BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA CƠ KHÍ

BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG CHUYÊN NGHIỆP CHO KỸ SƯ

Biên soạn: Nguyễn Thị Niên

1
 CURRICULUM

PROFESSIONAL SKILLS FOR MECHANICAL ENGINEERING

1. Course number and name

2103512 – Professional Skills for Mechanical Enginnering

2. Credits and contact hours

Credits hours: 2
Contact hours: 2
3. Instructor’s or course coordinator’s name
1. MA. Trương Văn Chính
2. MS. Nguyen Thi Nien
4. Text book, title, author, and year

a. Main Literatures/Textbooks:

[1]. Pham Ngoc Tuan, Nhap mon ve ky thuat, Nha xuat ban Dai hoc Quoc gia TP
Ho Chi Minh, 2015. (620 NHA-T)
[2]. Luat so huu tri tue, So 50/2005/QH11,thang 11- 2005 ( chua có thu vien)
b. other supplemental materials

[3]. Ky nang lam viec nhom – luu hanh noi bo, NXB Đai hoc Cong nghiep
TP.HCM, 2019.

[4]. Professionalism for Engineers: Soft skills in Engineering education to prepare

for professional life. Aseel Berglund- Department ò Computer and Information
Science, Lingkoping University, Sweden 2013.

[5]. Soft Skills for Engineers. IISE Seminar. September 14, 2017 of Cliff
Whitcomb, PhD Professor.

2
 [6]. Non-Technical Skills For Engineers in the 21 ST Century: A Basis for
Developing a guideline. Zubaidah Awang, Hafilah Zainal Abidin, Hadina Habil…
2006, University Technology Malaysia.

5. Specific course information

a. brief description of the content of the course (catalog description)

This course will:

• Train students professional skills for engineers as following:

- Teamwork skills/ Tất cả các thành viên đều phải làm nhóm trưởng, Nhóm
ảo, Global

- Presentation skills.

- Skills to learn new approaches to the topic.

- Problem-solving skills

- Interpersonal skills

- Write technical reports and write emails.

• Introduce students to the knowledge of:

- Professional ethics

- Intellectual Property

-The ability to work under pressure.

- Commercial awareness.

- Design software.

- Networking skills.

-Chọn chuyên ngành hẹp và các bước chuẩn bị để tiếp cận phù hợp sau khi
ra trường.

-Hòa nhập doanh nghiệp.

3
 - Tổ chức công việc.

- Tổ chức cuộc họp

• Help students identify career development directions in the field of mechanical

engineering technology

b. prerequisites or co-requisites
None.
c. indicate whether a required, elective, or selected elective (as per Table 5-1)
course in the program
This is a required course.
6. Specific goals for the course
a. specific outcomes of instruction, ex. The student will be able to explain the
significance of current research about a particular topic.
On completing this course, students will be able to:
1. Giải thích được 2 chuyên ngành hẹp trong lĩnh vực cơ khí (nêu tên,
mục đích ngành nghề, nhu cầu xã hội) và chọn 1 lĩnh vực cụ thể để
tiếp cận và chuẩn bị đáp ứng phù hợp với công việc sau khi tốt
nghiệp.

Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

Giải Sinh viên Sinh viên giải Sinh viên giải Sinh viên giải
thích không giải thích được 01 thích được 2 thích được ít
được 2 thích được chuyên ngành chuyên ngành nhất 03 chuyên
chuyên chuyên ngành hẹp trong lĩnh hẹp trong lĩnh ngành hẹp
ngành hẹp trong lĩnh vực cơ khí. vực cơ khí. trong lĩnh vực
hẹp vực cơ khí. cơ khí.
chọn được Chọn được
trong
nhưng không công việc cụ Chọn được
lĩnh vực Không chọn
giải thích được thể và giải công việc cụ
cơ khí. được công

4
 việc phù hợp tại sao mình thích được thể cho tương
sau khi tốt chọn và chưa công việc đó lai. Giải thích và
nghiệp nêu được các phù hợp với chuẩn bị các
Chọn bước chuẩn bị bản thân trong bước thực hiện
một cho tương lai. tương lai hoặc để đáp ứng
lĩnh nêu được các nhu cầu của
vực cơ bước chuẩn bị doanh nghiệp
khí cụ để phù hợp với và xã hội.
thể nhu cầu doanh
nghiệp và xã
hội sau khi tốt
nghiệp.

Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

Với yêu cầu Không giải Giải thích được 1 Giải thích Giải thích đúng
thích được 1 qui tắc về đạo đúng hoàn hoàn toàn3 qui
giải thích
qui tắc nào về đức nghề nghiệp toàn 2 qui tắc về đạo đức
được 3 qui
đạo đức nghề của người kỹ sư. tắc về đạo nghề nghiệp của
tắc bất kỳ về
nghiệp của đức nghề người kỹ sư.
đạo đức
người kỹ sư. nghiệp của
nghề nghiệp
người kỹ
của người kỹ
sư.
sư

2. Giải thích được các qui tắc về đạo đức nghề nghiệp của người kỹ sư

3. Khả năng làm việc nhóm.

5
 Outcomes Unsatisfactor
Developing Satisfactory Exemplary
y

1. Complete Don’t - Often - There are 1 - - Always

the tasks complete the complete 2 times of complete
assigned tasks the late the assigned
assigned assigned completion tasks and
tasks late or meet the
or not unsatisfactor requirement
done. y completion s of work.
of tasks

2. Share the Do not share - Only - Compete - Be willing to

tasks/work of the accept with other receive
the group tasks/work of some easy members assigned
the group jobs or when getting tasks
often tasks.
refuse to
accept
tasks.

3. Listen and - Luôn - Usually do - Occasionally - Always

discuss bài xích (phản individual do individual recognize
đối không jobs in jobs in group comments
dựa trên nội group meetings from other
dung thảo meetings (1time / 1 members in
luận nhóm – or session) the group.
không có lý - Do not Or and
lẽ) listen and - Give few - Give
- Always discuss comments on comments
reject/do comments the opinions on the

6
 against ideas from other of other opinions of
(discussing members in members other
contents) of the group. Or members
group or - Often reject objectively
without any - Do not the opinions and
reasons contribute of other - Contribute
ideas members ideas/
/comments without opinion to
to the proofs/ the group
group tasks. evidences
Or
- Contribute
comments to
the group
tasks less.

4. Respect the - Delay more - Delay less - Delay less - Join the
code of than 40% of than 40% of than 20% of group
conduct of meetings, or meetings, the group meetings on
the group (it or meetings and time, full
- Have more
is - Have only not late more time and not
than 1 time
recommende one time than 15 absent.
later than 15
d to self- later than minutes each
minutes, or
discipline 15 minutes, time.
students) - Leave from or and
the group - Leave - Attend the
early over from the meetings on
20% of the group early time and
meetings or under 20% enough group
of the meetings,

7
 - Absent over meetings or absent from
30% of group - Absent the meetings
meetings, or from the under 20% of
meetings the meetings
- Absent from
under 30% within
the meetings
of the announced
without
meetings sessions
unannounce
within according to
d sessions
announced the
according to
sessions convention of
the
according the group.
convention
to the
of the group
convention
of the
group.

4. Khả năng tự tìm hiểu các cách tiếp cận để thực hiện đề tài (Dùng từ điển bách
khoa trực tuyến, dùng phần mềm đồ họa, dùng các ngôn ngữ lập trình, dùng
các tiêu chuẩn quốc tế trong thiết kế cơ khí, đọc các sách công nghệ xuất bản
gần đây...)

Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

Khả năng tự tìm Không chọn Chọn được mà Chọn được và Đánh giá
hiểu các cách được 1 cách không giải thích giải thích được và chọn
tiếp cận tiếp cận nào để được 1 cách tiếp 1 cách tiếp cận được 1
(approach) để thực hiện đề tài cận để thực hiện để thực hiện đề cách tiếp
thực hiện đề tài đề tài tài cận phù
hợp để

8
 thực hiện
đề tài

5. Giải thích điều khoản của luật sở hữu trí tuệ về quyền sở hữu công
nghiệp

Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

Giải thích điều Nêu được dưới Nêu được 50 - Nêu được và giải Nêu được
khoản của luật 50% ý chính của 70% ý chính thích được 50% - và giải
sở hữu trí tuệ điều khoản của điều khoản 60% các ý chính thích được
về quyền sở trong luật sở trong luật sở của điều khoản trên 60%
hữu công hữu trí tuệ hữu trí tuệ, trong luật sở hữu các ý chính
nghiệp nhưng không trí tuệ của điều
giải thích được khoản
đến 50% ý trong luật
chính. sở hữu trí
tuệ

6. Khả năng thuyết trình

1. Thực - Nội - Nội dung - Trình bày - Trình bày

hiện dung không không rõ ràng, nội dung sơ sài, đúng nội dung
thuyết phù hợp, hoặc hoặc lan man, và và trả lời được
trình hoặc - Nói trôi - Phát âm có một vài câu hỏi
theo thời - Nói chảy nhưng nói thể sai vài từ, và - Phát âm
gian qui quá nhỏ, lắp quá nhỏ, hoặc nói nhỏ, tốc độ đúng, giọng nói
định của bắp, không - Không nói quá nhanh rõ ràng và đủ
giảng tương tác người hoặc quá chậm, lớn, tốc độ vừa

9
viên rõ ràng hoặc nghe: không nhìn hoặc nói không phải, có ngữ
- Bị yêu vào người nghe, có ngữ điệu, và điệu.
cầu dừng bài không tương tác - Ít tương - Có tương
thuyết trình qua hình thể tác người nghe: tác người nghe:
vì quá 30% (không di chuyển tương tác qua tương tác qua
thời gian qui và không có cử ánh mắt với vài ánh mắt với vài
định chỉ tay), hoặc người nghe, ít nhóm người
- Vượt quá tương tác qua nghe, tương tác
20% thời gian hình thể (không qua hình thể (cử
thuyết trình. di chuyển nhưng chỉ tay, dáng
vẫn có ít cử chỉ đứng và di
tay), và chuyển).
- Vượt quá - Đúng thời
10% thời gian gian thuyết
thuyết trình. trình.

2. Chuẩn - Không - Sử dụng - Hình ảnh - Hình ảnh

bị và sử sử dụng hình hình ảnh thuyết thuyết trình ít thuyết trình phải
dụng ảnh liên quan trình quá thừa liên quan đến nội đúng với nội
hình ảnh đến nội dung hoặc quá thiếu. dung trình bày. dung trình bày.
trong trình bày. - Tổng số - Tổng số - Tổng số
thuyết slides thuyết slides thuyết slides thuyết
trình trình quá nhiều trình không phù trình phù hợp
hoặc quá ít. hợp với thời gian với thời gian qui
- Có quá 6 qui định (trung định (trung bình
lỗi chính tả trong bình 1 slide / 1 1 slide / 1 phút,
tổng số slides. phút, cộng trừ cộng trừ 3 không
- Nội dung lớn hơn 3 và nhỏ tính các slides
không phù hợp hơn 6 không tính tiêu đề và cám

10
 với tiêu đề thuyết các slides tiêu đề ơn, slides ẩn).
trình. và cám ơn, slides - Có không
- Nhiều hơn ẩn). quá 3 lỗi chính
5 slides có phông - Có không tả trong tổng số
chữ quá lớn hoặc quá 6 lỗi chính tả slides.
quá nhỏ. trong tổng số - Nội dung
slides. phải phù hợp với
- Có 50% tiêu đề thuyết
slides có nội dung trình.
chưa phù hợp với - Phông
tiêu đề thuyết chữ đủ lớn.
trình.
- Ít hơn 5
slides có phông
chữ quá lớn hoặc
quá nhỏ.

7. Sinh viên giải thích được các qui tắc ứng xử của người kỹ sư (code
of conduct)

Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

Với yêu cầu Sinh viên không Sinh viên giải Sinh viên giải Sinh viên giải
giải thích giải thích được qui thích được 01 thích được 02 thích được
03 quy tắc tắc ứng xử nào qui tắc ứng xử qui tắc ứng xử 03 qui tắc
ứng xử bất của người kỹ sư của người kỹ sư của người kỹ sư ứng xử của
kỳ, sinh người kỹ sư
viên giải
11
thích được
các qui tắc
ứng xử của
người kỹ sư
(code of
conduct)
8. Write technical reports and write emails.

Outcomes Unsatisfactory Developing Satisfactory Exemplary

1.Write - There are - There are 6- - There are - There are

technical more than 10 10 fewer than 6 fewer than
reports, misspellings misspellings misspellings 3
write emails on 1 page, or on 1 page, on 1 page, misspellings
- Write missing and and on 1 page*
or more than - Write - Write (* calculate
3 incorrect missing or 2- missing or 1 an average
errors about 3 incorrect incorrect of
the layout of errors about error about misspellings
the technical the layout of the layout of on some
report and the technical the technical random
email, or report and report and pages)
- There are email, and email, and - Write the
more than 4 - There are 3 - - There are 1 - correct
errors of 4 errors of 2 errors of layout of
technical technical technical the
mode/ style in mode/ style mode/ style technical
the technical in the in the report and
reports or technical technical

12
 using speech reports or reports or email
style in using speech using speech - Use the
emails. style in style in correct
emails. emails. technical
style in the
technical
reports and
in the
emails.

2. Tra cứu - Không có - Có dưới - Có 50 - - Có trên

tài liệu kỹ tài liệu tham khảo 50% số tài liệu 80% số tài liệu 80% tài liệu
thuật (Phải tham khảo được tham khảo được tham khảo
đưa ra quy tra cứu đúng. tra cứu đúng. được tra cứu
định về số - Số tài liệu - Số tài liệu đúng.
tài liệu tham khảo ít tham khảo ít - Số tài
tham khảo) hơn 40% so với hơn 20% so với liệu tham khảo
quy định. quy định. không ít hơn so
với quy định.

According to the mapping table, the courses cover outcomes dof Student
Outcomes in Criteria 3.

7. Brief list of topics to be covered

1. TÓM LƯỢC VỀ KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH HƯỚNG CHỌN LĨNH VỰC
PHÙ HỢP CHO SINH VIÊN.
2. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
3. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
4. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
5. ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP

13
6. SỞ HỮU TRÍ TUỆ

8. Assessment and Evaluation

Course Learning Outcomes (CLOs) Means To Acquire Means To

Assess

1. Xác định được ít nhất 2 hướng Attending lecture of thechapter: Mid-term

phát triển nghề nghiệp cơ khí trong exam.
tương lai. Chọn 01 một lĩnh vực
- TÓM LƯỢC VỀ KỸ THUẬT VÀ
yêu thích và chuẩn bị các kiến thức
ĐỊNH HƯỚNG CHỌN LĨNH
và kỹ năng cần thiết để đáp ứng
VỰC PHÙ HỢP CHO SINH
nhu cầu công việc sau khi ra
VIÊN
trường.
Exercises ofthis chapters.

2. Giải thích được 2 qui tắc về đạo Attending lecture of the chapters: Mid-term
đức nghề nghiệp của người kỹ sư exam.
ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP

Exercises ofthis chapters.

3. Khả năng làm việc nhóm Attending lecture of the chapters: Đề tài

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Exercises ofthis chapters.

4. Khả năng tự tìm hiểu các cách Attending lecture of thechapters: Báo cáo cuối
tiếp cận mới để thực hiện khóa
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
đề tài.
Exercises ofthis chapters.

14
 5. Giải thích điều khoản chính về Attending lecture of thechapters: Mid-term
luật sở hữu trí tuệ exam.
SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Exercises ofthis chapters.

6. Khả năng thuyết trình Attending lecture of thechapters: Thuyết trình

cuối khóa
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Exercises ofthis chapters.

7. Qui tắc ứng xử Code of conduct Mid-term

8. Tra cứu tài liệu kỹ thuật Write technical reports Final report

Course assement:

 Regular test: 20%

 Midterm test: 30%
 Final test: 50%

Teamwork in classroom

15
1. What is Teamwork?

Teamwork is defined as "a joint action by a group of people, in which each

person subordinates his or her individual interests and opinions to the unity
and efficiency of the group." This does not mean that the individual is no
longer important; however, it does mean that effective and efficient teamwork
goes beyond individual accomplishments. The most effective teamwork is
produced when all the individuals involved harmonize their contributions and
work towards a common goal.

2.Why Should Teachers be Interested in Teamwork?

Teamwork has become an important part of the working culture and many
businesses now look at teamwork skills when evaluating a person for
employment. Most companies realize that teamwork is important because
either the product is sufficiently complex that it requires a team with multiple
skills to produce, and/or a better product will result when a team approach is
taken. Therefore, it is important that we learn to function in a team
environment so that they will have teamwork skill when they enter the
workforce. Also, research tells us that we learn best from tasks that involve
doing tasks and involve social interactions.

3.Group work roles:

 Collaborative Learning Guide, Discuss, : Group Roles, student roles

Using Nominal group technique (NGT) in generating ideas. NGT is defined as

a structured method for group brainstorming that encourages contributions
from everyone and facilitates quick agreement on the relative importance of
issues, problems, or solutions. Team members begin by writing down their
ideas, then selecting which idea they feel is best. Once team members are
ready, everyone presents their favorite idea, and the suggestions are then
discussed and prioritized by the entire group using a point system.

16
Role name Function

 Overall coordination
 assures work is done by all,
Leader:  makes sure all have opportunity to participate and
learn.
 Keeps group on task and verifies that all contribute.

 Takes notes on important thoughts expressed in the

group.
Note-taker
 Restates the group's conclusions or answers.
 Writes final summary

 gets needed materials

 Shares summary of group with large group. Speaks for
Reporter:
the group, not just personal view.
 Make a presentation

 Keeps track of time and reminds group how much time

is left.
 Picks up, distributes, collects, turns in, or puts away
Time
materials.
Keeper:
 Checks for accuracy and clarity of thinking during
discussions.
 Checks written work and tracks point

17
 Chapter1. TEAMWORK SKILLS
A. INTRODUCTION
Teams have become a common feature of organisational life. Workplace teams are
used to carry out projects of various kinds and can make a significant contribution to
organisational success, but the development of good working relationships is vital to
team performance. Organisations that take the time to invest in building effective
teams will reap the benefits of improved morale, better performance and the
successful completion of projects.

Good leadership is a key to team performance and team leaders have a vital role to
play in ensuring that team members work well together and are able to achieve the
goals which have been set. Their role is that of facilitator. They need to understand
the nature of the task in hand as well as the broader organisational context. They need
to assess the knowledge, skills and experience of each team members and what
motivates them. They need to engage individuals and help them to find their place in
the work of the team.

B. DEFINITION
A team is more than just a group of people who happen to work together. It is a group
of people working towards common goals and objectives and sharing responsibility
for the outcomes. Increasingly, a team may be composed of people drawn from
different functions, departments and disciplines who have been brought together for a
specific project. Team building begins with the effective selection and grouping of
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced in a retrieval
system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical,
photocopying, recording or otherwise, without the prior permission of the publisher.
team members. It includes the encouragement of good working relationships and
practices, which enable the team to steer and develop the work and reach their goals

C. HOW TO BUILD EFFECTIVE TEAMS

1. Consider whether a team is the best option

18
Don’t assume that a team is necessarily the best way of achieving the objectives you
have in mind. Think carefully about the tasks to be completed and the skills required
before launching into the formation of ateam.

Consider whether there is a need for a mix of skills and experience, the sharing of
workloads, or for brainstorming and problem solving. In such cases a team will often
be the best option. Otherwise, ask yourself whether the task can be more effectively
carried out by a single person with the relevant knowledge and skills. It is important
to weigh the advantages and disadvantages of team working – there may be losses in
coordination and motivation if teams are not carefully developed and managed.

Organisational culture should also be considered - teamwork may be difficult, for

example, in an organisation with a culture of rigid reporting structures or fixed work
procedures.

2. Define objectives and the skills needed to reach them

Think carefully about the nature of the tasks or projects to be carried out by the team
and the mix of knowledge and skills needed. For teams handling routine tasks on a
long term basis, low levels of

diversity in the team and clear definitions of tasks and roles are required. In this
context, the key aims would be high levels of team cohesion and commitment and
low levels of conflict.

For innovation and problem solving, on the other hand, high levels of diversity and
complementary skills will be required and the definition of goals and roles may be
left to the team. This might involve losses in

coordination, much less cohesion, and fairly high potential for conflict, but could be
worthwhile if new ideas and solutions are required.

3. Consider the make-up of the team

If you are forming a new team, you need to consider the number of people involved,
their cultural backgrounds and the skill set they bring to the team. If you are setting

19
up an international or multi-cultural team you may wish to study Geert Hofstede’s
work on cultural differences. This will give you a better

understanding of issues such as differing attitudes to authority, individual

responsibility and uncertainty avoidance. (See Related thinkers below).

In many organisations, however the selection of team members will be outside the
remit of the team

leader. In such cases the process of developing good working relationships and
practices within the team is even more vital to success.

The work of R Meredith Belbin provides some useful insights into the patterns of
behaviour exhibited by team members and the way they interact with each other. You
may wish to take these into account when putting a team together or seeking to shape
an existing team. Belbin identifies a number of roles which team members can play
and their respective strengths and weaknesses. He suggests that teams need a balance
of members with differing roles if they are to work together effectively. Furthermore
an understanding of personal differences and roles can help team members to
cooperate more successfully, complementing each other’s strengths. (See Related
thinkers below for more on Belbin’s work.)

Teams with a strong focus on innovation who need to develop new ideas may benefit
from members with who can think in different ways to analyse problems and find
solutions.

4. Plan your team building strategy

The following aspects must be considered:

- climate of trust – nurturing team culture is a vital part of the team leader’s role.
Mistakes and failures should be seen as learning experiences, not as occasions to
apportion blame
- communication – clear and frequent communication is vital. The free flow of
information will help team members understand how their work contributes to
business objectives and promote better integration

20
- training – specialist training may be needed to handle the tasks required,
especially if the team leader has not been able to select team members personally.
Team leaders will need project management skills and the ability to manage
meetings, moderate discussions and handle conflict. Team members will also
need good interpersonal skills, including communication and negotiation.
- time – ensure that there is time to coordinate activities, to develop ideas and to
monitor progress and that there are opportunities for regular meetings. Be aware
that attitudes to time differ significantly across cultures
- resources – make sure that the team has access to the resources and materials
they will need to complete their work objectives – these need to be clearly
understood by all team members. This is increasingly a matter of involving team
members in setting objectives rather than dictating prescribed objectives to them.
Team members with a clear understanding of their own objectives and their place
withinthe team and the wider organisation are more likely to be able to motivate
themselves to achieve, and to exhibit higher levels of job satisfaction,
commitment, excitement and enthusiasm
- tasks and roles – it is vital for team members to be absolutely clear about what is
expected of them and what tasks have to be carried out. Consider how you will
handle the situation if tasks and roles are not respected
- feedback - everybody needs to know how well they are doing and if and where
improvements can be made. Feedback should focus firstly on the positive aspects
and then on ways of addressing any problems or difficulties.
- You may also consider bringing in someone with team building experience to
help with the initial phases, especially if the team's task is major or complex.
Alternatively, consider whether team building activities
such as outbound team building, games or process labs would be helpful and
appropriate.

5. Get the team together

- From the outset you should aim to start to encourage the group to see themselves
as a team, rather than a collection of individuals. At the initial meeting, discuss

21
 and agree the overall objectives the team is to achieve, rather than attempting to
address tasks in detail. Make sure that everyone understands their personal
contribution to the team's success, its place in the project schedule and its
importance to the project's success.
- Bear in mind that most teams pass through several stages of development before
starting to produce their best work. Bruce Tuckman’s 1965 model of team
development presents this process in the following stages:
 forming - as team members come together
 storming – as they work through the issues
 norming – as conflicts are resolved and working practices and expectations are
established
 performing – as objectives are achieved.
- Bear in mind that these stages vary in importance depending on the type of task
being carried out. For example, in the case of routine tasks, groups should
proceed more quickly to performing. Teams with innovative tasks will need more
time for forming and storming and may find it difficult to reach the performing
stage. Once a problem-solving strategy has been found by an ‘innovative’ team,
it may be necessary to form a new team to implement the solution. Blanchard’s
situational leadership model can help managers to lead teams through these
stages as it provides for individual team members to be managed according to
their differing needs for coaching, support or direction.
6. Explore and establish operating ground rules

- It is vital to establish ground rules from the outset, especially for cross-cultural or
remote teams. Agree processes for decision-making and reporting which will be
maintained throughout the life-span of the team. Establish when and how often
meetings will take place and how they will be managed. Encourage a climate of
open and honest communication, so that, as far as possible, team members will
be able to express opinions without fear of recrimination and minority views will
be heard and considered.
- For certain projects you might want to consider using a version of the “Delphi
Method”. The team leader and all members may contribute to crucial decision-
22
 making processes, anonymously via questionnaires, on an iterative basis, until a
consensus is reached. Anonymity can reduce internal conflicts or personality
issues among team members, and support complex strategic decision-making.
7. Identify individuals’ strengths and motivations

- Carry out an audit of individuals' strengths and place people in the right position
based on their skills and competences. Consider also how contributions and
responsibilities overlap and how synergy can be released. It is important for team
members to reach a common understanding of each other’s strengths. This helps
to integrate the skills of team members, strengthen team cohesion and improve
the efficiency and performance of the team as a whole.
- Getting to know your team members better will help you to understand which
factors are most important to motivating each individual, in the short-term and in
the long-term, and to ensure that these are not ignored in any rewards system that
you design to reflect their efforts.
8. See yourself as a team member

- Your role as team leader is to be a member of the team - not just the boss.
Always maintain fairness in your approach to members of the team. Make it clear
to all that everyone in the team has an important role to play and that your role
happens to be that of team leader. Act as a good role model and maintain
effective communication with all members, especially through listening. Be
aware of the formal and informal roles within the team and endeavour to keep
conflict between them to a minimum. In some cases it may be beneficial for roles
to remain fluid, adding to the flexibility of working relationships, but don’t allow
team members to lose their focus on their individual strengths or objectives. An
effective leader may decide to cede project leadership (albeit temporarily) to
another, when specific skills are required.
9. Check progress towards objectives
- Check regularly to ensure that everyone still has a clear focus on what they are
working towards, both individually and as a team. Identify milestones and hold
team members accountable for progress towards them. As the team develops,

23
 pride in shared success and lessons learned from failure should also help to
develop a sense of shared purpose, strengthen commitment and contribute to
improved performance in the long run.
10. Time meetings with care
- Unnecessary meetings are a bane, but if there are too few, the project - and the
team - can lose focus.
- Meet regularly but with purpose, and with a clear agenda. Meetings provide
opportunities to:
 check that everyone is comfortable with their roles and tasks prior permission of
the publisher.
 review progress towards goals
 reflect on how the team is working together.
 If any problems are identified, plan and implement appropriate action or
corrective measures. Make sure that decisions are clearly documented. Someone
should take responsibility for writing a summary of the meeting and ensuring that
this is circulated to the team and team leader for future reference.
11. Dissolve the team

When the team has accomplished its tasks, acknowledge this. Carry out a final review
to confirm whether objectives have been fully met. Evaluate the team's performance,
so that individuals can improve and learn from experience. If all the objectives have
been met the team can be disbanded. Make sure that you knowledge every member
for their contribution and do not forget to celebrate your achievements.

24
 Chapter 2. PRESENTATION SKILLS

Presentations skills and public speaking skills are very useful in many aspects of
work and life. Effective presentations and public speaking skills are important in
business, sales and selling, training, teaching, lecturing, and generally feeling
comfortable speaking to a group of people.

Developing the confidence and capability to give good presentations, and to stand up
in front of an audience and speak well, are also extremely helpful competencies for
self-development and social situations.

Presentation skills and public speaking abilities are not limited to certain special
people - anyone can give a good presentation, or perform public speaking to a
professional and impressive standard. Like most specialisms, this
requires preparation and practise.

The formats and purposes of presentations can be very different, for example: oral
(spoken), multimedia (using various media - visuals, audio, etc), powerpoint
presentations, short impromptu presentations, long planned presentations, educational
or training sessions, lectures, and simply giving a talk on a subject to a group on a
voluntary basis for pleasure. Even speeches at weddings and eulogies at funerals are
types of presentations.

1. Fear of Public Speaking and Presentations

You are not alone if the thought of speaking in public scares you. On the contrary.

Everyone feels fearful of presenting and public speaking to one degree or another.

Giving a presentation is very worrying for many people. Presenting or speaking to an

audience regularly tops the list in surveys of people's top fears - more than heights,
flying or dying.

2. Understanding and Overcoming Fear

25
The key to managing and controlling anything is first to understand it, especially its
causes.

The cause of fear is (a feeling of) insecurity and/or an unfamiliar or uncontrollable

threat.

In the context of presentations and public speaking this is usually due to:

Lack of confidence, and/or

Lack of control (or a feeling of not having control) - over the situation, other people
(the audience) and our own reactions and feelings

And (in some cases) possibly a bad memory or experience from our past

The effects of these are heightened according to the size of the audience, and
potentially also the nature of the audience/situation - which combine to represent a
perceived uncontrollable threat to us at a very basic and instinctive level (which we
imagine in the form or critical judgement, embarrassment, humiliation, etc).

"Most of us would not feel very fearful if required to give a presentation to a class
of 30 five-year-old children, but we would feel somewhat more fearful if required to
give a presentation to an interview panel of three high court judges. So audience size
is not everything - it's the nature of the situation and audience too."

As such audience size and situation are circumstantial factors which can influence the
degree of anxiety, but they are not causal factors in themselves. The causes exist
because of the pressure to command, control, impress, etc.

3. Confidence and Control

The two big causal factors (low confidence and control) stem typically from:

Inadequate preparation/rehearsal, and/or

26
Low experience.

If we have a bad memory which is triggering a fear response, then it is likely that the
original situation we recall, and which prompts our feelings of anxiety, resulted from
one or both of the above factors.

Preparation and rehearsal are usually very manageable elements. It's a matter of
making the effort to prepare and rehearse before the task is upon us. Presentations
which do not work well usually do so because they have not been properly prepared
and rehearsed.

Experience can be gained simply by seeking opportunities for public speaking and
presenting to people and groups, wherever you feel most comfortable (and then try
speaking to groups where you feel less comfortable). Given that humankind and
society everywhere are arranged in all sorts of groups - schools and colleges, evening
classes, voluntary groups, open-mic nights, debating societies, public meetings,
conferences, the local pub, sports and hobby clubs, hospitals, old people's homes, etc,
etc - there are countless groups everywhere of people and potential audiences by
which you can gain speaking and presenting experience - this is not so difficult to
achieve.

So experience, is actually just another manageable element before the task, although
more time and imagination is required than in preparing and rehearsing a particular
presentation.

Besides these preparatory points, it's useful to consider that fear relates to stress.

Stress can be managed in various ways. Understanding stress and stress management
methods can be very helpful in reducing the anxiety we feel before and while giving
presentations and public speaking.

Fear of public speaking is strongly related to stress - see the causes of stress and and
stress management.

A common physical reaction in people when having to speak in public is a release of

adrenaline and cortisol into our systems, which is sometimes likened to drinking

27
several cups of coffee. Even experienced speakers feel their heart thumping very
excitedly indeed.

This sensational reaction to speaking in public is certainly not only felt by novices,
and even some of the great professional actors and entertainers suffer with real
physical sickness before taking the stage or podium.

So you are not alone. Speaking in public is genuinely scary for most people,
including many who outwardly seem very calm.

Our primitive brain shuts down normal functions as the 'fight or flight' impulse takes
over - see FEAR under the acronyms section (note: there is some adult content
among these acronyms for training and presentations).

But don't worry - every person in your audience wants you to succeed. The audience
is on your side (if only because they are very pleased that it's you up there in the
spotlight speaking and not them).

All you need to do is follow the guidelines contained on this page, and everything
will be fine. As the saying goes, don't try to get rid of the butterflies - just get them
flying in formation.

Incidentally, the origins this famous public-speaking/performing butterflies metaphor

is typically given as "There is nothing wrong with stomach butterflies! You just have
to get them to fly in formation!" - see the attribution information for the butterflies
metaphor on the inspirational quotes page.

So, how do you calm the butterflies and get them flying in formation?

The answer (where butterflies equate to fear) is clear and simple in the following
maxim:

To calm the butterflies you must be relaxed. To be relaxed you must be confident. To
be confident you must be prepared and rehearsed.

Good preparation is the key to confidence, which is the key to being relaxed, and this
calms the butterflies,(i.e., overcomes the fear).

28
Put another way, according to logical ' cause and effect':

Preparation + Rehearsal > Confidence > Calm > = Fearlessness

Good preparation and rehearsal will reduce your nerves by 75%, increase the
likelihood of avoiding errors to 95%. (Source: Fred Pryor Organisation, a significant
provider of seminars and open presentation events.)

And so this is the most important rule for effective presentations and public speaking:

Prepare, which means plan it, and practise/rehearse it.

Then you'll be in control, and confident.

Your audience will see this and respond accordingly, which in turn will help build
your confidence, and you even start to enjoy yourself too.

And remember that there is a cumulative effect:

Every successful presentation that you create and deliver generates more experience
and confidence for you, which makes every future presentation easier and more
successful for you, and so it goes, until every last butterfly is calmed.

4. How to give Effective Presentations

Preparation and knowledge (of subject and the presentation itself) are the pre-
requisites for a successful presentation, which importantly produce confidence and
control, in turn important for relaxing the presenter, and the audience.

As a presenter, remember and apply Eleanor Roosevelt's maxim that "no-one can
intimidate me without my permission". When you are a presenter you are in charge.
The audience generally accepts this, and you are within your rights to control anyone
who does not.

Remember also that "depth of conviction counts more than height of logic, and
enthusiasm is worth more than knowledge", (which is apparently attributed to David
Peebles, about whom I have no further details - please let me know if you do).
Passion is therefore a very powerful component in any successful presentation.

29
Good presenting is about entertaining as well as conveying information. As well,
people retain more if they are enjoying themselves and feeling relaxed. So whatever
your subject and audience, try to find ways to make the content and delivery
enjoyable - even the most serious of occasions, and the driest of subjects, can be
lifted to an enjoyable or even an amusing level one way or another with a little
research, imagination, and humour.

Enjoyment and humour are mostly in the preparation. These effects are not easily
produced spontaneously. You don't need to be a natural stand-up comedian to inject
enjoyment and humour into a presentation or talk. It's the content that enables it,
which is very definitely within your control.

Research and studies generally indicate that in presentations you have between 4 - 7
seconds in which to make a positive impact and good opening impression, so make
sure you have a good, strong, solid introduction, and rehearse it until it is 'second
nature' to you and an action of 'unconscious competence'.

Try to build your own credibility in your introduction, and create a safe comfortable
environment for your audience, which you will do quite naturally if you appear to be
comfortable yourself.

Smiling helps a lot. It will relax you and the audience. In addition to giving you a
relaxed calm appearance, smiling actually releases helpful 'happy' chemicals into
your nervous system, and makes you feel good.

So does taking a few deep slow breaths make you feel relaxed - low down from the
pit of your stomach - before you take to the stage.

Avoid starting with a joke unless you are supremely confident - jokes are high risk
things at the best of times, let alone at the start of a presentation.

I was sent this excellent and simple idea for a presentation - actually used in a job
interview - which will perhaps prompt similar ideas and adaptations for your own
situations.

30
At the end of the presentation the speaker made the point that individually the letters
meant little, but together they made a team

Apologising to the audience can also affect the moods and atmospheres of
presentations...

Generally try to avoid starting a presentation with an apology - unless you've really
made a serious error, or an apology is part of your plans, or an intentional humorous
device. Usually audiences will forgive you far more than you forgive yourself.
Apologising for trivial matters can cause audiences to feel uncomfortable, and may
also give the impression that you are not in control or confident.

If you do have to apologise for something, make the apology briefly and clearly, and
if possible try to make light of it (unless it's really serious of course).

It is normal to make mistakes, and even the most experienced professional speakers
and presenters make mistakes, so just relax and keep calm if (when) you make one.

In acknowledging minor mistakes it is usually better to keep the mood light and
relaxed, with phrases such as:

"Observant delegates among you perhaps will have noticed (refer to the error)..."

"Welcome everyone. Who among you has noticed my deliberate mistake?..."

"Welcome everyone. You might have noticed the experimental 'deliberate mistake'
icebreaker this morning (refer to the mistake). Could you split into groups of three;
analyse the situation, and prepare a two-minute presentation as to how the
'corrective-action loop' might be applied to minimise the chances of this happening
again...... No, seriously..."

Try to start on time even if some of the audience is late. Waiting too long undermines
your confidence, and the audience's respect for you.

The average attention span of an average listener is apparently (according to various

sources I've seen over the years) between five and ten minutes for any single

31
unbroken subject. Younger 'Playstation' and 'texter' generations will have even less
tolerance than this, so structure your content accordingly.

Any audience will begin to wriggle and feel less comfortable in their seats after about
40 minutes of sitting listening/watching. So presentations which are longer than this
time should include a reason for the audience to move a little, or ideally stand up and
move about, after about 40 minutes.

Break up the content so that no single item takes longer than a few minutes, and
between each item try to inject something amusing, amazing, remarkable or spicy - a
picture, a quote, a bit of audience interaction - anything to break it up and keep
people attentive.

Using a variety of media and movement will maintain maximum interest.

Think of it like this - the audience can be stimulated via several senses - not just
audio and visual (listening and watching) - consider including content and activity
which addresses the other senses too - touch certainly - taste maybe, smell maybe -
anything's possible if you use your imagination. The more senses you can stimulate
the more your audience will remain attentive and engaged.

You can stimulate other things in your audience besides the usual 'senses'.

You can use content and activities to stimulate feelings, emotions, memories, and
even physical movement.

Simply asking the audience to stand up, or snap their fingers, or blink their eyes
(assuming you give them a good reason for doing so) immediately stimulates
physical awareness and involvement.

Passing several props or samples around is also a great way to stimulate physical
activity and involvement.

Quotes are a wonderful and easy way to stimulate emotions and feelings, and of
course quotes can be used to illustrate and emphasise just about any point or concept
you can imagine.

32
Research and collect good quotations and include then in your notes. Memorise one
or two if you can because this makes the delivery seem more powerful.

See the funny quotations and inspirational quotes webpages for ideas and examples.

Always credit the source of quotes you use.

Failing to attribute a quote undermines a speaker's integrity and professionalism.

Conversely, giving credit to someone else is rightly seen as a positive and dignified
behaviour.

Having quotes and other devices is important to give your presentation depth and
texture, as well as keeping your audience interested.

So don't just speak at people. Give them a variety of content, and different methods
of delivery - and activities too if possible.

Be daring and bold and have fun. Use props and pass them around if you can. The
more senses you can stimulate the more fun your audience will have and the more
they'll remember.

Some trainers of public speaking warn that passing props around can cause a loss of
control or chaos. This is true, and I argue that it's good. It's far better to keep people
active and engaged, even if it all needs a little additional control. Better to have an
audience slightly chaotic than bored to death.

Planned chaos is actually a wonderful way to keep people involved and enjoying
themselves. Clap your hands a couple of times and say calmly "Okay now - let's
crack on," or something similarly confident and unphased, and you will be back in
control, with the audience refreshed for another 5-10 minutes.

Create analogies and themes, and use props to illustrate and reinforce them.

- Stories
- Questions and 'hands-up' feedback
- Pictures, cartoons and video-clips
- Diagrams

33
- Video-clips and sound-clips
- Surveys and statistics
- Straw polls (a series of hands-up votes/reactions which you record and then
announce results)
- Inviting a volunteer to take the stage with you (for a carefully planned reason)
- Audience participation exercises
- Asking the audience to do something physical (clapping, deep breathing,
blinking, finger-snapping, shouting, and other more inventive ideas)
- Asking the audience to engage with each other (for example introductions to
person in next chair)
- Funny quotations (be careful not to offend anyone)
- Inspirational quotations
- Acronyms
- Props, samples, physical objects (see the visual aids ideas page)
- Examples and case-study references
- Fables and analogies
- Prizes, awards and recognising people/achievements
- Book recommendations
- Fascinating facts (research is easy these days about virtually any subject)
- Statistics (which dramatically improve audience 'buy-in' if you're trying to
persuade)
- Games and exercises and icebreakers
- Body language, and the changing tone and pitch of your voice.
For long presentations of more than an hour or two, such as training sessions, aim to
have a 'rest' break every 45-60 minutes for people to get up and stretch their legs,
otherwise you'll be losing their attention regardless of the amount of variety and
diversion 'spice' you include.

Take the pressure off yourself by not speaking all the time. Get the audience doing
things, and make use of all the communications senses available.

34
Interestingly the use of visual aids generally heightens retention of the spoken word -
by 70% or more. The figure is demonstrably and substantially more than 70% for
certain things, for example: try memorising a person's face from purely a verbal
description, compared with actually seeing the face. A verbal or written description is
only fractionally as memorable as actually seeing anything which has more than a
basic level of complexity.

Some people refer to the following figures on the subject of information retention,
which are taken from Edgar Dale's theory called the Cone of Experience:

Edgar Dale's Cone of Experience

Read 10%

Heard 20%

Seen 30%

Heard and Seen 50%

Said 70%

Said and Done 90%

5. How to Use Visual Aids

For printed visual aids with several paragraphs of text, use serif fonts (a font is a
typeface) for quicker readability.

For computer and LCD projectors use sans serif fonts, especially if the point size
(letter size) is quite small.

Arial is a sans serif font. Times is a serif font. (A serif font has the extra little cross-
lines at the ends of the strokes of the letters. Interestingly, serif fonts originated in the
days of engraving, before printing, when the engraver needed a neat exit from each
letter.)

Extensive sections of text can be read more quickly in serif font because the words
have a horizontal flow, but serif fonts have a more old-fashioned traditional

35
appearance than sans serif, and so stylistically can seem old-fashioned, which does
not fit certain presentations.

If you need to comply with a company/corporate typeface (font/letter design) you'll

maybe have no choice of lettering style. If you are creating and delivering the
presentation for a company or organization of any sort then ask if there is a
recommended/compulsory 'house' typeface, and if so, then use it, along with
corporate colour/color schemes and branding. Marketing departments usually keep
this information.

Generally try to use no more than two different typefaces (fonts) and no more than
two size/bold/italic variants, or the text presentation becomes confused and very
distracting to read quickly and easily.

Whatever - try to select fonts and point sizes that are the best fit for your medium and
purpose.

6. Preparation and Creating Your Presentation

This is a sequential step-by-step process - a list of the main action points - for
creating and preparing a successful and effective presentation - large or small. The
process includes preparing, creating, checking, rehearsing, refining and finalising the
presentation.

Think about your audience, your aims, their expectations, the surroundings, the
facilities available, and what type of presentation you are going to give (lecture style,
informative, participative, etc).

What are your aims? To inform, inspire and entertain, maybe to demonstrate and
prove, and maybe to persuade.

How do you want the audience to react?

Thinking about these things will help you ensure that your presentation is going to
achieve its purpose.

36
Clearly identify your subject and your purpose to yourself, and then let the creative
process take over for a while to gather all the possible ideas for subject matter and
how you could present it.

Think about interesting ways to convey and illustrate and bring your points to life, so
that your presentation is full of interesting things (think of these as 'spices') to
stimulate as many senses as possible. A presentation is not restricted to spoken and
visual words - you can use physical samples and props, sound and video, body
movement, audience participation, games and questions, statistics, amazing facts,
quotes, and lots more ideas to support your points and keep the audience engaged.

Use brainstorming and 'mind-mapping' methods (mind-mapping is sketching out

ideas in extensions, like the branches of a tree, from a central idea or aim). Both
processes involve freely putting random ideas and connections on a piece of paper -
the bigger the sheet the better - using different coloured pens will help too.

Don't try to write the presentation in detail until you have decided on the content you
need and created a rough structure from your random collected ideas and material.
See the brainstorming process - it's very helpful and relevant for creating and writing
presentations.

When you have all your ideas on paper, organise them into subject categories. Three
categories often work best. Does it flow? Is there a logical sequence that people will
follow, and which makes you feel comfortable?

Use the 'rule of three' to structure the presentation where possible, because sets of
three have a natural balance and flow. A simple approach is to have three main
sections. Each section has three sub-sections. Each of these can have three sub-
sections, and so on. A 30 minute presentation is unlikely to need more than three
sections, with three sub-sections each. A three day training course presentation need
have no more than four levels of three, giving 81 sub-sections in all. Simple!

Presentations almost always take longer to deliver than you imagine.

37
When you have a rough draft of your presentation you should practise it, as if you
were actually in front of an audience, and check the timings. If your timings are not
right - (usually you will have too much material) - then you can now adjust the
amount of content, and avoid unnecessarily refining sections that need to be cut out.
Or if you are short of content, you can expand the presentation material accordingly,
or take longer to explain the content you already have.

You must create a strong introduction and a strong close.

You must tell people what you're going to speak about and the purpose or aim of
your presentation.

And if you finish with a stirring quotation or a stunning statistic, you must, before
this, summarise what you have spoken about and if appropriate, demand an action
from your audience, even if it is to go away and think about what you have said.

Essentially the structure of all good presentations is to: "Tell'em what you're gonna
tell'em. Tell'em. Then tell'em what you told'em." (Thanks N Toptani for suggesting
that this famous quote about public speaking was originated by George Bernard
Shaw)

When you have structured your presentation, it will have an opening, a middle with
headed sections of subject matter, and a close, with opportunity for questions, if
relevant. This is still a somewhat flat 'single-dimensional' script. Practice it in its
rough form, which is effectively a 'read-through' rather than a fully formed
presentation with all aids and equipment.

Next you bring it to life as a fully formed presentation - give it space and life and
physicality and character - by blending in your presentation methods, aids, props, and
devices, as appropriate. This entails the equipment and materials you use, case
studies, examples, quotations, analogies, questions and answers, individual and
syndicate exercises, interesting statistics, samples, visual and physical aids, and any
other presentation aid you think will work. This stage often requires more time than
you imagine if you have to source props and materials.

38
Practice your presentation in rough full form with all your aids and devices. Review
and record the timings. They will be different compared to earlier simple read-
throughs. Amend and refine the presentation accordingly. Practise at this stage is
essential to build your competence and confidence - especially in handling and
managing the aids and devices you plan to use - and also to rehearse the pace and
timings. You'll probably be amazed at this stage to realise how much longer the
presentation takes to deliver than you imagined when you were simply reading on
your cards or notes.

If your presentation entails audio-visual (AV) support and equipment provision by

specialist providers then ensure you control the environment and these services. If
there are audio-visual aspects happening that you don't understand then seek
clarification. You must understand, manage and control these services - do not
assume that providers know what you need - tell the providers what you want, and
ask what you need to know.

Ask an honest and tactful friend to listen and watch you practice. Ask for his/her
comments about how you can improve, especially your body-language and
movement, your pace and voice, and whether everything you present and say can be
easily understood. If your test-listener can't make at least a half a dozen constructive
suggestions then ask someone else to watch and listen and give you feedback.

Refine your presentation, taking account of the feedback you receive, and your own
judgement. Test the presentation again if there are major changes, and repeat this
cycle of refinement and testing until you are satisfied.

Produce the presentation materials and organise the equipment, and ensure you are
comfortable with your method of reading from notes, cards etc.

Practice your presentation it in its refined full form. Amend and refine as necessary,
and if possible have a final rehearsal in the real setting, especially if the
venue/situation is strange to you.

39
Take nothing for granted. Don't guess or make assumptions about anything that could
influence your success. Check and double-check, and plan contingencies for anything
that might go wrong.

Plan and control the layout of the room as much as you are able. If you are a speaker
at someone else's event you'll not have complete control in this, but if it's your event
then take care to position yourself, your equipment and your audience and the seating
plan so that it suits you and the situation. For instance, don't lay out a room theatre-
style if you want people to participate in teams; use cabaret-layout instead. Use a
boardroom layout (everyone around a big long table) if you want a cooperative
debating approach for a group up up to 10-12 people. Consider splitting people into
sub-groups if the total group size is more than 10-12 people. (See guidance on
managing groups sizes in the teambuilding section.)

Make sure, when the room/venue is prepared, that (before delegates arrive) everyone
will be able to see you, and all of the visual displays (screen, wipeboard, etc).

Make sure you understand, and if appropriate control and convey, the domestic
arrangements (fire drill, catering, smoking, messages, coffee and lunch breaks etc). If
you are running/starting the event, then this is your responsibility. It is also good to
remind people of these arrangements when restarting after a lunch-break. So build
these aspects into your presentation and timings if they are required.

7. Delivering Presentations Successfully

The day before your presentation see again the notes about calming your butterflies -
i.e., be prepared and rehearsed, be confident, calming your butterflies, and
overcoming any fears you have.

In the half-hour before your presentation: Relax. If you are not relaxed then try to
find a way to become so. Think about breathing slowly and deeply. Think about
calming relaxing things. Smile. If despite all your preparations you remain scared, a
good way to overcome your fear is just to do it.Start with your solid practised
opening, and smile. Enjoy it. Or look like you are enjoying it.

40
Be firm, be confident and be in control; the stage is yours, and the audience is on
your side.

Introduce yourself and tell them what your going to tell them. Tell them why you are
telling them it; why it's important, and why it's you that's telling them.

Tell the audience how long your presentation will last, and explain when in the
presentation that the audience is able to ask questions.

It is generally easier to deliver and manage a presentation if you tell the audience to
ask their questions at the end. For a more participative and involving presentation
you can allow questions at any time, but ensure you keep firm control of your
timings, and the audience.

If your audience is more than about 30-40 people then it can become difficult to take
questions during the presentation, so for large groups, and certainly groups exceeding
100 people it's generally best to take questions at the end of the presentation.

By the time you've done this introduction you've established your authority, created
respect and credibility, and overcome the worst of your nerves. You are probably
enjoying it. If you're just giving a short presentation then by the time you've done all
this you've completed a quarter of it!

Be aware of your own body language and remember what advice you got from your
friend on your practice run. You are the most powerful visual aid of all, so use your
body movement and position well. Don't stand in front of the screen when the
projector is on.

If people talk amongst themselves just stop and look at them. Say nothing, just look.
You will be amazed at the effect, and how quickly your authority increases. This
silent tactic usually works with a chaotic audience too.

If you really need to change things during the presentation then change them, and
explain to the audience why you are doing it if that helps you and them.

41
If you want a respite or some thinking time, asking the audience a question or
involving them in an exercise takes the pressure off you, and gives you a bit of
breathing space.

Pausing is fine. A pause tends to seems like an age when you're up there presenting,
but actually the audience won't notice a pause, and will not think a pause is a mistake,
unless you draw attention to it. An occasional pause is perfectly fine, and very
reasonably helps you to concentrate on what you're going to say next.

Keep control. No-one will question your authority when you have control, so don't
give it up.

If you don't know the answer to a question then say so and deal with it later. You
have the right to defer questions until the end (on the grounds that you may well be
covering it in the presentation later anyway, or just simply because you say so).

Close positively and firmly, thank the audience, and accept plaudits graciously.

Summary

8. Creating presentations: Step-by-Step

This is the basic sequence of actions for creating and preparing a presentation up to
the point of actually delivering the presentation to an audience:

Define purpose

Gather content and presentation ideas

Structure the subject matter (sections, headings, order)

Develop how to present it (style, elements, props, equipment)

Prepare presentation (wording, design, materials, equipment)

Practise and rehearsals (get feedback, refinement)

Plan venue, control the environment

'Dress rehearsal' if warranted

42
Relax and prepare yourself - confidence and control

And in a little more detail..

9. Prepare the Presentation

Consider:

What's the purpose?

For whom?

What outcomes and reactions are you seeking?

Consider the more detailed nature of:

Subject and content, audience needs, type of presentation, equipment and venue.

Create and gather ideas - brainstorm, mind-map, initially random, be innovative and
daring.

Materials, media, exercises, case-studies, statistics, props, quotations, analogies,

participation.

Anticipate questions, know your subject and reference points

Decide your notes system - cue cards, sheet notes.

10. Create and Design the Presentation

Plan the structure - sections, order, headings, intro/middle/close.

Tell'em what you're gonna tell'em, tell'em, tell'em what you told'em.

Use the ' rule of three'

Points of interest ('spice') and activities - early impact - create a credible impression.

Consider audience attention span and audience profile to get the language and tone
right

Build the presentation, prepare equipment, prepare materials and props, create your
prompts or notes.

Dry-run practise, timings, fall-backs/contingencies.

43
Practise full presentation ('dress rehearsal'), get feedback, refine, practise and
practise. Practise gives you control. Control gives you confidence. Confidence and
control overcome fear.

11. Deliver your Presentation

- Relax.
If necessary revisit your notes about how to relax yourself. Stress can be managed,
and to a small degree it is part of the presentation experience. Butterflies are exciting
and beautiful, even if they are not in perfect formation.

You have prepared and practised, so your presentation will succeed and be enjoyable.

- Smile.
The audience is on your side.

Use a solid well-rehearsed opening, make immediate friendly impact.

"Tell'em what you're gonna tell'em, tell'em, then tell'em what you told'em."

Use confident body-language, control, firmness, confidence, speak your audience's

language, accentuate the positive (be positive and upbeat).

Pause when you need to and don't apologise for it - pausing is perfectly okay.

Use audience participation where possible, be clear, calm, close powerfully and
simply and gratefully, and have fun!

44
 Chương 3. ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP
QUY TẮC ĐẠO ĐỨC CỦA MỘT KỸ SƯ

Kỹ sư là một nghề quan trọng và đòi hỏi trình độ học vấn. Là một người kỹ
sư, bạn cần đạt được các tiêu chuẩn cao nhất về tính trung thực và tính
chính trực.

Kỹ thuật có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến đời sống của mọi người.
Do đó, khi cung cấp các dịch vụ, người kỹ sư cần trung thực, vô tư, công
bằng, sẵn sàng cống hiến để bảo vệ sức khỏe, sự an toàn của cộng đồng, và
phúc lợi xã hội. Các kỹ sư phải hành nghề theo đúng tiêu chuẩn nghề
nghiệp, đòi hỏi tuân thủ các nguyên tắc cao nhất của chuẩn mực đạo đức.

I. Tiêu chuẩn cơ bản

Khi thực hiện các công việc chuyên môn người kỹ sư cần có những trách
nhiệm sau:

Đảm bảo sự an toàn, sức khỏe và phúc lợi của cộng đồng.

Chỉ thực hiện các dịch vụ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Trung thực và khách quan trong những phát biểu công khai.

Đại diện cho công ty hoặc cho khách hàng như một nhân viên trung thực hay
một người được ủy thác đáng tin cậy.

Tránh xa các hành vi lừa đảo.

Có ý thức tự kiểm soát bản thân một cách có trách nhiệm, đúng đạo đức, và
đúng pháp luật nhằm nâng cao danh dự, uy tín và sự hữu ích của nghề kỹ
sư.

II. Các quy tắc thực hiện

1. Người kỹ sư phải có trách nhiệm về sự an toàn, sức khỏe và phúc lợi

của cộng đồng

45
Khi có những quyết định có khả năng gây nguy hiểm cho tính mạng hoặc tài
sản thì người kỹ sư không được tự ý quyết định mà phải thông báo cho cấp
cao hơn hoặc cho khách hàng và những người có thẩm quyền.

Chỉ ký duyệt những tài liệu kỹ thuật đúng tiêu chuẩn đề ra.

Không được tự ý tiết lộ các thông tin, dữ liệu mà không có sự cho phép của
người chủ lao động hoặc không có yêu cầu của các cơ quan luật pháp.

Không tham gia hoặc sử dụng danh nghĩa của mình tham gia, hợp tác vào
bất cứ dự án nào với những người hoặc những tổ chức gian lận, thiếu trung
thực.

Không hỗ trợ hoặc tiếp tay cho những hành động phi pháp của một cá nhân
hay của cả doanh nghiệp.

Khi phát hiện có sự vi phạm các điều lệ trong bộ luật này, người kỹ sư có
trách nhiệm báo cáo sai phạm này đến cơ quan chức năng. Đồng thời người
kỹ sư phải tích cực hỗ trợ khi nhận được yêu cầu hợp tác điều tra của cơ
quan pháp luật.

2. Người kỹ sư chỉ thực hiện các dịch vụ trong những lĩnh vực mà họ
có thẩm quyền

Các kỹ sư chỉ thực hiện những công việc trong các lĩnh vực mà họ đã có kinh
nghiệm hoặc đã được đào tạo trước đó.

Không ký duyệt các kế hoạch hoặc các tài liệu với hình thức đối phó khi
không đủ năng lực, cũng như không ký duyệt các kế hoạch hoặc tài liệu
không được chuẩn bị dưới sự chỉ đạo và kiểm soát của mình.

Mặc dù không nắm rõ hết các chi tiết cụ thể nhưng người kỹ sư có thể nhận
nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án với điều kiện mỗi chi tiết kỹ
thuật cụ thể được ký xác nhận bởi các kỹ sư có trình độ và kiến thức chuyên
ngành về các chi tiết kỹ thuật đó.

46
3. Người kỹ sư phải trung thực và khách quan trong những phát biểu
công khai

Các kỹ sư phải khách quan, trung thực và chịu trách nhiệm trong các phát
biểu, các chứng nhận, các báo cáo chuyên môn của mình.

Các kỹ sư có quyền bày tỏ công khai các ý kiến kỹ thuật dựa trên kiến thức
và thẩm quyền của mình trong các vấn đề chuyên môn.

Các kỹ sư không phát biểu, phê bình hay tranh cãi về các vấn đề kỹ thuật do
bị người khác xúi giục hoặc do các bên liên quan thuê mướn, trừ khi họ mở
đầu ý kiến của mình bằng cách xác định rõ các bên liên quan mà họ đang đại
diện và trình bày các mối quan tâm mà các kỹ sư khác có thể có trong vấn
đề này.

4. Người kỹ sư đại diện cho công ty hoặc cho khách hàng như một
nhân viên trung thực hay một người được ủy thác đáng tin cậy

Phải công bố tất cả các yêu tố gây xung đột đã biết trước hoặc tiềm ẩn làm
ảnh hưởng đến quyết định của mình hoặc chất lượng dịch vụ.

Các kỹ sư không nhận tiền công, bằng tài chính hay bằng bất kỳ cách nào
khác, từ nhiều hơn một bên liên quan cho các dịch vụ trong cùng một dự án,
hoặc cho các dịch vụ liên quan đến cùng một dự án, trừ khi sự việc được
trình bày đầy đủ và được tất cả các bên liên quan chấp nhận.

Người kỹ sư không trực tiếp hoặc gián tiếp gạ gẫm hay nhận tiền hối lộ hoặc
các vật có giá trị từ các bên liên quan đến công việc mà họ chịu trách nhiệm.

Các kỹ sư làm việc trong các dịch vụ công cộng như làm thành viên, cố vấn
hoặc nhân viên của các tổ chức chính phủ, bán chính phủ hoặc các ban
ngành không tham gia vào các quyết định trong các hoạt động kỹ thuật bí
mật hay công khai về các dịch vụ mà họ hoặc tổ chức của họ cung cấp.

Người kỹ sư không nhận hợp đồng từ cơ quan chính phủ khi tổ chức mình
phục vụ là thành viên của cơ quan chính phủ đó.

47
5. Người kỹ sư phải tránh xa các hành vi lừa đảo

Không làm sai lệch hoặc cho phép trình bày sai lệch trình độ của mình.
Không làm sai lệch hoặc thổi phồng trách nhiệm của mình trong một vấn đề
được giao phó. Không xuyên tạc sự thật liên quan đến người sử dụng lao
động, nhân viên, việc liên kết, liên doanh hoặc các thành tựu trong quá khứ
của doanh nghiệp trên các brochure, các bài giới thiệu để thu hút việc làm.

Các kỹ sư không trực tiếp hoặc gián tiếp đề nghị, cho, gạ gẫm, hoặc nhận
hối lộ dưới bất kỳ hình thức nào làm ảnh hưởng đến việc phán quyết, đấu
thầu một hợp đồng. Phải giữ bí mật cho công việc, không đề nghị nhận quà
hay bất kỳ vật có giá trị nào để đổi lấy bí mật. Không trả tiền hoa hồng, chia
phần trăm lợi nhuận, hoặc phí môi giới để đổi lấy bí mật cho công việc, trừ
khi các chi phí đó là quy định chính thức từ tổ chức mà họ phục vụ.

III. Trách nhiệm nghề nghiệp

1. Người kỹ sư phải tuân theo các chuẩn mực cao nhất về tính trung
thực và chính trực trong các mối quan hệ của mình

Phải thừa nhận sai lầm của mình, không che lấp vấn đề làm thay đổi sự thật.

Khi tin rằng dự án sẽ không thành công thì người kỹ sư phải tư vấn điều đó
cho khách hàng hay người có trách nhiệm trong tổ chức của mình.

Không nhận thêm công việc bên ngoài khi điều này gây thiệt hại đến công
việc thường ngày. 

Trước khi nhận thêm công việc bên ngoài, người kỹ sư phải báo với tổ chức
mình hiện đang phục vụ và phải đảm bảo việc này không ảnh hưởng đến
công việc chính đang làm.

Không được lừa đảo hoặc gây hiểu lầm nhằm mục đích lôi kéo nhân lực.

Không vì lợi ích cá nhân mà đánh đổi phẩm giá và tính liêm chính của nghề
nghiệp.

48
2. Các kỹ sư luôn phấn đấu để phục vụ lợi ích chung

Các kỹ sư được khuyến khích tham gia các vấn đề xã hội; hướng dẫn nghề
cho thanh niên, và làm các công việc giúp tăng độ an toàn, sức khỏe và phúc
lợi xã hội.

Người kỹ sư không được chấp nhận, ký duyệt các kế hoạch và/hoặc các
thông số không đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu khách hàng hoặc người cấp
cao hơn kiên quyết chỉ đạo thực hiện kế hoạch này, người kỹ sư phải thông
báo với người có thẩm quyền và rút khỏi dự án.

Các kỹ sư được khuyến khích mở rộng kiến thức cộng đồng và đánh giá
đúng công việc kỹ sư và thành tựu của nó.

Các kỹ sư nên tuân thủ các nguyên tắc phát triển bền vững để bảo vệ môi
trường cho thế hệ tương lai.

3. Người kỹ sư không được có những hành vi, thủ đoạn lừa đảo quần
chúng

Tránh sử dụng các báo cáo hay trình bày làm sai lệch bản chất của sự việc
hoặc bỏ qua các vấn đề quan trọng.

Quảng cáo tuyển dụng nhân viên rõ ràng, phù hợp nhu cầu.

Phải nêu rõ ai là tác giả của các báo cáo, công trình nghiên cứu, tránh mạo
danh.

4. Người kỹ sư không được tiết lộ các thông tin, quy trình kỹ thuật bí
mật của đối tác hay tổ chức mà họ đã và đang phục vụ khi không có sự
đồng ý của các bên liên quan

Khi không có sự đồng ý của các bên liên quan, người kỹ sư không thúc đẩy
hoặc sắp xếp một công việc mới hoặc kết nối với một dự án dựa vào kiến
thức chuyên môn.

Khi không có sự đồng ý của tất cả các bên liên quan, người kỹ sư không
tham gia hay đại diện cho đối phương để kết nối dự án hoặc tiến hành dự án
49
dựa vào kiến thức chuyên môn, hay đại diện cho cựu khách hàng hay công
ty cũ.

5. Người kỹ sư không để lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến nghiệp vụ

Không nhận các khoản tiền bồi dưỡng hoặc các vật có giá trị, bao gồm việc
thiết kế kỹ thuật miễn phí, từ các nhà cung cấp để chọn sản phẩm của họ.

Không trực tiếp hoặc gián tiếp nhận tiền hoa hồng hoặc các khoản phụ cấp
từ các nhà thầu hoặc các bên liên quan, lợi dụng trách nhiệm của mình để
đối phó với khách hàng hoặc công ty mà người kỹ sư đang phục vụ.

6. Không sử dụng các thủ đoạn lừa đảo, chỉ trích sai sự thật làm ảnh
hưởng đến các kỹ sư khác, hoặc dùng các biện pháp không đúng đắn
để mưu cầu công việc hoặc sự thăng tiến cho bản thân

Người kỹ sư không yêu cầu, đề nghị, hoặc chấp nhận chi trả các khoản hoa
hồng để có được sự thỏa hiệp với những quyết định của họ.

Các kỹ sư làm việc bán thời gian làm việc với mức độ phù hợp với chính
sách của nhà tuyển dụng và phù hợp với các chuẩn mực đạo đức.
Không sử dụng các thiết bị, vật tư, phòng thí nghiệm, hoặc cơ sở vật chất
của công ty để phục vụ cho các công việc cá nhân, trừ khi được phép.

7. Tông trọng bản thân, đồng nghiệp, khách hàng và những người khác

Người kỹ sư không trực tiếp hoặc gián tiếp có những hành động, lời nói làm
tổn thương hay đầu độc suy nghĩ của người khác làm ảnh hưởng đến uy tín
nghề nghiệp, triển vọng, danh dự, việc làm của các kỹ sư khác. Người kỹ sư
sẽ trình báo với các cơ quan chức năng khi phát hiện những hành vi phi đạo
đức hoặc vi phạm pháp luật

Người kỹ sư không đánh giá công việc của một kỹ sư khác cho cùng một
khách hàng khi mà cả hai đều đang phục vụ khách hàng đó, trừ khi đó là
công việc của họ, hoặc người kỹ sư đó đã không còn phục vụ cho khách
hàng này.

50
Khi có yêu cầu về nhiệm vụ nghề nghiệp thì những kỹ sư phục vụ cho các tổ
chức chính phủ, giáo dục sẽ đánh giá công việc của các kỹ sư khác.

Các kỹ sư bán hàng hoặc làm việc trong ngành công nghiệp có quyền so
sánh sản phẩm của họ với sản phẩm của các nhà cung cấp khác.

8. Các kỹ sư phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những công việc
chuyên môn của mình

Người kỹ sư phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những công việc chuyên
môn của mình. Tuy nhiên họ có thể tìm kiếm sự bồi thường cho những dịch
vụ phát sinh ngoài thực tế không phải do sơ suất của họ, nếu không thì lợi
ích của người kỹ sư không thể được bảo vệ

Các kỹ sư cần tuân thủ theo pháp luật và hành nghề đúng như đã đăng ký.

Không được sử dụng mối liên kết của mình với những người không phải kỹ
sư, một công ty, hoặc quan hệ đối tác để che đậy hành vi phi đạo đức.

9. Người kỹ sư công nhận công trạng của những người đã làm công việc kỹ
thuật tạo nên thành quả đó, và nhận biết quyền sở hữu của người khác

Bất cứ khi nào có thể, người kỹ sư đều ghi rõ tên người hoặc những người
đã chịu trách nhiệm cho các thiết kế, các phát minh, các bài viết, hay các
thành tựu khác.

Người kỹ sư sử dụng các thiết kế do khách hàng cung cấp nhận biết rằng
các thiết kế này là tài sản của khách hàng, không được sao chép cho người
khác mà không có sự đồng ý của khách hàng.

Trước khi nhận làm các công việc mà người kỹ sư có thể tạo ra những cải
tiến, những kế hoạch, thiết kế, phát minh, hay các thành tích khác có thể
chứng minh bản quyền hoặc bằng sáng chế, người kỹ sư nên thực hiện một
thỏa thuận xác thực về quyền sở hữu.

Các thiết kế, dữ liệu, thành tích hay các ghi chép của người kỹ sư chuyển
riêng đến người chủ sở hữu lao động là tài sản của chủ sở hữu lao động.

51
Người chủ sở hữu lao động nên đền bù cho người kỹ sư khi sử dụng thông
tin đó cho bất kỳ mục đích nào khác mục đích ban đầu.

Người kỹ sư không ngừng phát triển chuyên môn của mình trong suốt sự
nghiệp và cập nhật kiến thức mới bằng cách tham gia hành nghề, tham dự
các khóa học, đọc các tài liệu kỹ thuật, và tham dự các buổi hội thảo chuyên
ngành.

52
 NSPE Code of Ethics for Engineers

I. Preamble

Engineering is an important and learned profession. As members of this

profession, engineers are expected to exhibit the highest standards of
honesty and integrity. Engineering has a direct and vital impact on the quality
of life for all people. Accordingly, the services provided by engineers require
honesty, impartiality, fairness, and equity, and must be dedicated to the
protection of the public health, safety, and welfare. Engineers must perform
under a standard of professional behavior that requires adherence to the
highest principles of ethical conduct.

I. Fundamental Canons

 Hold paramount the safety, health, and welfare of the public.

 Perform services only in areas of their competence.
 Issue public statements only in an objective and truthful manner.
 Act for each employer or client as faithful agents or trustees.
 Avoid deceptive acts.
 Conduct themselves honorably, responsibly, ethically, and lawfully so
as to enhance the honor, reputation, and usefulness of the profession.

II. Rules of Practice

1. Engineers shall hold paramount the safety, health, and welfare of

the public.

If engineers' judgment is overruled under circumstances that endanger life or

property, they shall notify their employer or client and such other authority as
may be appropriate.

Engineers shall approve only those engineering documents that are in

conformity with applicable standards.

53
Engineers shall not reveal facts, data, or information without the prior consent
of the client or employer except as authorized or required by law or this
Code.

Engineers shall not permit the use of their name or associate in business
ventures with any person or firm that they believe is engaged in fraudulent or
dishonest enterprise.

Engineers shall not aid or abet the unlawful practice of engineering by a

person or firm.

Engineers having knowledge of any alleged violation of this Code shall report
thereon to appropriate professional bodies and, when relevant, also to public
authorities, and cooperate with the proper authorities in furnishing such
information or assistance as may be required.

2. Engineers shall perform services only in the areas of their

competence.

Engineers shall undertake assignments only when qualified by education or

experience in the specific technical fields involved.

Engineers shall not affix their signatures to any plans or documents dealing
with subject matter in which they lack competence, nor to any plan or
document not prepared under their direction and control.

Engineers may accept assignments and assume responsibility for

coordination of an entire project and sign and seal the engineering
documents for the entire project, provided that each technical segment is
signed and sealed only by the qualified engineers who prepared the
segment.

3. Engineers shall issue public statements only in an objective and

truthful manner.

Engineers shall be objective and truthful in professional reports, statements,

or testimony. They shall include all relevant and pertinent information in such

54
reports, statements, or testimony, which should bear the date indicating when
it was current.

Engineers may express publicly technical opinions that are founded upon
knowledge of the facts and competence in the subject matter.

Engineers shall issue no statements, criticisms, or arguments on technical

matters that are inspired or paid for by interested parties, unless they have
prefaced their comments by explicitly identifying the interested parties on
whose behalf they are speaking, and by revealing the existence of any
interest the engineers may have in the matters.

Engineers shall disclose all known or potential conflicts of interest that could
influence or appear to influence their judgment or the quality of their services.

4. Engineers shall act for each employer or client as faithful agents or

trustees.

Engineers shall not accept compensation, financial or otherwise, from more

than one party for services on the same project, or for services pertaining to
the same project, unless the circumstances are fully disclosed and agreed to
by all interested parties.

Engineers shall not solicit or accept financial or other valuable consideration,

directly or indirectly, from outside agents in connection with the work for
which they are responsible.

Engineers in public service as members, advisors, or employees of a

governmental or quasi-governmental body or department shall not participate
in decisions with respect to services solicited or provided by them or their
organizations in private or public engineering practice.

5. Avoid deceptive acts.

Engineers shall not solicit or accept a contract from a governmental body on

which a principal or officer of their organization serves as a member.

55
Engineers shall not falsify their qualifications or permit misrepresentation of
their or their associates' qualifications. They shall not misrepresent or
exaggerate their responsibility in or for the subject matter of prior
assignments. Brochures or other presentations incident to the solicitation of
employment shall not misrepresent pertinent facts concerning employers,
employees, associates, joint venturers, or past accomplishments.

6. Conduct themselves honorably, responsibly, ethically, and lawfully

so as to enhance the honor, reputation, and usefulness of the
profession

Engineers shall not offer, give, solicit, or receive, either directly or indirectly,
any contribution to influence the award of a contract by public authority, or
which may be reasonably construed by the public as having the effect or
intent of influencing the awarding of a contract. They shall not offer any gift or
other valuable consideration in order to secure work. They shall not pay a
commission, percentage, or brokerage fee in order to secure work, except to
a bona fide employee or bona fide established commercial or marketing
agencies retained by them.

III. Professional Obligations

 Engineers shall be guided in all their relations by the highest standards

of honesty and integrity.
 Engineers shall acknowledge their errors and shall not distort or alter
the facts.
 Engineers shall advise their clients or employers when they believe a
project will not be successful.
 Engineers shall not accept outside employment to the detriment of their
regular work or interest. Before accepting any outside engineering
employment, they will notify their employers.
 Engineers shall not attempt to attract an engineer from another
employer by false or misleading pretenses.

56
 Engineers shall not promote their own interest at the expense of the
dignity and integrity of the profession.
 Engineers shall treat all persons with dignity, respect, fairness and
without discrimination.
 Engineers shall at all times strive to serve the public interest.
 Engineers are encouraged to participate in civic affairs; career
guidance for youths; and work for the advancement of the safety,
health, and well-being of their community.
 Engineers shall not complete, sign, or seal plans and/or specifications
that are not in conformity with applicable engineering standards. If the
client or employer insists on such unprofessional conduct, they shall
notify the proper authorities and withdraw from further service on the
project.
 Engineers are encouraged to extend public knowledge and
appreciation of engineering and its achievements.
 Engineers are encouraged to adhere to the principles of sustainable
development1 in order to protect the environment for future
generations.
 Engineers shall continue their professional development throughout
their careers and should keep current in their specialty fields by
engaging in professional practice, participating in continuing education
courses, reading in the technical literature, and attending professional
meetings and seminars.
 Engineers shall avoid all conduct or practice that deceives the public.
 Engineers shall avoid the use of statements containing a material
misrepresentation of fact or omitting a material fact.
 Consistent with the foregoing, engineers may advertise for recruitment
of personnel.

57
 Consistent with the foregoing, engineers may prepare articles for the
lay or technical press, but such articles shall not imply credit to the
author for work performed by others.
 Engineers shall not disclose, without consent, confidential information
concerning the business affairs or technical processes of any present
or former client or employer, or public body on which they serve.
 Engineers shall not, without the consent of all interested parties,
promote or arrange for new employment or practice in connection with
a specific project for which the engineer has gained particular and
specialized knowledge.
 Engineers shall not, without the consent of all interested parties,
participate in or represent an adversary interest in connection with a
specific project or proceeding in which the engineer has gained
particular specialized knowledge on behalf of a former client or
employer.
 Engineers shall not be influenced in their professional duties by
conflicting interests.
 Engineers shall not accept financial or other considerations, including
free engineering designs, from material or equipment suppliers for
specifying their product.
 Engineers shall not accept commissions or allowances, directly or
indirectly, from contractors or other parties dealing with clients or
employers of the engineer in connection with work for which the
engineer is responsible.
 Engineers shall not attempt to obtain employment or advancement or
professional engagements by untruthfully criticizing other engineers, or
by other improper or questionable methods.
 Engineers shall not request, propose, or accept a commission on a
contingent basis under circumstances in which their judgment may be
compromised.

58
 Engineers in salaried positions shall accept part-time engineering work
only to the extent consistent with policies of the employer and in
accordance with ethical considerations.
 Engineers shall not, without consent, use equipment, supplies,
laboratory, or office facilities of an employer to carry on outside private
practice.
 Engineers shall not attempt to injure, maliciously or falsely, directly or
indirectly, the professional reputation, prospects, practice, or
employment of other engineers. Engineers who believe others are
guilty of unethical or illegal practice shall present such information to
the proper authority for action.
 Engineers in private practice shall not review the work of another
engineer for the same client, except with the knowledge of such
engineer, or unless the connection of such engineer with the work has
been terminated.
 Engineers in governmental, industrial, or educational employ are
entitled to review and evaluate the work of other engineers when so
required by their employment duties.
 Engineers in sales or industrial employ are entitled to make
engineering comparisons of represented products with products of
other suppliers.
 Engineers shall accept personal responsibility for their professional
activities, provided, however, that engineers may seek indemnification
for services arising out of their practice for other than gross negligence,
where the engineer's interests cannot otherwise be protected.
 Engineers shall conform with state registration laws in the practice of
engineering.
 Engineers shall not use association with a nonengineer, a corporation,
or partnership as a "cloak" for unethical acts.

59
 Engineers shall give credit for engineering work to those to whom
credit is due, and will recognize the proprietary interests of others.
 Engineers shall, whenever possible, name the person or persons who
may be individually responsible for designs, inventions, writings, or
other accomplishments.
 Engineers using designs supplied by a client recognize that the
designs remain the property of the client and may not be duplicated by
the engineer for others without express permission.
 Engineers, before undertaking work for others in connection with which
the engineer may make improvements, plans, designs, inventions, or
other records that may justify copyrights or patents, should enter into a
positive agreement regarding ownership.
 Engineers' designs, data, records, and notes referring exclusively to an
employer's work are the employer's property. The employer should
indemnify the engineer for use of the information for any purpose other
than the original purpose.

60
 Chương 4. LUẬT SỞ HỮU TRÍ TUỆ

QUỐC HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

-------- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 50/2005/QH11 Hà Nội, ngày 29 tháng 11 năm 2005

QUỐC HỘI NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Khoá XI, kỳ họp thứ 8

(Từ ngày 18 tháng 10 đến ngày 29 tháng 11 năm 2005)

LUẬT
SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992
đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng
12 năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10;

Luật này quy định về sở hữu trí tuệ.

PHẦN THỨ NHẤT

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Luật này quy định về quyền tác giả, quyền liên quan đến quyền tác giả,
quyền sở hữu công nghiệp, quyền đối với giống cây trồng và việc bảo hộ các
quyền đó.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Luật này áp dụng đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam; tổ chức, cá nhân nước
ngoài đáp ứng các điều kiện quy định tại Luật này và điều ước quốc tế mà
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

61
Điều 3. Đối tượng quyền sở hữu trí tuệ

1. Đối tượng quyền tác giả bao gồm tác phẩm văn học, nghệ thuật, khoa
học; đối tượng quyền liên quan đến quyền tác giả bao gồm cuộc biểu diễn,
bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng, tín hiệu vệ tinh mang chương
trình được mã hoá.

2. Đối tượng quyền sở hữu công nghiệp bao gồm sáng chế, kiểu dáng công
nghiệp, thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn, bí mật kinh doanh, nhãn hiệu,
tên thương mại và chỉ dẫn địa lý.

3. Đối tượng quyền đối với giống cây trồng là giống cây trồng và vật liệu
nhân giống.

PHẦN THỨ BA
QUYỀN SỞ HỮU CÔNG NGHIỆP
Chương VII
ĐIỀU KIỆN BẢO HỘ QUYỀN SỞ HỮU CÔNG NGHIỆP
Mục 1
ĐIỀU KIỆN BẢO HỘ ĐỐI VỚI SÁNG CHẾ
Điều 58. Điều kiện chung đối với sáng chế được bảo hộ

1. Sáng chế được bảo hộ dưới hình thức cấp Bằng độc quyền sáng chế nếu
đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Có tính mới;

b) Có trình độ sáng tạo;

c) Có khả năng áp dụng công nghiệp.

2. Sáng chế được bảo hộ dưới hình thức cấp Bằng độc quyền giải pháp hữu
ích nếu không phải là hiểu biết thông thường và đáp ứng các điều kiện sau
đây:

a) Có tính mới;

b) Có khả năng áp dụng công nghiệp.

62
Điều 59. Đối tượng không được bảo hộ với danh nghĩa sáng chế

 Các đối tượng sau đây không được bảo hộ với danh nghĩa sáng chế:

1. Phát minh, lý thuyết khoa học, phương pháp toán học;

2. Sơ đồ, kế hoạch, quy tắc và phương pháp để thực hiện các hoạt động trí
óc, huấn luyện vật nuôi, thực hiện trò chơi, kinh doanh; chương trình máy
tính;

3. Cách thức thể hiện thông tin;

4. Giải pháp chỉ mang đặc tính thẩm mỹ;

5. Giống thực vật, giống động vật;

6. Quy trình sản xuất thực vật, động vật chủ yếu mang bản chất sinh học mà
không phải là quy trình vi sinh;

7. Phương pháp phòng ngừa, chẩn đoán và chữa bệnh cho người và động
vật.

Điều 60. Tính mới của sáng chế

1. Sáng chế được coi là có tính mới nếu chưa bị bộc lộ công khai dưới hình
thức sử dụng, mô tả bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức nào khác ở trong
nước hoặc ở nước ngoài trước ngày nộp đơn đăng ký sáng chế hoặc trước
ngày ưu tiên trong trường hợp đơn đăng ký sáng chế được hưởng quyền ưu
tiên.

2. Sáng chế được coi là chưa bị bộc lộ công khai nếu chỉ có một số người có
hạn được biết và có nghĩa vụ giữ bí mật về sáng chế đó.

3. Sáng chế không bị coi là mất tính mới nếu được công bố trong các trường
hợp sau đây với điều kiện đơn đăng ký sáng chế được nộp trong thời hạn
sáu tháng kể từ ngày công bố:

a) Sáng chế bị người khác công bố nhưng không được phép của người có
quyền đăng ký quy định tại Điều 86 của Luật này;

63
b) Sáng chế được người có quyền đăng ký quy định tại Điều 86 của Luật này
công bố dưới dạng báo cáo khoa học;

c) Sáng chế được người có quyền đăng ký quy định tại Điều 86 của Luật này
trưng bày tại cuộc triển lãm quốc gia của Việt Nam hoặc tại cuộc triển lãm
quốc tế chính thức hoặc được thừa nhận là chính thức.

Điều 61. Trình độ sáng tạo của sáng chế

Sáng chế được coi là có trình độ sáng tạo nếu căn cứ vào các giải pháp kỹ
thuật đã được bộc lộ công khai dưới hình thức sử dụng, mô tả bằng văn bản
hoặc dưới bất kỳ hình thức nào khác ở trong nước hoặc ở nước ngoài trước
ngày nộp đơn hoặc trước ngày ưu tiên của đơn đăng ký sáng chế trong
trường hợp đơn đăng ký sáng chế được hưởng quyền ưu tiên, sáng chế đó
là một bước tiến sáng tạo, không thể được tạo ra một cách dễ dàng đối với
người có hiểu biết trung bình về lĩnh vực kỹ thuật tương ứng.

Điều 62. Khả năng áp dụng công nghiệp của sáng chế

 Sáng chế được coi là có khả năng áp dụng công nghiệp nếu có thể thực
hiện được việc chế tạo, sản xuất hàng loạt sản phẩm hoặc áp dụng lặp đi lặp
lại quy trình là nội dung của sáng chế và thu được kết quả ổn định.

Mục 2
ĐIỀU KIỆN BẢO HỘ ĐỐI VỚI KIỂU DÁNG CÔNG NGHIỆP
Điều 63. Điều kiện chung đối với kiểu dáng công nghiệp được bảo hộ

Kiểu dáng công nghiệp được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Có tính mới;

2. Có tính sáng tạo;

3. Có khả năng áp dụng công nghiệp.

Điều 64. Đối tượng không được bảo hộ với danh nghĩa kiểu dáng công
nghiệp

Các đối tượng sau đây không được bảo hộ với danh nghĩa kiểu dáng công
nghiệp:
64
1. Hình dáng bên ngoài của sản phẩm do đặc tính kỹ thuật của sản phẩm bắt
buộc phải có;

2. Hình dáng bên ngoài của công trình xây dựng dân dụng hoặc công
nghiệp;

3. Hình dáng của sản phẩm không nhìn thấy được trong quá trình sử dụng
sản phẩm.

Điều 65. Tính mới của kiểu dáng công nghiệp

1. Kiểu dáng công nghiệp được coi là có tính mới nếu kiểu dáng công nghiệp
đó khác biệt đáng kể với những kiểu dáng công nghiệp đã bị bộc lộ công
khai dưới hình thức sử dụng, mô tả bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức nào
khác ở trong nước hoặc ở nước ngoài trước ngày nộp đơn hoặc trước ngày
ưu tiên nếu đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp được hưởng quyền ưu tiên.

2. Hai kiểu dáng công nghiệp không được coi là khác biệt đáng kể với nhau
nếu chỉ khác biệt về những đặc điểm tạo dáng không dễ dàng nhận biết, ghi
nhớ và không thể dùng để phân biệt tổng thể hai kiểu dáng công nghiệp đó.

3. Kiểu dáng công nghiệp được coi là chưa bị bộc lộ công khai nếu chỉ có
một số người có hạn được biết và có nghĩa vụ giữ bí mật về kiểu dáng công
nghiệp đó.

4. Kiểu dáng công nghiệp không bị coi là mất tính mới nếu được công bố
trong các trường hợp sau đây với điều kiện đơn đăng ký kiểu dáng công
nghiệp được nộp trong thời hạn sáu tháng kể từ ngày công bố:

a) Kiểu dáng công nghiệp bị người khác công bố nhưng không được phép
của người có quyền đăng ký quy định tại Điều 86 của Luật này;

b) Kiểu dáng công nghiệp được người có quyền đăng ký quy định tại Điều 86
của Luật này công bố dưới dạng báo cáo khoa học;

c) Kiểu dáng công nghiệp được người có quyền đăng ký quy định tại Điều 86
của Luật này trưng bày tại cuộc triển lãm quốc gia của Việt Nam hoặc tại
cuộc triển lãm quốc tế chính thức hoặc được thừa nhận là chính thức.

65
Điều 66. Tính sáng tạo của kiểu dáng công nghiệp

Kiểu dáng công nghiệp được coi là có tính sáng tạo nếu căn cứ vào các kiểu
dáng công nghiệp đã được bộc lộ công khai dưới hình thức sử dụng, mô tả
bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức nào khác ở trong nước hoặc ở nước
ngoài trước ngày nộp đơn hoặc trước ngày ưu tiên của đơn đăng ký kiểu
dáng công nghiệp trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên, kiểu
dáng công nghiệp đó không thể được tạo ra một cách dễ dàng đối với người
có hiểu biết trung bình về lĩnh vực tương ứng.

Điều 67. Khả năng áp dụng công nghiệp của kiểu dáng công nghiệp

Kiểu dáng công nghiệp được coi là có khả năng áp dụng công nghiệp nếu có
thể dùng làm mẫu để

chế tạo hàng loạt sản phẩm có hình dáng bên ngoài là kiểu dáng công
nghiệp đó bằng phương pháp công nghiệp hoặc thủ công nghiệp.

66
 LAW ON INTELLECTUAL PROPERTY
(No. 50/2005/QH11)

Pursuant to the 1992 Constitution of the Socialist Republic of Vietnam, which

was amended and

supplemented under Resolution No. 51/2001/QH10 of December 25, 2001, of

the Xth National

Assembly, the 10th session;

This Law provides for intellectual property.

Part One

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Governing scope

This Law provides for copyright, copyright-related rights, industrial property

rights, rights to plant varieties and the protection of these rights.

Article 2.- Subjects of application

This Law applies to Vietnamese organizations and individuals; foreign

organizations and individuals that satisfy the conditions specified in this Law
and treaties to which the Socialist Republic of

Vietnam is a contracting party.

Article 3.- Subject matters of intellectual property rights

1. Subject matters of copyright include literary, artistic and scientific works;

subject matters of copyright-related rights include performances,
phonograms, video recordings, broadcasts and encrypted program-carrying
satellite signals.

67
2. Subject matters of industrial property rights include inventions, industrial
designs, layout-designs of semiconductor integrated circuits, trade secrets,
marks, trade names and geographical indications.

3. Subject matters of rights to plant varieties include plant varieties and

reproductive materials.

68
 Part Three

INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS

Chapter VII

CONDITIONS FOR PROTECTION OF INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS

Section 1. PROTECTION CONDITIONS FOR INVENTIONS

Article 58.- General conditions for inventions eligible for protection

1. An invention shall be protected by mode of grant of invention patent when

it satisfies the following

Conditions:

a/ Being novel;

b/ Involving an inventive step;

c/ Being susceptible of industrial application.

2. Unless it is a common knowledge, an invention shall be protected by mode

of grant of utility .

Solution patent when it satisfies the following conditions:

a/ Being novel;

b/ Being susceptible of industrial application.

Article 59.- Subject matters not protected as inventions

The following subject matters shall not be protected as inventions:

1. Scientific discoveries or theories, mathematical methods;

2. Schemes, plans, rules and methods for performing mental acts, training
domestic animals, playing

games, doing business; computer programs;

3. Presentations of information;

69
4. Solutions of aesthetical characteristics only;

5. Plant varieties, animal breeds;

6. Processes of plant or animal production which are principally of biological

nature other than microbiological ones;

7. Human and animal disease prevention, diagnostic and treatment methods.

Article 60.- Novelty of inventions

1. An invention shall be considered novel if it has not yet been publicly

disclosed through use or by

means of a written description or any other form, inside or outside the

country, before the filing date or the priority date, as applicable, of the
invention registration application.

2. An invention shall be considered having not yet been publicly disclosed if it

is known to only a limited number of persons who are obliged to keep it
secret.

3. An invention shall not be considered having lost its novelty if it is published

in the following cases, provided that the invention registration application is
filed within 6 months from the date of publication:

a/ It is published by another person without permission of the person having

the right to register it defined in Article 86 of this Law;

b/ It is published in the form of a scientific presentation by the person having

the right to register it defined in Article 86 of this Law;

c/ It is displayed at a national exhibition of Vietnam or at an official or officially

recognized international exhibition by the person having the right to register it
defined in Article 86 of this Law.

Article 61.- Inventive step of inventions

An invention shall be considered involving an inventive step if, based on

technical solutions already publicly disclosed through use or by means of a

70
written description or any other form, inside or outside the country, prior to
the filing date or the priority date, as applicable, of the invention registration
application, it constitutes an inventive progress and cannot be easily created
by a person with average knowledge in the art.

Article 62.- Susceptibility of industrial application of inventions

An invention shall be considered susceptible of industrial application if it is

possible to realize mass manufacture or production of products or repeated
application of the process that is the subject mater of the invention, and to
achieve stable results.

Section 2. PROTECTION CONDITIONS FOR INDUSTRIAL DESIGNS

Article 63.- General conditions for industrial designs eligible for protection

An industrial design shall be protected when it satisfies the following

conditions:

1. Being new;

2. Being creative;

3. Being susceptible of industrial application.

Article 64.- Subject matters not protected as industrial designs

The following subject matters shall not be protected as industrial designs:

1. Appearance of a product, which is dictated by the technical features of the

product;

2. Appearance of a civil or an industrial construction work;

3. Shape of a product, which is invisible during the use of the product.

Article 65.- Novelty of industrial designs

1. An industrial design shall be considered new if it significantly differs from

other industrial designs that are already publicly disclosed through use or by
means of written descriptions or in any other form, inside or outside the
71
country, prior to the filing date or the priority date, as applicable, of the
industrial design registration application.

2. Two industrial designs shall not be considered significantly different from

each other if they are only different in appearance features which are not
easily noticeable and memorable and which cannot be used to distinguish
these industrial designs as whole.

3. An industrial design shall be considered having not yet been publicly

disclosed if it is known to only a limited number of persons who are obliged to
keep it secret.

4. An industrial design shall not be considered having lost its novelty if it is

published in the following cases, provided that the industrial design
registration application is filed within 6 months from the date of publication:

a/ It is published by another person without permission of the person having

the right to register it

defined in Article 86 of this Law;

b/ It is published in the form of a scientific presentation by the person having

the right to register it defined in Article 86 of this Law;

c/ It is displayed at a national exhibition of Vietnam or at an official or officially

recognized international exhibition by the person having the right to register it
defined in Article 86 of this Law.

Article 66.- Creativity of industrial designs

An industrial design shall be considered creative if, based on industrial

designs already publicly disclosed through use or by means of written
descriptions or in any other form, inside or outside the country, before the
filing date or the priority date, as applicable, of the industrial design
registration application, it cannot be easily created by a person with average
knowledge in the art.

Article 67.- Susceptibility of industrial application of industrial designs

72
An industrial design shall be considered susceptible of industrial application if
it can be used as a model for mass manufacture of products with appearance
embodying such industrial design by industrial or handicraft methods.

73
References

1. Teamwork skills, (2020), from

<https://www.managers.org.uk/~/media/Files/Checkl
ists/CHK-088-Steps-in-successful-team-
building.pdf>
2. Group work roles, (2020), From
<https://edutechwiki.unige.ch/en/Group_work_roles#
Discuss>
3. Presentation skills and techniques, (2021) from
<https://www.businessballs.com/communication-
skills/presentation-skills-and-techniques/>
4. Văn bản pháp luật quy chế: Luật Sở hữu trí tuệ,
20/12/2020, từ <http://www.noip.gov.vn/bo-luat-
luat>
5. Law on intellectual property, 20/12/2020, from
<https://www.wipo.int/edocs/lexdocs/laws/en/vn/vn0
63en.pdf>
6.  Nguyễn Thế Anh (2021). Quy tắc đạo đức của một
kỹ sư, 20/01/2021, từ
<https://gxd.edu.vn/article/quy-tac-dao-duc-cua-mot-
ky-su/27>
7. NSPE Code of Ethics for Engineers (2020), from
<https://www.nspe.org/resources/ethics/code-
ethics>

74