Jurnal Informasi dan Komunikasi

Administrasi Perkantoran
Volume 3, No 1, Februari 2019
Online: http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap

ANALISIS SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

DI KEJAKSAAN NEGERI SURAKARTA

Fransiska Widosari Wibawa1, Wiedy Murtini2, Hery Sawiji3

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Email: fwidosari@yahoo.co.id

Abstract
This research is aimed to know the implementation of procurement system and
item maintenance at the state prosecutor of Surakarta. This research is a
qualitative fenomenologic research. The technique of collecting the subject of the
research is purposive sampling. The source of the data which is used are
informants, events or activities; location, documents, and archives. Technique of
collecting data used in the research is interview, archives and documentation. The
validity of the data checked use triangulation data and triangulation method.
Technique of analysing the data use interactive model which is data
reduction, data presentation, and conclusion. The result of the research shows
that the implementation of procurement system and item maintenance at the state
prosecutor of Surakarta runs well. The obstacles occur is procurement of the
product of financial capital is hard to get, the procurement is not accepted by the
suggested sector, the administration division do not report the factual data of
procurement, it lacks the capital goods is very lacking, transparency is not
implemented well. The problem solving used are using personal pocket for small
maintenance, there is selection toward suggested items, educating about
procurement of the capital goods and stationaries, and improving the inventory
system.

Keywords: System Analysis, Product Procurement, Item Maintenance

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
60 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

I. PENDAHULUAN kantor harus selalu dirawat

Suatu organisasi maupun
lembaga pasti memiliki tujuan
yang akan dicapai, untuk
mencapai tujuan tersebut, dalam
proses pencapaiannya setiap
lembaga dituntut untuk
bertindak cepat dan akurat.
Lembaga selalu diarahkan
kepada pencapaian efisiensi dan
efektivitas kerja. Lembaga harus
siap melakukan segala sesuatu
kegiatan sesuai dengan
ketepatan, cermat dan
menghasilkan kegiatan-kegiatan
yang sesuai dengan tujuan
organisasi tersebut. Salah satu
pendukung keberhasilan
pencapaian tujuan organisasi
atau lembaga secara efektif dan
efisien adalah tersedianya
barang-barang dalam sarana
prasarana dalam kantor
tersedianya barang tersebut
dilakukan untuk memberikan
kemudahan dalam melakukan
aktivitas serta melancarkan
segala upaya dalam mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
Adanya barang yang
memadai akan lebih
mempermudah karyawan dalam
bekerja. Selain itu adanya barang
yang memadai akan memberikan
nilai lebih untuk suatu lembaga,
semisal ada yang masuk dan
memberikan penilaian”.
Peralatan kantor sangat
berperan penting atas segala
aktivitas organisasi atau lembaga
baik dalam bentuk struktur
maupun mekanisme kerjanya,
sehingga diharapkan segala
aktivitas dapat lebih efektif,
efisien. Barang dan peralatan
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
dan dijaga agar tetap awet dan
selalu dapat digunakan saat
diperlukan. Barang dan peralatan
kantor tersebut memiliki umur
ekonomis yang beragam,
sehingga memerlukan sistem
yang teranalisis dan mampu
mempermudah dalam kegiatan-
kegiatan kantor yang ada.
Tidak dipungkiri bahwa
barang dan peralatan kantor
tersebut tidak akan ada
dengan sendirinya. Maka dari itu
untuk memiliki barang dan
peralatan kantor yang sesuai
dengan kebutuhannya, pihak-
pihak yang berhubungan dengan
pengadaan barang tersebut
sangat berperan penting atas
keadaan barang tersebut. Agar
ketepatan pengadaan barang dan
jasa akan menguntungkan,
Weele (2010:40) menyatakan:
“Procurement is the
acquisition of goods or
services. It is favorable that
the goods or services are
appropriate and that they
are procured at the best
possible cost to meet the
needs of the purchaser in
terms of quality and
quantity, time and location.”
Pengadaan adalah
perolehan barang atau jasa.
Hal ini menguntungkan
bahwa barang atau jasa yang
tepat dan bahwa mereka dibeli
dengan biaya terbaik untuk
memenuhi kebutuhan pembeli
dalam hal kualitas dan kuantitas,
waktu dan lokasi. Di berbagai
lembaga pemerintahan maupun
swasta, keadaan barang tidak
61 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
hanya dibeli dan pakai saja,
melainkan juga diadakannya
pemeliharaan. Pemeliharaan
yang dilakukan sesuai dengan
kantor masing-masing sesuai
standar cara kerja yang mereka
dapatkan. Jika barang dan
peralatan kantor tersebut di
pelihara dengan baik, maka
barang dan peralatan kantor
tersebut akan awet dan
memperlambat kerusakan,
sehingga kantor tersebut akan
memiliki tanggung jawab lebih
agar segala bentuk barang dan
peralatan kantor dapat digunakan
semaksimal mungkin.
Kegiatan pemeliharaan
barang dan peralatan kantor
tersebut merupakan tanggung
jawab semua anggota kantor
yang bekerja di dalam suatu
lembaga pemerintahan ataupun
swasta. Sama halnya dengan
pengadaan dan pemeliharaan
barang yang terjadi di Kejaksaan
Negeri Surakarta, pengadaan
akan diadakan dan dilakukan
oleh bidang yang bersangkutan,
contohnya bidang perlengkapan,
namun untuk pemeliharaan lebih
di tekankan kepada semua pihak
yang ada di Kejaksaan Negeri
Surakarta.
Kejaksaan Negeri
Surakarta sering terdapat
barang-barang yang tidak pada
tempatnya, barang-barang yang
sudah bekas digunakan kembali,
banyak barang-barang seperti
printer tidak ditemukan
inventarisnya dan lain
sebagainya, terbukti berdasarkan
studi pendahuluan yang
dilakukan di Kejaksaan Negeri
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
Surakarta, narasumber
mengatakan bahwa sistem
pengadaan dan pemeliharaan
barang di Kejaksaan Negeri
Surakarta tidak terdapat Standar
Operasional Prosedur atau SOP
yang jelas dan terbuka. Dalam
Standar Operasional Prosedur
atau SOP, pengadaan barang-
barang yang komplementer
seperti meja dan kursi dilakukan
pengadaan lima tahun sekali,
namun sudah sekitar 15 tahun
tidak dilakukan pengadaan ulang
dan terlambat sehingga dianggap
tidak sesuai aturan.
Pengadaan barang produksi
seperti printer dan kertas tidak
semua diadakan dan dilakukan
sesuai aturan dan anggaran,
namun terkadang menggunakan
uang pribadi. Inventarisasi masih
dalam keadaan tradisional atau
manual sehingga sulit untuk
mengetahui barang-barang yang
akan diawasi dan pemeliharaan.
Untuk pemeliharaan
terhadap gedung yang biasanya
dilakukan setahun sekali
terkadang tidak dilakukan
tepat waktu terkadang dua
tahun sekali bahkan sampai tiga
tahun sekali dapat dikatakan
tidak sesuai dengan peraturan
yang ada. Pemeliharaan barang-
barang produksi seperti printer,
komputer, dan lain sebagainya
terkadang tidak dilakukan secara
teratur padahal penggunaan
barang tersebut sangat
maksimal dan digunakan setiap
hari.
Beberapa hal yang
dipaparkan oleh narasumber di
atas bahwa pengadaan dan
62 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

pemeliharaan berkaitan sejalan mengemukakan bahwa

dengan Mirka Kans (2012) yang fenomenologi merupakan
mengatakan bahwa “The quality pengalaman subjektif atau
of the procurement will directly pengalaman fenomenologikal
affect the quality of the atau suatu studi tentang
maintenance process, and kesadaran diri perspektif pokok
therefore it is important to reach dari seseorang. Fenomenologi
high quality in the memiliki riwayat cukup
procurement”. Beberapa hal di panjang dalam penelitian sosial
atas dilaksanakan peneliti yang termasuk psikologi, sosiologi
bertujuan untuk mengetahui dan pekerjaan sosial.
pelaksanaan sistem pengadaan Fenomenologi adalah pandangan
dan pemeliharaan barang, untuk berpikir yang menekankan pada
mengetahui hambatan-hambatan fokus interpretasi dunia. Dalam
yang terjadi dalam pelaksanaan hal ini peneliti fenomeologi
sistem pengadaan dan ingin memahami bagaimana
pemeliharaan barang, dan untuk dunia muncul kepada orang lain.
mengetahui upaya yang Menurut Sutopo (2006:57)
dilakukan untuk mengatasi menyatakan bahwa jenis sumber
hambatan-hambatan dalam data yang biasanya digunakan
pelaksanaan sistem pengadaan dalam penelitian kualitatif dapat
dan pemeliharaan barang di berupa narasumber atau
Kejaksaan Negeri Surakarta. informan, peristiwa dan
aktivitas, tempat atau lokasi,
II. METODE PENELITIAN benda, beragam gambar dan
Penelitian ini rekaman, dokumen dan arsip.
menggunakan metode kualitatif Teknik pengambilan subjek
Menurut Moleong (2010:6) dalam penelitian merupakan cara
mengemukakan bahwa yang digunakan oleh peneliti
penelitian kualitatif adalah untuk mendapatkan sasaran
penelitian yang bermaksud dalam penelitian untuk
untuk memahami fenomena mendapatkan jawabana tau
tentang apa yang dialami solusi dari permasalahan yang
oleh subjek penelitian misalnya terdapat di lokasi penelitian.
perilaku, presepsi, motivasi, Dalam pengambilan subjek
tindakan dan lain- lain secara penelitian, peneliti
holistik dan dengan cara menggunakan cara yaitu dengan
deskripsi dalam bentuk kata-kata purposive sampling. Teknik
dan bahasa, pada suatu konteks pengumpulan data yang
khusus yang alamiah dan dengan digunakan pada penelitian ini,
memanfaatkan berbagai metode yaitu dengan teknik wawancara,
alamiah. Pendekatan penelitian observasi dan dokumentasi. Uji
yang peneliti gunakan adalah validitas data menggunakan
pendekatan fenomenologi. triangulasi data dan triangulasi
Husserl dalam Andi (2011:28) metode. Sedangkan analisis data

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
63 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

yang digunakan adalah teknik KPA, Pejabat Pembuat

analisis interaktif dimana Komitmen (PPK), Pejabat
reduksi data, penyajian data dan Pengadaan, Kelompok Kerja
penarikan kesimpulan sangat Pemilihan (Pokja
berkaitan. Pemilihan), Agen
Pengadaan, Pejabat atau
III. HASIL DAN PEMBAHASAN Panitia Pemeriksa Hasil
A. Pelaksanaan Sistem Perkerjaan (PJPHP),
Pengadaan Barang di Penyelenggara Swakelola,
Kejaksaaan Negeri dan Penyedia Barang dan
Surakarta Jasa.” .
Pada kegiatan Menurut Peraturan
pelaksanaan sistem Presiden Nomor 16 Tahun
pengadaan barang di 2018 menjelaskan bahwa,
Kejaksaan Negeri Surakarta, metode dalam pengadaan
perencanaan dibagi menjadi jasa adalah Perencanaan
dua macam yaitu Pengadaan melalui
perencanaan anggaran dan Swakelola, Perencanaan
perencanaan kegiatan. Pengadaan melalui Penyedia.
Perencanaan anggaran Metode pemilihan penyedia
adalah perencanaan yang di Kejaksaan Negeri
membahas tentang anggaran Surakarta adalah penunjukan
yang akan ada di tahun langsung dan pelelangan.
anggaran berikutnya. Metode pemilihan penyedia
Perencanaan anggaran yaitu E-Purchasing,
disusun oleh pihak pengadaan langsung,
Kejaksaan Agung dengan penunjukan langsung,
didasarkan pada bagian pelelangan, tender, tender
Anggaran Kementrian atau cepat, seleksi, sayembara
Lembaga. dan kontes. Pelaksanaan
Program Kerja yang pengadaan langsung proses
ada di Kejaksaan Negeri yang dilakukan yaitu,
Surakarta terdiri dari pembelian atau pembayaran
Pembagian Panitia Kerja, langsung kepada Penyedia
Pengadaan Barang Modal, untuk Pengadaan Barang
dan Pengadaan Barang atau Jasa yang menggunakan
Non-modal yaitu barang alat bukti pembelian atau
tulis kantor atau ATK. kuitansi.
Menurut Peraturan Presiden Kontrak dengan
Nomor 16 Tahun 2018 pasal penyedia di Kejaksaan
8 mengatakan bahwa Negeri Surakarta
“Pelaku Pengadaan Barang dilaksanakan melalui
terdiri dari Pengguna penetapan surat penunjukan
Anggaran atau PA, Kuasa penyedia barang atau jasa
Pengguna Anggaran atau (SPPBJ), penandatanganan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
64 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

kontrak, pemberian uang Kejaksaan Negeri

muka, penyesuaian harga, Surakarta
pemutusan atau pelanjutan Di Kejaksaan
kontrak, dan serah terima Negeri Surakarta memiliki
hasil. Sesuai dengan beberapa jenis pemeliharaan,
peraturan presiden Nomor 16 yaitu pemeliharaan berkala,
Tahun 2018 pasal 52 yang pemeliharaan berencana dan
menyatakan bahwa “terdapat pemeliharaan pencegahan.
pelaksanaan kontrak dengan Sesuai dengan Moenir
penyedia dalam pengadaan (2010:36) yang mengatakan
barang pemerintah yang juga bahwa “Jenis-jenis
terdiri atas Penetapan pemeliharaan adalah
SPPBJ, penandatanganan pemeliharaan berkala,
kontrak, pemberian uang pemeliharaan berencana, dan
muka, perubahan kontrak, pemeliharaan bersifat
penyesuaian harga, preventif.” Program kerja
penghentian kontrak, awalan yang dilakukan
pemutusan kontrak, serah dalam sistem pemeliharaan
terima hasil dan penanganan barang yaitu pelaksanaan
keadaan kahar.” dan pembagian biaya
Pengecekan barang kegiatan pemeliharaan
datang yang dilakukan oleh barang modal. Pemeliharaan
pihak perlengkapan dibantu merupakan cara yang
oleh pihak pembinaan yaitu dilakukan beberapa orang
barang yang datang atau kelompok dalam proses
disesuaikan dengan list yang penggunaan barang.
dijadikan arsip pihak Pemeliharaan dilakukan
perlengkapan dengan list untuk memberikan rasa awet,
yang menjadi nota atau kenyamanan menggunakan,
kuitansi. Barang yang kesesuaian ekspetasi
khususnya alat tulis kantor terhadap realita. Dengan
atau ATK tersebut disimpan adanya pemeliharaan, segala
pada gudang bagian sesuatu yang memiliki masa
perlengkapan sebelum guna dan masa keawetan
didistribusikan kepada tiap- rendah, akan lebih terjaga
tiap bidang. Proses keawetannya.
pendistribusian barang Waktu pelaksanaan
tersebut dilakukan satu hari pemeliharaan di Kejaksaan
setelah barang-barang alat Negeri Surakarta, yang
tulis kantor atau ATK diberi kebijakan oleh Kepala
sampai di Kejaksaan Negeri Sub Bagian Pembinaan
Surakarta. dengan memberi jangka
waktu tiga bulan sekali dan
B. Pelaksanaan Sistem enam bulan sekali. Biaya –
Pemeliharaan Barang di biaya pemeliharaan barang

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
65 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

di Kejaksaan Negeri hambatan – hambatan

Surakarta yaitu biaya utama pengadaan dan pemeliharaan
untuk memelihara peralatan barang di Kejaksaan Negeri
dan barang, biaya cadangan Surakarta antara lain:
pemeliharaan, dan yang a. Tidak semua
terakhir biaya akibat usulan dari Kejaksaan
kesalahan perencanaan Negeri Surakarta
pemeliharaan. disetujui oleh Kejaksaan
Kontrak dengan Agung
penyedia di Kejaksaan b. Pengadaan barang
Negeri Surakarta non modal khususnya
dilaksanakan melalui alat tulis kantor atau
penetapan surat penunjukan ATK tidak sesuai usulan
penyedia barang atau jasa c. Tata Usaha tiap bidang
(SPPBJ), penandatanganan yang selalu memberikan
kontrak, pemberian uang data pengadaan sama
muka, penyesuaian harga, d. Jumlah barang modal
pemutusan atau pelanjutan terbatas
kontrak, dan serah terima e. Adanya kesulitan
hasil. pemeliharaan pada
Pemeriksaan hasil barang yang tidak
pemeliharaan merupakan diinvetarisasi.
kegiatan untuk mengetahui
apakah yang diperiksa D. Upaya-upaya untuk
memberikan hasil yang mengatasi hambatan
cukup memuaskan dalam pengadaan
untuk digunakan kembali. dan pemeliharaan barang
Pemeriksaan hasil di Kejaksaan Negeri
pemeliharaan yang dilakukan Surakarta
di Kejaksaan Negeri Dari hasil pembahasan
Surakarta digunakan pada bab sebelumnya dapat
oleh bagian disimpulkan bahwa upaya-
perlengkapan yang upaya untuk mengatasi
memiliki wewenang hambatan dalam pengadaan
menjadi PPK atau Panitia dan pemeliharaan barang di
Pembuat Komitmen. Kejaksaan Negeri Surakarta,
antara lain:
C. Hambatan-hambatan yang a. Melakukan pengusulan
dihadapi dalam pengadaan pengadaan barang modal
dan pemeliharaan barang kepada Kejaksaan Tinggi
di Kejaksaan Negeri b. Beberapa bidang
Surakarta melakukan pengadaan
Dari hasil pembahasan dan pemeliharaan
pada bab sebelumnya dapat barang secara mandiri
disimpulkan bahwa

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
66 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

c. Berdiskusi khusus dalam Perspektif

dengan Kepala Rancangan Penelitian.
Kejaksaan Negeri Jogjakarta: Ar-Ruzz
Surakarta Media.
d. Membawa barang- Mirka Kans. 2012. Impact of IT
barang milik pribadi procurement on the
untuk membantu quality of the
kelancaran maintenance process.
melaksanakan pekerjaan Journal of Quality in
pada bidang kerja Maintenance
e. Memperbaiki sistem
Engineering. Vol. 18,
inventarisasi agar No. 2, hal 196 – 215
pemeliharaan barang
modal terjamin Moenir, AS. 2010. Manajemen
Pelayanan Umum Di
IV. KESIMPULAN Indonesia. Bumi Aksara:
Berdasarkan data yang Jakarta.
telah berhasil dikumpulkan dan Moleong, Lexy J. 2010.
dianalisis yang telah dilakukan, Metodologi Penelitian
peneliti mengambil kesimpulan Kualitatif. Bandung: PT
bahwa dari kegiatan pengadaan Remaja Rosdakarya
dan pemeliharaan barang di Offset.
Kejaksaan Negeri Surakarta
adalah sebagai berikut: Pemerintah Indonesia. 2010.
A. Pengadaan barang di Peraturan Pemerintah
Kejaksaan Negeri Surakarta Republik Indonesia
telah dilaksanakan dengan Nomor 90 Tahun
baik. Hal tersebut dilakukan 2010 tentang
sesuai dengan pedoman Penyusunan Rencana
yang ada yaitu Peraturan Kerja dan Anggaran
Presiden nomor 16 Tahun Kementrian Negara atau
2018 tentang Pengadaan Lembaga. Lembaran RI
barang dan jasa pemerintah. Tahun 2010 No. 90.
B. Pemeliharaan barang di Jakarta: Sekretariat
Kejaksaan Negeri Surakarta Negara.
sudah berjalan dengan baik. Pemerintah Indonesia. 2018.
C. Hambatan yang terjadi di Peraturan Presiden
Kejaksaan Negeri Surakarta Nomor 16 Tahun 2018
dapat diminimalisir dengan tentang Pengadaan
beberapa upaya yang telah Barang atau Jasa
dilakukan. Pemerintah. Lembaran
RI Tahun 2018 No. 16.
V. DAFTAR PUSTAKA Jakarta: Sekretariat
Andi, P. (2011). Metode Negara.
Penelitian Kualitatif

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
67 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Sutopo. 2006. Metodologi

Penelitian Kualitatif.
Surakarta: UNS Press.
Weele, A. J. Van. 2010.
Purchasing and Supply
Chain Management. 5th
edition. Cengage
Learning: London.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349