mới nhất cho sản
phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí International Homes; thì
ông Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty Glaston Potteries Ltd và nhận được thư phúc
đáp như bên dưới. Đọc bức thư phúc đáp, và trong vai là ông Morreau, bạn hãy viết lại bức thư hỏi
hàng được gửi trước đó.
Mở đầu thư bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau

Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in retailing a selection of
our products In your shops in Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.
In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more than 15%.
However, we do give a 5% quantity discount on orders for over 20,000USD. In comparison with similar
companies in the UK, these terms are extremely competitive. Payment would need to be by sight
draft until we have established a firm business relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two- month time limit as you require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
Sales Manager
Enc. + 1 catalogue
 + 1 price list
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
SAMPLE LETTER
1. Sample Letter 1 - Reply to an advertisement
Dear Sir or Madam,

We are a large music store in the center of Poitiers and would like to know more about the rewritable
and recordable CDs you advertised in this month’s edition.

Could you tell us if the CDs are leading brand names, or made by small independent companies, and
whether they would be suitable for domestic recording?

It would also be helpful if you could send us some samples. If they are of the standard we require, we
will place a substantial order. We would also like to know if you offer any trade discounts.

We look forward to receiving your early reply.

Yours faithfully,
(signed)
P.Gerard (Mr.)
Manager.

2. Sample letter 2 - Enquiry from a retailer to a foreign manufacturer

Dear Sir or Madam,

We are a chain of retailers based in Birmingham and are looking for a manufacturer who can supply
us with a wide range of sweaters for the men’s leisurewear market. We were impressed by the
selection of sweaters that were displayed on your stand at the “Menswear Exhibition” that was held in
Hamburg last month.

As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to a 20% trade
discount off net list-prices. Our terms of payment are normally a 30-day bill of exchange, Documents
against Acceptance (D/A).

If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time, please
send us your current catalogue and price list.

We hope to hear from you soon.

Yours faithfully,
(signed)
Peter Crane (Mr.)