Enquiries

1. Warm-up
Guessing the following terms or expressions
1 Untsidco
2 Pstirleci
3 ptneaym
4 relrtaie
5 ilbl of Egenaxch
6 sbet ripce
 Enquiries
1. Warm-up
Guess the following terms or expression
1 Untsidco
2 osst ricpe
3 ptneaym
4 relrtaie
5 ilbl of Egenaxch
6 sbet ripce
 Enquiries
1. Warm-up
Guess the following terms or expressions
5 ortepx oguetolca
6 isbrk emadnd
7 itibrsh mbeassy
8 iniualumm stfiting
9 ailsdet of tadre iscdount
10 oafnshi gnsdsie
 Enquiries
11. pomprt eliverides
12. onsablecider dandem for cleitsar
13. Qotedu icepr
14. htgsi aftdr
15. Qittyuan doutnisc
16. Csha cnuotdis
17. cpetitiveom ecipr
 Enquiries
1. Warm-up (Guessing skill)
1. Mepaynt no ivdeeryl
2. neop ounatcc
3. poecrtussp
4. idiausbsry
5. iliafftea
6. ersheuaradqt
7. olesawhler
8. asch tisdounc
 Enquiries
1. Warm-up
9. umendoctary redcit
10. asch thwi droer
11. ferdered ptneaym
12. relrtaie
13. ilbl of egenaxch
14. sbet ripce
 Enquiries
Find out the terms from the definitions below.
1. A company or organization that is part of a larger one.
2. A person who buys items from a shop or company.
3. A room where companies demonstrate their products .
4. A kind of magazine giving details of the items a company sells.
5. A prediction of how much an item or service is likely to cost.
6. A written quotation for a large job such as building a factory.
7. A kind of magazine giving details about a school, college, or
university.
8. A company or person that buys and sells items only in bulk.
 Enquiries
I. Definition:
A letter asks some necessary information about
the product or service you want to
buy/purchase
II. What to write?
1. Introducing to your supplier what sort of firm
you are.
2. Telling the supplier how you obtained your
potential supplier’s name.
 What to write?
3. Indicating the state of the market.
4. Asking for information (catalogues,
pricelists, prospectus, samples, patterns …
5. Suggesting some terms and conditions,
methods of payment, discounts.
6. Hoping for an early offer/ quotation/ reply
 What to write?
1. Opening .
Tell your supplier what sort of
organization you are
• We are a co-operative wholesale society
based in Zurich.
• Our company is a subsidiary of
Universal Business Machines and we
specialize in ...
 What to write?
1. Opening .
• We are one of the main producers of
industrial chemicals in Germany, and we
are interested in ...
• It might be useful to point out that you
know their associates, or that they were
recommended to you by a consulate or
trade association.
-
 What to write?
1. Opening .
• We were given your name by the
Hoteliers' Association in Paris.
• We were advised/recommended by
Spett. Marco Gennovisa of Milan that you
are interested in supplying ...
 What to write?
1. Opening .
• We were impressed by the selection
of gardening tools displayed on your
stand at this year's Hamburg
Gardening Exhibition.
• Our associates in the packaging
industry speak highly of your Zeta
packing machines, and we would like
to have more information about them.
 How to write?
2. Asking for catalogues, price lists, etc.
• Could you please send your current catalogue
and pricelist for exhibition stands? We are
particularly interested in stands suitable for
displaying furniture.
• Please send us any information you can
supply, marking the letter 'For the Attention of
Professor Kazuhiro: Tokyo General Hospital,
Kinuta-Setagayaku, Tokyo, Japan
 How to write?
2. Asking for catalogues, price lists, etc.
• I am planning to come and study in
London next autumn and would be
grateful if you could send me a
prospectus and details of your fees. I am
particularly interested in courses in
computing.
• Please would you send me an up-to-
date price list for your building materials.
 What to write?
3. Asking for details
• I am replying to your advertisement in the
June edition of Tailor and Cutter. I would
like to know more about the steam
presses which you are offering at cost
price.
• I will be attending the auction to be held at
Turner House on 16 February, and am
particularly interested in the job lot listed
as Item No. 351.
 What to write?
3. Asking for details
• Could you please give me more
information about course BL 362, which
appears in the language-learning section of
your summer prospectus?
• I would appreciate more details about
the 'University Communications System'
which you are currently advertising on your
website
 What to write?
4. Suggesting terms, methods of
payment, and discounts
• We usually deal on a 30% trade
discount basis with an additional quantity
discount for orders over 1,000 units.
• As a rule, our suppliers allow us to
settle by monthly statement and we can
offer you the references if necessary.
 What to write?
4. Suggesting terms, methods of
payment, and discounts
• We would also like to point out that we
usually settle our accounts on a VIA basis
with payment by 30-day bill of exchange.
• Could you let us know if you allow cash
discounts?
 What to write?
4. Suggesting terms, methods of
payment, and discounts
• As we intend to place a substantial
order, we would like to know what quantity
discounts you can allow.
 What to write?
5. Closing
• We hope to hear from you in the near future.
• We would be grateful for an early reply.
• Finally, we would like to point out that delivery
before Christmas is essential, and hope that you
can offer us that guarantee. If you can agree to
the concessions we have asked for, we will
place a substantial order.
 What to write?
5. Closing
• Prompt delivery would be necessary as we
have a rapid turnover. We would therefore
need your assurance that you could
meet all delivery dates.
• If the product is satisfactory, we will place
further orders with you in the future.
 What to write?
5. Closing
• If the prices quoted are competitive and
the quality up to standard, we will order.
• Provided you on a regular basis can offer
favourable quotations and guarantee
delivery within four weeks from receipt of
order, we will place regular orders with
you.
 Sample letters:
1. Reply to an advertisement
(the customer is replying to an advertisement for
CDs in a trade journal)
Dear Sir/ Madam

We are a large music store in the center of

Poitiers and would like to know more about the
re-writable and recordable CDs you advertised in
this month’s edition.
 Sample letters
Could you tell us if the CDs are leading brand
names, or made by small independent
companies, and whether they would be suitable
for domestic recording? It would also be
helpful if you could send us some samples. If
they are of the standard we require, we will
place a substantial order. We would also like to
know if you offer any trade discounts.
 Sample letters:
Could you tell us if the CDs are leading brand
names, or made by small independent
companies, and whether they would be suitable
for domestic recording? It would also be
helpful if you could send us some samples. If
they are of the standard we require, we will
place a substantial order. We would also like to
know if you offer any trade discounts.
 Sample letters:
We look forward to receiving your early reply.

Yours faithfully
(signed)

P.Gerard (Mr.)
Manager
 Sample letters:
2. Enquiry from a retailer to a foreign
manufacturer
Dear Sir/ Madam
We are a chain of retailers based in Birmingham
and are looking for a manufacturer who can
supply us with a wide range of sweaters for the
men’s leisurewear market. We were impressed
by the selection of sweaters that were displayed
on your stand at the “Menswear Exhibition” that
was held in Hamburg last month.
 Sample letters:
As we usually place very large orders, we would
expect a quantity discount in addition to a 20%
trade discount off net list-prices. Our terms of
payment are normally 30-day bill of exchange,
Documents against Acceptance (D/A).

If these conditions interest you, and you can

meet orders of over 500 garments at one time,
please send us your current catalogue and
price-list.
 Sample letters:

We hope to hear from you soon.

Yours faithfully
(signed)

Peter Crane (Mr.)

 Sample letters:
Guessing skills
1. ashc insagat cumendots
2. estb ellisng esidgns
3. tstaounding uccsess
4. resenprest the esbt luvae rof onemy
5. firlya lluf ectiocolln
6. atterpn ardc
7. aewr adn aetr
8. ourgh adn eveunn urfasces.
9. lectiseon of ruo ductpros
10. binessus rionselathip
11. emti afdrt
12. pleca a tansubstial rdero.
 Sample letters:
13. dewi angre of eaterssw
14. panejase eassymb
15. oles ortexper
16. esbt tentation
17. ooflr cerinovgs
18. arhd earinwg qalituy
19. ghtsi rafdt
20. asch ainsagt elivedrry
21. asch thwi deorr
22. rencurt talocague
23. aifr eawr dan eatr
Gap-filling
1. Enquiry for special terms
Dear Sir/ Madam
Please send us your current (1) __________ and (2)_____________
for bicycles. We are interested in models for both men and women, and
also for children.
We are the (3) _________ bicycle dealers in this city where cycling is
popular, and have (4) ________ in five neighboring towns. If the quality
of your products is satisfactory and the prices are (5) _______, we
expect to place regular orders for fairly large numbers.
In the (6) ________ please indicate whether you will allow us a special
(7) ________. This would enable us to maintain the low selling prices
which have been an important reason for the (8) _______ of our
business. In return we would be prepared to place orders for a
guaranteed (9) _________ number of bicycles, the figure to be (10)
_________ agreed.
If you wish to discuss this please contact me on 6921671.
Gap-filling
2. Enquiry to new supplier
Dear Sir/ Madam
Dekkers of Sheffield (1) _______ us that you are manufacturers
of polyester cotton bed sheets and pillow cases. We are (2)
________ in textiles and believe there is a (3) _______market in
our area for moderately priced goods of this kind.
Please let me have (4) ____________ of your various ranges
including sizes, colours and prices, together with (5) _________of
the different qualities of material used.
Please state your (6) ____________ of payment and discounts
(7) ____________ on purchases of (8) ____________ of not
less than 500 of specific items. Prices (9) ____________ should
include delivery to our address shown above.
Your (10) ____________ reply would be appreciated.
Yours faithfully
Gap-filling
3. Enquiry for a representative to come
Dear Mr Jarry
We are a Chain of retail stores and are looking for an efficient security system.
You were (1) ____________ to us by our (2) ____________, DMS
(Wholesalers) Ltd, for whom you recently installed the Secure 18 alarm system.
We need a system which would give us (3) ____________ protection against
robbery and shoplifting throughout all departments, and the Secure 15 (4)
____________ in your current catalogue would appear to suit us. However, it
would be helpful if one of your (5) ____________ could visit us so that we can
discuss details of the (6) ____________ systems.
Initially, we would test the system we select in our main branch, and, if it proves
(7) ____________, install it throughout our other branches. Our choice would,
of course, be influenced by a (8) ____________ quotation and full guarantees
for (9) ____________ and (10) ____________.
Please reply as soon as possible as we would like to make a decision within the
next few months.
Yours sincerely
Gap-filling
4. Enquiry for Wood from Vietnam
Dear Sirs,
Your name and address have been (1) __________ to us by the
Japan-Vietnam Trade Association.
First of all we would like to take the (2) _________ of introducing
ourselves as one of the country’s leading trading companies (3)
_________ in all kinds of materials for industry such as
woodchips, iron ore, coal, scrap, etc…
At present, we are extensively (4) __________ in importing
hardwoods and are now (5) __________ to extend our business
into the softwood area and are (6) ________ the possibility of
importing from Vietnam.
We would, therefore, be (7) _______ if you will (8) ___________
let us have your (9) _______ of the goods in (10) __________.
Your faithfully,
Gap-filling
5. Enquiry for price list and catalogue
Dear Sirs,
We have read an (1) ____________ in “Office News” about your
(2) __________ of visible record system filing cabinets. We are
interested in introducing a (3) ___________filing system in our
main office. We also wish to install an electronic system for the
storage and retrieval of data.
Please send us (4) ____________ list and (5) ____________ of
your manual and electronic data processing systems, (6)
____________ your price (7) ____________ London if possible.
We are particularly interested in type TW37, so we would be (8)
____________ if you would (9) ____________ more (10)
____________ information about this particular model.
We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
Gap-filling
1. We are interested in Cutter Model 05 and we shall be obliged if
you will send us a quotation for this machine.
2. We are indebted for your address to the Trade Delegation of
Japan in Hanoi.
3. We would also like to point out that we usually settle our
accounts on a D/A basis with payment by 30-day bill of exchange.
4. One of your clients is desirous of purchasing motorcycles for
his stock.
5. Please make us an offer with your most favorable terms and
conditions.
6. We are pleased to inform you that there is a steady demand for
Sanyo brand refrigerators in this market and we would like you to
send us an offer.
7. If your quotation is competitive, we are ready to place large
orders for chemical products.
Gap-filling
8. We must make it clear from the very beginning that competitive
quotations are essential.
9. When we place such a large order with other suppliers, we
usually get a 2% or 3% discount.
10. Your name has been given to us by the British Chamber of
Commerce.
11. We have seen your advertisement in the latest issue of the
“Agriculture”.
12. We have learned your name and address by the introduction
of the Japanese Embassy, who has advised us that you are the
sole exporter of …
13. We are interested in the purchase of your range of …
advertised in … and would like to know if…
14. Our company is one of the main producers of… in Vietnam.
Gap-filling
15. We would like to take this opportunity to introduce ourselves
as one of the leading trading companies dealing in all kinds of
material for textiles industry.
16. There is a brisk demand here for high-quality T-shirts of the
type you manufacture now.
17. At the moment, we are in the market for… and we shall be
glad if you will quote us…
18. We would be glad to receive specifications of your new
personal computer IPC, together with your current export price list
and particulars of shipment.
19. We shall be obliged if you will send us the prospectus, quote
your latest price and state the time of delivery with your most
favorable terms of payment.
20. Your name has been given to us by the British Chamber of
Commerce.
Translation (E-V)
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng
tôi một số mẫu hàng.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu,
chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho
chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị quý ngài báo giá dự
kiến trước.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất
cho chúng tôi và báo số lượng và kích cỡ khác nhau mà
các ngài cung cấp khi giao hàng ngay
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu
thương mại không.
Gap-filling
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp
cho chúng tôi nhiều chủng loại áo len cho thị trường
khách hàng thiếu niên.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ
chúng tôi, hoặc vào website của chúng tôi theo địa chỉ
trên.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay
chúng tôi không có khả năng chào bán chè chất lượng
cao, giao hàng ngay.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên
500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng gửi cho chúng tôi ca-
ta-lo và bảng giá hiện hành.
Translation
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết
khấu thương mại cùng với chiết khấu số lượng cho các
đơn hàng trên 1000 chiếc.
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán thanh toán sớm
theo điều kiện thanh toán khi giao hàng, quý ngài có thể
dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao
nhiêu?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quí ngài
tại thị trường này là đầy hứa hẹn, chúng tôi mong sớm
nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
Translation
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng
ngay.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu
loại hàng này và các ngài có thể cung cấp các quy cách
chúng tôi cần.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng
và điều kiện giao hàng chấp nhập được, chúng tôi sẽ đặt
những đơn hàng lớn.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra
muốn mua giày da và hỏi về chất lượng và giá của
chúng.
Translation
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam.
Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi đơn chào hàng tốt
nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, sồ lượng có
sẵn và thời gian giao hàng sớm nhất.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết
cước phí gửi bằng tàu đến cảng Hải Phòng
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn
thì quý ngài có thể gửi những mặt hàng tương tự nhất.
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường
xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ xem xét cho chúng
tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
Letter-Writing
1. Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt
Nam), chuyên cung cấp sỉ và lẻ các thiết bị điện tử gia dụng
(household electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông Nguyễn
Hùng, trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi
hàng đề ngày 02/12/20__ gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi
mua mặt hàng Tivi kết nối Internet của Sony – BRAVIATM HD TV
dòng EX720 (Sony Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series).
Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty Electro cung cấp những
thông tin cơ bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công ty Lưu
Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các chương trình khuyến mãi
đi kèm do sức mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn
chỉnh. Bắt đầu thư từ “Dear …”
Letter-Writing
2. Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho
trẻ em. Khi tham dự hội chợ tổ chức ở London tháng trước,
SATEX biết rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại Anh có kinh
doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với những gợi
ý như sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty
này hiện đang cần tìm nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận
thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối với mặt hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và
bảng giá hiện hành của SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất
quan trọng đối với sự phát triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm
vừa lòng khách hàng, công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với
số lượng lớn hơn. Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để
bức thư thêm hoàn chỉnh. Bắt đầu thư bằng “Dear Sirs”.
Letter-Writing
3. Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot
Computers, một hệ thống đại lý bán máy tính cỡ trung tại Việt
Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực thương mại
và giáo dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ
Laptop Users’ Journal, anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên
là ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có bán ở đó và được công ty
Kingston Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại máy
tính xách tay cao cấp nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ
dàng với các loại máy tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách
hàng và nhu cầu sẽ rất lớn nếu máy này được nhiều người biết
đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty
Kingston Corporation để hỏi về việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần
có thêm thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu chào hàng
(sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.
Letter-Writing
4. Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí
Minh chuyên nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng.
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty
PANTON Ltd có địa chỉ Panton Works, Hounslow, TW6PQ
Australia có kinh doanh những mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thư
hỏi hàng với những gợi ý như sau:
IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy
làm vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá
và chào hàng cố định cho loại máy này của Panton.
IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và
danh sách một số nhà buôn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan
hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton tham khảo.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt
Nam có rất nhiều loại máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật,
Nga… Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị trường này,
Letter-Writing

thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu
tiên.
Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và
điều kiện khác thỏa đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo
phương thức trả chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng sẽ đặt hàng
thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt
Nam đối với loại máy này là rất cao.
IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy
IMEXCO mong sớm nhận được những tài liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
Letter-Writing
5. Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về
những mẫu thiết kế mới nhất cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner
sets) được đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí International
Homes; thì ông Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty
Glaston Potteries Ltd và nhận được thư phúc đáp như bên dưới.
Đọc bức thư phúc đáp, và trong vai là ông Morreau, bạn hãy viết
lại bức thư hỏi hàng được gửi trước đó.
Mở đầu thư bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau
Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an
interest in retailing a selection of our products In your shops in
Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.
Letter-Writing
In response to your request for a 20% trade discount, we regret
that we cannot offer more than l5%. However, we do give a 5%
quantity discount on orders for over 20,000USD. In comparison
with similar companies in the UK, these terms are extremely
competitive. Payment would need to be by sight draft until we
have established a firm business relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-
month time limit as you require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
Sales Manager
Enc. + 1 catalogue
+ 1 price list