myPortfolio

PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT

INSTITUT ASIA-EROPAH
UNIVERSITI MALAYA

BAHAGIAN : BAHAGIAN PENGURUSAN INSAN

ALAMAT : ARAS 6, BANGUNAN CANSELERI
UNIVERSITI MALAYA
50603 KUALA LUMPUR.
NO. TELEFON : 03-79673234
NO. FAKS : 03-79562158
LAMAN SESAWANG : www.um.edu.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Noraerna Abdul Rahim

Gelaran Jawatan : Pembantu Setiausaha Pejabat

Gred Hakiki Jawatan : N19

Tarikh Penempatan : 18.10.2022

DILULUSKAN OLEH

Nama : Profesor Ulung Dato’ Dr. Rajah Rasiah

Gelaran Jawatan : Pengarah Eksekutif

Gred Jawatan : VK4

Tarikh :
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 19.06.2023 Penyediaan myPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio

dikajisemula dan dikemaskini apabila berlaku sebarang
perubahan.
 KANDUNGAN

MUKA
BIL PERKARA
SURAT
1. Carta Organisasi
2. Carta Fungsi
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
4. Deskripsi Tugas
5. Proses Kerja
6. Carta Alir
7. Senarai Semak
8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
9. Senarai Borang
10. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI

1.1 Universiti Malaya

1.2 Pendaftar
1.3 Bahagian Pengurusan Insan (HTM), Jabatan Sumber Manusia
2. CARTA FUNGSI

INSTITUT ASIA-EROPAH

PENGARAH EKSEKUTIF BAHAGIAN PEMBANGUNAN INSAN

Mentadbir, mengawal, menyusun, merancang dan megurus semua kegiatan Pengurusan Latihan/Kursus
Institut, pelajar dan staf Institut. Pengurusan Program Khas Pembangunan Staf
Memastikan KPI dan sasaran tahunan Institut tercapai.
Memberi kepimpinan dalam bidang akademik terutamanya dalam memastikan
Pengurusan Cuti Sabatikal
semua staf akademik dan staf pelaksana melaksanakan tugas dan mencapai Pengurusan Cuti Penyelidikan
sasaran KPI Pengurusan Cuti Persidangan
Berusaha menjana pendapatan termasuk mendapatkan endowmen dan geran
penyelidikan untuk Institut
Mengambil langkah dengan memperkenalkan program yang sesuai supaya
graduan Institut dapat dihasilkan dengan berkualiti tinggi, berdaya saing dan
mempunyai kebolehpasaran yang baik
Memotivasikan staf supaya sentiasa bekerja dengan bersemangat dan penuh
dedikasi bagi mencapai kecemerlangan Institut
Melaksanakan semua arahan dan/atau tugas tambahan yang diberikan dari masa
ke semasa oleh Naib Canselor, wakilnya atau pihak berkuasa UM.
 PENGARAH EKSEKUTIF JABATAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN KAUNSELING & PEMERKASAAN OKU BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSAN

Menawarkan Perkhidmatan Kaunseling Pengurusan Perkhidmatan Staf (Pengesahan Jawatan,

Menawarkan Perkhidmatan Konsultasi Dan Perundingan Pemberian Taraf Berpencen, Penamata
Dengan Pelbagai Isu Psikologi Kesihatan Mental dan Inklusif Rekod Perkhidmatan Staf
Kepaeda Warga Kampus Dan Pakar-Pakar Bidang Yang Pengurusan Cuti Perkhidmatan
Terlibat Pengurusan Persaraan
Menawarkan Perkhidmatan Pengujian Psikologi Pengurusan Perubatan dan Penubuhan Lembaga Perubatan 
Menawarkan/Melaksanakan Program-Program Pengurusan Disiplin dan Tatatertib Staf
Perkembangan, Kesedaran dan Pencegahan Bagi Isu-Isu Pengurusan Prestasi Staf
Psikologi dan Inklusif Pengurusan Kemudahan Staf
Menjalankan Kajian/Tinjauan Bagi Keperluan Psikologi, Pengurusan Peminjaman, Jawatan dan Kerja Luar
Kebajikan dan Inklusif Pengurusan Pengajaran Sambilan
Menguruskan dan Menjalankan Aktiviti Kebajikan Seperti
Bantuan Kewangan, Sumbangan Kewangan dan Sokongan
Emosi Kepada Staf
Menawarkan dan Mengurus Perkhidmatan OKU UM
Mewujudkan Jaringan Kerjasama/ Kolaborasi Dengan Pihak-
Pihak Yang Berkeperluan Sama Ada Dalam Aatau Pihak Luar
Seperti Agensi Kerajaan dan Swasta/ Badan Korporat
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Membantu merancang dan memantau perancangan bajet OCAR SLAB/SLAI.

2. Membantu membuat hebahan iklan tawaran biasiswa SLAB/SLAI sepanjang
tahun
3. Membantu membuat tapisan syarat kelayakan calon SLAB/SLAI
4. Membantu menyediakan perakuan universiti kepada pihak KPT
5. Membantu menguruskan proses penawaran kepada calon yang berjaya
6. Membantu menguruskan proses mula pengajian calon SLAB/SLAI.
7. Membantu memantau calon sepanjang tempoh pengajian.
8. Membantu menguruskan proses lapor diri calon SLAB/SLAI.
9. Membantu menguruskan proses Hadiah Latihan Persekutuan (HLP) untuk Staf
Eksekutif.
10. Membantu menguruskan proses Cuti Belajar Bergaji Penuh Tanpa Biasiswa
(CBBPTB) / Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG)/ Cuti Belajar Tanpa Gaji
(CBTG).
11. Membantu menguruskan proses Cuti Belajar Bergaji Penuh Tanpa Biasiswa
(Pelaksana).
12. Membantu menguruskan proses tindakan penamatan, rayuan ganti rugi dan
rayuan berkaitan potong gaji.
13. Membantu memantau, mengkaji, menganalisis dan mengesyorkan dasar/polisi
yang berkaitan dengan Cuti Belajar dan SLAB/SLAI berdasarkan keperluan
semasa.
14. Membantu menganalisis data Cuti Belajar dan SLAB/SLAI dan menyediakan
laporan secara berkalaMembantu menyediakan perakuan universiti kepada
pihak KPT.
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN PEMBANTU SETIAUSAHA KETUA NAIB CANSELOR
JAWATAN PEJABAT PERKHIDMATAN UNIVERSITI
GRED N29 (TBK1 DAN TBK2) MALAYA
RINGKASAN PSU KEDUDUKAN DI
GELARAN WARAN
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN SETIAUSAHA PEJABAT, BIDANG TIADA MAKLUMAT
N19/N22/N29/30/N32
GRED JD N19 SUB BIDANG TIADA MAKLUMAT
STATUS JAWATAN JAWATAN TETAP

HIREARKI 1 / PENDAFTAR DISEDIAKAN OLEH NORAERNA ABDUL

BAHAGIAN RAHIM
HIREARKI 2 / JABATAN SUMBER MANUSIA DISEMAK OLEH NUR AFIQAH
CAWANGAN / ROSDEN
SEKTOR / UNIT
SKIM PEMBANTU SETIAUSAHA DILULUSKAN OLEH PROF. ULUNG
PERKHIDMATAN PEJABAT DATO’ DR. RAJAH
RASIAH
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Membantu dalam urusan kesetiausahaan di Pejabat Pengarah Eksekutif termasuk pentadbiran am pejabat
bagi memastikan institut dapat menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan efisien.

AKAUNTABILITI
TUGAS UTAMA
1.
Pelaksanaan tugas kesetiausahaan bagi memastikan urusan aktiviti Pengarah Eksekutif berjalan dengan
efisien dan teratur
a. Mengurus aktiviti Pengarah Eksekutif
b. Mengurus Hal-Hal Berkaitan Tugas Rasmi
Dalam/Luar Negara Yang Dihadiri Pengarah
Eksekutif

2.
Pelaksanaan urusan pentadbiran am pejabat bagi memastikan PTj dapat menjalankan fungsi yang
ditetapkan dengan cekap dan efisien.
a. Mengurus Surat dan Dokumen Masuk-Keluar
Daripada Pejabat Pengarah Eksekutif
b. Mengurus sistem fail di pejabat Pengarah
Eksekutif

3.
Pelaksanaan urusan Mesyuarat bagi memastikan perkhidmatan dijalankan dengan cekap.

a. Menyediakan jadual mesyuarat

b. Menguruskan mesyuarat yang di
 pengerusikan oleh Pengarah Eksekutif
c. Membantu pengurusan minit mesyuarat
berkenaan untuk tindakan

4.
Pelaksanaan urusan perhubungan dan komunikasi PTj dilaksanakan dengan berkesan dan efisien.
a. Menyedia, menyimpan, memberi penerangan
maklumat korporat dan khidmat nasihat
umum kepada pelanggan.

5.
Pelaksanaan tugas sebagai Pentadbir Penilaian Prestasi di PTj bagi melicinkan urusan Penilaian Prestasi
Staf Akademik
a. Mengendali sistem Penilaian Prestasi PTj
bagi semua staf

6.
Pelaksanaan tugas keurusetiaan program / majlis rasmi anjuran PTj
a. Melaksanakan penganjuran program/majlis
rasmi di PTj
b. Menguruskan keperluan logistik
program/majlis rasmi

DIMENSI
1. Merekod surat dan dokumen keluar masuk : 5 – 10 (1 hari)
2. Mengemaskini jadual harian Pengarah Eksekutif : 3 kali (1 hari)
3. Pelaksanaan urusan Mesyuarat Pengurusan : 1 kali (1 bulan)
Institut secara bulanan
4. Pelaksanaan urusan sistem fail : 2 kali (1 minggu)
5. Pelaksanaan urusan program / aktiviti di PTj : Secara berkala
6. Pelaksanaan tugas sebagai Pentadbir Penilaian : Mengemaskini sistem dari awal tahun, pertengahan
Prestasi bagi staf akademik di institut tahun dan akhir tahun

AKADEMIK
Diploma Sains Kesetiausahaan daripada politeknik tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf
dengannya oleh Kerajaan

atau
KOMPETENSI
Diploma Pengurusan dan Teknologi Pejabat daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
1. Kemahiran asas komputer Microsoft Office (Word/Excel/PowerPoint/Publisher)
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan
2. Kemahiran dalam kerja-kerja pemfailan
3. Kemahiran berkomunikasi yang baik
4. Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuatkuasa.
5. Kemahiran perkhidmatan pelanggan yang baik

PENGALAMAN
Pengalaman Dalam Bidang Yang berkaitan
5. PROSES KERJA

AKTIVITI 1: MENGURUS AKTIVITI PENGARAH EKSEKUTIF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PSU Menerima dan membuat panggilan    
telefon atau emel untuk sebarang
temujanji Pengarah Eksekutif
1. 

PSU Menentukan tarikh-tarikh temujanji/  

mesyuarat dan mengemaskini dalam
2.  google calender/diari Pengarah
Eksekutif

PSU Mengemaskini notis jemputan,  

mesyuarat dan perjumpaan melalui
3. 
emel/ google calendar Pengarah
Eksekutif.
PSU Menyemak emel rasmi Pengarah  
4.  Eksekutif dan mengambil tindakan
susulan

PSU Memaklumkan kepada Pengarah

5. berkenaan jadual yang ditetapkan dari
semasa ke semasa
6. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: MENGURUS AKTIVITI PENGARAH EKSEKUTIF

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Menerima dan membuat panggilan

PSU 5 minit
telefon atau emel untuk sebarang
temujanji Pengarah Eksekutif

Menentukan tarikh-tarikh
PSU temujanji/ mesyuarat dan
mengemaskini dalam google 5 minit
calender/diari Pengarah Eksekutif
Eksekutif
Mengemaskini notis jemputan,
PSU mesyuarat dan perjumpaan 30 minit
melalui emel/ google calendar
Pengarah Eksekutif.

PSU Menyemak emel rasmi Pengarah

30 minit
Eksekutif dan mengambil
tindakan susulan

Memaklumkan kepada Pengarah 5 minit

PSU berkenaan jadual yang ditetapkan
dari semasa ke semasa

Tamat
 7.SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: MENGURUS AKTIVITI PENGARAH EKSEKUTIF

BIL. PROSES KERJA TANDA ( / ) CATATAN

Menerima dan membuat panggilan telefon    

1.  atau emel untuk sebarang temujanji Pengarah
Eksekutif
Menentukan tarikh-tarikh temujanji/ mesyuarat  
2.  dan mengemaskini dalam google
calender/diari Pengarah Eksekutif
Mengemaskini notis jemputan, mesyuarat dan  
3.  perjumpaan melalui emel/ google calendar
Pengarah Eksekutif.
Menyemak emel rasmi Pengarah Eksekutif  
4.  dan mengambil tindakan susulan

Memaklumkan kepada Pengarah berkenaan

5. jadual yang ditetapkan dari semasa ke semasa
PROSES KERJA

AKTIVITI 2: MENGURUS HAL-HAL BERKAITAN TUGAS RASMI DALAM/LUAR

NEGARA YANG DIHADIRI PENGARAH EKSEKUTIF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
   
Membantu menyediakan surat kepada
Naib Canselor / TNC A&A untuk
1.  PSU kelulusan menghadiri mesyuarat/
lawatan/ persidangan dan mengisi
borang Lampiran A.

Membantu menyediakan bajet  

2.  PSU perjalanan untuk dihantar kepada Naib
Canselor/ TNC A&A (jika perlu)
PEJABAT NAIB
Menerima permohonan dan
3. CANSELOR /
mempertimbangkan kelulusan
TNC A&A
Menyerahkan surat dan Lampiran A
yang telah mendapat kelulusan Naib
4.
PSU Canselor/ TNC A&A kepada pelulus
cuti dan Pengarah Eksekutif.

Menguruskan tuntutan perjalanan

5. PSU
Pengarah Eksekutif
CARTA ALIR

AKTIVITI 2: MENGURUS HAL-HAL BERKAITAN TUGAS RASMI

DALAM/LUAR NEGARA YANG DIHADIRI PENGARAH
EKSEKUTIF

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Membantu menyediakan surat kepada

30 minit
PSU Naib Canselor / TNC A&A untuk
kelulusan menghadiri mesyuarat/
lawatan/ persidangan dan mengisi
borang Lampiran A.

PSU Membantu menyediakan bajet

30 minit
perjalanan untuk dihantar kepada
Naib Canselor/ TNC A&A (jika perlu)

Pejabat Naib Menerima permohonan dan 3 hari

Canselor / TNC mempertimbangkan kelulusan
A&A

PSU Buat pindaan 1 hari

Pindaan?
PSU
Ya

Tidak

Menyerahkan surat dan Lampiran A

1 hari
PSU yang telah mendapat kelulusan Naib
Canselor/ TNC A&A kepada pelulus
cuti dan Pengarah Eksekutif.

PSU Menguruskan tuntutan perjalanan 1 hari

Pengarah Eksekutif

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2: MENGURUS HAL-HAL BERKAITAN TUGAS RASMI DALAM/LUAR

NEGARA YANG DIHADIRI PENGARAH EKSEKUTIF

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Membantu menyediakan surat kepada
Naib Canselor / TNC A&A untuk
1 kelulusan menghadiri mesyuarat/
lawatan/ persidangan dan mengisi
borang Lampiran A.
Membantu menyediakan bajet
2 perjalanan untuk dihantar kepada Naib
Canselor/ TNC A&A (jika perlu)
Menerima permohonan dan
3 mempertimbangkan kelulusan
Menyerahkan surat dan Lampiran A
yang telah mendapat kelulusan Naib
4
Canselor/ TNC A&A kepada pelulus
cuti dan Pengarah Eksekutif.
Menguruskan tuntutan perjalanan
5
Pengarah Eksekutif
PROSES KERJA

AKTIVITI 3: MENGURUS SURAT DAN DOKUMEN MASUK-KELUAR DARIPADA

PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyisih dan merekodkan semua    
surat/emel dan dokumen masuk-
keluar serta membuat pengkelasan
1.  PSU surat/emel dan dokumen mengikut
kategori (terbuka/terhad/ sulit/ rahsia).

Menyisih surat-surat yang  

memerlukan tindakan Pengarah
2.  PSU Eksekutif dan meletakkannya dalam
fail untuk tindakan selanjutnya.

Menyemak surat dan mencatat

3. PENGARAH tindakan selanjutnya pada surat
EKSEKUTIF

Membantu membuat salinan dan  

mengagihkan surat-surat dari
4.  PSU Pengarah Eksekutif untuk diambil
tindakan oleh pegawai-pegawai
berkenaan.
Mengambil tindakan susulan,
mengumpul maklumat, menghantar
5. PSU
notis peringatan dan memastikan
tarikh akhir dipatuhi.
Membantu menyediakan surat dan  
menjawab surat-surat, menjawab
emel, menyediakan dokumen, serta
6.  PSU
tugas-tugas seperti scan, fotostat dan
menghantar emel seperti yang
dikehendaki oleh Pengarah Eksekutif.
CARTA ALIR

AKTIVITI 3: MENGURUS SURAT DAN DOKUMEN MASUK-KELUAR DARIPADA

PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Menyisih dan merekodkan semua

PT(P/O) surat/emel dan dokumen masuk-keluar 30 minit
serta membuat pengkelasan surat/emel
dan dokumen mengikut kategori
(terbuka/ terhad/sulit/ rahsia).

PT(P/O) Menyisih surat-surat yang memerlukan

10 minit
tindakan Pengarah Eksekutif dan
meletakkannya dalam fail untuk tindakan
selanjutnya.

PENGARAH EKSEKUTIF Menyemak surat dan mencatat tindakan 1 hari

selanjutnya pada surat

Membantu membuat salinan dan

mengagihkan surat-surat dari Pengarah
PT(P/O) 30 minit
Eksekutif untuk diambil tindakan oleh
pegawai-pegawai berkenaan.

Mengambil tindakan susulan, mengumpul

PT(P/O) 1 hari
maklumat, menghantar notis peringatan
dan memastikan tarikh akhir dipatuhi.

Membantu menyediakan surat dan

1 hari
menjawab surat-surat, menjawab emel,
menyediakan dokumen, serta tugas-tugas
seperti scan, fotostat dan menghantar emel
seperti yang dikehendaki oleh Pengarah
Tamat Eksekutif.
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 3: MENGURUS SURAT DAN DOKUMEN MASUK-KELUAR DARIPADA

PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menyisih dan merekodkan semua
surat/emel dan dokumen masuk-keluar
1 serta membuat pengkelasan
surat/emel dan dokumen mengikut
kategori (terbuka/ terhad/sulit/ rahsia).
Menyisih surat-surat yang memerlukan
tindakan Pengarah Eksekutif dan
2
meletakkannya dalam fail untuk
tindakan selanjutnya.
Menyemak surat dan mencatat
3 tindakan selanjutnya pada surat
Membantu membuat salinan dan
mengagihkan surat-surat dari
4 Pengarah Eksekutif untuk diambil
tindakan oleh pegawai-pegawai
berkenaan.
Mengambil tindakan susulan,
mengumpul maklumat, menghantar
5
notis peringatan dan memastikan
tarikh akhir dipatuhi.
Membantu menyediakan surat dan
menjawab surat-surat, menjawab
emel, menyediakan dokumen, serta
6
tugas-tugas seperti scan, fotostat dan
menghantar emel seperti yang
dikehendaki oleh Pengarah Eksekutif.
PROSES KERJA

AKTIVITI 4: MENGURUS SISTEM FAIL DI PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
   
1.  PSU Terima surat dan dokumen

 
Pastikan perkara dan pecahan
2.  PSU
perkara

3. PSU Semak buku kod – Pastikan kod

Semak doket fihrasat bil untuk kod

4. PSU
berkenaan

Fail berkenaan kod ini sudah dibuka?

5. PSU
- Sudah/Belum

Dapatkan fail dan kandungkan

6. PSU
surat/dokumen
CARTA ALIR

AKTIVITI 4: MENGURUS SISTEM FAIL DI PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

PSU Terima surat dan dokumen 5 minit

PSU Pastikan perkara dan pecahan 5 minit

perkara

PSU Semak buku kod – Pastikan kod 5 minit

Semak doket fihrasat bil untuk kod 5 minit

PSU
berkenaan

Fail berkenaan Belum

kod ini sudah A
dibuka?

Sudah

PSU Dapatkan fail dan kandungkan 5 minit

surat/dokumen

Tamat
TANGGUNGJAWAB A PROSES KERJA TEMPOH MASA

PSU Berikan tajuk untuk fail baru

PSU Rujuk buku kod pastikan kod yang

sesuai

Rujuk doket fihrasat bil dan berikan

PSU nombor rujukan yang sesuai

PSU Tuliskan tajuk dan nombor rujukan ke

atas fail

Kandungkan surat dan edarkan fail

PSU

Sediakan kertas doket fihrasat

PSU bilangan

Susun kertas fihrasat bilangan dan

PSU
fihrasat abjad dalam doket berkenaan

PSU Simpan doket-doket

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 4: MENGURUS SISTEM FAIL DI PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1 Terima surat dan dokumen

2 Pastikan perkara dan pecahan perkara

3 Semak buku kod – Pastikan kod

Semak doket fihrasat bil untuk kod

4
berkenaan
5 Fail berkenaan kod ini sudah dibuka?
- Sudah/Belum
Dapatkan fail dan kandungkan
6
surat/dokumen
PROSES KERJA

AKTIVITI 5: MENYEDIAKAN JADUAL MESYUARAT

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PSU Menyediakan draf jadual mesyuarat    
Pengurusan dan Institut untuk tempoh
1.  1 tahun untuk semakan pegawai

PPK Semak draf jadual mesyuarat dan  

2.  perakukan

Menyediakan surat pemakluman dan

mengedarkan jadual mesyuarat yang
3. PSU telah diluluskan kepada ahli
mesyuarat
PSU Merekodkan jadual mesyuarat dalam
4. kalendar google untuk semua ahli
CARTA ALIR

AKTIVITI 5: MENYEDIAKAN JADUAL MESYUARAT

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Menyediakan draf jadual mesyuarat

PSU 2 jam
Pengurusan dan Institut untuk tempoh
1 tahun untuk semakan pegawai

PPK Semak draf jadual mesyuarat dan

30 minit
perakukan

Pindaan?
PSU Buat pindaan 1 hari
Ya

Tidak
Menyediakan surat pemakluman
PSU dan mengedarkan jadual 1 hari
mesyuarat yang telah diluluskan
kepada ahli mesyuarat

Merekodkan jadual mesyuarat 5 minit

PSU dalam kalendar google untuk
semua ahli

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 5: MEMBANTU MENYEDIAKAN JADUAL MESYUARAT

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menyediakan draf jadual mesyuarat
1 Pengurusan dan Institut untuk tempoh
1 tahun untuk semakan pegawai
Semak draf jadual mesyuarat dan
2
perakukan
Menyediakan surat pemakluman dan
3 mengedarkan jadual mesyuarat yang
telah diluluskan kepada ahli mesyuarat
Merekodkan jadual mesyuarat dalam
4
kalendar google untuk semua ahli
PROSES KERJA

AKTIVITI 6: MENGURUSKAN MESYUARAT YANG DI PENGERUSIKAN OLEH

PENGARAH EKSEKUTIF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PSU Membantu menyediakan draf agenda    
mesyuarat
1. 

PPK Menyemak dan meneliti draf agenda

mesyuarat
2.

PSU Membuat Pindaan

3

PSU Menghantar notis mesyuarat dan  

4.  menyediakan senarai kehadiran

Mengedarkan minit dan agenda

mesyuarat kepada ahli
5. PSU

PSU Tempahan makanan - Mendapatkan

sebut harga daripada pembekal
6.
makanan dan mengisi borang kajian
pasaran
PSU Memasukkan maklumat tempahan ke
dalam sistem E-procument berserta
7.
borang kajian pasaran.

PSU Membantu membuat pengesyoran

tempahan dalam sistem E-procument
8. dan memaklumkan kepada katering /
vendor yang dipilih untuk pengesahan
tempahan
CARTA ALIR

AKTIVITI 6: MENGURUSKAN MESYUARAT YANG DI PENGERUSIKAN OLEH

PENGARAH EKSEKUTIF

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Membantu menyediakan draf agenda

PSU 3 hari
mesyuarat

PPK Menyemak dan meneliti draf agenda

2 hari
mesyuarat

Pindaan?
PSU Buat pindaan 1 hari
Ya

Tidak

PSU Menghantar notis mesyuarat dan 30 minit

menyediakan senarai kehadiran

PSU Mengedarkan minit dan agenda 10 minit

mesyuarat kepada ahli

Tempahan makanan- Mendapatkan

PSU 1 hari
sebut harga daripada pembekal
makanan dan mengisi borang
kajian pasaran

Memasukkan maklumat tempahan

PSU ke dalam sistem E-procument 30 minit
berserta borang kajian
pasaran.kajian pasaran

Membantu membuat pengesyoran

PSU tempahan dalam sistem E-procument 30 minit
dan memaklumkan kepada katering /
vendor yang dipilih untuk pengesahan
tempahan

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 6: PENGURUSAN MESYUARAT YANG DI PENGERUSIKAN OLEH

PENGARAH

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Membantu menyediakan draf agenda
1 mesyuarat

Menyemak dan meneliti draf agenda

2
mesyuarat
3 Membuat pindaan

Menghantar notis mesyuarat dan

4 menyediakan senarai kehadiran
Mengedarkan minit dan agenda
5
mesyuarat kepada ahli
Tempahan makanan - Mendapatkan
sebut harga daripada pembekal
6
makanan dan mengisi borang kajian
pasaran
Memasukkan maklumat tempahan ke
dalam sistem E-procument berserta
7 borang kajian pasaran.

Membantu membuat pengesyoran

tempahan dalam sistem E-procument
8 dan memaklumkan kepada katering /
vendor yang dipilih untuk pengesahan
tempahan
PROSES KERJA

AKTIVITI 7: MEMBANTU PENGURUSAN MINIT MESYUARAT BERKENAAN

UNTUK TINDAKAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
   
1.  PSU Menyediakan draf minit mesyuarat

Menyemak dan meneliti draf minit

2. PPK
mesyuarat

3 PSU Membuat pindaan

Mengedarkan minit mesyuarat kepada  

ahli dan cabutan minit mesyuarat
4. PSU
kepada pihak berkenaan untuk
tindakan
Mengambil tindakan susulan,
mengumpul maklumat, menghantar
5. PSU notis peringatan dan memastikan
maklumbalas diperoleh sebelum akan
datang.

Mengemaskini rekod fail berkaitan

6. PSU
mesyuarat
CARTA ALIR

AKTIVITI 7: MEMBANTU PENGURUSAN MINIT MESYUARAT BERKENAAN

UNTUK TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

PSU Menyediakan draf minit mesyuarat 2 hari

PPK Menyemak dan meneliti draf minit

1 hari
mesyuarat

Pindaan?
PSU Buat pindaan 1 hari
Ya

Tidak

Mengedarkan minit mesyuarat

PSU kepada ahli dan cabutan minit 30 minit
mesyuarat kepada pihak berkenaan
untuk tindakan untuk tindakan

Mengambil tindakan susulan, 10 minit

PSU
mengumpul maklumat,
menghantar notis peringatan dan
memastikan maklumbalas
diperoleh sebelum akan datang.

Mengemaskini rekod fail berkaitan 5 minit

PSU mesyuarat

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 7: MEMBANTU PENGURUSAN MINIT MESYUARAT BERKENAAN

UNTUK TINDAKAN

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1 Menyediakan draf minit mesyuarat

Menyemak dan meneliti draf minit

2
mesyuarat
3 Membuat pindaan
Mengedarkan minit mesyuarat kepada
ahli dan cabutan minit mesyuarat
4
kepada pihak berkenaan untuk
tindakan
Mengambil tindakan susulan,
mengumpul maklumat, menghantar
5 notis peringatan dan memastikan
maklumbalas diperoleh sebelum akan
datang.
Mengemaskini rekod fail berkaitan
6
mesyuarat
PROSES KERJA

AKTIVITI 8: MENYEDIA, MENYIMPAN, MEMBERI PENERANGAN MAKLUMAT

KORPORAT DAN KHIDMAT NASIHAT UMUM KEPADA
PELANGGAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PSU Mengendalikan panggilan telefon yang    
diterima setiap hari, menyaring
1.  panggilan telefon pelanggan,
menangani segala pertanyaan dan
pesanan dengan baik
PSU Mengambil dan menyampaikan
pesanan kepada Pengarah Eksekutif
serta mendapatkan maklumat yang
2.
diperlukan oleh Pengarah Eksekutif
daripada Pegawai-pegawai atau pihak
berkaitan
PPK Meneliti dan merancang tindakan  
3.  sewajarnya

Merekodkan maklumat dalam

dokumen berkaitan
4. PSU
CARTA ALIR

AKTIVITI 8: MENYEDIA, MENYIMPAN, MEMBERI PENERANGAN MAKLUMAT

KORPORAT DAN KHIDMAT NASIHAT UMUM KEPADA PELANGGAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Mengendalikan panggilan telefon yang

diterima setiap hari, menyaring
PSU panggilan telefon pelanggan, 10 minit
menangani segala pertanyaan dan
pesanan dengan baik
Mengambil dan menyampaikan
PSU pesanan kepada Pengarah Eksekutif
30 minit
serta mendapatkan maklumat yang
diperlukan oleh Pengarah Eksekutif
daripada Pegawai-pegawai atau pihak
berkaitan
1 hari
PPK Meneliti dan merancang tindakan
sewajarnya

Merekodkan maklumat dalam 10 minit

PSU
dokumen berkaitan

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 8: MENYEDIA, MENYIMPAN, MEMBERI PENERANGAN MAKLUMAT

KORPORAT DAN KHIDMAT NASIHAT UMUM KEPADA PELANGGAN

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengendalikan panggilan telefon
yang diterima setiap hari, menyaring
1 panggilan telefon pelanggan,
menangani segala pertanyaan dan
pesanan dengan baik
Mengambil dan menyampaikan
pesanan kepada Pengarah Eksekutif
serta mendapatkan maklumat yang
2
diperlukan oleh Pengarah Eksekutif
daripada Pegawai-pegawai atau pihak
berkaitan
Meneliti dan merancang tindakan
3 sewajarnya
Merekodkan maklumat dalam
4
dokumen berkaitan
PROSES KERJA

AKTIVITI 9: MENGENDALI SISTEM PENILAIAN PRESTASI PTJ BAGI SEMUA

STAF

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PPK Menerima makluman mengenai
eksesais penilaian prestasi dan
1. memberi arahan kepada pentadbir KPI
PTj untuk hebahan
PSU Membuat hebahan kepada semua staf    
2. 

PSU Menyemak dan memastikan maklumat

Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan
3. Pegawai Penilai Kedua (PPK) untuk
Pegawai Yang Dinilai (PYD) adalah
tepat
PSU Memastikan urusan penilaian prestasi  
4.  berjalan mengikut jadual

Mencetak dan menyediakan laporan

markah KPI untuk kelulusan Panel
5. PSU
Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) PTj.
Mengaturkan Mesyuarat Perakuan
dan menyediakan minit Panel
6. PSU & PPK
Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM).
CARTA ALIR

AKTIVITI 9: MENGENDALI SISTEM PENILAIAN PRESTASI PTJ BAGI SEMUA

STAF

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Menerima makluman mengenai

eksesais penilaian prestasi dan xxx minit/hari
PPK
memberi arahan kepada pentadbir KPI
PTj untuk hebahan

PSU Membuat hebahan kepada semua staf xxx minit/hari

Menyemak dan memastikan

PSU maklumat Pegawai Penilai Pertama xxx minit/hari
(PPP) dan Pegawai Penilai Kedua
(PPK) untuk Pegawai Yang Dinilai
(PYD) adalah tepat

PSU Memastikan urusan penilaian prestasi xxx minit/hari

berjalan mengikut jadual

Mencetak dan menyediakan laporan

PSU xxx minit/hari
markah KPI untuk kelulusan Panel
Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
PTj.

Mengaturkan Mesyuarat Perakuan dan xxx minit/hari

PSU & PPK
menyediakan minit PSM.

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 9: MENGENDALI SISTEM PENILAIAN PRESTASI PTJ BAGI SEMUA

STAF

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menerima makluman mengenai
eksesais penilaian prestasi dan
1
memberi arahan kepada pentadbir KPI
PTj untuk hebahan
2 Membuat hebahan kepada semua staf

Menyemak dan memastikan maklumat

Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan
3 Pegawai Penilai Kedua (PPK) untuk
Pegawai Yang Dinilai (PYD) adalah
tepat
Memastikan urusan penilaian prestasi
4
berjalan mengikut jadual
Mencetak dan menyediakan laporan
markah KPI untuk kelulusan Panel
5
Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) PTj.
Mengaturkan Mesyuarat Perakuan dan
menyediakan minit Panel
6
Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM).
PROSES KERJA

AKTIVITI 10: MELAKSANAKAN PENGANJURAN PROGRAM/MAJLIS RASMI DI

PTJ

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PPK Memaklumkan tarikh penganjuran
program/majlis dan menyediakan
1. gerak kerja

PSU Menerima maklumat program/majlis    

dan membuat hebahan kepada semua
2.  staf

PPK & PSU Mengaturkan mesyuarat berkenaan

pelaksanaan majlis dan pembahagian
3. tugas

PSU Menyediakan draf surat jemputan dan  

4.  tentatif program/majlis

PPK Menyemak draf surat jemputan dan

5. tentatif program/majlis

PSU Mengedarkan surat jemputan dan

6. aturcara program/majlis

Mendapatkan maklum balas kehadiran

7. PSU tetamu

Memastikan urusan penganjuran

8. PPK & PSU program/majlis berjalan mengikut
jadual
CARTA ALIR

AKTIVITI 10: MELAKSANAKAN PENGANJURAN PROGRAM/MAJLIS RASMI DI

PTJ

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Memaklumkan tarikh penganjuran

program/majlis dan menyediakan xxx minit/hari
PPK
gerak kerja

Menerima maklumat program/majlis

PSU dan membuat hebahan kepada semua xxx minit/hari
staf

Mengaturkan mesyuarat berkenaan

PPK & PSU pelaksanaan majlis dan pembahagian xxx minit/hari
tugas

Menyediakan deraf surat jemputan dan

PSU tentatif program/majlis xxx minit/hari

Menyemak deraf surat jemputan dan xxx minit/hari

PPK
tentatif program/majlis

Mengedarkan surat jemputan dan xxx minit/hari

PSU
tentatif

Mendapatkan maklumbalas kehadiran xxx minit/hari

PSU tetamu

Memastikan urusan penganjuran

PPK & PSU program/majlis berjalan mengikut xxx minit/hari
jadual

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 10: MELAKSANAKAN PENGANJURAN PROGRAM/MAJLIS RASMI DI

PTJ

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memaklumkan tarikh penganjuran
1 program/majlis dan menyediakan
gerak kerja
Menerima maklumat program/majlis
2 dan membuat hebahan kepada semua
staf
Mengaturkan mesyuarat berkenaan
3 pelaksanaan majlis dan pembahagian
tugas
Menyediakan deraf surat jemputan dan
4
tentatif program/majlis
Menyemak deraf surat jemputan dan
5
tentatif program/majlis
Mengedarkan surat jemputan dan
6
tentatif
Mendapatkan maklumbalas kehadiran
7
tetamu
Memastikan urusan penganjuran
8 program/majlis berjalan mengikut
jadual
PROSES KERJA

AKTIVITI 11: MENGURUSKAN KEPERLUAN LOGISTIK

PROGRAM/MAJLIS RASMI

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PSU Terima tarikh dan maklumat
berkenaan penganjuran
1. program/majlis

PSU Menyenaraikan keperluan logistik    

program/majlis mengikut kesesuaian
2. 

PSU Mengisi borang tempahan logistik dan

mengemukakan kepada JPPHB (jika
3. perlu)

JPPHB Meneliti permohonan dan terima/tolak  

4. 

PSU Menyelaras jadual penghantaran

5. logistik ke institut untuk kegunaan
program/majlis
PPK & PSU Meneliti senarai semak keperluan
6. logistik dan memastikan keperluan
adalah mencukupi
CARTA ALIR

AKTIVITI 11: MENGURUSKAN KEPERLUAN LOGISTIK PROGRAM/MAJLIS

RASMI

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Terima tarikh dan maklumat xxx minit/hari

PSU berkenaan penganjuran
program/majlis

PSU Menyenaraikan keperluan logistik xxx minit/hari

program/majlis mengikut kesesuaian

PSU Mengisi borang tempahan logistik dan xxx minit/hari

mengemukakan kepada JPPHB

JPPHB Meneliti permohonan dan terima/tolak xxx minit/hari

Tolak Mendapatkan xxx minit/hari

PSU khidmat pembekal
luar

Terima
xxx minit/hari

Menyelaras jadual penghantaran logistik

PSU
ke institut untuk kegunaan
program/majlis

Meneliti senarai semak keperluan

PSU logistik dan memastikan keperluan
adalah mencukupi

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 11: MENGURUSKAN KEPERLUAN LOGISTIK PROGRAM/MAJLIS

RASMI

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Terima tarikh dan maklumat
1 berkenaan penganjuran
program/majlis
Menyenaraikan keperluan logistik
2
program/majlis mengikut kesesuaian
Mengisi borang tempahan logistik dan
3 mengemukakan kepada JPPHB

4 Meneliti permohonan dan terima/tolak

Menyelaras jadual penghantaran

5 logistik ke institut untuk kegunaan
program/majlis
Meneliti senarai semak keperluan
6 logistik dan memastikan keperluan
adalah mencukupi
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005:

Pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia

2. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 2007:

Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Aplikasi HRMIS
9.SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Permohonan SLAB/SLAI/HLCB (SLAB/SLAI)SK/PD
2. Borang Penilaian Mock Lecture (kecuali HLCB) Lampiran A
3. Purata Markah Mock Lecture (kecuali HLCB) Lampiran B
4. Templat Perakuan Calon SLAB/SLAI/ HLCB (SLAB/SLAI) Lampiran C
5. Template Perakuan Calon SK/PD Lampiran D
6. Vetting FORM Lampiran E
7. Borang Maklumat Penuh Penyelia
Borang senarai semak permohonan biasiswa SLAB/SLAI HLCB
8.
(SLAB/SLAI)/SK/PD;
9. Borang permohonan mengikuti Kursus Dalam Perkhidmatan;
10. Cover depan Pengesahan Cadangan Penyelidikan;
11. Borang Perakuan Persediaan calon PHD;
12. Borang justifikasi permohonan luar negara
13. Borang Penerimaan Tawaran
14. Borang Penerimaan Tawaran
15. Borang Persetujuan Menjadi Penjamin
16. Perjanjian
17. Borang PCB dan Borang Mengkreditkan Gaji Ke Dalam Akaun Bank
Borang Permohonan Pemeriksaan Perubatan Untuk Pelantikan Ke
18.
Dalam Perkhidmatan Awam
Borang Permohonan Membawa Keluarga (untuk pengajian Luar
19.
Negara)
20. Borang Permohonan Perjalanan (untuk pengajian Luar Negara)
21. Borang Maklumat Calon
22. Borang Permohonan Memulakan Pengajian
23. Borang Pengesahan Pendaftaran Di IPT
24. Borang Maklumat Penuh Mengenai Penyelia
25. Laporan Pemeriksaan Perubatan
26. Lampiran E Surat Akuan Sumpah
27. Perakuan Akta Rahsia Rasmi
28. Surat Aku Janji
29. Borang permohonan pelanjutan pengajian
30. Borang Melapor Diri Selepas Tamat Pengajian (SLAB/SLAI).
31. Borang Laporan Tamat Pengajian (SLAB/SLAI)
32. Borang Tuntutan Elaun Tesis (KPT).
33. Borang Permohonan Jawatan Pensyarah
34. Borang Permohonan Kad Kampus Staf
35. Borang Pengisian Jawatan Akademik
36. Borang Latar Belakang pengajian felo yang berjaya
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(A) SENARAI JAWATANKUASA MENGIKUT JAWATAN

1. Jawatankuasa Pemilihan Calon SLAB/SLAI Staf Bukan Akademik Univerisiti
Malaya
2. Jawatankuasa XXX

(B) SENARAI JAWATANKUASA MENGIKUT PENYANDANG