1.

0 PENGENALAN

Kewangan merupakan nadi bagi setiap individu dan organisasi untuk meneruskan kelangsungan
dan fungsi kehidupannya. Begitulah halnya dengan peranan kewangan di institusi pendidikan di
peringkat sekolah. Oleh yang demikian, pengurusan kewangan perlu ditadbir dengan cekap dan
berhemat, agar kewangan boleh diperolehi secukupnya, dibelanja dan diurus mengikut tatacara
yang betul serta dapat memenuhi matlamat organisasi.

Berdasarkan sistem yang ada sekarang, pengetua selaku pentadbir sekolah adalah
bertanggungjawab penuh untuk merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan
kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Peraturan Akaun dan Audit dalam Akta
Pelajaran 1961, menetapkan supaya pengetua menyimpan rekod-rekod kewangan sekolah secara
teratur dan semua akaun sekolah bagi tahun semasa mesti dihantar untuk diaudit sebelum tahun
berikutnya.

Pengetua juga dikatakan bertanggungjawab dalam menentukan pentadbiran kewangan sekolah

dikendalikan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dalam Perintah Kewangan.
Pengetua dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan
kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Sejauhmana pengurusan kewangan di sekolah dapat
dilaksanakan dengan sistematik adalah bergantung kepada kemahiran, kepimpinan dan sikap
pengetuanya.

2.0 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Lembaga Pengelola Pendidikan mengharapkan pentadbir sekolah mempunyai pengetahuan yang

cukup tentang pengurusan kewangan. Guru-guru juga sepatutnya mempunyai minat untuk
mengambil perhatian bagaimana pengurusan kewangan sesebuah sekolah dikendalikan. Aspek
pengurusan kewangan merupakan sesuatu yang sangat penting dan perlu dikendalikan dengan
sistematik dan berkesan.

Wan Mohd.Zahid (1994), dalam buku garis panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah
menyatakan pengetua selaku pengurus pendidikan bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang
pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan khususnya pengurusan kewangan sekolah
perlu dipertingkatkan supaya mencapai kemenangan.

2.1 ASAS PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Pengurusan kewangan merupakan satu konsep yang merangkumi prinsip-prinsip pengurusan biasa
yang melibatkan kegiatan merancang, mengatur, mengurus, mengarah, melaksana, mendorong,
mengawal dan melapor (Mahashim Bajuri : 1994).

Pengurusan kewangan sesungguhnya melibatkan pentadbiran kewangan ditadbir secara bijaksana,

agar mencapai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan kewangan di peringkat sekolah
ianya ditadbir bagi mencapai objektif tertentu iaitu; pertama, untuk mengadakan kawalan yang ke
atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak
berlaku kesilapan dan kehilangan. Keduanya adalah untuk menyenangkan pelaksanaan tugas
pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah. Ketiganya pula adalah untuk membolehkan
kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah diketahui pada masa-masa tertentu
(Zaidatol Akmaliah, 2001).

Sehubungan dengan itu Mahashim Bajuri (1994), menegaskan bahawa fungsi utama pengurusan
kewangan meliputi a). merancang penggunaan dan keperluan kewangan, b). memperolehi sumber
kewangan, c). mendapatkan wang dengan syarat-syarat yang ditentukan dan d). melaporkan
prestasi kewangan.
1
2.2 AKAUNTABILITI / TANGGUNGJAWAB PENGETUA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN
SEKOLAH

Tugas pengetua sangat kompleks, merangkumi beberapa aspek seperti pentadbiran, pengurusan
dan juga kepimpinan. Pengurusan kewangan merupakan satu proses di mana jentera pentadbiran
kerajaan menggunakan cara-cara tertentu bagi memperolehi danb memperuntukkan sumber-
sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi prosedur-
prosedur serta kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam secara cekap
dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan tradisional, tiga komponen utama yang perlu diberi
perhatian iaitu belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan, laporan dan auditan.

Selain daripada itu, pengetua juga berdepan dengan dua prinsip utama dalam menjalankan
tugasnya iaitu legaliti dan akuntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi
semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa dipikul oleh
seseorang pengetua termasuk terimaan wang awam, simpanan wang awam, pengeluaran wang
awam, bayaran wang awam dan perakaunan wang awam.

Akauntabiliti yang bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara
bertanggungjawab atas kejayaan atau kegagalannya. Aspek yang peerlu dipikul oleh pengetua
ialah:
i. Akauntabiliti Fiskal – dari segi integriti kewangan, maklumat, pematuhan kepada undang-undang
dan peraturan pentadbiran awam.
ii. Akauntabiliti Pengurusan – dari segi penggunaan tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara
cekap dan ekonomik.
iii. Akauntabiliti Program – dari segi impak program, iaitu sama ada sesuatu program mencapai
objektif yang dirancangkan dan opsyen yang terbaik telah dipilih untuk mencapai objektif berkenaan
dengan mengambilkira jumlah kos dan output (Farzeli Che Mat, 2000).
Seterusnya, Zaidatol Akmaliah (2001), menyentuh tentang peranan pengetua sebagai pengurus
kewangan. Antara lain beliau menyatakan seperti berikut:

Menyediakan anggaran belanjawan§

Mengurus tuntutan pembayaran per kapita dan peruntukan-peruntukan yang lain.§
Menentukan segala kutipan yuran dan sewa serta lain-lain sumber dibuat§ dengan sempurna.
Mengurus segala perbelanjaan dan pembayaran.§
Mengurus dan menyempurnakan urusan pembayaran gaji.§
Mengurus dan menyelenggarakan buku Tunai untuk akaun dana Kerajaan, akaun§ Suwa, dan
akaun Asrama (jika ada) serta panjar wang runcit.
Menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan biasiswa atau bantuan§ pelajar.
Menentukan buku stok diselenggarakan dan dikemas kini.§
Menentukan tatacara hapuskira stok dibuat dengan sempurna.§
Memperakukan segala tuntutan perjalanan, peperiksaan, elaun lebih masa, wang runcit dll
Menjadi Pengerusi Lembaga Tender atau sebutharga sekolah.§
Menjadi setiausaha Lembaga Kewangan dan Lembaga Pengurus Sekolah.§
Berikhtiar mendapatkan punca-punca kewangan sekolah.§
Pengurusan setiap jenis dana yang ada di sekolah termasuk tatacara dan proses pungutan wang,
pembelian dan pembayaran.
Penyelenggaraan buku-buku akaun.§
Menyelenggara dan menjaga tatacara menyimpan stok atau alatan untuk pusat sumber, pejabat,
makmal, bengkel dan lain-lain.
Pengurusan kewangan di kedai buku, kedai koperasi serta tender kantin.§
Keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh juruaudit akaun sekolah.§

2
3.0 MODEL PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Secara amnya terdapat tiga model pengurusan kewangan sekolah iaitu a). Model Berpusat (central
model), b). Model Tidak Berpusat (disentralisasi) dan c). Model Cantuman Kedua-dua Gabungan
(hybrid) (Sutton, M, 1996).

a). Model Berpusat (Central Model).

Model ini memberi penekanan terhadap keputusan yang dibuat oleh satu badan sahaja misalnya
pengetua sebagai pemimpin autokrat atau melalui keputusan bersama yang dibuat oleh
Jawatankuasa Sekolah (PIBG, Pengawal Kewangan dan sebagainya).
Pembuat keputusan mestilah membuat pertimbangan yang teliti, menyerap dan menilai semua
maklumat yang berkaitan untuk membuat keputusan yang berkesan dengan menggunakan sumber
untuk memenuhi objektif.

Dalam konteks di Malaysia model ini merujuk kepada sekolah-sekolah yang belum mendapat taraf
Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kewangan sekolah terdiri daripada tiga sumber iaitu Wang SUWA,
Wang KERAJAAN dan Wang ASRAMA (bagi yang ada asrama). Kesemua bentuk wang ini adalah
dalam bentuk geran. Wang suwa merupakan wang yang diterima oleh pihak sekolah melalui yuran
khas daripada pelajar-pelajar, derma daripada orang ramai, sewaan harta sekolah, jualan daripada
kedai buku sekolah, yuran peperiksaan dalaman dan daripada pelbagai penerimaan (KPM, 2000).

Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperolehi daripada Pemberian Bantuan
Kerajaan kecuali yang berkaitan dengan asrama. Wang Kerajaan ini diterima daripada punca-punca
berikut iaitu pemberian bantuan pra sekolah, bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan mata
pelajaran (surat pekeliling kewangan 3/95), bantuan rancangan makanan tambahan / rancangan
amalan makanan dan pemakanan, bantuan gotong royong, bantuan modal / pembelian alatan,
geran pelancaran (launching grant) untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka sahaja, bantuan
biasiswa kerajaan (Yayasan Negeri / Petronas / MARA) dan badan-badan berkanun serta yuran-
yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM).

Kumpulan Wang Asrama pula merupakan semua penerimaan yang berkaitan dengan asrama, sama
ada dalam bentuk pemberian/bantuan daripada kerajaan ataupun kutipan yang dibuat daripada
murid-murid. Antara punca-punca kewangan di bawah kumpulan ini termasuklah bantuan
perbelanjaan berulang tahun yang lain-lain untuk asrama (LPBT Asrama), bantuan makanaan
asrama, yuran makanaan asrama serta yuran-yuran lain yang dibenarkan oleh pendaftar seperti
pendaftaran, kebajikan murid, kelas fardhu ‘ain, rekreasi dan pelbagai.

Pihak sekolah menerima peruntukan ini dan perlu membelanjakan sejumlah wang yang ada
berdasarkan pembahagian-pembahagian yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggunjawab. Oleh itu
pengetua tidak boleh membelanjakan peruntukan yang diberi mengikut sesuka hatinya. Misalnya
wang peruntukan untuk sains perlulah dibelanjakan hanya untuk perkara-perkara yang berkaitan
dengan mata pelajaran tersebut sahaja dan tidak boleh digunakan untuk kegunaan lain seperti
perbelanjaan untuk mata pelajaran bahasa Inggeris. Sekiranya perlu pihak sekolah hendaklah
mendapatkan kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab terlebih dahulu.

Oleh yang demikian, pengetua hanya mempunyai kuasa di peringkat sekolah terhadap keputusan-
keputusan yang perlu dibuat berdasarkan peruntukan-peruntukan yang telah ditetapkan. Pengetua
juga harus berhati-hati dan berfikiran panjang dalam meluluskan sesuatu perbelanjaan kerana perlu
meninggalkan baki sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah peruntukan bagi setiap bidang untuk
dibawa ke tahun berikutnya. Pengetua hanya bertindak sebagai pengurus kewangan sekolah
berdasarkan belanjawan pengurusan yang diterimanya daripada pihak kerajaan bagi satu-satu
tahun persekolahan.
3
Kelebihan model ini ialah segala keutamaan sekolah akan lebih difahami dan dapat ditangani
dengan baik. Selain daripada itu, semua keputusan dapat dibuat dalam kerangka tujuan dan objektif
sekolah secara keseluruhan. Seterusnya model ini menggalakkan konsisten kepada sekolah dan
tumpuan kepada kepentingan sesetengah pihak dapat dielakkan.

b). Model Desentralisasi

Keputusan dalam model ini dibuat oleh individu yang bertindak sebagai pemegang budget iaitu
pengetua atau guru besar. Pengetua menggunakan satu formula untuk peruntukan kewangan
sesetengah panitia. Penggunaan formula dalam mengagihkan resos akan menjadi lebih mudah,
cepat, lebih terbuka dan adil. Formula itu berdasarkan jumlah pelajar dan jumlah masa mengajar
dalam seminggu.

Dalam konteks di Malaysia, model ini boleh disamakan dengan sekolah-sekolah yang telah
menerima taraf PTJ. Sekolah yang menerima taraf PTJ ini adalah sekolah yang laporan audit
tahunannya tanpa teguran bersyarat selama tiga tahun berturut-turut. Bagi sekolah yang menerima
taraf PTJ ini, sumber kewangannya bukan lagi berdasarkan kepada Per Kapita dan Per Kepala
tetapi berdasarkan peruntukan khas yang sedia ada iaitu dalam bentuk sistem buku VOT
(peruntukan waran) dan jumlah wang yang diberikan adalah berdasarkan kepada kertas kerja yang
dikemukakan oleh pihak sekolah. Semua perbelanjaan mengurus mesti direkodkan dalam buku
VOT (Buku Peruntukan Perbelanjaan : Kew, 88 – Pin 4/19.

Pengetua atau GPK HEM mempunyai kuasa menandangani semua urusan baucer bayaran (Kew
304 – Pin 1/92). Dalam hal ini seseorang pengetua itu haruslah mempunyai akuntabiliti yang tinggi
dan merupakan satu kewajipan untuk menjawab kepada segala tanggungjawab yang diberi melalui
perwakilan kuasa. Ia juga merupakan satu mekanisma yang dibentuk melalui sistem, peraturan dan
undang-undang tertentu. Seandainya tanggungjawab ini diamalkan secara jujur dan ikhlas sudah
tentu akan dapat membantu pengurusan bagi menjamin bahawa segala aktiviti kewangan
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Sebagai pengurus kewangan, pengetua diberi tanggungjawab dalam tiga aspek akauntabiliti iaitu
dalam akauntabiliti kewangan, pengurusan dan perancangan. Dalam konteks ini pengetua dapat
menguruskan kewangan sekolah melalui perancangannya sendiri iaitu berdasarkan waran. Misalnya
pengetua membuat ‘budget’ untuk menaikkan taraf bilik guru dengan kos sebanyak RM30,000.00.
Pengetua bolehlah membuat kertas kerja dan dikemukakan ke bahagian kewangan. Setelah
mendapat kelulusan daripada bahagian kewangan maka pengetua bolehlah mengeluarkan tender
kepada pemaju.

Sebagai sekolah yang menerima PTJ, birokrasi yang dihadapi agak kurang kerana skopnya yang
lebih kecil. Pengetua diberi kuasa untuk menguruskan kewangannya sendiri. Misalnya dalam
membuat tuntutan perjalanan guru, pengetua mengemukakan borang tuntutan para guru terus
kepada Akauntan Negara (AG) dan dalam masa dua minggu para guru akan mendapat bayaran
berbanding dengan sekolah yang belum menerima PTJ di mana pengetua terpaksa menghantar
borang ke Pejabat Pendidikan Daerah, kemudiannya dilanjutkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri
(JPN) dan seterusnya dihantar ke AG dan dalam masa tiga bulan barulah para guru menerima
bayaran masing-masing.

Selain daripada itu pengetua bersama guru-guru boleh merancang aktiviti atau program sekolah
pada tahun semasa. Segala program yang dikemukakan dengan kertas kerja yang lengkap akan
diluluskan oleh JPN berdasarkan peruntukan sedia ada di bawah PTJ. Situasi ini akan mendorong
para guru dan pihak sekolah untuk memajukan sekolah baik dari segi kurikulum, kokurikulum,
keceriaan dan bina insan.

4
c). Model Hybrid

Sistem yang ekslusif dan banyak sekolah akan menggunakannya secara adunan (mix and match)
untuk memenuhi keperluan struktur organisasi, stail pengurusan, objektif pendidikan dan keperluan
perkembangan. Model ini mempunyai strategi yang tersendiri iaitu mengagihkan perbelanjaan
pengurusan berdasarkan formula dan mengekalkan resos untuk tujuan perkembangan pusat.
Sesetengah keputusan dibuat oleh pengetua atau pengurusan kanan sekolah. Ada juga yang dibuat
oleh staf dan juga pengawal kewangan sekolah. Dalam konteks pendidikan di Malaysia kami
merasakan bahawa model ini masih belum digunapakai.

4.0 PERAKAUNAN KEWANGAN SEKOLAH

Perakaunan Kewangan Sekolah perlu memenuhi ciri-ciri perakaunan kewangan umum yang sedang
digunapakai. Bahawa ciri-ciri umum perakaunan kewangan antaranya ialah:

Dapat melaporkan kepada pihak yang memerlukan mengenai perakaunan kewangan yang
dijalankan oleh organisasi.
Merupakan ringkasan aktiviti yang telah lalu seperti kegiatan-kegiatan yang telah dijalankan.
Bersifat objektif.§
Berasaskan data yang tepat seperti yang terdapat dalam dokumen sumber kewangan.
Merupakan ringkasan kegiatan atau urusniaga.§
Disediakan mengikiut prinsip perakaunan yang diterima umum.§
Ia mesti dibuat berdasarkan akta dan arahan kerajaan.§

Untuk tujuan itu, perakaunan kewangan sekolah, menurut Omardin Ashaari (1996), disebut sebagai
Sistem Perakaunan Dana. Sistem ini memerlukan pihak sekolah mewujudkan dana tertentu
berdasarkan punca-punca pendapatan dan penggunaannya. Pada masa sekarang terdapat Dana
Kerajaan, Dana Suwa dan Dana Asrama (bagi sekolah yang ada asrama). Bagi ketiga-tiga dana ini
perlulah diwujudkan akaun bank yang berasingan bagi memudahkan proses pengauditan bagi satu-
satu tahun kewangan.

5.0 PENUTUP

Pengurusan kewangan sekolah merupakan satu tugas penting yang diamanahkan kepada pengetua.
Dengan bantuan yang diberikan oleh penolong kanan, penyelia petang, guru-guru kanan atau ketua-
ketua bidang serta kerani sekolah, tugas-tugas kewangan yang telah disenaraikan oleh Kementerian
Pendidikan telah dapat dilaksanakan. Namun begitu, terdapat beberapa aspek yang perlu diberi
perhatian dean diadakan tindakan pengawalan supaya sebarang bentuk kelemahan dapat di atasi. Sifat-
sifat manusia seperti kemahiran, kejujuran dan motivasi akan mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas
kewangan.

Oleh yang demikian diharapkan pihak Kementerian Pendidikan atau pihak yang bertanggungjawab dalam
bidang pendidikan perlu melantik pengetua yang telah mendapat kursus dalam bidang pengurusan
kewangan sekolah terlebih dahulu. Bagi pengetua yang sedang berkhidmat pula perlu diberi latihan atau
kursus berkaitan dengan bidang kewangan. Begitu juga dengan kerani-kerani am di sekolah perlu diberi
kursus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam bidang yang berkaitan dengan kewangan sekolah.
Diharapkan dengan latihan dan kursus yang diberikan itu akan membolehkan sekolah melaksanakan
system perakaunan sekolah dengan lebih berkesan demi peningkatan prestasi pengajaran dan
pembelajaran di sekolah.

Oleh yang demikian, nyatalah bahawa pengurusan kewangan secara sistematik adalah terletak
sepenuhnya kepada pengetua. Sebagai orang yang menjadi pengurus di sekolah, pengetua memainkan
peranan yang penting dalam melaksanakan tugas-tugas kewangan. Perancangan kewangan yang
berkesan, kawalan yang rapi ke atas penerimaan dan perbelanjaan dana-dana yang ada perlu diberi
perhatian yang serius.
5
6