NSPA HEADQUARTERS, Chief of Staff Executive Office

Chief of Staff
Grade: 23:A6
Post No.: A-1

Original: English | Clearance: COSMIC TOP SECRET

Date validated: 06 July 2022 | Duty Location: Capellen, LUX
Validated by: S. A. Cummings | Job Code: A12

SUMMARY
The Chief of Staff (COS) oversees NSPA’s ongoing business/corporate operations and procedures. As a key
member of the Executive Management Board (EMB), which sets the direction of the Agency and monitors
performance across all business areas, the COS participates in the corporate management and direction of the
NSPA, through full membership of the relevant boards and contributes to the development of strategies,
policies, and directives that promote the Agency’s culture and vision. The COS reports directly to the General
Manager (GM) and will deputise for the GM when directed.
Also, the COS:
 Leads efforts to operationalise the strategy decided by the EMB. To do so, the incumbent must be a skilled
communicator, effective and driven leader to maintain key operational procedures, create new required
processes and ensure day-to-day operational excellence.
 Oversees functional support aspects of the Agency on behalf and in support of the GM, i.e. employee
policies, workplace policies, planning, communications, compliance, facilities and security.
 Coordinates across the operational organisational units to deliver a coherent and cohesive programme of
work well supported by enabling functions.
 Manages the actions of their own staff including planning, Internal Control, Quality Management, and
Corporate Communications; and is responsible for direction of assigned support functions including base
support and security in Capellen, Luxembourg. The COS ensures that the Agency operates effectively in
support of the Organisation's aims by working with the GM to develop clear Agency objectives and
priorities.

RESPONSIBILITIES
Under the direction of the GM, the COS is responsible for performing the following functions:
 Providing management to assigned staff and leadership aligned with the strategic direction.
 Assisting executive team members in creating, growing and building a world-class organisation.
 Working closely with the other members of the EMB to oversee assigned support functions.
 Driving operational results working closely with the other executive team members.
 Working closely with the EMB to create, implement and roll out plans for processes, reporting systems and
policies designed to foster efficient, effective and responsive delivery to customers.
 Partnering with the Financial Controller to achieve affordable and transparent financial results.
 Creating effective measurement tools to gauge the efficiency and effectiveness of internal and external
processes.
 Providing accurate and timely reports to support Agency and governance decisions.
 Spearheading the development, communication and implementation of effective and streamlined
processes.
 Leading the Resource Board (RB) to endorse proposals on personnel establishment, organisational design,
budgeting, forecasting and resource allocation to the GM.

A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

 Forging strategic partnerships and relationships with stakeholders and customer representatives.
 Fostering a growth oriented, positive and encouraging environment while keeping employees and
management accountable to policies, procedures and guidelines.
 Overseeing day-to-day assigned support functions aligned to the strategic guidance of the GM.
Planning Aspects
 Planning and monitoring the resource-related activities of the Agency in terms of organisation,
establishment, general administration, physical infrastructure and the application of NATO security policies
and practices.
 Formulating NSPA's resource-related policy, plans, strategy and direction to be approved by the GM and
the Agency Supervisory Board (ASB).
 Promulgating in accordance with NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) Agency
Supervisory Board (ASB) Policy, NSPA Operating Instructions (OIs) and Operating Procedures (OPs)
relative to their functional areas of responsibility, and monitoring their correct implementation.
Operational Aspects
 Fulfilling, on behalf of the GM, such responsibilities as may be delegated.
 Maintaining liaison with NATO Headquarters, operational commands, NATO Agencies [including co-
chairing the NATO Communication and Information Agency (NCIA)-NSPA Partnering Board] and the
authorities of member nations with regard to NSPA resources, and with the ASB through the NSPO
Chairperson's Office and Secretariat (CH).
 Fulfilling such investigative, disciplinary and administrative responsibilities as delegated by the GM.
 Preparing and presenting briefings, as required.
Managerial/Administrative Aspects
 Coordinating common headquarters and support activities across the Agency's business units and support
divisions.
 Chairing the NSPA RB in order to ensure the coordination and oversight of the Agency resource policy and
planning.
 Providing timely advice and insight to the GM on Agency’s activities and relations with Host and customer
nations, performing and directing investigations and recommending solutions in cases of dispute with Host
and customer nations.
 Supervising the preparation and chairing of meetings led by the GM, ensuring timely distribution of minutes,
and maintaining oversight of follow-up actions (particularly as regards the EMB).
 Coordinating the staffing within the Agency of NSPO ASB and Subordinate Committees' meeting agendas
and related documents and monitoring execution of follow-up actions.
 Representing NSPA on boards and panels at NATO HQ as required.
 Ensuring the implementation of the risk management process and managing the risks raised in the Office in
compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.
 Ensuring an open, transparent, effective personnel management in the office based on Employee
Performance Management System (EPMS) regulations/principles.
 In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of approved operations and
missions, on a case-by-case basis, by traveling to associated theatre/mission locations, especially where
NSPA personnel are/will be serving.
 Performing other managerial functions as required in peacetime and any official functions assigned in times
of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.

QUALIFICATIONS
General Qualifications
 Master’s degree or equivalent.

A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

  At least ten years of senior leadership experience in general and operational logistics or acquisition in a
national environment and desirably in a multinational environment.
 Exceptional leadership, management and organisational development skills and experience in a large,
complex organisation.
 Wide experience in a senior NATO, national appointment or private-sector organisation involving
leadership and management of logistics, procurement, finance and shared resources areas. This should
include:
 Knowledge and understanding of acquisition and logistics in national and multinational environments.
 Knowledge and understanding of resource management including the planning for and allocation of
resources in a matrix managed organisation as well as the career development of staff.
 Knowledge of and experience with state-of-the-art project management processes, procedures and
tools.
 Knowledge and understanding of state-of-the-art organisational strategic planning capabilities.
 Knowledge of corporate communications management.
 Knowledge and experience involving the development, management, acquisition and/or implementation of
major acquisition or logistics programmes.
 Demonstrated ability to work as an integral member of an executive level management team charged with
developing and implementing strategic programmes.
 Proven experience of managing time and work effectively under pressure, while producing high-quality
products under short-notice deadlines.
 Skilled sense of communications with proven experience leading executive teams to excellence
performance outcomes.
 Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems
(including HR).
 Proven ability to set and implement performance goals and expectations with relevant metrics, and to
redirect and improve performance where needed.
 Knowledge of NATO responsibilities and organisation.
 Proven ability to effectively communicate orally and in writing, with excellent presentational skills.

Specific Qualifications

 A proven record of successful achievement of corporate objectives in direct line management of a large
and diverse organisation in a defence-related environment.
 Exemplary diplomacy, tact, discretion and interpersonal relations.

LANGUAGE QUALIFICATIONS
 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
 A defence or civil service senior staff college qualification or successful completion of a senior/executive
leadership development programme is desirable.

PERSONAL CHARACTERISTICS
 Ability to develop excellent working relations with the GM, the EMB and Agency staff in a complex, dynamic
and multicultural organisation and the ability to generate consensus on a broad range of challenging
subjects among peers and colleagues.
 Personal integrity coupled with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation.
 Strong mix of passion and motivation for the job and its mission.
 Highly effective communication skills across internal/external customers and stakeholders.

A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

 Keen emotional intelligence and self-control in demanding complex situations.
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION
 Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national
policy.

A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

 QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif du chef
d'état-major
Chef d'état-major
Grade : 23:A6
Poste n° : A-1

Original : Anglais | Habilitation : COSMIC TRÈS SECRET

Date de validation : 6 juillet 2022 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX
Validé par : S. A. Cummings | Code poste : A12

RÉSUMÉ
Le/La chef d'état-major supervise les activités et procédures opérationnelles et d'entreprise en vigueur de la
NSPA. En tant que membre clé du Comité de gestion exécutive (EMB), qui fixe les orientations de l'Agence et
suit les résultats dans tous les domaines d'activité, le/la chef d'état-major participe au management d'entreprise
et à la direction de la NSPA, en sa qualité de membre à part entière des comités compétents, et contribue à
l'élaboration de stratégies, politiques générales et directives qui promeuvent la culture et la vision de l'Agence.
Le/La chef d'état-major rend directement compte au directeur général et le remplace lorsqu'il/elle en reçoit
l'instruction.
En outre, le/la chef d'état-major :
 pilote les efforts visant à rendre opérationnelle la stratégie décidée par l'EMB. Pour ce faire, le/la titulaire
doit communiquer avec talent et diriger efficacement et avec motivation pour tenir à jour les procédures
opérationnelles essentielles, créer les nouveaux processus nécessaires et assurer l'excellence
opérationnelle au quotidien ;
 supervise certains aspects relatifs au soutien fonctionnel de l'Agence au nom et à l'appui du directeur
général, à savoir les politiques relatives aux employés et au lieu de travail, la planification, les
communications, la conformité, les installations et la sécurité ;
 assure la coordination entre les unités organisationnelles opérationnelles afin d'exécuter un programme de
travail alliant cohérence et cohésion, avec le soutien efficace des fonctions de facilitation ;
 gère les activités de son propre personnel, et notamment la planification, le contrôle interne, la gestion de
la qualité et la communication d'entreprise, et a la responsabilité de diriger les fonctions de soutien qui lui
sont confiées, et notamment le soutien et la sécurité du site de Capellen (Luxembourg). Le/La chef
d'état-major veille à ce que l'Agence fonctionne efficacement en vue de contribuer à la réalisation des buts
de l'Organisation, en travaillant avec le directeur général à l'élaboration de priorités et d'objectifs clairs pour
la NSPA.

RESPONSABILITÉS
Sous la direction du directeur général, il/elle exerce les fonctions suivantes :
 gérer le personnel qui lui est affecté et assurer un leadership dans le respect des orientations
stratégiques ;
 aider les membres de l'équipe de direction à créer, à faire croître et à bâtir une organisation de classe
mondiale ;
 travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'EMB afin de superviser les fonctions de
soutien qui lui sont confiées ;
 œuvrer à l'obtention de résultats opérationnels en étroite collaboration avec les autres membres de
l'équipe de direction ;
 travailler en étroite collaboration avec l'EMB afin d'élaborer, de mettre en œuvre et de déployer des plans
relatifs aux processus, aux systèmes de compte rendu et aux politiques générales visant à contribuer à
une exécution efficace, efficiente et rapide des tâches pour les clients ;
 travailler de concert avec le contrôleur des finances pour obtenir des résultats financiers abordables et
transparents ;
 créer des outils efficaces pour mesurer l'efficacité et l'efficience des processus internes et externes ;
 fournir en temps utile des rapports précis pour étayer les décisions de l'Agence et des organes de
gouvernance ;
 mener l'élaboration, la communication et la mise en œuvre de processus efficaces et rationalisés ;
 piloter le Comité des ressources afin que soient avalisées les propositions soumises au directeur général
concernant le tableau d'effectifs, le schéma organisationnel, la budgétisation, les prévisions et l'affectation
des ressources ;

A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022

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 nouer des partenariats et des relations stratégiques avec les parties prenantes et les représentants des
clients ;
 promouvoir un environnement axé sur la croissance, positif et encourageant, tout en veillant à ce que les
employés et la direction assument les responsabilités qui leur incombent en vertu des politiques, des
procédures et des lignes directrices ;
 superviser les fonctions quotidiennes de soutien qui lui sont confiées conformément aux directives
stratégiques du directeur général ;
Planification
 planifier et suivre les activités de l'Agence liées aux ressources concernant l'organisation, les effectifs,
l'administration générale, l'infrastructure matérielle, et l'application des politiques et pratiques de sécurité
de l'OTAN ;
 formuler la politique générale, les plans, la stratégie et les orientations de la NSPA en matière de
ressources à faire approuver par le directeur général et par le Comité de surveillance d'agence (ASB) ;
 promulguer, conformément à la politique générale du Comité de surveillance d'agence de l'Organisation
OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO), des instructions d'exploitation (OI) et des procédures
d'exploitation (OP) de la NSPA portant sur les domaines fonctionnels relevant de sa compétence et en
contrôler la bonne mise en œuvre ;
Opérations
 exercer, au nom du directeur général, toute fonction qui lui est déléguée ;
 assurer la liaison avec le siège de l'OTAN, les commandements opérationnels, les agences de l'OTAN
[notamment la coprésidence du Comité de partenariat NSPA-NCIA (Agence OTAN d'information et de
communication)] et les autorités des États membres en ce qui concerne les ressources de la NSPA, ainsi
qu'avec l'ASB par l'intermédiaire du Bureau du président & secrétariat de la NSPO ;
 exercer les responsabilités qui lui sont déléguées par le directeur général en matière d'enquêtes et de
questions disciplinaires et administratives ;
 préparer et présenter des exposés, selon les besoins ;
Gestion et administration
 assurer la coordination des activités communes du quartier général et des activités communes de soutien
entre les différentes unités opérationnelles et divisions de soutien de l'Agence ;
 présider le Comité des ressources de la NSPA afin d'assurer la coordination et la supervision de la
politique et de la planification de l'Agence en matière de ressources ;
 fournir en temps utile des avis et des informations au directeur général concernant les activités de l'Agence
et les relations avec les pays hôtes et les pays clients, effectuer et diriger des enquêtes et recommander
des solutions en cas de litige avec les pays hôtes et les pays clients ;
 superviser la préparation et la présidence des réunions que dirige le directeur général, veiller à ce que les
procès-verbaux soient diffusés en temps utile et superviser les mesures de suivi (en particulier pour ce qui
concerne l'EMB) ;
 gérer la coordination au sein de l'Agence des ordres du jour des réunions de l'ASB et des comités
subordonnés de la NSPO ainsi que des documents connexes, et contrôler l'exécution des mesures de
suivi ;
 représenter la NSPA dans des comités et commissions au siège de l'OTAN, selon les besoins ;
 veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein du
bureau conformément aux documents réglementaires de la NSPA portant sur la gestion des risques ;
 assurer une gestion du personnel du bureau qui soit ouverte, transparente et efficace, en s'appuyant sur
les règles et principes du système de gestion des performances des employés (EPMS) ;
 conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service selon les besoins
et au cas par cas, à l'appui d'opérations et de missions approuvées, en se rendant sur les théâtres ou lieux
de mission correspondants, surtout lorsque du personnel NSPA y est ou y sera en service ;
 exercer d'autres fonctions de gestion selon les besoins en temps de paix et toutes les fonctions officielles
qui lui sont confiées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.

QUALIFICATIONS
Qualifications générales
 Diplôme de master ou équivalent.

A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022

 Au moins dix années d'expérience de fonctions de direction de haut niveau exercées dans les domaines
de la logistique générale et opérationnelle ou de l'acquisition obtenue dans un environnement national et,
élément souhaitable, dans un environnement multinational.
 Compétences exceptionnelles en matière de leadership, de gestion et de développement organisationnel,
et expérience d'une organisation complexe de grande taille.
 Vaste expérience acquise à un poste de haut niveau au sein de l'OTAN, au niveau national ou dans un
organisme du secteur privé, et portant sur la direction et la gestion dans les domaines de la logistique, des
achats, des finances et de la mutualisation des ressources, ce qui inclut les qualifications suivantes :
 connaissance et compréhension de l'acquisition et de la logistique en milieu national et international ;
 connaissance et compréhension de la gestion des ressources, et notamment de leur planification et
de leur affectation dans une organisation matricielle, ainsi que de l'évolution des carrières du
personnel ;
 connaissance et expérience des processus, procédures et outils modernes de gestion de projet ;
 connaissance et compréhension des capacités modernes de planification stratégique
organisationnelle ;
 connaissance de la gestion de la communication d'entreprise.
 Connaissances et expérience en matière d'élaboration, de gestion, d'acquisition et/ou de mise en œuvre
de grands programmes logistiques ou d'acquisition.
 Aptitude confirmée à travailler en tant que membre à part entière d'une équipe de cadres de gestion
chargés d'élaborer et de mettre en œuvre des programmes stratégiques.
 Expérience confirmée de la gestion du temps et du travail efficace sous pression tout en fournissant des
prestations de grande qualité dans de brefs délais.
 Sens aigu de la communication, avec une expérience confirmée de la conduite d'équipes de direction vers
des résultats excellents.
 Expérience confirmée de l'atténuation des risques par la mise au point de solutions ingénieuses et
efficaces à des problèmes complexes (concernant également les ressources humaines).
 Aptitude confirmée à déterminer et à atteindre les résultats visés et attendus, avec des indicateurs
pertinents, et à réorienter et à améliorer les performances là où cela est nécessaire.
 Connaissance des responsabilités de l'OTAN et de son organisation.
 Aptitude confirmée à communiquer efficacement oralement et par écrit, et excellentes compétences en
matière de présentation.
Qualifications particulières
 Succès attestés dans la réalisation d'objectifs d'entreprise à un poste assurant la gestion hiérarchique
directe d'un organisme de grande taille et menant des activités diverses dans un secteur lié à la défense.
 Sens de la diplomatie, tact, discrétion et sens des relations humaines exemplaires.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 Il est souhaitable de détenir un diplôme d'une école supérieure de guerre ou d'une haute école
d'administration publique, ou d'avoir achevé avec succès un programme de perfectionnement de hauts
responsables ou de responsables exécutifs.

QUALITÉS PERSONNELLES
 Aptitude à mettre en place d'excellentes relations professionnelles avec le directeur général, l'EMB et le
personnel de l'Agence au sein d'une organisation complexe, multiculturelle et en évolution, et aptitude à
créer le consensus sur toute une série de sujets difficiles parmi ses pairs et ses collègues de travail.
 Intégrité personnelle, doublée d'une attitude positive et volontaire et d'un esprit de coopération.
 Combinaison d'une forte passion et d'une grande motivation pour le poste et sa mission.
 Aptitude à communiquer très efficacement avec l'ensemble des clients internes et externes et des parties
prenantes.

A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022

 Vive intelligence émotionnelle et maîtrise de soi dans les situations complexes éprouvantes.
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
 Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur
travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.

A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022