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MANUAL GOOGLE MEET

POSGRADO
OFICINA GENERAL DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Y PLATAFORMAS VIRTUALES
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
MANUAL GOOGLE MEET- POSGRADO

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................................. 2
ACCESO CORREO ................................................................................................................................................................. 3
INGRESAR A MEET .............................................................................................................................................................. 5
MICRÓFONO ....................................................................................................................................................................... 6
CÁMARA.............................................................................................................................................................................. 7
LISTA DE ASISTENTES .......................................................................................................................................................... 8
INVITAR PERSONAS ............................................................................................................................................................. 9
FIJAR EN LA PANTALLA...................................................................................................................................................... 13
SILENCIAR ASISTENTE ....................................................................................................................................................... 17
QUITAR ASISTENTE ........................................................................................................................................................... 19
CONTROLES DEL ORGANIZADOR ...................................................................................................................................... 21
CHAT ................................................................................................................................................................................. 24
PRESENTAR AHORA........................................................................................................................................................... 26
GRABAR LA REUNIÓN ....................................................................................................................................................... 35
CAMBIAR DISEÑO ............................................................................................................................................................. 38
PANTALLA COMPLETA ...................................................................................................................................................... 42
CERRAR SESIÓN................................................................................................................................................................. 44
DATOS DE SOPORTE.......................................................................................................................................................... 45

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INTRODUCCIÓN
Al estar la Universidad Nacional de Cajamarca usando los servicios de correo electrónico de Google, también se
cuenta con la posibilidad de usar las herramientas que, en la situación actual por la que se atraviesa y las nuevas
condiciones de trabajo, dichas herramientas darían el soporte para las clases virtuales, organización de actividades,
almacenamiento de información, etc. apoyando a la operatividad de la institución.

Mediante el uso correcto de las herramientas de Google en este caso GOOGLE MEET con lo que se busca conseguir
los siguientes beneficios:

• Con las cuentas de uso institucional es posible crear salas de videoconferencia de hasta 100
participantes.
• Es posible poder invitar a personas fuera de la UNC que dispongan de una cuenta de Google, o incluso
que no dispongan de ninguna cuenta, enviándoles un correo con la invitación o el enlace de la misma.
• Meet está integrado con Google Calendar, donde se podrá crear salas de videoconferencia para cada
evento de Google Calendar que necesites.
• Compartir el escritorio, compartir una presentación o sólo alguna ventana con el resto de participantes
de la videoconferencia.

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ACCESO CORREO
1. Acceder a: http://www.google.com/

2. Ubicarnos en la esquina superior derecha y dar clic en “Iniciar Sesión”.

3. “Iniciar Sesión”, haciendo uso de la Cuenta de Correo UNC y correspondiente contraseña.

System UNC

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Si se ingresó correctamente:

Se mostrará la foto de perfil


del correo electrónico o la
primera letra del nombre.

4. Para visualizar las herramientas o aplicaciones de Google debemos dar clic en la figura de los cuadraditos.

Hacer clic en la
figura

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INGRESAR A MEET
5. En el grupo de herramientas de Google nos ubicamos en MEET y damos clic para abrirla.

Hacer CLIC en la
Herramienta

6. Luego de ejecutar los pasos necesarios para conectarse a la video conferencia (explicados en el manual
correspondiente) nos ubicamos dentro de la videoconferencia:

REUNION

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MICRÓFONO
7. Antes de unirnos a la videoconferencia, así como también durante la videoconferencia tenemos la posibilidad
de ACTIVAR o DESACTIVAR el MICRÓFONO:

Si la opción se encuentra
en color BLANCO
reconocemos que el
micrófono esta ACTIVADO

Para DESACTIVAR
damos CLIC.

Si la opción se encuentra en
color ROJO reconocemos
que el micrófono esta
DESACTIVADO.

Para volver a
ACTIVAR damos CLIC.

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CÁMARA
8. Antes de unirnos a la videoconferencia, así como también durante la videoconferencia tenemos la posibilidad
de ACTIVAR o DESACTIVAR la CÁMARA:

NOS VISUALIZAMOS
EN LA PANTALLA
Si la opción se encuentra
en color BLANCO
reconocemos que la
cámara esta ACTIVADA.

Para DESACTIVAR
damos CLIC.

Si la opción se encuentra
VISUALIZAMOS LA en color ROJO
reconocemos que la
INICIAL DEL NOMBRE
cámara esta DESACTIVADA.

Para volver a
ACTIVAR damos CLIC.

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LISTA DE ASISTENTES

9. Estando en la videoconferencia podremos visualizar los asistentes a la misma:

Damos CLIC.
Visualizamos la imagen o foto de
perfil de las personas que vayan
uniéndose a la videoconferencia.

Tendrá prioridad en la pantalla la


persona que esté hablando.

REUNION

REUNION

Organizador

Asistente 1

Visualizamos la lista de
personas que se unieron
a la clase.
Asistente 1

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INVITAR PERSONAS

10. Estando en la videoconferencia podemos invitar a otras personas para que se unan y participen de la misma,
existen dos métodos:

FORMA 1: Copiar el enlace de la videoconferencia y enviarlo a las personas deseadas por


correo, servicios de mensajería, etc.

Damos CLIC.

REUNION

Este LINK permitirá que las otras


personas puedan unirse a la
videoconferencia.

REUNION Es necesario solo copiarlo y enviarlo por


el medio posible a las personas deseadas.

Ellos deberán dar solo CLIC en el LINK y


podrán ingresar.

REUNION

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11. Otra forma de copiar este LINK e información de la videoconferencia es la siguiente:

REUNION

Damos CLIC en el botón y se copiará


automáticamente el LINK de la
videoconferencia y podemos enviarlo
de la misma forma por otros medios.

REUNION

LOS DATOS QUE SE COPIARÁN AUTOMÁTICAMENTE SON:


• Para unirte a la videollamada, haz clic en este enlace:
https://meet.google.com/vwi-okqs-jzi
• Si quieres unirte por teléfono, llama al +1 636-498-4566 e
introduce este PIN: 115 709 547#
DESDE LOS QUE SE PODRÁ INGRESAR RAPIDAMENTE A LA
VIDEOCONFERENCIA DANDO CLIC EN EL ENLACE.

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FORMA 2: Debemos dirigirnos a la lista de asistentes y desde esa zona dar CLIC en
AÑADIR PERSONAS.

REUNION

Damos CLIC
Organizador

Asistente 1

Asistente 1

Damos CLIC e ingresamos el


nombre o correo de la persona
que buscamos, aparecerá una
lista de búsqueda y debe
seleccionar a la persona que
busca.

Si la persona que busca no


pertenece a la UNC no la
encontraremos en la lista de
búsqueda, solo debe ingresar el
correo.
Persona 2
persona2@unc.edu.pe

Persona 3
persona3@unc.edu.pe Si encontramos a la persona en la lista
de sugerencias podemos dar CLIC en
Persona 4
persona4@unc.edu.pe
su nombre y agregarlo.

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Podemos agregar más de una


persona a la vez.

Persona 2

Luego de terminar de agregar a las


personas deseadas, damos CLIC en
ENVIAR CORREO.

Visualizaremos en la esquina inferior


izquierda un mensaje de confirmación
del envío.

Invitar de esta forma permitirá que las personas que


agreguemos recibirán un correo electrónico con la
información de la reunión de manera que podrían acceder
desde ese correo electrónico directamente a la
videoconferencia.

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FIJAR EN LA PANTALLA

12. En nuestra pantalla se visualizará la imagen de la persona que esté hablando, pero cuando tenemos muchos
miembros en la videoconferencia esto puede variar entre una y otra imagen, por lo que tenemos la
posibilidad de fijar la imagen de una sola persona (ya sea de un miembro de la videoconferencia o la nuestra
también) en la pantalla y solo visualizar a dicha persona:

FORMA 1: Una forma práctica y rápida de poder fijar la imagen de una persona de la
videoconferencia o la nuestra es dar CLIC en la imagen de la persona en la zona de los
asistentes:

Debemos desplegar la lista de


asistentes a la videoconferencia.

REUNION

Organizador

Asistente 1

Visualizamos la imagen o
foto de perfil de las
personas que vayan
uniéndose a la
videoconferencia.

Asistente 1

Nos ubicamos en la imagen de la


persona o la nuestra como en este caso
y damos CLIC en el símbolo de chinche.

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REUNION

Organizador En la imagen de la persona se


visualizará un símbolo que indica que
Asistente 1 hemos fijado esa imagen en nuestra
pantalla.

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11
Visualizamos la imagen
que hallamos fijado en
la pantalla. (esto solo
se visualizará en
nuestra pantalla)

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FORMA 2: Otra opción para fijar la imagen en la pantalla es la siguiente en la que


debemos ir a la lista de asistentes y ubicados en la persona deseada desplegamos su
menú y damos CLIC en FIJAR EN PANTALLA:

Debemos desplegar la lista de


asistentes a la videoconferencia. REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Nos ubicamos en el nombre de la


persona que queremos fijar en la
pantalla y damos CLIC en la flecha.

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REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Damos CLIC en la herramienta de FIJAR


EN LA PANTALLA.

REUNION

Organizador

Asistente 1

Visualizamos la imagen
que hallamos fijado en
la pantalla. (esto solo
se visualizará en
nuestra pantalla)

Asistente 1

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SILENCIAR ASISTENTE

13. Si durante el desarrollo de la videoconferencia se presenta interrupciones del audio que un asistente tenga
activo en la misma, solo el ORGANIZADOR o creador de la reunión tendrá la opción de SILENCIAR a ese
asistente:

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Nos ubicamos en el nombre de la


persona que queremos SILENCIAR y
damos CLIC en la flecha.

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Damos CLIC en la herramienta de


SILENCIAR

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Asistente 1 para Persona 1

Asistente 1 puede activar su Damos CLIC en SILENCIAR.

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Visualizamos el símbolo
del micrófono en rojo.

NOTA: Cuando silenciemos a un asistente, este visualizará un aviso indicando


que el organizador de la videoconferencia lo ha silenciado.
Si se desea ACTIVAR MICRÓFONO nuevamente solo podrá realizarlo el mismo
asistente ya NO el organizador.

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QUITAR ASISTENTE

14. Si durante el desarrollo de la videoconferencia se presenta alguna situación en la que se necesite QUITAR
a un asistente, el proceso es el siguiente:

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Nos ubicamos en el nombre de la


persona que queremos QUITAR y
damos CLIC en la flecha.

REUNION

Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

Damos CLIC en QUITAR

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Damos CLIC en QUITAR


Asistente 1 de la

REUNION
Asistente 1 de la reunión

Organizador
Organizador
Organizador

Asistente
Asistente 11

MENSAJE DE
CONFIRMACIÓN

Asistente 1 de la reunión

Para cerrar la barra lateral


NOTA: Quitar a una persona de la videoconferencia no
de la lista de asistentes y
significa que esta no podrá volver a ingresar. Si la persona
el chat debemos dar CLIC
desea puede entrar a la videoconferencia a través del en la pantalla donde nos
mismo enlace. vemos.

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CONTROLES DEL ORGANIZADOR


15. Solo el ORGANIZADOR de la video llamada tiene acceso a los CONTROLES DEL ORGANIZADOR, estos han
sido agregados con el objetivo de tener un mayor control de la reunión, teniendo la posibilidad de permitir
compartir pantalla a los asistentes o no y también permitir o no a los asistentes enviar mensajes vía chat.
Existen dos formas de acceder a estos controles del organizador:

FORMA 1: Acceder a través del botón de SEGURIDAD DE LAS REUNIONES.

Damos CLIC en el botón


de SEGURIDAD DE LAS
REUNIONES.

REUNION
PRUEBA

Damos CLIC en la barra VERDE para ACTIVAR O


DESACTIVAR.

Cuando está DESACTIVADO (color gris) solo los


organizadores podrán compartir su pantalla.

Damos CLIC en la barra VERDE para ACTIVAR O


DESACTIVAR.

Cuando está DESACTIVADO (color gris) solo los


organizadores podrán enviar mensajes de chat.

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FORMA 2: Acceder a través de la lista de asistentes.

Damos CLIC.

REUNION
Damos CLIC en el botón de
CONTROLES DEL
Organizador ORGANIZADOR.

Asistente 1

Damos CLIC en la barra VERDE


para ACTIVAR O DESACTIVAR.

Cuando está DESACTIVADO


(color gris) solo los
organizadores podrán compartir
su pantalla.

Damos CLIC en la barra VERDE para


ACTIVAR O DESACTIVAR.

Cuando está DESACTIVADO (color


gris) solo los organizadores podrán
enviar mensajes de chat.

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FORMA 3: Acceder a través del CHAT de la reunión.


Asistente 1

Damos CLIC.

REUNION

Damos CLIC en la barra VERDE para


ACTIVAR O DESACTIVAR.

Cuando está DESACTIVADO (color


gris) solo los organizadores podrán
enviar mensajes de chat.

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CHAT

16. Otro mecanismo de comunicación durante la videoconferencia aparte de los audios activos es el CHAT,
permite enviar mensajes de texto en vivo:

Asistente 1

Damos CLIC.

REUNION

REUNION

Damos CLIC para ingresar


el texto necesario.

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REUNION REUNION

Damos CLIC para enviar el


mensaje.

Debemos considerar que


todos los miembros de la
videoconferencia verán este
mensaje.
En esta zona
visualizaremos todos los
mensajes enviados en
orden cronológico.

REUNION Asistente 1

Visualizaremos el número
de mensajes sin leer.
Asistente 1
Y también el mensaje
recibido en un cuadro
flotante.
Si no estamos en la barra
lateral, cuando llegue un
mensaje nuevo se mostrará
así.

Asistente 1

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PRESENTAR AHORA

17. Si durante la videoconferencia lo que se necesita es que como organizador presente para todos algún
documento o mi pantalla para que los asistentes vean una secuencia de pasos o algún proceso, lo que
podemos hacer es PRESENTAR:

PRESENTAR TODA LA PANTALLA: Esta opción permite compartir con todos los asistentes
mi pantalla completa, lo que implica que los asistentes podrán visualizar todo lo que
estoy usando en mi computadora, como mis movimientos, abrir cualquier documento o
página web, etc.:

Para visualizar la barra


inferior, debes ubicarnos
en la zona inferior de la
videoconferencia.

REUNION

Damos CLIC.

26
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Damos CLIC.

Seleccionamos la pantalla que


se nos muestra para confirmar.

Damos CLIC en ella.

Damos CLIC.

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Mensaje que
nos mostrará el
avance de carga
para compartir
nuestra
pantalla.

Barra flotante que nos permitirá navegar por


nuestra computadora y en cualquier momento
deseado DEJAR DE COMPATIR.

DEBEMOS RECORDAR
QUE TODOS LOS
MOVIMIENTOS QUE
REALICEMOS LOS
PODRÁ OBSERVAR LOS
ASISTENTES A LA
VIDEOCONFERENCIA.

Si la barra flotante nos incomoda en esa posición


podemos movilizarla dando DOBLE CLIC en ella y
ARRASTRAR a la posición deseada.

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DEBEMOS RECORDAR
QUE SI OCULTAMOS LA
BARRA FLOTANTE
PODRIAMOS OLVIDAR
QUE ESTAMOS
COMPARTIENDO
PANTALLA Y PODRIAMOS
MOSTRAR INFORMACIÓN
PRIVADA.

Si la barra flotante nos incomoda también podemos


ocultarla de manera que navegaríamos sin
problemas y estaríamos compartiendo aún.

Luego de haber mostrado el material necesario como diapositivas de PowerPoint, etc.


procedemos a DEJAR DE COMPARTIR de alguna de las dos formas siguientes.

Podemos dar CLIC en el botón DEJAR DE


COMPARTIR de la barra flotante.

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Regresamos a la videoconferencia y
damos CLIC en ESTAS PRESENTANDO y
luego CLIC en DEJAR DE PRESENTAR.

REUNION

RECOMENDACIÓN: Cuando comencemos a compartir


nuestra pantalla de preferencia apaguemos nuestra
cámara, ya que los asistentes visualizarán de manera
completa nuestra pantalla y así puede cargar más
óptimamente la imagen de la pantalla.

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PRESENTAR UNA VENTANA: Esta opción permite compartir con todos los asistentes solo
un área de trabajo, es decir, podríamos compartir solo un PowerPoint, o un documento
en Word, un programa en específico, etc. sin el riesgo de mostrar información privada:

Para visualizar la barra


inferior, debes ubicarnos
en la zona inferior de la
videoconferencia.

REUNION

Damos CLIC.

Damos CLIC.

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NOTA: Para que MEET identifique la ventana que queremos compartir NO


DEBEMOS MINIMIZAR DICHA VENTANA, debo tenerla abierta y solo
trasladarme a la videoconferencia de manera que cuando usemos esta
herramienta reconozca la ventana de trabajo que deseamos.

Seleccionamos la ventana que


deseamos compartir y damos
CLIC en ella.

Damos CLIC.

Visualizaremos la barra flotante que


indica que estamos compartiendo,
pero en este caso si salimos de esta
Si se desea dejar de
ventana de Word los asistentes solo
compartir damos
verán una pantalla negra.
CLIC en DEJAR DE
COMPARTIR.

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PRESENTAR UNA PESTAÑA DE CHROME: Esta opción permite compartir con todos los
asistentes solo un área de trabajo, es decir, podríamos compartir solo UNA PÁGINA WEB
abierta sin el riesgo de mostrar información privada:

Para visualizar la barra


inferior, debes ubicarnos
en la zona inferior de la
videoconferencia.

REUNION

Damos CLIC.

Damos CLIC.

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Seleccionamos la pestaña o
página web que deseamos
compartir y damos CLIC en ella.
persona2@unc.edu.pe

Damos CLIC.

Si se desea dejar
de compartir
damos CLIC en
INTERRUMPIR.

Visualizaremos la barra que indica que


estamos compartiendo, pero en este
caso si salimos de esta pestaña de
chrome los asistentes solo verán una
pantalla negra.

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GRABAR LA REUNIÓN

18. Si consideramos que la videoconferencia se necesita almacenar para su posterior difusión, podemos utilizar
la herramienta GRABAR REUNIÓN, la que permitirá grabar desde el instante que la activemos:

Damos CLIC en
los tres puntos.

REUNION

Damos CLIC en GRABAR LA


REUNIÓN.

Esta acción lo puede realizar tanto


el asistente a la videoconferencia
como también el organizador de
la misma.

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Damos CLIC en ACEPTAR.

Luego de una previa conversación y


acuerdo con los asistentes para
grabar la videoconferencia.

Visualizaremos un
mensaje que nos
indicará que está en
curso la grabación.

REUNION

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DETENER GRABACIÓN:

Damos CLIC en los tres puntos


y luego en DETENER
GRABACIÓN.

NO OLVIDAR DETENER LA
GRABACIÓN DE LA
VIDEOCONFERENCIA, ya
que esta solo se detendría
automáticamente si todos
los asistentes abandonaran
la videoconferencia.
Luego de detener la
Damos CLIC en
grabación, esta SE DETENER GRABACIÓN.
ALMACENA DE MANERA
AUTOMÁTICA EN EL DRIVE
DE LA PERSONA QUE
GRABÓ.

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CAMBIAR DISEÑO

19. Durante la videoconferencia tenemos la posibilidad de organizar la forma en que vemos a los asistentes en
nuestra pantalla de acuerdo a la situación que se presente:

Damos CLIC en
los tres puntos.

REUNION

Damos CLIC en GRABAR LA


REUNIÓN.

Esta acción lo puede realizar tanto


el asistente a la videoconferencia
como también el organizador de
la misma.

38
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Damos CLIC en BARRA LATERAL.

Este tipo de organización es la


automática, en el cuadro grande
visualizaremos la imagen del
asistente que esté utilizando el
audio o de la persona que hemos
fijado en la pantalla. Al lateral
visualizaremos a los asistentes en
pequeños cuadros.

Asistente 2

Asistente 3

Asistente 4

Asistente 1

39
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Damos CLIC en FOCO.

Con este tipo de organización


visualizamos solo a la persona
que este utilizando el audio o
que hayamos fijado en la
pantalla.

Organizador

40
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Damos CLIC en MOSAICO.

Con este tipo de organización


visualizamos la imagen de un
máximo de 12 asistentes a la
videoconferencia acomodados al
tamaño de nuestra pantalla.

Tenemos la posibilidad de establecer la


cantidad de asistentes que deseamos ver
en la pantalla estando en modo mosaico,
dando CLIC y arrastrando hacia la
izquierda o derecha aumentaremos o
disminuiremos la cantidad. Podemos
visualizar desde 6 asistentes hasta 49.

N
Asistente 3 Asistente 5 Asistente 6

Asistente 1 Asistente 2
Asistente 7

P
Asistente 4 Asistente 8 Asistente 9

41
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PANTALLA COMPLETA

20. Si durante la videoconferencia tenemos la necesidad de ampliar nuestra pantalla para quizás visualizar
mejor la imagen que nos estén presentando, debemos realizar lo siguiente:

Damos CLIC en
los tres puntos.

REUNION

Damos CLIC en PANTALLA


COMPLETA.

Esta acción lo puede realizar tanto


el asistente a la videoconferencia
como también el organizador de
la misma.

42
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N
Asistente 3 Asistente 5 Asistente 6

Asistente 1 Asistente 2
Asistente 7

P
Asistente 4 Asistente 8 Asistente 9

Visualizaremos la organización
que hayamos configurado en la
pantalla completa, lo que significa
que ya no veremos la barra de
tareas que se ubica en la parte
inferior y tampoco veremos la
barra de búsqueda de internet.

NOTA: PARA SALIR DE LA PANTALLA COMPLETA DEBEMOS PRESIONAR LA


TECLA ESC (escape) ubicada en la esquina superior izquierda del teclado.

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CERRAR SESIÓN
21. Nos ubicamos en la esquina superior derecha y dar CLIC en el botón de dice UNC correo junto a con la
imagen del correo electrónico.

System

System UNC

Damos CLIC en
CERRAR SESIÓN.

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DATOS DE SOPORTE
Oficina General de Sistemas Informáticos y Plataformas Virtuales

GUIA
Persona Cargo

Walter Ronald Pérez Estrada Director OGSIPV

Antonio Fernando Alcántara Arango Instructor

Nilda Azucena Guevara Sandoval Edición

VERSIONES

Versión Fecha

Versión 1.0 01/10/2020

Versión 2.0 08/10/2020

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