‫المفاهيم األساسية في إدارة المشاريع‬

2
Project Management

Dr.Abdulrahman Alsabri
‫‪3‬‬
‫المراجع المستخدمة في إعداد المحاضرات‬

‫‪ .1‬الدليل المعرفي إلدارة المشروعات صادر عن معهد إدارة المشروعات في الواليات المتحدة‬
‫الطبعة الخامسة متوفر باللغتين العربية واالنجليزية‪.‬‬
‫‪2. Information Technology Project Management 8th Edition by Kathy‬‬
‫‪Schwalbe‬‬
 ‫مقدمة‬
‫‪4‬‬

‫لكي نفهم الحاجة المتزايدة لتحسين إدارة المشاريع وبصورة خاصة إدارة مشاريع تقنية المعلومات نورد‬
‫بعض االحصائيات للسنوات األخيرة الماضية‪:‬‬

‫❑ بحسب مجلة )‪ (Harvard Business Review‬واحد من كل ستة مشاريع تقنية معلومات لدية‬
‫معدل تجاوز تكلفة ‪ ،%200‬ومعدل تجاوز للجدول الزمني بنسبة ‪.%70‬‬

‫❑ حوالي ‪ %45‬من الشركات يعترفون أن األهداف التجارية لمشاريع تقنية المعلومات غير واضحة‬
‫بالنسبة لهم‪.‬‬

‫❑ وفقا ً لدراسة ‪ ،IBM‬حوالي ‪ %40‬من المشاريع فقط تنفذ في إطار القيود المفروضة وهي الميزانية‬
‫والجدول الزمني والنطاق‪.‬‬

‫❑ حوالي ‪ ٪75‬من المدراء التنفيذيين لتكنولوجيا المعلومات يتوقعون فشل المشاريع البرمجية‬
‫الخاصة بهم‪)Geneca( .‬‬
‫‪5‬‬
‫❑ االقتصاد األمريكي يفقد ما بين ‪ 150 - 50‬مليار ‪ $‬بسبب فشل مشاريع تكنولوجيا‬
‫المعلومات في كل عام‪. (Gallup Business Review) .‬‬

‫❑ متوسط الراتب السنوي لمديري المشاريع هو ‪ $ 108000‬في الواليات المتحدة‪،‬‬

‫‪ $134658‬في كندا‪ ،‬أما في مصر ‪ $24201‬بحسب مسح جرى خالل العام ‪.2013‬‬

‫❑ المنظمات ذات األداء العالي (لديها مدراء مشاريع مؤهلين) قادرة على إنهاء ‪ ٪89‬من‬
‫مشاريعها بنجاح‪ ،‬بينما المنظمات ذات األداء المنخفض (مدراء مشاريع غير مؤهلين) ‪٪36‬‬
‫فقط من مشاريعها تنتهي بنجاح‪( .‬معهد إدارة المشاريع) ‪.‬‬

‫❑ يقدر معهد إدارة المشاريع الطلب على وظيفة مدراء مشاريع بحوالي ‪ 15.7‬مليون في الفترة‬
‫ما بين ‪ ، 2020 - 2010‬منها ‪ 6.2‬مليون في الواليات المتحدة‪.‬‬

‫«للفوز اليوم يجب أن تتقن فن إدارة المشاريع!»‬

‫توم بيترز‬
 ‫مزايا استخدام منهجية إدارة المشاريع الرسمية‬
‫‪6‬‬
‫يوفر استخدام منهجية إدارة المشاريع الرسمية العديد من المزايا ومنها‪:‬‬

‫‪ ‬تحكم أفضل بالموارد المالية والمادية‪ ،‬والبشرية‪.‬‬

‫‪ ‬تحسين العالقات مع العمالء‪.‬‬

‫‪ ‬تقليل وقت التطوير‪.‬‬

‫‪ ‬انخفاض التكاليف‪.‬‬

‫‪ ‬جودة أعلى وزيادة الموثوقية‪.‬‬

‫‪ ‬هوامش ربح أعلى‪.‬‬

‫‪ ‬تحسين اإلنتاجية‪.‬‬

‫‪ ‬تنسيق داخلي أفضل‪.‬‬

‫‪ ‬معنويات مرتفعة لدى أعضاء الفريق‪.‬‬

 ‫ما هو المشروع؟‬
‫‪7‬‬
‫المشروع هو مسعى مؤقت يتم البدء فيه إلنشاء منتج‪ ،‬أو خدمة ‪ ،‬أو نتيجة فريدة من‬
‫نوعها‪.‬‬

‫مؤقت‪ :‬لديه تاريخ بداية وتاريخ نهاية وال يعني أنه ذو مدة قصيرة ‪.‬‬

‫فريد‪ :‬يختلف الناتج بصورة مميزة عن كل المنتجات والخدمات الحالية ‪ ,‬وتواجد‬

‫عناصر مكررة ال يؤثر على التفرد (ال يوجد مشروعان متماثالن)‪.‬‬

‫أمثلة على المشاريع‪:‬‬

‫‪ ‬تطوير تطبيق للهواتف الذكية من قبل فريق من الطالب وبيعه عن طريق المتجر‬
‫االلكتروني‪.‬‬

‫‪ ‬منظمة تقوم بتحديث برمجياتها‪ ،‬أو عتادها الحاسوبي‪ ،‬أو شبكتها من خالل مشاريع‪.‬‬
 ‫الخصائص العامة للمشروع‬
‫‪8‬‬
‫‪ ‬له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان (مؤقت)‪.‬‬

‫‪ ‬يتطلب موارد مختلفة مالية‪ ،‬ومادية ‪ ،‬وبشرية‪.‬‬

‫‪ ‬تفرض عليه قيود مثل الوقت والكلفة والنطاق ‪.‬‬

‫‪ ‬يخطط له بالتدريج مع إمكانية تنفيذه والسيطرة عليه أو مراقبة التنفيذ‪.‬‬

‫‪ ‬يؤدي إلى منتج فريد أو خدمة أو نتيجة جديدة (له هدف فريد)‪.‬‬

‫‪ ‬يجب أن يكون له عميل أساسي أو راعي رسمي‪.‬‬

‫‪ ‬عادة ما توفر الجهة الراعية للمشروع التوجيه والتمويل الالزم للمشروع‪.‬‬

‫‪ ‬محاط بحالة من عدم التأكد أو الشك‪.‬‬

 ‫لماذا تبدأ المشاريع؟‬
‫‪9‬‬

‫تبدأ المشاريع لألسباب التالية‪:‬‬

‫➢طلب السوق‬
‫➢الحاجة التجارية أو االستراتيجية‬
‫➢طلب العميل‬
‫➢التقدم التكنولوجي‬
‫➢متطلبات قانونية‬
 ‫لماذا تنتهي المشاريع؟‬
‫‪10‬‬

‫ينتهي المشروع في الحاالت التالية‪:‬‬

‫➢عند تحقيق أهداف المشروع‬
‫➢صعوبة تحقيق أهداف المشروع‬
‫➢زوال الحاجة إلى المشروع‬
 ‫محددات (قيود) إدارة المشاريع‬
‫‪11‬‬

‫اإلدارة الناجحة للمشروع تعني تحقيق‬

‫األهداف في إطار الثالثة القيود‬
‫(النطاق‪ ،‬الوقت‪ ،‬والتكلفة) وارضاء‬
‫النطاق‬ ‫التكلفة‬
‫الجهة الراعية للمشروع‪.‬‬

‫الوقت‬
 ‫ما هي إدارة المشروع؟‬
‫‪12‬‬

‫‪ ‬هي استعمال المعرفة والمهارات واألدوات واألساليب حتى تفي أنشطة‬

‫المشروع بمتطلباته‪.‬‬

‫تعريف آخر‪:‬‬

‫‪ ‬المهارات واألدوات والعمليات اإلدارية المطلوبة للقيام بالمشروع بنجاح في‬

‫اطار القيود الثالثة (نطاق المشروع‪ ،‬والوقت‪ ،‬والتكلفة) وأيضا لتلبية‬
‫احتياجات وتوقعات المعنيين في المشروع‪.‬‬
13
 ‫المجاالت المعرفية إلدارة المشاريع‬
‫‪14‬‬ ‫مجاالت المعرفة تصف الكفاءات األساسية التي يجب أن تتوفر لدى مدراء المشاريع‪.‬‬
‫يجب أن يكون لدى مدراء المشاريع المعارف والمهارات في جميع المجاالت المعرفية‬
‫العشرة وهي‪:‬‬
‫إدارة تكامل المشروع‬ ‫–‬
‫إدارة نطاق المشروع‪.‬‬ ‫–‬
‫إدارة وقت المشروع‪.‬‬ ‫–‬
‫إدارة تكلفة المشروع‪.‬‬ ‫–‬
‫إدارة جودة المشروع‪.‬‬ ‫–‬
‫– إدارة الموارد البشرية‪.‬‬
‫إدارة اتصاالت المشروع‪.‬‬ ‫–‬
‫– إدارة المخاطر‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫–‬
‫إدارة المعنيين‪.‬‬ ‫–‬
 ‫المعنيون في المشروع‬
‫‪15‬‬ ‫‪Project stakeholders‬‬
‫المعنيون في المشروع هم األشخاص الذين شاركوا أو يؤثرون في أنشطة المشروع‪.‬‬
‫ويندرج ضمن المعنيين في المشروع ما يلي‪:‬‬
‫– الجهة الراعية للمشروع‬
‫– مدير المشروع‬
‫– فريق المشروع‬
‫– فريق الدعم‬
‫– الزبائن‬
‫– المستخدمون‬
‫– الموردون‬
‫– المعارضون للمشروع‬
 ‫ما هو البرنامج؟‬
‫‪16‬‬
‫‪ ‬مجموعة من المشاريع المتصلة ببعضها (ذات عالقة فيما بينها) تدار بشكل منسق للحصول على فائدة وضبط ال‬
‫يمكن الحصول عليهما عند إدارة كل مشروع على حدة‪ .‬مثال على ذلك‬

‫برنامج في مجال تكنولوجيا المعلومات يشمل تطوير البنية التحتية (المعدات)‪ ،‬وتطوير التطبيقات‪ ،‬ودعم المستخدمين‬

‫‪ ‬تعريف أخر‪ :‬عبارة عن عدة مشاريع تخدم هدف استراتيجي واحد‪.‬‬

‫‪ ‬يقوم مدير البرنامج بدور القيادة والتوجيه لمدراء المشاريع ضمن برنامجه‪.‬‬
 ‫ما هي حافظة المشاريع؟‬
‫‪17‬‬
‫‪ ‬هي مجموعة من البرامج أو المشروعات أو األعمال األخرى التي يتم تجميعها‬
‫معا ً تيسيرا ً لإلدارة الفعالة من أجل تحقيق الهدف االستراتيجي‪.‬‬

‫‪ ‬برامج أو مشاريع حافظة المشاريع ليس من الضروري أن تكون مترابطة فيما‬

‫بينها‪.‬على سبيل المثال تطوير نظام معلوماتي وإنشاء مبنى لمنظمة وكذلك‬
‫تدريب أو تأهيل في حافظة مشاريع واحدة‪.‬‬
 ‫مكتب إدارة المشاريع‬
‫‪18‬‬ ‫‪ ‬جهة تنسيقية رقابية لخدمات اإلدارة المركزية وتدريب مدراء المشاريع ضمن المنظمة‪.‬‬

‫‪ ‬وظائف مكتب إدارة المشاريع ‪:‬‬

‫إدارة الموارد المشتركة في جميع المشروعات‬ ‫➢‬

‫تحديد ووضع منهجية إدارة المشروع وأفضل الممارسات والمعايير‬ ‫➢‬

‫التدريب‪ ،‬الدعم ‪ ،‬التأهيل واإلشراف‬ ‫➢‬

‫مراقبة التوافق مع معايير‪ ،‬سياسات ‪ ،‬إجراءات وقوالب إدارة المشاريع‬ ‫➢‬

‫من خالل التقييم‪.‬‬

‫وضع وإدارة سياسات ‪ ،‬إجراءات ‪ ،‬قوالب المشروع والمستندات‬ ‫➢‬

‫المشتركة األخرى‬

‫تنسيق االتصال بين المشاريع‬ ‫➢‬

 ‫دورة حياة المشروع والمنتج‬
‫‪19‬‬
‫‪ ‬دورة حياة المنتج‪ :‬تستوعب دورة حياة المنتج كل النشاطات المتعلقة بالمنتج‬
‫من البداية حتى النهاية‪ .‬هذا قد يتض ّمن تحديد المشكلة‪ ،‬دراسات الجدوى‪،‬‬
‫التطوير‪ ،‬التحسين‪ ،‬التدريب‪ ،‬التحديثات‪ ،‬والصيانة المستمرة‪ .‬كذلك الخدمات‬
‫تكون لها دورة حياة مماثلة‪.‬‬

‫‪ ‬دورة حياة المشروع‪ :‬تعتبر دورة حياة المشروع أحد عناصردورة حياة‬
‫المنتج‪ .‬خالل دورة حياة المنتج قد تكون هناك العديد من المشاريع‪.‬‬

‫(تحدث دورة حياة المشروع في مرحلة أو أكثر من دورة حياة المنتج)‬

 ‫إدارة المشروع & إدارة العمليات‬
‫‪20‬‬
‫‪ ‬العمليات وظيفة تنظيمية من اجل التنفيذ المستمر لألنشطة‪.‬‬

‫‪ ‬يتطلّب المشروع إدارة مشروع بينما تتطلّب العمليات إدارة‬

‫عمل( ‪ )business management‬أو إدارة عملية‪.‬‬
 ‫مقارنة بين المشروع & العملية التشغيلية‬
‫‪21‬‬

‫‪ ‬العمليات ‪:‬‬
‫المشروع‪ :‬هو نشاط مؤقت وله‬ ‫‪‬‬
‫مهام مستمرة وتعطي منتجات تكرارية أو‬ ‫نهاية‬
‫خدمة أو نتائج‬
 ‫مقارنة بين المشروع والعملية التشغيلية‬
‫‪22‬‬
‫العملية التشغيلية‬ ‫المشروع‬

‫مستمرة‬ ‫مؤقت‬ ‫الوقت‬

‫متكررة‬ ‫فريدة‬ ‫المخرجات‬

‫ال تنتهي بمجرد تحقيق الغرض‬ ‫ينتهي المشروع بمجرد‬ ‫الغرض‬

‫تحقيق الغرض‬

‫تبنى أهداف جديدة ويستمر‬ ‫متى ما أنجزت أهدافه الرئيسية‬ ‫متى ينتهي‬
‫العمل‬
 ‫بنية دورة حياة المشروع‬
23 The Project Life Cycle structure
 ‫خصائص دورة حياة المشروع‬
24

Risk is highest early in

Cost and staffing Level
‫مستوى التكلفة واحتياجات‬
‫الموظفين‬
the project since
Stakeholder influence
uncertainty is high about
and Cost of change
the project’s deliverables,
resource needs

‫تكلفة‬
‫التغييرات‬
‫المخاطر‬
‫وعدم‬
‫مستوى‬ ‫التأكد‬ ‫تأثيرات‬
‫التكلفة‬ )‫(الشك‬ ‫أصحاب‬
‫والموظفين‬
‫المصالح‬
 ‫دور مدير المشروع‬
‫‪25‬‬ ‫‪Role of a Project Manager‬‬
‫‪ ‬مدير المشروع‪ :‬من مهام ومسؤوليات مدير المشروع التخطيط‬
‫والجدولة والتنسيق والعمل مع األفراد لتحقيق أهداف المشروع‪ ،‬كما‬
‫أن ‪ ٪97‬من المشاريع الناجحة ترأسها مديري مشاريع من ذوي‬
‫الخبرة والخبرة تساعد دائما ً في تحقيق النجاح‪.‬‬
‫‪Knowledge‬‬ ‫ويجب أن تتوفر فيه الخصائص التالية‪:‬‬

‫‪ -‬يجب أن تكون لدية معرفة بإدارة المشاريع‪.‬‬

‫‪Performance‬‬

‫‪ -‬عنده القدرة على التنفيذ (األداء)‪.‬‬

‫‪Personal‬‬
‫‪ -‬لديه مهارات شخصية وسلوكية‪ .‬وتشكل ‪ %80‬من المهارات‬
‫المطلوبة‪.‬‬
‫‪26‬‬
‫من المهارات الشخصية والسلوكية نورد ما يلي‪:‬‬

‫➢ القيادة‪.‬‬
‫االستماع‪.‬‬ ‫➢‬
‫➢ النزاهة والسلوك األخالقي‪.‬‬
‫➢ قادر على بناء الثقة‪.‬‬
‫➢ التواصل اللفظي‪.‬‬
‫➢ متمكن في بناء الفريق‪.‬‬
‫➢ حل النزاعات‪ ،‬وإدارة الصراع‪.‬‬
‫التفكير الناقد‪ ،‬وحل المشكالت‪.‬‬ ‫➢‬
‫➢ يفهم و يرتب األولويات‪.‬‬