Seramai tiga orang Guru Besar telah disoal tentang masalah- masalah yang dihadapi oleh

Guru Besar dalam menguruskan kewangan sekolah. Mereka juga turut diminta cadangan

serta kaedah bagi mengatasi kelemahan- kelemahan pengurusan kewangan di sekolah. Antara

soalan- soalan yang dikemukakan ialah :-

i. Bagaimanakah pihak tuan menguruskan pesanan dan pembelian ?

Menurut Guru Besar A, sekolah mempunyai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) dan

Kumpulan Wang Suwa (KWS). KWK adalah peruntukan daripada KPM. Peruntukan

diberikan melalui undian yang jelas seperti matapelajaran, Program Pendidikan Bersama,

RMT, sukan, pejabat dan lain- lain. Bagi setiap satu undian ini terdapat pengajar yang

mengawal seperti Ketua Panitia. Jadi semasa permintaan itu, Ketua Panitia (KP) akan

menyediakan nota permohonan untuk peralatan yang diperlukan. Pihak sekolah akan

mendapat kenyataan daripada tiga organisasi. Pakar perkeranian akan memilih organisasi

yang menawarkan kenyataan yang minimum. Sepanjang garis ini, pembelian dibuat dengan

organisasi itu. Pada ketika produk diangkut ansuran akan dibuat dalam masa kira- kira empat

belas hari.

Menurut perkongsian Guru Besar B, interaksi ansuran menyelesaikan liabiliti sekolah.

Pentadbir sekolah perlu memahami strategik eksekutif dengan baik untuk melancarkan lagi

pentadbiran organisasi kewangan. Beliau seterusnya menjelaskan bahawa sebagai pegawai

simpan kira seperti yang terkandung dalam jadual akta strategik kewangan 1957, penyelia

sekolah harus bertanggungjawab ke atas kesahihan semua kos berkaitan asset yang disimpan

di sekolah. Antara kewajiban pengurus sekolah ialah bahagian bagi setiap aset disertakan

adalah memuaskan dan sesuai dengan jenis penggunaan yang dibawa. Dalam isu ansuran,

pentadbir sekolah hendaklah memberi jaminan bahawa semua bil resit dibayar dalam tempoh

empat belas hari dari tarikh kuantiti permintaan atau kes yang diperoleh selesai dan lengkap.
Semua ansuran yang dibuat oleh sekolah adalah sah dan dikekalkan oleh baucer ansuran dan

laporan sokongan. Ansuran hendaklah dibuat kepada benefisiari yang sah.

Sementara itu, Guru Besar C berkata, permintaan itu diselia oleh ketua kumpulan

penasihat matapelajaran dengan membuat penumpuan terlebih dahulu. Mereka memilih kos

daripada tiga organisasi terpilih. Selepas mendapat petikan ini, Ketua Panitia akan

menyediakan nota permohonan dan memohon pengesahan daripada Guru Besar. Pembelian

akan dibuat selepas membuat pengesahan daripada Guru Besar.

ii. Pada pendapat tuan, mengapakah peraturan yang terkandung dalam

Akta Prosedur kewangan 1957 (pindaan 1972) pekeliling- pekeliling dan

surat- surat pekeliling perbendaharaan tidak dipatuhi sepenuhnya ?

Menurut Guru Besar A, Ketua Jabatan hendaklah menyimpan setiap garis panduan

kewangan. Kita tidak seharusnya cuai atau berkembang dalam menyediakan sistem

kewangan. Jika ini berlaku, ia akan mengalu- alukan kesusahan kepada Ketua Jabatan iaitu

peluang untuk menghadapi aktiviti disiplin atau dijatuh hukuman mahkamah. Jelasnya lagi,

perkara sebegini mungkin berlaku kerana kelemahan Ketua Jabatan dalam memperhalusi,

menghargai setiap garisan panduan kewangan semasa sama seperti tidak bertimbang rasa

dalam amanah yang dikongsi bersamanya.

Menurut Guru Besar B, prinsip yang terkandung dalam Akta Tatacara Kewangan

1957, risalah dan risalah dipesitori tidak dipersetujui sepenuhnya jika Guru Besar tidak

penurunan kuasa atau surat penunjukan kuasa untuk melaksanakan kewajipan. Sebagai

contoh, pentadbir sekolah perlu memberikan surat kebenaran yang terdiri kepada pegawai

yang melakukan wang sekolah dan kewajipan simpan kira. Tambahannya pula, seseorang

Guru Besar harus merujuk kepada sumber rujukan kuasa, contohnya, AP 69 (kebenaran
terdiri untuk mendapatkan wang tunai), AP 70 (pengeluaran resit benar), AP 101 (kedudukan

untuk menandatangani baucer), AP 119 (kuasa untuk menandatangani cek) dan AP 11 (kuasa

kewangan lain). Beliau seterusnya menjelaskan bahawa dengan mengandaikan kekurangan

wang tunai pegawai eksekutif, ketua sekolah perlu memberikan surat perlantikan kuasa

kepada pegawai seterusnya untuk menyelesaikan kewajipan semasa ketidakhadirannya.

Guru Besar C telah menawarkan pandangan bahawa mentaliti Ketua Jabatan tertentu

alpa terhadap garis panduan kewangan yang sepatutnya dipersetujui. Beliau seterusnya

menjelaskan bahawa mereka juga biasanya tidak membuat rujukan dengan kerani. Selain itu,

buku kaedah pentadbiran juga tidak digunakan sepenuhnya.

iii. Apakah cadangan tuan bagi menyelesaikan isu- isu berkaitan pengurusan

kewangan?

Bagi persoalan ini, Guru Besar A telah mencadangkan agar pentadbiran monetary mana-

mana yayasan boleh diperkukuh sekiranya Ketua jabatan terdidik dalam semua garis panduan

kewangan. Oleh yang demikan, maka Ketua Jabatan hendaklah diberi kursus yang sesuai dan

membuat persediaan sekali- sekala. Tambahannya pula, Jawatankuasa Kewangan Sekolah

juga harus bekerja dengan lebih berimplikasi. Lembaga pemegang amanah harus

bermesyuarat seperti jam untuk menjamin bahawa pentadbiran kewangan sekolah berfungsi

dengan mengagumkan dan berimplikasi. Pemerhatian secara berkala dari PPD, JPN, KPM

dan Pejabat Audit Sekolah sebenarnya mahu menghalang sebarang kesalahan di sekolah.

Seperti yang ditunjukkan oleh Guru Besar B, untuk menentukan isu- isu yang

dikenalpasti dengan pentadbiran kewangan, semua sekolah atau Guru Besar handaklah

mengikut metodologi yang terkandung dalam buku simpanan kewangan stor sekolah iaitu

buku teknik eksekutif. Penggunaan strategik ini juga bergantung pada buku kecil dan surat
bulat yang diberikan sekarang dan lagi. Beliau turut menjelaskan bahawa buku kaedah

pentadbiran kewangan dan simpan kira stor sekolah adalah berkuasa mulai 1 Januari 2013.

Buku ini boleh memberi manfaat terutamanya kepada lembaga sekolah untuk

mengembangkan lagi tanggungjawab dan keberkesanan dalam menyelia dana rizab sekolah

dan simpan kira.

Guru Besar C juga menawarkan perspektifnya bahawa pihak sekolah harus

menghubungi ejen tersebut. Ini adalah atas alasan bahawa ia adalah sebahagian besarnya

kerana mempunyai maklumat yang luas tentang permintaan. Kemudian, pada ketika itu,

pembantu akan memberitahu cara membuat permintaan yang betul. Selain itu, sekiranya

terdapat sebarang isu atau kucar-kacir, pihak sekolah perlu terus menghubungi unit kewangan

di Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Pentadbiran buku kaedah simpan kira rizab sekolah juga

penting dalam menguruskan pentadbiran simpan kira. Beliau juga menawarkan

pandangannya bahawa buku itu harus sentiasa berada di atas meja Guru Besar dan kerani. Ini

atas alasan buku itu adalah pembantu pentadbiran kewangan sekolah.

Perbincangan dan rumusan

Perbualan dengan tiga orang Guru Besar telah memberikan garis besar pentadbiran

kewangan. Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) memberi penugasan kepada sekolah

melalui dua strategi, khususnya Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) dan Kumpulan Wang

Suwa (KWS). Ketua panitia adalah salah seorang yang memainkan peranan penting dalam

membeli bantuan menunjukkan seperti yang ditunjukkan oleh subjek masing- masing. Pihak

sekolah menuntut semua pihak berkuasa untuk memilih organisasi untuk membeli latihan

mambantu menangani isu guru matapelajaran. Ketua Panitia hendaklah membuat nota

permohonan untuk membuat pembelian dan seterusnya menyerahkan kepada Guru Besar
untuk mendapat pengesahan untuk membuat pembelian. Sebarang pembelian boleh dibuat

secara jelas atas pengesahan daripada Guru Besar. Pembelian juga dibuat bergantung kepada

tugasan yang diberikan kepada panitia matapelajaran yang berlainan.

Piawaian yang terkandung dalam edaran Akta 1957 (pindaan 1972) dan buku kecil

dipositori harus dipersetujui sepenuhnya untuk menjauhkan diri daripada aktiviti perbicaraan

dan tatatertib atau hukuman mahkamah. Dengan mengetuai perjumpaan dengan ketiga- tiga

Guru Besar tersebut, nampaknya terdapat ramai Ketua Jabatan yang tidak bersetuju dengan

pentadbiran simpan kira. Sekiranya berlaku sebarang kekeliruan berkenaan dengan simpan

kira, Guru Besar mungkin merujuk kepada kena dibayar. Biasanya, kerana mempunyai

maklumat yang luas mengenai pentadbiran monetari. Selain itu, unit kewangan di JPN juga

boleh dihubungi. Unit ini sentiasa bersedia untuk membantu sekolah untuk mengalahkan

semua simpan kira eksekutif.

Ketua Jabatan sepatutnya lebih mahir untuk mengukuhkan simpan kira sekolah

eksekutif. Sekiranya lembaga simpan kira di sesebuah sekolah adalah baik, maka tidak aka

nada sebarang isu dalam pentadbiran simpan kira di sekolah. Sehubungan itu, pihak sekolah

khususnya Ketua Jabatan perlu membina kepintaran dalam menyelia simpan kira sekolah.