PENGURUSAN KOKURIKULUM

: KESETIAUSAHAAN
❖ Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab
dan PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait
dengan fungsi dan kelangsungan mana-mana
persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan
sebagai entiti kependidikan dalam bidang
kokurikulum di sekolah
❖ Mentadbir
❖ Mengurus
❖ Mengelola
❖ Menyelia
❖ Mengendali
❖ Menerajui operasi
 KESETIAUSAHAAN
► Merujukkepada segala urusan yang berkaitan
dengan tugas atau profesion setiausaha.

► Bidang tugas Setiausaha:

➢ Surat-menyurat
➢ Pengoperasian dan pengendalian fail dan rekod
➢ Pengurusetiaan mesyuarat
➢ Pendokumentasian data dan maklumat
➢ Penerbitan
➢ Penghasilan ucapan dan kata-kata aluan
➢ Penyediaan laporan
➢ Perkhidmatan kaunter
➢ Perhubungan luar
 Surat-menyurat
► Merupakan suatu urusan pentadbiran
yang penting dan perlu diuruskan dan
dikelolakan dengan cermat, cekap, cepat
dan mematuhi prosedur yang telah
ditetapkan.
► Dalam konteks kesetiausahaan merupakan
urusan rasmi/formal.
► Dokumen rasmi
 Jenis-jenis surat
► Pemberitahuan/makluman
► Permohonan
► Jemputan
► Penghargaan
► Rayuan
► Sokongan
► Ucap selamat
► Ucapan taniah/takziah
► Perlantikan
► Penurunan kuasa
► Aduan
► Iringan
► Perkeliling
► Siaran
► Akuan
 Elemen Surat
► Identiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili dan
e-mel persatuan/kelab/PPS
► Nombor rujukan dan tarikh surat
► Identiti dan alamat pihak yang ditujukan
► Panggilan hormat permulaan surat
► Tajuk surat
► Kandungan surat
► Kata-kata penutup surat
► Cogan kata
► Kata perakuan diri
► Tandatangan
► Nama dan pengenalan diri
► Salinan kepada (s.k)
► Penanda surat
 Mengarang Surat
► Struktur atau format surat
► Penanda-penanda maksud
► Frasa-frasa berhemah
► Ragam bahasa yang santun dan sopan
► Protokol
► KISS
 Tindakan Susulan
► Senarai semak sebelum menghantar surat
▪ Ada elemen-elemen yang perlu
▪ Maklumat tepat dan jelas
▪ Typo
▪ Protokol dipatuhi
▪ Salinan yang secukupnya
▪ Salinan untuk fail dan direkod
 Penerimaan Surat
► Tindakan segera
▪ Tujuan surat
▪ Makluman balas
► Awal
► Susulan
► Memfail dan merekod
 Memfailkan surat
► Memfailkan surat adalah suatu fungsi
penting dalam organisasi.
► Surat keluar/terima masuk tersimpan
kemas dalam susunan teratur dan mudah
diakses bila perlu.
► Tindakan susulan yang sesuai ke atas
surat boleh dirancang dan laksanakan
dengan segera.
► Mengetahui tindakan yang telah diambil
 Kaedah memfailkan surat
► Surat yang diterima masuk dicop atau tulis
tarikh terima terlebih dahulu.
► Masukkan dalam fail yang berkaitan dan
rekodkan dalam kertas minit fail dengan
dakwat merah.
► Sesalinan setiap surat keluar hendaklah
difailkan dan direkodkan dalam kertas
minit fail dengan dakwat biru.
 Fail dan Rekod
► Fail merujuk kepada lembaran kertas yang
berlipat atau kad yang berlipat digunakan
untuk menyimpan rekod secara tersusun,
sistematik, selamat dan mudah diakses.
► Penyimpanan dokumen
► Sistem fail sebagai sistem
pentadbiran,maklumat/data yang efisien
dan efektif
 Sistem Pengoperasian Fail
► Memberi tajuk fail
▪ Pentadbiran, kewangan dan akaun
► Memberi nombor kepada fail yang telah diberi tajuk
▪ 01 (Ikut abjad pertama tajuk fail)
► Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil
▪ 01/1
► Pendaftaran fail
▪ Rekod nombor dan abjad
▪ Tahun buka dan tutup fail
► Penyelenggaraan fail
➢ Penyelenggaran kertas minit: rekod surat keluar-masuk
➢ Membuka fail sambungan
➢ Pemeringkatan tindakan fail
► Pengelasan keselamatan fail
▪ Terbuka
▪ Terhad
▪ Sulit
▪ Pengedaran Fail
► Pengedaran fail
▪ Merekodkan pengedaran fail
▪ Memulangkan fail ke pendaftaran
▪ Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan.
▪ Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian)
► Memelihara dan menjaga keselamatan fail
▪ Memelihara dari keciciran
▪ Memelihara keselamatan kandungan fail
 Pengurusetiaan Mesyuarat
► Tanggungjawab
▪ Sebelum
▪ Semasa mesyuarat
▪ Selepas mesyuarat