Asztalfoglaló applikáció bevezetése az Opel Szentgotthárd Kft-nél az

Energiamegtakarítási projekt részeként

Részlet a „Modern Lean menedzsment a gyakorlatban, az Opel Szentgotthárd Kft. új

termelésirányítási rendszere: Stellantis Production Way” c. szakdolgozatból

Svajda Dávid

2022
 A lean menedszent nem kizárólag a gembán, azaz az értékteremtés helyszínén, az „igazi helyen”
alkalmazható. A veszteségek minimalizálása megjelenik a támogató területeken, így az irodai
környezetben is. Figyeljük meg melyek ezek a veszteségforrások amelyeket a támogató területeken
fedezhetünk fel. A veszteségforrások analizálásához tekintsük át a lean 7 fő veszteségforrását.

A lean 7 fő veszteségforrást fogalmaz meg. Ezek a felesleges szállítás, a túlzott készletek, a

mozgatási veszteségek, a várakozás, a túlmunkálás, a túltermelés, a hiba és selejt. Természetéből
adódóan ezen veszteségforrásokhoz nem rendelhetünk közvetlen irodai támogató tevékenységet,
legalábbis nem mindegyikhez. Az irodában veszteségforrásként értelmezhető a megbeszélésekre való
eljutás. Egy nagy területű gyárban a tárgyalók és az egyének munkahelyei nagyobb távolságra lehetnek
egymástól, így a megbeszélésre való eljutás több perc sétába is kerülhet. Ehhez hozzájön az egyének
pontossága vagy épp pontatlansága ami szintén kiesett időként fogható fel. Ehhez a
veszteségforráshoz szorosan kötődik a várakozás. Mikor várakozhat egy folyamatban részvevő egyén?
Ha munkatársa nem tartja be a kiszabott határidőt, vagy túl hosszan old meg egy problémát adott
esetben túlgondolja azt. Veszteségforrásként fogható fel a hiba, ám ennek kiküszöbölése, mivel
emberről van szó lehetetlen. Veszteségforrásként jelenik meg a digitalizáció hiánya. A papír alapú
dokumentumok kezelése, nem csak körülményesebb és időigényesebb, hanem költségesebb is, mivel
azokat tárolni, titkosítás esetén elzártan tárolni szükséges. A legfőbb veszteségforrás melyet az Opel
Szentgotthárd Kft.-nél is felfedeztem, az az irodák kihasználatlansága. A vállalatnál lehetőség van
távmunkára, részleges otthoni munkavégzésre és helyszíni munkavégzésre. Mivel egyes támogató
területek nem igénylenek helyszíni jelenlétet egyes munkavállalók távmunkában, vagy részleges
otthoni munkavégzésben dolgoznak. A távmunkában dolgozók általában központi funkciókat látnak el,
tevékenységük nem köthető közvetlenül a gyár mindennapi folyamataihoz, vagy nem igényel
személyes jelenlétet. Ilyen egyének például az IT-osztály vagy a logisztikai osztály bizonyos dolgozói.
Akik részleges otthoni munkavégzésben dolgoznak pár napot az irodában, pár napot pedig home
office-ban töltenek. A munkavégzés helyszíne nem mindig kiszámítható, az adott tevékenységtől függ
szükséges-e a személyes jelenlét.

Milyen veszteségforrások merülnek fel e tekintetben?

• az irodák fűtési és hűtési költsége
• az elfogyasztott áram költsége
• az irodai eszközök elhasználásából fakadó értékcsökkenése
• feleslegesen kifizetett bejárási támogatás

A legjelentősebb ezen 3 veszteség közül az energiaköltségek. 2020 decembere és 2021

decembere között az energiahordozók importára több mint kétszeresére emelkedett. Ez kiemelt
hatással járt a vállalatok rezsiköltségeire. A cégek ennek hatására próbálják csökkenteni, gáz és
villamos energia felhasználásukat.

Az Opel Szentgotthárdnál megoldásként a régi, rosszul szigetelő ablakok cseréje, illetve az irodák
kihasználtságának optimalizálása jött szóba. A megoldás egy asztalfoglaló applikáció, amely megadja
bizonyos irodák lezárásának lehetőségét, úgy hogy azok az egyének akik helyszíni, vagy hibrid
munkavégzést végeznek foglalhassanak maguknak munkahelyet azaz asztalt az adott irodákban. A
rendszernek már az ablakcsere alatt is rendelkezésre kellett állni, mivel hétről-hétre másik irodában
cseréltek ablakot, így minden héten egy irodát le kellett zárni. A lezárt irodában állandó helyet birtokló
dolgozóknak egy másik irodában kellett maguknak asztalt foglalni, vagy ha nem szükséges a jelenléti
munkavégzés, otthoni munkavégzésben dolgozni.
 Az első nehézséget a rövid rendelkezésre álló idő okozta. Az asztalfoglaló rendszer tervezésére,
kivitelezésére, tesztelésére és hiba esetén beavatkozásra, majd a megoldás standardizálására
mindössze egy hónap állt rendelkezésre. Ezen folyamatok koordinálására és ellenőrzésére egy pontos
időtervet kellett létrehozni. Minden fázisnak éppen időben kellett elkészülni, hogy a határidő tartható
legyen, és a hiba kockázatát minimálisra kellett csökkenteni. A fejlesztés folyamatát az alábbi Gantt-
diagram mutatja be. Az ütemezés lépései PDCA(S) ciklus alapán kerültek besorolásra.
Szeptember Október
PDCA Tevékenység
12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14
Egyeztetés a vezetői igényről
PLAN Specifikáció elkészítése
Prototípus fejlesztése, bemutatása
Adatok felvétele az asztalokról
Fejlesztés, programozás
DO Iroda elrendezések modellezése
Adatok felvétele a felhasználókról
Oktatás az asszisztenseknek a használatról
CHACK Tesztelés
ACT Hibajavítások

A következő nehézséget az erőforrások szűkössége okozta. A rendszert a legköltséghatékonyabb

módon kellett megvalósítani. A fejlesztési költségek alacsonyan tartása végett egy már meglévő
rendszer megvásárlása, majd integrálása ki volt zárva. Egy új „nulláról” felépített applikációt kellett
létrehozni. A humán erőforrás szűkössége végett nem lehetett egy csapattal dolgozni, fejleszteni. A
fejlesztés és az azzal járó koordináció az én feladatom volt. További IT segítséget természetesen
kaptam informatikus kollégáktól, de ők nem tudtak teljes munkaidejükben a rendszer fejlesztésével
foglalkozni.

Az egyik legfontosabb döntés a platform kiválasztása volt. A multinacionális cégek legtöbbje

központi IT- val dolgozik, így kevés lehetőség van helyi, gyári IT- projektek gyors megvalósítására. Az IT
infrastruktúra kötött, standardokhoz igazodik. Nincs lehetőség ilyen rövid idő alatt egy webalkalmazást
fejleszteni, majd azt a vállalat intranetén üzemeltetni. Olyan megoldást kellett választani ami mindenki
számára elérhető, egyszerűen használható és nem szükséges hozzá vállalati bürokratikus folyamatokat
elindítani, tehát gyorsan rendelkezésre áll.

A Stellantis cégcsoport a Microsoft 365 felhős környezetét használja mint üzleti hatékonyságot
növelő szolgáltatást. Ez E3 licence része az úgynevezett Power Platform. A Power Platform négy
szolgáltatást köt össze: Power BI, Power Apps, Power Automate és Power Virtual Agents. A Power BI a
Microsoft üzleti elemzési szolgáltatása. Valós idejű betekintést nyújt a dinamikus vagy nem dinamikus
adatokból, és lehetővé teszi gazdag vizualizációk és nagymértékben személyre szabott jelentések
készítését. A Power Apps egy no code/low code környezet, ahol mobilbarát üzleti alkalmazásokat
készíthet akár fejlesztői erőforrás nélkül. A Power Automate egy munkafolyamat-automatizálási
eszközkészlet. Lehetővé teszi az üzleti folyamatok automatizálását sablonok, triggerek, riasztások és
RPA segítségével. Mindez gyorsan és kódolás nélkül elvégezhető. A Power Virtual Agents egy vezetett,
kódolás nélküli grafikus felület, ahol egyszerűen hozhat létre intelligens botokat. Ezek a mesterséges
intelligenciával támogatott képességek segítenek személyre szabott botbeszélgetéseket biztosítani az
ügyfélproblémák megoldásához és a gyakori kérdések automatizálásához.

A választás a Power Apps szolgáltatásra esett, mint az alkalmazás fejlesztésének és

üzemeltetésének platformja. A rendszerhez kapcsolódó folyamatok automatizációs környezete pedig
a Power Automate lett.

Miután ezen kritikus kérdésekben döntés született sor került az alkalmazás specifikációjára.

Az applikáció specifikációja
 Az alkalmazás az „SZE Desk Booking” nevet kapta. Az „SZE” jelölési a Szentgotthárdi gyárra utal.
A fő elvárás az applikációval valamint a fejlesztő és üzemeltetési környezetével kapcsolatban az
azonnali rendelkezésre állóság volt a határidő tarthatóságának érdekében. A rendszerhez
integrálhatónak kellett lenni a vállalati címtárnak, valamint a gyors elérhetőség érdekében az
applikációt elérhetővé kellett tenni a Teams alkalmazásból is. Mivel a Microsoft 365 egy
ökoszisztémaként működik ezek a lehetőségek adottak voltak. További igény volt, hogy lehessen
asztalt foglalni akár mobil készüléken, telefonon vagy tableten keresztül is. A Power Apps
rendelkezésre áll App Store-ban valamint Android Store-ban is, így az applikációt letöltve mobilon is
futtathatóvá vált az asztalfoglaló applikáció.

A felhasználók Microsoft 365 fiókjukkal jelentkeznek be az alkalmazás felületére, majd választott

időpontra, vagy időtartamra asztalt foglalhatnak. Foglalásaikat módosíthatják, vagy lemondhatják. Egy
fő egy időre csak egy asztalt foglalhat magának, valamint az egyén csak saját foglalásaihoz fér hozzá
illetve csak saját foglalásait módosíthatja, törölheti. A rendszerbe szükséges volt egy asszisztens
funkció beépítése. Az asszisztensek egy magasabb jogosultsággal rendelkeznek, képesek átlátni az
összes foglalást és lehetőségük van azokat törölni. Módosítani és más nevében asztalt foglalni
asszisztenseknek nem lehetséges, ez külön vezetői kérés volt.

Az alábbi ábra az asztalfoglaló applikáció használati esetdiagramját mutatja be.

A rendszerben három felhasználót különböztetünk meg. Különbségek a funkciók használatához

való jogosultságban vannak. Minél magasabb egy felhasználó jogosultsági szintje annál több funkciót
érhet el. A jogosultságok visszafele kompatibilisek, tehát egy adminisztrátor minden asszisztensi
jogosultsággal, valamint egy asszisztens minden felhasználói jogosultsággal is rendelkezik.
A funkciók a következők:
Bejelentkezés: A felhasználó bejelentkezik az applikáció kezdőlapjára. Ezen a felületen láthatja az
éppen aktuális foglalását. Lehetősége van az applikáció használatos webhely felkeresésére, az irodák
elrendezésének megtekintésére. A felületről tovább navigálhat az összes saját foglalásának
áttekintésére, valamint az új foglalást kezdeményezhet.

Információs webhely felkeresése: A felület egy különálló webhelyen jelenik meg. A felhasználó a
használattal kapcsolatos utasításokat olvashat, illetve megtekintheti a használatot bemutató videót.

Iroda elrendezések megtekintése: A felület egy különálló webhelyen jelenik meg. A felhasználó
képeken láthatja az iroda tervrajzát számozott asztalokkal. Az asztalokhoz további információként
megjelenik a felszereltség, azaz van-e az asztalnál laptop dokkoló, monitor és billentyűzet.

Foglalások kezelése: A felület az appban jelenik meg. A felhasználó aktuális, jövőbeni és korábbi
foglalásit tekintheti át. Az aktuális és jövőbeni foglalásait lehetősége van módosítani, illetve törölni.

Új foglalás létrehozása: A felhasználónak meg kell adni az időintervallumot, amikor az irodában

szeretne munkát végezni, azaz asztalt birtokolni. Az űrlapon dátumot és időt is szükséges megadni. A
következő lépésben az applikáció kilistázza az ebben az időintervallumban szabad asztalokat. Az egyén
ezen asztalokból tetszés szerint egyet választhat. Lehetőség van szűrni az irodákra, valamint az asztal
nevére is kereshetünk. A következő felület egy összesítő a foglalásról, a foglalás megerősítése után az
asztal foglalttá válik az egyén számára.

Összes foglalás adminisztrációja: A felhasználók összes foglalását az osztály asszisztense, vagy

megbízott asszisztense áttekintheti. Ha a foglaló speciális esetben (nincs hozzáférése a rendszerhez
például távollét miatt) nem tudja törölni foglalását, az asszisztenst megbízva megteheti. Ez a funkció
kizárólag a foglalás törlését tartalmazza magában.

Asztalok kezelése: Ez a funkció kizárólag az adminisztrátoroknak elérhető. Egy asztal letiltásával az

adott munkahely nem látszódik a rendszerben, így az nem is lesz foglalható. A rendszer később
átalakítható, hogy ezen funkcióhoz az asszisztensek is hozzáférjenek.

Asszisztensek kezelése: A funkcióban személyeket nevezhet ki az adminisztrátor asszisztenseknek.

Ezzel a kinevezett egyének az alap felhasználói jogosultságon kívül az asszisztensekhez hozzárendelt
jogosultságokkal is élhetnek.

A következő folyamatábra az alkalmazás használatát mutatja be.

A következő képeken az applikáció UI felülete tekinthető meg.
Az alábbi problématáblák azokat a problémákat mutatják amelyek a tesztelési időszakban
merültek fel.
Probléma: A felhasználó nem képes az applikációba bejelentkezni.
Miért? A felhasználó nem fogadta el a Power Platform használati feltételeit.
Miért? A felhasználó nem tudja hol nyilatkozhat a feltételek elfogadásáról.
Miért? A felhasználó nem tudja, hogy a használathoz el kell fogadni a használati feltételeket.
Miért? Az elfogadás szükségességéről nem készült kommunikáció.
Gyökérok: Az elfogadás szükségességéről nem készült kommunikáció.
Megoldás: Kommunikáció a használati feltételek elfogadásának szükségességéről.

Probléma: Az asztalok felszereltsége nem minden munkahelyen releváns. (Nincs monitor az adott
asztalnál.)
Miért? Az adatgyűjtés nem volt megfelelő.
Gyökérok: Az adatgyűjtés nem volt megfelelő.
Megoldás: A felszereltségi adatbázis ellenőrzése.

Probléma: A vezetői irodák foglalhatók.

Miért? Az asztalok beállítása során a vezetői helyek nem kerültek inaktiválásra.
Gyökérok: Az asztalok beállítása során a vezetői helyek nem kerültek inaktiválásra.
Megoldás: Vezetői munkahelyek inaktívvá, nem foglalhatóvá tétele.

Probléma: A felhasználó által választott időintervallum nem egyezett a foglalt időintervallummal.

Miért? A felhasználó Microsoft fiókja nem megfelelő időzónával üzemelt.
Miért? A felhasználó létrehozásakor nem figyeltek erre a beállításra.
Gyökérok: A felhasználói fiók időzóna beállítása nem volt megfelelő.
Megoldás: A megfelelő időzóna beállítása a felhasználó számára.

A projekt által elért költségmegtakarítás

(Vezetői jóváhagyás hiányában számszerűsített adat kizárólag a szakdolgozatban közölhető.)

2020 decembere és 2021 decembere között az energiahordozók importára több mint

kétszeresére emelkedett.
 Az ablakcsere 5-10 % földgáz megtakarítást jelent a vállalat számára. Mivel bizonyos irodák
fűtése megoldható hulladékhővel, is azon irodák lezárása, melyek csak földgáz elégetésével fűthetők
további jelentős energiamegtakarítást jelentenek a vállalat számára. Becslés szerint a jelenlegi költség
70-80 %-a lesz. A nyári időszakban megjelenő hűtési költség mely klímával, villamos energiával történik
az irodák egy részének lezárásával várhatóan majdnem felére csökken.

Az alkalmazás fejlesztési költsége elhanyagolható, mivel a rendszer környezete rendelkezésre

állt. A fejlesztés belső projektként valósult meg, így csak a kivitelezéssel foglakozók bérköltsége
jelenik meg mint fejlesztési költség.

Összefoglalás
Az applikáció bevezetése mint utólag kimondható sikeres döntés volt. Hozzájárult az
Energiamegtakarítási célok eléréséhez, ezen kívül emelte a vállalat digitalizációs teljesítménymutatóit.
A bevezetés során rengeteg tapasztalattal gazdagodtam amely segítette szakmai fejlődésem. A
fejlesztésért és koordinációért vezetői elismerésben és pénzjutalomban részesültem.