TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
(JOB DESCRIPTION – JD)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN KOMPETENSI KKM

 1 2 3 4
PENGENALAN PROSES KESILAPAN AM
KONSEP PENYEDIAAN

JD

DOKUMEN TATACARA
SOALAN LAZIM KUIZ MODUL
RUJUKAN PENYEDIAAN

5 6 7 8 2
 P

CABARAN
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
E
N
G
E
N
Penempatan A
Mengikut Bidang L
A
Sempadan Dan
N
Dimensi Tugas

Agihan
Beban Tugas
Tahap Kompetensi Pegawai
Perincian skop
kerja

Kesesuaian Kesesuaian Pengalaman

Bidang Kursus/ Terhadap Sesuatu Bidang
Latihan

3
 P
E

RASIONAL N
G
E
N
PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN ORGANISASI A
L
A
N

Penubuhan Agensi Baharu,

Pemilihan, Pengambilan & Penstrukturan Semula, Pengukuhan
Pelantikan Jawatan, Audit Pembangunan
Organisasi

Penempatan, Pengisian, Penentuan Nisbah, Norma dan

Pembangunan Latihan Model Perjawatan
/Kompetensi & Pelan
Penggantian/ Pengukuran Produktiviti dan
Saraan dan Kemudahan Petunjuk Prestasi

4
AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
 P

JANGKAAN
KEBERHASILAN E
N
G
E
N
A
L
Right Skill Right Place A
N
Right Right Job

People Right Right Time

Number Right Cost

Penjajaran
Hala Tuju Strategik Sumber
Perkhidmatan Manusia KADAR
UPAH
UNTUK
PENCAPAIAN MATLAMAT
PERKHIDMATAN AWAM
KERJA 5
 PUNCA KUASA
PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM
P
E
N
G
E
N
A

2 32
L
A

1
N

Perenggan 3. menyatakan Mesyuarat Khas Ketua

Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini,
Deskripsi Tugas (Job Description – JD)
diperkenalkan bagi menggantikan Senarai
Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu
yang diperkenalkan dalam pekeliling ini
manakala sembilan (9) elemen utama yang lain
ditambah baik dan dimantapkan mengikut keperluan
semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018)
Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhi:lmatan
pada 16 Ogos 2018 bersetuju supaya salah satu
Perenggan 7.2.5 yang menyatakan komponen myPortfolio iaitu carta alir ditambah baik
dengan meletakkan tempoh masa bagi setiap
penguatkuasaan peraturan bahawa setiap
permohonan perjawatan baharu perlu langkah dalam sesuatu proses kerja. Langkah ini
diambil selaras dengan keputusan Mesyuarat Jemaah
disertakan dengan Job Description
yang lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari Menteri bertarikh 10 Ogos 2018 supaya penyediaan
carta alir ditambah baik agar dapat mengesan
2019)
peringkat atau proses yang boleh menyebabkan
kelewatan sesuatu urusan.
6
 P
E

KOMPONEN MYPORTFOLIO
N
G
E
CARTA ORGANISASI
1 6 CARTA ALIR N
A
L
A
N
CARTA FUNGSI
2 7 SENARAI SEMAK

10 KOMPONEN SENARAI UNDANG-

3 8
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI UNDANG, PERATURAN &
FUNGSI
MYPORTFOLIO PUNCA KUASA

DESKRIPSI TUGAS
4 9 SENARAI BORANG

PROSES KERJA
5 10
SENARAI JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI
7
 P
E
N

DESKRIPSI TUGAS
G
DEFINISI E
N
A
Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang
L
menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil
A
kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang N
diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya

diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job).

Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang

menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan
yang diperuntukkan.

JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas

tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan
sesebuah agensi

8
 K
O
N

KONSEP S
E
P

DOKUMEN „HIDUP‟ –
PEWUJUDAN JAWATAN –
01 capai matlamat
05 FAKTA bukan andaian 09 dikemas kini setiap kali
perubahan fungsi
organisasi

AKAUNTABILITI JAWATAN – Merujuk kepada SEMPADAN TUGAS antara

ORGANISASI dan
02 selari dengan matlamat
organisasi
06 berorientasikan HASIL 10 rakan sekerja / penyelia
dapat dikenal pasti

DESKRIPSI TUGAS –
03 merujuk kepada jawatan
bukan penyandang
07
JURANG antara
INPUT pengukuran kompetensi jawatan
prestasi 11 dengan kompetensi
pegawai dikenal pasti

JELAS dan MUDAH SKOP FUNGSI jawatan 9

jawatan – UNIT ASAS
04 dalam organisasi 08 difahami, UNIK dan
DINAMIK
12 diperjelaskan –
tiada pertindihan tugas
 P
R

PROSES
PENYEDIAAN O
S
E
S

SIAPA
YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?
01 P
E
L
A
Kumpul
05 Kemaskini K
Maklumat
S
A
PENYELIA
PENGURUS 02 N
SUMBER MANUSIA A
Penyediaan A
PENYANDANG Pengesahan
Draf N

Semakan
04 Draf

03
10
 K

KESILAPAN AM
PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS
E
S
I
L
KESILAPAN AKIBAT A

1
Mengambil mudah dengan kelayakan Potensi menimbulkan masalah dalam P
yang diperlukan untuk melaksanakan pengambilan / pelantikan & pengekalan A
tugas bakat
N

2
A
Memperbesarkan atau meremehkan Tugas yang dilaksanakan tidak menepati
kepentingan sesuatu tugas kehendak dan keperluan organisasi M

3
Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan
tidak selari dengan matlamat/hala tuju kerana perubahan tugas
organisasi

4
Penyandang tidak mencapai
Tidak meletakkan kompetensi yang kompetensi yang diperlukan untuk
benar-benar diperlukan
melaksanakan tugas

5
Meletakkan akauntabiliti yang terlalu Akauntabiliti di jawatan lain di bawah
banyak di gred tinggi supaya seliaan tidak dapat disediakan
kelihatan banyak tugas dengan baik

11
 D

DOKUMEN RUJUKAN O
K
U
M
E
N

R
U
J
U
K
1 AKTA / ENAKMEN 2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN 3 RANCANGAN MALAYSIA
A
N

4 PELAN STRATEGIK 5 WARAN PERJAWATAN 6 PKPA BIL.4/2018

12
 T
A
TUGAS UTAMA
4 5 DIMENSI
T
A
C
A
R
AKAUNTABILITI
3 6 KELAYAKAN AKADEMIK A

2 7
E
N
Y
E
TUJUAN PENGWUJUDAN JAWATAN KOMPETENSI
D
I
A

8
A
KOMPONEN UTAMA
1 DESKRIPSI 8
N

TUGAS
MAKLUMAT UMUM
PENGALAMAN
 MAKLUMAT UMUM
Gelaran Jawatan Ketua Penolong Setiausaha Disediakan Oleh Nama Pegawai / 1 T
KPSU (IK)
A
Ringkasan Gelaran Jawatan KPSUK PK1 Disemak Oleh Nama Pegawai PPP /
T
JAWATAN
TSUB A
Gred Jawatan M48/DG48 Diluluskan Oleh Nama Pegawai PPK/ C
JD merujuk kepada SUB PK
sesuatu jawatan yang Status Jawatan Terbuka Tarikh Dokumen A
diwujudkan selari Hirarki 1(Bahagian) Bahagian Pembangunan Bidang Utama Pengurusan Sumber R
dengan objektif Kompetensi Manusia
A
penubuhan agensi
berlandaskan prinsip Hirarki 2 Inovasi dan Kualiiti (IK)
(Cawangan/Sektor/Unit)
rate for the job P
Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir &
Diplomatik
Sub-bidang Pengurusan Bakat
E
2 Ketua Perkhidmatan KPPA Pembangunan
N
Kepimpinan
KEDUDUKAN DI WARAN Bekalan : B42 Y
PERJAWATAN Program: 1.6
3 Butiran : 698 E
4
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN D
I
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA A
A
5
N
DIMENSI
6
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

KOMPETENSI 7 PENYANDANG
Urusan penempatan
PENGALAMAN
8 penyandang hendaklah
bersesuaian dengan JD sesuatu
jawatan 14
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

MAKLUMAT UMUM

Panggilan atau nama yang
diberikan kepada jawatan yang
1 digunakan dalam sesebuah
agensi
Singkatan kepada tatanama
yang digunakan di sesebuah
2 aktiviti dan no. butiran jawatan
agensi bagi membezakan
jawatan mengikut fungsi
Gred hakiki jawatan mengikut
kedudukan yang ditetapkan
3 ditetapkan oleh Ketua
berdasarkan sesuatu skim
perkhidmatan
Gred jawatan yang merujuk
4 kepada penyediaan JD sesuatu
jawatan
5 Taraf sesuatu jawatan
Kedudukan jawatan di sesuatu
6 agensi mengikut struktur
organisasi di hirarki pertama
Kedudukan jawatan di sesuatu
7 agensi mengikut struktur
organisasi di hirarki kedua
Skim perkhidmatan bagi bagi
8 sesuatu jawatan yang disandang
MAKLUMAT UMUM
Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS,
beberapa Maklumat Umum telah sedia ada
wujud di dalam HRMIS kecuali maklumat di
kotak kuning perlu diisi secara
Sekiranya JD disediakan secara manual,
maklumat ini perlu disediakan oleh PSM
Jawatan pegawai yang
mengetuai sesuatu perkhidmatan 9
Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-
10
dalam Waran Perjawatan
Bidang tugas jawatan berkenaan
yang selari dengan bidang yang
11
Perkhidmatan
Sub-Bidang tugas jawatan
berkenaan yang selari dengan 12
bidang yang ditetapkan oleh
Ketua Perkhidmatan
Nama dan gelaran jawatan 13
pegawai yang menyediakan JD
Nama dan gelaran jawatan
14
pegawai yang menyemak JD
manual.
Nama dan gelaran jawatan
pegawai yang meluluskan JD 15
16
 MAKLUMAT UMUM
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
Gelaran Jawatan Ketua Penolong Setiausaha Disediakan Oleh Khairy bin Jalaluddin/
KPSU (SM)

Ringkasan Gelaran Jawatan KPSU (SM) Disemak Oleh Burhanuddin bin Abdullah/
SUB (KP)
Gred Jawatan M48/M52 Diluluskan Oleh Norhaliza binti Junid/
SUBK
Status Jawatan Fleksi Tarikh Dokumen 1 Julai 2018

Hirarki 1 (Bahagian) Bahagian Khidmat Pengurusan Bidang Utama Pengurusan Sumber Manusia

Hirarki 2 (Cawangan Seksyen Sumber Manusia

/Sektor/Unit)
Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir & Diplomatik

Ketua Perkhidmatan Ketua Pengarah Perkhidmatan Sub-bidang Utama Pembangunan Organisasi

Awam
Kedudukan Di Waran Bekalan: B07
Perjawatan Program: 3.3.2 17
Butiran: 25
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUJUAN PEWUJUDAN
JAWATAN
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara Merangkumi
umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan
keseluruhan akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga AKAUNTABILITI
TAKRIFAN boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta
organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi.
Jangkaan
Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:
PENGHASILAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

Kata yang digunakan untuk Rangkaian perkataan selepas kata
menyatakan sesuatu perbuatan yang kerja yang merujuk kepada siapa atau Keluaran atau Hasil (Output
boleh menentukan kompleksiti tugas apa. Objek menerangkan fungsi atau Outcome) merujuk kepada
bagi sesuatu gred jawatan. Seorang jawatan/produk/perkhidmatan yang jangkaan penghasilan yang perlu
penyelia tidak seharusnya mempunyai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan dicapai dalam melaksanakan sesuatu
kata kerja yang sama dengan pegawai tugas
di bawah seliaannya kerana setiap
gred mempunyai kompleksiti tugas
yang berbeza

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan

19
Contoh Menjalankan kerja pembinaan bangunan
mengikut tempoh yang ditetapkan
 CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3

(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)
 Merancang  Menyelaras  Membantu  Membantu
 Merangka  Menyemak  Menganalisis  Melaksanakan
 Menetapkan  Memberi khidmat nasihat  Mengemas kini  Menyediakan
 Memacu  Memantau  Menambah nilai  Mengumpul
 Mentadbir  Menilai  Mewakili  Merekod
 Memberi khidmat nasihat  Meluluskan  Memformulasikan  Menyunting
 Mengesahkan  Melaksanakan  Mencipta  Menyusun
 Meluluskan  Memudah cara  Menghantar
 Memperakukan  Menyediakan
 Meneliti  Memperakukan
 Menganalisis  Membimbing
 Mengesyorkan  Membangunkan

20
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Pembangunan Unit Unit Unit
Unit Penempatan, Unit
Lantikan, Elaun & Organisasi Pentadbiran (I) Pentadbiran (II) Kewangan (I) Kewangan (II)
Kenaikan Pangkat
Kemudahan
& Tatatertib
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
CONTOH 1 SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KATA KERJA OBJEK HASIL

hal ehwal pengurusan bagi membolehkan

Melaksanakan
sumber manusia dan agensi menjalankan
pembangunan fungsi ditetapkan
organisasi dengan cekap dan
berkesan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu

Untuk mencapai

Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
22
 CONTOH 2 BAHAGIAN
Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
UNIT SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit
Unit Pengesahan Unit
Kenaikan Pangkat Organisasi Pentadbiran Kewangan Aset & Perolehan
Lantikan, Elaun & Logistik
Kemudahan & Tatatertib
23
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN
Penolong Setiausaha
CONTOH 2 UNIT PENGESAHAN LANTIKAN, ELAUN & KEMUDAHAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membantu bagi membolehkan

Urusan pengesahan
melaksanakan agensi menjalankan
lantikan, elaun dan
fungsi ditetapkan
kemudahan
dengan cekap dan
berkesan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu

Untuk mencapai

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
24
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
CONTOH PENULISAN
1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia
CONTOH 2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun &
1&2 Kemudahan

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Melaksanakan hal ehwal pengurusan bagi membolehkan

Setiausaha, Seksyen sumber manusia dan agensi menjalankan
Sumber Manusia organisasi fungsi ditetapkan
dengan cekap dan
berkesan.

Penolong Setiausaha, Membantu urusan pengesahan bagi membolehkan

Unit Pengesahan melaksanakan lantikan, elaun dan agensi menjalankan
Lantikan, Elaun & kemudahan fungsi ditetapkan
Kemudahan dengan cekap dan
berkesan.

25
 CONTOH 3 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Ketua Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Pengarah
CONTOH 3 SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
Menguruskan
dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
PTJ berhemah mengikut
tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu

Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan
Unit Kewangan dan
Akauntabiliti
Akaun
26
 CONTOH 4 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Penolong Pengarah
CONTOH 4 UNIT KEWANGAN & AKAUN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
Membantu hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
menguruskan dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
PTJ berhemah mengikut
tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu

Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan AkauntabilitiUnit Kewangan dan
Akaun 27
 BAHAGIAN
KEWANGAN & AKAUN

CONTOH PENULISAN PENGARAH

Bahagian Kewangan & Akaun
CONTOH 1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun
3&4 2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Menguruskan hal ehwal kewangan bagi memastikan

Pengarah, dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
Seksyen Kewangan & /Bahagian dan semua mencukupi dan
Akaun PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan Ketua Penolong Pengarah
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
yang ditetapkan

Penolong Pengarah, Unit Membantu hal ehwal kewangan bagi memastikan

Kewangan & Akaun menguruskan dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
/Bahagian dan semua mencukupi dan
PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan Penolong Pengarah
yang ditetapkan
Unit Kewangan dan
Akaun
28
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

AKAUNTABILITI
 AKAUNTABILITI
TAKRIFAN Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu Hasil akhir / Output
tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi sesuatu tugas
mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan

Bukan senarai tugas

dan aktiviti

KATA KERJA OBJEK HASIL

Kata yang digunakan untuk
menyatakan sesuatu perbuatan
Rangkaian perkataan selepas kata Keluaran atau Hasil (Output atau
yang boleh menentukan
kerja yang merujuk kepada siapa atau Outcome) merujuk kepada jangkaan
kompleksiti tugas bagi gred
sesuatu jawatan. Seorang apa. Objek menerangkan fungsi penghasilan yang perlu dicapai
penyelia tidak seharusnya jawatan/produk/perkhidmatan yang dalam melaksanakan sesuatu tugas
mempunyai kata kerja yang sama dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
dengan pegawai di bawah
seliaannya kerana setiap gred
mempunyai kompleksiti Tugas yang
berbeza.

Apakah tanggungjawab Kepada sesuatu Untuk mencapai

utama jawatan?

bagi memastikan perlaksanaan proje3k0berjalan

Contoh Mentadbir urus organisasi pembinaan
lancar mengikut syarat yang ditetapkan
 CIRI – CIRI AKAUNTABILITI
1
Mengenal pasti
semua output
utama bagi
sesuatu jawatan
(identifies all key
outputs);

2 3
Tidak terikat kepada
Tugas yang
sesuatu tempoh
spesifik (job
(timeless)
specific)

4 5 6
Beberapa jawatan Dikategorikan
Fokus kepada hasil berkongsi mengikut
(focused on results) akauntabiliti yang keutamaan fungsi
sama dan pada
tugas
masa yang sama

31
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Pembangunan Unit Unit Unit
32
Unit
Lantikan, Elaun & Unit Penempatan, Organisasi Pentadbiran Kewangan Aset & Perolehan
Logistik
Kemudahan Kenaikan Pangkat
& Tatatertib
 AKAUNTABILITI
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pengesahan lantikan, bagi membolehkan agensi

Melaksanakan elaun dan kemudahan menjalankan fungsi
1
ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan penempatan, bagi membolehkan agensi

2 Melaksanakan kenaikan pangkat dan menjalankan fungsi
tatatertib ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pembangunan bagi memastikan agensi

3 Melaksanakan organisasi mempunyai struktur organisasi
yang efektif dan skim
perkhidmatan yang sesuai.
Membuat sesuatu Kepada sesuatu 33
Untuk mencapai
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUGAS UTAMA
 TUGAS UTAMA
Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang
TAKRIFAN dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang
ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti
ditunjukkan seperti Jadual di bawah.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”

Tepat Menyenaraikan

Fokus Mungkin berubah

Kawalan kepada penghasilan/Output Input

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan Tidak semua tugas bagi sesuatu

35
mengikut keutamaan fungsi tugas jawatan perlu disenaraikan
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Pembangunan Unit Unit Unit
36
Unit
Lantikan, Elaun & Unit Penempatan, Organisasi Pentadbiran Kewangan Aset & Perolehan
Logistik
Kemudahan Kenaikan Pangkat
& Tatatertib
 CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan
fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun 1. Menyemak dan menganalisis data.
dan kemudahan bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan 1. Menyemak dan menganalisis data.
pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
dan berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi 1. Menyediakan pelan perancangan.
bagi memastikan agensi mempunyai struktur 2. Menyediakan kertas permohonan.
organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
sesuai. 4. Menyediakan kertas pertimbangan.
37
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

DIMENSI
 DIMENSI
Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan
TAKRIFAN skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala Sempadan Tugas
dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan
sahaja dan berdasarkan skala penentuan di bawah
seliaan jawatan berkaitan sahaja.
Bukan KPI atau SKT
Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk
Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT

Dimensi KPI SKT
Penentuan Ukuran impak Sasaran kerja yang
DIMENSI Paramater/Skala pencapaian SKT utama perlu dicapai

SKT Cth: Kategori Cth: Cth: membantu

Usahawan 10 daripada usahawan 100 usahawan
- Usahawan di 3 bebas daripada bantuan
negeri dana kerajaan
KPI - Usahawan
wanita
39
 CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan
cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi 1. Menyediakan pelan perancangan.
memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif 2. Menyediakan kertas permohonan.
dan skim perkhidmatan yang sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan
2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai
3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan
4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes
5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan 40
6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KELAYAKAN
AKADEMIK
 KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS
Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan Diperuntukkan dalam
TAKRIFAN minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang perbekalan skim
sesuatu jawatan seperti yang diperuntukkan dalam perkhidmatan
syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan.
Bukan merujuk
Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang kepada kelayakan
diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan akademik
tertentu. (Cth: Akauntan – Malaysian Association of Certified Public penyandang
Accountants)
Kelayakan yang
bersesuaian dengan
jawatan adalah satu
kelebihan

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
42
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KOMPETENSI
 KOMPETENSI
Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan
TAKRIFAN oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan.

Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka

dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan
sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman
dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang
mana-mana penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di
jawatan tersebut.

Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh

menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang
bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KOMPETENSI

FUNGSIONAL GENERIK
1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft 1. Kemahiran Kepimpinan 3. Pemikiran Strategik
Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point 2. Kemahiran Membuat Keputusan 4. Pemikiran Analitikal

44
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

PENGALAMAN
 PENGALAMAN
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan
TAKRIFAN bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh Realistik dengan gred
pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan
jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan
penyandang sedia ada. Bukan merujuk
kepada tempoh
perkhidmatan
penyandang

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA

PENGALAMAN
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang
pengurusan sumber manusia

46
TERIMA KASIH
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Pembangunan Organisasi

jdteam@jpa.gov.my

61
CONTOH
DOKUMEN
DESKRIPSI TUGAS

47
 CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS
Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN
SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KEDUDUKAN DI WARAN Bekalan: B07
PERJAWATAN Program: 3.3.2
Butiran: 25
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia

GRED JAWATAN M48/M52 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi

HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin/
KPSU (SM)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah/
/SEKTOR/UNIT) SUB (KP)
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid/
SUBK
KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018
Awam

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

48
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan 1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib 1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan bagi memastikan 1. Menyediakan pelan perancangan.
organisasi agensi mempunyai efektif dan skim 2. Menyediakan kertas permohonan.
struktur organisasi yang 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
perkhidmatan yang sesuai. 4. Menyediakan kertas pertimbangan.

DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan 4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes
2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai 5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan
3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim perkhidmatan 6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS
Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf
setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
KOMPETENSI

FUNGSIONAL GENERIK
1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft 1. Kemahiran Kepimpinan 3. Pemikiran Strategik
Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point 2. Kemahiran Membuat Keputusan 4. Pemikiran Analitikal
PENGALAMAN
49
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia