PAYCARD – STORE MEMO

General Guidelines:
1. Ang Paycard Custodian Agreement ay dapat pirmahan ng Custodian o tagapag-
alaga ng Paycard. Tungkulin ng Custodian ang pag-iingat at pangangalaga ng
card at ng pondo.
2. Ang Paycard Store Manager Agreement ay dapat pirmahan ng Store Manager.
Ang tungkulin ng store manager ay siguruhin na ang mga kontrol para sa
PayCard process ay palaging ipinatutupad.
3. Dapat na makita ng Store Manager ang pagbubukas ng vault na siyang
ginagawa ng Custodian at suriin/bilangin ang mga laman ng vault. Kung may
mga nawawala na ipinaalam ng Cashier, sundin ang SOP sa Discovery of Loss.
4. Dapat din na makita ng Store Manager ang pagsasara ng vault upang
masigurado ang pag-iingat sa petty cash, Paycard, mga dokumeto, at mga susi.
5. Ang PayCard ay dapat alisin lamang sa vault kung magwiwithdraw.
6. Pagkatapos ng withdrawal, muling ibalik ang PayCard sa loob ng vault.
7. Hindi maaring iuwi ang Paycard.
8. Kung may hindi inaasang pangyayari, magkakaroon ng pagsusuri na alinsunod
sa Level 1 Section 4 ng Employee Conduct Guidelines.

Fund Transfer (Send):

1. Ang Head Office ang gagawa ng fund transfer sa PayCard ng bawat tindahan.
2. Magbibigay ang Head Office ng abiso na naisagawa na ang fund transfer sa
PayCard ng tindahan sa pamamagitan ng pagpapadala ng e-mail.

Fund Transfer (Receive):

1. Ang withdrawal ay gagawin ng dalawang tao na sumusunod – store cashier and
store manager
2. Ang pagwithdraw ay dapat gawin nang 2 beses lamang sa isang buwan para sa
Petty Cash Replenishment. Maaring lumampas sa 2 kung mayroong ibang
request gaya ng Cash Advance o Budget na hindi naaayon sa schedule ng Petty
Cash Replenishment, ngunit limitahan lamang ito sa 1 beses sa 1 linggo lalo
kung may transaction fee sa ATM. Sa kabuuan, hanggang 4 na beses lamang sa
isang buwan maaaring magwithdraw. Planuhing mabuti ang pagwithdraw upang
hindi madagdagan ang unnecessary charges. Inaasahan ang lahat na maging
masinop pagdating sa bagay na ito. Kung mabibigyang-katwiran ang
pangangailangan ng withdrawal, maaari itong ipaapprove sa Area Manager,
idokumento lamang ito para sa pagpapatunay.
3. Ang pagwithdraw ay dapat gawin sa Metrobank ATM. Kung walang malapit na
Metrobank o mas mahal ang pamasahe papuntang Metrobank kaysa withdrawal
fee, gawin ito sa bangko na may pinakamababang withdrawal fee at
pinakamalapit na ATM mula sa tindahan. Inaasahan ang lahat na maging
masinop pagdating sa bagay na ito.
4. Habang nagwi-withdraw, ang cashier o custodian lamang ang pinahihintulutan na
gumawa ng transaksyon. Ang pagbabahagi ng PIN sa mga taong hindi
pinahihintulutan ay hindi pinapayagan kahit na sa store manager.
5. Palaging ubusin ang laman ng card. Kung may kasabay na ibang request,
maaaring pagsabay-sabayin ang pagwithdraw upang makatipid sa withdrawal
PAYCARD – STORE MEMO

fee. Okay lamang kung may maiiwang butal na hindi na maaring i-withdraw, dahil
ang ATM ay naglalabas lamang ng mga perang 100, 500, at 1,000.
6. Dapat bilangin ng cashier/custodian at store manager ang perang na-withdraw
bago umalis sa ATM.
7. Siguruhing itago ang resibo at idikit ito kasama ng mga dokumento na ipinapasa
sa Head Office para sa replenishment. Kung may withdrawal fee, isama ito sa
susunod na replenishment. Palaging piliin ang ATM na makakapaglabas ng
resibo. Kung may pagkakataong hindi naglabas ng resibo ang ATM, gumawa ng
Certification o Pagpapatunay at dapat itong ipa-approve sa store manager at
Area Manager. Hindi irereplenish ng Head Office kung walang resibo o
Certification.
8. Ang paggamit sa pondo ng kumpanya para sa mga hindi pinahihintulutang bagay
ay sakop ng Employee Conduct Guidelines. Ito ay makikita sa Level 1 Section 5
- Malversation of Company Funds
9. Pagkatapos ng withdrawal, ang cashier/custodian ay dapat ipagbigay-alam ang
pagtanggap at sumagot sa email na ipinadala ng Head Office gamit ang email
template na ibinigay sa Fund Acknowledgment Form.
10. Dapat din sumagot, ipagbigay-alam ang pagtanggap ng pondo ng store manager
at kumpirmahin ang mga detalye sa email na ipinadala ng cashier/custodian.
11. Kung ang tindahan ay walang ginawang kumpirmasyon sa fund transfer, walang
ipapadala na pondo sa susunod and Head Office patungo sa tindahan.
12. Ang pagbibigay-alam sa pagtanggap at kumpirmasyon ng fund transfer ay dapat
gawin sa araw kung kailan natanggap ang pondo.
13. Ang cashier/custodian at store manager ay may pantay na pananagutan sa
pondo ng tindahan.

Replenishment
1. Ang replenishment ay dapat gawin nang dalawang beses sa isang buwan.
2. Ang mga dokumento ay dapat ipadala sa Head Office para sa pagsusuri at
pagpapatunay sa mga transaksyon na pinaggamitan ng pondo ng tindahan.
3. Ang F&M Group Memorandum REF# Finance-2021-001 for PCF
Replenishment Process ay naangkop pa rin sa Paycard process.
4. Kapag magpapa-replenish ng pondo, dapat ipadala ang mga dokumento bilang
patunay kasama ang Statement of Fund bilang katibayan ng cash balance nito
sa account.
5. Tungkulin at pananagutan ng store manager na i-audit at patunayan ang
pagkalehitiimo ng mga transaksyon.

Pagpapalit ng PIN:
1. Ang pagpapalit ng PIN ay dapat gawin kada-90 na araw mula sa huling beses na
huling ginawa ito.
2. Kung may pangyayari kung saan dapat palitan ang PIN bago ang 90 days, dapat
ipaalam ng cashier/custodian at store manager sa Head Office Accounting
Department.
3. Ang cashier/custodian lamang ang pinahihintulutan na makaalam ng PIN ng
PayCard ng kanilang tindahan.
PAYCARD – STORE MEMO

4. Ang pagpapalit ng PIN ay ginagawa sa ATM ng Metrobank. Itago ang resibo na

may maayos na dokumentasyon sa araw kung kailan ginawa ang pagpapalit ng
PIN.
5. I-scan at ikabit ang resibo na nagpapatunay ng pagpapalit ng PIN sa isang file
kung saan makikita ang mga petsa kung kailan nagpalit ito ng PIN. Tungkulin ng
cashier/custodian na gumawa ng report na ito.
6. Para sa mga hindi hindi pinahihintulutan na pagsisiwalat ng mga impormasyon
katulad ng PIN, ito ay sakop ng Employee Conduct Guidelines. Ito ay makikita sa
Level 1 Section 12 ng patnubay na ito.
PAYCARD – STORE MEMO

List of Relevant NTEs – Employee Conduct Guidelines

Level 1 Section 4
Willful Theft of Company or others’ property within Company premises, or
causing the same through gross negligence.
Level 1 Section 5
Malversation of Company funds. Malversation includes diverting Company funds
for personal use, delays in remittance of funds, and other similar incidents.
Level 1 Section 11
Refusing or neglecting to follow legitimate Company orders or failure to perform
assigned work properly or efficiently, resulting in material or financial loss to the
Company.
Level 1 Section 12
Giving restricted Company information, voluntarily or through negligence, to
those not authorized to have the same.
Level 2 Section 4
Failure to perform an act which one is required to do under his or her scope of
work.
Level 3 Section 11
Refusing or neglecting to follow and obey Company orders or to perform assigned
work