Mbajta e llogarise ne nje organizate

Çfare eshte llogarimbajtja?

Mbajtja e llogarise eshte nje menyre per te regjistruar te gjitha veprimet ekonomike e
financiare te nje organizate. Keto veprime ekonomike jane te ndara ne dy kategori:
1- Parate qe hyjne ne nje organizate
2- Parate qe dalin nga organizata

Perse na duhet llogari-mbajtja?

Organizata duhet te regjistroje do veprim ekonomiko - financiar per te mbajtur nen kontroll
fondet ne dispozicion te saj. Ne çdo rast kur terhiqen ose behen hyrje te ardhura apo kur
behen shpenzime te ndryshme eshte e domosdoshme te perpilohet nje dokument i shkruar qe
te konfirmoje kete veprim. Sipas ligjit shqiptar dokumenti qe justifikon nje hyrje monetare
eshte mandat - arketimi dhe dokumenti qe justifikon nje pagese dalje eshte mandat - pagesa
ose fatura ne rastin e nje blerjeje.

Nje sistem i sakte i mbajtjes se llogarive do te ndihmoje shume ne manaxhimin me sukses te

aktivitetit te organizates. Disa nga keto perfitime jane:
• mundesi ne marjren e vendimeve te sakta per aktivitetet qe do te kryhen
• ndihmon ne kontrollin e shpenzimeve per te patur gjithnje situaten nen
kontroll duke paralajmeruar nese ndonje ze i buxhetit po tejkalohet, apo
nese jeni shume mbrapa me realizimin ne kohe te zerave te tij.
• Do te jemi te pergatitur per planifikim e fondeve qe do te na nevojiten ne te
ardhmen per vazhdimesine e aktivitetit te organizates.

Nqa se varet tipi i sistemit te llogari mbajtjes?

Jo te gjitha organizatat perdorin te njejtin sistem llogarie. Tipi i sistemit te llogarise

varet nga faktoret e poshte shenuar:
1. Madhesia e organizates
2. Llojet dhe numri i projekteve
3. Forma ligjore e organizates
4. Aftesite e mbajtesit te llogarise

Sistemi me i thjeshte i llogarive eshte ai ku mund te shenohen parate qe hyjne ne nje ane
dhe nga ana tjeter te shenohen gjithe parate qe dalin, nderkohe qe ka sisteme dhe menyra te
mbajtjes se llogarive shume me te komplikuara dhe qe e veshtiresojne regjistrimin e
transaksioneve te organizates. Duhet te kihet parasysh se sa me shume e detajuar te jete
mbajtja e llogarive, aq me i madh do te jete edhe informacioni qe ne do te perfitojme prej
llogari-mbajtjes. Ky informacion do te na duhet jo vetem per te kontrolluar veten dhe per
pergatitjen e raporteve, por edhe per perpunimin e statistikave te ndryshme ne interes te
organizates.Por, nje sistem shume i detajuar i llogarive nuk do te ishte i favorshem ne rastet
kur:
-Organizata eshte shume e vogel - (sepse kjo do te kushtonte shume)
-Ky sistem duke qene i nderlikuar do te ishte i veshtire per t'u kuptuar keshtu qe
informacioni do te ishte i padobishem.
Regjistrimi i veprimeve ne llogari Debi Em
llogarise
Regjistrimi ka te beje vetem me regjistrimin e veprimeve qe kryen shoqata. Ky regjistrim Kredi
behet ne dy menyra:
• Regjistrimi kronologjik
• Regjistrimi sistematik (regjistrimi i dyfishte)

1- Regjistrimi kronologjik eshte nje regjistrim i thjeshte hyrje - dalje.

2- Regjistrimi sistematik konsiston ne teorine e regjistrimit te dyfishte. Ky lloj

regjistrimi ka parasysh faktin se per çdo veprim qe kryhet rrte keto para jane dy
'pale" qe sipas rastit çlirohet ose ngarkohet me kete vlere perkatese. Prandaj ky
regjistrim jep efektin per te dy aspektet e transaksionit financiar.

Dokumentacioni kryesor financiar per aktivitetin e organizates eshte BILANCI. Ky bilanc

konsiston ne ekuacionin themefor i cili eshte:

AKTIVI = PASIVIN
Per te pare dhe regjistruar ndryshimet e çdo elementi te bilancit ne çdo kohe perdoret llogaria. Debi
Pra, per çdo element te bilancit kemi nga nje llogari. Arka(k
odi-
5313)
Kredi
TIPET E LLOGARIVE

Kemi 5 kategori te llogarive te cilat jane:

1. Llogari te aktiveve
2. Llogari te detyrimeve
3. Llogari te kapitalit
4. Llogarite e shpenzimeve Si
5. Llogarite e te ardhurave mbylle
t nje
Secila nga keto kategori ka brenda llogari te veçanta si psh Llogarite e aktiveve kane arken llogari
dhe banken, llogarite e shpenzimeve kane qerane, pagat etj. ?
Gjate
Rregjistri kryesor ku rregjistrohen te gjitha llogarite eshte LIBRI I MADH. Por per te periud
lehtesuar rregjistrimin mbahen edhe nje numer i caktuar librash ndihmes. hes
ushtri
Forma me e thjeshte e nje llogarie eshte e ashtuquajtura e formes se shkronjes "T" qe e merr more(q
edhe emrin te tille pra llogaria "T dhe ka per synim ndarjen ne dy pjese ku ana e majte e saj e
quhet DEBI dhe ana e djathte quhet KREDI. Llogaria T ka kete forme: zakoni
sht merret nje vit kalendarik - ose ne rastin e nje projekti, afati i tij), kryhen nje sere
veprimesh kontabel qe prekin te dy anet debitin dhe kreditin e llogarive perkatese sipas
transaksioneve. Per te shpjeguar konkretisht kete veprim po marrim nje shembull konkret psh
me llogarine arka. Gjate periudhes qe ne po analizojme ne llogarine arka kemi patur keto
veprime:

dt.03.01.2005 dt.15.01.2005 3.700

10.000 12.02.2005 7.000
31.01.2005 29.02.2005 550
8.000 19.04.2005 2.530
25.02.2005
15.000

Totali D=33.000 lek Totali K= 13.780 lek

Mbetja e llogarise dt.14.04.2005=19.220 lek.

Duhet te dime qe llogarite i kemi dy lloje aktive dhe pasive. Llogarite aktive hyrjet apo
shtesat i kane ne Debi dhe daljet ne Kredi, kurse llogarite pasive i kane shtesat apo hyrjet
ne Kredi dhe daljet ne Debi.

Mbyllj
ae
llogari
se
behet
ne
kete
menyr
e:
1. Behet shuma e shifrave te krahut te Debise se llogarise.
2. Behet shuma e shifrave te krahut te Kredise.
3. Behet diferenca midis Debi - Kredi. Kjo diference tregon nese llogaria mbetet
me teprice debitore ose kreditore e cila mbartet per ne vitin ushtrimor te
ardhshem, ose per fazen tjeter te projektit.
Llogarite jane te permbledhura ne ate qe ne quajme Plani Kontabel i Llogarive. Ne planin e
llogarive çdo llogari perfaqesohet me nje numer qe quhet "kodi i llogarise te cilit i
korrespondon edhe emri i llogarise. P.sh. ne planin kontabel shqiptar kodi 5313 - i
korespondon llogarise "Arka", e keshtu me radhe per te gjitha llogarite e tjera.

Dokumentacioni financiar.

Ne menyre qe informacioni qe permbahet ne dokumentat e perpiluara, te jete i rregullt,

perpara regjistrimit ne librin e madh, behet mbajtja dhe regjistrimi i dokumentave ne librat
ditore, ose te quajturat ditare, ne te cilat regjistrohen veprimet ditore ne menyre
kronologjike.

Rradha e regjistrimit te te dhenave eshte si me poshte:

1. Perpilohet dokumenti justifikues i transaksionit.

2. Regjistrohet transaksioni ne ditar ne baze te dokumentit justifikues.
3. Behet regjistrimi nga ditari ne librin e madh.
4. Dhe ne baze informacionit qe sigurohet nga libri i madh behet pergatitja e raporteve.

Le t`i shohim me rradhe secilin nga dokumentet qe thame me lart.

1. Dokumenti JUSTIFIKUES.

Ne kuptimin kyc, dokumenti justifikues, eshte dokumenti qe mbeshtet nga ana ligjore dhe
financiare nje transaksion, apo nje veprim ekonomik qofte ky me origjine te brendeshme,
ose te jashtme. P.sh.per daljen e mallit nga nje magazine, dokumenti qe justifikon kete
veprim eshte Flete-Dalja, e keshtu me rradhe per veprimet e arkes, mandat-arketim dhe
mandat-pagesa, etj.

Rregullat e pergatitjes te dokumentave justifikuese:

• Çdo veprim financiar pershkruhet ne nje dokument te shkruar i cili eshte

dokumenti baze mbi te cilin bazohet regjistrimi i llogarive.
• Ne baze te ligjit shqiptar, mbajtja e llogarive duhet te behet ne gjuhen shqipe.
Kjo vlen edhe per perpilimin e dokumentave dhe pergatitjen e raporteve. Per
dokumentat qe organizata duhet t'i paraqese ne gjuhe tjeter (psh tek nje
donator) eshte e detyruar t`i bashkangjise perkthimin secilit dokument.
• Dokumenti justifikues pergatitet, ose shkruhet ne momentin kur kryhet veprimi.
Ai duhet te permbaje:

-
e
 mertimin e dokumentit, numrin rendor si dhe daten.
- emertimin e subjektit ose organizates qe e leshon kete dokument,
formen juridike si dhe adresen.

- duhet te permbaje emrin e personit, apo te subjektit qe ekzekuton

veprimin, si dhe emrin dhe firmen e personit qe merr ne ngarkim vlerat
monetare apo materiale.
- pershkrimin e veprimit, treguesit sasiore si dhe vleren e veprimit.

• Te gjitha llojet e veprimeve qe kryhen, shitje, kryerje sherbimesh, dhurime etj

shoqerohen ne çdo rast me faturat perkatese.
• Perveç te dhenave te mesiperme fatura duhet te permbaje edhe te dhenat e
meposhtme:

- emertimin e plote dhe adresen e bleresit.;

- percaktimin e sakte te furniturave apo sherbimit te kryer;
- sasite dhe njesine e faturimit;
- çmimin e faturimit per njesi.
• Dokumenti justifikues duhet te jete me shkrim te lexueshem, pa korrigjime dhe
pa hapesira boshe. Dokumentet financiare me veprime monetare jane te pakorrigjueshme.

2. Ditari

Ditari edhe libri ne te cilin kryhen regjistrimet e veprimeve financiare ne menyre

kronologjike, dmth ne kohe te njepasnjeshme.

Periudhat e regjistrimit mund te jene mujore ose dhe me te gjata se nje muaj. Brenda ketyre
periudhave regjistrimi i dokumentave justifikues behet nje nga nje, ne menyre te
vazhdueshme sipas kohes kur kryhet veprimi. Regjistrimet e kryera ne kete menyre perbejne
ditarin.
Regjistrimet kronologjike behen ne baze te dokumentave justifikues. Keto dokumenta jane te
vetmet prova per vertetesine e transaksioneve dhe gjithashtu ndihmojne per te gjetur
gabimet ne llogari-mbajtjer gjithmone nese ka te tilla.

Per te gjitha- rregjistrimet. shenohet data e kryerjes, referenca e dokumentit. permbajtja.

shuma dhe perfshirja.

Shembull i mbajtjes se nje ditari

Viti -2005 Muaji- Janar Monedha - Leke

Data Nr Referenca Pershkrimi i Vlera Perfshirja
transaksionit (lek/S)
01/01/2005 01 Mandat-pagese 1 paguar perkthime 100 $ PNUD
02
03
02/01/2005 01
02

1. Data
2. Nr
3. Referenca
4. Pershkrimi
5. Vlera
6. Perfshirja
Perberesit e ditarit sipas kolonave:

- shkruhet data e transaksionit

- numri i transaksionit
- behet referimi me dokumentin perkates
- permbajtja e transaksionit
- vlera e transaksionit te kryer (sipas monedhes)
- vendoset perfishrja ne projektin perkates

Ditari eshte nje mjet i rendesishem per kalimin ne librin e madh te mbajtjes se llogarive.

3. Libri i Madh

Libri i madh regjistron te gjitha transaksionet ekonomike sipas planit te llogarive te

organizates, te klasifikuara sipas kritereve metodologjike. Libri i madh duke u bazuar ne
regjistrimin e dyfishte per çdo veprim te kryer prek gjithmone dy llogari perkatese. Per çdo
regjistrim ne llogarite e librit te madh duhet te shenohet data e veprimit te kryer si dhe
origjina e tij (nga ditari).
Regjistrimet ne llogarite e librit te madh ngurtesohen jo me rralle se nje here ne tre muaj
(tremujore). Shumat totale shtypen dhe ruhen si dokumente kontabel.

4. Raportet.

Duke u mbeshtetur ne regjistrimet e mesiperme per qellime te analizes se punes se

organizates perpilohen raporte te ndryshme. Keto raporte mund te kerkohen nga vete
organizata ne mbledhjen e saj te pergjithshme, gjithashtu edhe nga donatoret dhe burimet e
ndryshme financiare.

Format i ditarit te Arkes

Data Nr/M-A Nr/M-P Pershkrimi i veprimit Hyrje - Dalje - Balanca
Debi Kredi
01 01 Hyrje nga banka 10000 10000
01 Paguar taksi 300 9700
02 Blere zarfe, leter A4 650 9050

02 02 03 Shtypje fletepalosje 5000 4050

Terheqje nga banka 6000 10050

Ne baze te ditarit te arkes, pra jo vetem qe regjistrojme veprimet e hyrje daljeve ne menyre
kronologjike, por kemi dhe nje pamje te qarte te gjendjes se parave ne dispozicion per
momentin. Ne rastin tone ne dt. 02. Janar 2005 gjendja e arkes eshte 10050 leke,duke
planifikuar keshtu nevojat e organizates per ativitetet e ardhshme.

Format i ditarit te bankes (nr. 00100-7236 Tirana Bank) Monedha - Leke

Viti -2005 Muaji-Janar
Dt Xhirim Xhirimi Pershkrimi i Hyrje Dalje Balanca
Klienti jone transaksionit Debi Kredi
01. 01 Derdhje nga PNUDI 300.000 300.000
01 Terheqje organizata 10.000 290.000
02 Terheqje organizata 6.000 284.000
03 Paguar sig shoq janar 7.800 276.200

Kjo pasqyre tregon ne çdo kohe gjendjen monetare ne banke. P.sh., dime qe ne daten
10.01.2005 ne llogarine bankare te organizates kemi 276.000 leke.