Técnicas Elementais de Arquivos. Módulo 4

TÉCNICAS ELEMENTAIS DE
ARQUIVOS
MÓDULO 4
A XESTIÓN DO ARQUIVO DE OFICINA (I): A ORGANIZACIÓN E

A CONSERVACIÓN DOS DOCUMENTOS
1 A organización do arquivo de oficina
Organizar quere dicir poñer en orde, dispoñer de maneira ordenada os documentos. A

organización dos documentos serve para coñecer e fixar intelectualmente a estrutura do
fondo documental, e así comprender como se produciron os documentos e con que fins.
Para organizar hai que realizar dúas operacións: clasificar e ordenar. A organización
arquivística comprende dúas operacións: a clasificación e a ordenación (hai quen tamén
inclúe a descrición e a instalación dos fondos documentais, que veremos
posteriormente).
2 Clasificación:
A clasificación é a operación intelectual que permite establecer categorías e grupos

documentais que reflicten a estrutura orgánica e/ou funcional dun fondo. Segundo a súa
raíz etimolóxica latina¸ classis facere, significa facer clases.
A clasificación é unha operación lóxica que se materializa nun cadro de clasificación no

que se apreciarán as divisións xerárquicas do fondo documental, indo dende a cabeza
(organismo produtor; p.e. Consellería de Facenda. /competencia ou macrofunción: p.ex.
Cultura) ata os membros (os documentos).
1
Curso de Técnicas elementais de arquivos. EGAP. Titor: Pablo Sánchez Ferro
O cadro de clasificación debe ser un sistema codificado autoexplicativo. Debe
comprenderse a primeira vista, sen necesidade de explicacións adicionais.
O cadro de clasificación estará composto, pois, por un conxunto de divisións tanto

verticais como horizontais cuns códigos numéricos, alfabéticos ou alfanuméricos, nas
que se evidencie de forma lóxica a xénese dos documentos. O cadro explica como se
produciron os documentos, explica que organismo ou que función (ou combinadamente)
os orixinou.
Para clasificar é preciso respectar o principio de procedencia, procurando que na nosa

estrutura a documentación producida nunha oficina non se mesture intelectualmente,
como é obvio, coa doutra, pois de xeito contrario produciríase unha desorde que
dificultaría a localización dos documentos.
A clasificación pode ser orgánica, funcional ou unha mestura de ambas, é dicir,

orgánico/funcional, que é a máis habitual.
2.1 A clasificación orgánica é aquela que reflicte a estrutura do organismo,

basicamente correspóndese co organigrama da institución; é un tipo de clasificación moi
ríxido, pois os cambios no organismo obrigan a modificalo.
Exemplo (realizado no Arquivo Xeral da Xunta de Galicia):
Subdirección Xeral de Xestión Económica e Persoal
- Correspondencia
- Informes
2
1. Servizo de Xestión Económica
- Correspondencia
1.1. Sección de Orzamentos
- Expedientes de elaboración de orzamentos
1.2. Sección de Habilitación.
- Expedientes de gastos
2. Servizo de Persoal
- Correspondencia
2.1. Sección de Habilitación de Persoal
- Expedientes de retribucións do persoal
2.2. Sección de Recursos Humanos
- Cadros de persoal
2.2.1. Negociado de Persoal Funcionario
- Expedientes persoais
2.2.2. Negociado de Persoal Laboral
2.2 A clasificación funcional é aquela que reflicte a división segundo as funcións

da institución, é máis flexible, pois non lle afectan tanto os cambios na estrutura do
organismo, pero tamén é máis complexa de realizar.
3
4
EXEMPLO: PROPOSTA DUN CADRO DE CLASIFICACIÓN DA XUNTA DE GALICIA
(realizado pola Subdirección Xeral dos Arquivos, 2010)
2.3 Os niveis do cadro de clasificación
As divisións verticais da clasificación reciben o nome de niveis. A oficina terá en

conta que como organismo produtor de documentos será unha división situada baixo o
fondo (nivel superior) do organismo ao que pertenza. Vexamos un exemplo teórico
orgánico/funcional algo máis amplo que o cadro que existiría nunha oficina; este
exemplo sería parte do cadro completo dun concello (GRUPO DE TRABALLO DE
ARQUIVOS DA ADMINISTRACIÓN LOCAL DE GALICIA, 1998, pp. 47 e ss.):
CONCELLO (fondo)
5
1. 00 GOBERNO (sección)
1.1 Concello (1ª división de sección/subsección)
Expedientes de sesións (serie)
- Constitución de grupos municipais (fracción de serie)
Rexistro de actas de sesións (serie)
1.2 Alcalde
Disposicións
- Anuncios
- Autos
- …
1.3 Comisións de Goberno

1.4 Comisións informativas e especiais
2. ADMINISTRACIÓN (sección)
2.1 Secretaría
2.2 Rexistro xeral
2.3 ….
3. SERVIZOS (sección)
3.1 Obras e urbanismo (1º división de sección/subsección)
- Expedientes de... (serie)

- Expedientes de... (serie)
o Expediente A (unidade documental composta)
o Expediente B (unidade documental composta)
Documento 1 (unidade documental simple)
Documento 2 (unidade documental simple)
3.2 ...
6
Outro exemplo, propio da Xunta de Galicia, é o cadro orgánico (nas grandes divisións:
Subdirector Xeral, Servizo do Arquivo de Galicia,....) e funcional (nos niveis
intermedios e inferiores: Lexislación, Xestión Económico-Administrativa, …) da
SUBDIRECCIÓN XERAL DE ARQUIVOS (extractado):
1. SUBDIRECTOR XERAL
1.0. LEXISLACIÓN
- Anteproyectos normativos
- Circulares e instrucións
- Correspondencia
1.1. XESTIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA
1.1. ECONÓMICA
- Orzamentos anuais
1.2. ADMINISTRATIVA
1.2.0. ASUNTOS XERAIS
- Expedientes de xornadas e congresos
- Informes
- Correspondencia
- ….
1.2.1. REUNIÓNS
- Expedientes de reunións
- Arquivo de Galicia
- Centro e Ciencias do Patrimonio Cultural
- Comisión Superior de Valoración De Bens Culturais
- ….
2. SERVIZO DO SISTEMA DE ARQUIVOS
3. SERVIZO DO ARQUIVO DE GALICIA
3. 0. LEXISLACIÓN
7
3. 0.1.- NORMAS ESTATAIS
- Anteproxectos normativos
- Circulares e instruccións
3. 0.2.- NORMAS AUTONÓMICAS
- Anteproxectos normativos
- Circulares e instruccións
3. 1. XESTIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA
3. 1.1. ECONÓMICA
3. 1.1.0. Asuntos xerais
- Correspondencia
- Orzamentos anuais
3. 1.1.1. Gastos correntes
- Contas xustificativas (Ata 1990)
- Informes
- ......
3. 1.1.2. Gastos de investimento
- Correspondencia
- Expedientes de gasto de obras
- ......
3. 1.1.3. Taxas e prezos
- Correspondencia
- Facturas e recibos
- Follas de control de fotocopias e outros servicios
- Informes
- Liquidacións de taxas e prezos
- .....
3. 1.2.- ADMINISTRATIVA
3. 1.2.0. – ASUNTOS XERAIS

- Correspondencia
- Censos e estatísticas anuais do Arquivo
- .......
3. 2.- PERSOAL
8
3. 2.0.- ASUNTOS XERAIS
- Cadros de vacacións
- Correspondencia
- Follas de control de cumprimento do horario
- .....
3. 2.1.- PERSOAL FUNCIONARIO
- Correspondencia
- Informes
3. 2.2.- PERSOAL LABORAL
- ......
3. 2.3.- PERSOAL LABORAL EVENTUAL (Inclúe convenios)
- .......
3. 3.- LOCAL, EQUIPO E INSTALACIÓNS
3. 3.1.- LOCAL
- Autorizacións de utilización de locais
- ……
- Denuncias de danos e roubos no edificio
- Expedientes de licenzas de obras
- ......
3. 3.2. - INSTALACIÓNS
3. 3.2.1.- ASCENSOR
- Actas de inspección periódica
- ....
3. 3.2.2. - ELECTRICIDADE
- ….
3. 4. – FONDOS
3. 4.0. ASUNTOS XERAIS
- Correspondencia
3. 4.1. - INGRESOS
3. 4.1.0. - ASUNTOS XERAIS
- Correspondencia
9
- Expedientes de saída definitiva de documentos
- .......
3. 4.1.1. - TRANSFERENCIAS
- Correspondencia
- Expedientes de transferencia (Actas de entrega, relacións de entrega, informes,...)
- Informes
- ……
3. 4.2. - VALORACIÓN E SELECCIÓN
- ….
- Expedientes de valoración e selección
- Informes
3. 4.3. ORGANIZACIÓN E DESCRICIÓN
3. 4.3.0. - ASUNTOS XERAIS
- Cadros de clasificación xerais do Arquivo
- ......
3. 4.4. CONSERVACIÓN
3. 4.4.0. ASUNTOS XERAIS
- ........
3. 4.4.1. - PRESERVACIÓN
- ......
O xestor terá que saber onde se sitúan as series que produce, para comprender a súa
posición no conxunto do fondo documental.
Os niveis esenciais, como mostra o exemplo anterior, da estrutura dun fondo son os
seguintes:
Fondo: Conxunto orgánico de todos os documentos producidos por un organismo ou

persoa no desenvolvemento das súas funcións e actividades. Serían todos os
documentos, por exemplo, dun ministerio, os documentos dunha consellería, ou os
dunha empresa, unha familia, un intelectual, ... . Cada produtor tería o seu fondo
documental.
Sección: Sería unha división orgánica ou funcional dun fondo. Por exemplo, nunha
división orgánica do fondo dunha consellería, habería seccións segundo as direccións e
os servizos que existan nela. A división en seccións tamén pode ser funcional, como no
exemplo do concello (Goberno, Administración,...).
10
Serie: É aquela división dun fondo que, estando vinculada a este directamente, ou a
través dunha sección, define un conxunto de documentos que xorden no
desenvolvemento por parte dun produtor, ou de varios que se herdan, dunha mesma
actividade ao longo do tempo. Por exemplo, a xestión do persoal adoita producir o
expediente persoal de cada traballador; se sumamos todos os expedientes persoais de
todos os traballadores, obteremos a Serie de expedientes persoais.
Fracción de serie: Trátase dunha división da serie en función dun criterio operativo.
Por exemplo, a serie correspondencia pode dividirse en fraccións de series que se
correspondan cos anos: Correspondencia de 2005, Correspondencia de 2006,... .
Unidade documental composta: Correspóndese co que chamamos expediente. É un

documento que se perfecciona e conclúe pola agregación doutros documentos
integrantes del (aínda que pode haber expedientes cun único documento).
Así, nun expediente de concesión de beca para estudos, teremos diversos documentos
simples que sumados, segundo un procedemento administrativo, conforman dito
expediente: a solicitude do interesado, os documentos xustificativos do mérito, e a
resolución, entre outros posibles documentos simples.
Unidade documental simple: Documento simple que pode formar parte ou non dun
expediente. Por exemplo, unha solicitude de beca é un documento en si mesmo, cun
valor xurídico e administrativo, que formará parte dun expediente de concesión de beca.
(Lectura recomendada e recollida nos recursos do módulo: Apuntes de clasificación

arquivística)
3 Ordenación:
A ordenación é a operación por medio da cal establecemos secuencias dentro das

categorías e grupos feitos na clasificación, en función da lóxica derivada da natureza do
nivel de descrición e o contido do mesmo.
Por exemplo:
11
• Os expedientes persoais ordenaranse alfabeticamente polo apelido do interesado.
• Algúns expedientes de obras poderanse ordenar por nome da rúa (ordenación
alfabética) e o número (ordenación numérica).
A ordenación pode ser alfabética, numérica, cronolóxica, topográfica…; ou unha

combinación delas.
A ordenación non só ten un reflexo intelectual, senón que tamén se procurará, se é

posible, que sexa físico no caso da oficina, pois permite recuperar mellor os
documentos.
Evidentemente, é mellor ter os expedientes dun tipo xuntos e ordenados, que telos en
diferentes caixas ou noutras unidades de instalación, dispersos, aínda que recollidos e
ordenados intelectualmente.
En calquera caso, é esencial que o control intelectual sexa correcto e perdurable, de

xeito que os expedientes poidan ser recuperados por medio da signatura (véxase
instalación, mais abaixo), que é a referencia unívoca que identifica un documento e o
localiza no lugar onde estea depositado (depósito, caixa, carpetiña... ).
4 Descrición e bases de datos
A descrición é a tarefa esencial de calquera arquivo, pois se se clasifican e ordenan os

documentos é para despois describilos co fin de realizar unha representación
comprensible e completa da súa natureza.
Os documentos da administración teñen carácter seriado. Isto quere dicir que unha
mesma actividade ao longo do tempo queda recollida nun conxunto de expedientes ou
documentos homoxéneos, que deben controlarse por medio de instrumentos de
descrición.
Este control intelectual farase por medio, cando menos, dun inventario analítico que nos
permita coñecer o noso arquivo; aquí cada expediente terá unha descrición que o
identifique e reflicta o seu emprazamento respecto aos outros expedientes nunha
12
estrutura lóxica (figura A); ademais de recoller o número dentro da caixa ou do caixón
no que estea gardado, como veremos a continuación.
13
Inventario dos expedientes
Para realizar o inventario é preciso atender ao feito de que eses expedientes conforman
unha serie que é a suma de:
PRODUTOR + FUNCIÓN + TIPO DOCUMENTAL =

SERIE Arquivo Histórico Xestión de Expedientes
Provincial usuarios
Hai diversos modos de ordenación dos expedientes dentro da serie a que pertencen:
• Alfabética: por nome da persoa, da entidade, o lugar ou o asunto.

• Cronolóxica: usando as datas de apertura ou peche do expediente ou de produción
do documento.
• Numérica: baseada no número de expediente.
• Mixta: pola combinación dalgunhas das anteriores.
De cada serie faremos un inventario analítico, tendo presente a clasificación e a

ordenación:
Exemplo de inventario:
INVENTARIO DE EXPEDIENTES PERSOAIS
NOME DATAS Nº exp. DEPÓSITO/ ANDEL/ CAIXA/CARPETA

CAIXÓN/ GABETA
Abad Castro, Antonio 1976- 1/76 A 1/1
Armesto Díaz, María 1987- 5/87 A 1/2
... ... ... ... ...
Sousa Fiz, Ana 1999- 9/99 B 7/9

Fig. A
14
Bases de datos:
No que atinxe ás bases de datos, é interesante ter presentes os criterios de quen atesoura
unha longa experiencia na materia, no contacto frecuente entre as oficinas e o Arquivo
Xeral da Xunta de Galicia. Alfonso Cascudo Rasilla sinala o seguinte: "Gran parte dos
procedementos administrativos contan con aplicacións ou sistemas informáticos como
ferramentas de xestión (SXPA, o Xumco2, etc) nos que se relacionan e describen os
expedientes tramitados. Para acadar a máxima eficiencia na descrición dos documentos
de arquivo é preciso establecer pasarelas de migración de datos dos rexistros descritivos
entre estas aplicacións corporativas e ás aplicacións de xestión de arquivo. Nesta tarefa
precísase da estreita colaboración entre técnicos informáticos e técnicos de arquivos.
Na mesma liña, e de xeito bastante sinxelo, podemos estruturar parte da información
destas bases de datos para conformar as descricións dos documentos. Así por exemplo
no caso dos expedientes de contratación, formaremos o título unindo o nome do
contratista e obxecto do contrato, que normalmente figuran en campos diferentes,
recuperaremos só as datas extremas do contrato (primeira e última data do mesmo), e o
número de expediente. Outros datos como cantidades económicas, datos fiscais etc, que
son necesarios para a tramitación, non son esenciais para describir os expedientes."
5 A instalación e conservación dos documentos

A instalación permite o control físico dos expedientes:
1) Os expedientes deben ser instalados de xeito que sexa doada a súa recuperación,
deixando constancia do seu emprazamento, para que os poida recuperar non só quen os
gardou, senón tamén quen os precise.
2) Na oficina, se o cúmulo de expedientes non é grande, poderemos agrupar os

expedientes por series (é dicir os expedientes que corresponden a unha mesma función
xuntos), correspondendo co control intelectual. Por exemplo, todos os expedientes
persoais xuntos, as nóminas xuntas, as subvencións xuntas, etc. Isto é o habitual e máis
correcto na oficina.
3) Pero se os expedientes son moitos, daremos un número corrido (currens) ás caixas,

caixóns ou gabetas e meteremos os expedientes conforme se vaian acumulando
ordenadamente, reflectindo no inventario o lugar no que están por medio da signatura.
15
Este control físico está vinculado á instalación. Isto equivale a dicir que, por exemplo,
nunha mesma caixa hai, primeiro un expediente persoal, despois unha subevención,
despois calquera outro tipo de expediente; e así ata encher a caixa. Obviamente este é un
sistema máis complexo, e non soe ser preciso nas oficinas; si na contra nos arquivos
históricos, o último elo na cadea de custodia, nos que é preciso aproveitar moi ben o
espazo e non se poden deixar ocos para máis adiante, polo que as veces podemos
encontrar documentos de diversa tipoloxía nunha caixa. Para que non existan erros na
recuperación de cada documento, o importante, neste caso é reflictir moi ben en
inventarios, catálogos e outros instrumentos de control intelectual, onde está cada
expediente.
Así pois, a instalación permite o control físico dos expedientes e documentos. Aínda
que a instalación non é unha parte específica da organización, é imprescindible para
recuperar fisicamente os documentos.
A instalación consiste no emprazamento dos documentos en caixas (ou outras unidades

de instalación: carpetas, AZ,....) e estas en andeis e depósitos, dotando aos expedientes
ou documentos dunha signatura que, xeralmente, é un número correlativo de caixa máis
o código que identifica o expediente ou o documento.
Por exemplo: A.c.12-10/1999, significa que o expediente 10 do ano 1999 está na caixa
12 do depósito A (pode ser un mero andel, un depósito lindeiro á oficina, etc.).
Modelo de cartela normalizada para o exterior das caixas de arquivos:
DUPLÁ DEL MORAL, Ana. Manual de archivos de oficina de oficina para

gestores. Comunidad de Madrid. Madrid: Comunidad de Madrid-Marcial
Pons, 1997, pp. 140
16
A CONSERVACIÓN DOS DOCUMENTOS
Para a correcta conservación dos documentos de arquivo en soporte papel, estes deberán
estar en instalacións que se sitúen entre os seguintes estándares climáticos de forma
constante:
• Temperatura: 18-20 ºC (± 3º C)
• Humidade: 50-60 % HR (±5% HR).
• Iluminación: 50 lux.
• Ausencia de contaminación (monóxidos, dióxido de xofre, ozono).
Segundo o tipo de soporte, hai certas variacións que deben terse en conta na medida das
posibilidades do arquivo (véxase Fig. A):
SOPORTE TEMPERATURA (Cº) HUMIDADE RELATIVA
(%)
Fotografía b/n 15-20 30-35
Fotografía color 10-18 25-35
Filme b/n 12-20 30-35
Filme color 10-20 25-35
Magnético 14-18 40-50
Óptico 16-20 35-45
Microformas 18-20 30-40
CRUZ MUNDET, José Ramón, Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos, Madrid: Alianza Editorial, 2012
páx. 323.
Fig. C
Os documentos en soporte de papel deberán instalarse en carpetiñas que poden

arquivarse en ficheiros verticais, horizontais ou en caixas, en ambos casos
preferentemente en cartón neutro, de xeito que os documentos non sufran por un exceso
de presión, e permitindo sempre que exista un oreo entre eles, para que se ventilen
(véxase Fig. B).
17
MOLINA NORTES, Juana e LEYVA PALMA, Victoria, Técnicas de Arqchivo y Tramitación de la Documentación Administrativa,
Guadalajara: ANABAD-Castilla-La Mancha, 1996, páx. 122.
Fig. B
O arquivo de oficina debe conservar os documentos de arquivo, pero non a

documentación de apoio informativo, que pode chegar a ocupar un espazo necesario
para os documentos administrativos.
Hai que evitar sotos, faiados e garaxes. Os sotos teñen o risco de inundarse ao estaren
baixo rasante, e posúen mala ventilación, polo que poden condensar humidades e
favorecer a aparición de microrganismos. Os faiados soen ter un contraste climático
(variacións de temperatura e humidade) maior, por estaren máis expostos aos cambios
de tempo; isto prexudica á conservación dos documentos, que precisan condicións
estables. As garaxes engaden aos problemas dos sotos a existencia de contaminantes
procedentes da combustión dos vehículos.
18
4.2 A XESTIÓN DO ARQUIVO DE OFICINA (II): O
CONTROL DA CIRCULACIÓN DOCUMENTAL
1 A RESPONSABILIDADE NA CUSTODIA.
No Módulo 1 (punto 2.5), sinalabamos que os documentos producidos polas

administracións públicas son parte constituínte do patrimonio documental. Isto quere
dicir que, ademais de servir para a xestión administrativa, os documentos producidos
pola Administración teñen dende o momento do seu nacemento un posible valor
cultural, e son susceptibles de servir a toda clase de investigacións culturais,
económicas, sociolóxicas, etc.
O patrimonio documental das administracións é, segundo diciamos, o conxunto de todos

os documentos de calquera época no que quedaron materializadas as actuacións desas
administracións.
O valor do patrimonio documental é imprescritible, dura para sempre; polo que os

documentos deben ser transmitidos ás xeracións futuras para que poidan coñecer o
pasado (remitimos ao dito no Módulo 1).
2 AS TRANSFERENCIAS DOS DOCUMENTOS
Esa responsabilidade da custodia dos documentos por parte dos xestores implica dúas
cousas.
1) En primeiro lugar, o xestor debe velar pola correcta custodia dos documentos mentres
se están tramitando, tendo un bo arquivo de oficina, perfectamente organizado, que
permita recuperalos en calquera momento.
2) En segundo lugar, o xestor, unha vez que os documentos (referímonos de xeito xeral
aos expedientes) concluíron o seu trámite e xa non posúen un valor administrativo nin
son consultados con frecuencia, deberá remitilos a un arquivo central, que é, segundo
19
sinalabamos no Módulo 3, o seguinte elo na cadea de custodia. Este proceso de
remisión ao arquivo de oficina denomínase transferencia.
2.1 A transferencia dos documentos do arquivo de oficina ao arquivo

central
Transferir é, pois, o acto polo que os documentos son remitidos dun arquivo a outro do
sistema porque están cumpridos os prazos de custodia.
A transferencia dende o arquivo de oficina ao central debe ser un procedemento regrado

e controlado.
Para que a transferencia sexa correcta é preciso preparar os documentos e telos en todo
momento controlados. Polo xeral, son transferidas fraccións cronolóxicas de series
documentais.
(Recoméndase o visionado do Vídeo sobre a transfererencia de documentos dos
recursos do módulo).
2.1.1. Criterios de transferencia:
• Só se transfiren documentos que recollen actos conclusos da administración e que

non posúen unha consulta constante.
• Nunca se transferirán documentos en trámite.
• Hai que analizar as series documentais para establecer calendarios de transferencia.
• Remitir a documentación cos instrumentos de control e descrición que se teñan

(inventarios, fichas de identificación de series, cadros de organismos, bases de
datos, etc.).
20
• Formalizar unha relación de entrega ou folla de remisión de fondos por duplicado
(véxase a figura máis adiante); este documento permitirá ter controlados os
documentos que pasan do arquivo de oficina ao central, e ao tempo transfire a
responsabilidade da súa custodia ao arquivo central.
2.1.2. Preparación da transferencia:
A) Preparación dos documentos para a transferencia:

• Comprobar que os documentos están completos e individualizados en carpetiñas
independentes, que eviten a mestura e confusión duns con outros.
• Quitar, sempre que non se dane a integridade física dos documentos, aqueles
elementos prexudiciais para a conservación dos mesmos, como son, para o caso
dos documentos en soporte papel, os clips, as grampas, as gomas, as anelas
metálicas, as carpetiñas de plástico, etc.
• Remitir a documentación limpa de po e sen dobreces.
• Suprimir as fotocopias e duplicados dos documentos, sempre que se conserven

os orixinais; isto non é unha eliminación, tan só unha limpeza.
B) Preparación das caixas:
• Utilizar caixas do tamaño normalizado que estableza o arquivo central.
• Introducir nas caixas as carpetiñas cos documentos que lles correspondan dentro,
sen ateigalas nin deixalas medio baleiras. É importante aproveitar o espazo, pero
facilitando a ventilación.
• Poñer unha signatura ás caixas: escribir no lombo un número correlativo para

facilitar a súa localización; este número corresponderase co que se atope escrito
na relación de entrega, no número de orde.
21
C) A relación de entrega:
O arquivo de oficina porase en contacto co arquivo central que será quen deseñe
a relación de entrega. En calquera caso, a relación de entrega deberá conter os seguintes
datos (véxase exemplo nas seguientes páxinas):
• Cabeceira (identifica a serie): Organismo produtor (unidade que produciu os

documentos), tipo documental (p. ex.: expedientes persoais).
• Corpo (identifica os documentos): número de caixa dentro da transferencia,

datas extremas, descrición do contido dos documentos/expedientes.
• Dilixencias de entrega e recepción (formalizan xuridicamente a

transferencia; comporta o traspaso da responsabilidade na custodia dos
fondos documentais): persoa responsable da entrega (do arquivo de oficina),
persoa responsable da recepción (do arquivo central), con expresión dos seus
cargos e firmas; e os selos das súas respectivas unidades administrativas.
D) Algúns criterios para deseñar e formalizar a relación de entrega:
• Dispoñer dun impreso diferente para cada serie documental, aínda que se
transfiran simultaneamente varias.
• Remitir ao arquivo central a relación de entrega antes de que se envíe a

documentación, para que poida realizar as comprobacións e as modificacións
oportunas.
• Cando se reciba a documentación, o arquivo central cotexará a mesma coa

información da relación de entrega, e, de ser coincidente, procederá a
asinala e selala; asignando tamén un número de rexistro de entrada de
fondos.
22
• Un exemplar da relación de entrega será para o arquivo de oficina e outro
para o central. O arquivo de oficina formará, coa acumulación ordenada das
súas relacións de entrega, o rexistro de transferencias ao arquivo central.
EXEMPLO DE RELACIÓN DE ENTREGA
Membrete
Número total de follas ..................
RELACIÓN DE ENTREGA
ARQUIVO REMITENTE (Nome) CÓDIGO
DATA DA TRANSFERENCIA Nº REX. XERAL

ANO MES DÍA
Nº REX. ORGANISMO
SERIE
Organismo produtor: Función:
(Recibín)
Tipoloxía documental:
Núm. Datas CONTIDO Sin. Arquivo Sinatura Baixa

(Entreguei)
de extremas remitente
orden
EXEMPLAR PARA O ARQUIVO
23
Relación de entrega
Nº Rex. Xeral .................. Nº Rexistro Org. .............. Nº de folla ..............
Núm . Datas CONTIDO Sin. Arquivo Sinatura Baixa

de extremas rem itente
orden
(Recibín)
(Entreguei
)
EXEMPLAR PARA O
24
Relación de entrega
Nº Rex. Xer al .................. Nº Rexistr o Or g. .............. Nº de folla ..............
Núm. Datas CONTIDO Sin. Ar quivo Sinatur a Baixa

de extr emas r emitente
or den
EXEMPLAR PARA O ARQUIVO
DILIXENCIA DE COTEXO:
Entr eguei Recibín
(Fir ma e Selo) (Fir ma e Selo)
Data ......../ ............/ ........... Data ............../ .............. / .............
Recoméndase usar o modelo de relación de entrega da Xunta recollido nos recursos do

módulo nas Normas para a realización das transferencias documentais da Xunta de
Galicia)
25
3 O TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO NA SEGUNDA IDADE DOS
DOCUMENTOS
Aínda que o xestor xa non ten parte no tratamento arquivístico que teñen os documentos
unha vez que xa non son útiles na oficina (1ª fase) e pasan ao arquivo central (2ª fase),
cremos que é conceniente que posúa certas nocións respecto ao que sucede con ditos
documentos na denominada segunda idade, unha vez que finaliza a vixencia
administrativa. Dentro das fases do ciclo vital corresponderíase coas dos arquivos
central (2ª fase), intermedio (3ª fase) e histórico (4ª fase); se ben máis propiamente coas
dúas últimas fases (as dos arquivos intermedio e histórico). Tamén se fala de tres fases,
respetando as dúas primeiras como no esquema anterior e xuntando na 3ª as
correspondentes ao arquivo intermedio e ao arquivo histórico.
A segunda idade dos documentos concide coa súa afectación cun valor histórico
permanente ou ben co expurgo daqueles que se considera que non posúen un interese
para a investigación cultural de calquera tipo (sociolóxica, económica, antropolóxica,...)
nin para a reconstrución do noso pasado.
Vexamos que acontece entre a 2ª fase, do arquivo central, a 3ª do arquivo intermedio e a

4ª do arquivo histórico:
3.1 O Arquivo Central:
O arquivo central correspóndese coa segunda fase do ciclo vital dos documentos. O
preceptivo é que nel ingresen os documentos co trámite concluído e cun uso de consulta
pouco frecuente. Isto correspóndese normalmente cun máximo de dez anos de idade dos
documentos, mais é frecuente que ingresen con menos idade (lembremos que no
arquivo de oficina os documentos están normalemente entre un e cinco anos; todo
depende de cando se conclúan os trámites, dos prazos de recurso en vía administrativa, e
do uso dos documentos).
26
O emprazamento do arquivo central adoita estar na propia sede do organismo produtor,
pois é preciso que os documentos non estean afastados das oficinas por se fose
necesario consultalos.
Esta é unha fase semiactiva, na que o documento vai perdendo o seu valor primario.
Os principais cometidos do arquivo central son:
- A coordinación e o control do funcionamento dos arquivos de oficina, de quen vai

recibindo os documentos que cumpran os requisitos devanditos. Entre o arquivo central
e as oficinas estableceranse calendarios de transferencias dos documentos, co fin de ter
unha boa xestión documental. Isto vai permitir que a oficina non colapse por
acumulación excesiva de documentos, e que poda tamén recuperar con maior facilidade
os documentos que están en trámite. As oficinas poden solicitar ao arquivo central a
remisión dalgún expediente co fin de ver un antecedente ou proceder á revisión dalgún
acto. Isto se fai, como todos os procesos arquivísticos, de xeito regrado, deixando
constancia do movemento, co fin de que os documentos solicitados ao arquivo central
podan volver a este sen perda algunha.
- Identifica e valora series documentais. O arquivo central crea fichas de identificación

de series documentais, que permiten un coñecemento e control dos documentos que se
producen nas oficinas. Esta fichas son esenciais para establecer calendarios de
transferencia e saber cando si e cando non poden consultarse os documentos.
3.2 O Arquivo Intermedio:
Ao arquivo intermedio correspóndelle a terceira fase do ciclo de vida dos documentos.

Neste arquivo ingresan os documentos case sen uso polos xestores. Trátase dunha fase
semipasiva, na que os documentos serven como precedente na xestión. Non obstante,
poden darse casos excepcionais nos que os documentos se activen.
27
Habitualmente, os documentos ingresan aqui cunha antigüidade de 15 anos (podería
acortarse a idade de ingreso, dependendo da frecuencia de consulta que se lle dea aos
documentos no arquivo central).
Este arquivo está xeralmente fóra do organismo, mais próximo a el, por se fora
necesario realizar a consulta de documentos. Aquí interesa que estea na contorna das
cidades, para que non se pague moito polo chan onde se constrúa. Non obstante, debe
estar ben comunicado para a visita posible dos cidadáns.
Neste tipo de arquivo, os documentos son consultados polos cidadáns con fins culturais
e de investigación. Evidentemente, como sucede en todas as distintas fases os
documentos poderán ser consultados polos interesados segundo a normativa vixente.
Na terceira fase prodúcese o fin dos valores primarios: finaliza o prazo precaucional de
vixencia administrativa ou xurídica, e os documentos son valorados para determinar se
posúen valor histórico ou se deben ser expurgados. A decisión final respecto aos que se
considera susceptibles de seren expurgados é tomada por unha comisión de valoración
de documentos administrativos. Na nosa Comunidade Autónoma está o Consello de
Avaliación Documental de Galicia.
3.3 O Arquivo Histórico
O arquivo histórico correspóndese coa cuarta e última fase do ciclo de vida dos
documentos. Aquí os documentos xeralmente teñen máis de 30 anos, e son de
conservación permanente.
É unha fase pasiva: recibe a documentación con valores secundarios (históricos e

informativos) para conservala, servila e difundila á sociedade.
Dá servizo á investigación histórica e á cultura, promovendo publicacións, exposicións

e actividades didácticas e difusoras destinadas a moi diversos colectivos da sociedade
(escolas, cidadanía, asociacións, etc).
28
O arquivo histórico debe estar no centro das cidades ou en lugares ben e facilmente
comunicados, co fin de que a sociedade poda disfrutar deles con comodidade. Tamén é
importante que estean afastados de perigos potenciais para os documentos (obxectivos
militares, estacións de ferrocarril ou autobuses, depósitos de auga....). Outro requisito é
que estean illados de ruídos molestos: patios de escolas, zonas de recreo, etc.
(Lectura recomendada e recollida nos recursos do módulo: O documento de arquivo.

Fases, tratamento e servizos)
4.3 A XESTIÓN DO ARQUIVO DE OFICINA (III): O

SERVIZO DOS DOCUMENTOS
1 Concepto de servizo dos documentos
O concepto de servizo dos documentos fai alusión á finalidade última de calquera

arquivo, incluído o arquivo de oficina. Se os documentos son conservados, organizados
e descritos é coa intención de que poidan ser recuperados e servidos en calquera
momento.
Servir é, segundo o dicionario da Real Academia Galega, “Dar ou subministrar a

[alguén] o que necesita ou pide”, así como “Ser de utilidade [para aquilo que se
expresa]”.
Se interpretamos estas definicións en alusión ao arquivo de oficina, podemos decir que:
1) Os documentos do arquivo de oficina deben subministrar proba e xustificación das

actuacións administrativas.
2) O correcto arquivo dos documentos é de utilidade para garantir a pervivencia da

actividade administrativa.
29
Conclusións: os documentos deben ser accesibles e consultables cando as
circunstancias o requiran.
O servizo é pois a función esencial do arquivo; permite poñer os documentos á

disposición da propia Administración e á dos cidadáns, nas condicións que a lexislación
establece.
Á hora de falar do servizo é pertinente realizar unha distinción entre a información

contida nos documentos e os propios documentos. Esta distinción é importante, pois é
posible que se dean casos nos que o interesado (concepto que abordaremos
posteriormente) só poida acceder a parte da información contida nun documento, a
aquela que lle afecta directamente, e non, en cambio, a outras partes que afectan a
terceiros. Dese xeito, é posible ter un acceso só parcial a un ou varios documentos, e
non pola contra ao resto do expediente.
1.1 Criterios esenciais para a materialización do servizo dos documentos
Como sinalabamos, cada oficina deberá velar polo correcto desenvolvemento da

actividade administrativa e pola comunicación cos cidadáns nas condicións establecidas
pola lexislación vixente.
Respecto ao servizo dos documentos ou da información contida neles, hai que ter en
conta certas cuestións:
- En principio, os expedientes deben custodiarse na oficina, e ser consultados nela. Se

por circunstancias legais ou de trámite tivesen que ser prestados (a outra oficina,
excepcionalmente á administración de xustiza, ...), deberá realizarse un documento
oficial de préstamo temporal que quedrá de testemuña no lugar ocupado polo expediente
que se presta (tamén pode arquivarse o documento de préstamo nunha carpetiña que
conteña as solicitudes de préstamo ordeados por anos e por organismos solicitantes, e
deixarse no lugar do expediente outro tipo de testemuña que se recuperará no momento
no que o expediente sexa devolto e pase a instalarse no seu emprazamento).
30
O documento que formaliza o préstamo conterá a identificación do expediente, a data do
préstamo, a sinatura e o selo do prestameiro e o conforme do prestador co seu selo, e
deixarase un espazo para asinar no momento da devolución, consignándose a data desta.
Vexamos un exemplo de formulario de solicitude para o préstamo de documentos desde
o arquivo central ás oficinas (se o préstamo fose entre oficinas, realizarase un
documento análogo):
31
- Os cidadáns teñen dereito a acceder aos documentos que lles afectan como
interesados. Hai casos nos que tamén poden acceder por razóns culturais, tendo
certas precacuións para non vulnerar os dereitos de terceiros.
- Os xestores velaran pola correcta aplicación do dereito de acceso conforme á

normativa vixente, tendo en conta a protección dos datos de carácter persoal, os
dereitos ao honor, á propia imaxe persoal e familiar, e as demais salvagardas
xurídicas que existan.
2 O ACCESO AOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: ASPECTOS LEGAIS
No Estado Social e Democrático de Dereito o acceso aos documentos producidos polas

administracións públicas é un dos alicerces da garantía da transparencia e o control da
actividade das mesmas.
O xestor debe ter presente que ten encomendada a función de facilitar o acceso aos
documentos que tramita conforme ao disposto no ordenamento xurídico.
Actualmente, existe unha diversidade de normas que regulamentan e condicionan o

acceso aos documentos administrativos.
O artigo 105 b da Constitución Española de 1978 di que “A Lei regulará o acceso dos cidadáns
aos arquivos e rexistros administrativos, salvo no que afecte á seguridade e defensa do
Estado, a indagación dos delitos e a intimidade das persoas”. Mais actualmente non existe
unha norma única, senón diversas disposicións xurídicas, moitas sectoriais, que as veces se
solapan e confunden.
Non sempre é doado saber que criterios han de seguirse para determinar a posibilidade
ou a restrición de acceso a un documento.
As restricións que existen para acceder aos documentos administrativos veñen

condicionadas polo interese xeral, pola protección e seguridade do Estado, pola
32
investigación dos delitos, polo dereito ao honor, á intimidade persoal e familiar e á
propia imaxe.
Con carácter xeral, atenderase ao disposto nas seguintes normas:
• Constitución Española de 1978.

• Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das
administracións públicas.
• Lei 15/1999, de 13 de decembro, de protección dos datos de carácter persoal.
• Lei 16/1985, de 26 de xuño, do patrimonio histórico español.
• Lei 5/2016, do 4 de maio, do patrimonio cultural de Galicia.
Pero ademais hai diversas disposicións sectoriais aplicables a diferentes documentos

administrativos, que o xestor deberá coñecer no que lle concerne polas súas funcións.
4 A consulta dos documentos
A consulta dos documentos administrativos por parte das persoas que teñan dereito ao
acceso a eles deberá ser consecuente co feito de que os ditos documentos son parte
constitutiva do patrimonio documental. Isto quere dicir que deberá procurarse que sexa
respectuosa coa súa integridade física e interna, para que poidan ser transmitidos ás
xeracións futuras.
Para garantir a integridade dos documentos seguiranse certas normas de consulta (non
se analiza o caso dos documentos electrónicos):
• No espazo de consulta, utilizarase lapicero, para evitar que se danen os documentos

con manchas indelebles ou que se poida alterar o seu contido substantivo e
falsificalos.
• Os documentos manipularanse sen sometelos a brusquidades que prexudiquen a súa

conservación.
33
• Vixiarase a consulta durante todo o tempo que dure.
• Procurarase que o consultante non altere a orde dos documentos no expediente. E

revisarase o expediente unha vez concluída a consulta, para comprobar que non se
alterou a orde dos documentos nel contidos.
• Se fose preciso proporcionar copia dos documentos, tentarase utilizar métodos que
non os prexudiquen; evitarase o fotocopiado en exceso polo dano que a luz produce
neles. Se algunha copia ten que ser desbotada e contivese datos de carácter persoal,
deberase triturar a copia inválida nunha máquina que garanta a imposibilidade de
reconstrucción desta, para que os devanditos datos non transcendan a terceiros.
En definitiva, haberá que asegurar os medios precisos para que o patrimonio

documental sexa tratado axeitadamente e servido con respecto.
INSTRUCCIÓN PARA A MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS
Exemplo de formulario de solicitude de consulta de documentos e de petición de

reproducións
34
35
5. A realización de copias. Métodos e directrices reprográficos.
O arquivo da oficina comparte frecuentemente espazo co lugar de traballo (as veces é

unha estancia colindante ou moi próxima), e alí préstanse servizos tanto á cidadanía
coma á propia Administración. Estes feitos, fan que, co fin de que a convivencia e
calidade de traballo sexan óptimos, sexa importante ter unha boa distribución das zonas
de traballo, incluíndo os materiais e os aparellos que se utilizan. Así as persoas
desenvolveran o seu labor cunha maior calidade de traballo.
As copias dos documentos vanse realizar por dous motivos principais: porque as
necesita a propia oficina para a tramitación dos expedientes ou porque as solicitan os
cidadáns; que xunto co dereito de acceso aos documentos administrativos teñen parello
o de obter copias .
5.1 Tarefas básicas que se desenvolven na oficina relacionadas coa reprodución de

documentos:
5.1.1 Cara á cidadanía:
- Copias de documentos obrantes na Administración, que son solicitados

polos interesados para o seu coñecemento e constancia.
5.1.2. Cara á propia Administración
- Copia de documentos achegados pola cidadanía ao procedemento

administrativo cando o administrado non estea obligado a aportar a copia.
- Copia de documentos de arquivo para a xestión administrativa: a propia
Administración pode recorrer aos seus propios arquivos para solicitar a copia de
documentos que lle interesan como fundamento e antecedente para a resolución dos
seus asuntos.
36
- Copia de seguridade de documentos obrantes na Administración: a
administración pública debe levar unha política de salvagarda dos documentos que son
esenciais para garantir a continuidade da súa actuación en caso de producirse un
desastre (incendio, seismo,...). Para lograr esa continuidade, débese ralizar copia dos
documentos que de perderse suporían o colapso do funcionamento ordinario dos
servizos básicos.
- A obtención de copias válidas de documentos electrónicos: A normativa

vixente regulamenta os procedementos que se deben seguir para realizar copias
auténticas dos documentos electrónicos ou para proceder a un cambio de soporte. Por
medio da dixitalización de documentos consíguese pasalos do soporte en papel ao
soporte electrónico. Pola súa banda, podése realizar a impresión en papel dun
documento inicialmente electrónico. Hai un tercer tipo de copia que é a copia
electrónica a partir do orixinal electrónico.
5.1.3 A destrución de borradores de documentos, de copias inútiles e de

documentación de apoio informativo
A totalidade dos documentos producidos polas administracións públicas de calquera

época forman, por lei, parte do patrimonio documental español (artigo 49.2 da Lei
16/1985, de 25 de xuño, do patrimonio histórico español [LPHE]), polo que non poden
ser destruídos sen autorización dunha comisión ad hoc e seguir un proceso
regulamentado (LPHE, artigo 58).
Os documentos achegados pola cidadanía ao procedemento administrativo teñen tamén

a consideración de patrimonio documental, polo que non poderán destruírse aínda que
teñan erros de forma. Poñamos por caso a solicitude dunha subvención por parte dunha
persoa interesada na que haxa unha falta de datos que deban ser subsanados. É moi
posible que esa persoa introduza de novo por rexistro a súa solicitude, pero haberá que
gardar tamén a primeira solicitude a efectos de cómputo dos prazos, aínda que a
segunda sexa máis perfecta.
37
Por esta razón, cando falamos da destrución de documentos referímonos unicamente a
aqueles que aínda non posúen as formalidades precisas para ter a consideración de
documento administrativo e que, por conseguinte non son susceptibles de formar parte
dun expediente nin de participar no procedemento administrativo; como, por exemplo,
un borrador ou minuta que sexa incorrecto e deba esbotarse.
Para proceder a unha correcta destrución, utilizarase unha trituradora cando así o requira
o carácter das copias inservibles. Isto é especialmente importante para as copias de
documentos con datos de carácter persoal que non deban ser coñecidos por terceiros. A
destrutora impedirá a reconstrución da copia, garantindo así que eses datos sensibles
non trascendan.
Un exemplo moi sinxelo sería unha fotocopia do DNI dun interesado que saia mal e que
se deba repetir, neste caso hai que eliminar a copia inservible cunha destrutora que
impida reconstruir o documento, para así garantir a protección dos datos de carácter
persoal do interesado, evitando que caian en mans de terceiros que non estean
autorizados a poseelos.
Por outra banda, pode destruirse a documentación de apoio informativo (copias do

DOGA, fotocopias de libros, etc.) unha vez que cumpra cos fins para os que foi
recompilada.
38

Técnicas Elementais de Arquivos. Módulo 4

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Técnicas Elementais de Arquivos. Módulo 4

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TÉCNICAS ELEMENTAIS DE

A XESTIÓN DO ARQUIVO DE OFICINA (I): A ORGANIZACIÓN E

1 A organización do arquivo de oficina

Organizar quere dicir poñer en orde, dispoñer de maneira ordenada os documentos. A

A clasificación é a operación intelectual que permite establecer categorías e grupos

A clasificación é unha operación lóxica que se materializa nun cadro de clasificación no

O cadro de clasificación estará composto, pois, por un conxunto de divisións tanto

Para clasificar é preciso respectar o principio de procedencia, procurando que na nosa

A clasificación pode ser orgánica, funcional ou unha mestura de ambas, é dicir,

2.1 A clasificación orgánica é aquela que reflicte a estrutura do organismo,

Exemplo (realizado no Arquivo Xeral da Xunta de Galicia):

Subdirección Xeral de Xestión Económica e Persoal

1.1. Sección de Orzamentos

- Expedientes de elaboración de orzamentos

1.2. Sección de Habilitación.

2.1. Sección de Habilitación de Persoal

- Expedientes de retribucións do persoal

2.2. Sección de Recursos Humanos

2.2.1. Negociado de Persoal Funcionario

2.2.2. Negociado de Persoal Laboral

2.2 A clasificación funcional é aquela que reflicte a división segundo as funcións

2.3 Os niveis do cadro de clasificación

As divisións verticais da clasificación reciben o nome de niveis. A oficina terá en

Expedientes de sesións (serie)

- Constitución de grupos municipais (fracción de serie)

Rexistro de actas de sesións (serie)

1.3 Comisións de Goberno

- Expedientes de... (serie)

- Centro e Ciencias do Patrimonio Cultural

- Comisión Superior de Valoración De Bens Culturais

2. SERVIZO DO SISTEMA DE ARQUIVOS

3. SERVIZO DO ARQUIVO DE GALICIA

3. 0.2.- NORMAS AUTONÓMICAS

3. 1.1.0. Asuntos xerais

3. 1.2.0. – ASUNTOS XERAIS

3. 2.1.- PERSOAL FUNCIONARIO

3. 2.2.- PERSOAL LABORAL

3. 2.3.- PERSOAL LABORAL EVENTUAL (Inclúe convenios)

3. 3.- LOCAL, EQUIPO E INSTALACIÓNS

3. 4.0. ASUNTOS XERAIS

3. 4.1.0. - ASUNTOS XERAIS

Fondo: Conxunto orgánico de todos os documentos producidos por un organismo ou

Unidade documental composta: Correspóndese co que chamamos expediente. É un

(Lectura recomendada e recollida nos recursos do módulo: Apuntes de clasificación

A ordenación é a operación por medio da cal establecemos secuencias dentro das

A ordenación pode ser alfabética, numérica, cronolóxica, topográfica…; ou unha

A ordenación non só ten un reflexo intelectual, senón que tamén se procurará, se é

En calquera caso, é esencial que o control intelectual sexa correcto e perdurable, de

4 Descrición e bases de datos

A descrición é a tarefa esencial de calquera arquivo, pois se se clasifican e ordenan os

PRODUTOR + FUNCIÓN + TIPO DOCUMENTAL =

• Alfabética: por nome da persoa, da entidade, o lugar ou o asunto.

De cada serie faremos un inventario analítico, tendo presente a clasificación e a

INVENTARIO DE EXPEDIENTES PERSOAIS

NOME DATAS Nº exp. DEPÓSITO/ ANDEL/ CAIXA/CARPETA

Abad Castro, Antonio 1976- 1/76 A 1/1

Armesto Díaz, María 1987- 5/87 A 1/2

... ... ... ... ...

Sousa Fiz, Ana 1999- 9/99 B 7/9

5 A instalación e conservación dos documentos

2) Na oficina, se o cúmulo de expedientes non é grande, poderemos agrupar os

3) Pero se os expedientes son moitos, daremos un número corrido (currens) ás caixas,

A instalación consiste no emprazamento dos documentos en caixas (ou outras unidades

Modelo de cartela normalizada para o exterior das caixas de arquivos: