Cách viết email bằng tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng Nhật. Nếu bạn đang làm việc cho một công ty Nhật Bản, hoặc trong một công ty sử
dụng tiếng Nhật, bạn có thể phải viết email bằng tiếng Nhật, do đó cần phải biết cách viết email bằng tiếng
Nhật. Đây là cơ hội để bạn tận dụng kho vũ khí quý giá của mình. Trong bài viết này, Học tiếng Nhật hàng
ngày sẽ giới thiệu đến các bạn cách viết email bằng tiếng Nhật sao cho đúng cách.
Một email thích hợp bằng tiếng Nhật bao gồm: 宛 名 (atena: người nhận) 、 挨 拶 (aisatsu: lời chào) 、 名 乗
り (nanori: xưng hô bản thân) 、 要旨 (youshi: nội dung chính) 、 詳細 (shousai: chi tiết) 、 結 び の 挨 拶 (
musubi no aisatsu: nhận xét kết thúc) 、 署名 (shomei: tên, chữ ký). Trong trường hợp cả hai bên đã thân
thiết, bạn có thể bỏ qua một số phần nhất định, tuy nhiên, email sẽ trở nên ít trang trọng hơn.
宛 名 (atena: người nhận)
Được viết ngay trong dòng đầu tiên của email.
ABC 株式会社 - Tên công ty, tổ chức, hình thức công ty không nên bỏ sót: hạn chế, cổ phần.
代表 取締 役 - Chức vụ, bỏ qua nếu chỉ là nhân viên bình thường.
平野 友 朗 様 - Họ và tên + 様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên, đôi khi không nên viết họ tên mà chỉ viết
Họ + 様.
Khi cả hai bên đã khá thân thiết, chúng ta có thể bỏ qua tên của công ty (tổ chức) và chức vụ. Bạn chỉ cần viết
Họ và Tên + 様 là được. Khi cả hai đã thực sự thân thiết và muốn thân mật hơn, hãy thay thế 様 bằng さ ま.
挨 拶 (aisatsu: lời chào)
Ví dụ :
ご 無 沙汰 し て お り ま す 。Đã lâu rồi.
先 日 は 、 あ り が と う ご ざ い ま し た 。Cảm ơn bạn về ngày hôm qua.
早 速 の ご 連絡 あ り が と う ご ざ い ま す。 Cảm ơn bạn đã liên hệ sớm.
Trong trường hợp liên lạc với bên ngoài công ty, một số cụm từ thường dùng là: お 世 話 に な っ て お り
ま す - Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi, hay chính xác hơn là: い つ も 大 変 お 世 話 に な っ て お り ま す
- Cảm ơn các bạn đã luôn ủng hộ tôi. Trong trường hợp đó là lần đầu tiên tiếp xúc, thay vì sử dụng hai cụm từ
trên, chúng ta nên sử dụng: お せ わ に な り ま す. Tôi hy vọng sự hỗ trợ tử tế sau đây. Trong trường hợp
nội bộ, cụm từ thường được sử dụng là: お 疲 れ 様 で す - Gần đây bạn đã rất chăm chỉ.
名 乗 り (nanori: xưng hô bản thân)
Tiếp theo, viết tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của bạn, giống như phần người nhận (tất nhiên chúng tôi
không dùng 様 cho bạn). Bạn có thể sử dụng cấu trúc: Chức vụ ～ を し て お り ま す 、 họ tên と 申 し ま
す. Một số người nghĩ rằng tên của người gửi đã được hiển thị trên email, tuy nhiên không phải trình duyệt
web nào cũng hiển thị đúng tên của bạn hoặc khi bạn đọc email trên điện thoại, thông tin của người gửi có thể
không được hiển thị. Do đó, bạn nên xưng hô với chính mình để người khác có thể biết được họ đang trao đổi
email với ai.
要旨 (youshi: nội dung chính)
Khi bạn hoàn thành việc chào hỏi và xưng hô với bản thân. Đã đến lúc chuyển sang nội dung chính của email.
Trong phần này, hãy đề cập đến những ý chính của email để người nhận có thể hiểu được nó. Một số cụm từ
có thể là:
Tôi muốn thảo luận về lịch trình cuộc họp.
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của tôi với bạn về ngày khác.
… に つ い て お 詫 び を 申 し 上 げ た く 、 ご 連絡 い た し ま し た。 Tôi muốn xin lỗi về…
Tôi muốn xác nhận thông tin đấu thầu.
Trong trường hợp bạn cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các cụm từ như sau:
「お 手 数 で す が 、 ご 確認 よ ろ し く お 願 い い た」 Xin lỗi, nhưng bạn có thể vui lòng xác nhận…
「お 返 事 を お 待 ち し て お り ま す」 Tôi mong được phản hồi từ bạn.
詳細 (shousai: Chi tiết)
Trong phần này, hãy giải thích cho đối phương hiểu bạn muốn truyền đạt điều gì, bạn muốn họ làm gì cho bạn.
Điều quan trọng nhất là giải thích rõ ràng, từ ngữ được sử dụng không nên quá phức tạp. Sử dụng kính ngữ rất
quan trọng, tuy nhiên, nếu bạn không quá giỏi về kính ngữ, hãy sử dụng hình thức trang trọng (ま す) để ưu
tiên nội dung bạn muốn truyền tải.
Trong bài viết này, bạn có thể sắp xếp nội dung theo danh sách, hoặc sử dụng gạch đầu dòng… để nội dung rõ
ràng hơn. Ví dụ:
内容 ビ ジ ネ ス メ ー ル コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン 講座
日 時 2015 年 2 月 20 日 （金）
場所 株式会社 ア イ ・ コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン
対 象 新 入 社員 も し く は 研修 担当 者
参加 費 8.640 円 （税 込）
結 び の 挨 拶 (musubi no aisatsu: Nhận xét kết thúc)
Sau khi bạn đã hoàn tất việc nêu nội dung chính, hãy sử dụng một số cách đóng lại để kết thúc nội dung đó, ví
dụ:
今後 と も よ ろ し く お 願 い い た し ま す。 Tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ của bạn sau đây.
ご 検 討 の 程 、 よ ろ し く お 願 い い た し ま す Tôi rất mong bạn có thể cân nhắc.
引 き 続 き よ ろ し く お 願 い い た し ま す。 Tôi thực sự hy vọng bạn tiếp tục (công việc).
ご 協力 い た だ け ま す よ う 、 よ ろ し く お 願 い い た し ま. Tôi thực sự hy vọng bạn sẽ cho tôi sự
hợp tác của bạn.
署名 (shomei: tên, chữ ký)
Bạn có thể viết tên của mình hoặc chèn chữ ký điện tử của mình để kết thúc:
会 社 名 tên công ty 、 部署 名 chức vụ.
名 前 tên (nếu tên khó phát âm, cần có cách phát âm).
郵 便 番号 、 住所 、 ビ ル ・ 建 物 名 (địa chỉ)
電話 番号 (số điện thoại)
フ ァ ク ス 番号 (Số fax)
メ ー ル ア ド レ ス (email)
URL （ウ ェ ブ サ イ ト 名 も 記載） trang web của công ty.
Những thông tin trên sẽ giúp đối tác của bạn liên lạc với bạn thuận tiện hơn, đặc biệt là trong những trường
hợp khẩn cấp.
Trên đây là 7 phần chính của email bằng tiếng Nhật và cách viết email bằng tiếng Nhật. Hy vọng rằng bài viết
này sẽ giúp bạn có thể tự mình viết được một email công việc.