KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU

PERKHIDMATAN KERAJAAN

UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM

KANDUNGAN PEMBENTANGAN

1 Pengenalan
2 Peraturan & Arahan

Peranan Ketua Jabatan &

3 SPP Bilangan 15/2008 4 Pemilik

Tatacara Perekodan
5 6 Pembinaan semula BPK

2
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

1. PENGENALAN

3
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
APA ITU BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK) ??

Maklumat Peribadi
Mencatat butiran peribadi seperti nama,
tarikh lahir, tempat lahir, nombor kad
pengenalan, no KWSP, waris, kelayakan
akademik dll
Kenyataan
Perkhidmatan
Mencatat maklumat seperti pelantikan,
kenaikan pangkat, cuti, tapisan keselamatan,
pergerakan gaji, tindakan tatatertib, anugerah
dll

Kenyataan Cuti
Mencatatkan maklumat cuti kerana
perkhidmatan, cuti perubatan, cuti tanpa
rekod dll

Lembaran Kelakuan
Mencatatkan anugerah yang diterima,
teguran, hukuman tatatertib dan
kebankrapan

4
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

2. PERATURAN &
ARAHAN

5
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PERATURAN & ARAHAN

6
SPP BIL. 15 TAHUN 2008
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

Memberi panduan • Laporan pengurusan dan pemantauan

kepada agensi awam
dalam menguruskan
BPK supaya maklumat
yang direkodkan lebih
teratur, lengkap dan
seragam.
BPK 2x setahun
• BPK yang teratur dan kemas layak untuk
pertimbangan kenaikan pangkat
• Hari semakan BPK 2x SETAHUN
• Penghantaran keluar masuk BPK TIDAK
LEWAT dari 3 bulan

7
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

3. SPP BIL.
15/2008

8
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 15/2008

Definisi & Terma Perkhidmatan Awam

Persekutuan, Negeri,
Pihak Berkuasa
Berkanun dan Pihak
Berkuasa Tempatan

Semua kategori
• Buku bernombor Am pegawai lantikan
274 tetap, sementara,
kontrak atau guru Sektor Awam
• Merekod maklumat
peribadi, sandaran terlatih
perkhidmatan, cuti
dan kelakuan untuk
setiap pegawai
awam Pegawai yang Pegawai
mengetuai sesebuah
BPK organisasi samada di
kementerian, wilayah,
negeri atau Semua dokumen yang
mana-mana yang mengandungi
berkenaan maklumat pegawai
(hardcopy/softcopy)
Ketua Jabatan

Rekod
Perkhidmatan
9
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 15/2008
Dasar Umum

PEGAWAI
PEMBUKAAN BPK PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB
BAHARU BPK hanya boleh diselenggara oleh
KJ perlu memastikan BPK dibuka dalam pegawai penyelia rekod @
tempoh 1 bulan dari tarikh pegawai melapor mana-mana pegawai yang diberi
diri kuasa.

PENYELENGGARAAN
BPK

KJ perlu memastikan BPK CATATAN MAKLUMAT

diselenggara dengan baik,
disimpan di tempat selamat Maklumat mengenai pegawai
perlu derekodkan segera

BPK ADALAH SULIT

BPK bertaraf SULIT diperingkat jabatan tetapi
tidak dikelaskan sebagai dokumen
terperingkat mengikut Arahan Keselamatan

10
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

4. PERANAN
KETUA JABATAN &
PEMILIK

11
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 15/2008
Peranan Ketua Jabatan

Membuka BPK pegawai Tentukan kesahihan

01 Pembukaan BPK lantikan baru dalam maklumat dan punca
kuasa
tempoh sebulan

Tempat Rekod Hari Wujudkan

02 Selenggara BPK simpan
selamat
sentiasa
dikemaskini
semakan BPK kesedaran
terhadap BPK

Pastikan BPK Maklumat yang BPK dihantar

03 Penghantaran Keluar
BPK
dikemaskini
dan disahkan
belum dikemaskini
dikemukakan ke
dengan kaedah
yang selamat
Jabatan baru

12
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 15/2008
Peranan Pemilik/Pegawai

Mengemukakan Mengemukakan sijil

maklumat peribadi anugerah/darjah Menyimpan
untuk tujuan kebesaran yang diterima dokumen penting
penyediaan BPK tanpa urus setia Jabatan perkhidmatan

02 04
Memaklumkan sebarang Menyemak BPK
perubahan maklumat sekurang-kurangnya
untuk tujuan kemaskini sekali setahun

01 03 05
13
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
TATACARA PEREKODAN
Panduan Umum
1 Tulisan tidak berangkai

Penggunaan pen dakwat kekal (biru

2 atau hitam)

3 Butiran waris dicatat menggunakan

pensel

4 Maklumat peribadi setiap BPK ditulis

lengkap

5 Tampalan menggunakan gam/stapler

TIDAK dibenarkan

Penggunaan liquid paper TIDAK

6
dibenarkan

Pegawai Perekod dan Pengesah perlu

7 menurunkan tandatangan pada setiap
urusan

14
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – TATACARA UMUM

01 02
Penggunaan stapler Penggunaan gam
15
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – TATACARA UMUM

03 04
Tulisan berangkai & pen dakwat
Penggunaan kertas sticker
basah
16
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – TATACARA UMUM

05 06
Penggunaan liquid paper Buku tidak diselenggara
dengan baik
17
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – MAKLUMAT PERIBADI

01 02
Butiran maklumat peribadi Butiran maklumat peribadi
tidak dicatat lengkap ditampal

18
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – MAKLUMAT PERIBADI

Nama waris

03
4
Butiran maklumat peribadi 04
4
BPK tambahan tidak diisi Catatan nama salah

19
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN PERKHIDMATAN

01
4 Pembatalan catatan dengan cara yang
02
4
Maklumat KWSP ditampal
salah

20
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN PERKHIDMATAN

03
4 04
4
Penggunaan ‘tingkap’ Maklumat kursus ditampal

21
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN PERKHIDMATAN

05
4 1. Pegawai Perekod tidak mencatatkan tarikh
2. Tiada tandatangan Pegawai Pengesah bagi setiap urusan

22
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN PERKHIDMATAN

06
4 Pegawai Perekod menurunkan
tandatangan secara pukal

23
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN CUTI

01
4
Tiada catatan rekod cuti
02
4 Tiada tandatangan Pegawai Perekod
dan Pegawai Pengesah

24
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – KENYATAAN CUTI

03
4 Rekod cuti ditampal dari
maklumat HRMIS

25
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
KESALAHAN DALAM MEREKOD BPK – LEMBARAN KELAKUAN

01
4
Catatan anugerah tidak lengkap

26
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

5. TATACARA
PEREKODAN

27
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CONTOH MEREKOD

MAKLUMAT
PERIBADI

28
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN MAKLUMAT PERIBADI
BUTIR-BUTIR
KAEDAH MEREKOD
MAKLUMAT

- HURUF BESAR;
- Gelaran tidak perlu direkod; dan
Nama Pegawai - Pindaan boleh dibuat setelah mendapat kelulusan BPSM dan
direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan
Perkhidmatan”.

- Nombor Jabatan adalah Nombor Fail Peribadi;

- Nombor ini akan diubah sekiranya pegawai bertukar atau dilantik ke
Nombor Jabatan jabatan lain; dan
- Nombor jabatan baru hendaklah dicatatkan manakala nombor
jabatan lama hendaklah dipotong (JANGAN DIPADAM)

- Tempat dan tarikh lahir hendaklah direkodkan dengan tepat

mengikut hari, bulan dan tahun mengikut Sijil kelahiran; dan
Tempat Dan Tarikh
- Pindaan TARIKH LAHIR perlu mendapat kelulusan daripada
Dilahirkan
BPSM dan direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan
Perkhidmatan”

29
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PINDAAN NAMA DAN TARIKH LAHIR – CONTOH PERMOHONAN

30
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PINDAAN YANG MEMERLUKAN KELULUSAN BPSM
NAMA
▪ Surat daripada Ketua
Jabatan
▪ Surat daripada pemilik
BPK
▪ Salinan kad pengenalan
yang telah disahkan
▪ Salinan lembaran
peribadi yang telah
disahkan
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
TARIKH LAHIR
▪ Surat daripada Ketua Jabatan
▪ Surat daripada pemilik BPK
▪ Salinan kad pengenalan yang
telah disahkan
▪ Salinan sijil lahir yang telah
disahkan
▪ Salinan cabutan daftar kad
pengenalan daripada Jabatan
Pendaftaran Negara yang
telah disahkan**
▪ Salinan lembaran peribadi
yang telah disahkan
31
CATATAN MAKLUMAT PERIBADI

BUTIR-BUTIR
KAEDAH MEREKOD
MAKLUMAT
- Agama yang dianuti oleh pegawai hendaklah direkod;
- Pegawai yang tidak menganuti mana-mana agama,
ruangan hendaklah dikosongkan;
Agama
- Sekiranya bertukar agama semasa perkhidmatan,
maklumat pertukaran agama hendaklah direkodkan
secara berasingan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.
Nombor Sijil Kerakyatan - Sekiranya ada, beserta tarikh.
Persekutuan Dan Tarikh
- Nombor Kad Pengenalan hendaklah direkodkan bagi
Nombor Kad Pengenalan/
warganegara;
Passport
- Nombor passport bagi bukan warganegara.
Nombor Kumpulan Wang Kosongkan (tidak berkaitan).
Jaminan Dari Pegawai
Kerajaan
Nombor Rancangan Pencen Kosongkan (tidak berkaitan).
Balu Dan Anak Yatim

32
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN MAKLUMAT PERIBADI
BUTIR-BUTIR
MAKLUMAT
KAEDAH MEREKOD

- Nombor Keahlian Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)

dan tahun mula mencarum dalam sektor awam perlu
direkodkan;
Nombor Pendaftaran - Sekiranya pegawai telah mempunyai nombor keahlian
Kumpulan Wang Simpanan sebelum berkhidmat dengan sektor awam, nombor keahlian
(jika pencarum) tersebut hendaklah digunakan dan tarikh mula mencarum
adalah tahun mula mencarum semasa berkhidmat dengan
sektor awam.

- Maklumat dalam ruangan ini tidak perlu direkodkan

sekiranya pegawai berkhidmat di ibu pejabat.
- Maklumat perlu dicatat apabila urusan perkhidmatan
pegawai seperti pembayaran gaji dibuat di peringkat
Bahagian, cawangan Perkhidmatan, Pejabat Setiausaha
Nombor Pendaftaran
Kerajaan Negeri atau Pejabat Daerah;
Cawangan Perkhidmatan
- Nombor fail peribadi pegawai di peringkat Bahagian,
Atau Negeri
cawangan Perkhidmatan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
atau Pejabat Daerah hendaklah direkod jika berlainan dengan
nombor fail peribadi di ibu pejabat seperti di ruangan
“Nombor Jabatan”.

33
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN MAKLUMAT PERIBADI

BUTIR-BUTIR
KAEDAH MEREKOD
MAKLUMAT
- Nama dan alamat (termasuk nombor telefon) waris terdekat
hendaklah direkodkan dengan lengkap bagi membolehkan waris
yang berkenaan dihubungi dengan segera sekiranya berlaku
kecemasan;
- Rekod hendaklah dicatat menggunakan pensel supaya nama
Waris Terdekat dan alamat waris yang berkenaan boleh dipinda dan dikemaskini
dari semasa ke semasa;
- Waris terdekat bermaksud seseorang yang mempunyai
hubungan kekeluargaan atau hubungan yang rapat dengan
pegawai.

Kelayakan pelajaran di peringkat sekolah rendah dan menengah

atau yang setaraf dan tahun diperolehi hendaklah direkod dan
Kelayakan Pelajaran
dikemaskini.

- Kelayakan sijil, diploma, ijazah dan kelayakan profesional yang

diperolehi oleh pegawai termasuk bidang pengkhususan,
Ijazah, Diploma Dan institusi dan tahun diperolehi hendaklah direkodkan;
Kelayakan “Profesional” - Ruangan ini hendaklah dikemaskini sekiranya pegawai
mendapat kelayakan tambahan.

34
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CONTOH CATATAN MAKLUMAT PERIBADI

35
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CONTOH MEREKOD

KENYATAAN
PERKHIDMATAN

36
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

Bil. Butir-butir Maklumat Kaedah Merekod

1. Nama Pegawai Sama seperti merekod Nama Pegawai di dalam
“Maklumat Peribadi”.
2. Nombor Jabatan Sama seperti merekod nombor Jabatan di dalam
“Maklumat Peribadi
3. No. Pendaftaran Caw. Sama seperti merekod No. Pendaftaran Caw.
Perkhidmatan/ Negeri Perkhidmatan /Negeri di dalam “Maklumat Peribadi.
4. Tarikh Layak Di masukkan Tarikh yang melayakan pegawai diberi taraf berpencen
Ke dalam Perjawatan mengikut undang-undang yang berkuatkuasa.
Berpencen
5. Tarikh Di masukkan Ke Tarikh pemberian taraf berpencen bagi pegawai yang
dalam Perjawatan tidak bersetuju memilih Skim KWSP hendaklah
Berpencen direkodkan. Bagi pegawai yang memilih Skim
KWSP/belum diberikan taraf berpencen, ruangan ini
hendaklah dikosongkan.

37
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
Bil. Butir-butir Maklumat Kaedah Merekod

6. Tarikh sampai umur Rekodkan tarikh pegawai mencapai umur persaraan wajib
dihadkan mengikut peraturan pencen yang sedang berkuat kuasa.

7. Kebenaran Rekodkan rujukan & tarikh surat kuat kuasa atau surat yang
mengiring pekeliling, SPP, peraturan, surat edaran dan
Penyata Perubahan Gaji (Kew. 8) bagi sesuatu urusan.

8. Butir-butir perubahan Rekodkan selengkapnya maklumat sesuatu

dan lain-lain hal peristiwa/perubahan berkaitan dgn. Perubahan berkaitan
mengenai pegawai dgn. perkhidmatan pegawai merangkumi tarikh kuat kuasa,
bil., tahun pekeliling/peraturan berkenaan. Contoh:-
“Dilantik ke jawatan PT (P/O) dan bukan “Ditawarkan ke
Jawatan PT(P/O).

9. Tarikh Mulai Daripada Rekodkan tarikh kuat kuasa/ kelulusan sesuatu urusan.

38
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
Bil. Butir-Butir Maklumat Kaedah Merekod
10. Nama Jawatan, Peringkat dan / Rekodkan nama skim perkhidmatan, gred hakiki
atau Kelas pegawai & setiap peristiwa yang dinyatakan di
ruangan “Butir-butir perubahan”. Gred jawatan
yang dipangku/ ditanggung kerja juga hendaklah
dicatatkan. Contoh catatan pemangkuan adalah
“Pegawai Penyelidikan Gred Q52 Memangku
Gred Q54” atau contoh tanggung kerja adalah
“Pembantu Tadbir N19 (P/O) Menanggung Kerja
“Pembantu Tadbir N26 (P/O)

11. Tarikh Mulai Daripada Rekodkan tarikh kuat kuasa atau kelulusan
sesuatu urusan/peristiwa.

12. Berpencen, Tak Berpencen, Rekodkan sama ada pegawai bertaraf berpencen
Peruntukan Terbuka (Istilah / tidak berpencen pada setiap peristiwa yang
Peruntukan Terbuka dinyatakan diruangan “Butir-butir perubahan”.
bermaksud tiada jawatan di
dalam anggaran Belanjawan
Tahunan)

39
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

Bil. Butir-butir Kaedah Merekod

Maklumat

13. Gaji Sebulan Rekodkan gaji dan mata gaji hakiki semasa pada setiap
peristiwa yang dinyatakan di ruangan ini. Tiada catatan
elaun kecuali elaun berpencen. Segala perubahan ini
hendaklah dicatatkan di ruangan “Butir-butir
perubahan”.

14. Tandatangan dan Pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan semua

Tarikh butiran yang direkodkan hendaklah mencatatkan tarikh,
menurunkan tandatangan di ruangan butir-butir
perubahan (ruangan tarikh & tandatangan).

40
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
1. Catatan Pelantikan :
BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan/ lain-lain Nama Tarikh Berpencen/ Gaji Tandatangan
hal mengenai Pegawai Jawatan mulai tak berpencen Sebulan dan tarikh
peringkat daripada /Peruntukan
dan/atau Terbuka
kelas

SPA(T)12 Dilantik sebagai Pembantu Pembantu 1.7.2013 Tak berpencen RM656.30 Nama Pegawai
Bth:9.6. Perangkaan Gred N17 Di Jabatan Perengkaan (P1T1) PSM
2003 Perangkaan dalam tempoh percubaan Gred N17 ………………
selama 1- 3 tahun mulai 1 Julai 2013. RM80.00 …………
Syarat-syarat pengesahan dalam (ITKA)
perkhidmatan: Kementerian/
RM135.00 Jabatan
a)Memenuhi tempoh percubaan; (ITP)
b)Hadir dengan jayanya kursus Induksi ……………
dan lulus Peperiksaan
Perkhidmatan yang ditetapkan; b/p Ketua
dan Setiausaha
c)Diperakukan oleh Ketua Kementerian
Jabatan. ……/ Ketua
Pengarah
Penempatan di Jab. Perangkaan Jabatan
Melaka mulai 01. 07.2013 ……..……
Tandatangan
Dan Cop
Jawatan

41
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

2. Catatan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Butir-butir Nama Tarikh Berpencen Gaji Tandatanga

Kebenaran perubahan atau jawatan, mulai Tak sebulan n dan tarikh
lain-lain hal peringkat daripada berpencen
mengenai pegawai dan/atau Peruntuka
kelas n Terbuka

SPA (S)87 Dilantik secara Pegawai Tadbir 1.10.2007 Berpencen RM2504.33 Tandatangan
Bth.: Kenaikan Pangkat Gred N41 (P1T10) dan Cop
20.9.2007 Secara Lantikan Jawatan
(KPSL) sebagai RM250.00
Pegawai Tadbir Gred (ITKA)
N41 mulai 1.10.2007.
RM300.00
(ITP)

42
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
3. Catatan Pengesahan Pelantikan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran
Butir-butir perubahan Nama jawatan, Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan
atau lain-lain mengenai Peringkat mulai Tak Sebulan Dan tarikh
pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen
Peruntukan
Terbuka

SPA(T)13 Diluluskan pengesahan Pembantu 1.7.2003 Tidak RM656.30 Tandatangan

Bth.: lantikan sebagai Perangkaan Berpencen (P1T1) dan Cop
3.3.2004 Pembantu Perangkaan Gred E17 Jawatan
Gred E17 mulai RM80.00
1.7.2003 (ITKA)

RM135.00
(ITP)

43
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
 CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

4. Catatan Pelanjutan Tempoh Percubaan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Butir-butir perubahan Nama jawatan, Tarikh mulai Berpencen, tak Gaji sebulan Tandatangan
Kebenaran
atau lain-lain hal peringkat dan/ daripada berpencen, dan cop
mengenai perkhidmatan atau kelas Peruntukan
pegawai Terbuka

SPA(T)14 Diluluskan tempoh Pembantu 1.7.2006 Tidak RM656.30 Tandatangan

Bth.: pelanjutan percubaan kali Perangkaan Gred Berpencen (P1T1) dan Cop
3.7.2006 pertama tanpa denda bagi E17 Pegawai
tempoh setahun mulai RM80.00
1.7.2006. (ITKA)

RM135.00
(ITP)

44
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
5. Pergerakan Gaji Tahunan
BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan Nama jawatan, Tarikh Berpencen Gaji Tandatand
atau lain-lain hal peringkat Mulai tak sebulan an dan
mengenai pegawai dan/atau daripada berpencen, tarikh
kelas Peruntukan
Terbuka
JAB(T)15 Pergerakan Gaji Biasa Pembantu 1.7.2006 Berpencen RM696.2 Tandatan
Bth.; dari P1T1 ke P1T2 Perangkaan 3 gan dan
18.3.2008 mulai 1.7.2006. Gred E17 (P1T2) cop
TPG:1 Julai jawatan
----------------------
------------ --------
Diberi Pergerakan Gaji
Tahun 2015 mengikut PPPS 01.10.2015
kadar Kenaikan Gaji DG41
Tahunan atas Gred
DG41 sebanyak RM225
mulai 01.10.2015.

JGMM DG41 : 1917.00

– 8652.00
Kadar KGT : RM225

45
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
6. Catatan Menghadiri Peperiksaan

46
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

7. Catatan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan

lain-lain hal mengenai pegawai jawatan, Mulai Tak Sebulan dan tarikh
Peringkat daripada Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka
SPA(T)15 Diluluskan pengesahan dalam Pembatu 1.2.2006 Tidak RM776.09 Tandatangan
Bth.: jawatan sebagai Pembantu Tadbir Berpencen (P1T4) dan Cop
23.7.2006 Tadbir (Pekeranian/Operasi) (Pekeranian/ Jawatan
Gred N17 mulai 1.2.2006. Operasi) RM115.00
Gred N17 (ITKA)
- Memilih Skim KWSP Pembantu
Tadbir RM180.00
(ITP)

47
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

8. Pemberian Taraf Berpencen

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Tarikh Nama Berpencen Gaji Tandatangan

lain-lain hal mengenai Mulai jawatan, Tak Sebulan dan tarikh
pegawai daripada peringkat Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

SAP(T)12 Diluluskan pemberian taraf 1.2.2007 Penolong Berpencen RM1470.7 Tandatangan

Bth.: berpencen mulai 1.2.2007 Pegawai 5 dan Cop
25.1.2007 Tadbir (P1T5) Jawatan
Gred N 27
RM160.00
(ITKA)

RM180.00
(ITP)

48
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

9. Catatan Pengisytiharan Harta

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Butir-butir perubahan atau Tarikh Nama Berpencen Gaji Tandatangan

Kebenaran lain-lain hal mengenai Mulai jawatan, Tak Sebulan dan tarikh
pegawai daripada peringkat Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

* Agensi boleh menggunakan cop

Lembaga Tatatertib dalam mesyuaratnya bil. 23 pada 23.3.2017 telah

mengambil maklum ke atas pengisytiharan harta pegawai mengikut
Peraturan 10, Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993.

49
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

10. Catatan Kelulusan Pinjaman Perumahan

Butir-butir Perubahan
Kebenaran Butir-butir perubahan atau Tarikh Nama Berpencen Gaji Tandatangan
lain-lain hal mengenai mulai jawatan, Tak Sebulan dan tarikh
pegawai daripada peringkat Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

BPP(T)12
Bth.: Diluluskan Pinjaman Perumahan sebanyak RM ……………. dengan bayaran
8.9.2007 selama ……….. bulan sebanyak RM …………….. Sebulan.

No. Akaun: 715432-09

50
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
11. Catatan Kenaikan Pangkat
Butir-butir Perubahan
Kebenaran Butir-butir perubahan atau Tarikh Nama jawatan, Berpencen Gaji Tandatangan
lain-lain hal mengenai mulai peringkat Tak Sebulan dan tarikh
pegawai daripada dan/atau kelas Berpencen,
Peruntukan
Terbuka

JPA(S)87 Diluluskan kenaikan pangkat 1.4.2008 Pegawai Berpencen RM5370.80 Tandatangan

th.: oleh Lembaga Kenaikan Perkhidmatan (P1T6) dan Cop
20.6.2008 Pangkat Kementerian Pendidikan Jawatan
Pendidikan sebagai Pegawai Siswazah RM550.00
Perkhidmatan Pendidikan (PPPS) (ITKA)
Siswazah (PPPS) Gred DG 48 Gred DG 48
mulai 1.4.2008. RM700.00
(ITP)

51
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

12. Catatan Pertukaran Tempat Bertugas

Butir-butir Perubahan

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan

lain-lain hal mengenai jawatan, mulai Tak Sebulan dan tarikh
pegawai peringkat daripada Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

JPA(S)413 Bertukar dari Jabatan 15.10.2007 Pegawai Berpencen RM2360.9 Tandatangan

Bth.: Perkhidmatan Awam Tadbir dan 9 dan Cop
20.9.2007 Putrajaya ke Jabatan Diplomatik (P1T5) Jawatan
Pengangkutan Jalan Gred M41
Putrajaya mulai RM250.00
15.10.2007. (ITKA)

RM300.00
(ITP)

52
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

13. Catatan Berkursus

Butir-butir Perubahan

Kebenaran Butir-butir perubahan Nama Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan

atau jawatan, mulai Tak Sebulan dan tarikh
lain-lain hal mengenai peringkat daripada Berpencen,
pegawai dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

* Agensi boleh menggunakan cop

MESYUARAT/KURSUS/SEMINAR/BENGKEL

TAJUK : KURSUS BINA SEMANGAT SIRI 3/2008

TARIKH: : 5.2.2008 HINGGA 7.2.2008
TEMPAT : KEM ULU SEPERI, REMBAU
ANJURAN : BIRO TATANEGARA, JABATAN PERDANA MENTERI

53
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
13. Catatan Penanggungan Kerja
BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji Tandatangan
lain-lain hal mengenai Peringkat mulai Tak sebulan dan tarikh
pegawai dan/atau kelas daripda Berpencen
Peruntukan
Terbuka

JPJ(S)98 Diluluskan Penanggungan Kerja Penolong Pegawai 1.11.2007 Berpencen RM301.04 Tandatangan
Bth.: Jawatan Penolong Pegawai Tadbir Tadbir Gred N27 (ETK) dan Cop Jawatan
25.10.2007 Gred N27 di Bahagian Sumber (Menanggung
Manusia, JPJ dengan dibayar Elaun Kerja Penolong Pegawai
Penanggungan Kerja mengikut Tadbir N27)
kadar di Perenggan 11 Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 17/2007 mulai
1.11.2007.

Diluluskan Pembayaran Elaun

Penanggungan Kerja Jawatan
Penolong Pegawai Tadbir Gred N27
bagi tempoh 1.11.2007 hingga
31.12.2007 mengikut kadar di
-Perenggan 11 Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 17/2007 mulai
1.11.2007.

Pengiraan:
[ RM1204.55 x 25% x 1 bulan]
=RM301.04

54
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

14. Opsyen pertukaran pelantikan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan dan
lain-lain hal mengenai pegawai Peringkat Mulai Tak tarikh
dan/atau kelas daripda Berpencen
Peruntukan
Terbuka
KENYATAAN PERKHIDMATAN
JPJ(S)98 14.menerima
Bersetuju Contoh: opsyenOpsyen
PenolongPertukaran
1.1.2008 Pelantikan
Berpencen RM1870.05 Tandatangan
Bth.: pertukaran pelantikan dari Pegawai (PT T11) dan Cop
25.10.2007 skim Perkhidmatan Perangkaan Jawatan
Penolong Pegawai Gred E27 RM160.00
Perangkaan N27 ke skim (ITKA)
perkhidmatan Penolong
Pegawai perangkaan Gred RM180.00
E27 mulai 1.1.2008 (ITP)
berikutan perubahan skim
perkhidmatan mengikut
Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 32 Tahun 2007.

TPG asal : 1 April

TPG baru : 1 Januari

55
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
15. Catatan Tindakan Tatatertib

Butir-butir Perubahan

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama jawatan, Tarikh mulai Berpencen Gaji Tandatangan
lain-lain hal mengenai pegawai peringkat daripada Tak Sebulan dan tarikh
dan/atau Berpencen,
kelas Peruntukan
Terbuka

JPA(S)100 Lembaga Tatatertib Penolong 3.2.2008 Berpencen RM963.64 Tandatangan

Bth.: 20.2.08 Perkhidmatan Awam Pegawai (P1T1) dan Cop
Kumpulan Sokongan (No….), Perangkaan Jawatan
Jabatan Pengangkutan Jalan Gred E27 RM160.00
Bil. 3/2008 dalam mesyuarat (ITKA)
pada 3.2.2008 telah
menimbang kertas RM180.00
pertuduhan ke atas pegawai (ITP)
dan mendapati pegawai
bersalah dan dikenakan
hukuman …….
Selaras dengan peraturan 38,
Pegawai Awam (Kelakuan
dan Tatatertib) 1993.

56
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

16. Catatan rekod cuti bersalin

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan
lain-lain hal mengenai Peringkat Mulai Tak dan tarikh
pegawai dan/atau daripda Berpencen
kelas Peruntukan
Terbuka

KPM/PER/11 Diluluskan Cuti Bersalin PTD Gred 5.8.2008 Berpencen RM3788.69 Tandatangan
Bth.: 6.8.2008 kali pertama mulai M48 hingga (P1T6) dan Cop
5.8.2007 hingga 3.10.2008 Jawatan
3.10.2008. RM550.00
(ITK)

RM700.00
(ITP)

57
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
17. Catatan rekod cuti kemudahan isteri bersalin

Butir-butir Perubahan

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama jawatan, Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan
lain-lain hal mengenai peringkat mulai Tak Sebulan dan tarikh
pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen,
Peruntukan
Terbuka

JPA(S)100 Diluluskan Cuti Isteri Penolong 2.4.2008 Berpencen RM963.64 Tandatangan

Bth.: 23.2.08 Bersalin selama 7 hari Pegawai hingga (P1T1) dan Cop
berdasarkan Pekeliling Perangkaan 8.4.2008 Jawatan
Perkhidmatan Bilangan 9 Gred E27 RM160.00
Tahun 2002 mulai 2.4.2008 (ITKA)
hingga 8.4.2008.
RM180.00
(ITP)

58
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

18. Catatan Opsyen Umur Persaraan

Butir-butir Perubahan

Kebenaran Butir-butir perubahan atau Nama Tarikh Berpencen Gaji Tandatangan

lain-lain hal mengenai jawatan, mulai Tak Sebulan dan tarikh
pegawai peringkat daripada Berpencen,
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

JAB)103
Bth.:
9.6.2.2008
& * Agensi boleh menggunakan cop
PP. Bil. ….
Tahun
2008 *Opsyen Dibawah Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2008

Telah memilih untuk bersara wajib apabila mencapai umur 58 tahun*, mengikut Akta Pencen
1980 (Akta 227) dibaca bersama-sama Akta Pencen (Pindaan) 2008 tertakluk kepada semua
peruntukan Akta pindaan tersebut.

59
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
19. Catatan Peletakan Jawatan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan
atau lain-lain hal mengenai Peringkat mulai Tak dan tarikh
pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen
Peruntukan
Terbuka

Peletakan jawatan sebagai Pegawai Hal Ehwal 8.3.2008 Tidak RM1688.89 Tandatangan
Pegawai Hal Ehwal Islam Islam Gred S41 Berpencen (P1 T1) dan Cop
Gred S41 berkuatkuasa Jawatan
mulai 8.3.2008. RM250.00
(ITKA)

RM300.00
(ITP)

60
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
20. Pelepasan Jawatan Dengan Izin

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan Nama, Tarikh Berpencen, Gaji Tandatangan
atau lain-lain hal jawatan mulai Tak sebulan dan tarikh
mengenai pegawai Peringkat daripada Berpencen
dan/atau Peruntukan
kelas Terbuka

KPM/2/07(5) Diluluskan pelepasan Pembantu 1.6.2008 Berpencen RM872.95 Tandatangan

Bth.: jawatan dengan izin Tadbir (P1 T5) dan Cop
30.5.2008 Pembantu Tadbir Rendah Rendah Jawatan
(Jurutaip) Gred N11 di Gred N11
Kementerian Pelajaran
Malaysia kerana dilantik
sebagai Pembantu Tadbir
(P/O) Gred N17 di
Kementerian Kesihatan
Malaysia mulai 1.6.2008.

61
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
21. Peletakan Jawatan Dan Pelepasan Dengan Izin

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan
atau lain-lain hal Peringkat mulai Tak dan tarikh
mengenai pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen
Peruntukan
Terbuka

Diluluskan peletakan Pembantu Tadbir 4.7.2008 Berpencen RM872.95 Tandatangan

JPA/2/08(4) jawatan dan pelepasan Rendah (P1 T5) dan Cop
Bth.: jawatan dengan izin (Jurutaip) Jawatan
30.6.2008 Pembantu Tadbir Rendah Gred N11
(Jurutaip) Gred N11 di
Jabatan Perkhidmatan
Awam kerana dilantik
sebagai Pembantu Tadbir
(P/O) Gred N17 di
Universiti Sains Malaysia
mulai 4.7.2008.

62
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN

22. Catatan Persaraan Wajib

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN

Kebenaran Butir-butir perubahan Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan
atau lain-lain hal Peringkat mulai Tak dan tarikh
mengenai pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen,
Peruntukan
Terbuka

JPA/PEN/09 Bersara wajib mulai Pegawai 1.12.2007 Berpencen RM6721.93 Tandatangan

(16) Bth.: 1.12.2007. Pertanian Gred (P1 T8) dan Cop
30.92007 G54 Jawatan
RM800.00
ITK

RM900.00
ITP

63
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN PERKHIDMATAN
23. Catatan Persaraan Pilihan

BUTIR-BUTIR PERUBAHAN
Kebenaran Butir-butir perubahan Nama, jawatan Tarikh Berpencen, Gaji sebulan Tandatangan
atau lain-lain hal Peringkat mulai Tak dan tarikh
mengenai pegawai dan/atau kelas daripada Berpencen
Peruntukan
Terbuka

JPA/PEN/14 Bersara secara Pegawai Sains 1.9.2007 Berpencen RM5462.62 Tandatangan

(16) pilihan mulai Gred C48 (P1 6 dan Cop
Bth.: 1.9.2007. Jawatan
1.8.2007 RM550.00
ITK

RM700.00
ITP

64
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CONTOH MEREKOD

KENYATAAN
CUTI

65
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN CUTI

Bil. Butir-butir Kaedah Merekod

Maklumat

1 Nama Pegawai Sama seperti kaedah merekod Nama Pegawai di dalam

“Maklumat Peribadi”.
2 Nombor Jabatan Sama seperti kaedah merekod Nombor Jabatan di dalam
“Maklumat Peribadi”.
3 Nombor Pendaftaran Sama seperti kaedah merekod Nombor Pendaftaran Cawangan
Cawangan Perkhidmatan Perkhidmatan atau Negeri di dalam “Maklumat Peribadi”.
atau Negeri

4 Cuti Rehat • Catatan dibuat dengan pen dakwat biru/ hitam;

• Catatkan tarikh-tarikh cuti yang diluluskan dan jumlah
harinya dengan tepat;
• Sekiranya cuti am/ cuti hujung minggu di dalam cuti yang
diambil, ia hendaklah dicatatkan di ruangan “Hal-hal lain”
(kerana ia tidak di-anggap sebahagian daripada Cuti Rehat
yang diluluskan).

66
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN CUTI
Bil. Butir-butir Kaedah Merekod
Maklumat
5 Cuti Sakit Ruangan Cuti Sakit hendaklah dicatatkan seperti berikut:

(i)Catatan hendaklah ditulis dengan pen dakwat merah. Tarikh-

tarikh cuti diluluskan dan jumlah harinya hendaklah tepat.

(ii)Nombor sijil sakit hendaklah ditulis di ruangan “hal-hal lain:

dengan mencatatkan selepasnya huruf (K) bagi sijil sakit yang
diperolehi daripada Pegawai Perubatan Kerajaan dan huruf
(S) bagi sijil sakit yang diperolehi daripada Pegawai Perubatan
Swasta. ( Cuti Sakit (S) / Cuti Sakit (K) )

6 Cuti Separuh Gaji Kelulusan Cuti Separuh Gaji hendaklah juga dicatatkan di dalam Bahagian 2 – “Lembaran
Kenyataan Perkhidmatan”.

7. Cuti Tanpa Gaji Kelulusan Cuti Tanpa Gaji hendaklah juga dicatatkan di dalam Bahagian 2 – “Lembaran
Kenyataan Perkhidmatan”.

8. Cuti Bersalin Setiap Cuti Bersalin hendaklan dicatatkan dengan menyatakan kali ke berapa Cuti
Bersalin itu diluluskan. Kelulusan Cuti Bersalin hendaklah juga dicatatkan di Bahagian 2 –
“Kenyataan Perkhidmatan”.

67
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN CUTI

Bil. * Lain-lain Cuti (antara jenis cuti yang perlu direkodkan)

i Cuti Haji
ii Cuti Kerana Berkursus

iii Cuti Rehat Khas

iv Cuti Rehat Selepas Berkursus Lebih 12 Bulan

v Cuti Kecederaan

vi Cuti Kerantina

vii Cuti Sakit Lanjutan

viii Cuti Tibi, Kusta dan Barah

ix Cuti Tugas Khas Perubatan

x Cuti Tidak Berekod

xi Cuti Isteri Bersalin

68
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN KENYATAAN CUTI
CONTOH MEREKOD CUTI
TEMPOH BERAPA HARI Hal-hal Lain
Kebenaran Jenis Cuti Tahun
Daripada Hingga Gaji Separuh Tiada
Penuh Gaji Bergaji

JAB(S)200 … Cuti Rehat 2007 2.1.2007 5.1.2007 4 - - Kelayakan

Cuti Rehat
2007 = 30
JAB(S)201 … Cuti Haji 2007 1.1.2007 18.2.2007 40 - - hari

Baki Cuti
JAB(S)202 … Cuti Sakit 2007 4.4.2007 6.4.2007 3 - - Rehat 2006 =
(K) 10 hari

JAB(S)203 … Cuti Tidak 2007 8.12.2007 - 1 - - Jumlah Cuti

Berekod* Rehat 2007=
40 hari

Baki Cuti di
bawa ke
tahun
hadapan = 36
hari

tt PT (P/O) &
Cop Jawatan

tt Pegawai
Penyelia &
Cop Jawatan

* Nota: Cuti Tidak Berekod kerana pegawai menghadiri Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan pada 8.12.2007.

69
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CONTOH MEREKOD

LEMBARAN
KELAKUAN

70
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN LEMBARAN KELAKUAN
Bil. Butir-butir Maklumat Kaedah Merekod
1. Anugerah Darjah • Rekodkan nama Anugerah Darjah Kebesaran yang diterima;
Kebesaran • Gelaran yang mengiringinya sekiranya ada;
(bintang/pingat) • Pemberi anugerah;
• Sempena anugerah itu diberikan;
• Tarikh penyampaian anugerah dan sebagainya;
• Nombor rujukan Surat Penganugerahan yang menawarkan anugerah itu
hendaklah dicatatkan di ruangan “Kebenaran”.
2. Anugerah Perkhidmatan • Catatkan tahun anugerah diterima;
Cemerlang • Jenis dan nilai hadiah; dan
• Tarikh majlis penyampaian anugerah diadakan.
Kaedah merekodkan tatakelakuan pegawai
• berupa pengiktirafan
Penerimaan hadiahdan/ atau tindakan
RM1000 sempenatatatertib di dala “Lembaran
penganugerahan Kelakuan”
APC hendaklah
dicatatkan juga di “Lembaran Kenyataan Perkhidmatan”
3. Tindakan Tatatertib • Direkodkan dengan jelas lengkap meliputi jenis kesalahan yang disabitkan ;
• Jenis hukuman
• Tarikh hukuman berkuat kuasa
• Tarikh Lembaga Tatatertib bersidang;
• Nombor rujukan surat Keputusan Lembaga Tatatertib direkodkan diruangan
“Kebenaran” . Keputusan Lembaga Tatatertib ianya melibatkan tahan kerja,
gantung kerja atau surcaj juga perlu direkod.
• Direkodkan juga di “Lembaran Kenyataan Perkhidmatan”

* Penganugerahan Darjah Kebesaran/ Perkhidmatan Cemerlang dan tindakan tatatertib hendaklah juga
direkodkan di dalam Kenyataan Perkhidmatan.

71
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN LEMBARAN KELAKUAN

Tarikh Kebenaran Butir-butir pujian, teguran atau tindakan Tandatangan

tatatertib pegawai yang
berkuasa
19.7.2005 SUK.TR.(S)123 Dikurniakan Darjah Dato’ Paduka Mahkota Tandatangan
Terengganu (D.P.M.T.) sempena Ulang Tahun dan Cop
ke 43 hari Keputeraan DYMM Sultan Jawatan
Terengganu pada 19 Julai 2005 yang
membawa gelaran Dato’.
25.4.2007 JPA(S)657 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun Tandatangan
2006 dan Cop
Jawatan

72
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
CATATAN LEMBARAN KELAKUAN

Tarikh Kebenaran Butir-butir pujian, teguran atau tindakan Tandatangan

tatatertib pegawai yang
berkuasa

15.9.2004 KK(S)7768 Mesyuarat Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Tandatangan

Kumpulan Pengurusan (No. …) , Kementerian dan Cop
…. Jawatan
Bil 2/2004 mengenakan hukuman tangguh
pergerakan gaji bagi tempoh enam (6) bulan
berkuat kuasa mulai 1 Januari 2005 hingga 31
Mei 2005.

73
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN

6. PEMBINAAN
SEMULA BPK

74
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
PEMBINAAN SEMULA BPK

Buku/ salinan pendua yang

telah hilang/ musnah perlu
disediakan semula

Ketua Jabatan hendaklah Jika masih gagal, dapatkan

mendapatkan dokumen & bantuan daripada rakan yang
maklumat berkaitan dengan pernah bertugas di agensi
kerjasama pegawai, agensi & sama dengan pegawai untuk
Pihak Berkuasa Melantik. membantu menyediakan BPK.

75
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM
 E-mel :
bpsm.ubpk@moe.gov.mybpsm.ubpk
@moe.gov.my /
bukuperkhidmatan@moe.gov.my
PERTANYAAN??
Talian : 03-8884 7098 / 7146 / 7995 / 7150

Kursus online BPK

di EPSA

www.epsa.gov.my

Sekian. Terima kasih.

76
UNIT BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN, BPSM, KPM