UNIDADE 3 - Documentación Con Provedores

DOCUMENTACIÓN DA ACTIVIDADE
COMERCIAL
ÁNXELES ARES ARES

IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ
DOCUMENTOS DA ACTIVIDADE COMERCIAL
1. DOCUMENTOS DA ACTIVIDADE COMERCIAL .............................................................................................................. 3

1.1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CO STOCK ....................................................................................................... 3
1.2. TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 4
2. SOLICITUDE DE MERCADORÍAS ................................................................................................................................... 5
2.1. TIPOS DE PEDIDO ............................................................................................................................................... 5
3. CONTIDO E REQUISITOS DO PEDIDO ........................................................................................................................... 6
3.1. REXISTRO DE PEDIDOS ....................................................................................................................................... 7
3.2. FOLLA DE SOLICITUDE. ....................................................................................................................................... 8
4. ALBARÁ OU NOTA DE ENTREGA .................................................................................................................................. 9
4.1. FORMATO E CONTIDO DO ALBARÁ ................................................................................................................... 9
5. RECEPCIÓN E REXISTRO DE MERCADORÍAS .............................................................................................................. 11
5.1. ESTATUTO DE CORENTENA .............................................................................................................................. 11
5.2. RECEPCIÓN DE DEVOLUCIÓNS ......................................................................................................................... 12
5.3. FOLLA DE RECEPCIÓN ....................................................................................................................................... 12
5.4. TRAZABILIDADE DA CADEA DE SUBMINISTRACIÓNS ...................................................................................... 13
6. ETIQUETAXE E CODIFICACIÓN ................................................................................................................................... 13
6.1. FORMAS DE CODIFICACIÓN ............................................................................................................................. 14
6.2. CÓDIGO DE BARRAS ......................................................................................................................................... 15
7. FACTURA: CONCEPTO E CONTIDO ............................................................................................................................. 19
7.1. FACTURA PROFORMA ...................................................................................................................................... 20
7.2. REQUISITOS E EXCEPCIÓNS DA FACTURA ....................................................................................................... 20
7.3. A FACTURA SIMPLIFICADA ............................................................................................................................... 20
7.4. EMISIÓN, ENTREGA E COPIAS DE FACTURAS .................................................................................................. 22
7.5. CONSERVACIÓN DAS FACTURAS ..................................................................................................................... 22
7.7. A FACTURA ELECTRÓNICA ................................................................................................................................ 22
7.8. A FIRMA ELECTRÓNICA .................................................................................................................................... 24
8. CÁLCULO DO IMPORTE DA FACTURA ........................................................................................................................ 26
9. OUTROS DOCUMENTOS DE COMPRAVENDA ............................................................................................................ 28
9.1. NOTA DE GASTOS ............................................................................................................................................. 29
9.2. NOTA DE ABOAMENTO E FACTURA RECTIFICATIVA ....................................................................................... 30
9.3. RECIBO DE PORTES OU CARTA DE PORTES...................................................................................................... 32
9.4. ALBARÁ VALORADO ......................................................................................................................................... 33
10. DOCUMENTOS INTERNACIONAIS.......................................................................................................................... 34
10.1. FACTURA PROFORMA ...................................................................................................................................... 34
10.2. DOCUMENTO ÚNICO ADMINISTRATIVO (DUA) .............................................................................................. 34
10.3. CERTIFICADO DE CIRCULACIÓN EUR1 .............................................................................................................. 35
10.4. Certificado de orixe .......................................................................................................................................... 35
10.5. BILL OF LADING OU COÑECEMENTO DE EMBARQUE ..................................................................................... 35
10.6. MEDIOS DE COBROS DOCUMENTARIOS ......................................................................................................... 35
Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 2

1. DOCUMENTOS DA ACTIVIDADE
COMERCIAL
As operacións que se realizan nas seccións de compras, almacén, fabricación, vendas, etc. deben quedar
debidamente rexistradas para que exista constancia das mesmas. Ademais, cada vez que se transforma un
material ou se cambia de lugar, debe existir unha información documental que o apoie.
Un documento é unha información estruturada en soporte material (papel) ou medios electrónicos, cuxo
obxectivo é deixar constancia das operacións realizadas e as persoas que interviñeron nas mesmas. Cando hai que
abastecer o almacén de materias primas, mercadorías, envases, etc. iníciase, por unha banda, un fluxo físico de
materiais e, por outra, un fluxo administrativo de documentos, xustificantes, ordes ou partes de traballo. O fluxo
de documentos reflicte os acontecementos da actividade empresarial e transmite a información entre as distintas
seccións ou departamentos ou entre as persoas que dan ordes e as que as executan.
As relacións comerciais entre empresas por unha compravenda ou prestación de servizos (transporte, seguro,
carga e descarga, subministracións, etc.) inícianse coa petición de ofertas e orzamentos. Despois desenvólvese a
negociación e, unha vez establecidos os acordos, o fluxo de documentos entre o provedor e o cliente segue a orde
natural dos acontecementos.
1º. Pedido
(Documento, carta ou impreso que reflicte as mercadorías solicitadas)
2º. Albará
(Xustifica a entrega das mercadorías)
3º. Factura
(Xustifica a operación de venda e o seu importe)
Comprador Vendedor
4º. Documentos de cobranza-pago

(Recibo, cheque, pagaré, transferencia, letra de cambio…)
5º. Factura de gastos

(Inclúe gastos asociados á compravenda)
6º. Factura rectificativa ou nota de aboamento

(Reflicte devolucións, rappels…)
1.1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CO STOCK

Os produtos que entran nun almacén poden vir de fontes externas (provedores) ou da propia empresa (centro de
produción ou almacén central). Cando se produce unha saída, o seu destino son outras empresas (clientes), outros
almacéns ou tendas da propia empresa, a sección de fabricación ou a de empaquetado.

 Os documentos, segundo o carácter da información e dependendo da orixe e destino das mercadorías,

poden ser de ámbito externo ou interno:
o Documentos de carácter externo, serven para que o cliente e o provedor poidan xustificar a
operación de compravenda ou servizo, como un pedido, un albará, unha factura ou carta de portes,
unha nota de gastos por envases e embalaxes, carga e descarga…
o Documentos de carácter interno, conteñen información de utilidade para a empresa que os emite:
rexistro de pedidos emitidos; follas de solicitude, recepción ou expedición; ordes de envío, expedición
ou partes de actividade; fichas de control de existencias; inventarios e rexistros…
Os documentos que reflicten as operacións comerciais entre empresas, é dicir, as que se establecen con
provedores e clientes, poden ser de dous tipos:
 Documentos de compravenda: pedido, albará, carta de portes, factura, nota de aboamento, tícket de caixa.
 Documentos de cobranza-pago: recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria….
Si o fluxo de mercadorías desenvólvese dentro da propia organización, os documentos son de carácter interno,
como as follas de solicitude, recepción ou expedición; as ordes de envío, fabricación, ou os partes de actividade.
Outras veces, os documentos de carácter interno reflicten varias operacións, como o rexistro de pedidos, a ficha
de almacén, o inventario…
1.2. TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

O EDI ou Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange) é un sistema estándar e universal para a
transmisión electrónica de información e documentos (pedidos, albarás, facturas…). Este sistema permite que
empresas e particulares poidan enviar e recibir documentos en formato estándar e directamente de computador
a computador; desta forma axilízase e abarata a comunicación en operacións de compravenda,
aprovisionamento, control de almacéns, loxística e transporte, seguimento de envíos…
O Sistema EDI achega unha serie de vantaxes, entre as que destacan:

 Permite que o cliente reciba información máis rápida e completa.
 Evítanse erros e perdas no envío de documentos.
 Reduce custos administrativos (papel, selos…) e atraso en envíos, cobranzas ou pagos.
 Proporciona un tratamento acelerado dos pedidos.
 Mellora a xestión de stocks (aumenta a rotación e diminúe o nivel de existencias).
 Mellora o tratamento da información ao utilizar unha linguaxe estandarizado.
Para levar a cabo este intercambio de información é necesario que o emisor e o receptor utilicen unha linguaxe
común. A linguaxe estándar internacional adoptado por AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial)
inclúe unha listaxe dos conceptos máis utilizados en documentos comerciais con formato electrónico. Ex., o
estándar denominado EANCOM utiliza nomes como ORDERS (pedido), DESADV (aviso de expedición), INVOIC
(factura), COACSU REN (relación de entrega), COACSU RFA (relación de facturas), REMADV (comunicación de
pago), PRICAT (catálogo de produtos e prezos, etc.).
O intercambio de documentos pódese realizar por Internet (vía web ou e-mail) ou mediante redes de
comunicación privadas de acceso restrinxido. Cando se utiliza Internet, necesítanse programas que aseguren a
autenticidade, integridade e confidencialidade da información enviada/recibida; nas redes de acceso restrinxido
o propio sistema asegura a validación e confidencialidade dos documentos. Ademais, cando incorporan a firma
dixital, posúen a mesma validez legal que os emitidos en papel.

2. SOLICITUDE DE MERCADORÍAS
Cando a empresa necesita mercadorías, adoita enviar unha solicitude ao provedor. Outras veces o representante
da compañía subministradora visita aos clientes e estes realizan os pedidos a través del. Para solicitar unha
entrega urxente, a forma máis fácil e cómoda é chamar por teléfono, pero despois débese deixar constancia
mediante impreso escrito.
O pedido pódese enviar por correo ordinario, fax, correo electrónico, etc., e débese conservar unha copia para
contrastar a mercadoría recibida coa solicitada. Tamén adoita ser normal enviar dúas copias para que o provedor
devolva unha asinada en sinal de aceptación, sobre todo si no pedido se incluíron algunhas condicións que non
figuran no contrato.
Segundo o compromiso que adquiran o comprador e o vendedor ante a solicitude, podémonos atopar ante un
pedido en firme (o comprador coñece as condicións do vendedor e acéptaas sen reserva) ou un pedido
condicional (está pendente dunha confirmación por parte do comprador ou do vendedor).
2.1. TIPOS DE PEDIDO

Podemos clasificalo segundo a forma ou procedemento de solicitude e segundo o material ou servizo solicitado.
2.1.1. TIPOS DE PEDIDO SEGUNDO A FORMA

 Normal. Utilízase para solicitar as mercadorías que se necesitarán nun período reducido de tempo. As
cantidades solicitadas axústanse aos consumos previstos durante unha semana, mes, tempada, etc.
 Programado. Emítese para solicitar un ou varios produtos sobre os que se realizou un estudo previo de
necesidades. Con este tipo de pedido contrátase unha cantidade anual, cuxa entrega se pode fraccionar
nun ou varios envíos (mensuais, trimestrais, …) aviso previo da cantidade e a data de entrega. As vantaxes
son a redución dos custos de xestión e os prezos de adquisición (ao obter descontos por volume de
compra). Os inconvenientes aparecen cando non se cumpren as datas de entrega e prodúcese un
desabastecemento.
 Aberto. Utilízase para solicitar unha cantidade total aproximada, sen que iso supoña un compromiso de
compra, pois o cliente non acepta ningún envío que non confirme previamente. Por exemplo, no mes de
abril solicitamos a un fabricante de xoguetes que nos reserve unha cantidade e, posteriormente, en función
das necesidades reais, pedimos que nos envíe un número de unidades cuxa cantidade pode ser superior ou
inferior á acordada. As características do pedido aberto son:
- Os prazos de entrega adoitan ser moi curtos (24 ou 48 horas).
- O provedor obrígase a dispor dun stock mínimo e o comprador reduce o stock inmobilizado
- O prezo pode ser fixo ou pódense aceptar as subidas previa xustificación das novas tarifas.
2.1.2. TIPOS DE PEDIDO SEGUNDO O MATERIAL
 Extraordinario. Utilízase para solicitar materiais que, por causas extraordinarias, necesítanse para
un fin concreto. Este pedido envíase aínda que teñamos en almacén os materiais solicitados, así
evitamos alterar os consumos medios que afectan o punto de pedido e as consecuencias negativas
que poden repercutir no stock mínimo ou de seguridade.
 De reposición. A iniciativa parte do almacén, dado que se solicitan materiais sobre cuxas existencias
se fixou un stock mínimo. Pode conter os materiais necesarios nun ou varios almacéns, indicando
onde se debe realizar a entrega.
 De servizo ou obra. Emprégase para solicitar a realización dun traballo determinado. Os materiais
necesarios para a obra ou servizo poden ser a conta do contratado ou do contratante e estar
incluídos ou non no pedido. Ex., un supermercado que compra 3.300 kg de garavanzos a granel e
solicita a unha axencia de transportes o empaquetado en unidades dun quilo, a paletización en
unidades de carga e a distribución en determinados almacenes propiedade do supermercado.

 Habitual de materiais ou mercadorías. É o máis xeneralizado e expídese para solicitar os artigos
que se necesitan normalmente no punto de venda, independentemente de que, unha vez recibidos,
sexan para reposición ou consumo
3. CONTIDO E REQUISITOS DO PEDIDO

O pedido de artigos ou servizos pódese solicitar mediante carta ou impreso. A información que debe figurar no
documento ou impreso é a seguinte:
 Datos do comprador: nome ou razón social da empresa, CIF ou NIF, domicilio e dirección completa (CP,
cidade, provincia, teléfono, fax e correo electrónico). No caso de que o comprador e o vendedor sexan de
distinta nacionalidade indicarase tamén o país.
 Número de orde. Pode ser correlativo para todos os provedores ou utilizar unha numeración distinta para
cada un. Este número debe figurar na correspondencia, documentos e facturas relacionadas con el.
 Data de expedición e referencias. A data será a da emisión do documento. Respecto das referencias,
poñerase o número do contrato ou o nome do representante ou vendedor que tomou nota do mesmo, si
fíxose por teléfono e non quedou constancia escrita.
 Datos do vendedor. nome ou razón social, NIF ou CIF, domicilio fiscal ou dirección completa (CP, cidade e
país, se procede). Cando a dirección do almacén ou lugar de entrega sexa distinta do domicilio fiscal do
comprador debe figurar a dirección de entrega. Tamén se debe indicar a data de entrega ou o prazo máximo
de envío.
 Relación dos artigos solicitados. Nome do produto ou descrición en unidades de venda, referencia ou código
de cada artigo, cantidade que se solicita do produto, prezos unitarios e nalgúns casos importes parciais e
totais.
 Condicións comerciais. Neste apartado inclúense os descontos que aplicará o vendedor, quen pagará os
gastos de embalaxe, transporte, seguro, a forma de pago e calquera outro acordo que se pactou de forma
oral ou que figure no contrato. Tamén é preciso que figure a firma do comprador en sinal de aceptación pois,
de non ser así, podería considerarse unha proposta de pedido.
. CASO PRÁCTICO PEDIDO

Conservas Ferro SL, con CIF B09/223344 e domicilio na C/A Ribeira, s/n (15401 - Ferrol) solicita telefonicamente a
Cooperativa A Horta Betanzos, CIF C30/112233, con domicilio en C/Esmeralda, 7 (15310 Betanzos) mercadorías
para fabricar os seus produtos
O xefe de compras, despois da conversación, emite un pedido cuxo contido é o seguinte:
- 100 cestóns de pexegos Cód. ME-004-CE a 128 € unidade.
- 200 cestóns de peras Cód. PE-014-CE a 135 € unidade.
- 500 caixóns de mazás Cód. MA-008-CA a 110 € unidade.
- 300 caixóns de amorodos Cód. CI-017-CA a 144 € unidade.
As condicións comerciais do comprador son entrega antes de 10 días, aplicación do desconto establecido segundo
volume e pago aos 60 días da entrega, mediante letra de cambio domiciliada. As condicións do vendedor, Coop. A
Horta Betanzos, son cargar ao comprador os gastos de embalaxes e portes

Datos do comprador Pedido nº021/2013
Conservas Ferro SL Data 17-09-2013

C/ A Ribeira, s/n
15401 Ferrol Referencias
CIF:
Segundo conversación telefónica
B09/223344
Prazo de envío: Provedor CIF/NIF C30/112233
Antes de 10 días Nome Coop. A HORTA BETANZOS
Dirección de entrega: Dirección C/ Esmeralda, 7
A especificada na parte superior Poboación Betanzos
CP provincia 15310 –A Coruña
Ref./Cod. Descrición Cantidade Prezo Importe
ME-004-CE Cestóns pexego 100 128,00 12.800,00
PE-014-CE Cestóns pera 200 135,00 27.000,00
MA-008-CA Caixóns mazás 500 110,00 55.000,00
CI-017-CA Caixóns amorodos 300 144,00 43.200,00
Total 138.000,00
Forma de pago Condicións:
Letra cambio 60 d/f factura Dto. Segundo volume de compra
Gastos de embalaxe e portes a cargo comprador
Domiciliación bancaria
Aceptado por:
(firma e cargo)
3.1. REXISTRO DE PEDIDOS

Cando se envía un pedido ao provedor, débese realizar un seguimento do mesmo ata que se reciben as
mercadorías no almacén ou o lugar de entrega indicado. O control dos pedidos enviados reflíctese no libro
Rexistro de pedidos emitidos, cuxo contido é o seguinte:
 Nº pedido: Número asignado ao documento

 Data de emisión.
 Importe do pedido. O correspondente ás mercadorías solicitadas.
 Nome ou razón social do provedor. NIF ou CIF.
 Data de entrega.
 Lugar de entrega ou almacén de entrega.
 Data de recepción. Día en que se reciben as mercadorías no almacén.
 Nº de albará. Número de documento que se asina aceptando o envío.
 Observacións. Anótanse as incidencias cando existe diferenza entre a data de entrega e a de
recepción, ou cando non se serviron todas as cantidades solicitadas.

Empresa REXISTRO DE PEDIDOS EMITIDOS

CONSERVAS FERRO SL Folla nº 10 de 10
Nº de Data de Cód. ou Data de Data de Nº de
pedido emisión Total pedido Provedor CIF entrega Almacén recepción albará Observacións
15 02/15 813.452,20 INVERALMERÍA SL 400036 09-may 1-A-03 09-may 105/13
16 15/15 1.523.589,70 CARNICAVAL, CO0P 400018 20-may 2-C-05 25-may 108/13 5 días atraso
17 19/15 89.861,45 ENVASES AUGADO SL 400023 23-may 3-C-11 23-may 104/13
18 25/06 258.365,10 AGROPONS SA 400056 04-jun 1-B-04 04-jun 135/13 Pedido incompleto
COOP. HUERTA
19 01/07 541.214,56 BETANZOS 400015 08-jul 1-A-08 12-jul 156/13 4 días atraso
20 08/07 138.258,20 MIR &MIRALLES SA 400011 15-jul 3-F-12 15-jul 122/13
COOP. HUERTA
21 17/07 1.380.000,00 BETANZOS 400015 27-jul 1-A-08
3.2. FOLLA DE SOLICITUDE.

É un documento interno que se utiliza cando se piden materiais desde unha sección a outra da empresa: desde o
almacén xeral ao centro de fabricación ou desde o punto de venda ao almacén central ou rexional. Estes
impresos de carácter interno adoitan enviarse de computador a computador cando a empresa dispón dun
sistema de pedido automático, é dicir, no momento en que as existencias chegan ao momento de pedido. Outras
veces ao final da xornada, en previsión das vendas do día seguinte, envíase a folla de solicitude.
Datos do comprador
Almacén Conservas Ferro SL Folla de solicitude número
Pol. Industrial A Gándara, nave 9 265
15570 Narón (A Coruña)
Data Centro solicitante Centro provedor
04/03/2013 Almacén central de distribución Fábrica de Ferrol
Ref./Cod. Mercadoría Cantidade Destino
GC-012 Guisantes conxelados 80 palets Conxelados
JC-015 Xudías verdes conxeladas 70 palets Conxelados
EC-018 Espinacas conxeladas 50 palets Conxelados
ZP-037 Zume de piña 360 palets Bebidas
ZN-036 Zume de laranxa 240 palets Bebidas
ZM-031 Zume de pexego 360 palets Bebidas
MA-021 Pexego en almíbar 180 palets Conservas
PA-025 Piña en almíbar 260 palets Conservas
Observacións Solicitado por:

Entregar antes día 6, para exportación a París
Asina Xefe Almacén

4. ALBARÁ OU NOTA DE ENTREGA

O albará é un documento que confecciona o vendedor e envíao ao comprador xunto coa mercadoría. A súa
función principal é servir como xustificante para acreditar que os produtos foron entregados ao cliente e
tamén de guía para emitir a factura. Ao confeccionar o albará, fanse varias copias, e cada unha envíase a un
departamento ou sección para informar da operación realizada.
 O orixinal e a primeira copia remítense ao cliente e este, unha vez comprobada a mercadoría, devolve a
copia asinada. A copia de albará coa aceptación do cliente remítese ao departamento de contabilidade,
para confeccionar posteriormente a factura.
 A segunda copia queda no almacén, para xustificar a saída da mercadoría.
 A terceira copia remítese ao departamento de vendas.
Respecto ao documento que se entrega xunto coa mercadoría, cabe mencionar dúas excepcións:
 Cando se substitúe o albará por unha nota de entrega ao transportista. O contido da nota de entrega
fai mención ao tipo de mercadoría ou nome do produto, o número de vultos e as unidades que contén
cada vulto, pero nela non se reflicten prezos, referencias ou importe da carga entregada.
 Cando se exporta a mercadoría, confecciónase o packing list ou relación de contido. Este documento
úsase, nos envíos ao estranxeiro, para completar a información da factura e facilitar o despacho
aduaneiro. O packing list debe conter datos referentes á factura de compravenda (data de emisión,
nome e razón social do vendedor e do comprador); identificación do consignatario ou destinatario;
número de vultos, con peso bruto e volume; tipo de embalaxe con identificación de marcas e
numeración, e denominación exacta e descrición da mercadoría.
4.1. FORMATO E CONTIDO DO ALBARÁ

O contido do modelo estándar de albará podería ser:
 Datos do vendedor: nome ou razón social, NIF ou CIF e dirección completa.
 Número de orde e data de emisión.
 Datos do cliente: nome ou razón social, NIF ou CIF e dirección completa, sendo esta o lugar de
entrega da mercadoría.
 Referencias: número do pedido ao que corresponde e data do mesmo; tamén se adoita mencionar
o nome do representante ou axente comercial a través do cal se formulou o pedido.
 Forma de envío: axencia de transportes ou transportista que realiza a entrega; indicando si a
mercadoría viaxa a portes debidos ou portes pagos e o número de paquetes ou vultos que
compoñen a expedición.
 Descrición da mercadoría: código do produto, descrición do artigo, unidades entregadas de cada
artigo e prezo. Xeralmente, non se inclúe o importe salvo que se trate dun albará valorado.
O albará valorado expídese cando o comprador non esixe factura e o importe págase en man, ao
retirar a mercadoría. O impreso formalízase incluíndo todos os requisitos legais esixidos para as
facturas: descrición da mercadoría, prezo unitario, descontos, importes parciais, impostos (IVE e
RE, no seu caso), importe total, etc.
 Observacións: neste apartado o cliente fará constar as incidencias observadas na mercadoría
recibida.
 Recibín: nome e firma do cliente ou persoa autorizada na empresa receptora. A aceptación ou
conformidade serve para que o vendedor poida facturar a cargo do comprador.
Si os xéneros recibidos non coinciden cos solicitados, pódense devolver e non se asina a aceptación ou
conformidade. Tamén se pode rectificar o albará ou realizar as observacións oportunas para que o provedor
envíe a mercadoría que falta ou se teña en conta antes de emitir a factura.

O día 22 de xullo Coop. A Horta Betanzos envía a Conservas Ferro as mercadorías solicitadas o 17-7. Realiza a
entrega Pedro Garrido de Transportes Coirós, a portes debidos. A expedición componse de 30 palés de cestóns
(cada un contén 10 unidades) e 40 paletas de caixóns (cada un contén 20 unidades).
Ao cotexar a mercadoría, obsérvase que enviaron 400 caixóns de mazás e 400 de amorodos. Con todo, a
mercadoría anotada no albará corresponde coa recibida. O cliente decide quedar co exceso de amorodos e faio
constar no albará; no mesmo tamén reclama as mazás que faltan. Cando o día 25 Conservas Ferro recibe a copia
do albará ponse en contacto co seu cliente para pedirlle desculpas polo erro e comunicarlle o envío das mazás que
faltan, coa mesma axencia de transportes e a portes pagos.
Datos do vendedor Albará nº 102/13

Coop. A Horta Betanzos
C/Esmeralda, 7 Data 22 de xullo de 2013
(15310 –
Betanzos) Cliente CIF/NIF B09223344
CIF: C-30/112233 Nome Conservas Ferro SL
Enviado por: Transportes Coirós Dirección C/ A Ribeira s/n
Transportista: Pedro Garrido Poboación Ferrol
Portes: Portes debidos CP - Provincia 09007 – A Coruña
Vultos: 70 palets Nº Pedido 021/13
Facha de pedido 17 de xullo de 2013
ME-004-CE Cestóns de pexegos 100 128,00 12.800,00
PE-014-CE Cestóns de peras 200 135,00 27.000,00
MA-008-CA Caixóns de mazás 400 110,00 44.000,00
CI-017-CA Caixóns de amorodos 400 144,00 57,600,00
Total 141.400,00
Observacións: Recibín:
Faltan 100 caixóns de mazás para completar o
pedido.
Recibimos 100 caixóns amorodos non solicitados, os Luís Ferm – Xefe de almacén
aceptamos. (firma, nome e cargo)
Remitente Nota de entrega nº 15/13

Coop. A Horta Betanzos Data 25 de xullo de 2013
C/Esmeralda, 7 Destinatario
15310 -
Betanzos Conservas Ferro SL
Transportista: C/ A Ribeira, s/n
Transportes Coirós 15401 - Ferrol
15316 – Coirós de Abaixo (Betanzos)
Descrición mercadoría Nº vultos Uds cada vulto Peso Kg
Mazás 5 palets 20 caixóns
Chegada
Portes pagos Saída de: Betanzos a Ferrol

Orixe Data: 25-07-13 Data 25-07-13

Destino Transportista: Recibín conforme:
Sr. Martínez (firma)

5. RECEPCIÓN E REXISTRO DE
MERCADORÍAS
Cando chega un envío, antes de proceder á descarga do vehículo, debemos comprobar que os datos do
documento (albará ou nota de entrega ao transportista) que acompaña á mercadoría coinciden co pedido.
Durante a descarga e antes de depositar a mercadoría no seu lugar de almacenaxe, compróbase que non existen
erros, como equivocacións nos artigos enviados, danados ou roturas na embalaxe ou na propia mercadoría,…
Para iso realízase unha inspección cuantitativa e cualitativa do envío, que consiste en:
 Contar os vultos e examinar si existen danos externos. Cando a embalaxe está deteriorada, anótanse os
danos na copia do albará que se devolve ao provedor e acéptase a mercadoría coa condición “salvo
posterior exame”
 Realízase un reconto físico dos artigos recibidos e compróbase co albará de entrega e cos solicitados no
pedido. O exame consiste en cotexar cantidades, modelos, tamaños, cores, referencias …
O resultado do exame pode ser conforme ou non conforme, por mercadorías en mal estado, falta de artigos,
erros en tallas ou cores … En función da causa da anomalía acéptase a mercadoría ou non, pero sempre se
indicará o motivo nas apartado Observacións do albará emitido polo provedor.
Unha vez realizado o control, rexístrase a mercadoría recibida na folla de recepción e envíase unha copia aos
departamentos de compras e contabilidade, para que reclamen o material que falta e xestionen a devolución dos
artigos equivocados ou defectuosos. Os artigos en perfecto estado e que se axustan aos solicitados, despois de
rexistrar a súa entrada, acondiciónanse e codifican para colocalos no seu lugar de almacenaxe.
5.1. ESTATUTO DE CORENTENA

Algunhas mercadorías están sometidas a estatutos particulares e deben permanecer na denominada zona de
corentena por ter que superar o control administrativo, de calidade ou de condicións ambientais especiais. O
estatuto de corentena establece os produtos que se deben someter a este estado, o tempo que permanecerán
nesa situación, os controis que deben superar, o acceso autorizado e os procedementos de exención. Durante o
tempo que dura a corentena, aínda que o artigo estea fisicamente presente, non se atopa dispoñible ata que non
se efectuaron os controis. As situacións máis frecuentes de corentena, para certos produtos, son:
 Industrias farmacéuticas e agroalimentarias e empresas que esixen control de calidade cando as materias
primas son de importación. Tamén se aplica en produtos acabados e mercadorías que precisan condicións
ambientais especiais (temperatura e humidade).
 Produtos tóxicos, perigosos, estupefacientes, etc., que se almacenan separados dos outros artigos ou baixo
un sistema de seguridade, para cuxo acceso é necesario presentar unha credencial.
 Artigos que pasan pola aduana, sexa en tránsito ou á espera de formalizar o pago dos dereitos
correspondentes, como alcois, produtos farmacéuticos ou certos produtos petrolíferos.
Os almacéns con este tipo de produtos están obrigados a poñer os medios para que non se poida acceder aos
produtos afectados mentres que dure a corentena. Para iso, aplican dous métodos: corentena física (os artigos
están almacenados nunha zona delimitada ata que se autorice a súa saída) e informática (permite a almacenaxe
en calquera lugar pero o sistema informático prohibe que se expidan ata recibir autorización).

5.2. RECEPCIÓN DE DEVOLUCIÓNS

Cando se reciben mercadorías procedentes dun cliente, hai que pescudar a causa da devolución e aplicar o
procedemento correcto. Unha devolución de mercadorías por parte do cliente ocorre cando:
 O produto non chegou ao seu destino nas condicións solicitadas polo cliente ou non se pode vender
por defectos de calidade, erros de fabricación, golpes ou deterioracións sufridas durante o
transporte. Estes artigos non se almacenan; pasan directamente ao centro de fabricación para a súa
reparación ou destrución.
 O cliente recibe artigos que non solicitou; tallas, modelos, cores, referencias … que non se
corresponden co pedido. Os produtos que entran no almacén acondiciónanse e gardan o seu lugar.
 A empresa solicitou máis cantidade da que puido vender e devolve os excedentes. Normalmente, os
fabricantes non admiten este tipo de devolucións a non ser que conste no contrato de
compravenda. O proceso é o mesmo que no caso anterior: acondiciónanse e almacenan no lugar de
localización.
5.3. FOLLA DE RECEPCIÓN

A folla de recepción ou rexistro de entrada é un documento de carácter interno, que se confecciona para
demostrar que se recibiron os materiais solicitados e para controlar o cumprimento dos prazos de entrega ou
roturas que poida presentar a mercadoría.
O documento debe reflectir a orde de compra ou número de pedido; o albará ou nota de entrega; o resultado do
control de calidade e cantidade: o almacén ou a sección de destino; a descrición e o código da mercadoría: as
cantidades recibidas, solicitadas e pendentes de servir …
A continuación aparece a folla de recepción número 24 que confecciona o Sr. Albixoi, encargado do almacén de
Conservas Ferro, cando o 22 de xuño recibe a mercadoría e o albará nº 102/13. A inspección realizada
corresponde ao control número 24-B e a mercadoría situouse no almacén de froitas 1-A.
Empresa Pedido nº 21/13

Conservas Ferro SL Data 17-07-13
A Ribeira, s/n
Ferrol
Data Nº albará Nº Vultos
22-07-13 102/13 70 palets
Nº control 24 Provedor Coop. A Horta Betanzos
Almacén Froitas 1-A C/ Esmeralda, 7
Operario M. Albixoi Betanzos
Pendente de
Cantidade
Ref./Cod. Descrición recibida Cantidade solicitada servir
ME-004-CE Cestóns de pexegos 100 100
PE-014-CE Cestóns de peras 200 200
MA-008-CA Caixóns de mazás 400 500 100
CI-017-CA Caixóns de amorodos 400 300
Observacións
Reclamáronse 100 ud. que faltan do art.
MA-008-CA

5.4. TRAZABILIDADE DA CADEA DE SUBMINISTRACIÓNS

A trazabilidade é o conxunto de procedementos preestablecidos que permiten coñecer a localización e a
traxectoria dun produto ou lote de mercadorías ao longo da cadea de subministración, desde a súa orixe ata o
seu destino final como artigo de consumo. Por exemplo, na industria alimentaria a trazabilidade é un
instrumento para asegurar que os alimentos chegan ao consumidor en perfecto estado.
Desde o punto de vista a empresa, a trazabilidade é a capacidade de asociar a orixe das materias primas
utilizadas na produción (trazabilidade interna e ascendente) e os produtos que fabrica cos destinos dos estes
produtos (trazabilidade descendente). Para lograr a trazabilidade nos dous sentidos, é necesario recibir
información dos provedores e transmitila aos clientes e, ademais, controlar os lotes durante o proceso produtivo,
almacenaxe e expedición.
Para conseguir a trazabilidade total todos os axentes da cadea deben intervir e colaborar. É dicir, necesítase un
sistema estándar que facilite a automatización dos procesos de captura, rexistro e transmisión da información,
que consiste en asociar o fluxo físico de mercadorías co de información, de forma que se poida recuperar en
calquera momento todo o relacionado con determinados lotes ou grupos de produtos.
O sistema de trazabilidade baséase nun rexistro de información a tres niveles:

1º. A información da etiqueta que acompaña á mercadoría e que incorpora os datos do produto. Úsase o código
de barras para a súa lectura automática (EAN-13 para identificar as unidades de consumo, o EAN-14 para
agrupacións de palés e o EAN-128 ou o SSCC para unidades de expedición) e, ademais, debe estar impreso o
número de lote, a data de fabricación ou consumo preferente e outra información necesaria.
2º. A información debe rexistrarse nas bases de datos de cada axente da cadea de subministracións, para ser
rescatada en caso de necesidade puntual.
3º. A información da trazabilidade (número de lote, data de fabricación ou consumo preferente) débese
transmitir vía electrónica entre os distintos axentes da cadea de subministración.
6. ETIQUETAXE E CODIFICACIÓN
Un almacén ben organizado debe facilitar a localización das mercadorías á hora de preparar unha expedición;
para iso, no momento da recepción, e antes de proceder á súa almacenaxe, hai que asignar a cada produto ou
unidade de carga unha etiqueta cun código de identificación que permita obter datos sobre o tipo de artigo, as
unidades que compoñen o lote, o seu lugar de localización … As etiquetas colócanse no lugar máis visible do
produto ou unidade de carga, de tal forma que permita a súa lectura óptica ou automática polo persoal
encargado da súa manipulación ou o medio mecánico.
Respecto ao soporte que contén a etiqueta, os máis utilizados son

Soportes ópticos: son etiquetas de papel ou similar e a información exprésase mediante un código alfanumérico
(lexible pola persoa) ou un código de barras (lexible por máquinas).
Soportes magnéticos: son bandas magnéticas nas que se grava a información.
Soportes indutivos: están formados por un chip con memoria que almacena a información da etiqueta.
As etiquetas, segundo a información que proporcionan, poden ser de tres tipos:
 Etiquetas de contido. Serven para identificar o vulto ou paquete sen necesidade de abrilo. Adoita
constar o código de barras, a descrición da mercadoría ou as súas características (gran, polvo, líquidos),
o número de unidades que compoñen o lote ou unidade loxística e o de lotes que compoñen a unidade
de venda.
 Etiquetas de manipulación ou uso. Obrigatorias ou opcionais, proporcionan información sobre o perigo
do produto, o seu consumo ou uso e a forma de almacenar, transportar ou manipular as mercadorías.
Dentro deste tipo de etiquetas os grupos máis importantes son:
 Etiquetas de perigo. Son obrigatorias para todo o vulto ou unidade de carga que conteña
produtos perigosos. O seu tamaño, cor e contido atópase regulado por unha normativa
establecida pola ONU e represéntanse por símbolos gráficos para que se poidan entender en
calquera idioma.
 Etiquetas de consumo ou uso. Conteñen información sobre as datas de fabricación, envasado,
caducidade ou consumo preferente e tamén indican os ingredientes ou compoñentes do
produto.
 Etiquetas informativas: sobre precaucións ou coidados que se deben tomar á hora de
manipular, transportar ou utilizar o produto, como manter en posición vertical, manter en frío,
moi fráxil … Adoitan utilizarse símbolos ou normalizados que indican como manipular
correctamente a mercadoría.
 Etiquetas de procedencia e destino. Cumpren a función de facilitar información ao medio de
transporte. O contido da etiqueta adoita ser os datos do fabricante ou almacén de procedencia, o
número de envío e o nº de vultos, a compañía que realiza o transporte, os datos do cliente ou o
almacén de destino, etc.
6.1. FORMAS DE CODIFICACIÓN

A codificación é un conxunto de números ou díxitos e letras que se asigna a cada produto, vulto ou unidade
de carga para a súa identificación. Pode ser:
 Non significativa. Asígnase de forma correlativa e o código, aínda que é persoal e irrepetible para cada
artigo, non ofrece información como procedencia ou localización no almacén. Este tipo utilízase para os
lotes ou paquetes que non posúen código de barras. A súa principal vantaxe é a simplicidade, pois se
poden codificar artigos utilizando só catro díxitos (0000 a 9999).
 Significativa. Proporciona información da mercadoría. Cada compoñente do código fai referencia a un tipo
de información, como o contido do vulto ou a unidade de carga, a procedencia e o destino, a localización
dentro do almacén… As principais vantaxes son a redución de erros de transcrición, permítese identificar
rapidamente o produto e facilítase a posibilidade de memorizar o código. O principal inconveniente radica
en que a súa elasticidade é limitada e non se poden prever as necesidades futuras.
 Automática. Correspóndese co código de barras normalizado por EAN (European Article Number),
(Número de Artigo europeo) que controla e garante un código único para cada produto, unidade de venda,
vulto ou unidade de carga.

6.2. CÓDIGO DE BARRAS

É o sistema de identificación de produtos máis estendido e fiable. Empezouse a usar en Europa en 1974 e
actualmente a totalidade dos produtos que se comercializan en grandes superficies ou centros de distribución
posúen códigos de barras. A codificación mediante código de barras procede do código de barras
norteamericano que chegou a Europa a través da European Article Numbering Association (EAN).
O sistema internacional de codificación EAN creouse en 1977 con 12 países asociados e co fin de establecer un
sistema normalizado para a codificación de produtos e unha linguaxe común que facilite o intercambio de
información comercial entre empresas. A EAN conta na actualidade con máis de 70 países asociados. España é
membro desde setembro de 1979 e a nivel nacional AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial)
encárgase de controlar e garantir que fabricantes e comerciantes cumpran coas normas de codificación dos seus
produtos.
O símbolo do código de barras atópase formado por barras paralelas, claras e escuras de diferente amplitude e
separación e, na parte inferior das mesmas, represéntase idéntico código en números para que poida ser lexible.
Os carácteres iniciais do código de barras son indicativos do país de orixe do produto e denomínanse PREFIX.
Estes carácteres de identificación nacional son asignados por EAN a cada país. Os seguintes carácteres identifican
ao fabricante e o artigo; a forma de asignar os estes díxitos é responsabilidade da autoridade encargada da
codificación en cada país.
Prefixos nacionais dos códigos de barras (EAN)
Prefixo País Prefixo País Prefixo País

00 a 13 EEUU + Canadá 594 Romanía 773 Uruguai
30 a 37 Francia 599 Hungría 775 Perú
380 Bulgaria 600 e 601 Sudáfrica 777 Bolivia
383 Eslovenia 611 Marrocos 779 Arxentina
385 Croacia 613 Alxeria 780 Chile
400 a 440 Alemaña 619 Tunes 784 Paraguai
460 a 469 Rusia 64 Finlandia 786 Ecuador
45 e 49 Xapón 690 e 691 China 789 Brasil
50 Reino Unido 70 Noruega 80 a 83 Italia
520 Grecia 729 Israel 84 España
539 Irlanda 73 Suecia 850 Cuba
54 Belgica + Luxemburgo 750 México 87 Holanda
560 Portugal 759 Venezuela 890 India
57 Dinamarca 76 Suíza 90 e 91 Austria
590 Polonia 770 Colombia 93 Australia
6.2.1. CÓDIGO DE BARRAS EAN-13

O código EAN-13 consta de 30 barras e 29 espazos de ancho variable; está formado por 13 carácteres numéricos
coa seguinte composición:
 O prefixo do país ocupa os dous ou tres carácteres iniciais e son asignados polo organismo (EAN) a cada
unha das asociacións nacionais. España usa só os dous primeiros díxitos, co indicativo 84.
 O código de empresa constitúeno o cinco díxitos seguintes, asignados por AECOC para identificar ao
fabricante, cando os produtos se codifican en orixe.
 O código de produto componse do cinco díxitos seguintes ao código de empresa, co fin de que o fabricante
ou a empresa codifique os seus produtos e cada artigo posúa o seu propio código.
 O último carácter é o díxito de control ou verificación e serve para eliminar calquera erro de lectura;
obtense a partir dun proceso de cálculo e non se pode poñer ao azar como un díxito máis de codificación.

O código de barras permite codificar en 1 000 países a 10 000 empresas e cada unha pode asignar un código a
100 000 produtos ou referencias distintas.
O código EAN-13 identifica as unidades de consumo na forma e tamaño que o artigo chega ao consumidor; por
iso, nalgúns casos, o código de empresa non identifica ao fabricante do produto, senón ao propietario da marca
ou ao distribuidor. Por exemplo, o creador dun produto de marca branca é o propio distribuidor e este decide a
marca ou nome comercial e a aparencia ou presentación que terá o artigo.
O código de produto asígnase segundo a cantidade de referencias que ten a empresa, polo que a súa lonxitude
varía entre os 7 e os 10 díxitos. Cando se crea un código EAN-13, débese ter en conta o espazo dispoñible a
continuación do código de empresa; si só quedan cinco díxitos, poderanse codificar ata 100 000 artigos. As
referencias poden ser tan longas e significativas como se desexe, pero cada variante dun artigo con diferente
tamaño, cor, talla, aroma, etc., debe ter o seu propio código de barras.
DÍGITO DE CONTROL
Obtense da seguinte forma:
a) Numérase o código de dereita a esquerda.

b) Multiplícase por 1 os díxitos que ocupan posición par por 3 os impares.
c) Súmanse os valores dos produtos obtidos.
d) Búscase a decena superior ao valor da suma anterior.
e) Réstanse os dous valores anteriores e o resultado é o díxito de control.
Cando o resultado da operación c) sexa unha decena completa, o valor d) = c) e a diferenza igual a =; por
conseguinte, o díxito de control é 0.
Exemplo
Calcula o díxito de control do código 84 10422 10202.
a) 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
8 4 1 0 4 2 2 1 0 2 0 2
b) 8 12 1 0 4 6 2 3 0 6 0 6
c) A suma dos valores anteriores é 48.
d) A decena superior é 50.
e) A diferenza entre 50 e 48 é 2; daquela o díxito de control é 2.
O código de barras completo é o número 84 10422 10202 2.
6.2.2. EL CÓDIGO EAN-128

O código de barras EAN-128 é unha ferramenta creada para conectar o fluxo físico de mercadorías co de
información. Este código completa os estándares EAN creados para identificar os produtos e as súas agrupacións
con información loxística adicional por medio de Identificadores de Aplicación (IA), tales como: número de lote e

unidades que o compoñen, cantidade de unidades de venda e números de serie, datas (fabricación, envasado,
caducidade, consumo preferente), medidas comerciais e loxísticas (peso ou volume), unidades de envío,
localizadores e puntos de entrega, etc.
Cos IA pódese clasificar de forma estándar toda a información e, a través deles, comunicar máis de 50 tipos de
datos en seis categorías principais:
 Identificación do produto
 Número de seguimento (trazabilidade).
 Datas (fabricación, envasado, caducidade…).
 Medidas comerciais e loxísticas (peso, volume…).
 Localizacións e puntos de entrega.
 Información interna.
A táboa seguinte mostra os IA do código estándar EAN-128. Estes créanse a medida que aumentan as
necesidades dos usuarios.
IDENTIFICADORES DE APLICACIÓN (IA) EAN/UCC
IA (*) CONTIDO FORMATO

00 Código seriado da unidade de envío (SSCC) n2 + n18
01 Número de artigo EAN / código unidade de expedición n2 + n14
02 Nº de artigos EAN de produtos contidos noutra unidade (+ IA37) n2 + n14
10 Número de lote ou partida n2 + an…20
11 (a) Data de produción (AAMMDD) n2 + n6
13 (a) Data de envasado (AAMMDD) n2 + n6
15 (a) Data de mínima duración (AAMMDD) n2 + n6
17 (a) Data de máxima duración (AAMMDD) n2 + n6
20 Variante de produto n2 + n2
21 Número de serie n2 + an…20
30 Cantidade variable n2 + n8
31 A 36 (b) Medidas comerciais loxísticas n2 + n6
37 Cantidade n2 + n8
400 Número de pedido do cliente n2 + an…30
401 Número de consignación n3 + an…30
410 Expedición que se debe entregar en punto operacional empregan EAN-13 n3 + n13
413 Enviar para remitir a punto operacional empregado EAN-13 n3 + n13
414 Punto operacional empregando EAN-13 n3 + n13
8001 Produtos bobinados: anchura, lonxitude, diámetro, dirección e empalmes n4 + n14
8003 Número EAN e número de series retornables n4 + n14+an…16
8004 Identificación EAN/UCC seriada do activo n4 + an…31
* (a) Para indicar só ano e mes, complétase DD con 00
* (b) Os IA da serie 31 a36 componse de catro díxitos. O primeiro identifica o tipo e a medida, o segundo o
punto decimal
Exemplo:
(00)384123481000123452(17)921231
Detrás do (00) ven o SSCC1 ata que atopa o seguinte paréntesis.
Detrás do (17) ven a data de máxima duración
NUNCA, se poñen os parentesis no código de barras, só na parte humanamente lexible.

6.2.3. CODIFICACIÓN DE AGRUPACIÓNS MEDIANTE O DUN-14

As agrupacións de produto cuxo destino non é o punto de venda se codifican tendo en conta o nivel de
agrupación. As unidades de expedición de contido estándar fano co código DUN-14 que se presenta mediante o
símbolo ITF-14 (para as diversas formas de agrupar unidades de consumo) e consiste en agregar a Variable
Loxística que identifique as características do agrupamento.
A estrutura do código DUN-14 é a seguinte:
Código EAN da unidade

Variable Loxística (VL) Díxito de control
de consumo
  
Díxito que indica o nivel de agrupamento En base a este se De todo o código. Calcúlase
da unidade de expedición ou envío; pode conforma o código de a segundo o procedemento
tomar calquera valor entre 1 e 8. unidade de consumo. descrito, incluíndo tamén o díxito
da VL.
Por exemplo, para unha expedición en caixas de 5 unidades, a paletas de 24 caixas, a
VL é 8. O código DUN-14 completo sería:
1 84 12345 67890  2 Unidades e consumo agrupadas en caixas
8 84 12345 67890 1  Unidades e consumo agrupadas en palets.
Tamén é importante ter en conta dúas observacións:

 A variable 9 se reserva para o seu uso no Código EAN-128, polo que non é posible o seu emprego no DUN-
14.
 Os artigos de peso variable non se poden codificar co código DUN-14; débese facer co EAN-128
6.2.4. CODIFICACIÓN DE AGRUPACIÓNS MEDIANTE O EAN-128

O código EAN-128 ofrece, por medio dos identificadores de Aplicación, a posibilidade de representar a
codificación de expedición de dúas formas:
A. Número de artigo IA (01) por medio da Variable Loxística, sendo a estrutura do código a seguinte:
(01) 0 84 12345 67890 5
IA de número de VL que identifica Código de Díxito de
Código de empresa
artigo EAN a agrupación produto control
B. Número de artigos contidos noutra unidade IA (02) + IA (37), cuxo código ten a seguinte estrutura:
(02) 0 84 12345 67890 5 (37) 16
IA de Cantidade de
VL que Díxito
número de Código de Código de IA de produto
identifica a de
artigo empresa produto cantidade contida na
agrupación control
EAN unidade
6.2.5. CÓDIGO SERIADO DA UNIDADE DE E NVÍO (SSCC)

O Código de Colector de Envío de serial, en inglés “Serial Shipment Container Code” (SSCC) correspóndese cun
número que serve para identificar cada unidade loxística ao longo de toda a súa vida. O Código Seriado é un
campo obrigatorio na etiqueta estándar EAN de Transporte e permite diferenciar a mercadoría que inclúe unha
unidade de transporte respecto doutra cuxo contido pode ser idéntico ou diferente, proporcionar información
puntual dos movementos e do contido da unidade de envío en calquera punto da cadea de subministración e
manter operacións tales como expedicións e recepcións de unidades de envío de contido variable.
A utilización do SSCC é imprescindible para o Aviso de Expedición na linguaxe AECOM via EDI nos casos
seguintes:
 Cando é necesario asociar as características principais dos produtos a unha unidade de envío particular,
como o número de lote ou data de consumo.

 Cando a unidade de envío está formada por unha variedade non estándar e non se pode identificar o
número EAN do artigo.
 Cando, para a trazabilidade, débense realizar controis adicionais e de seguimento das unidades de
envío. O uso dunha identificación seriada facilita as operacións loxísticas, en operacións como as de
cros-docking de caixas cun destino final.
En Loxística o Cros-docking corresponde a un tipo de preparación de pedido (unha das funcións do almacén
loxístico) sen colocación de mercadoría en stock (inventario), nin operación de picking (recolección). Permite
transitar materiais con diferentes destinos ou consolidar mercadorías provenientes de diferentes orixes que pode
variar dependendo as necesidades do produto .
En sentido estrito o cros-docking faise sen ningún tipo de almacenaxe intermedia. Evitar as operacións de
almacenamento permite reducir o prazo necesario ás operacións loxísticas. É porque este sistema é utilizado
especialmente, para os produtos frescos ou a prensa, por grandes distibuidores, (Centro Distribución Paris, Grupo
Almacenes Éxito, Servientrega, Redetrans, Rápido, Carrefour, Cecofar, Grupo Eroski, Centro Costa Nacional, Celsur
Loxística Profesional, Jumbo Retail, Fruvemex, Transfarmaco, Transportes Furlong, Walmart) entre outros.
O Código Seriado consta de cinco partes e a súa estrutura é:
(00) 3 84 12345 123456789 9

IA que identifica Carácter fixo para Código de Díxitos asignados pola Díxito de
o SSCC EAN, sempre o 3 empresa empresa, para control de os
identificar cada unidade 17
de envío deforma única Precedentes
7. FACTURA: CONCEPTO E CONTIDO

A factura é o documento que acredita legalmente a operación de compravenda ou prestación de servizos e
confecciónase partindo dos datos que figuran no pedido e na copia do albará que acepta o comprador.
A normativa legal que regula as obrigacións de facturación di que os empresarios e profesionais están obrigados
a expedir e entregar, no seu caso, factura ou outros xustificantes polas operacións que realicen, mesmo polas
exportacións, debendo conservar unha copia das mesmas.
Todas as facturas e as súas copias deben conter os seguintes datos:

 Datos do vendedor ou emisor (subministrador dos bens ou servizos), nome e apelidos ou razón
social, número de identificación fiscal (NIF ou CIF), así como domicilio e dirección completa.
 Número da factura: a numeración debe ser correlativa e, cando as facturas se emiten desde varios
centros, pódense utilizar series diferentes.
 Lugar e data de emisión.
 Datos do comprador ou destinatario, nome e apelidos ou razón social, NIF ou CIF, así como
dirección completa.
 Descrición da operación (compravenda ou prestación de servizos); relación dos artigos entregados,

número de unidades e prezos unitarios; outros datos como descontos, embalaxes ou gastos, para o
cálculo da base impoñible (BI); tipo impositivo de IVE e recarga de equivalencia (RE), nos casos

necesarios, e cotas resultantes e importe total da operación. Outros datos como pedido ou albará
que orixinou a factura. Tamén se adoita incluír un apartado para observacións onde se fai constar as
condicións de pago, forma e prazo, as cantidades que o cliente entrega a conta, a domiciliación
bancaria (no seu caso), etc.
Respecto ao documento ou impreso que se utiliza para confeccionar a factura, o vendedor pode adquirilo ou
deseñalo en función das súas necesidades, sempre que o contido reúna os requisitos legais.
7.1. FACTURA PROFORMA

É un documento que reflicte unha oferta detallada de venda ou orzamento. Este tipo de factura emítea o
exportador para que o importador poida solicitar a licenza correspondente, a apertura dun crédito documentario
ou a obtención de divisas para efectuar o pago da compravenda.
Os datos que deben figurar na factura proforma son similares aos da comercial: datos do comprador e do
vendedor, lugar e data de emisión, descrición da mercadoría (denominación, cantidade, prezo unitario e importe
total), forma e condicións de pago, tipo de embalaxe, termo de entrega da mercadoría (Incoterm), etc. Con todo,
non se debe confundir a factura de compravenda coa proforma pois, mentres que a factura comercial acredita
unha venda realizada, a factura proforma só reflicte a oferta dunha posible venda.
7.2. REQUISITOS E EXCEPCIÓNS DA FACTURA

As facturas dirixidas a un mesmo destinatario poden conter varias operacións sempre que consten por separado
os conceptos, contraprestacións, impostos e cota de cada operación; por exemplo, un taller de reparación de
vehículos inclúe na mesma factura a man de obra, as pezas substituídas ou os accesorios que compre o cliente.
Tamén se poden incluír nunha soa factura todas as operacións realizadas cun mesmo destinatario durante un
mes natural ou período de tempo inferior. Cando se factura por meses, utilízase unha factura-resumen e, no
apartado destinado á descrición da mercadoría, relaciónanse todos os albarás ou xustificantes de entrega e o
importe total de cada un deses documentos, sen detallar os artigos.
Os empresarios e profesionais que realicen operacións para quen non teñan a consideración de tales, ou non
actúen nese momento baixo dita condición, poderán substituír a factura por facturas simplificadas expedidas por
máquinas rexistradoras. Esta substitución pódese realizar, entre outros, nos seguintes casos: vendas polo miúdo;
transporte de persoas e as súas equipaxes; servizos de hostalería e restaurantes; espectáculos públicos e
actividades recreativas; utilización de autoestradas de peaxe…
7.3. A FACTURA SIMPLIFICADA

Coa finalidade de establecer un sistema harmonizado de facturación no ámbito da Unión Europea e de promover
e facilitar o funcionamento dos pequenos e medianos empresarios así como dos profesionais, o Real Decreto
1619/2012 do 30 de novembro polo que se aproba o Regulamento polo que se regulan as obrigacións de
Facturación, establece un sistema de facturación baseado en dous tipos de facturas:
a) A factura simplificada que vén substituír aos denominados billetes.

b) A factura completa ou ordinaria.
CONTENIDO DA FACTURA SIMPLIFICADA

 Número e serie correlativas. Expediranse distintas series cando existan causas xustificadas, operacións de
distinta natureza ou cando se conte con distintos establecementos de negocio. E sempre nas facturas
rectificativas.

 Data de expedición
 Nome ou razón social e Número de Identificación Fiscal.
  Descrición do servizo prestado ou dos bens entregados.
 Tipo impositivo aplicado, incluíndo de maneira opcional a expresión “IVE incluído”. Si aplicáronse distintos
 tipos de IVE, indicaranse as bases impoñibles de forma separada.
  Importe total
 En caso de facturas rectificativas, a referencia expresa e inequívoca da factura rectificada e das
especificacións que se modifican.
A factura simplificada deberá conter unha serie de datos adicionais cando o destinatario da operación sexa un
empresario ou profesional e así o esixa ou cando sexa un particular e esíxao igualmente para o exercicio de
calquera dereito de natureza tributaria. Nestes casos incluirase o Número de Identificación Fiscal e o domicilio do
destinatario, así como a cota tributaria consignada por separado.
CUANDO PÓDENSE EXPEDIR FACTURAS SIMPLIFICADAS

 Cando o seu importe non exceda de 400 euros, IVE incluído.
 Si o seu importe non supera os 3.000 €, IVE incluído, en caso de darse algunha das operacións seguintes:
o Vendas polo miúdo.
o Vendas ou servizos a domicilio
o Venda ambulante
o Transporte de persoas e as súas equipaxes
o Servizos prestados en salas de baile e discotecas
o Servizos telefónicos en Cabinas
o Servizos de barbería
o Utilización de instalacións deportivas
o Revelado de fotografía e servizos prestados por estudos fotográficos
o Aparcamentos de vehículos
o Aluguer de películas
o Servizos de lavanderías e tinturerías
o Servizos de Autoestradas de peaxe

7.4. EMISIÓN, ENTREGA E COPIAS DE FACTURAS
As facturas débense emitir no acto da operación, si o destinatario é un consumidor final. Cando se trate dun
empresario ou un profesional, o prazo máximo de emisión é de 30 días naturais, a partir do momento en que se
realice a operación, ou o último día do mes, cando se facture por meses.
A entrega do documento pode realizarse no momento da emisión, si o destinatario é un consumidor final, ou

dentro dos 30 días hábiles posteriores, en caso de tratarse dun empresario ou profesional.
O vendedor só pode expedir un orixinal de cada factura, ticket ou vale, pero pode emitir duplicados cando se
trate de varios destinatarios ou si perdeuse o orixinal, coa expresión duplicado e a razón da súa expedición, como
duplicado por extravío do orixinal.
7.5. CONSERVACIÓN DAS FACTURAS

O vendedor debe conservar copia de cada factura emitida, ticket ou vale, durante seis anos a partir da expiración
da operación nela reflectida (venda ou servizo realizado). Estas copias pódense gardar en soportes informáticos,
sempre que se garanta o acceso a eles por parte da Administración Tributaria.
O comprador que posúa a condición de empresario debe conservar as facturas recibidas, numerándoas
correlativamente, durante:
 Seis anos si trátase de xéneros para a venda.
 Dez anos cando adquira bens para a empresa, como mobiliario ou maquinaria
 Quince anos na compra de bens inmobles (locais ou terreos).
7.6. RECTIFICACIÓN DAS FACTURAS

O Código de Comercio di “todos os libros e contas deben ser levados, calquera que sexa o procedemento
utilizado, con claridade e exactitude, por orde de datas, sen espazos en branco, interpolacións, raspaduras nin
tachaduras. Deberán salvarse os erros ou omisións inmediatamente que se advirtan”.
Unha vez expedida a factura, si contén erros en maior ou menor cantidade, as rectificacións levarán a cabo
emitindo un documento substitutivo rectificativo. A factura rectificativa debe identificar á que se corrixe e as
rectificacións efectuadas, habendo constar os motivos. Estas facturas numéranse con series especiais; non deben
seguir a mesma numeración que o resto.
7.7. A FACTURA ELECTRÓNICA

Este decreto impulsa a facturación electrónica co ánimo de reducir custos e facer
máis competitivas ás empresas. O principio que rexerá é o de igualdade de trato
entre a factura en papel e a electrónica. Desta forma, o contribuínte poderá expedir
facturas por vía electrónica sen necesidade de que as mesmas estean suxeitas ao
emprego dunha tecnoloxía determinada, dentro de que sexa inmodificable e póidase
confirmar a súa veracidade.
7.7.1. CONSENTIMENTO DO DESTINATARIO

A expedición da factura electrónica estará condicionada a que o seu destinatario haxa dado o seu
consentimento. A diferenza da factura en papel, na que basta unicamente o coñecemento por parte do
expedidor da dirección de facturación, a recepción dunha factura electrónica, precisa en sede do destinatario
contar cos

mínimos coñecementos e medios informáticos que posibiliten a súa recepción. Por tanto, a aceptación polo
destinatario da factura electrónica configúrase como un requisito necesario.
A aceptación poderá ser expresa ou tácita. No entanto, é necesario que o destinatario sexa informado polo
expedidor de que, a partir da data en que quede constancia da súa aceptación, procederase á remisión de facturas
en formato electrónico. Así mesmo, débese informar da posibilidade de que o destinatario revogue o seu
consentimento e a forma en que deberá facelo.
Neste sentido, non é suficiente que o expedidor solicite unha dirección electrónica do destinatario da factura, ou a
mera información ao mesmo da posibilidade de acceder e recibir a súa factura a través dun portal ou caixa de
correos electrónica. Será necesaria a constancia expresa (ex., mediante a remisión expresa da aceptación/non
aceptación) ou tácita (ex., mediante a constatación de que o destinatario ha accedido á web do expedidor no que
se poñen a disposición as facturas electrónicas e non comunicou o seu rexeitamento).
7.7.2. QUÉ É A FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

A facturación electrónica é un equivalente funcional da factura en papel e consiste na transmisión das facturas ou
documentos análogos entre emisor e receptor por medios electrónicos (ficheiros informáticos) e telemáticos (dun
computador a outro), asinados dixitalmente con certificados recoñecidos.
Por tanto, existen tres condicionantes para a realización de e-Factura:
 Necesítase un formato electrónico de factura de maior ou menor complexidade (EDIFACT, XML, PDF, html,
doc, xls, gif, jpeg ou txt, entre outros).
 É necesario unha transmisión telemática (ten que partir dun computador, e ser recollida por outro
computador).
 Este formato electrónico e transmisión telemática, deben garantir a súa integridade e autenticidade a través
dunha firma electrónica recoñecida.
REQUISITOS PARA O RECEPTOR

 Dispor do software adecuado para a validación da factura dependendo do formato de xeración.
  Almacenar as facturas recibidas dixitalmente (factura e firma).
 Garantir o acceso á factura, na súa visualización, copia ou descarga e impresión.
REQUISITOS PARA O EMISOR
 Crear a factura nunha aplicación informática cumprindo cos requisitos esixidos a unha factura.
 Ter o consentimento previo do receptor das facturas
 Garantir a autenticidade da orixe (identidade) e a integridade das facturas: isto é posible grazas aos
certificados dixitais de pertenza a empresa e certificado de persoa xurídica.
 Garantir o acceso ás facturas, xa sexa na súa visualización, copia ou descarga e a súa impresión.
 Conservar os datos da factura, non é necesario conservar a factura senón a base de datos que a xerou.
NOVEDADES 2015: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA E ACTIVIDADE PRIVADA

A partir do 15 de xaneiro de 2015 é obrigatorio facturar electronicamente a todos os organismos da Administración
Pública: Ministerios, Comunidades Autónomas, Concellos, empresas públicas, etc.
Poden quedar exentas as facturas cuxo importe sexa de ata 5.000 euros, sempre que a Administración pública
pertinente así o indique regulamentariamente. Tamén aquelas para as que a Administración pertinente atrase o
prazo con obxecto de preparar o punto telemático de presentación de facturas electrónicas.
O obxectivo desta novidade é incrementar o control sobre os pagos da Administración Pública para reducir a súa
morosidade e mellorar a competitividade dos seus provedores, reducindo os custos e riscos financeiros

Para iso crearase un punto xeral de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, isto é, Estado,
Comunidades Autónomas e Entidades Locais, no que os provedores presentarán e tramitarán as facturas que
deberán estar no formato Facturae 3.2.1., o cal obriga a traballar con provedores de facturación que teñan
integrado este formato. Por exemplo, FACe é o punto de entrada de facturas para a Administración Xeral do
Estado.
Por outra banda, hai que destacar que en 2015 tamén deberán facturar electronicamente as pemes medianas –
grandes que operan no sector privado, que son aquelas empresas con máis de 100 empregados ou un volume
anual de operacións superior a 6.010.121 €. E que será obrigatorio usar este formato con aquelas empresas que o
solicitaron expresamente.
7.8. A FIRMA ELECTRÓNICA

A firma electrónica é un conxunto de datos electrónicos que acompañan ou que están asociados a un documento
electrónico e cuxas funcións básicas son:
 Identificar ao asinante de maneira inequívoca.


 Asegurar a integridade do documento asinado. Asegura que o documento asinado é exactamente o mesmo
 que o orixinal e que non sufriu alteración ou manipulación algunha.
 Asegurar que o asinante non pode repudiar o asinado.
EL CERTIFICADO ELECTRÓNICO, BASE DA FIRMA ELECTRÓNICA
Para asinar un documento é necesario dispor dun certificado dixital ou dun DNI electrónico. O certificado
electrónico ou o DNI electrónico conteñen unhas claves criptográficas que son os elementos necesarios para asinar.
Os certificados electrónicos teñen o obxectivo de identificar inequivocamente ao seu posuidor e son emitidos por
Provedores de Servizos de Certificación. Si queres saber máis sobre Certificados Electrónicos.
EL PROCESO BÁSICO DE F IRMA ELECTRÓNICA

O proceso básico que se segue para a firma electrónica é o seguinte:
 O usuario dispón dun documento electrónico (unha folla de cálculo, un pdf, unha imaxe, incluso un formulario
 nunha páxina web) e dun certificado que lle pertence e identifícalle.
 A aplicación ou dispositivo dixital utilizados para a firma realiza un resumo do documento. O resumo dun
documento de gran tamaño pode chegar a ser tan só dunhas liñas. Este resumo é único e calquera
 modificación do documento implica tamén unha modificación do resumo.
  A aplicación utiliza a clave contida no certificado para codificar o resumo.
 A aplicación crea outro documento electrónico que contén ese resumo codificado. Este novo documento é a
 firma electrónica.
 O resultado de todo este proceso é un documento electrónico obtido a partir do documento orixinal e das
claves do asinante. A firma electrónica, por tanto, é o mesmo documento electrónico resultante.

Lembra:
A firma electrónica é o arquivo ou documento electrónico resultante, é o documento válido a efectos legais e o que
debes conservar. Calquera impresión ou representación gráfica que se faga del só é válido nos termos que
determine o destinatario da firma. En xera a firma impresa deberá conter un CSV ou Código Seguro de Verificación
que permite contrastar a copia impresa coa orixinal electrónica.
CÓMO ASINO UN DOCUMENTO?

Posto que estamos a falar de firma electrónica, a firma debe realizarse obrigatoriamente por medios electrónicos e
dunha destas formas:
 Descargando unha aplicación. Ex. Cliente @Asina do Ministerio de Política Territorial ou ecoFirma do
 Ministerio de Industria.
 Asinar directamente en Internet. Esta opción é usada sobre todo cando se asinan formularios ou solicitudes.
Tamén podes asinar os teus propios documentos en internet utilizando o servizo ofrecido por Valide . Para
asinar debe descargarse unha compoñente que funciona sobre o mesmo navegador.
En ambos os casos é necesario dispor dun certificado electrónico.
QUÉ UTILIDADE PRÁCTICA TEN A FIRMA ELECTRÓNICA?

Achega tres características na comunicación por Internet: identificación do asinante, integridade dos datos e non
repudio. As aplicacións prácticas da mesma son moitas e variadas. Algúns exemplos de operacións son:
 Realización da Declaración da Renda a través de Internet.

 Solicitudes nos rexistros electrónicos administrativos.
 Petición da vida laboral.
  Recepción de notificacións electrónicas.
 Firma de correos electrónicos.
 Firma de facturas electrónicas.

8. CÁLCULO DO IMPORTE DA FACTURA

O importe total da factura calcúlase do seguinte modo:
Importe bruto 
Número de unidades de cada artigo polo seu prezo unitario.
Bonificacións ou rebaixas que se aplican sobre o valor da mercadoría. O cálculo se
realiza do seguinte modo:
Desconto comercial, porcentaxe sobre o importe de cada artigo ou sobre a suma
de importes si aplícase ao mesmo a todos eles.
Desconto por volume ou rappel, pode ser unha cantidade global ou unha
porcentaxe
que se aplica unha vez deducido o desconto comercial.
- Descontos 
Desconto por pronto pago, calcúlase sobre o importe líquido, unha vez deducidos
os descontos comercial e por volume, si hainos.
Unidades bonificadas, son un número de unidades gratis por cada “X” de compra,
como as ofertas 3x2. Estas unidades sempre se deben incluír na factura, a súa
importe pódese reflectir ao prezo 0 ou considerar todas ao mesmo prezo e calcular
sobre as bonificadas o 100% de desconto.
Os gastos a cargo do comprador supoñen un incremento do importe da compra.

Os que habitualmente se inclúen na factura son:
Envases e embalaxes diferéncianse dous tipos: reutilizables (con dereito a
devolución) e non reutilizables. O seu importe incrementa o importe da factura.
Cando se trata de envases reutilizables, o cliente devólveos ao provedor, para
que lle devolva o seu importe mediante unha nota de aboamento. O provedor
nestes

+ Gastos casos tamén debe emitir a correspondente factura rectificativa, para axustar as
cotas do IVE repercutido aos seus clientes.
Portes son os gastos que orixina o traslado da mercadoría ata o lugar
designado polo comprador. Cando se inclúen na factura, forman parte da
base impoñible do IVE e tributan ao mesmo tipo impositivo que o produto.
Seguro é un gasto que vai unido ao transporte, pois a súa función consiste en cubrir
os riscos que poida sufrir a mercadoría durante o traslado.
= Importe neto
ou Base Resultado de restar os descontos ao importe bruto e engadirlle os gastos.
impoñible (BI) 
IVE que grava cada un dos produtos ou servizos incluído na factura e calcúlase
+ Impostos 
sobre a BI e tamén o RE cando o comprador se atope acollido ao réxime.
= Total a pagar  Base impoñible + Impostos

Adquirimos do artigo X 220 unidades a 30 € cada unha e do artigo E 150 unidades a 23 € cada unha, coas
seguintes condicións:
- Desconto comercial do artigo X 5% e do artigo E 10%.

- Desconto por volume: o 2% en compras superiores a 200 unidades.
- Desconto por pronto pago o 3% (aplícase sobre a mercadoría dos dous produtos).
- O artigo E atópase en promoción e regalan 10 unidades por cada 100 de compra.
- Envases e embalaxes: cada unidade necesita un envase cuxo prezo é: para o artigo X de 2 € unidade e para o
artigo E de 1,5 € unidade.
- Portes e seguro: o importe total é 456 € (repártese en función das unidades).
- O artigo X atópase gravado co IVE xeral e o E co reducido. Ambos os artigos están gravados tamén co RE
correspondente.
Calcular o importe total da factura desagregado por artigos.
Artigos e conceptos Cantidade Prezo Importe

Artigo X (importe bruto) 220 30,00 6.600,00
Desconto comercial 5% -330,00
Rappel 2% s/6.270,00 -125,40
Dto. Pronto pago 3% s/6.144,60 -184,34
Envases e embalaxes 220 2,00 440,00
Portes e seguro (456/380 = 1,2) 220 1,20 264,00
Importe neto artigo X 6.664,26
Artigo E (importe bruto) 150 23,00 3.450,00
Desconto comercial 10% -345,00
Dto. Pronto pago 3% s/3.105 -93,15
Unidades bonificadas 10 0,00
Envases e embalaxes (inclúe bonificadas) 160 1,50 240,00
Portes e seguro (456/380 = 1,2) 160 1,20 192,00
Importe neto artigo E 3.443,85
Base impoñible 6.664,26 3.433,85 Importe neto (X + E) = 10.108,11

IVE 21% 10%
Cotas IVE 1.399,50 344,39 1.743,88
RE 5,2% 1,4%
Cotas RE 346,54 48,21 394,76
Total Factura 12.246,75
O día 30 de xullo A Horta Betanzos expide factura a cargo de Conservas Ferro segundo o pedido número 21/13
(17 de xullo), entregado o 22 de xullo (albará 102/13) e o 25 de xullo (nota de entrega 115/13).
Outros conceptos incluídos na factura:
- Desconto do 3% en vendas superiores a 450 unidades do mesmo artigo e 2% en vendas superiores a 250
unidades do mesmo artigo.
- Envases retornables: 300 cestóns a 1,65 €/ou. e 800 caixóns a 0,95 €/unidade.
- Comunican que viraron letra de cambio a 60 días data factura, domiciliada no Santander (OP Betanzos).

Empresa: Factura nº 89/13

Coop. A Horta Betanzos
Data 30 de xullo de 2013
Esmeralda, 7
15310 – Betanzos Cliente CIF/NIF A09/223344
CIF: C30/112233 Nome Conservas Ferro SA
Referencias: Dirección A Ribeira, s/n
Pedido 21/13 (17-xullo) Poboación Ferrol
Albará 102/13 (22-jul) e nota 115 (25-7) CP 09007 Provincia Ferrol
ME-004-CE Cestóns pexego 100 128,00 12.800,00
PE-014-CE Cestóns pera 200 135,00 27.000,00
MA-008-CA Caixóns mazás 500 110,00 55.000,00
CI-017-CA Caixóns peras 300 144,00 43.200,00
Cestóns 300 1,65 495,00
Caixóns 800 0.95 760,00
Total bruto 139.255,00

Observacións: Descontos Base
Forma de pago: 3% 55.000,00 -1.650,00
2% 43.200,00 -864,00
Letra vtº 60 dias f.fra. Base impoñible 136.741,00
Domiciliación bancaria: IVE 4% 5.469,64
Santander (OP Betanzos) RE
Total a pagar 142.210,64
9. OUTROS DOCUMENTOS DE
COMPRAVENDA
Unha operación de compravenda entre empresas non remata coa entrega dos xéneros solicitados e a factura e o
pago do importe. As condicións da propia operación ou circunstancias anexas obrigan a que provedor e cliente
intercambien documentos e materiais relacionados co pedido, o albará ou a factura. Algunhas veces, con
posterioridade á venda, xorden devolucións de envases, embalaxes, excedentes de artigos, etc., e noutras
ocasións, despois de entregada e cobrada a factura, débense realizar algunhas rectificacións, por mor de gastos
non incluídos ou por rappels aplicados cando o cliente alcanza un determinado volume de compra.
Ademais, unha operación de compravenda, xeralmente, orixina outras relacións comerciais ou de servizos nas
cales interveñen terceiras persoas ou empresas, como axencias de transporte ou compañías de seguro. Estas
operacións e relacións derivadas da compravenda reflíctense en documentos como a nota de gastos ou a de
aboamento, a factura rectificativa e o recibo ou carta de portes.

9.1. NOTA DE GASTOS

A nota ou factura de gastos utilízase para reflectir o que o vendedor paga a terceiras persoas en nome e por
conta do comprador. O documento é similar ao impreso dunha factura e só se diferencia desta nos conceptos
facturados. Os gastos máis frecuentes que figuran nesta nota son envases e embalaxes, transporte e seguro.
 Os envases e embalaxes orixínanse cando o produto necesita algún deles ao saír da fábrica ou
cando o comprador solicita un en concreto. Sucede, por exemplo, cando un hipermercado compra
a un fabricante e pide que no envase figure a súa marca (Hipercor, Carrefour, Hacendado…). Nestes
casos os gastos corren a cargo do comprador e factúranse por separado. Outra causa sería que,
polas características do produto e o traxecto, necesítese unha embalaxe especial.
 Pórtelos xorden cando a axencia de transportes que realiza o servizo cobra en orixe; entón o
vendedor ou remitente da mercadoría paga ao transportista. Pero, si na operación pactouse que os
gastos fosen a cargo do comprador, o vendedor, para cobrarlle os gastos a aquel, estenderá unha
nota de gastos polo importe pago á axencia de transportes.
 O seguro é un gasto que se paga á compañía de seguros polos riscos que poida sufrir a mercadoría
durante o transporte ata o almacén do comprador. Xeralmetne, o contrato de transporte leva
incluído o seguro durante o tempo que dura a viaxe, pero ás veces o cliente decide ampliar a
cobertura da póliza e, como é obvio, este importe corre ao seu cargo. Outras veces a operación de
compravenda páctase baixo a cláusula CFR (custo e frete); o vendedor expide a nota de gastos a
cargo do comprador polo importe do seguro que corre da súa conta.
9.1.1. FORMATO DA NOTA DE GASTOS
É similar á factura de compravenda. Con todo, os gastos incluídos na nota tributan ao tipo impositivo que lles
corresponde (o xeneral), mentres que os dunha factura de compravenda grávanse co tipo de IVE que lle
corresponde ao produto.
Os envases tributan ao tipo xeral cando se facturan nunha nota de gastos, pero aos mesmos envases, cando se
inclúen na factura de compra dun artigo gravado ao tipo superreducido, aplícaselles o IVE que corresponde ao
este produto. O mesmo ocorre cos gastos de transporte e seguro, coa particularidade de que as operacións de
seguros atópanse exentas de IVE.
Xermade SA, con CIF 146/111222, é unha empresa dedicada á fabricación e comercialización de varias marcas de
cervexa; atópase situada no Polígono industrial de O Ceao , Sector 14, Parcela 12 (Lugo)
O 10 de abril notifica ao seu cliente Mesón A Aldea, CIF C46/807060, con domicilio en C/Acacias, 23 (27001 –
Lugo) os gastos ao seu cargo correspondentes ao primeiro trimestre:
- Envases: 2000 botellas de litro a 0,5 €/ou, 8000 botellas de 1/3 a 0,4 €/ou e 9500 botellas de 1/5 A 0,3 €/U.
- Transportes: 350,60 €.
- Embalaxes: 585,40 €.
Pídese: Emitir a factura de gastos número 74/20 aplicando os impostos correspondentes.

Empresa: Xermade SA Nota de gastos: 74/2013
10 de abril de
Pol. Ind. O Ceao, S14, P13 Data 2013
27003 - O Ceao (Lugo) Cliente CIF/NIF C46/807060
CIF: A46/111222 Nome Mesón A Aldea
Referencias: Gastos primeiro trimestre Dirección C/Acacias, 23
Poboación Lugo
CP 27001 - Lugo
Descrición Cantidade Prezo Importe
Gastos ao seu cargo primeiro trimestre:
Envases
Botellas de litro 2000 0,5 1000,00
Botellas de 1/3 l 8000 0,4 3200,00
Botellas de 1/5 l 9500 0,3 2850,00
Transportes 350,60
Embalaxes 585,40
Observacións: Base impoñible 7986

IVE 21% 1677,06
RE
Total gastos 9663,06
9.2. NOTA DE ABOAMENTO E FACTURA RECTIFICATIVA

A nota de aboamento confecciónase para reflectir os importes que, por diversos conceptos, o vendedor ten que
devolver ao comprador. TRÁTASE de cantidades incluídas na factura, e mesmo cobradas, pero que o comprador
non ten obrigación de pagar.
O vendedor emite unha nota de aboamento nos casos seguintes:
 Devolución de mercadorías, envases, embalaxes, etc. Por exemplo, cando o cliente devolve un
artigo defectuoso e o provedor non o pode repor por falta de existencias, neste caso deberá
devolverlle o diñeiro si xa o facturou.
 Rappel ou desconto por volume de operacións. Correspóndense con varias compras realizadas
durante un determinado período de tempo; por exemplo, si o provedor concede ao cliente un
desconto do 10% sobre o volume total ou un número determinado de compras, lotes ou unidades
durante un trimestre, semestre ou ano.
 Cando se detectan erros despois de haber expedido a factura. Si habemos aplicado un prezo
superior ao pactado no pedido ou facturamos máis unidades das enviadas, non podemos rectificar
sobre a mesma; nestes casos, para salvar o erro, débese realizar un novo documento.
Cando se emite unha nota de aboamento, sempre se debe indicar o número de documento e a causa que
orixinou a rectificación e aplicar os mesmos tipos impositivos que se cargaron na factura orixinal.
9.2.1. CAUSAS QUE OBRIGAN A EXPEDIR UNHA FACTURA RECTIFICATIVA

 Cando o documento non cumpre cos requisitos formais e de contido que establece o
regulamento de facturación.
 Cando as cotas aplicadas do IVE sexan incorrectas, ben por erro no tipo aplicado, no cálculo da
base ou na aplicación de exencións.

 Cando se dean circunstancias que modifican a base impoñible, é dicir, que a base se
determinase de forma provisional ou que, por resolución xudicial firme, a operación quede sen
efecto total ou parcialmente, ou se altere o prezo despois de efectuarse a operación.
9.2.2. CONTIDO DAS FACTURAS RECTIFICATIVAS

 Datos da factura modificada e motivos.
 Descrición da modificación efectuada.
 Mención expresa de que é unha factura rectificativa.
 Numeración cunha serie específica.
 Cumprimentación dos requisitos formais establecidos no regulamento de facturación.
Os datos da base impoñible, do tipo impositivo e das cotas tributarias das facturas rectificativas serán os
que resulten da rectificación, isto é, o importe correcto polo que se debían reflectir ditas operacións.
Ademais a rectificación realizarase factura a factura, non se admite a rectificación global de varios
documentos.
Conservas Ferro devolve a Coop . A Horta Betanzos200 cestóns e 600 caixóns correspondentes á venda da
factura 89/2013. Ambos os envases facturáronse con dereito a devolución e co IVE reducido.
A Coop. A Horta Betanzos comunica, no apartado observacións, que a cantidade a favor do cliente considérase
como anticipo para futuras compras, salvo indicación en contra.
Confeccionar a factura rectificativa número FR-22/2013.
Empresa: Coop. A Horta Betanzos Factura rectificativa nº FR22/2013

Esmeralda, 7 (15310 - Betanzos) Data 20 de setembro de 2013
CIF: C30/112233 Cliente CIF/NIF A09/223344
Nome Conservas Ferro SA
Referencias: Dirección A Ribeira, s/n
Factura nº 89/2013 Poboación Ferrol
CP 9007
Rectificación fra. 89/2013
Devolución de cestóns 200 1,65 330
Devolución de caixóns 600 0,95 570
Total bruto 900

Observacións: Base impoñible 900
Descontaremos o importe na próxima compra, IVE 4% 36
salvo que se indique o contrario. RE
Total rectificación 936

9.3. RECIBO DE PORTES OU CARTA DE PORTES
As empresas dedicadas ao transporte de mercadorías para facturar aos seus clientes o servizo prestado
utilizan un documento de formato especial denominado carta de portes. O seu contido é, basicamente, o
seguinte:
 Carrexador ou transportista (empresa que presta o servizo): nome ou razón social, CIF ou NIF e
dirección completa.
 Número de documento e data de emisión.
 Cargador ou remitente (persoa ou empresa que contrata o servizo): nome ou razón social, CIF/NIF,
dirección completa e lugar de carga.
 Consignatario ou destinatario da mercadoría: nome ou razón social, CIF/NIF, dirección de entrega.
 Lugar e data de carga e de entrega.
 Carrexadores sucesivos, cando se utiliza máis dun medio de transporte.
 Descrición da mercadoría, número de vultos ou paquetes, peso en quilogramos e volume.
 Forma de pago (si o pago efectúase en orixe ou en destino).
 Importe do servizo, xeralmente é por peso e traxecto.
 Outros gastos: por carga e descarga ou seguro.
 Impostos (IVE), sendo a base impoñible o importe do servizo máis outros gastos.
 Firmas do cargador, transportista e destinatario (conformidade deste ao recibir a mercadoría.
Os documentos que orixina o transporte de mercadorías son:
 Carta de portes: cando a mercadoría viaxa por territorio nacional e transpórtase por estrada ou
ferrocarril. Para transportes internacionais utilízanse documentos normalizados: carta de portes
CMR (transporte terrestre por estrada) e carta de portes CIM (terrestre por ferrocarril).
 Coñecemento de Embarque Aéreo: cando o transporte se realiza por vía aérea, tanto en avións
comerciais como mixtos (transporte de persoas e mercadorías). O Coñecemento de Embarque
Aéreo (Air Waybill) é un documento normalizado e emitido por un axente de carga aérea da IATA.
 Coñecemento de Embarque Marítimo: cando os medios utilizados son barco de alta mar ou de
augas interiores. O transporte marítimo pódese contratar en liña regular, para este caso utilízase o
Coñecemento de Embarque (Bill vos Lading ), ou mediante o fletamento de buque completo e para
iso formalízase a Póliza de Fletamento.
O Sr. Pedro Cruz, transportista de Transportes Penacoba, realizar o servizo do envío que o 15 de febreiro de
2013 fai Saneamento Torregrosa a Construcións Max. As mercadorías estaban empaquetadas en 95 vultos cun
peso total de 1860 kg.
O 20 de febreiro, Transportes Penacoba SA, CIF A29/180180 con domicilio en C/ Tembleque, s/n (29018 –
Málaga), entrega a Saneamentos Torregrosa a fra. Nº 111/13 polo servizo prestado. As tarifas aplicadas son:
portes 0,35 €/kg, seguro 180 €, gastos de carga e descarga 70 €.
Confecciona a factura/carta de portes que realiza Transportes Penacoba a cargo de Saneamentos Torregrosa.

Transportes Penacoba SA
C/ Templeque, s/n
29017 – Málaga Factura número 111/2013
CIF A29/180180 Data 20 de febreiro de 2013
Cargador ou remitente Consignatario ou destinatario
Saneamentos Torregosa SL Construcións MAX SA
Seminario, 86 Urb. A Roca SA
29012 - Málaga 33400 - Avilés (Asturias)
CIF B29/112233 CIF A33/344556
Lugar de carga Málaga Data de carga 15/02/2013
Lugar de entrega Avilés - Asturias Data de entrega 15/02/2013
3
Tipo de mercadoría Número de vultos Peso Kg Volume m
Sanitarios e mobles 95 paquetes 1860
A pagar en Prezo/kg Importe
Orixe  Portes 0,35 651,00
Destino  Outros gastos Carga/descarga 70,00
Seguro 180,00
Base impoñible 901,00
IVE 21% 189,21
Total a pagar 1090,21
Firma e selo do cargador Firma de transportista Recibín Construcións Max
Saneamentos Torregosa Pedro Cruz Firma e selo de consignatario
9.4. ALBARÁ VALORADO

O albará valorado expídese cando o comprador non esixe factura e o importe págase en man, ao retirar a
mercadoría. O impreso formalízase incluíndo nel todos os requisitos legais esixidos para as facturas:
descrición da mercadoría, prezo unitario, descontos, importes parciais e total, impostos (IVE e RE, no seu
caso), etc. Cando os prezos levan incluído o imposto, o total da compra exprésase como Total (IVE incluído).
O albará valorado utilízase ao mesmo tempo como nota de entrega da mercadoría e como xustificante de
compra. Con todo, non serve para que o comprador pódese deducir o IVE soportado.
EJEMPLO DE ALBARÁ VALORADO

O 20 de xuño de 2013 Pilar Heras compra mobles a Mobles Algarra. O vendedor expide o seguinte albará
valorado número 370/2013 como xustificante de compra e pago.

Vendedor: Albará nº 370/2013

Mobles Algarra Data 25 de xullo de 2013
Camiño Cruz Cerrada, s/n
16770 - Cuenca Cliente CIF/NIF 24540702M
CIF: E16/263646 Nome Pilar Heras
Enviado por: Os nosos operarios Dirección Avda. San Clemente, 17
Poboació
Transportista n Villarejo
Data pedido: 20 de xuño de 2013 CP 16740 - Cuenca
Cadeira Actic-Gas cor
2120-SG azul 1 125,00 125,00
3160-MC Mesa 160 x 9 cor cerdeira 1 125,00 125,00
4103-CA Caixoneira (3 caixóns) cor cerdeira 1 123,00 123,00
5195-EP Andel (portas baixas), cerdeira 1 190,00 190,00
Desconto -33,00
Total IVE Incluído 530,00
Total bruto
Observacións: Base impoñible
Entregado o 25 de xullo de 2013 Pagado con cheque IVE
12456 de Banco Popular
RE
Total a pagar 530,00

Recibín:
10. DOCUMENTOS INTERNACIONAIS

No caso de que a compra se faga fora do país de orixe, se utilícen medios de transporte non terrestres, se
opere noutra moeda e sexa necesario pasar aduanas, intervirán documentos específicos do comercio
internacional.
10.1. FACTURA PROFORMA

É unha factura sen validez fiscal nin contable que acompaña á mercadoría co fin de facilitar o cálculo de
aranceis e das distintas taxas en función do valor da mercadoría.
10.2. DOCUMENTO ÚNICO ADMINISTRATIVO (DUA)

Documento de declaración de importación ou exportación ante as autoridades aduaneiras que supón a
autorización para a retirada ou o embarque das mercadorías.
Está formado por nove exemplares, dous deles destinados a usos estatísticos.

10.3. CERTIFICADO DE CIRCULACIÓN EUR1

É un documento xustificativo da orixe europea para exportar a aqueles países cos que a Unión Europea
mantén acordos preferentes. Deste xeito, se a mercadoría acompáñase do correspondente DUA, pode
acollerse ao réxime arancelario preferente e pagar menos dereitos de aduana.
Neste documento debe constar a identificación do exportador e do importador, os países intervintes, o

transporte utilizado, o peso e o número de vultos, a factura, o número de DUA e a declaración do
exportador.
10.4. CERTIFICADO DE ORIXE

Certificada emitido pola Cámara de Comercio e utilizado polas empresas vendedoras para acreditar a orixe
dunha mercadoría (país de fabricación).
Este certificado adóitase requirir cando a mercadoría non se compra directamente ao fabricante e precísase
dunha garantía de calidade.
10.5. BILL OF LADING OU COÑECEMENTO DE EMBARQUE

Documento de transporte marítimo ou aéreo coas mesmas funcións que a carta de porte no transporte
terrestre. Serve de contrato de transporte de mercadorías en buque ou avión entre o cargador, o
consignatario da carga e o transportista.
Utilízase no crédito documentario para xustificar o envío da mercadoría e ordenar o cobro do diñeiro, así
como de garantía do cumprimento das condicións pactadas de envío.
Neste identificarase a navieira, ou compañía aérea, o buque ou avión, a carga (cantidade, volume e peso), o
remitente, o consignatario, o importe e o pago do frete, a moeda e os custos asociados.
10.6. MEDIOS DE COBROS DOCUMENTARIOS

Trátase da xestión de medios de cobro entre entidades no ámbito internacional. Denomínanse
documentarios porque non se entregan os documentos de venda dunha mercadoría por parte do exportador
ata que se realiza o pago do importe ou a aceptación dos efectos, de forma que garanten o cobro da
operación. Se, por exemplo, non se entrega a documentación á chegada a porto, non se pode retirar a
mercadoría. Serán os bancos os que se encarguen da manipulación da documentación.
Os inconvenientes desta modalidade de pago (remesa documentaria ou carta de crédito) son o risco de
aceptar unha documentación falsa ou unha mercadoría danada ou que non se corresponde co solicitado, ao
non poder ser examinada antes de efectuar o pago.

UNIDADE 3 - Documentación Con Provedores

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

UNIDADE 3 - Documentación Con Provedores

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DOCUMENTACIÓN DA ACTIVIDADE

ÁNXELES ARES ARES

1. DOCUMENTOS DA ACTIVIDADE COMERCIAL .............................................................................................................. 3

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 2

4º. Documentos de cobranza-pago

5º. Factura de gastos

6º. Factura rectificativa ou nota de aboamento

1.1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CO STOCK

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 3

 Os documentos, segundo o carácter da información e dependendo da orixe e destino das mercadorías,

1.2. TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

O Sistema EDI achega unha serie de vantaxes, entre as que destacan:

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 4

2.1. TIPOS DE PEDIDO

2.1.1. TIPOS DE PEDIDO SEGUNDO A FORMA

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 5

3. CONTIDO E REQUISITOS DO PEDIDO

. CASO PRÁCTICO PEDIDO

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 6

Datos do comprador Pedido nº021/2013

Conservas Ferro SL Data 17-09-2013

3.1. REXISTRO DE PEDIDOS

 Nº pedido: Número asignado ao documento

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 7

Empresa REXISTRO DE PEDIDOS EMITIDOS

15 02/15 813.452,20 INVERALMERÍA SL 400036 09-may 1-A-03 09-may 105/13

17 19/15 89.861,45 ENVASES AUGADO SL 400023 23-may 3-C-11 23-may 104/13

20 08/07 138.258,20 MIR &MIRALLES SA 400011 15-jul 3-F-12 15-jul 122/13

3.2. FOLLA DE SOLICITUDE.

Observacións Solicitado por:

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 8

4. ALBARÁ OU NOTA DE ENTREGA

4.1. FORMATO E CONTIDO DO ALBARÁ

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 9

Datos do vendedor Albará nº 102/13

Remitente Nota de entrega nº 15/13

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 10

5.1. ESTATUTO DE CORENTENA

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 11

5.2. RECEPCIÓN DE DEVOLUCIÓNS

5.3. FOLLA DE RECEPCIÓN

Empresa Pedido nº 21/13

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 12

5.4. TRAZABILIDADE DA CADEA DE SUBMINISTRACIÓNS

O sistema de trazabilidade baséase nun rexistro de información a tres niveles:

Respecto ao soporte que contén a etiqueta, os máis utilizados son

6.1. FORMAS DE CODIFICACIÓN

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 14

6.2. CÓDIGO DE BARRAS

Prefixos nacionais dos códigos de barras (EAN)

Prefixo País Prefixo País Prefixo País

6.2.1. CÓDIGO DE BARRAS EAN-13

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 15

a) Numérase o código de dereita a esquerda.

6.2.2. EL CÓDIGO EAN-128

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 16

IDENTIFICADORES DE APLICACIÓN (IA) EAN/UCC

IA (*) CONTIDO FORMATO

Ánxeles Ares IES FERNANDO WIRTZ SUÁREZ 17

6.2.3. CODIFICACIÓN DE AGRUPACIÓNS MEDIANTE O DUN-14

A estrutura do código DUN-14 é a seguinte:

Código EAN da unidade

Tamén é importante ter en conta dúas observacións: