Így teremts időt

magadnak!

KEMENCZÉS NIKOLETT
URALD AZ ÉLETED
 ELŐSZÓ
"Erre most nincs időm!"

Szinte biztos vagyok, hogy már a Te szádat is

elhagyta ez a mondat. (Vagy használtad
kifogásként olyan dologra, amit nem volt
kedved megcsinálni.)

Holott valójában időd az volt bőven. Csak abban

a pillanatban más volt számodra a prioritás.

S maga a prioritás, hogy mi az, ami számodra

fontos egy adott pillanatban, rendkívül gyorsan
változik. Engedj meg nekem egy gyors példát.

Egy vállalkozás elindításakor az az elsődleges számodra, hogy az pénzt termeljen.

Így azt helyezed előtérbe.
Ha megérkeznek az első bevételek, akkor lehet úgy döntesz, hogy a márkaépítés a
legfontosabb és azzal foglalkozol.
Ezt követően részt veszel egy szuper marketinges webináron és hirtelen úgy
döntesz, inkább abba fekteted az energiád.
Majd valaki elmondja, mire jó a SEO és annak jársz utána.

Előbb-utóbb pedig azon kapod magad, hogy szinte minden fontos a

vállalkozásodban, s teljesen szétaprózódsz.

Nincs időd igazán semmire, nem tudsz elmélyülni semmiben, nem haladsz egyről a
kettőre, s kezdesz belefásulni az egészbe.
Egyre kevesebb idő jut a családra, a barátokra, az egészségedre, s persze magadra.
Végeredményben pedig eljutsz oda, hogy a vállalkozásod rabja vagy, s az a fajta
áhított szabadság, amiért elkezdtél vállalkozni, már csak vágyálom.

Mindennek valójában egy fő oka van, amiről nagyon kevés szó esik. Mégpedig az,
hogy nincs egy megfelelő időgazdálkodási stratégiád, amivel irányítani tudnád
nemcsak a vállalkozásod, de saját magad is!
A következő oldalakon abban leszek segítségedre, hogy ezt a stratégiát minél
hamarabb fel tudd állítani magadnak!

1
 ELŐSZÓ
Első és legfontosabb szabály, amit el kell ismerned, mielőtt elkezdenéd felépíteni a
saját időgazdálkodási rendszered:

Olyan nincs, hogy nincs rá idő!

Bebizonyítom miért!

Ha most megkérdezem tőled, hogy van-e 7 órád arra, hogy elolvasd ezt az anyagot,
majd kitaláld a saját időgazdálkodási stratégiád, mely számodra kényelmesen
használható, minden bizonnyal, az a válaszod, hogy nincs. Nincs időd, mert ezer más
fontosabb dolgod van.

Viszont, ha épp az E-mailek kellős közepén vagy és felhív a gyermeked óvónője, hogy
belázasodott a gyerek, akkor szinte biztos vagyok benne, hogy hagyod az E-maileket
és már pattansz is a kocsiba.

Elmész a gyerekért az óvodába, s látod, hogy valóban nincsen jól. Felhívod a

gyerekorvost, aki szerencsére aznap meg tudja nézni a gyerkőcöt, de csak 3 óra
múlva. Hazamentek, ellátod a gyereket, főzöl, csinálsz egy teát. Elég gyorsan elrepül
az idő, s már indulhattok is az orvoshoz.
Hazafelé úton pedig beugrasz a gyógyszertárba, kiváltod amit kell.

Összesen 7 órát töltöttél ezzel a tevékenységgel. Erre sem volt időd, de azt a
feladatot, hogy elmenj a gyerekért, majd ellásd, fontosabbnak érezted minden
másnál, így a fontossági sorrendben első helyre tetted.

2
 ELŐSZÓ
Mondhatnád, hogy természetes, hogy az első helyre került, hisz a gyerekedről van szó.
Ez így is van, jól döntöttél!

Ugyanakkor az a helyzet, hogy ez a törvényszerűség minden egyéb feladatot esetében

is megfigyelhető.

Minden egyes feladatod elvégzése vagy el nem végzése azon

múlik, hogy az hol szerepel a Te fontossági listádon!

S ezen a fontossági sorrenden, csakis kizárólag Te tudsz változtatni, senki más! Így, Te
uralod az időd, s ezáltal az életed is.

Amíg ezt a tényt nem fogadod el, felesleges bármilyen időgazdálkodási módszert
kipróbálnod, mert az csak rövid ideig fog működni.

3
 TERVEZÉS
A hatékony időgazdálkodási stratégia kialakítása a tervezéssel kezdődik!

Enélkül, dolgozhatsz Te bármilyen hatékonyan, végeredményben ugyanúgy úszol majd

az árral, mint eddig!

Tervezd meg a napjaidat minden reggel

Ohh tudom ezt már ismered, hisz a csapból is ez folyik!

És azt is tudom, hogy már próbáltad, de nem működött.

Viszont, ha nem működött, annak két oka lehetett.

1. Megtervezted óráról-órára, hogy mit fogsz csinálni, s nagy motivációval elkezdted
a napod. Aztán azon kaptad magad, hogy jött egy SOS feladat, egy weboldal
rendszerhiba, vagy épp egy hosszabb telefon. S máris borult a nap.
2. Nem jó eszközt használtál a tervezéshez.

A második ponttal ebben az ebookban most nem foglalkozunk. Az elsővel viszont annál
inkább! :)

A napodnak mindig csak egy részét tervezd meg, sosem az egészet! Így, megadod
annak esélyét, hogy tudd kezelni a váratlan helyzeteket. Ha pedig nem jön közbe
semmi, haladhatsz tovább más feladatokkal, esetleg vállalkozás fejlesztéssel, vagy
tarthatsz egy kis énidőt.

Fontos, hogy nap végén legalább gondolatban értékeld magad, sikerült-e befejezned a
betervezett feladatokat. Ha nem, akkor miért; mennyire voltál hatékony; hogyan
lehettél volna jobb stb.

Ennek segítségével nemcsak az időgazdálkodási készségeidet tudod fejleszteni, hanem

megadod annak esélyét, hogy másnap ne kövesd el ugyanazokat a hibákat.

Ha a napi tervezést már sikerült rendszeressé tenned, jöhet a következő lépcső, ami
nem más, mint a priorizálás. Hiszen valahogyan el kell döntened, hogy a 1000+
feladatod közül melyikkel is haladj tovább.

A következő pár oldalon összegyűjtöttem Neked néhány módszert, mely a segítségedre

lehet ebben!

4
 PRIORIZÁLÁS
I. Eisenhower mátrix
Az Eisenhower mátrix segítségével a feladatokat összesen 4 csoportba oszthatjuk,
ahogy az ábrán is látható. Annyit kell tenned, hogy összeírod milyen feladataid vannak
egy nap/héten és beteszed őket valamelyik csoportba. Annak függvényében, hogy
milyen csoportba kerültek, úgy fogsz nekilátni az elvégzésüknek.

Mik ezek a csoportok és hogyan tudom eldönteni, hogy egy feladat melyikbe
tartozik?

1. Fontos és sürgős feladatok

Mindig ezekkel kezd a

napodat/hetedet. Ezek azok a
problémák, feladatok, amelyek
azonnali megoldást igényelnek.
(Pl: SOS, határidős feladatok)

2. Fontos, de nem sürgős feladatok

Mindenképp csináld meg, de ne

ezekkel kezdj! Tervezd meg, hogy
mikor kerítesz sort a
végrehajtásukra. Beírhatod akár a
naptárba is!
(Pl: céljaiddal kapcsolatos feladatok)

3. Nem fontos, de sürgős feladatok

Fontos egy feladat ha, magas a hozzáadott értéke,
te fontosnak tartod. Tipikusan ilyen a vállalkozás
Ezek azok a tevékenységek, fejlesztés, ügyfél vélemények gyűjtése, családdal
amelyeket jobb ha delegálsz, azaz töltött idő, sport, énidő.
kiszervezel másnak.
Sürgős egy feladat ha,  közeli határidős vagy már
4. Nem fontos és nem sürgős rég meg kellett volna csinálni. Esetleg más feladat
elkezdése ezen múlik, más emberekre, projektekre
feladatok
hatással van.

Ezeket a feladatokat húzd ki a

listádról és ne foglalkozz velük.

5.
 PRIORIZÁLÁS
II. To do lista másképp
Készíts egy listát a napi teendőkről és jelöld meg
őket A, B vagy C betűkkel. A betűk az adott
feladat fontosságát jelölik.

Az "A" jelölést kapott feladatok nagyon fontosak,

aznap muszáj őket megcsinálni. A "B" feladatokat
jó lenne aznap megcsinálni, de nem dől össze a
világ, ha csak másnap kerül rá sor, míg a "C"
feladatok nyugodtan eltolhatók.

Ha ezzel elkészültél, állítsd sorrendbe az

adott feladatokat az A-B-C jelölések szerint.

Fontos, hogy az A és B feladatok mellé írd oda, hogy körülbelül mennyi ideig tart
megcsinálni és jelölj ki nekik egy határidőt, hogy mikorra szeretnéd, vagy kell őket
teljesíteni.

Mindig a legnagyobb volumenű és legközelebbi határidős feladatokkal kezdj!

Ha azzal a feladattal indítod a napod, mely a legtöbb befektetést igényli, akkor máris
jól indul a napod, hisz sikerként fogod elkönyvelni, hogy „túl vagy” az adott feladaton.

Tipp:
Használd a Gmail címkézés funkcióját. Lásd el az E-mailjeidet Sürgős, fontos, ráér
címkékkel és ez majd segít, hogy mikor melyik feladathoz nyúlj.

6.
 PRIORIZÁLÁS
III. 1-3 MIT (Most Important Task)

Végtelenül egyszerű.

Nap elején tűzd ki azt a három feladatot, amit mindenképp meg akarsz/meg kell
csinálni. Csak akkor foglalkozz mással, ha ezek készen vannak.

E feladatoknak mindig jelölj ki egy időkorlátot, amikorra be kell fejezned. Ez azért is jó,
mert nyomás alatt az emberek többsége jobban tud teljesíteni, illetve nem esel abba a
hibába, hogy egy feladattal nagyon sokáig pepecselsz.

Amint jól tudsz tervezni, és megtaláltad a hozzád leginkább passzoló

priorizálási módszert, nincs más dolgod, mint finomhangolni a már jól
működő időgazdálkodási stratégiádon.

Ezt fogják elősegíteni a különböző hatékonysági technikák, módszerek, tippek, trükkök.

Az alábbiakban ebből a repertorából osztok meg Veled párat.

7.

Használd ki a hatékony időszakaidat!
Az első és talán a legfontosabb, hogy
igyekezz azokra a napszakokra időzíteni a
bonyolult feladatokat, amikor hatékony
vagy, jobban fog az agyad. Egyes
embereknek ez a reggeli időszak, másoknak
a déli, vagy az esti. De az is lehet, hogy több
rövidebb hatékonysági időintervallum van a
napodban.
Fedezd fel ezeket az időszakokat, s ekkora
tervezd be a nagyobb koncentrációt igénylő
feladataidat!
Miért jó ez?
A hatékonyabb időszakokban sokkal
gyorsabban fogsz tudni végezni egy
feladattal, mint akkor, mikor az agyad, csak
alapjáraton pörög. A kevésbé hatékony
időszakokra érdemes hagyni a kisebb
feladatokat, mint E-mailek megválaszolása,
telefonok stb..
Tudd, hogy mivel motiválhatod magad!
Ahhoz, hogy hatékonyan tudj dolgozni, elengedhetetlen, hogy motivált légy a
mindennapok során!
Tűzz ki magad elé célokat, légy motiváló emberek társaságában, próbálj ki új dolgokat,
pihenj eleget!
8.
HATÉKONYSÁG
Tippözön
1. Mindig gondolkodj reálisan, hogy egy
adott nap miket tudsz teljesíteni.
2. Ne nézd folyamatosan az E-maileket.
Jelölj ki egy olyan idősávot, amikor csak
az E-mailekkel foglalkozol, például
délelőtt 9-10-ig illetve délután 14-15-ig.
Köztes időszakokban pedig foglalkozz a
nagyobb odafigyelést igénylő
feladatokkal.
3. Iktasd ki a zavaró tényezőket, mint
Facebook Messenger vagy E-mail
értesítések. Így jobban tudsz koncentrálni
a feladataidra.
4. Ne várj arra, hogy majd megjön az ihlet,
ha pl: valamit írnod kell. (Ha kevésbé van
ínyedre a feladat, sosem fog megjönni az
ihlet.)
5. Szünet! 90 percenként tarts kis
szünetet, ugyanis az emberi agy ennyi
ideig tud egy huzamban maximálisan
koncentrálni.
 HATÉKONYSÁG
Használd ki a rutin cselekvéseket!

Az úgynevezett rutin tevékenységeid végrehajtása során, nem kell gondolkoznod, szinte

automatikusan megy az egész. (Pl: fogmosás, főzés, zuhanyzás, étkezés, utazás a
munkába, vezetés stb.) E tevékenységek teszik ki a napunk nagy részét, ezért jó, ha
megtanulod kihasználni ezeket az időintervallumokat, hogy igazán hatékony légy.

Mit értek kihasználás alatt?

Ha szeretnél egy cikket írni a weboldalra, kezd el összerakni a cikk vázlatát miközben
zuhanyzol. Ezzel időt spórolsz, hiszen ha leülsz megírni a cikket már nem azzal fogod
kezdeni, hogy akkor mit is kéne írnod, mert a fő pontokat már összeraktad a fejedben.

Vezetés közben el tudod intézni a szükséges családi telefonokat vagy hallgathatsz

önfejlesztő könyvet. Így elviselhetőbb lesz a dugó is, hiszen nem fogod elvesztegetett
időnek érezni, hogy már a harmadjára váltott zöldre a lámpa, de te még mindig nem
jutottál át rajta.

Mindig a legrondább békával kezdj!

Brian Tracy békának nevezi könyvében azokat

a feladatokat, amik a legtöbb erőfeszítést
igényelnek, legkevésbé van kedvünk
hozzáállni. Fontos, hogy mindig ezekkel a
feladatokkal indítsd a napod!

Ha túl vagy rajta, máris sikerkényt fogod

elkönyvelni a napodat és a nap további
részében fellélegezhetsz, hogy már „csak” ezt
és ezt és ezt kell megcsinálnod.

Abban az esetben, ha több ilyen feladatod is van egy nap, azzal kezdj amelyik a
legrondább, tehát a legnehezebbel.

9.
 HATÉKONYSÁG
Le a multitaskinggal!
Hiába hiszed azt, hogy párhuzamosan több mindent tudsz egyszerre csinálni
(multitasking), ez nem így van. Egyszerre csak egy dologra tudsz teljes erőbedobással
fókuszálni.

Persze tudom, hogy simán megcsinálod azt, hogy megy a mosógép, közben főzöl, zenét
hallgatsz és kikérdezed a gyerektől a leckét. Azonban ez nem multitasking, mert nagy
részük olyan tevékenység, ami rutinnak számít, nem igényel nagy koncentrációt.

Multitasking az, amikor például egyszerre telefonálsz, E-mailt írsz és közben egy
meetingre írod össze a jegyzeteidet. De ha anyukád kérdez valamit Messengeren, arra
is rögtön válaszolsz. Ilyenkor úgy tűnik, hogy egy időben több mindent csinálsz és
felettébb hatékony vagy, pedig gyakorlatilag csak a feladatok között ugrálsz.

Multitasking során, tehát gyorsan váltunk fókuszt egyik feladatról a másikra, közben
pedig igencsak megnő a hibázás veszélye, hiszen megoszlik a koncentráció. Ha
gyakran váltogatsz a feladatok között, tehát gyakran "multitaskingolsz" (gyönyörű
magyar szó), nap végére hulla fáradt leszel és azt fogod érezni, semmi energiád
nincsen. (Nem véletlen, hogy mindenféle sporttevékenység már sokaknak megerőltető
munka után. Nagy szerepe van ebben a multitaskingnak.)

10.
MIÉRT HALOGATUNK FELADATOKAT?
Hajlamos vagy arra, hogy egyes feladatokat csak halogatsz és csak akkor állsz neki ha
nagyon muszáj? Pedig tudod, hogy meg kéne csinálnod, de egyszerűen nem visz rá a
lélek?

Mindennek 3 oka lehet!

1. Nem érdekel a feladat, közömbös esetleg kellemetlen

Vannak bizonyos feladatok, amiket tudatosan hajlamosak vagyunk halogatni. Ezek a

tevékenységek vagy közömbösek számunkra, esetleg unalmasak, de az is lehet, hogy
iszonyatosan kellemetlenek.

Ilyen például ha valakivel várhatóan összetűzésbe kell kerülnöd, mert például nem
csinált meg valamit időre, folyamatosan késik, hanyag munkát végez.

Mit csinálhatsz?

- Delegáld másnak, ha lehetséges.

- Gondold végig, hogy mért halogatod és vágj bele. Sokkal jobban fogod magad érezni,
ha túl leszel rajta
- Teremts olyan helyzetet, hogy mindenképp meg kelljen csinálnod az adott feladatot
(Pl.: írj ki rá egy meetinget az illetővel, vagy csak szimplán mond neki, hogy beszélni
szeretnél vele.) Ha már tájékoztattad a másikat, hogy mondandód van, nincs visszaút.

2. Kudarctól való félelem

Egyértelműen nem szívesen hajtunk végre olyan feladatokat, ahol benne van a
pakliban, hogy kudarcot vallunk. Pl.: még sosem csináltunk hasonló feladatot, nincs
meg hozzá a végzettségünk, stb.. Ilyenkor két dolgot tehetsz:

- Kilépsz a komfortzónádból és nekilátsz. Hidd el, jobban fogod magad érezni ha

legalább megpróbálod és legközelebb már lesz benne tapasztalatod. Állj hozzá
pozitívan!

- Segítséget kérsz olyantól, aki már csinált ilyet.

11.
MIÉRT HALOGATUNK FELADATOKAT?
3. Nem tudod, hogyan kezdj neki

Mit csinálj?

- Ugorj neki! Kezdd el bárhol, mert ha már benne vagy, jobban fogod látni, hogy merre
tovább. Lehet, hogy azt tapasztalod, hogy egyáltalán nem megy a feladat, de legalább
megbizonyosodsz róla, hogy segítséget kell kérned.

- Oszd a feladatot részfeladatokra, hogy könnyebb legyen átlátni, majd állítsd őket
logikai sorrendbe.

Pl.: ha egy videós oktatóanyagot szeretnél létrehozni, kezd azzal, hogy mintákat
gyűjtesz és elolvasol pár cikket arról, miként tudod elkészíteni. Ezt követően írd fel az
oktatóanyaghoz kapcsolódó feladatokat és láss neki.

12.
 ÖSSZEFOGLALÁS
Minden egyes napodat tervezd meg, illetve szánj időt minden nap végén arra, hogy
megtervezed a következő napot az időközi változásoknak megfelelően.

A napodnak mindig csak egy részét tervezd meg, hogy beleférjenek a random, SOS, váratlan
teendők.

Ha sok a feladatod, mindig állíts egy fontossági sorrendet. Így már rögtön fogod tudni, mivel
kezd a napot. 2 módszert is mutattam (Eisenhower mátrix, ABC módszer), mely segít a
feladataid priorizálásában.

Mindig azokkal a feladatokkal kezdj, amelyek a legnehezebbnek bizonyulnak, legtöbb

erőfeszítést igényelnek. Így már a nap elején túl leszel a nehezén és délután jobban
fellélegezhetsz.

Használd ki a hatékony időszakaidat! Igyekezz azokra a napszakokra időzíteni a bonyolult

feladatokat, amikor hatékony vagy, jobban fog az agyad. Így sokkal hamarabb végezhetsz a
feladataiddal!

Használd ki a rutin tevékenységeket és csinálj közben valami hasznosat. Például amikor

hazafelé vezetsz, hallgass valamilyen önfejlesztő könyvet.

Felejtsd el a multitaskingot! Azaz, ne kapj bele folyton más-más feladatba, hiába jut
eszedbe, hogy még ezt meg ezt meg kellene csinálni. Egyszerre egy feladatra koncentrálj!

Ha halogatsz egy feladatot annak három fő oka lehet: Nem érdekel a feladat, félsz a
kudarctól vagy csak szimplán nem tudod, hogyan kezdj neki. Mindhárom esetben a legjobb
döntés, ha nekiállsz, segítséget kérsz vagy delegálod másnak.

Ha hasznosnak találtad az olvasottakat, kövesd a Facebook olalam és

látogass el a www.uraldazeleted.hu weboldalra, ahol további hasznos
cikket találsz!

Ha pedig személyre szabott segítségre van szükséged a saját

időgazdálkodási stratégiád kialakításához, kattints ide!

13.