Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολείου

Οδηγίες χρήσης

Εγγραφή – Είσοδος

Στην αρχική σελιδα πατήστε Εγγραφή. Συμπληρώστε τα στοιχεία

Ο πρώτος χρήστης που θα εγγραφεί θα είναι “Διαχειριστής”. Από τη στιγμή που εγγραφεί ένας
Διαχειριστής και όσο υφίσταται τουλάχιστον ένας, η φόρμα εγγραφής απενεργοποιείται. Επιτρέπεται
μόνο η φόρμα εισόδου. Με την επιτυχημένη είσοδο εισέρχεσθε στη βασική σελίδα πρωτοκόλλησης.

Διαχείριση Χρηστών

Υπάρχουν 3 διακριτοί ρόλοι χρηστών με ανάλογες

προφανείς δυνατότητες:
Διαχειριστής
Συγγραφέας
Αναγνώστης

Οι Διαχειριστές μπορούν να εγγράψουν, τροποποιήσουν

ή να διαγράψουν ένα χρήστη. Αν διαγραφούν όλοι οι
Διαχειριστές ενεργοποιείται η φόρμα εγγραφής.

Κάθε χρήστης μπορεί να άλλάξει το δικό του password.

Διατήρηση (αρχείων)

Ορισμός φακέλων Φ. και χρόνου διατήρησης αρχείων

Υπάρχει ήδη καταχωρημένη μια “ΠΡΟΤΑΣΗ” η οποία
βασίζεται όσον αφορά το χρόνο διατήρησης στα
Π.Δ.104/79 & Π.Δ.899/80 και για τους φακέλους Φ. στο
ΦΕΚ 22/1981.
Ο Διαχειριστής μπορεί να τροποποιήσει τη δομή και τις
τιμές της Διατήρησης ανάλογα με τις υφιστάμενες
εγκυκλίους.
Οι τιμές χρησιμοποιούνται κατά την επισύναψη
συνημμένων αρχείων στο πρωτόκολλο και αν είναι
αριθμητικές (πχ: 2 χρόνια) ορίζεται ημερομηνία λήξης
των συνημμένων.

Ρυθμίσεις

Ο Διαχειριστής μπορεί να ρυθμίσει:

• Όνομα σχολείου
• Ενεργό έτος πρωτοκόλλησης.
Αν μείνει κενό η αρίθμηση συνεχίζει κανονικά.
• Αρ. Πρωτοκόλλου για ξεκίνημα.

• Πόσες γραμμές θα εμφανίζονται ανά σελίδα.

• Το χρόνο ανανέωσης της λίστας Πρωτοκόλλου.

• Τα πεδία αναζήτησης (Θέμα, Παραλήπτης, ...).

• Βήμα μετακίνησης με τα βελάκια.
• Πόσες γραμμές θα εμφανίζονται στην αναζήτηση.

• Να γίνεται έλεγχος για ενημερώσεις ΝΑΙ-ΟΧΙ.

• Περιορισμοί & έλεγχοι κατά την καταχώριση ΝΑΙ-ΟΧΙ.

• Ασφαλής, όχι διπλότυπος Νέος Αρ.Πρωτοκόλλου ΝΑΙ-ΟΧΙ
• Ελεύθερη επιλογή του χρόνου Διατήρησης ΝΑΙ-ΟΧΙ.

Πρωτόκολλο (λίστα)

Λίστα με τα τελευταία Πρωτόκολλα η

οποία ανανεώνεται είτε χειροκίνητα έιτε
αυτόματα στο χρόνο που τέθηκε στις
ρυθμίσεις
Πρωτοκόλληση

Συμπληρώνουμε τα στοιχεία και πατάμε Αποθήκευση

Κώδικας χρωμάτων:
Κεφαλίδα φόρμας
Μπλε => Νέο Πρωτόκολλο
Πράσινο => Επεξεργασία Πρωτοκόλλου
Κόκκινο => Αυξημένες Δυνατότητες Διαχειριστή (Τροποποίηση Αρ. - Ημ. Πρωτ., Διαγραφή)
Σώμα φόρμας
Πράσινη περιοχή => Εισερχόμενα έγγραφα
Μπλε περιοχή => Εξερχόμενα έγγραφα

Κουμπιά:
Αναζήτηση
Εκτύπωση
Μετακίνηση πίσω – μπροστά κατά το ορισθέν βήμα
Μετακίνηση πίσω – μπροστά +1ή -1
Νέο πρωτόκολλο
Αποθήκευση
Εκτύπωση απόδειξης παραλαβής
Καθάρισμα
Διαγραφή
Άδειασμα Κάδου Ανακύκλωσης (Οριστική διαγραφή διεγραμμένων αρχείων)
Εισαγωγή συνημμένου αρχείου
Επεξεργασία
Μετάβαση στο πρωτόκολλο που βρέθηκε με την αναζήτηση
Ανανέωση της λίστας Πρωτοκόλλου άμεσα
Επιστροφή στη λίστα Πρωτοκόλλου

Προσθήκη συνημμένων:
Επιλέξτε φακελο Φ.
Πατήστε και επιλέξτε τα συνημμένα αρχεία.
Ανάλογα με το φάκελο Φ. προτείνεται χρόνος διατήρησης.
Επιλέξτε άλλο χρόνο διατήρησης από τη λίστα επιλογής αν οι ρυθμίσεις το επιτρέπουνε.
Αποθηκεύστε
Μετά την αποθήκευση τα συνημμένα μπορούν να κατεβούν (download) ή να διαγραφούν. Όταν
διαγράφετε συνημμένα αυτά μεταφέρονται στον “Κάδο Απορριμάτων” (φάκελος trash). Επίσης η
εγγραφή στη βάση δεδομένων σημαίνεται σαν διεγραμμένη χωρίς να διαγράφεται σε πρώτη φάση.

Άλλες δυνατότητες:
Πατήστε και καταχωρίστε πρωτόκολλο με κενά στοιχεία για επεξεργασία αργότερα.
Αναζητήστε συγκεκριμμένο Πρωτόκολλο γράφοντας επάνω αριστερά τον Αρ και πατήστε

Αναζήτηση

Αναζητήστε ένα πρωτόκολλο με:

Αρ.Πρωτ & έτος
Αναζητήστε όλα τα πρωτόκολλα με:
Αρ.Πρωτ από > έως για το έτος
Ημνια Παραλαβής από > έως
Ημνια Εισερχομένου από > έως
Ημνια Εξερχομένου από > έως
Αναζητήστε όλα τα πρωτόκολλα που περιλαμβάνουν
τους χαρακτήρες που πληκτρολογείτε στα πεδία:
Θέμα
Παραλήπτης
Αρχή έκδοσης
Μπορείτε να αλλάξετε στα επιθυμητά πεδία αναζήτησης είτε προσωρινά στη φόρμα αναζήτησης είτε
μόνιμα στις ρυθμίσεις

Οι χαρακτήρες που πληκτρολογείτε επισημαίνονται. Θα ενημερωθείτε για το πόσα Πρωτόκολλα

επιστρέφει η αναζήτηση και πόσα εμφανίζονται. Πατήστε για να μεταβείτε σε Πρωτόκολλο
που επέστρεψε η αναζήτηση.

Εκτύπωση

Επιλέξτε
Αρ.Πρωτοκόλλου από > έως
Ημνια Παραλαβής από > έως
Πατήστε

Παρότι στον περιηγητή βλέπετε μια συνεχή και μεγάλη

σελίδα μόλις εκτυπώσετε θα χωριστεί αυτόματα σε
περισσότερες με βέλτιστο αριθμό εγγραφών ανά σελίδα.

Προτείνεται η εκτύπωση σε Α3.

Αντίγραφα ασφαλείας (backup)

Πατήστε για δημιουργία αντιγράφου.

Μπορείτε να κατεβάσετε (download) ή να διαγράψετε

υπάρχοντα αντίγραφα ασφαλείας.

Κατά την εγκατάσταση ορίζεται το path του

προγράμματος mysqldump ανάλογα με το λειτουργικό
σύστημα (Linux, Windows)

Εκκαθάριση (αρχείου)

Ενημερώνεστε για τον αριθμό συνημμένων εγγράφων με

παρελθούσα ημερομηνία λήξης.

Τυπώστε κατάλογο με τα έγγραφα ταξινομημένα κατά

φάκελο Φ. και ημνία για να εκκαθαρίσετε το αρχείο σας.

Διαγράψτε κατόπιν τα αρχεία.

Τα διαγραμμένα αρχεία μεταφέρονται στον φακελο trash
(Κάδος Ανακύκλωσης). Οι καταχωρίσεις στην βάση δεδομένων σημαίνονται σαν διεγραμμένες
(deleted_at = ημνια) .

Αν θέλετε να κερδίσετε αποθηκευτικό χώρο και εφόσον είστε σίγουροι ότι τα αρχεία στον Κάδο
Ανακύκλωσης δεν χρειάζονται άλλο διαγράψτε τα μόνιμα από το Σκληρό Δίσκο και από τη βάση
δεδομένων πατώντας

Ιούνιος 2017
Γεώργιος θεοδώρου