‫عنوان راهنما‬

‫راهنماي دانشجو جهت ثبت درخواست فارغ التحصيلي(تسویه حساب )‬

‫کاربران و استفاده کنندگان‬

‫دانش آموختگان‬

‫مسير‬

‫سایت ‪– EMS‬قسمت دانش آموختگان‪-‬راهنماي سامانه جامع آموزش براي دانش آموختگان‬
 ‫**تذکرات بسيار مهم استفاده از پيشخوان خدمت‪:‬‬

‫کليک کنيد تا بعد از اعمال‬ ‫بعد انجام عمليات در هر مرحله ‪،‬حتما بر روي آیکون تائيد‬
‫تغييرات‪،‬روند گردش درخواست ادامه یابد‪.‬در صورت عدم ارسال درخواست ‪،‬هيچ اقدامي براي‬ ‫نکته ‪1‬‬
‫درخواست شما انجام نخواهد شد‪.‬‬

‫مطلع شوید‪.‬‬ ‫در هر مرحله ‪،‬مي توانيد از گردش کار درخواست خود با کليک بر روي آیکون‬ ‫نکته ‪2‬‬

‫در صورتي که مراحل درخواست شما تکميل شده باشد و یا نامه مربوط به آن به اتوماسيون اداري‬
‫) مي توانيد از گردش کار خود‬ ‫ارسال شده باشد از طریق تيک زدن فيلد سوابق قبلي (‬ ‫نکته ‪3‬‬
‫مطلع شوید‪.‬‬

‫*خطاها‬

‫مشاهده خطاي "مدرک مورد نظر براي دانشجو وجود ندارد"در دوحالت بوجود مي آید‪:‬‬
‫الف‪ -‬در صورتي که مدرکي که الزمه ثبت درخواست است در پرونده الکترونيک دانشجو وجود نداشته‬
‫باشد‪(.‬بطور مثال براي ثبت درخواست گواهي موقت براي دانش آموختگان قبل از ‪ 1395/07/01‬باید‬
‫ابتدا گزارش فارغ التحصيلي در پرونده دانشجو ثبت شده باشد‪،‬درغير اینصورت خطاي زیر مشاهده مي‬
‫خطا ‪1‬‬
‫شود)‬
‫ب‪-‬در صورت عدم تائيد مدرک در پردازش "ارسال و تائيد مدارک پرونده دانشجو" و به تبع آن عدم‬
‫ثبت مدارک اجباري در پرونده دانشجو براي بعضي از گردشهایي که این مدارک ضروري است این‬
‫خطا مشاهده مي شود‪(.‬بطور مثال براي گزارش فارغ التحصيلي ‪ ،‬الزم است در پردازش "ارسال و‬
‫تائيد مدارک پرونده دانشجو" و در فرآیند "فارغ التحصيلي نهایي" مدارک اجباري ارسال و تائيد و به‬
‫تبع آن در پرونده دانشجو ثبت شوند تا امکان ثبت درخواست گزارش فارغ التحصيلي فراهم شود)‬

‫خطاي "به دليل عدم ثبت نامه در سيستم آرشيو‪،‬امکان انجام عمليات وجود ندارد‪ ".‬به این علت‬
‫بوجود مي آید که قبل ازمشاهده و کليک بر روي آیکون مشاهده گزارش ‪،‬با کليک بر روي آیکون‬ ‫خطا ‪2‬‬
‫تائيد ‪،‬سعي به ارسال گزارش به اتوماسيون اداري دارید‪.‬در این صورت با خطا مواجه خواهيد شد‪(.‬براي‬
‫مثال در مرحله آخر ارسال گواهي موقت به اتوماسيون ‪،‬اگر گواهي موقت را مشاهده نکنيد و سعي به‬
‫ارسال گزارش به اتوماسيون داشته باشيد ‪،‬با این خطا روبرو خواهيد شد‪).‬‬
 ‫راهنماي درخواست فارغ التحصيلي(تسویه حساب )‬

‫بطور کلي مراحل گردش کار درخواست فارغ التحصيلي در فلوچارت زیر قابل مشاهده مي باشد‪.‬‬

‫دانشجو درخواست فارغ التحصيلي‬

‫ورود آدرس پستي جدید‬

‫کارشناس دانشکده‬
‫تطبيق واحد‬

‫کارشناس پردیس‬
‫تغيير وضعيت به فارغ التحصيلي‪-‬ابطال کارت دانشجوویي درسيستم اموزش‪-‬کنترل کارنامه فارغ‬
‫التحصيلي وارسال آن از سامانه اموزش به اتوماسيون به طور جداگانه براي تایيد و امضا و ثبت‬
‫در پرونده دانشجو‬

‫کارشناس امور دانشجویي‬

‫تسویه حساب امور دانشجویي‪-‬ورود اطالعات بدهي صندوق رفاه‪-‬ارسال مدارک مربوط به نامه‬
‫صندوق رفاه از سامانه اموزش به پرونده دانشجو‬

‫دانشجو‬
‫انجام کليه تسویه حسابها‬

‫کارشناس امور دانشجویي‬

‫تسویه حساب امور دانشجویي‪-‬ورود اطالعات بدهي صندوق رفاه‪-‬ارسال مدارک مربوط به نامه‬
‫صندوق رفاه از سامانه اموزش به پرونده دانشجو‬

‫کارشناس پردیس‬
‫تایيد نهایي تسویه حساب‪-‬ارسال مدارک فارغ التحصيلي نهایي دانشجو‪-‬از سامانه اموزش به‬
‫پرونده الکترونيکي دانشجو‪-‬تهيه گزارش فارغ التحصيلي‬

‫شکل ‪-1‬فلوچارت ثبت درخواست فارغ التحصيلي (تسویه حساب)‬

‫جهت ثبت "درخواست فارغ التحصيلي(تسویه حساب)" از طریق سامانه جامع آموزش (سيستم گلستان) و ازمنوي پيشخوان‬
‫خدمت اقدام کنيد‪.‬‬

‫شکل ‪-2‬ثبت درخواست فارغ التحصيلي (تسویه حساب)‬

‫پس از ورود اطالعات و آدرس برروي دکمه ایجاد و سپس بازگشت کليک کنيد تا به پيشخوان خدمت بازگردید‪.‬‬

‫شکل ‪-3‬ورود آدرس پستي‬

 ‫در این مرحله پس از مشاهده درخواست اگر نياز به اصالح هست اصالح کنيد ‪.‬‬

‫*اگر در طول تحصيل درخواست وام داشته اید اطالعات مربوط به سندتعهد محضري را وارد کنيد ‪.‬‬

‫*پس از مشاهده و تائيد اطالعات‪ ،‬درخواست را به کارشناس ارسال کنيد‪.‬اگر پيامي براي کارشناس دارید در قسمت توضيح ثبت‬
‫و اعمال تغييرات را کليک کنيد‪.‬‬

‫شکل ‪-4‬ثبت سند تعهد محضري وام وارسال درخواست به کارشناس‬

‫پس از ارسال به کارشناس مي توانيد گردش کار خود را ببينيد‪.‬‬

‫*در صورتي که کارشناس مشکلي مشاهده کند ‪ ،‬در توضيحات گردش کار اعالم مي کند‪.‬پس از رفع مشکالت اعالم شده مجدد‬
‫درخواست را به کارشناس ارسال نمایيد‪.‬‬

‫* گزارش ‪ 522‬جهت مشاهده موارد تسویه حساب ‪،‬پس ازابطال کارت شما توسط کارشناس قابل مشاهده مي باشد‪.‬بنابراین این‬
‫گزارش را کنترل کنيد تاهنگامي که ابطال کارت شما در مراحل گردش کار انجام شد وخروجي این گزارش براي شما قابل‬
‫مشاهده شد‪،‬شروع به انجام تسویه حساب کنيد‪(.‬درمورد تسویه حساب امور دانشجویي کارشناس مربوطه اقدام خواهد کرد و در‬
‫صورت نياز با شما تماس خواهد گرفت)‬

‫*الزم بذکر است انجام موضوعات تسویه حساب به ترتيب نمي باشد و شما مي توانيد بطور همزمان تسویه موضوعات مختلفي‬
‫که در گزارش ‪ 522‬درج شده است انجام دهيد‪.‬‬

‫شکل ‪-5‬مشاهده گردش کار‬

‫پس از طي شدن مراحل ابطال کارت و تسویه حساب اموردانشجویي که توسط کارشناس اموردانشجویي انجام مي گيرد‬
‫‪،‬درخواست مجدد به شما ارجاع داده مي شود تا تسویه حسابهاي مربوطه را انجام دهيد‪.‬‬

‫همانطور که در باال ذکرشد شما مي توانيد قبل از ارجاع درخواست به شما‪،‬کارهاي الزم براي تسویه حساب را همزمان با بررسي‬
‫کارشناسان انجام دهيد‪.‬‬

‫*مجددا الزم بذکر است انجام موضوعات تسویه حساب به ترتيب نمي باشد و شما مي توانيد بطور همزمان تسویه موضوعات‬
‫مختلفي که در گزارش ‪ 522‬درج شده است انجام دهيد‪.‬‬

‫شکل ‪-6‬تکميل تسویه حساب ها‬

‫پس از تائيد و ارسال درخواست به کارشناس از طریق آیکون گردش کار مي توانيد مراحل گردش کار را مشاهده نمایيد‪.‬‬

‫*در صورتي که کارشناس مشکلي مشاهده کند ‪ ،‬در توضيحات گردش کار اعالم مي کند‪.‬پس از رفع مشکالت اعالم شده مجدد‬
‫درخواست را به کارشناس ارسال نمایيد‪.‬‬

‫*پس از اتمام روند کار‪ ،‬ابتدا باید تيک سوابق قبلي را بزنيد تا قادر به مشاهده گردش کار در اتوماسيون اداري شوید‪.‬‬

‫شکل ‪-7‬مشاهده گردش کار در سوابق قبلي‬