Handleiding voor de invoer van bevolkingsregisters in Memorix Maior (versie juni 2023)

In de bevolkingsregisters is door de gemeenten bijgehouden wie er in die gemeente woonachtig zijn.

Bevolkingsregisters zijn ingesteld na de derde algemene volkstelling in Nederland in 1849. Anders
dan in de registers van de Burgerlijke Stand tref je in de bevolkingsregisters meer 'actuele' gegevens
aan. Allerlei wijzigingen (verhuizing, huwelijk, overlijden) zijn namelijk in deze registratie verwerkt. In
de bevolkingsregisters zijn de gegevens per buurt en dan verder op wijk of straatnaam en
huisnummer vastgelegd.

De registers lopen over een periode van tien jaar of langer. Een deel van deze registers is in het
verleden al ingevoerd. Onlangs hebben wij het resterende gedeelte van onze bevolkingsregisters
laten scannen. Teneinde ze verder op naam toegankelijk te maken hebben we besloten deze digitaal
te gaan invoeren in Memorix. En daar hebben we jullie hard bij nodig!

Hoe voeren we de bevolkingsregisters in Memorix Maior in.

Je gaat zoals je bij de repertoria gewend bent gewoon naar https://maior.memorix.nl en logt in zoals
je gewend bent (je tikt achter de klantcode in: raa ; vervolgens je gebruiksnaam op de gewenste plek
en je wachtwoord)

- In je uitklapmenu links boven in je scherm, zoek je nu je eigen naam met daarachter de

toevoeging ‘br’. Je klikt er op.
Soms moet je even een aantal keer klikken in het uitklapmenu (van je naam – not naar je
naam – br)
- Je ziet dan het bevolkingsregister dat je is toebedeeld (met vermelding van de gemeente, het
register, het toegangsnummer, de code, de periode etc.).
- Je gaat op het papiertje met potloodje icoon aan begin van de regel met de registernaam
staan en klikt.
- Je ziet dan in de linker kolom specificaties van dit jou toebedeelde bevolkingsregister. Rechts
in je beeldscherm zie, net als bij de repertoria, het tekentje ‘nieuw ’(papiertje met +)
- Daar klik je op.
- Je krijgt dan links het invoerformulier dat we gaan gebruiken bij de invoer.
- Je klikt in het rechterscherm op de tab ‘available’ of beschikbare media’.
- Dan krijgt je in het rechterscherm de scans te zien. Je kan via het knopje ‘pagina’ rechts
boven in je scherm met een links/rechts pijltje door de scans heen bladeren mocht je dat
willen. Je ziet ook meteen hoeveel scans er bij dit register horen. Maar je begint natuurlijk
met de scan waarop de eerste pagina van het je toebedeelde register is te zien.
- Nu kan je aan de slag.

Invoeren via het invoerformulier

- Veld ‘Register’: is reeds ingevuld

- Veld ‘subtype’: leeg laten

1
- Veld ‘pagina’: Dit veld hoeft alleen ingevoerd te worden als er op de bladzijde uit het
bevolkingsregister (meestal met pen of potlood geschreven rechtsboven in de hoek van de
gescande pagina) ook echt een paginanummer staat vermeld. In dat geval voer je het
paginanummer in dit veld in (0001, 0002), anders laat je het leeg.
- Veld ‘nummer’: laat je leeg (dit veld wordt alleen gebruikt bij akten burgerlijke stand, dus nu
niet van toepassing).
- Veld ‘diversen’: laat je leeg.

Voor alle velden geldt: neem alle gegevens zo exact mogelijk over.

Vervolgens kom je bij de daadwerkelijke invoer van personen.

Alle personen die je op één bladzijde van je scan ziet staan, verbleven in de periode die het
desbetreffende register beslaat, op hetzelfde adres. De namen op die ene bladzijde moeten dus
gezamenlijk worden ingevoerd, ook al waren het soms volstrekt andere families. Die woonden
dus, om een of andere reden, bij elkaar. Soms betreft het slechts 1 persoon, maar meestal meer.
In dat laatste geval kan je, net zoals je gewend bent bij de repertoria, ook hier het veld
‘geregistreerde’ dupliceren.

Tip: met het muiswieltje op je muis kan je de scan snel vergroten of verkleinden

- Veld: geregistreerde 1: in de 5 velden die bij geregistreerde nummer 1 horen, voer je de

voornaam, tussenvoegsel, achternaam, plaats geboorte en datum geboorte in van de
persoon die op de bladzijde van het bevolkingsregister als eerste wordt genoemd.

Veld Voornaam: schrijf alle voornamen voluit en gebruik diakritische tekens (bv. à, á etc.).

Veld Tussenvoegsel: vul eventueel een tussenvoegsel in

Veld Achternaam: vul de achternaam van de geregistreerde in. Gebruik diakritische tekens
(bv. à, á etc.).

Veld Plaats geboorte: Bedenk hoe een onderzoeker zoekt. Je zal verschillende schrijfwijzen
van plaatsen tegenkomen op de scan. Ik kan mij voorstellen dat je ‘Purmerende’ op de scan,
invoert als ‘Purmerend’ in het invoerveld. Dat is immers veel herkenbaarder. Daarentegen
zou ik ‘Wieringerw’ precies zo invoeren op het invoerveld. Immers: het kan zowel
Wieringerwaard als Wieringerwerf betekenen. En ‘Haringcarspel’ mag je natuurlijk invoeren
als ‘Harenkarspel’. Er wordt bij de bevolkingsregisters i.t.t. de repertoria niet gewerkt met
een aankliklijst. Het is aan jullie om de geboorteplaats zo duidelijk mogelijk te vermelden.
Voer alle varianten van Zuid-en Noord-Schermer in als: Zuid en Noord Schermer. Zie voor
meer schrijfwijzen pagina 6 van deze handleiding.

Veld Datum geboorte: vul de datum van geboorte in als deze vermeld is (dd-mm-jjjj). Als er
alleen een jaartal is vermeld, vul dit dan in als 00-00-jjjj, dus bijv. 00-00-1890.

Patroniemen komen in Voornaam.

Sr. en Jr. voeren we niet in

2
- Meer personen toevoegen. De overige personen die worden genoemd op het
desbetreffende blad uit het register (of genoemd staan op een kaart) voer je in door middel
van de knop met het + teken (die vind je vlak onder de titel ‘geregistreerde 1’) waarmee je
telkens deze set van 5 velden van dit invoerformulier eenvoudig kan dupliceren. Je krijgt dan:
geregistreerde 1, geregistreerde 2, geregistreerde 3 etc. naar gelang het aantal in te voeren
personen.

- Wie voeren we wel en wie voeren we niet uit het bevolkingsregister in?
We onderscheiden hierbij enerzijds bevolkingsregisters die wel uitgaan van een
gezinssamenstelling en anderzijds bevolkingsregister die niet uitgaan van een
gezinssamenstelling zoals o.a. dienstbodekaarten en instellingskaarten.
M.i.v. 2023 laten we onderstaan onderscheid los. We voeren alle genoemde personen op
de scan in!!

A. Bij de bevolkingsregisters die wel uitgaan van een gezinssamenstelling, voeren we op

het invoerformulier de volgende personen in:
1. Gezinshoofd: man
2. Gezinshoofd: vrouw. Invoeren met haar meisjesnaam.
3. Iedereen die niet hoort bij het gezin (dienstbodes, inwonende
neven/nichten/tantes/ooms etc.) en/of
4. Iedereen die een andere achternaam heeft dan de gezinshoofden (bijv. kinderen uit
een vorig huwelijk)
5. In geval van een weduwe. Voeg de naam van de man ook toe (met of zonder
geboortedatum), ook als deze reeds bij het opstellen van het register overleden was.
We voeren 1 naam per veld in. Voorbeeld:
Niet zo: Geregistreerde 1: Jacoba Nieuwland (wed. Kars).
Maar zo: Geregistreerde 1: Jacoba Nieuwland met geb.datum en plaats
Geregistreerde 2: Jacoba Kars met dezelfde geb.datum en
plaats
Op deze manier is een weduwe zonder kinderen ook te vinden op de naam van haar
man en kan de onderzoeker deze koppeling maken. Voer altijd zo in, ook in geval van
kinderen.
6. Het komt voor dat er alleen een vrouw met een kind staat vermeld. De vrouw heeft
dan haar meisjesnaam en het kind de naam van de (overleden of gescheiden) vader.
Deze naam wijkt af van het gezinshoofd, dus in dat geval moeten de kinderen ook
geregistreerd worden.
7. Het komt voor, dat eenzelfde persoon een aantal malen op dezelfde bladzijde staat
vermeld. Je voert die persoon echter maar 1x in. In dat geval heeft die persoon
tijdelijk elders gewoond (bijv. als dienstbode) en is binnen de periode weer
teruggekeerd op hetzelfde adres. De onderzoeker vindt hem/haar via die ene
inschrijving en kan dan zelf op de scan lezen dat die persoon een aantal malen is
teruggekeerd naar het oude adres.

3
 - Let op: Dat een naam is doorgestreept is voor de invoer niet van belang want als de
doorgestreepte naam volgens de hierboven genoemde richtlijn ingevoerd mag worden, voer
je hem of haar gewoon in. Het betekent alleen maar dat iemand is verhuisd.

Let op: de kinderen van gezinshoofden worden niet ingevoerd. Daar is bewust voor gekozen.
Immers, als ook alle kinderen worden ingevoerd (het zijn er soms meer dan acht) kost dat
veel te veel tijd. Via de achternaam van de ouders zijn deze kinderen voor de onderzoeker
altijd terug te vinden op de scan die aan de invoer van de ouders hangt. Alleen als de
achternaam van een kind anders luidt dan de achternaam van een der beide gezinshoofden,
wordt het kind natuurlijk wel ingevoerd op het invoerformulier.

B. Bij de bevolkingsregisters die niet uitgaan van een gezinssamenstelling

(dienstboderegisters, dienstbodekaarten, instellingskaart etc.) voeren we alle
genoemde personen die op de bladzijde van de scan staan in.

Als je alle personen uit A of B naar behoren geregistreerd op het invoerformulier, dan is het record
bijna klaar. Het enige dat nog rest is dat we dit invoerformulier met alle geregistreerden in één keer,
tezamen koppelen aan de scan waar je ze vanaf hebt overgenomen en het record op te slaan. Dat
doe je als volgt.

Het koppelen van een scan aan het formulier

- Je koppelt d.m.v. het aanklikken van het koppelteken (de ‘vliegende schotel’ onder het
woord ‘media’) in één klap alle geregistreerden van dit invoerformulier aan de scan waarvan
je ze hebt overgenomen. Of je echt gekoppeld hebt kan je checken. Als je dat goed hebt
gedaan verschijnt In je tabje ‘media’ (linkertabje van de twee mediatabs) boven in het
scherm het cijfer 1 i.p.v. de 0 als teken dat er 1 scan aan je invoer is gekoppeld. Als je op die
tab klikt, krijg je ook een thumbnail van je scan te zien.
- Dus: ingevoerde gegevens van alle geregistreerden (1 t/m bijv. 5) die je op het
invoerformulier bij elkaar hebt staan worden in één keer, als geheel, gekoppeld aan de scan
waar zij op worden genoemd.
- Soms zal je twee scans aan één invoerformulier moeten koppelen:
1. in geval het register bestaat uit losse kaarten. Dan dient na invoer zowel de voorkant
als de achterkant van de kaart aan het ene invoerformulier gekoppeld te worden.
Ook als de achterkant van deze kaart leeg is. Dat laatste is om de onderzoeker
duidelijkheid te geven dat er echt niets op de achterkant vermeld staat. Of je echt
gekoppeld hebt kan je ook hier weer checken. Het tabje ‘media’ boven in het scherm
zal in dat geval een 2 tonen als teken dat er twee scans aan het invoerformulier
gekoppeld zijn. Door op die tab te klikken krijg je de twee thumbnails van de scans te
zien.
2. In geval het een register is dat je door kan bladeren, maar dat zo is ingedeeld dat het
per ingevoerd gezin de tabellen telkens starten op de rechterpagina, en eindigen op

4
 de volgende pagina, de linkerpagina. Ook hier zal het tabje ‘media’ na koppelen van
beide bladzijden een 2 tonen als teken dat er twee scans aan het invoerformulier
gekoppeld zijn.

- Veld ‘na opslaan’: Net als bij de repertoria kan je voor het opslaan in een apart veld er nog
voor kiezen of je na het opslaan een nieuw leeg invoerformulier wilt zien, terug wilt naar het
overzicht e.d. Om lekker door te werken kies je het beste bij het veld ‘na opslaan’ voor de
optie ‘nieuw record’.

- Veld Opslaan: aanklikken en je record is opgeslagen! Dit veld behoeft geen verdere uitleg en
spreekt voor zich.

En vervolgens ga je weer verder met invoeren van de volgende scan(s):

- Als je voor ‘nieuw record’ hebt gekozen bij het veld ‘na opslaan’ kom je bij een nieuw, leeg
invoerformulier terecht met rechts de scan van de bladzijde uit het bevolkingsregister die je
als laatste hebt ingevoerd. Klik rechtsboven in je scherm naar de volgende scan (de pijltjes
waarmee je de scans kan doorbladeren) en je krijgt de volgende gescande bladzijde uit het
register in beeld. Vervolgens kan je weer gaan invoeren!

Tenslotte

- Als je iets niet kan lezen, dan graag een vraagteken (?) plaatsen in desbetreffend veld. Dan
weet je coördinator waar hij op moet letten. Geen vraagtekens invullen als er op de originele
scan zelf informatie mist. In dat geval vul je niets in. Immers: ik kan die informatie ook niet
aanvullen en zou dan alle vraagtekens er naderhand stuk voor stuk weer uit moeten halen.
- Kijk zelf je werk goed na voordat je het afmeldt bij je coördinator. Bij twijfel: plaats
vraagteken. Zorgvuldigheid gaat voor alles. Niet gokken naar een naam!
- Belangrijk is om bij je coördinator te melden als scans niet duidelijk zijn, niet leesbaar, missen
of gedraaid. Er zijn vele duizenden scans gemaakt, dus er kan altijd wat misgegaan zijn.

Succes!

Annemarie Ettekoven en Corine de Maijer – juni 2023

5
Schrijfwijze plaatsnamen:

https://www.regionaalarchiefalkmaar.nl/collecties/personen-zoeken/zoeken-in-personen/persons

- Akersloot (10.653)
- Alkmaar (843.831)
- Anna Paulowna (11.064)
- Barsingerhorn (43.176)
- Bergen (37.381)
- Broek op Langedijk (8.924)
- Callantsoog (4.703)
- Castricum (28.548)
- De Rijp (81.925)
- Den Helder (505.636)
- Egmond Binnen (11.612)
- Egmond aan Zee (10.163)
- Graft (30.678)
- Groot Schermer (1.289)
- Harenkarspel (24.520)
- Heerhugowaard (32.012)
- Heiloo (14.786)
- Koedijk (9.068)
- Langedijk (731)
- Limmen (5.511)
- Nieuwe Niedorp (28.643)
- Noord Scharwoude (10.823)
- Oterleek (48.689)
- Oude Niedorp (10.272)
- Oudkarspel (26.053)
- Oudorp (9.785)
- Petten (2.475)
- Schagen (113.884)
- Schermerhorn (17.744)
- Schoorl (9.009)
- Schoorldam (43.068)
- Sint Maarten (3.054)
- Sint Pancras (967)
- Texel (181.223)
- Veenhuizen (1.212)
- Warmenhuizen (12.459)
- Wieringen (27.266)
- Wieringermeer (598)
- Wieringerwaard (49.711)
- Winkel (52.409)
- Zijpe (86.283)
- Zuid Scharwoude (76.478)
- Zuid en Noord Schermer (4.892)