‫بناء على اجتماع مجلس االدارة فقد تقرر اعداد خطوات عمل إلدارة المشتريات بالشركة وادراجه بالالئحة

الداخلية للشركة وذلك بوضع‬

‫خطوات لعملية الشراء بالشركة مما يحقق الرقابة على المخازن وتأمين مشتريات للشركة وحساب تكلفة المبيعات مما يسهل عملية‬
‫تسعير المنتجات وحصر ايرادات الشركة‪.‬‬

‫أوال ‪ -:‬تأمين مشتريات الشركة‬

‫‪ :-‬تقوم ادارة المشتريات بعمل االتي‬

‫‪.‬تجميع بيانات الموردين الخاص بالنشاط ‪1/‬‬

‫‪:-‬الحصول من كل مورد علي المستندات التالية ‪2/‬‬

‫‪.‬أ‪ -‬الحصول على صورة السجل تجاري وصورة البطاقة الضريبية للموردين‬

‫‪.‬ب ‪-‬صورة شهادة القيمة المضافة ان وجدت‬

‫‪.‬ج ‪ -‬الحصول على عروض اسعار من الموردين‬

‫‪.‬يتم عمل سجل للموردين (مرفق نموذج (‪3/ ))2‬‬

‫ثانيا‪ -:‬الرقابة على المخزن‬

‫‪: -‬البد من اتباع الخطوات التالية عند القيام بأي عملية شراء من الموردين (اعداد دورة مستندية للمشتريات والمخازن)‬

‫يلزم اعداد نموذج طلب شراء باألصناف المطلوبة من قبل ادارة المخازن ويتم توجيهه الى ادارة المشتريات بالكميات المطلوبة ويتم ‪1/‬‬
‫‪.‬اعتماده من قبل ادارة المشتريات (مرفق نموذج (‪))1‬‬

‫يلزم اعداد نموذج امر شراء ( توريد) من قبل ادارة المشتريات وتوجيهه الى المورد الذي سيتم منه اتمام عملية الشراء ويعتمد ‪2/‬‬
‫‪ .‬النموذج من قبل ادارة الحسابات وادارة المشتريات (مرفق نموذج (‪))3‬‬

‫عند استالم البضاعة من المورد يتم اعداد محضر فحص واستالم من قبل أمين المخزن وتشكل لجنة لالستالم مكونة من المحاسب ‪3/‬‬
‫‪ .‬المالي وعضو من ادارة الجودة ويعتمد المحضر من قبل مدير المشتريات والمخازن (مرفق نموذج (‪))4‬‬

‫بعد اتمام عملية استالم البضاعة وايداعها بالمخازن يلزم امين المخزن بإعداد نموذج اذن استالم انتاج تام بالكميات المستلمة ويعتمد ‪4/‬‬
‫‪ .‬النموذج من قبل مدير المبيعات في وجود مسؤول الحسابات بالشركة (مرفق نموذج (‪))5‬‬

‫عند القيام بأي عملية صرف ألي كميات بضاعة من المخزن يلزم امين المخزن بإعداد نموذج اذن صرف منتج تام ويعتمد من ادارة ‪5/‬‬
‫‪.‬المبيعات بالشركة والحسابات (مرفق نموذج (‪))6‬‬

‫في حالة وجود مرتجع ألي صنف تم شراء من أحد الموردين يلزم قيام امين المخزن بإعداد نموذج مذكرة ارتجاع من المخزن الى ‪6/‬‬
‫‪ .‬المورد ويعتمد من قبل مدير المشتريات بالشركة بعد المراجعة والفحص (مرفق نموذج (‪))7‬‬

‫‪ .‬يقوم امين المخزن بإعداد كارت صنف يسجل فيه كل كميات المشتراة بناء على الفواتير (مرفق نموذج (‪7/ ))8‬‬

‫يقوم ادارة الحسابات اعداد كارت مراقبة صنف وبتم التسجيل فيه بناء على فواتير الشراء بالتنسيق مع ادارة المشتريات وتكليف ‪8/‬‬
‫‪ .‬المبيعات علي حسب سياسة التسعير المتبعة من قبل الشركة (مرفق نموذج (‪))9‬‬

‫ثالثا‪ - :‬اعداد وثيقة تأمين على المخزن ضد الحريق والسطو وتكون شركة الشرق للـتأمين المنوطة بالقيام بذلك بالتنسيق مع ادارة‬
‫‪.‬الحسابات ورئيس مجلس اإلدارة‬
 ‫رابعا‪ - :‬يتم عمل جرد فعلي للمخزن بصفة مستمرة وتشكل لجنة مكونة من مسئول الحسابات و مسئول من ادارة المشتريات وامين‬
‫‪.‬المخزن للقيام بعميلة الجرد ويتم التنسيق بينهم على ان يتم الجرد في مواعيد محددة مسبقا وفي اوقات ثابتة على مدار العام المالي‬

‫قرر مجلس االدارة بعد اجتماعه االخير بالتنسيق مع ادارة الحسابات وادارة المبيعات اتباع اسلوب المتوسط المرجح في عملية التسعير ‪-‬‬
‫‪.‬وذلك لحساب تكلفة المبيعات‬

‫نموذج رقم (‪)1‬‬

‫رقم مسلسل‪XXXX‬‬
 ‫طــــــلــــب شـــــــــــــــــراء‬
‫مخزن‪........................‬‬
‫التاريخ‪......../...../..... :‬‬

‫السعر‬ ‫رصيد المخزن‬ ‫الكمية‬ ‫الوحدة‬ ‫اسم الصنف ومواصفاته‬ ‫كود الصنف‬ ‫م‬
‫التقريبي‬ ‫الحالي‬

‫المطلوب شراء األصناف المبينة فيما بعد علي أن يتم التوريد خالل ‪............................................................. :‬‬

‫تم إصدار أمر توريد رقم ‪ ................................................................................. :‬بتاريخ‪......../...../..... :‬‬

‫المخزن‬ ‫عنوانه‬ ‫اسم المورد‬
‫‪..............................‬‬ ‫‪..............................‬‬ ‫‪..............................‬‬

‫مسئول المشتريات‬ ‫تاريخ التوريد ‪......../...../..... :‬‬

‫‪..............................‬‬
 ‫نموذج رقم (‪)2‬‬

‫ســجــــــــــــــل المـــــــــــــــــــورديـــــــــن‬

‫مالحــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬ ‫األصناف‬ ‫بطاقة‬ ‫سجل‬ ‫طــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرق‬ ‫اسم المورد‬ ‫م‬

‫ـــــــــــــظات‬ ‫ضريبية‬ ‫تجاري‬ ‫االتصــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــال‬

‫طرق السداد‬ ‫مواعيد التسليم‬ ‫جودة‬ ‫سعر‬ ‫‪EMAIL‬‬ ‫تليفون‬ ‫عنوان‬

‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫‪11‬‬
‫‪12‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪15‬‬
‫‪16‬‬
‫‪17‬‬
‫‪18‬‬
‫نموذج رقم (‪)3‬‬
‫رقم مسلسل‪XXXX‬‬

‫أمــــــــــر شــــــــــراء "تــــوريـــــــد"‬

‫اسم المورد ‪........................................... :‬‬
‫عنوانه‪.......................................................................................................... :‬‬
‫برجاء توريد األصناف المبينة فيما بعد على أن يتم التوريد خالل ‪.................................... :‬‬
‫وذلك طبقا لعرض األسعار المقدم منكم بتاريخ‪......../...../..... :‬‬

‫القيمـــــــــــــــة‬ ‫ســــــــــــــــــــــــــــــــعر‬ ‫الكمية‬ ‫الوحدة‬ ‫اسم الصنف ومواصفاته‬ ‫م‬

‫الوحـــــــــــــــــــــــــــــــــد‬
‫ة‬
‫جنيه‬ ‫قرش‬ ‫جنيه‬ ‫قرش‬

‫اإلجمـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ــــــــــــــــــــــــالـــــــــــــــــــــــــــــي‬

‫مسئول المشتريات‬ ‫اعتماد‬

‫‪............................‬‬ ‫‪........................‬‬
‫نموذج رقم (‪)4‬‬
 ‫محــــــضــر فحـــــــص واســــــــتالم‬

‫رقم‬ ‫تحريراً في ‪....../...../..... :‬‬

‫(‪).......................‬‬
‫اسم المورد ‪...................................................................................... :‬‬
‫عنوانه‪............................................................................................ :‬‬

‫رقم فاتورة المواد‪....................... :‬‬ ‫رقم أمر الشراء‪....................... :‬‬

‫اإلجمالي‬ ‫نتيجــــــــــــة الفحــــــــــــــــص‬ ‫الكمية‬ ‫الوحدة‬ ‫اسم الصنف‬ ‫رقم‬ ‫م‬

‫الصنف‬
‫نسبة‬ ‫الكمية‬ ‫الكمية‬
‫المعيب‬ ‫المرفوضة‬ ‫المقبولة‬

‫بعد الفحص والمعاينة واالستالم نري قبول ‪/‬رفض ‪.................................................................................. :‬‬

‫وأضيف لعهدتي‬ ‫بتاريخ ‪......../...../..... :‬‬ ‫)‬ ‫استلمت األصناف المقبولة بعالية و ُأعد إذن إضافة رقم (‬

‫أمين المخزن‬ ‫أسباب عدم قبول األصناف ‪:‬‬

‫‪............................‬‬ ‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬

‫رئيس اللجنة‬ ‫يعتمد‪،،‬‬ ‫عضو اللجنة‬ ‫عضو اللجنة‬

‫‪...........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫نموذج رقم (‪)5‬‬

‫إذن اســــــــــــــــــــتالم إنتاج تــــــــام (بضاعـــــة)‬

‫التاريخ‬
‫بيــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــان‬
‫‪: ...../...../.......‬اسم المورد ‪/‬الورشة ‪.................................................. :‬‬
‫‪: .........................................‬رقم تليفون المورد‪/‬الورشة‬
‫‪: ...............................................‬عنوان المورد‪/‬الورشة‬
‫عـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬ ‫مالحــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــظات‬
‫ـــــدد‬

‫اإلجــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـمالـــــــي‬

‫الحسابات‬ ‫أمين المخزن‬

‫‪..........................‬‬
‫أقر انا أمين المخزن بأن هذه البضاعة سليمة وخالية من العيوب وهذا إقرار مني بذلك‪.‬‬
‫التوقيع‬
‫‪............................‬‬
 ‫نموذج رقم (‪)6‬‬
‫إذن صـــــرف إنتــــــــاج تــــــــــام‬

‫التاريخ‪......./...../..... :‬‬ ‫اسم العميل ‪............................................................. :‬‬

‫رقم تليفون العميل ‪.................................................... :‬‬
‫عنوان العميل ‪........................................................... :‬‬

‫مالحــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــظــــــــــــــــــــا عـــــــــــــــــــــــــــــــــــ بيـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــان‬

‫ـــــــدد‬ ‫ت‬

‫اإلجـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــمالـــــــــــــــــــــــــــــي‬

‫المستلم‬ ‫أمين المخزن‬

‫‪......................‬‬ ‫‪.......................‬‬
 ‫نموذج رقم (‪)7‬‬
‫رقم مسلسل‪XXXX‬‬

‫مذكرة ارتجاع من مخــــزن إلى المورد ‪................‬‬

‫رقم‪..................... :‬‬ ‫التاريخ ‪......./...../..... :‬‬

‫اسم المورد ‪ ................................ :‬رقم أمر التوريد‪ ....................... :‬التاريخ‪......../...../..... :‬‬
‫التاريخ‪......./...../..... :‬‬ ‫رقم إذن اإلضافة ‪................................. :‬‬
‫سبب االرتجاع ‪......................................................................................................... :‬‬

‫مالحــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬ ‫الكمية‬ ‫الوحدة‬ ‫اسم‬ ‫كود الصنف‬ ‫م‬

‫ـــــظــــــــــــــــــــــات‬ ‫الصــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــنـــ‬
‫ــــــــــف‬

‫المطلوب شراء األصناف المبينة فيما بعد علي أن يتم التوريد خالل ‪............................................................. :‬‬

‫اعتماد‬ ‫إعداد‬
‫‪........................‬‬ ‫‪......................‬‬
 ‫نموذج رقم (‪)8‬‬
‫رقم مسلسل‪XXXX‬‬

‫كــــــــــارت صـــــــــــــــــــــنــــــــــف‬

‫الحد األدنى‪................... :‬‬ ‫كود الصنف ‪.................. :‬‬ ‫اسم الصنف ‪................. :‬‬
‫حد الصرف‪................... :‬‬ ‫الحد األقصى ‪.................. :‬‬

‫الرصيد‬ ‫المنصرف‬ ‫الــــــــــــوارد‬ ‫البيـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬ ‫التاريـــــــــــ‬

‫ــــــــــــــــــــان‬ ‫خ‬
‫الكمية‬ ‫رقم المستند‬ ‫الكمية‬ ‫رقم المستند‬

‫إعداد‬
‫‪.......................‬‬
 ‫نموذج (‪)9‬‬
‫رقم مسلسل‪XXXX‬‬

‫كود الصنف‪................ :‬‬ ‫كارت مراقبة ‪................................. :‬‬

‫رقم‬ ‫رقم‬ ‫الرصيد‬ ‫المنصرف‬ ‫الوارد‬

‫التاريخ‬ ‫إذن‬ ‫فاتور‬ ‫إذن‬ ‫فاتور‬ ‫البيان‬
‫صر‬ ‫ة‬ ‫إضافة‬ ‫ة‬ ‫القيمة‬ ‫السعر‬ ‫الكمية‬ ‫القيمة‬ ‫السعر‬ ‫الكمية‬ ‫القيمة‬ ‫السعر‬ ‫الكمية‬
‫ف‬ ‫البيع‬ ‫الشرا‬
‫ء‬