PROJECT MANAGEMENT FOUNDATIONS
(Nền tảng quản lý dự án)
GET TO KNOW PROJECT MANAGEMENT
What is a project? (Dự án là gì?)
- Before we talk about how to manage projects, let's
make sure we're all on the same page about what a
project is. Here's a formal definition. A project is a
temporary endeavor that has a unique goal, and
usually a budget. That's a start, but what does it really
mean? Let's begin with temporary endeavor. Unlike
day to day operations, a project has a definite
beginning and end. If a project is implementing a new
system, the project is done when you successfully hand
it over to operations. What if a project seems to go on
forever? It could be that you haven't clearly defined
what you're trying to accomplish. That brings us to the
project goal. A project produces a unique result, which
could be a product, service, or other outcome. In the
case study we're using for this course, a hospital is
implementing a new scheduling system. Lots of
organizations implement scheduling systems, but each
one has its own set of objectives, constraints, and
issues. Maybe the hospital struggles with staff
shortages. Or perhaps a big pain point is scheduling
equipment along with the skilled staff and rooms
needed to operate it. You could be upgrading the
scheduling system to improve results and level of care.
Finally, most projects have budgets. Most of the time,
you think money when you hear the word budget. In
projects, you'll probably face other constraints as well,
like how many resources are available. A project isn't
the same as operations, which represents work that's
the same day after day, producing the same results.
Admitting patients into the hospital represents
operational work. Patients may show up with different
medical issues, but the people at the front desk follow
the same procedures, and use the same forms to admit
them. Introducing a new scheduling system into the
hospital, on the other hand, is a project. It will have a
specific beginning, it ends when the system is up and
running, scheduling hospital resources. It has a unique
goal to solve the hospital's scheduling issues, and it has
- Trước khi chúng ta nói về cách quản lý dự án, hãy đảm
bảo rằng tất cả chúng ta đều hiểu dự án là gì. Đây là
một định nghĩa chính thức. Dự án là một nỗ lực tạm
thời có một mục tiêu duy nhất và thường là ngân sách.
Đó là một sự khởi đầu, nhưng nó thực sự có ý nghĩa gì?
Hãy bắt đầu với nỗ lực tạm thời. Không giống như các
hoạt động hàng ngày, một dự án có một khởi đầu và
kết thúc xác định. Nếu một dự án đang triển khai một
hệ thống mới, thì dự án sẽ được thực hiện khi bạn
chuyển giao nó thành công cho các hoạt động. Điều gì
sẽ xảy ra nếu một dự án dường như kéo dài mãi mãi?
Có thể là bạn chưa xác định rõ ràng những gì bạn đang
cố gắng hoàn thành. Điều đó đưa chúng tôi đến mục
tiêu của dự án. Một dự án tạo ra một kết quả duy nhất,
có thể là một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả khác.
Trong nghiên cứu điển hình mà chúng tôi đang sử dụng
cho khóa học này, một bệnh viện đang triển khai hệ
thống lập lịch mới. Rất nhiều tổ chức triển khai các hệ
thống lập kế hoạch, nhưng mỗi tổ chức có một bộ mục
tiêu, ràng buộc và vấn đề riêng. Có thể bệnh viện phải
vật lộn với tình trạng thiếu nhân viên. Hoặc có lẽ một
điểm khó khăn lớn là lên lịch thiết bị cùng với đội ngũ
nhân viên lành nghề và các phòng cần thiết để vận hành
nó. Bạn có thể nâng cấp hệ thống lập lịch để cải thiện
kết quả và mức độ chăm sóc. Cuối cùng, hầu hết các dự
án đều có ngân sách. Hầu hết thời gian, bạn nghĩ đến
tiền khi bạn nghe từ ngân sách. Trong các dự án, bạn
cũng có thể phải đối mặt với những hạn chế khác,
chẳng hạn như có bao nhiêu tài nguyên. Một dự án
không giống như các hoạt động, nó thể hiện công việc
diễn ra ngày này qua ngày khác, tạo ra cùng một kết
quả. Tiếp nhận bệnh nhân vào bệnh viện đại diện cho
công việc vận hành. Bệnh nhân có thể xuất hiện với các
vấn đề y tế khác nhau, nhưng những người ở quầy lễ
tân làm theo các quy trình giống nhau và sử dụng các
biểu mẫu giống nhau để nhận họ. Mặt khác, đưa một
hệ thống lập lịch mới vào bệnh viện là một dự án. Nó sẽ
có một khởi đầu cụ thể, nó kết thúc khi hệ thống bắt
a budget, both in money and resources time. Over your
lifetime, you've probably worked on lots of projects,
both at work and at home. A project is a temporary
endeavor with a unique goal, and usually a budget.
Using those characteristics, think about what you've
done over the past several months. Identify the
projects you've worked on during that time by
identifying the project's timeframe, what made the
project unique, and its budget. In the exercise files,
you'll find a list of the work I've done recently, tagged
either as projects or operations.
What is project management?(Quản lý dự án là gì?)
- Lots of project managers get their start because
they're good at making things happen. But project
management is more than showing off your
organizational skills and supervising others. It means
applying knowledge, skills, tools and techniques to
achieve your project's objectives. Project management
can be summed up as answering a few crucial
questions. The first question you have to answer is,
what problem are you solving? Clearly defining what
the project is supposed to accomplish is a big step
toward making it a success. Legendary baseball
manager Yogi Berra's off-kilter take on it is, "You've got
to be very careful "if you don't know where you're
going, "because you might not get there." The second
question is, how are you going to solve this problem?
Whether you're solving a problem, or pursuing an
opportunity, you might have to choose from several
possible strategies. Once you've picked your approach,
it's time to flesh out your solution, gathering
requirements, identifying deliverables, and defining
project scope. The next question is, what's your plan?
A big part of project management is planning your
project. You have to identify the work to be done, in
detail. How long it might take, the resources you need,
and how much they cost. With that info in hand, you
can build a schedule of when work should occur. While
you're at it, you also need to spell out how you want
things to happen in your project, like communication,
managing changes, and so on. Some projects seem to
đầu và chạy, lên lịch cho các nguồn lực của bệnh viện.
Nó có một mục tiêu duy nhất là giải quyết các vấn đề về
lịch trình của bệnh viện và nó có ngân sách, cả về tiền
bạc và thời gian. Trong suốt cuộc đời của mình, bạn có
thể đã làm việc cho rất nhiều dự án, cả ở cơ quan và ở
nhà. Dự án là một nỗ lực tạm thời với một mục tiêu
duy nhất và thường là ngân sách. Sử dụng những đặc
điểm đó, hãy nghĩ về những gì bạn đã làm trong vài
tháng qua. Xác định các dự án bạn đã làm trong thời
gian đó bằng cách xác định khung thời gian của dự án,
điều gì làm cho dự án trở nên độc đáo và ngân sách của
nó. Trong các tệp bài tập, bạn sẽ tìm thấy danh sách các
công việc tôi đã làm gần đây, được gắn thẻ là dự án
hoặc hoạt động.
- Rất nhiều nhà quản lý dự án bắt đầu vì họ giỏi trong
việc biến mọi thứ thành hiện thực. Nhưng quản lý dự
án không chỉ là thể hiện kỹ năng tổ chức của bạn và
giám sát người khác. Nó có nghĩa là áp dụng kiến thức,
kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đạt được các mục tiêu
của dự án. Quản lý dự án có thể được tóm tắt là trả lời
một số câu hỏi quan trọng. Câu hỏi đầu tiên bạn phải
trả lời là bạn đang giải quyết vấn đề gì? Xác định rõ
ràng những gì dự án phải hoàn thành là một bước tiến
lớn để làm cho nó thành công. Người quản lý bóng chày
huyền thoại Yogi Berra đã nói rằng, "Bạn phải rất cẩn
thận" nếu bạn không biết mình đang đi đâu, "bởi vì bạn
có thể không đến được đó." Câu hỏi thứ hai là, bạn sẽ
giải quyết vấn đề này như thế nào? Cho dù bạn đang
giải quyết một vấn đề hay theo đuổi một cơ hội, bạn có
thể phải chọn từ một số chiến lược khả thi. Khi bạn đã
chọn cách tiếp cận của mình, đã đến lúc xác định giải
pháp của bạn, thu thập các yêu cầu, xác định các sản
phẩm có thể phân phối và xác định phạm vi dự án. Câu
hỏi tiếp theo là, kế hoạch của bạn là gì? Một phần
quan trọng của quản lý dự án là lập kế hoạch cho dự án
của bạn. Bạn phải xác định công việc phải làm một cách
chi tiết. Có thể mất bao lâu, tài nguyên bạn cần và chi
phí của chúng. Với thông tin đó trong tay, bạn có thể
xây dựng lịch trình khi nào công việc sẽ diễn ra. Trong
khi thực hiện, bạn cũng cần phải giải thích cách bạn
muốn mọi thứ diễn ra trong dự án của mình, chẳng hạn
như giao tiếp, quản lý các thay đổi, v.v. Một số dự án
dường như tiếp diễn mãi mãi, nhưng cuối cùng ai đó sẽ
go on forever, but eventually someone will pull the
plug if it doesn't finish. That's why you also have to
answer the question, how will you know when you're
done? Clearly defined objectives, requirements, and
deliverables help answer that question, but you can
eliminate uncertainty by defining success criteria,
quantifiable, measurable results that show that the
project is complete, like a certificate of occupancy, for
construction, or increased productivity measurements
after a system is implemented. When you get to the
end of the project, you're ready to answer the last
question, how well did the project go? This important
step is often skipped, because everyone is so ready to
move on to the next deal. You really need to take time
to review the project. What worked well, what didn't,
why? How could we have done better? Project
management boils down to answering several
questions about your project, what problem are you
solving, how are you going to solve it, what's your plan
for getting the project done, how can you tell when
you're done, and how well did the project go?
What it takes to be a project manager?(Những điều cần có để trở
thành một người quản lý dự án?)
rút phích cắm nếu nó không hoàn thành. Đó là lý do tại
sao bạn cũng phải trả lời câu hỏi, làm thế nào mà bạn
biết khi nào bạn làm xong? Các mục tiêu, yêu cầu và
phân phối được xác định rõ ràng giúp trả lời câu hỏi đó,
nhưng bạn có thể loại bỏ sự không chắc chắn bằng cách
xác định tiêu chí thành công, kết quả định lượng, có thể
đo lường cho thấy rằng dự án đã hoàn thành, chẳng
hạn như giấy chứng nhận có người ở, để xây dựng hoặc
các phép đo năng suất tăng lên sau khi hệ thống được
thực hiện. Khi bạn đi đến phần cuối của dự án, bạn đã
sẵn sàng trả lời câu hỏi cuối cùng, dự án đã diễn ra tốt
như thế nào? Bước quan trọng này thường bị bỏ qua,
bởi vì mọi người đều đã sẵn sàng để chuyển sang giao
dịch tiếp theo. Bạn thực sự cần dành thời gian để xem
xét dự án. Điều gì hoạt động tốt, điều gì không, tại sao?
Làm thế nào chúng ta có thể làm tốt hơn? Quản lý dự
án tập trung vào việc trả lời một số câu hỏi về dự án của
bạn, bạn đang giải quyết vấn đề gì, bạn sẽ giải quyết
nó như thế nào, kế hoạch của bạn để hoàn thành dự
án là gì, làm thế nào bạn có thể biết khi nào bạn hoàn
thành và mức độ dự án đi?
- Most people see project managers as really organized
and good at getting things done. But project managers
also use a wide variety of skills and knowledge to
complete projects successfully. First, there are
technical skills specific to project management, like
what goes into a project plan, building and fine tuning
a project schedule, reading a Gant chart, using the
critical path and measuring performance. Then there's
business expertise. It's up to you to make sure your
project delivers value. You need to understand your
organization's business, what it does, and what it
considers important. That way, you can see how your
project fits in and you can make good decisions to
ensure that your project is successful. Problem solving
is another important skill. Projects never, and I mean
never, go according to plan. Your job is to figure out
how to achieve project objectives and meet the
schedule and budget while working around the
problems that arise. One of the most important things
in a project manager's toolbox is interpersonal skills.
Projects may use people from different groups,
departments, and even different companies. You're the
leader of this group so it's your job to help everyone
work as a team to get the project done, and done well.
The most important characteristic of a great project
manager is strong leadership. You want to inspire your
people, help them become a true team, guide them to
do the right things, hold them accountable, and
motivate them to give their best. Does project
management sound like something you want to do?
This course will help you figure out what you need to
know so you can build a plan for developing your skills.
The project management life cycle(Vòng đời quản lý dự án)
- Hầu hết mọi người đều thấy các nhà quản lý dự án là
những người thực sự có tổ chức và giỏi hoàn thành
công việc. Nhưng các nhà quản lý dự án cũng sử dụng
nhiều kỹ năng và kiến thức khác nhau để hoàn thành
các dự án một cách thành công. Đầu tiên, có các kỹ
năng kỹ thuật dành riêng cho quản lý dự án, chẳng hạn
như những gì đi vào kế hoạch dự án, xây dựng và tinh
chỉnh lịch trình dự án, đọc biểu đồ Gant, sử dụng
đường dẫn quan trọng và đo lường hiệu suất. Sau đó là
chuyên môn kinh doanh. Việc đảm bảo dự án của bạn
mang lại giá trị là tùy thuộc vào bạn. Bạn cần hiểu công
việc kinh doanh của tổ chức của bạn, những gì nó làm
và những gì nó coi là quan trọng. Bằng cách đó, bạn có
thể thấy dự án của mình phù hợp như thế nào và bạn
có thể đưa ra quyết định đúng đắn để đảm bảo rằng dự
án của bạn thành công. Giải quyết vấn đề là một kỹ
năng quan trọng khác. Dự án không bao giờ, và tôi nhấn
mạnh lại là không bao giờ, đi theo kế hoạch. Công việc
của bạn là tìm ra cách để đạt được các mục tiêu của
dự án và đáp ứng tiến độ và ngân sách trong khi giải
quyết các vấn đề phát sinh. Một trong những điều
quan trọng nhất trong hộp công cụ của người quản lý
dự án là kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau.
Các dự án có thể sử dụng những người từ các nhóm,
phòng ban khác nhau và thậm chí là các công ty khác
nhau. Bạn là người lãnh đạo của nhóm này, vì vậy
nhiệm vụ của bạn là giúp mọi người làm việc như một
nhóm để hoàn thành và hoàn thành tốt dự án. Đặc
điểm quan trọng nhất của một nhà quản lý dự án tuyệt
vời là khả năng lãnh đạo mạnh mẽ. Bạn muốn truyền
cảm hứng cho mọi người, giúp họ trở thành một đội
thực sự, hướng dẫn họ làm những điều đúng đắn, quy
trách nhiệm cho họ và thúc đẩy họ cống hiến hết sức
mình. Quản lý dự án nghe có vẻ giống như việc mà bạn
muốn làm không? Khóa học này sẽ giúp bạn tìm ra
những điều bạn cần biết để bạn có thể xây dựng kế
hoạch phát triển các kỹ năng của mình.
- Project management can be categorized into five
groups of processes that help guide a project
successfully from beginning to end. Here are project
management's five process groups according to the
Project Management Institute. Initiating is all about
getting the commitment to start a project. To get that
commitment, you start by defining the project. What's
the project supposed to accomplish? What's the scope?
What's a rough estimate of the resources needed, and
the cost? You also identify the project stakeholders,
and make sure they agree on what the project is. From
there, you ask for approval to proceed. Planning is
where you figure out how you're going to perform the
project. In essence, planning answers the questions,
what are we going to do? How are we going to do it?
And how will we know when we're done? When the
plan is complete, it's time to get approval to launch the
project. The next two areas involve putting your plan
into action. Executing starts with launching a project.
You bring your resources on board, get them settled in,
and explain the rules you're using to run the project.
After that, everyone jumps in to put the plan into
action. Monitoring and controlling a project means
checking, what's going on in the project, and how that
compares to what you planned. If the project is sliding
off track, you take action to get it back on course.
Finally, there's the closing process. This part is short,
but important. You get the client to officially accept
that the project is complete. You document the project
performance, gather lessons learned, close contracts,
and help resources move on to their next assignments.
Those are the five process groups that represent the
project management life cycle. Put these processes into
action consistently, and your projects will run more
smoothly.
Traditional vs agile project management(Quản lý dự án nhanh và
truyền thống)
- Quản lý dự án có thể được phân loại thành năm
nhóm quy trình giúp hướng dẫn một dự án thành
công từ đầu đến cuối. Dưới đây là năm nhóm quy
trình của quản lý dự án theo Viện quản lý dự án. Bắt
đầu là tất cả về việc nhận được cam kết để bắt đầu
một dự án. Để có được cam kết đó, bạn bắt đầu bằng
cách xác định dự án. Dự án phải hoàn thành những
gì? Phạm vi là gì? Ước tính sơ bộ về các nguồn lực cần
thiết và chi phí là gì? Bạn cũng xác định các bên liên
quan của dự án và đảm bảo rằng họ đồng ý về dự án
là gì. Từ đó, bạn yêu cầu phê duyệt để tiến hành. Lập
kế hoạch là nơi bạn tìm ra cách bạn sẽ thực hiện dự
án. Về bản chất, lập kế hoạch trả lời các câu hỏi,
chúng ta sẽ làm gì? Chúng ta sẽ phải làm cái này như
thế nào? Và làm thế nào chúng ta sẽ biết khi chúng ta
đã hoàn thành? Khi kế hoạch đã hoàn thành, đã đến
lúc nhận được sự chấp thuận để khởi động dự án. Hai
lĩnh vực tiếp theo liên quan đến việc thực hiện kế
hoạch của bạn. Việc thực thi bắt đầu bằng việc khởi
chạy một dự án. Bạn mang tài nguyên của mình lên
máy bay, giúp chúng ổn định và giải thích các quy tắc
bạn đang sử dụng để chạy dự án. Sau đó, mọi người
cùng nhảy vào để đưa kế hoạch vào thực hiện. Giám
sát và kiểm soát một dự án có nghĩa là kiểm tra,
những gì đang diễn ra trong dự án và điều đó so với
những gì bạn đã lên kế hoạch. Nếu dự án đang đi
chệch hướng, bạn phải hành động để đưa nó trở lại
đúng hướng. Cuối cùng, có quá trình đóng cửa. Phần
này ngắn, nhưng quan trọng. Bạn khiến khách hàng
chính thức chấp nhận rằng dự án đã hoàn thành. Bạn
ghi lại kết quả hoạt động của dự án, thu thập các bài
học kinh nghiệm, kết thúc hợp đồng và giúp các
nguồn lực chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo của họ. Đó
là năm nhóm quy trình đại diện cho vòng đời quản lý
dự án. Đưa các quy trình này vào hoạt động một cách
nhất quán và các dự án của bạn sẽ chạy trơn tru hơn.