“METODOLOGÍA DE AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS EN

EL ÁREA DE LA GESTIÓN DE NÓMINA”

Integrantes:

José Emanuel Salcedo López

Grupo:

CPU 7SM

Asignatura:

Auditoria I

Docente:

L. A. Erika Serrano Leyva

H. Córdoba Ver. 29 de octubre, 2022.

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 INTRODUCCIÓN

La auditoría es una herramienta fundamental que permite conocer la forma en que las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal realizan su gestión.

En la actualidad, se requiere la implementación de controles, sistemas, procedimientos, registros

y técnicas que permitan un aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales y
financieros de la entidad, para lo cual es necesario realizar cambios que conlleven a formar una
unidad a la vanguardia de las técnicas y procedimientos con base a las Normas Generales de la
Auditoría.

El presente trabajo de investigación, denominado “METODOLOGÍA DE AUDITORÍA DE

RECURSOS HUMANOS EN EL ÁREA DE GESTIÓN DE NÓMINA”, se elaboró con el propósito
de proponer un instrumento para la práctica de la Auditoría Interna en el área de gestión de
nómina.

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 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 2

ÍNDICE ........................................................................................................................................................ 3

OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE LA AUDITORÍA ............................................................ 4

PROCEDIMIENTO DE AUDICIÓN Y ÁREA DE APLICACIÓN ........................................................ 5

Área de Aplicación ................................................................................................................................ 7

Organigrama de la Empresa ............................................................................................................... 7

Organigrama del Área Auditar .......................................................................................................... 8

Cronograma de Actividades del Procedimiento ............................................................................ 9

Flujograma de Actividades de la Auditoría ................................................................................... 14

FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOS ................................... 16

Responsables ....................................................................................................................................... 16

ANÁLISIS FODA ..................................................................................................................................... 17

HERRAMIENTAS APLICADAS A LA AUDITORÍA .......................................................................... 18

ASPECTOS PRIORITARIOS ................................................................................................................. 24

PROCESO Y REALIZACIÒN DE INFORME ...................................................................................... 26

CORRECCIONES DE LOS INFORMES ............................................................................................... 28

CONCLUSIONES ..................................................................................................................................... 29

ANEXOS .................................................................................................................................................... 30

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 OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE LA AUDITORÍA
Objetivos

▪ Determinar si la información operacional y financiera sobre los gastos de personal es fiable

e íntegra.
▪ Comprobar si los recursos, empleados y los sistemas de información utilizados en su
gestión y control son eficaces y aseguran que las obligaciones de pago contraídas con los
trabajadores se registran correctamente.
▪ Verificar si la información sobre los datos personales y de nómina de los trabajadores está
debidamente protegida y asegurada su confidencialidad.
▪ Revisar si los devengos y las deducciones de la Nómina son conformes con las
disposiciones legales, los acuerdos sociales y la normativa interna aplicables.

Alcance

▪ La evaluación se realizará teniendo en cuenta la nómina y las actividades establecidas en

las prestaciones sociales que la normatividad vigente contemple en lo que va corrido de la
actual vigencia fiscal, la auditoría se efectuará a la funcionalidad y existencia de los
controles.
▪ La revisión de los procedimientos y de los sistemas de información utilizados para el
registro de los datos personales de los trabajadores y la elaboración de la nómina.
▪ La verificación del documento de nómina y su conformidad con las disposiciones
aplicables.
▪ El análisis de la información contable y operacional de los gastos de personal.
▪ La comprobación de los procedimientos de pago utilizados.
▪ El periodo de análisis recomendado es de 12 meses y las pruebas de detalle han de estar
referidas a un mes concreto, siendo aplicado al mes de julio del año 2022.

Criterios

▪ No se cuenta con un manual de operaciones donde se establezcan mecanismos adecuados

para la inducción, conocimiento de la institución, procesos disciplinarios.
▪ Sobre sale una falta en el manejo de expedientes.
▪ Se encontró inconsistencias en los procesos disciplinarios.

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 PROCEDIMIENTO DE AUDICIÓN Y ÁREA DE APLICACIÓN

Procedimientos de Audición

1._ Determinar si la función de Recursos Humanos (RRHH) asume todas las funciones derivadas
de gestión en la elaboración y control de la nómina.

2._ Obtener un organigrama de RRHH con las funciones y responsabilidades relacionadas con la
gestión y control de la nómina detallando las personas asignadas y su calificación.

3._ Establecer la normativa legal aplicable a la organización: Acuerdos Sociales (de ámbito
general, sectorial, local o de empresa), Laboral, Fiscal, de Seguridad Social, etc.

4._ Revisar la información que se elabora periódicamente para la Dirección sobre la evolución de
los gastos de personal. Valorar si es fiable y está soportada por la información suministrada por
los sistemas informáticos y contables.

5._ Revisar los expedientes que a nivel informático y documental mantiene RRHH de cada uno
de los trabajadores con la información relativa a:

o Identificación del trabajador.

o Datos personales y familiares.
o Clasificación laboral y funcional.
o Calificación profesional y trayectoria laboral.
o Actividades de formación efectuadas.
o Nivel salarial asignado.
o Retribuciones adicionales fijas acordadas.
o Beneficios sociales concedidos.
o Autorizaciones del trabajador para las deducciones en nómina.

6._ Comprobar que los expedientes mantienen la información puesta al día junto con la
documentación de soporte correspondiente, que el acceso y actualización de los datos está
limitado a personas con un nivel adecuado de responsabilidad y que se cumplen las disposiciones
legales sobre la protección de la información personal.

7._ Analizar los procedimientos establecidos cuando se produce la baja de un trabajador por
extinción de su relación laboral. Revisar si se comunica de forma inmediata a efectos de la nómina
y si antes de formalizar el finiquito se asegura que se han cumplido todas las obligaciones del

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trabajador con la organización tanto las de índole monetaria como las referidas al uso de
elementos propiedad de la organización (material de trabajo, portátiles, tarjetas de crédito,
teléfonos móviles, etc.)

8._ Establecer los sistemas utilizados para el pago de la nómina (transferencia, cheque, efectivo)
determinando a los colectivos de trabajadores a los que afecta. Analizar si la organización dispone
de cuentas con entidades financieras de uso exclusivo para el pago de la nómina.

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Área de Aplicación
El área designada a realizar la auditoria es la de gestión de nóminas, ya que se han notado algún
tipo de irregularidades dentro de la empresa “DICIJE S.A. DE C.V.” por lo cual se estará llevando
a cabo el proceso.

Organigrama de la Empresa

MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.

DUEÑO

CONTADOR

ALMACEN Y RECURSOS
MARKETING COMPRAS
PRODUCCIÓN HUMANOS

Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

Empleados Auxiliar Auxiliar Auxiliar

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Organigrama del Área Auditar

RECURSOS
HUMANOS

Supervisor

Auxiliar

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 Cronograma de Actividades del Procedimiento

MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO INICIALES FECHA

1 Revisar los archivos que se poseen con respecto a la nómina.

2 Asegurarse si hubo cualquier cambio en el sistema contable,

procedimientos contables, acuerdos laborales y otras políticas de la
empresa.

3 Basándose en muestre estadístico, seleccionar empleados para su

revisión en detalle.

4 Con respecto a los papeles de trabajo es importante:

a. Las horas totales trabajadas.

b. Salario pagado.

c. Anotar en la nómina los siguientes detalles:

1. Salario bruto.

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 2. Horas extras y su monto.

3. Impuestos sobre la renta.

4. Seguro médico.

5. Cantidad de otras deducciones.

6. Cantidad de otros impuestos.

7. Salario neto.

8. Número de recibos o números de cheques.

5 En los empleados seleccionados anotar lo siguiente:

a. Si es aplicable a obtener hojas de tiempo.

b. Asegurarse de que las tarjetas de tiempo y los informes de baja estén

actualizados.

c. Verificar el cálculo del salario bruto.

d. Verificar cálculos de impuestos, cuotas de seguridad y paga neta.

e. Verificar los cálculos de primas pagadas.

f. Examinar la firma de autorización para todas las deducciones.

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6 Para las nóminas seleccionadas efectuar lo siguiente:

a. Referencias de los totales del detalle de la nómina pagada durante el periodo.

b. Sumar las columnas de la nómina en detalle.

c. Sumar el resumen de las nóminas.

d. Verificar la existencia de traslado de los asientos mensuales del diario mayor.

7 Para verificar la posibilidad de que en la nómina exista por un corto

lapso de tiempo un empleado ficticio es importante conocer:

a. Visitar el departamento de personal y obtener una lista de todos los

empleados cesados.

b. Preparar confirmaciones en donde certifiquen la fecha de cese tal como

muestran los registros de personal.

8 Pago de los salarios:

a. Comparar los depósitos individuales con los depósitos de nómina para

verificar las cantidades de los empleados según se muestran en el resumen de
nómina.

b. Verificar si los depósitos bancarios cuadran con el total de las cantidades

netas adeudas a los empleados.

c. Revisar el envió del pago a los empleados.

d. Preparar una lista que muestre los nombres, fechas importantes y

autorización de cualquier anticipo de nómina.

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 9 Reconciliaciones bancarias:

1. Determinar la cuenta bancaria.

2. Determinar si existen reclamos por mal depósito de salarios.

3. Determinar si se guardan las copias de recibos y si estos están debidamente

firmados.

4. Asegurarse de que haya notas de débito o crédito de ambas cuentas en caso

de devolución o acredita miento del faltante de pago.

10 Tiempo de pago y de registro:

a. Verificar si todas las transferencias de la cuenta bancaria se registran dentro

del tiempo establecido.

b. Verificar los cargos en las cuentas de la nómina para determinar si estos están
respaldados por comprobantes y autorizados por los debidos responsables.

c. Verificar el cumplimiento de fechas para pagos de salarios y pago de

retenciones.

11 Verificación de nóminas:

a. Revisar las hojas de tiempo y evaluarlas:

1. Son de tal forma y se preparan de tal manera que sea difícil de hacer
alteraciones en ellas.

2. Si todos los cambios, borrones y otros se inician con una autorización y

como queda expresada.

3. Si existe la posibilidad de hacer alteraciones después de la autorización.

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b. Asegurarse de que las personas que registran nomina estén para ello.

c. Confirmar que los cambios de nómina tengan la adecuada autorización y

justifica ion para el cambio.

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 Flujograma de Actividades de la Auditoría
MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.

CHECKLIST DE ACTIVIDADES

CHECKLIST REALIZADO INICIALES

1 Obtener información del último informe de auditoría

realizado y verificar las aplicaciones de las recomendaciones
emitidas.

2 Solicitar diario de nóminas y expedientes del personal,

mediante muestra aleatoria y verifique y verificar lo que sea
necesario confirmar.

3 Solicitar, si fuere el caso, las compensaciones obtenidas

mediante contratación colectiva y verificar su pago.

4 Investigar cualquier fluctuación en sueldos, salarios y

comisiones.

5 Determinar que los salarios de funcionarios de libre

nombramiento y remoción cuenten con las autorizaciones
apropiadas.

6 Observar otros cálculos y registros inusuales en el

procedimiento de elaboración y pago de nómina.

7 Verificar los nuevos ingresos y los egresos de personal.

Vacaciones.

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8 Verificar los cálculos aritméticos y comparar con los cheques
emitidos para el pago de vacaciones y bonificación adicional.

9 Verificar el periodo de disfrute de vacaciones sobre la base

del reporte de asistencia del personal.

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 FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE LA CALIDAD DE LOS
PROCESOS

Responsables

Contador: Es el encargado de la parte financiera de la empresa, éste apoyándose en Sistemas de

Información, lleva un total control de los movimientos económicos de la empresa, le presenta los
Estados Financieros al Dueño, y detecta si existen problemas de liquidez en la empresa.

Supervisor de Recursos Humanos: Está encargado de llevar registros y control de los

empleados de la empresa, prepara la nómina y los descuentos pertinentes a los empleados,
prepara cursos de preparación para los empleados para actualizar sus conocimientos.

Auxiliar General: Se encarga de asistir a los Supervisores en sus actividades, lleva un control
del área de trabajo.

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 ANÁLISIS FODA

MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.
FORTALEZAS

- Planificación - Amplio campo

concreta y clara. en el mercado.

OPORTUNIDADES
- Personal - Ausencia de
adaptable al competencia.
cambio. - Nuevas
- Experiencia en tecnologías.
el mercado.
DEBILIDADES

- Mala - Nueva
administración. competencia.
AMENAZAS

- No cuenta con - Aumento de

inducción. productos
- No se comparte sustitutivos.
el conocimiento. - Cambio en
necesidades del
consumidor.

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 HERRAMIENTAS APLICADAS A LA AUDITORÍA

Se hizo la elaboración de un formato para el procedimiento del pago de nómina sea mucho más
eficaz y eficiente.

MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE NOMINA

o Al preparar la nómina se debe confirmar la existencia de los empleados registrados en esta.

o La nómina debe ser manejada por personas diferentes con responsabilidad en las diversas
operaciones a ejecutar.
o Antes del pago de la nómina esta debe ser autorizada por la persona responsable.
o Luego de haber terminado la nómina deben hacerse revisiones aritméticas sobre su correcta
operación.
o Contar con tabla sobre las retenciones a ser aplicadas a los trabajadores.
o La nómina debe ser preparada con días razonables de antelación para su correcta
elaboración y pago.
o Los cheques no reclamados deberán ser guardado en cajas o bóveda de seguridad.
o Si el cheque guardado en bóveda no es reclamado luego de 3 meses deben ser reintegrado a
la cuenta.
o Las contrataciones de los nuevos empleados deben ser realizada por el encargado de
recursos humano y persona relacionada en su labor.
o Las nóminas deberán ser impresas y archivadas por la persona responsable de la misma.
o La nómina será elaborada y pagada de forma quincenal en la empresa aplicando a la misma
todos los registros autorizados que afecten al personal operativo, de horarios, de mando
medios y superiores.
o Las deducciones siempre serán aplicadas de acuerdo a lo establecido en la ley.

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De igual manera, se realizó un cuestionario de control interno para detectar el cumplimiento de
los controles establecidos de la empresa.
MULTIJUEGOS
DICIJE S.A. DE C.V.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO SI NO

1 ¿Se cuenta con contratos de trabajo individuales y colectivos?

2 ¿Las vacaciones, el tiempo extra, los aumentos de sueldo y

otras compensaciones y sus modificaciones, son autorizadas
por escrito?

3 ¿Las nóminas son debidamente verificadas con respecto a

horas, salarios, cálculos, etc.?

4 ¿Se otorgan los aumentos de salarios contemplados por ley?

5 ¿Las nóminas presentan evidencia de elaboración, revisión y

autorización?

6 ¿Se obtienen recibos debidamente requisitados?

7 ¿Existen expedientes personales con documentación

completa?
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 ¿Existen tablas con límites para las autorizaciones de los
8
salarios de los empleados?

9
¿Se realizan presupuestos para la nómina?

10 ¿Existe protección en la entidad mediante contratos de

seguros para cubrir posibles responsabilidades de sus
empleados?

Se presentan las nóminas de dos empleados de las quincenas correspondientes al mes de julio
del año 2022 con las que se tomaron como datos para la auditoría.

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1er Quincena Julio 2022

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2da Quincena Julio 2022

pág. 22
1er Quincena Julio 2022

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 2da Quincena Julio 2022

ASPECTOS PRIORITARIOS

▪ Conformación de profesionales entrenados y capacitados.

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▪ Asignación de un supervisor con experiencia.
▪ Establecimiento de situaciones críticas y prioritarias.
▪ Asignación adecuada del trabajo al grupo auditor por perfiles, (cronograma de trabajo).
▪ Definir el alcance de la auditoria.
▪ Considerar los antecedentes de la organización a través de informes.
▪ Justificar la necesidad de su realización.
▪ Establecer objetivos, como:
Emitir opinión y o rendir un informe.
Determinar la razonabilidad de los estados financieros.
Evaluar el sistema de control interno.
▪ Tener presente las actividades principales:
Revisión de la documentación.
Preparación de la auditoria / Planeación.
Ejecución de auditoría / Trabajo de campo.
Informe de la auditoria / Comunicación de resultados.
Planes de Mejoramiento / Seguimiento.
▪ Propiciar reuniones, comunicación de resultados, con la alta dirección y las diferentes
áreas.
▪ Alistamiento de los papeles de trabajo, (programas de auditoría y cuestionarios de control
interno).
▪ Definición clara de método de muestreo, marcas, y referencias.
▪ Disposición y compromiso del auditor ante la institución o empresa que audita.

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 PROCESO Y REALIZACIÒN DE INFORME

Durante esta auditoría, se examinaron las políticas, los procedimientos y las prácticas referidas al
pago de la nómina del organismo para determinar si existen o no controles adecuados con vista a
prevenir fraudes, gastos excesivos o abusos en el uso de los recursos del organismo.

Hallazgo No. 1
Aunque no se descubrió evidencias puntualizas que llevaran a pensar que existe un fraude
concreto, si se encontraron indicadores de que dicha situación (fraude, abuso en el uso de los
recursos del organismo) podría haberse producido o llegar a producirse.

Hallazgo No. 2
Mientras que en la revisión no se encontró evidencia directa de la existencia de empleados
fantasma, dicha posibilidad existe como consecuencia de lo siguiente:
(1) El proceso de control de asistencia no se encuentra correctamente implementado. Que
no se controle la asistencia da lugar a la posibilidad de que se cometan fraudes o abusos
o que existan asociaciones de personal para utilizar el sistema en su beneficio.
(2) La información de bajas (renuncia, jubilación, muerte) puede o no ser informada en el
momento que efectivamente se produce dando lugar a que se siga pagando, aunque la
persona ya no trabaje más.
(3) Existiría la posibilidad que en las bases de datos se encuentren registradas personas
que reciben pagos y que no se desempeñan en el organismo.
(4) Existe la posibilidad que se abuse de las licencias por enfermedad dado que no existe
un adecuado sistema de control de dichas ausencias.
(5) Existe la posibilidad de que sea modificada la cuenta para depósito de un empleado
para redireccionar los pagos.

Hallazgo No. 3
El procedimiento de gestión de nómina, hace uso de formatos que no son controlados. De igual
manera no relaciona registros de estos.

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Hallazgo No. 4
Se evidenciaron las siguientes situaciones:
1. Los manuales del usuario no son utilizados por el funcionario responsable como
referente de gestión, quien manifiesta solo contar con una libreta de apuntes que le sirven
de apoyo para trabajar en la herramienta.
2. Desconocimiento en el manejo integral de la herramienta de la persona a cargo, lo cual
implica realizar consultas de manera reiterada.
Lo expuesto anteriormente debe ser considerado como parte del análisis que el líder del
proceso y su equipo efectúen para identificar riesgos a los procesos de gestión de talento
humano y proceso financiero. Es un hecho materializado y debe ser identificado en la
matriz de riesgo de los procesos mencionados.

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 CORRECCIONES DE LOS INFORMES

Recomendación No. 1
Se debe actualizar el procedimiento de gestión de nómina en lo pertinente a los formatos a utilizar,
así como definir y diseñar (si es necesario y si no se cuentan con ellos) los registros que den
evidencia de las actividades.

Recomendación No. 2
Por último, entiéndase que debería existir un archivo maestro de personal, las personas
responsables por dar altas y bajas en el archivo maestro de personal deberían ser diferentes y no
tener acceso al sistema de liquidación ni estar involucradas en el sistema de pago.
Para constatar si la entidad tomó acciones correctivas frente al hecho mencionado, se realizó
prueba de recorrido verificando el pago de nómina del mes de julio del año 2022, logrando
establecer que no se ha efectuado la respectiva corrección.

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 CONCLUSIONES

CONCLUSIONES
Se presentan debilidades en el procedimiento de gestión de nómina, frente a las verificaciones y
los controles que se deben adoptar para garantizar el proceso correcto para el pago de la nómina.
Se requiere que el funcionario encargado de la liquidación de la nómina conozca adecuadamente
la funcionalidad del aplicativo y además cuente con los elementos suficientes para el uso (manual,
instructivo entre otros). Pese a contar con una herramienta eficiente.
Las actividades de control entre el proceso contable y talento humano no son efectivas, dado que
se presentan diferencias entre los valores registrados por cada uno frente a un mismo periodo de
información.
Se sigue evidenciando la No aplicación a lo establecido en el manual de políticas contables frente
a los controles. Este en un hecho reiterado en informes de auditoría de las vigencias anteriores,
en los informes de Control Interno Contable e igualmente reseñado por la Contraloría. Además,
se recuerda que, de continuar omitiendo la aplicación de los lineamientos institucionales que se
definen en el marco de instrucciones legales dados por la Contaría General de la Nación se incurre
en incumplimientos legales. Así mismo, se considera un factor negativo para el sistema de control
interno de la Empresa, que es evaluado por el órgano de control superior en sus auditorías
regulares.
No existen controles efectivos y suficientes para realizar verificaciones a los procedimientos de
retención en la fuente tal y como lo establece la norma.
Como resultado del trabajo desarrollado se determinaron 4 hallazgos y 2 recomendaciones.

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 ANEXOS

Andr

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