Strategisch Vastgoed Beheer Semester 1

Les 1
Vastgoedbeheer
Vastgoedbeheer is het hebben van de zorg en de verantwoordelijkheid over onroerend goed. Onroerend
goed = grond + opstal.
Opstal is het niet-verplaatsbare zaken op de grond, zoals huizen, kantoren en schuren.
Soorten vastgoed:

 Planologische gebieden – gebieden met een bepaalde functie

 Civiel – technische voorzieningen, bijv. brug, viaduct
 Agrarische en industriële voorzieningen, bijv. fabriek, boerderij
 Administratieve, commerciële en beschermende voorzieningen, bijv. rechtbank, winkelcentrum
 Gezondheids- en sociale voorzieningen, bijv. ziekenhuis
 Recreatieve voorzieningen, bijv. theaters en sporthallen
 Religieuze voorzieningen, bijv. kerk
 Onderwijs-, wetenschaps- en informatievoorzieningen, bijv. school, laboratorium
 Woonvoorzieningen, bijv. flats, woonboten
 Algemene en overige voorzieningen, bijv. een standbeeld
Total Cost of Ownership (TCO)
Het ontwerp bepaalt (een groot deel van) de exploitatiekosten:

 Materialisering
 Detaillering
 Afwerking
 Bereikbaarheid
Toepassen van TCO:

 Nieuwbouw en onderhoud van gescheiden processen met elk zijn eigen budget
 Daardoor wordt er geen rekening gehouden met effecten op exploitatie
 Bezuinigingen in het ontwerp kunnen leiden tot meer onderhoudskosten
Vastgoedbeheer
Er zijn twee soorten mensen die aan vastgoedbeheer doen:

 Vastgoedeigenaar = een persoon of een bedrijf aan wie het vastgoed toebehoort
 Vastgoedbeheerder = beheer namens eigenaar
Vastgoedeigenaren
Soorten vastgoedeigenaren:

 Huiseigenaren
 Sociale woningbouw
 Vastgoedbeleggers
 Vastgoedontwikkelaar/ -handelaar
 Grote bedrijven en ondernemeningen, zoals
o Zorginstellingen
o Overheid
o Onderwijs
Vastgoedbeleggers
Woningbouwcorporatie Vastgoedbeleggers Grote bedrijven Vastgoedbeheerder Vereniging van
Stichting en eigenaren
ondernemingen
Doel of nut Mensen die het zelf Het geld een Het in stand Namens de Het beheren van
niet kunnen betalen, stabiel rendement houden van het vastgoedeigenaar een gezamenlijk
zorgen dat ze kunnen geven, beleggen in vastgoed om hun beheert deze het vastgoed
wonen aandelen bedrijfsdoel te vastgoed
kunnen uitvoeren,
bijv. in een school
kan les gegeven
worden
Organisatie Zelfstandig, maar Zelfstandige Grote zaken vaak Zelfstandig bedrijf, VvE-beheerder
onder toezicht van de commerciële uitbesteed via kan een onderdeel in opdracht van
overheid bedrijven, soms beheerder. Kleine zijn van een de eigenaren
onderdeel van een zaken, dagelijks makelaardij of
aannemersbedrijf onderhoud, door bouwbedrijf
de huismeester
Financiën Vooral uit het verhuren Uit eigen Reservering op De Maandelijkse
van woningen vermogen en de begroting vastgoedeigenaar bijdrage van de
vreemd vermogen onder betaald de eigenaren.
‘huisvesting’ vastgoedbeheerder
voor zijn diensten

Les 2 Conditiemeting
NEN 2767
Doelstellingen:

 Vaststellen van de technische staat van een bouwdeel

 Inzicht en eenheid in de soorten gebreken en gebrekenparameters
 Inzicht in de aangetroffen gebreken en bieden van een uitgangspunt voor de prioriteitsstelling van
herstel
Risico’s van de traditionele manier van inspecteren:

 Kennis van het complex voornamelijk bekend bij de inspecteur

 Uitkomsten zijn vaak niet afgestemd op het onderhoudsbeleid
 Urgentie van herstelactiviteiten wordt bepaald door de inspecteur
 Risico op willekeur aan uitgevoerd onderhoud. Geen eenheid
Met de nieuwe NEN 2767 is er eenheid.
De 6-puntsschaal
Aanvullend:

 Geen gebreken  conditiescore 1

 Nader onderzoek  conditiescore 8
 Niet bereikbaar  conditiescore 9 (evt. met toelichting)
Het basisprincipe van een gebrekenregistratie
1. Gebrek constateren
2. Gebrek kwalificeren met behulp van gebrekenparameters
3. Gebrek onderbouwen met foto’s en/ of toelichting
Gebrekenparameters

 Ernst
 Omvang
 Intensiteit
Ernst
1. Ernstig
2. Serieus
3. Gering

Omvang

Intensiteit
Conditiescore
aan de hand van de ernst, omvang en intensiteit
kan de conditiescore bepaalde worden.

Correctiefactor
Aan de hand van de conditiescore moet ieder deel worden
gecorrigeerd door vermenigvuldiging met een correctiefactor.

Totale rekenmodel

Les 3 Strategisch, tactisch en operationeel niveau

Strategisch

 Signalen uit de omgeving worden gebruikt om een strategie te bepalen

 Informatie wordt opgehaald en verwerkt in een portfolio
 Gaat over gehele eigen bezit
Tactisch

 Je vertaald wat je uit de omgeving haalt naar eigen bezit

 Je bekijkt het bezit en weegt dat af naar kosten, prestaties en risico’s
 Je vertaald het dus naar één prestatie
Te leveren prestaties kan op twee manieren.
Eerste manier

 Bewoner/ gebruiker
 Huis/ gebouw
 Levensduur (technisch en economisch)
 Geld
Tweede manier

Assetmanagement is het optimaal beheren van kapitaalgoederen, die van waarde zijn voor een
organisatie. De invulling van ‘optimaal’ word ingedeeld door de doelen die de organisatie nastreeft en de
balans tussen prestaties, risico’s en kosten.
Risico’s

 Leegstand
 Veranderingen in wet- en regelgeving
 Omgevingsvergunning – (bewoners)participatie
 Wet Bescherming Natuurbeheer
Strategieën  als je afwegingen van risico’s hebt

 Bouwtechnisch op orde houden – door exploiteren

 Verbeteren voor 25 of 40 jaar
 Herbestemmen
 Slopen en nieuwbouwen
Uitkomst

 Wijkvisie
 Complexbeheerplan
Operationeel niveau

 Zorgen dat de werkzaamheden, die volgen uit de gekozen strategie, worden uitgevoerd
 Precies vertellen wat je wilt
 Prestatiecontract
 Regelen dat de dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd of hersteld
Vastgoedeigenaar doorloopt ieder jaar PDCA-cyclus.
Voorbeeld: gemeente zegt dat er een tekort aan woningen is. op strategisch niveau bepaald het bedrijf dat
hij een aantal kantoorpanden kan ombouwen tot woningen. Op tactisch niveau bepaald hij welke dat zijn en
op operationeel niveau voert hij het plan uit.
Les 4 Soorten onderhoud en organisatie
Het doel van onderhoud is om de primaire functie van een gebouw te handhaven om zo de veiligheid te
waarborgen en vervolgschade te voorkomen.
Soorten onderhoud
Er zijn drie soorten onderhoud:

 Niet-planmatig onderhoud (incidenteel, ad-hoc, correctief, reactief)

o Technische storingen, klachten of gebruikerswensen
o Mutatieonderhoud
 Planmatig onderhoud (instandhouding, proactief)
o Structurele bundeling van werkzaamheden
 Investeringsonderhoud (groot onderhoud, renovatie, verduurzaming) onderhoud dat verder gaat dan
alleen technische noodzakelijk
o Functionele en esthetische aanpassingen
o Energiebesparing en verduurzaming

Niet-planmatig onderhoud

 Is onderhoud dat niet gepland is

 Wordt gedaan na bijvoorbeeld een melding
 Wordt gedaan bij een mutatie/ verhuizing
 Het doel is om een gebrek dat ineens ontstaat weg te nemen
Er zijn vier soorten meldingen:

 Storing: installatie werkt niet, dak lekt

 Klacht: het stinkt hier, schimmel
 Wens: extra wcd’s, energiezuinige verlichting
 Informatieverzoek: inzicht in tekeningen, wanneer wordt onderhoud gepleegd
Oorzaken storingen:

 Slijtage of veroudering
 Vandalisme
 Verkeerd gebruik
 Klimaatverandering
Oorzaken mutaties/ verhuizingen

 Huuropzegging – beënidging van het huurcontract

 Calamiteiten (brand, overstromingen)
 Interne verhuizingen bij bedrijven
 Herinrichting door bijv. nieuwe werkvormen
Proces
1. Binnenkomst – beoordeling melding
2. Inplannen
3. (laten) uitvoeren van de werkzaamheden
4. Gereedmelding en afronding
Bij het binnenkomen van de melding moet eerst de urgentieklasse bepaald worden:
1. Ernstige verstoring van gebruiksgenot, functionaliteit dan wel gevaar voor veiligheid
2. Ervaren als zeer hinderlijk en hebben indirect effect op primaire proces/ functie
3. Overige verstoringen. Het primaire proces is niet in het geding (beleving)

Daarna moet bepaald

worden of het onderhoud voor huurder of verhuurder (demarcatielijst) (binnenschilderwerk, schoonmaken,
eenvoudige klusjes zijn voor huurder).
Als laatste moet er gekeken worden op het garantie is.
Bij het inplannen van het onderhoud zijn er drie mogelijkheden:
1. Zelf
2. Contractpartner
3. Offertes aanvragen + gunnen
De doelen van de gereedmelding zijn:
1. Vaststelling dat de melding is opgelost – tevreden huurder/ gebruiker
2. Registratie van problemen die zich voordoen bij een bepaalde woning – input voor onderhoudsplan
Het proces bij mutatie:

 Afspraken met vertrekkende huurder over:

o Datum van einde huur
o Zelfaangebrachte voorzieningen:
 In oude staat worden hersteld
 Overgedragen aan nieuwe huurder
 Door de verhuurder geaccepteerd
o Eindinspectie
 Mutatieonderhoud
o Werkzaamheden tussen twee verhuurperiodes
 Afspraken met nieuwe huurder
o Ingangsdatum huur
o Acceptatie en vooropname
 Overname zaken van vertrekkende huurder
 Te verrichten onderhoud door verhuurder
 Te verrichten aanvullende werkzaamheden (kosten nieuwe huurder)
o Op ingangsdatum tekenen huurovereenkomst en sleuteloverdracht

Planmatig onderhoud
Doel:
1. Het voorkomen (of in ieder geval beperken) van storingen en uitval
2. Instandhouden om de waarde zoveel mogelijk te behouden
Wanneer uitvoeren:

 Technische levensduur
 Periodieke controles, keuringen en testen
 Gegevens niet-planmatig onderhoud
Het planjaar van uitvoering wordt bepaald door de prioriteit op basis van:

 Beleid/ strategie
 Risicobeheersing; impact en acceptatie
Dit leg je vast in een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
De technische levensduur kan bepaald worden door:

 NEN 2767
 Energieprestatie
 Brandveiligheid
 Minimale eisen Bouwbesluit, bijv. aardlekschakelaar
 Arbotechnisch
 Beeldkwaliteit
 Specialistisch (o.a. asbest)
 Zie verder bijlage C – NEN 2767
Correctief onderhoud = onderhoud dat een geconstateerd gebrek tijdens de inspectie gelijk verhelpt.
Organiseren uitvoering planmatig onderhoud:

 Ketensamenwerking  maakt afspraak met één groep mensen, willekeurige huizen

 Resultaat Gericht Samenwerken  dit is het gebouw, vertel wat er gedaan moet worden
 Selectie  als je vraag aan meerdere bedrijven wat het kost, kan op twee manieren
o Traditioneel (bestek en tekeningen)
o Geïntegreerd (prestatie-eisen)  liever deze, want onverwachtse dingen worden meegenomen

Proces van planmatig onderhoud

1. Vaststellen werkzaamheden of gevraagde prestatie
2. Organiseren uitvoering
3. Bewoners/ gebruikers informaeren
4. Uitvoeren
5. Afdracht van de gegevens
Investeringsonderhoud
Doel:
1. Het verbeteren van de (huidige) functie van het gebouw
2. De waarde van het gebouw verhogen
Hoe bepaal je de strategie van investeringsonderhoud:
1. Technische en economische levensduur
2. Periodieke controles: inspecties, keuringen en testen
3. Gegevens niet-planmatig onderhoud
Proces:
1. Bewoners/ gebruiker betrekken
2. Vaststellen werkzaamheden of gevraagde prestaties uit:
 Bouwtechnische gegevens
 Gebruikers/ bewonerswensen
 Verwachte wettelijke eisen
3. Organiseren uitvoering
4. Uitvoeren
5. Afdracht van gegevens
Organiseren van de uitvoering (door wie):

 Selectie – al dan niet met voorselectie

 Gunningstraject
o Offerteaanvraag
o Aanbesteding
  Traditioneel (bestek en tekeningen)
 Geïntegreerd (prestatie-eisen)
Soorten contracten

 Traditioneel contract (bestek/ technische omschrijving en tekeningen)

o Uitvoerende partij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de voorgeschreven
werkzaamheden
 Gecoördineerde contracten
o Uitvoerende partijen zijn gezamenlijk uitvoeringsverantwoordelijk voor gezamenlijk
vastegestelde werkzaamheden
 Geïntegreerde contrachten:
o Uitvoerende partij verantwoordelijk voor verschillende onderdelen; naast uitvoering ook het
ontwerp (D&B) tot volledig DBFMO (Design Build Finance Maintain Operate)
 Levenscyclusdenken

Les 6 Financiële onderbouwing

Exploiteren  het bezitten van vastgoed
Exploiteren is het geheel of gedeeltelijk gebruik, het gebruiksklaar in stand houden en het in eigendom
hebben van een onroerende zaak.
Exploitatiekosten zijn alle kosten die voortvloeien uit:

 Het in gebruik en in eigendom hebben en het instandhouden van vastgoed

Indeling exploitatiekosten
Hard services (huisvestingskosten, ICT)

 Vaste kosten (50% van totale exploitatiekosten)

o Rente en afschrijving of huurkosten
o Belastingen en heffingen
o Verzekeringen
o Indien van toepassing  erfpacht
 Variabele kosten
o Onderhoudskosten
o Verbruikskosten (energie en water)
o Beheerkosten (administratie/ organisatie/ technisch beheer)

Soft services

 Diensten en middelen
o Catering, w.o. koffieautomaat
o Bewaking en beveiliging
o Schoonmaken
o Reststoffenmanagement
o Verstrekken van werkruimte en benedigheden, zoals meubilair
o Ontspanningsmogelijkheden, zoals een fitnessruimte
 Externe voorzieningen
o Werk- en vergaderplekken buiten organisatie
o Wagenparkbeheer
 Facilitymanagement
o Regelen dat diensten en middelen er zijn

De omvang van de exploitatiekosten  NFC-index  benchmarking

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Een meerjarenonderhoudsplan is een plan dat een prognose bevat van:

 De te verwachten kosten van

 Geplande uitvoeringsmaatregelen
 Die op een zeker moment moeten worden uitgevoerd
Doel:

 Het voorkomen van incidenten (niet-gepland onderhoud) en vervolgschade

 Een strategisch moment te bepalen
 Inzicht in de kosten
Cyclus bepalen

 Technische of economische levensduur is basis

 Strategische keuzes volgen hieruit of haken aan
Proces
1. Verzamelen gegevens van het gebouw
 Algemeen – adressen, locatie, bouwtekeningen
 Uittrekstaten
 Materiaalgebruik
 Onderhoudshistorie
 Meldingenhistorie
 Evt. bestaande situatie inmeten
2. Inspectie gericht op conditiebepaling (NEN 2767)
3. Risicobeoordeling
4. Vaststellen en budgetteren van de activiteiten per jaar (op basis van beleid/ strategie)
5. Vanuit de MJOP opdrachten formuleren voor uitvoering
Afweging economische levensduur
Je gaat iets vervangen wanneer het je kosten bespaart of het milieu minder belast/ spaart.
aanschafwaarde
afschrijving= ∙ resterende levensduur
totale levensduur