BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN:

PENGURUSAN
&
PENYELENGGARAAN

KHAIRUL INTAN DAUD

PENOLONG PERUNDING LATIHAN (2)
UNIT PEMBANGUNAN HOLISTIK
PANDUAN kepada agensi awam dalam
mengurus BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN
supaya maklumat yang direkodkan lebih
TERATUR, LENGKAP dan SERAGAM.
 OBJEKTIF CERAMAH
Memahami konsep pengurusan Buku Perkhidmatan
Kerajaan berdasarkan Pekeliling yang berkuatkuasa
Memahami kaedah penyelenggaraan Buku
Perkhidmatan Kerajaan selaras dengan peraturan
yang ditetapkan
Menyediakan Penyata Kewangan (Kew.8) yang betul,
efisien mengikut tempoh masa yang diberikan dengan
panduan yang tepat dan seragam
 PENGENALAN
BUKU PERKHIDMATAN
KERAJAAN (selepas ini dirujuk sebagai
Buku Perkhidmatan)

Buku bernombor Am 274 yang

disediakan khusus bagi merekodkan
maklumat peribadi, perkhidmatan,
cuti dan kelakuan untuk setiap
pegawai awam
 KONSEP DOKUMENTASI
REKOD PERKHIDMATAN

Fail Peribadi Buku Perkhidmatan Sistem Maklumat

(Am274) Berkomputer
Maklumat Peribadi

Kenyataan
Perkhidmatan
(Am 274 B)

Kenyataan Cuti
(Am 274 C)

Lembaran Kelakuan
 LATAR BELAKANG
Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
– Panduan Pengurusan Pejabat

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2008 –

Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan
- Pemakaian kepada Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri)
dan Pihak Berkuasa Tempatan

SPP Bil. 1 Tahun 1982 (Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan) –

Kaedah Penyenggaraan Rekod Perkhidmatan Yang Kemaskini Bagi Maksud Mendapat Faedah-
Faedah Persaraan

MyPPSM – Pentadbiran Organisasi

P.O 1 – Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Ceraian P.O 1.1.3
Panduan Pengurusan Buku Perkihdmatan Kerajaan 1.1.2022
 KEGUNAAN BUKU PERKHIDMATAN
Merekodkan maklumat peribadi dan perkhidmatan pegawai MULAI TARIKH
DILANTIK SEHINGGA PERKHIDMATAN BERAKHIR.
bertujuan untuk:

◼Pengesahan Dalam Perkhidmatan ◼Permohonan Cuti

◼Pemberian Taraf Berpencen ◼Tindakan Tatatertib

◼Mengambilkira perkhidmatan lepas ◼Hadiah latihan

◼Naik Pangkat / Pemangkuan ◼Persaraan Wajib / Pilihan

◼Permohonan Jawatan Baru ◼Penamatan Perkhidmatan

DASAR UMUM BUKU PERKHIDMATAN
Buku Perkhidmatan pegawai hendaklah dibuka tidak lewat 1
bulan dari tarikh pegawai melaporkan diri bertugas.

Salinan pendua (soft copy dan atau hard copy) disediakan untuk
tujuan keselamatan

Buku perkhidmatan pegawai hendaklah diselenggara dengan

baik dan disimpan di tempat yang selamat di lokasi
berkhidmat
DASAR UMUM BUKU PERKHIDMATAN
Buku perkhidmatan adalah dokumen bertaraf SULIT diperingkat
Jabatan tetapi tidak dikelaskan sebagai terperingkat

Disediakan Semula berpandukan dokumen / maklumat yang sahih

jika ia rosak, hilang atau musnah

Diselenggara oleh pegawai penyelia rekod atau pegawai yang

diberi kuasa
DASAR UMUM BUKU PERKHIDMATAN
Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan &
kebenaran pegawai yang diberi kuasa

Maklumat direkodkan dengan segera. Catatan secara manual

dibuat pegawai yang diberi kuasa & ia disahkan cop jabatan

Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan

yang ditetapkan hendaklah dipatuhi
KAEDAH MEREKOD BUKU PERKHIDMATAN

Dicatat dengan tulisan tidak berangkai

& dengan pen dakwat kekal (hitam atau
biru)

Maklumat mengenai waris terdekat yang

mesti dicatat dengan pensel

Catatan hendaklah dibuat dengan

tulisan yang terang, jelas dan mudah
dibaca
 PENYEDIAAN SEMULA
Buku / salinan pendua yang hilang / musnah perlu
disediakan semula

Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan dokumen & maklumat

berkaitan dengan kerjasama pegawai, agensi yang berkenaan dan
pihak berkuasa melantik (PBM)

Jika masih gagal, dapatkan bantuan daripada rakan yang

pernah bertugas di agensi sama dengan pegawai untuk
membantu menyediakan buku perkhidmatan yang baru
 KEPENTINGAN
Penyelenggaraan maklumat peribadi dan perkhidmatan dengan
baik dan lengkap mengelak kelewatan / masalah:
❑ Kenaikan pangkat
❑ Tatatertib
❑ Permohonan cuti / kursus
❑ Persaraan
❑ Penamatan perkhidmatan
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Membuka buku

1 3
Maklumat direkodkan
perkhidmatan bagi setiap
dengan teratur, lengkap dan
pegawai lantikan baru
terkini
dalam sektor awam

2 4
Tentukan setiap maklumat Mengesahkan butiran yang
yang dicatat terdapat direkod sebelum tandatangan
punca kuasa.
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Disimpan ditempat yang Pastikan rekod pegawai

5 selamat/berkunci dan
diselenggaran pegawai
bertanggungjawab 7 dikemas kini dalam tempoh 2
tahun dan 1 tahun sebelum
bersara

Merancang jadual

6 8
Membuat semakan secara
pemeriksaan /
berkala kepada pegawai yang
penyemakan buku rekod
menyelengara
perkhidmatan
 TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Membetulkan kesilapan

9
Kesilapan catatan
catatan dengan dakwat
merah dan tandatangan
ringkas
11 diperbetulkan berdasarkan
dokumen/bukti yang sahih

Mendapatkan rekod
Memberi no rujukan atau kod

10 perkhidmatan yang lepas

jika pegawai pernah
berkhidmat sebelum ini
12 kepada pegawai yang baru
masuk ke jabatan
 TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Bagi kes kematian, butiran
13 kematian seperti tarikh dan
sebab kematian dicatatkan
14 Mematuhi arahan semasa
Pegawai bertukar / lantik
15 jawatan baru:
• Buku dihantar ke jabatan
baru
• Jabatan baru tidak boleh
buat catatan sehingga
maklumat lama disahkan
oleh jabatan baru
• Buku hendaklah dihantar
dengan kaedah yang
ditetapkan
 INTAN BINTI DAUD INTAN BINTI DAUD
NO. K/P: xxxxxx-xx-xxxx NO. K/P: xxxxxx-xx-xxxx
PENOLONG PEGAWAI TADBIR GRED N29
 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

Membuat semakan
Kemukakan maklumat yang
maklumat yang direkodkan
lengkap dan tepat semasa
sekurang-kurangnya
melapor diri bertugas kali
setahun sekali terutama
pertama, bertukar atau
dalam tempoh 2 tahun
dilantik ke jawatan baru
sebelum bersara
Menyimpan rekod /
dokumen penting yang
berkaitan bagi membantu
sekiranya buku
perkhidmatan sendiri
musnah atau hilang
CONTOH DOKUMEN YANG PERLU
DISIMPAN
Surat
Surat
Pengesahan
Surat Lantikan Pengesahan
Dalam
Lantikan
Perkhidmatan

Surat
Surat Surat Pemberian
Pemangkuan / Pergerakan Taraf
Naik Pangkat Gaji Tahunan Berpencen
 KANDUNGAN BUKU PERKHIDMATAN

BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4

Maklumat Kenyataan Kenyataan Cuti Lembaran
Peribadi Perkhidmatan (Am 274 C) Kelakuan
Merekodkan (Am 274 B) Merekodkan Merekodkan
butir-butir Merekodkan semua semua
peribadi peristiwa maklumat maklumat
pegawai penting dan mengenai cuti mengenai
maklumat pegawai anugerah,
yang berkaitan sepanjang pujian dan
dengan tempoh hukuman
perkhidmatan perkhidmatan tatatertib
pegawai
PENGURUSAN MAKLUMAT
PERIBADI
BAHAGIAN I- MAKLUMAT PERIBADI
• Nama Pegawai
• Nombor Jabatan
• Tempat dan Tarikh Dilahirkan
• Agama
• Nombor Kad Pengenalan
• Nombor Pendaftaran KWSP
• Nombor Pendaftaran Cawangan Perkhidmatan /
Negeri
• Waris Terdekat
• Kelayakan Pelajaran
• Ijazah, Diploma dan Kelayakan Profesional
 BAHAGIAN I- NAMA PEGAWAI
• Dicatat dengan huruf besar
• Mengikut ejaan sebenar kad
pengenalan
• Gelaran yang diperoleh berikutan
anugerah darjah kebesaran tidak perlu
dicatatkan di ruangan “maklumat
peribadi”
• Tidak boleh dipinda kecuali dengan
kelulusan ketua jabatan berdasarkan
dokumen pengesahan daripada jabatan
pendaftaran negara
• Pindaan perlu dicatat di bahagian 2
kenyataan perkhidmatan
 BAHAGIAN I- NO JABATAN
• Catatkan nombor fail peribadi pegawai di
peringkat jabatan

• Perludikemaskini apabila pegawai bertukar

atau dilantik ke agensi lain

• Nombor jabatan yang lama hendaklah dipotong

(jangan dipadam)
KKM:500/12/2 INTURA:500/02/65/567
 BAHAGIAN I- TEMPAT DAN TARIKH
DILAHIRKAN
• Mestilah
tepat mengikut hari, bulan dan
tahun masihi dan tidak boleh dipinda

• Pindaan perlu mendapat kelulusan

ketua jabatan berdasarkan sijil
kelahiran / kad pengenalan pegawai

• Pindaanperlu dicatat di bahagian 2

kenyataan perkhidmatan
BAHAGIAN I- NO KAD PENGENALAN
Nombor Sijil Kerakyatan Persekutuan & Tarikh
• catatkan nombor sijil kerakyatan persekutuan & tarikh jika ada
(tidak lagi relevan)

Nombor Kad Pengenalan

• Catatkan
nombor kad pengenalan baru dan lama bagi
warganegara dan penduduk tetap.
• Bagi bukan warganegara, catatkan no. pasport
 MUHAMMAD BIN ABDULLAH
NO. JABATAN SEMASA

JPS(P)13/5/123 JPN(P)25/5 INTAN(S)25/5/432

NO. JABATAN LAMA

SUNGAI PETANI, KEDAH / 15.03.1980

ISLAM

- KOSONGKAN -

790412-12-3344
 BAHAGIAN I- NO. KWSP
✓ Nombor keahlian KWSP direkodkan
✓ Tahun mula mencarum dalam perkhidmatan
awam direkodkan

❖ Caruman sebelum perkhidmatan awam

Nombor keahlian digunakan untuk caruman dalam
perkhidmatan awam (tahun mula mencarum
berdasarkan perkhidmatan awam)
 BAHAGIAN I
NOMBOR PENDAFTARAN CAWANGAN
PERKHIDMATAN ATAU NEGERI
Tidak Perlu Direkodkan
- Pegawai berkhidmat di ibu pejabat
- Urusan perkhidmatan pegawai dilaksanakan di peringkat ibu pejabat

Perlu Direkodkan
- Pegawai berkhidmat di bahagian, negeri @ daerah berbeza dan
urusan perkhidmatan pegawai dilaksanakan di peringkat ibu pejabat
- No. fail peribadi di pejabat berkhidmat berbeza dengan no. fail
peribadi di ibu pejabat
167635 (JULAI 2009)

JPS(PNG)13/5/123/123

ICU(KDH)25/5/45
 BAHAGIAN I- WARIS DEKAT
Mestilah dicatat dengan PENSEL

Catatkan nama & alamat dengan

LENGKAP (termasuk no. telefon)

Supaya MUDAH DIHUBUNGI semasa

kecemasan

WARIS adalah seseorang yang mempunyai

hubungan kekeluargaan atau hubungan
yang rapat dengan pegawai
 SAMAT BIN DAMIT

JALAN PETANI, SUNGAI PETANI

ABDUL RAHMAN BIN ABDUL HAMID

NO. 4 JALAN PERMAISURI 12/12, SEKSYEN 23

BANDAR DIRAJA, 88620 KOTA KINABALU, SABAH

NO. TELEFON : 088-645789
BAHAGIAN I- KELAYAKAN PELAJARAN
Kelayakan Pelajaran Peringkat Sekolah
- Sekolah Rendah
- Sekolah Menengah
- @ Yang Setaraf
 BAHAGIAN I-
IJAZAH, DIPLOMA DAN KELAYAKAN
“PROFESSIONAL”
Kelayakan Pendidikan Pada Peringkat :
- Sijil
- Diploma
- Ijazah
- Kelayakan Profesional
 UPSR (1990), PMR (1993), SPM (1995), STPM (1997)

IJAZAH SARJANA MUDA (KEPUJIAN) KEJURUTERAAN MINERAL;

UNIVERSITI PAPAR DARUSSALAM (1999)

Kelayakan pelajaran dan kelayakan profesional

hendaklah dikemaskini apabila terdapat
sebarang pertambahan
PENGURUSAN KENYATAAN
PERKHIDMATAN
 BAHAGIAN II- KENYATAAN
PERKHIDMATAN

1 2
3
4
5 6
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

BAGI PEGAWAI YANG MEMILIH TARAF BERPENCEN

BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

Kebenaran (catatkan nombor rujukan surat kuasa sesuatu tindakan.

Cth:Penyata Perubahan Gaji (Kew. 8) JikaPP/SPP catat rujukan surat
PP/SPP)

Butir-butir perubahan dan lain-lain hal mengenai Pegawai

Nama Jawatan, Peringkat dan / atau Kelas (jawatan hakiki & gred)
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

Tarikh Mulai Daripada (rekodkan tarikh kuatkuasa)

Berpencen, Tidak Berpencen,

Gaji Sebulan (catatkan mata gaji hakiki semasa & elaun berpencen)

Tandatangan dan Tarikh

BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN
▪ Pelantikan
▪ Pengesahan Tarikh Lantikan
▪ Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Bahagian ini dikhaskan untuk ▪ Pemberian Taraf Berpencen
merekodkan peristiwa penting dan ▪ Kenaikan Pangkat
maklumat yang berkaitan dengan ▪ Pemangkuan
perkhidmatan pegawai di ▪ Penanggungan Kerja
sepanjang perkhidmatannya, mulai ▪ Pertukaran
dari tarikh pegawai dilantik ke ▪ Peperiksaan
jawatan pertamanya sehingga ▪ Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)
perkhidmatannya berakhir ▪ Kursus
▪ Hadiah Pergerakan Gaji
▪ Hadiah Latihan
▪ Pergerakan Gaji Tahunan
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN
▪ Perubahan Skim Perkhidmatan
▪ Pinjaman / Pembiayaan Kerajaan
▪ Elaun / Kemudahan
▪ Anugerah
▪ Cuti yang memberi implikasi terhadap perkhidmatan dan gaji
▪ Tindakan Tatatertib
▪ Tahan Kerja / Gantung Kerja / Surcaj
▪ Meninggal Dunia
▪ Persaraan
▪ Surat Aku Janji
▪ Tapisan Keselamatan
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

Pengesahan Dalam
Perkhidmatan
(Tandatangan) Satu kenyataan perkhidmatan
ISMAIL BIN ALI
KPT(U)S1 satu tandatangan / pengesahan.
Pemberian Taraf
Berpencen
(Tandatangan)
ISMAIL BIN ALI
KPT(U)S1

Pergerakan Gaji
Tahunan (Tandatangan)
ISMAIL BIN ALI
KPT(U)S1
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

Tidak digalakkan
Pengesahan Dalam
Perkhidmatan

Pemberian Taraf
Berpencen

Pergerakan Gaji (Tandatangan)

Tahunan ISMAIL BIN ALI
KPT(U)S1
Kenaikan pangkat

Bertukar Keluar
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN
PENAMATAN PERKHIDMATAN
❑ Buang Kerja
Catatkan tarikh kuat kuasa pembuangan kerja &
rujukan kes tatatertib

❑Tamat Tempoh Kontrak

Rujukan kontrak, tarikh tamat kontrak, layak / tidak
layak dibayar ganjaran (jika layak nyatakan jumlah
& rujukan surat pembayaran)

❑ Peletakan Jawatan
Tarikh kuat kuasa, nombor rujukan dan syarat (jika
ada)
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN
PENAMATAN PERKHIDMATAN
❑Pelepasan Jawatan
Tarikh kuat kuasa, jawatan & jabatan baru

❑Persaraan Awal / Pilihan Sendiri

Catatkan kebenaran JPA, jenis persaraan awal &
peruntukan Akta Pencen berkaitan, tarikh
persaraan

❑Persaraan Wajib
Catatkan rujukan Seksyen 10(1), Akta Pencen
1980, opsyen KWSP/ Pencen
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN
PENAMATAN PERKHIDMATAN
❑Meninggal Dunia Dalam Perkhidmatan
Tarikh kematian, sama ada semasa/ akibat menjalankan tugas rasmi/
kemalangan dalam perjalanan, nombor rujukan sijil kematian &
laporan polis (jika berkaitan)
BAHAGIAN II- KENYATAAN PERKHIDMATAN

CONTOH-CONTOH
KENYATAAN
PERKHIDMATAN
CONTOH

REKOD BERMULA
DENGAN PERKATAAN
“DILANTIK”
 CONTOH

REKOD BERMULA
RUJUKAN SURAT YANG DENGAN PERKATAAN
DIKELUARKAN OLEH “DILULUSKAN”
PIHAK BERKUASA
MELANTIK
CONTOH
CONTOH
CONTOH

CATATKAN GRED JAWATAN

HAKIKI DAN GRED
JAWATAN YANG
DITANGGUNG KERJA
PENGURUSAN KENYATAAN
CUTI
BAHAGIAN III- KENYATAAN CUTI
 BAHAGIAN III- KENYATAAN CUTI
Catatkan CUTI YANG MEMPUNYAI IMPLIKASI KE ATAS GAJI
PEGAWAI
Butiran yang perlu dicatat:-
- Jenis
- Tarikh
- Tempoh
- Jumlah
- Kuasa Melulus Cuti
 BAHAGIAN III- KENYATAAN CUTI
1. Cuti Rehat (ditulis tarikh & jumlah dengan dakwat biru/hitam)
2. Cuti Sakit (ditulis tarikh & jumlah dengan dakwat merah)
3. Cuti Separuh Gaji
4. Cuti Tanpa Gaji
5. Cuti Bersalin (dakwat merah)
6. Lain-lain Cuti
❖ Cuti Haji
Perlu dicatat di
❖ Cuti kerana berkursus (Cuti Belajar) Kenyataan
❖ Cuti Sakit Lanjutan (dakwat merah) Perkhidmatan dan
❖ Cuti Kecederaan (dakwat merah) Kenyataan Cuti

❖ Cuti Tibi/Kusta dan Barah (dakwat merah)

❖ Cuti Pemulihan / Cuti Kerantina (dakwat merah)
❖ Cuti Tugas Khas Perubatan
❖ Cuti Tidak Berekod
BAHAGIAN III- KENYATAAN CUTI

1. Kelayakan cuti rehat dalam tahun

kalendar berkenaan
2. Baki cuti rehat tahun lepas yang dibawa
ke tahun baru
3. Jumlah cuti rehat yang layak diambil
dalam tahun baru
 Kelayakan cuti tahunan di selaraskan =
325/365x30 hari = 26 hari *
DIREKODKAN DENGAN PEN DAKWAT ( Tempoh Cuti Haji tidak layak CR)
BIRU @ HITAM

DIREKODKAN JUGA PADA LEMBARAN

KENYATAAN PERKHIDMATAN

DIREKODKAN DENGAN PEN DAKWAT

MERAH
Cuti sakit direkod dengan
pen dakwat hitam Bilangan hari cuti
salah rekod
11.01.2003 – SABTU
12.01.2003 – AHAD
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 / 2003
Gred 41 lantikan 12.3.2001

TAHUN LAYAK GUNA BAKI GCR HADAPAN LUPUT

2001 2001 24 12 12 0 2001 12 0

2002 2001 12 5 2001 7 2001 7 0

2002 30 2002 30 5 2002 25

42

2003 2001 7 3 2001 4 2001 4

2002 25 2002 25 2002 25

2003 30 2003 30 15 2003 15

62

2004 2002 25 30 2002 0 2002 0

2003 15 2003 10 2003 10

2004 30 2004 30 15 2004 15

70
PENGURUSAN LEMBARAN
KELAKUAN
 BAHAGIAN IV- LEMBARAN KELAKUAN
❑ Hukuman Tatatertib
- Jenis hukuman
- Tarikh kuatkuasa
- Tarikh
- Jenis kesalahan yang disabitkan
- Nombor rujukan
❑ Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
- Catatkan tahun
- Jenis hadiah
- Tarikh penyampaian anugerah
 BAHAGIAN IV- LEMBARAN KELAKUAN
❑Anugerah Darjah Kebesaran
- Catatkan jenis / nama
- Gelaran yang mengiringi
- Pemberi anugerah
- Sempena
- Tarikh penyampaian anugerah
- Nombor rujukan
BAHAGIAN IV- LEMBARAN KELAKUAN

Penganugerahan Darjah Kebesaran / Khidmat

Cemerlang dan Tindakan Tatatertib hendaklah juga
direkodkan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”
ANUGERAH DARJAH KEBESARAN
Nama Anugerah

Peristiwa
Gelaran sempena
Anugerah
No. Rujukan Surat Penganugerahan

tarikh penyampaian anugerah

ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

Jenis anugerah yang diterima

No. Rujukan Surat Penganugerahan

tarikh penyampaian anugerah

 TINDAKAN TATATERTIB

Tarikh surat Rujukan surat

No. Rujukan
Jenis hukuman
Tarikh kuatkuasa
tempoh hukuman hukuman
KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI
❖ Maklumat tidak dicatatkan

❖Butir-butir maklumat tidak tepat /

tidak lengkap

❖Maklumat tidak dicatat dalam ayat /

kenyataan tidak sempurna sehingga
membawa pengertian yang salah

❖Rujukan kuasa sesuatu maklumat

tidak dicatatkan dengan jelas
PENYATA PERUBAHAN GAJI
(KEW.8 – Pin. 10/96)
 PENYATA PERUBAHAN GAJI
Di dalam sesebuah jabatan kerajaan, penyata
perubahan mengenai pendapatan seseorang
pegawai (kew.8 – pin. 10/96) adalah merupakan
dokumen penting kerana ia mengandungi rekod
yang berterusan ke atas perubahan-
perubahan yang berlaku di dalam karier
seseorang pegawai atau kakitangan semasa
tempoh perkhidmatannya dengan kerajaan.

Kew.8 juga penting sebagai satu unsur

kawalan kewangan kerana ia memberi kuasa
untuk membuat sesuatu pembayaran kepada
pegawai dan kakitangan.
 PERKARA YANG MEMERLUKAN
PENYEDIAAN KEW.8
 Perubahan-perubahan yang berlaku mengenai jawatan;
 Perubahan-perubahan yang berlaku mengenai gaji dan elaun;
 Semua jenis cuti kecuali cuti rehat, cuti tanpa rekod dan cuti
gantian;
 Pertukaran pegawai di antara bahagian / cawangan / unit;
 Persaraan pegawai; dan
 Perkara - perkara lain sepertimana disenaraikan di panduan
kew.8.
 PERKARA YANG TIDAK MEMERLUKAN
PENYEDIAAN KEW.8
 Kelulusan pinjaman perumahan / computer / kenderaan / telefon
bimbit
 Tuntutan perubatan / pembelian alat perubatan
 Pengistiharan harta
 Jumlah hari berkursus
 Peperiksaan

Walau bagaimanapun, kelulusan-kelulusan tersebut hendaklah

dicatatkan di dalam buku rekod perkhidmatan pegawai dan juga
rekod perkhidmatan di bahagian sumber manusia.
75
 PENYATA PERUBAHAN GAJI
Perkara yang perlu diberi perhatian semasa menyediakan
penyata perubahan gaji:
✓ Pastikan ada surat kelulusan rasmi bagi
setiap perubahan jawatan, gaji dan elaun
atau surat kelulusan cuti, arahan
pertukaran dan sebagainya sebelum
menyediakan kew.8;

✓ Kew.8 hendaklah disediakan di atas

borang asal (kew.8 – pin.10/96);
✓ Kew.8 hendaklah ditandatangani oleh pegawai-pegawai yang
telah diluluskan oleh ketua setiausaha / ketua pengarah seperti
yang telah ditetapkan dalam arahan perbendaharaan 11 (a.p 11).

✓ Kew.8 hendaklah disediakan dan ditandatangani dalam masa

tujuh (7) hari bekerja selepas menerima surat rasmi berkaitan
dengan sesuatu perubahan atau pertukaran;

✓ Setiap perubahan yang melibatkan penyediaan kew.8 hendaklah

dicatatkan di dalam buku perkhidmatan pegawai. untuk
mengelakkan kelewatan, catatan tersebut hendaklah dibuat
sebaik sahaja kew.8 itu diluluskan.
 CONTOH-CONTOH
PENYATA PERUBAHAN
GAJI
Nota: Sekiranya lantikan kontrak, perlu
nyatakan “Pelantikan kontrak”,
Nota: PERLU ada
Nota: Hanya untuk simpanan fail. Perlu dicatat dalam BPK.
Tidak perlu dimajukan ke Unit Kewangan/Gaji
 SEKIAN
TERIMA KASIH