Claims and Complaints

I. Opening
1. The Rule to write a complaint
Do not delay

Do not assume that the supplier may not

be to claim
Confine your complaint to a statement of
facts
Avoid rudeness.
I. Opening

- There is no need to open by apologizing

for the need to complain. We regret to
inform you ... , I am sorry to have to
write to you about ... as this also
weakens your case.
I. Opening

- We would like to inform you ...

- I am writing to complain about ...
- I am writing with reference to Order No.
P32, which we received yesterday
II. The language of complaints
1. Emotional terms like disgusted, or
amazed have no place in business.
You can express dissatisfaction by
saying:
- This is the third time this mistake has
occurred and we are far from satisfied
with the service you offer.
II. The language of complaints
1. Emotional terms like disgusted, or
amazed have no place in business.
You can express dissatisfaction by
saying:
 This is the third time this mistake has occurred and
we are far from satisfied with the service you offer.
 Unless you can fulfill our orders efficiently in
the future we will have to consider changing
to another supplier.
 Please ensure that this sort of problem
does not arise again.
II. The language of complaints
2. Do not be rude or personal.
 In most cases correspondence between companies
takes place between employees in various
departments. Therefore do not use sentences like
 You must correct your mistake as soon as
possible.
 You made an error on the statement.
 You don't understand the terms of discount.
 We told you to deduct discount from net prices,
not CIF prices.
II. The language of complaints
3. Use the passive and impersonal
structures
 The mistake must be corrected as soon as
possible.
 There appears to be an error on the statement.
 There seems to be some misunderstanding
regarding terms of discount. Discount is
deducted from net prices, not CIF prices.
II. The language of complaints
4. Do not use words like fault (your fault, our
fault) or blame (you are to blame) - these
expressions are rude and childish.
Do not write:
 It is not our fault. It is probably the fault of your
despatch department. :
Instead, write
 The mistake could not have originated here,
and must be connected with the despatch of
the goods.
II. The language of complaints

5. Never blame your own staff, and finally,

while writing the complaint remember that
your supplier will almost certainly wants to
help you and correct the mistake.
 III. Explaining the problem
 Could you tell your despatch department to take special
care when addressing consignments. My name and
address are C.J. Schwartz, Bergstr.101 K61n. But there
is a C. Schwartz, Bergstr.110 K6 l n who also deals in
electrical fittings.
 Could you ask your accounts department to check my
code carefully in future? My account number is 246-
642, but they have been sending me statements coded
642-246.
 I think the reason that wrong sizes have been sent to me
is because I am ordering in metric sizes, and you are
sending me sizes measured in feet and inches. I would
appreciate your looking into this.
IV. Suggesting a solution
 If you think you know how the mistake can be
corrected, let your supplier know.
 If I send you a debit note for €984.00 and deduct it
from my next statement, that should put the matter
right. The best solution would be for me to return
the wrong articles, charging you
 Rather than send a credit note, you could send six
replacements, which would probably be easier than
adjusting our accounts.
IV. Gap-filling
1. Complaint about damage
Dear Mr Harrison
I am writing to (1) complaint about a shipment of tubular steel gardenfurniture we received
yesterday against (2) invoice No. G3190/1. The (3) goods/crates were damaged on the outside,
and looked as if they had been roughly (4) handle. When we unpacked them, we found that
some of the chair legs were bent and (5) tusty, and the fabric on the seating (6) torn, or showing
signs of (7)
wear.

Two further creates from the con signment have not arrived yet, so use had not had the
opportunity of inspecting.
I have told the shipping company that we can't accet this consignment from you, & they have
contacted your insurers.
As we'll be unable to retail this consignment in our stones. We are returning the shipment to you
carriage forward, & use shall expecr a full refund.
Your sincerely,
C.R.Mender
Managing Director.
IV. Gap-filling
2. Reply to complaint over wrong delivery
Dear Ms. Khanh Minh,
REF: APOLOGIES FOR WRONG SHIPMENT
Humbly receive our greetings. The Kolbn Company would like to thank you
for trusting in its products. We received a letter from you claiming that you
received the wrong shipment and for this we are truly sorry. Our team will
work towards making sure that such circumstances will never occur again
and that you will receive your ordered product as soon as possible. In this
letter, we have, in detail, laid out what we will do to (1) . . . . . . . . . . . . . . . .
the error. From the details of your letter, it showed that we sent you a
model XYZ mountain bike instead of model XZY of the same make. All the
records in our database have shown that the model XZY should have been
sent to you, but on further (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., we realized that
one of our docking personnel made an error while loading the shipment.
Instead of loading your bike model, he mistakenly loaded XYZ. This was a
result of careless reading. Action has been (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
on the employee that has (4) . .
IV. Gap-filling
the error and we have made sure that he never repeats such a
mistake again. On this note, we have increased and retrained our
docking personnel. Before any (5) . . . . . . . . . . . . . is shipped to
its final destination, it has to pass several thorough checks and
counts before it is (6) . . . . . . . Furthermore, we have improved the
robustness of our clearing system such that no commodity can be
cleared from the shipment area before the senior sales supervisor
has signed it off and made sure that the commodity being docked
is well-addressed and it is the customer’s desired product.We at
the Kolbn Company understand the (7) . . . . . . . . of this
complaint, the disappointment you got after receiving the wrong
shipment and the time and money you have expended to get back
to us; and in order to show our deepest apologies caused by this
wrong shipment and how much we value you as a customer, it
was unanimously decided that we would ship the bicycle model to
you free of shipment and courier (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV. Gap-filling
Within one week, instead of the normal three weeks, you will
have received your shipment. In addition to that, you will get two
more years of (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . for the bicycle.
We would like to reassure you that your desired commodity will be
sent to you and you will be sure of enjoying the product for a long
time. Once you have received the shipment, kindly get back to us
for a (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . We highly value your response.
The Kolbn Company would like to thank you for trusting in its
products and for being able to bear with us at such a time. For
further inquiries, customer support and the purchase of more
products from our company, please refer to our company website,
KolbnCompany.com.
Yours sincerely,
Harriet Brown
Sales Representative
IV. Gap-filling
3. Complaint concerning quality
Dear Sir/ Madam
We have recently received several (1) complaint from customers
about your fountain pens. The pens are clearly not giving (2)
satisfaction and in some cases we have had to refund the
purchase price.
The pens (3) are. about are part of the batch of 500 supplied
against our order number 8562 dated 28 March. This order was
placed on the (4) basic of a sample pen left by your
representative. We have ourselves (5) compare the performance
of this sample with that of a number of the pens from this batch,
and there is little doubt that many of them are (6) faulty - some of
them leak and others blot when writing. The complaints we have
received (7) . . . . . . . . . . . . only to pens from the
IV. Gap-filling
batch mentioned above. Pens supplied before these
have always been (8) . . . . . . . . . . . . . . . .
We, therefore, wish you to accept return of the unsold (9) . . . . . . .
. . . . . . . . . . . ., amounting to 377 pens, and replace them with
pens of the quality our earlier dealings with you have led us to
expect. Please let us know what (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you
wish us to make for their return.
Yours faithfully
IV. Gap-filling
4. Reply to complaint over late delivery
Dear Ms. Khanh Minh,
This is in (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to your complaint for the
order no. 145 which you placed with our company Saturn Ltd. on
the 4th of February. We sincerely apologize to you for the delay in
(2) . . . . . . . . . of the products you ordered with us. Due to (3) . . .
. .. . . . . in the manufacturing department, this inconvenience has
been caused to you. We are also (4) . . . . . . . . . . . . . . . . with a
large number of unexpected orders this month and all this has led
to this delay. We are trying our best to (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
the delay as much as possible to reduce your trouble. We have
equipped our departments with more number of staff and within
the next 3 days your shipment shall be dispatched for delivery.
You are a loyal and supportive (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of
our company since years, and we are
IV. Gap-filling
grateful to you for your commitment towards us.
As a small (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . of honor and as a
(8) . . . . . . . . . . . . . of apology we offer 10% (9) . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . to you on your next purchase order with us. Whenever you
place your next order with our company, you can avail this
discount on the final bill value.
To ensure that this (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . does not
take place in the future again, we have taken all precautionary
steps.
Once again we apologize to you for all the troubles caused
because of us. We would appreciate your support on this matter.
Yours sincerely,
IV. Gap-filling
5. Complaint over returned check
Dear Sirs,
This is to inform you that the payment you made to our company
Solitaire ltd via a check for an amount of 250000 dollars has been
(1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to us by the bank on grounds of
“(2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . funds”.
The check 7896 dated 5th of March was not accepted by the bank
as your account does not have sufficient
(3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . We cannot even (4)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the check once again in the bank as
it has already been presented on two occasions previously.
You are an old and valuable customer of our company and we do
not want to ruin our professional relations with you for this matter.
We understand that this is a mere case of over
(5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV. Gap-filling
To (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . this issue, we would
request you to pay us the due amount of 250000 dollars
through a money (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . along with bank
service (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of 100 dollars within the
coming 7 days, by the 17th March at the latest.
We are thankful to you for your (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
business relations with our company and would appreciate it if you
would (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the above matter as soon
as possible.
We look forward to cooperating with you for many years to come.
Yours sincerely,
VI. Translation(E-V)
1. It was with our regret that the case No 24 under the
above mentioned order shipped on the M.S White
Queen was reported damage.
2. We have passed your complaint to the firm of packers
that handled this consignment and have asked them to
strengthen the material.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol
to the effect that the damage was noticed when they
were discharged at the port.
VI. Translation(E-V)
4. We shall be very much obliged if you will keep case
No…. and its contents until called for by our forwarding
agents.
5. We hope that this will not occur in the future and that
our next orders will be dispatched strictly according to
our wishes.
6. After careful examination, it has been found that
against 100 drums ordered and invoiced the
consignment contains only 98 drums.
VI. Translation(E-V)
7. We shall be very glad if you will send us replacements
for the broken articles, as we need these to complete our
sales to our customers.
8. This is the third time this mistake has occurred and we
are far from satisfied with the service you offer.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future
we will have to consider changing to another supplier.
Please ensure that this sort of problem does not arise
again.
10. Could you tell your despatch department to take special
care when addressing consignments? My name and
address are C. J. Schwartz, Bergstr.101 Koln. But there is
a C. Schwartz, Bergstr.110 Koln who also deals in
electrical fittings.
VI. Translation(E-V)
11. We have passed them (the cuttings) on to the factory
for comment and have told them how greatly concerned
we were over your disappointment in the quality and the
fact that you had supplied the cloth to new customers.
12. They expressed their great regret, and we have
arranged with them for the immediate despatch of
replacements. Furthermore, they guarantee the quality
of the cloth now sent.
VI. Translation(E-V)
13. The factory have advised us that owing to an unexpected
domestic demand, they have been unable to cope with orders and
are behind with some deliveries.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $
1000 in full settlement of your claim.
15. We have closely compared the articles you returned with our
samples and can see no difference between them. Therefore, in
this case we are not willing either to substitute the articles or to
offer a credit
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured
because of a chemical imbalance in the paint used in spraying the
vehicles. We have already contacted our own suppliers and are
waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out
of production and calling in all those that have been supplied.
VI. Translation(E-V)
17. The fabric you complained about has now been withdrawn.
The fault was in the weave of the cloth, which was due to a
programming error in the weaving machines. This has now been
corrected and replacement fabric will be sent to you.
18.Our factory has now inspected the unit you returned last week,
and they inform us that the circuits were overloaded. We can
repair the machine, but it will be necessary to charge you as
incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you,
and you should receive them tomorrow. We are sure that you will
be satisfied with them and there will be no repetition of the faults.
Thank you for your patience in this matter, and we look forward to
hearing from you again.
VI. Translation(E-V)
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and
is unlikely to occur again. Please accept our apologies for the
inconvenience.
VI. Translation(V-E)
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không
nhận được tin gì của các ngài về chuyến hàng theo đơn đặt hàng
nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng tôi cách đây
một tuần rồi.
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến
hàng xe máy kéo theo đơn đặt hàng số HG12, mà chúng tôi chưa
nhận được.
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều
so với mẫu của quý ngài.
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn
mạnh rằng việc giao hàng ngay là rất quan trọng.
VI. Translation(V-E)
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu
không chúng tôi không thể thực hiện được việc bán hàng của
mình.
6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine
bán cho chúng tôi là loại cà phê Santos, New York loại 2, chứa
một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt ăn và hạt hỏng;
và loại cà fê Santos này tương ứng với loại ¾.
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có
khuynh hướng biến dạng. Chúng tôi đã gửi bằng thư riêng cho
quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ lô hàng trước đó, để quý
công ty có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết cấu
mặt vải
VI. Translation(V-E)
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông
Hương vận chuyển đã đến cảng ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra
cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460
hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa
đơn.
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua
từ Thái Lan; Do đó, chúng tôi yêu cầu quý công ty bồi thường
khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ giữa giá của quý công ty
và gía của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công ty lưu
tâm hơn đến các chuyến hàng còn lại.
VI. Translation(V-E)
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ
nhận thấy rằng đây là do những tình huống nằm ngoài khả năng
của chúng tôi.
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy
ý kiến ​và đã nói với họ về việc chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất
vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm và rằng công ty
ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới. 12.Họ đã rất lấy
làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay
lập tức cho quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất
lượng của mặt hàng được gửi đi lần này.
12.Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng
thay thế ngay lập tức cho quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm
bảo về chất lượng của mặt hàng được gửi đi lần này.
VI. Translation(V-E)
13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải chất lượng kém này
với mức giá cao nhất có thể , chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty
một phiếu báo cho sự chênh lệch giá ngay khi chúng tôi nghe tin
từ quý công ty.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công
ty sẽ thấy rằng số thùng và số hộp sữa trùng khớp với con số
được ghi trên hóa đơn của chúng tôi
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến
công ty bảo hiểm vì theo quan điểm của chúng tôi, đây là một
trường hợp mất cắp.
VI. Translation(V-E)
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ
công ty bảo hiểm một cách nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin
tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thoả đáng
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà
đã gây ra cho quý ngài và sẽ thực hiện mọi biện pháp để đảm bảo
rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn
tình trạng này tái diễn và sẽ gửi các đơn hàng sau này của quý
ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để
chứng minh rằng thiệt hại được phát hiện khi hàng được dỡ tại
cảng.
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý
ngài định đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi
làm gì để xử lí lô hàng này.
VI. Letter- Writing
Letter 1: Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại
cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng bằng điện thuộc đơn đặt
hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một

hãng Nhật Bản ngày 10-8-20… theo điều kiện CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang

Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19 tháng 11, 20…

Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu

M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu 4488 và 500 chiếc TV màu
19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của

VinaControl Hải Phòng đến giám định lô hàng. Và biên bản giám
định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:1. Tủ lạnh: 190 chiếc ; 2. TV: 440
chiếc màu, 60 chiếc đen trắng; 3. Máy giặt: 100 chiếc
VI. Letter- Writing
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện
này cùng với chi tiết như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo
hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi
chi phí vì ta đang cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV
màu và đề nghị Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo
cách:
+ Giảm giá 30%
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được,;+ Cho người đến mang đi.
VI. Letter- Writing
Letter 2. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39
Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356
mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water
heater) kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công
ty TNHH M.D EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury Square,
London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-.
Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc.
Và cụ thể hàng hóa trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô
hàng đã được phát hiện thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình,
mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu
191WH, không nằm trong đơn hàng.- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa
được
VI. Letter- Writing
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không
thuộc đơn hàng này. Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng
nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4
chiếc bình kiểu 191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được,
tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không
về đến Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công
ty M.D EDWARD phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao
nhất có thể được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D
EDWARD không đồng ý với phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm
càng tốt.
Lưu ý:

Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL

Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và
thuyết phục hơn.
VI. Letter- Writing
Letter 3: Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và
2.000 chiếc hiệu ZM 340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số
TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy
nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ
bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304
nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa được. Anh/ Chị
hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công, ông Lê Hải, với
nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một số
điểm sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để
giám định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng
đuợc kết luận là do sơ suất của người bán trong quá trình xếp hàng vào công
ten nơ tại kho.
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển
tiền vào tài khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt
Nam, chi nhánh tại Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi thường cho việc giao
hàng thiếu với mọi chi phí do người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và
nội dung của một thư khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki
VI. Letter- Writing
Letter 4: Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn
Hạnh, Quận 10, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là
ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--; ký hợp đồng số No. TL.
9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng (concrete
bump B3500 HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD.
ENGINEERING, trụ sở tại 1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320,
Thái Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là USD200.000, với điều kiện
giao hàng đến cảng Sài Gòn vào hoặc trước ngày 15/04/20-- là ngày
mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp đồng,
phần còn lại 80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận được
hàng.
Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho
trọn mỗi tuần, là tiền bồi thường thiệt hại ước tính.
Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận
được máy cũng như thông báo gì của người bán về chuyến hàng nói
trên. Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD.
ENGINEERING để Giám đốc Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
VI. Letter- Writing
 Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về
việc mua chiếc máy này, TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy
mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy thác cho một công ty xây dựng ở
TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện phụ sản tại huyện
Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20-. Việc
thiếu máy này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
 Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng
nói trên có ghi rõ TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến
độ thi công của họ nếu thực tế xảy ra việc chậm giao. Vì vậy, ngày
29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một doanh nghiệp khác
với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này
lên tới 2400 đô la.
 TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu
DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING bồi thường trước bằng điện
hối vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Vietcombank, TP. HCM.
 Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm
càng tốt khi nào hàng sẽ về đến cảng Sài Gòn.
VI. Letter- Writing
 Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ
vào giá hợp đồng theo tỉ lệ phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm
giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được Việt Nam
trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp
đồng do chậm giao hàng” trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU
VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này và DIENHELM phải
hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh
khác.
 Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho
rằng DIENHELM cũng không muốn để vấn đề diễn biến đến
mức như vậy
VI. Letter- Writing
Letter 5. Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO,
Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng những thông tin gợi ý sau:
- Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
- Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
- Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần
hàng bên trong ước tính 700 kg đã bị thất thoát không thể phục hồi
cho mục đích sử dụng ban đầu.
- Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ
chuẩn
- Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu
và phí giám định liên quan; không chấp nhận gởi hàng thay thế.
- Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn
phong và nội dung của một thư khiếu nại.