PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

DINAS PENDIDIKAN
SMK NEGERI 3 GUNUNGSITOLI
Jln. Laowo Desa Dahana Tabaloho Kecamatan Gunungsitoli 22815
Smkn3_gunungsitolit@yahoo.com

Guru Mapel : TRI DEWI CAPRI GEA,S.Pd (082167708501)

DERITA RAWATI ZEBUA, S.Pd (085275252885)

LEMBAR KEGIATAN PESERTA DIDIK (LKPD) 1

A. Mata pelajaran : OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA & PRASARANA

B. Kelas : XII OTKP KESELURUHAN
Kompetensi Dasar : 3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor.

: 4.10 Membuat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor.

Tujuan Pembelajaran : Setelah Pembelajaran bab ini, siswa diharapkan mampu :

a. Menjelaskan tentang hakikat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
b. Menjelaskan tentang tahapan perencanaan kebutuhan saran dan prasarana
c. Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan Prasarana
d. Membuat Dokumen yang berkaitan dengan Perencanaan Sarana dan Prasarana
Materi :

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. Hakikat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan
dilakukan atau dikerjakan. Perencanan Sarana dan Praasarana adalah sebuah proses merencanakan barang
atau alat yang dibutuhkan sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau organisasi guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
1. Hal-hal Penting dalam Menyusun Perencanaan Sarana dan Prasarana
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan saran dan prasarana antara lain sebagai
berikut
A. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
B. Tentukan jenis, kuantitas serta kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
C. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia
D. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasinal
E. Penyimpanan dan pemeliharan sarana dan prasarana
F. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasana
G. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
2. Tujuan serta manfaat Persencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan sarana dan prasarana adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan serta untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya.
Adapun manfaat perencanaan sarana dan prasarana adalah untuk membantu dalam menentukan
tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, serta
dapat dijadikan sebagai pedoman atau dasar dalam melakukan pengawasan, pengendalian, dan penilaian
agar kegiatan dapat berjalan dengan efektiv dan efesien.
3. Analisis Penentuan Kebutuhan SarPras
Penentuan kebutuhan yaitu melaukan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana
dan prasaran. Berikut ini prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingannya.
a. Penentuan Kebutuhan Barang Bergerak
- Barang habis pakai
- Barang tak habis pakai
b. Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
- Tanah
- Bangunan
4. Daftar Peralatan Kantor yang dibutuhkan oleh Sekretaris atau Pegawai Kantor
Berikut ini daftar peralatan kantor yang dibutuhkan oleh sekretaris atau pegawai kantor lainya
 a.
Perabot Kantor
b.
Mesin-mesin Kantor
c.
Perlengkapan dan Alat-alat penting lainnya
Perlengkapan dan Alat-alat penting yang umumnya ada pada setiap kantor, diantaranya berikut ini.
1. Kalender Meja yang sekaligus berfungsi sebagai daftar janji dan buku harian
2. Buku petunjuk telepon
3. Buku daftar alamat
4. Buku catatan
5. Kotak surat masuk dan keluar
6. Aneka map
7. Kartu nama
8. Anek jenis kertas
9. Kuitansi
10. Alat Tulis Kantor
5. Peralatan atau barang Habis Pakai Kantor
a. Stopmap (Folder)
b. Snelhecter
c. Ordner
d. Jepitan Kertas (Paper Clip)
e. Cap Tanggal
f. Stapler
g. Buku Telepon
h. Buku Alamat
i. Pena
j. Bantalan cap
k. Letter Opener
l. Timbangan Surat
m. Pengungkit Kawat Staples
n. Spindle File (Tancapan Warkat)
o. Tippe Ex
p. Formulir atau Blanko
q. Kertas HVS
r. NCR Paper
s. Kertas Kaca
t. Kertas Linen
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam perencanan sarana dan prasarana
A. Kantor
B. Sekolah
7. Posedur Perencanaan Sarana dan Prasarana
Untuk perencanaan sarana dan prasarana kantor dilakukan melalui tahapan – tahapan berikut .
a. Identifikasi dan menganalisis Kebutuhan saran dan Prasarana Kantor
- Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan kantor
- Adanya sarana dan prasaran yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat
dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian
- Adanya kebutuhan sarana dan prasarana perorangan jika terjadi mutasi pegawai sehingga
mempengaruhi kebutuhan saran dan prasarana
- Adanya persediaan sarana dan prasaran untuk tahun angagaran mendatang
b. Inventarisasi Sarana dan Prasarana yang ada
c. Mengadakan seleksi
d. Menyediakan Anggaran Atau pendanaan

Tugas

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
2. Apa tujuan dari perencanaan sarana dan prasarana, Jelaskan !
3. Sebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
4. Sebutkan persyaratan perencanaan sara dan prasarana kantor !
5. Sebutkan lima jenis barang habis pakai dan jelaskakan urutan perencanaan pengadaan barang habis pakai.