Sesi 4

First-Line Supervisory Program (FLSP)

Fasilitator:
Elvin Tobing

Managing
Performance
(Mengelola Kinerja)
 Leader di semua posisi:
Perlu mengembangkan sense of business

Policy
Business Supporting
Maker
Performance Management
(Manajemen Kinerja)

Step 1: Define
Step2: Monitor & Evaluate
Performance
Performance
Set goals and 1
Measure & evaluate
communicate performance
progress and outcomes
expectation

Step 4: Provide
Step3: Review
Consequences
Performance
3 Administer valued rewards
Deliver feedback and
and appropriate
coaching
punishment
 STEP 1: DEFINE PERFORMANCE -
EXPECTATION & GOALS

1 2 3 4
Set SMART goal Promote goal commitment Promote support & Create action plan
- Specific - Tuliskan tujuan Anda feedback
- Measurable - Identifikasi Hambatan dan - Pastikan tim memiliki skill yang
- Buat rencana tindakan yang
dibutuhkan terperinci
- Attainable Sumberdaya pendukung
- Pastikan manfaatnya untuk Anda - Manage ekpektasi mereka
- Reasonable
- Break down - Sediakan waktu khusus untuk
- Time bound
memberikan feedback ke tim
- Organisir
- Insentif berupa uang dan non uang
 • Profitability • Customer satisfaction
• Revenue • No of complaint
• Return on investment • Operational excellence
• Cost efficiency • Compliance to regulation
• On time delivery / lifting

Financial Customer
To succeed financially, To achieve our vision,
how should we appear how should we appear
to our shareholders? to our customers?
Make sure the KPIs Make sure the KPIs
will touch financial will satisfy our
aspects customers

Four (4) Perspectives Indicator

Internal
Learning & Business
Growth Process
To satisfy our
To achieve our vision, shareholders and
how will we sustain customers, what
our ability to change business processes must
and improve? Make we excel at? Make sure
• High employee sure the KPIs upgrade the KPIs make excellent • Inventory accuracy
productivity our competencies improvement on how • Production
• Training hours we work • Procurement
• Skills index • Downtime
• Number of successor
• Employee turn over rate
Step 2: Performance Monitoring And
Evaluation

Monitoring Measurement

Waktu Kualitas Biaya Fungsi Safety

 Konsisten dengan kesepakatan

Objektif – no like & dislike

Performance
Evaluation Berdasarkan bukti

Harus benar-benar bisa membedakan mana

karyawan yang berkontribusi dengan yang
kurang.
 Kesalahan-kesalahan dalam Penilaian
1. The Mirror Image 6. Systematic Leniency
• Menilai orang relatif pada skor yang tinggi
• Memberi nilai tinggi ke orang yang cara pikir dan tindakannya mirip semua
Anda
7. Middling
2. Stereotype • Memberi skor di tengah-tengah
• Menilai berdasarkan stereotip tertentu 8. Different individual grading standards
• Punya standar yang berbeda-beda untuk setiap
3. The halo/horn effect orang
• Berasumsi bahwa kalau seseorang kuat atau lemah di satu poin, 9. Potential = Performance Fallacy
demikian juga poin lainnya • Tidak bisa membedakan antara potensi dan
performa
4. The one-experience effect
10. Guilt by association
• Satu kejadian (positf or negative) menghapus kejadian lain • Dipengaruhi oleh skor anggota tim yang lain
5. Recency
• Menilai berdasarkan yang terjadi akhir-akhir ini saja
 Step 3. Performance Feedback
Feedback (umpan balik) yang efektif itu “hanyalah bersifat informatif” ---
bukan mengevaluasi
 Cara Menyampaikan Feedback
yang Meotivasi
Generalisasi Kepribadian Situasi Perilaku tertentu Dampak/Hasil
Anda perlu lebih asertif (tegas) ke Ketika berurusan Ketika kamu tidak Mereka akan tahu posisi
orang lain dengan orang lain setuju, pastikan Anda dalam sebuah
bahwa mereka tau persoalan dan lebih baik
apa yang menjadi kita putuskan sebagai
poinmu (concern) tim.
Anda diminta untuk lebih
professional dengan klien
Anda masih kurang agresif
selama diskusi
Anda diminta menjadi team-
player
Saya berharap kamu
mempertimbangkan perasaan
orang lain
Kamu selalu mengeluh tentang
beban kerjamu
Kamu perlu berkomunikasi lebih
baik dengan orang lain
Memberi Feedback dengan
metode SBI
Fokus pada performa dan perilaku

Situasi Perilaku Dampak

Pagi ini, ketika kamu Kamu tidak Itu membuat image
sedang bekerja di mengangkat telepon buruk bagi klien… Kita
mejamu… bunyi sampai lebih dari berpotensi kehilangan
5 kali klien yang berharga…
dan juga membuat tim
kerja frustrasi
Ketika sesi diskusi Kamu menolong Budi Itu membuat kita
kemarin …. fokus ke persoalan menyelesaikan tugas-
yang penting tugas kita menjadi
lebih cepat
Faktor-faktor yang mempengaruhi
Persepsi Seseorang Menerima
Feedback

Akurasi
Kredibilitas Sumbernya
Fairness dari sistemnya
Ekspektasi performa vs reward
Keterkaitan dengan tujuan
 Feedback positif itu Feedback negative itu
terbaik diberikan terbaik diberikan
Penggunaan kepada receiver kepada receiver
Feedback
Positif dan Awal mengejar target Akhir mengejar target
Negatif
Pemula Ahli (expert)

Hubungan yang jauh Hubungan dekat

 Tidak Boleh
Jangan gunakan feedback untuk
menghukum, mempermalukan, atau
membuat seseorang down
Yang Boleh Jangan berikan feedback yang tidak
relevan dengan pekerjaan
dan Tidak
Boleh dalam Jangan berikan feedback terlalu
lambat untuk sesuatu yang baik
memberikan
Feedback Jangan berikan feedback yang di luar
kendali individu
Jangan berikan feedback yang sangat
kompleks dan sulit dimengerti
Boleh
Jagalah supaya feedback relevan
dengan pekerjaan terkait
Sediakan feedback secara spesifik dan
deskriptif
Sampaikan feedback sedekat mungkin
dengan waktu perilaku itu muncul
Fokus pada hal-hal yang bisa dikontrol
Jujur, bersifat mengembangkan dan
membangun
Step 4. Menyediakan Rewards dan
Konsekuensi Lainnya

Hasil yang diinginkan

Types of Rewards
• Menarik
• Ekstrinsik: finansial dan non
• Memotivasi
finansial
• Me-retain
• Instrinsik: Kebermaknaan
• Mengembangkan
dan Achievement
• Engage

Kriteria Distribusi
• Hasil
• Perilaku dan tindakan
• Pertimbangan
nonperformance
COACHING
 • Sebuah percakapan produktif antara Coach & Coachee
• Ada dan berorientasi solusi ke depan
• Bertujuan mengembangkan potensi Coachee agar berkinerja lebih
baik lagi
• Termasuk mengeksplor potensi-potensi Coachee
• Hasilnya sangat tergantung kepada komitmen Coachee
• Dilakukan secara individual (one-to-one) dan menjaga kerahasiaan
• Semua dilakukan berdasarkan kesepakatan
• Difasilitasi oleh Coach dengan metode tertentu
• Memancing Coachee menemukan solusi yang paling nyaman buat
dirinya
• Men-challenge coachee di setiap alternatif solusi yang ditemukan
• Menantang Coachee agar lebih berani melakukan hal yang lebih baik
dari perkiraannya
• Memonitor Coachee agar konsisten terhadap komitmennya
• Memotivasi Coachee agar bertanggungjawab terhadap keputusan dan
COACHING konsekuensi yang timbul
 FUTURE

CONSULTING
COACHING
MENTORING
TELLING ASKING

THERAPY COUNSELING

PAST
 COACHING BUKANLAH:

• Curhat menumpahkan emosi

negatif

• Cari salasan untuk

pembenaran , tetapi fokus
c a r i j a l a n ke l u a r ( s o l u s i )

• Sesi gossip
 Bukan mengatakan,
tetapi dengan
bertanya

Proses m e m b a n t u
Tidak selalu berkaitan
menemukan dan
dengan masalah
bertindak berdasarkan
kinerja, tetapi untuk
s o l u s i yang
membantu berkinerja
paling cocok
lebih baik lagi
dengan dirinya.

Coaching
Karakter Coach:
1. Tulus (jangan ada “agenda
pribadi”)
2. Optimis
3. Menerima tanpa “judgement”
4. Orientasi solusi
5. Respek terhadap perbedaan
6. Pendengar yang baik
7. Mampu menjaga rahasia
Start With Building Rapport
(Mulai dari Membangun Kedekatan)

• Pengertian Rapport:
• Ikatan emosional dengan orang lain
• Perasaan nyaman terhadap seseorang dan adanya trust
• Pengalaman “get on well (nyaman)” dengan seseorang
• Awal yang paling penting dalam sebuah interasksi
• “Break the ice” (memecah kebekuan) sebuah percakapan
• Menentukan apakah “pintu rumah si coachee” akan dibuka
atau tidak
• Harus dijaga dan dipertahankan selama berinteraksi
 • Memulai dengan salam
• Tanya kabar
• Terima orang lain “sebagaimana ada” dan
bantu
• No judging (Tidak menghakimi)
• Perlakukan sebagai teman best friend
• Terima kelemahannya tanpa mendebat dan
menyerang
• Tunjukkan ketertarikan dalam komunikasi
dan objektif ada nilai /
Membangun Trust yang apa
Dengan Ketulusan :
• Pertahankan ketulusan Anda, bukan hanya di
senjata alami dalam membangun
sesi formal tetapi di sepanjang hidup
rapport
• Ketika Anda dikenal sebagai orang yang tulus,
Anda nggak perlu minta waktu lebih untuk
mendapatkan trust
Establishing Trust: Menjaga Kerahasiaan
1. Menjelaskan di awal sesi coaching bahwa
percakapan bersifat rahasia

2. Menyepakati hal-hal yang tidak bersifat rahasia

dan dapat dibicarakan dengan pihak lain seperti:
• Ide
• Hasil tindakan dari sesi sebelumnya
• Pemikiran yang layak ditindaklanjuti dengan orang
lain
3. Meminta ijin pada coachee sebelum menggali hal-
hal sensitif
4. Tidak membocorkan informasi dari hasil coaching
ke pihak yang tidak ada hubungan dengan coachee
1. Beri k e s e m p a t a n C o a c h e e
mengidentifikasi
2. Buka c a k r a w a l a c o a c h e e : coaching
bukan hanya membahas kekurangan tetapi
meningkatkan yang sudah baik
3. Pastikan a l a s a n yang m e n d a s a r i
4. Usahakan m e n d a p a t k a n yang
prioritas
5 . B a n d i n g k a n dengan yang Anda sudah
identifikasi
6 . U j i mana yang lebih p r i o r i t a s
7. Yakinkan dengan a l a s a n yang r a s i o n a l
8. Tawarkan k e s e p a k a t a n
9 . A k o m o d i r kedua sudut pandang dengan cara
m e n g u r u t k a n secara prioritas jadwal
10.Tuliskan dalam target yang s p e s i f i k dan
terukur
Powerful Question
(Bertanya)
• Skill utama coaching
• Merangsang coachee
untuk mengeksplor
potensi ide/gagasan
• Tidak judging
• Tidak intimidative
• Tidak mengarahkan
(leading) ke jawaban
tertentu
• Tidak menyalahkan
 Kriteria Pertanyaan
9
Berbobot
• Hasil pendengaran aktif
• Jenis pertanyaan terbuka
yang dimulai dengan: Apa,
Seberapa, Bagaimana,
Siapa, Kapan, Di mana
• Menggali situasi coachee lebih
dalam
• Membuat percakapan bergerak ke
depan
Tidak Berbobot
• Hasil judgement atau asumsi
pribadi
• Dimulai dengan: Mengapa,
Kenapa, Apakah, Sudahkah?
• Mengarahkan coachee kepada
solusi tertentu (leading question)
• Membuat percakapan bergerak
mundur (mengorek-orek masa lalu
yang tidak relevan dengan tujuan
percakapan)
Contoh-contoh Pertanyaan Berbobot
• Apa yang sudah Anda lakukan untuk mengatasinya selama ini?
• Apa yang masih mungkin Anda lakukan ke depan ini?
• Apa yang menjadi prioritas Anda?
• Bagaimana persisnya Anda mengerjakannya?
• Bagaimana supaya Anda bisa mengatasinya?
• Seberapa besar pengaruhnya terhadap keberhasilan Anda?
• Siapa persisnya yang Anda maksud?
• Kapan Anda bisa mulai melakukannya? Catatan:
Dalam percakapan coaching, boleh
• Di mana Anda akan memulainya? menggunakan bahasa sehari-hari
tapi tidak mengurangi makna dari
tujuan bertanya.
Contoh Pertanyaan Tidak Berbobot
• Mengapa Anda lakukan itu?
• Harusnya: Apa pertimbangan Anda melakukan itu?
• Kenapa tidak dikerjakan?
• Harusnya: Apa kendala sehingga hal itu belum Anda kerjakan?
• Apakah Anda mengerti konsekuensi dari perbuatan Anda itu?
• Harusnya: Apa yang Anda sadari konsekuensi dari perbuatan Anda?
• Anda sudah menghubungi orangtuanya?
• Harusnya: Bagaimana seharusnya yang Anda lakukan terhadap orangtuanya?
• Anda sudah tahu itu salah, kok masih diteruskan?
• Harusnya: Apa yang membuat Anda bersikukuh melakukan itu?