Studentnummer: 12397997

Week: 3
Case: Genetix BV

1. Organisatie-analyse (26 punten)

a) Typeer voor Genetix de opbrengstenstromen vanuit de typologie (6 punten).

Genetix 1on1: Productie op order c.q. Maatwerk productie. (scanner)

Onderhoud machines: dienstverlening met beschikbaar stellen kennis en kunde, verkoop manuren
Fonds/Grants: exploitatie intellectueel eigendom (overheid)
Genetix Clinic: (Opbrengsten artsentarief) Dienstverlening met beschikbaarstelling van kennis en kunde.

Aantekeningen: Stukproductie heeft geen uitgebalanceerde productienormen en daardoor geen standaardkostprijs

maar een individuele (per geproduceerd product(en) een voorcalculatie)

Aanknopingspunten voor de volledigheid van de opbrengsten (scanner):

- Verband in geld-goederenbeweging
- Betrouwbare productregistratie
- Ordergewijze voor- en nacalculatie
- Controle technische functiescheiding tussen bedrijfsbureau, productie en administratie & verkoop
- Urenregistratie (machines en manuren)

b) Noem de essentiële randvoorwaarden inzake de opbrengststromen van Genetix 1on1* (8 punten).

Genetix = Maatwerk productie + Productie intellectueel eigendom

Preventieve maatregelen:

Vraag: Gaat het hierbij om FS die er zouden moeten zijn binnen het bedrijf of die er daadwerkelijke geregeld
zijn en blijken uit de casus?

Controle technische functiescheiding: Nadruk op FS tussen Bedrijfsbureau welke een voorcalculatie opstelt, de
projectleider die de productie onder zijn hoede heeft en de financiële administratie die de financiële nacalculatie
doet.

Naast deze zijn er de functiescheidingen tussen Inkoop (bedrijfsvoering, R&D, IT, Verkoop

Wat opvalt is dat inkoop en financiële administratie onder een afdeling namelijk bedrijfsbureau vallen. Om hier FS
te kunnen waarborgen zal er sprake moeten zijn van secundaire functiescheiding tussen deze functies.

Buiten de FS voor de productie van de scanner dient er ook FS te zijn binnen de ontwikkeling van de software:
hierbij kan gedacht worden aan FS tussen: afdelingen die content ontwikkeld, afdeling die content beheer uitvoert,
beschikbaarstelling en licentie heer.  deze worden niet genoemd in de casus.

Rol functie
Bedrijfsbureau Intern beschikkend

1
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

Projectleider, ontwerpers en makers uitvoerend

Magazijn Bewarend
Administratie Registrerend
Hoofd administratie Controlerend

Verkoop Beschikkend
Inkoop Beschikkend
IT Uitvoerend

Secundair kan nog gedacht worden aan: FS tussen ontwikkeling en urenverantwoordingen (project administratie).
Afdelingen die calculaties (kan in dit geval ook bij BB liggen) doet en de ontwikkeling

Richtlijnen voor:
- Opstellen van offertes door en inclusief commerciële (voorlopige) voorcalculatie door afdelingen verkopen.
- Opstellen van voorcalculaties door calculator van het bedrijfsbureau
- Vastleggen, aannemen van meerwerk en facturatie van meerwerk of extra services
- Uitvoeren van nacalculaties en verschillen analyses
- Ontwikkeling van software en updates voor de software
- Uitrol van nieuwe updates + nieuwe software
- Vastlegging van auteursrechten en patenten
- Voor het beschikbaarstelling van de software.

Begroting
Onder directe verantwoording van het bestuur wordt een MJP & MJB opgesteld. Deze MJP en MJB zijn gebaseerd
op de missie en doelstellingen van Genetix 1on1, kennis uit het verleden, toekomst perspectieven wat betreft de
markt. Tevens wordt een meer jaren investeringsbegroting en onderhoudsplan/begroting opgesteld voor de machines
voor de productie van scanapparatuur. Deze begrotingen zijn allen een leidraad en worden als prognose opgesteld.
Vervolgens wordt op basis van uitgebrachte offertes en lopende onderhandelingen over scanners een
verkoopbegroting opgesteld.

Deze verkoop begroting dient als uitgangspunten voor de projectenbegrotingen die op basis van voorcalculaties
worden opgesteld. De personeelsbegroting wordt vervolgens afgeleid uit de verkoopbegroting en projectenbegroting.
Bij het opstellen van de personeelsbegroting wordt rekening gehouden met de capaciteit aan personeel op basis van
de uit te voeren projecten.

Inkoopbegroting wordt afgeleid van de projectbegroting en de wensen (welke mate uitvoering die de klant heeft
opgegeven bij het kopen van de scanner. Hierbij rekening houdend met evt. aanwezige voorraden binnen Genetix en
dus de specifieke wensen van de klant. Vervolgens wordt een begroting gemaakt voor de ingezette machines voor de
productie van de scanner. Dit wordt gedaan op basis van de afschrijvingskosten en onderhoudskosten.

Sluitstuk voor de begrotingen zijn hierbij de man- en machinetarieven. De tarieven worden berekend obv. De
personeelskosten + opslag voor overhead kosten. Dit maal de verwachte uren maakt de personeelskosten per project.
De machine tarieven worden gebaseerd machinekosten en de normale bezetting van de machines.

2
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

Naast de begrotingen voor de scanners worden begrotingen opgesteld voor het blijven ontwikkelen van de software.
Hiervoor wordt een content begroting opgesteld waarin de verwachten opbrengsten en kosten voor de software
worden bepaald. Daarnaast worden tarieven voor de software vastgesteld en deze worden meegenomen in de
voorcalculaties van projectbegroting.

Na dat de begrotingen gereed zijn worden ze geautoriseerd door het afdelingshoofd Financieel admin en de directie
van Genetix.

c) Noem de controles en analyses door de afdeling Finance & Control inzake de opbrengstenstromen
van Genetix 1on1* (12 punten).
* NB: vraag 1b en 1c hoeft alleen uitgewerkt te worden voor Genetix 1on1.

Verbandcontroles

Uitgebrachte offertes door Genetix = Geaccepteerde offertes + afgewezen offertes

Geaccepteerde offertes = afgesloten contracten met derden
Afgesloten contracten met derden = Opboeking contracten bestand =
Projectenbestand (begin van het jaar) + nieuwe projecten (afgesloten contracten met derden) - projecten die gereed
zijn = projectbestand aan het eind van het jaar (Q).

Gereed gemelde projecten = afboeking projectenbestand

Geaccepteerde offertes = Opboeking projectenbestand
Prijs offerte van geaccepteerde offerte * 25% = Opboeking debiteuren
Prijs Gereed gemelde project * 75% = Opboeking debiteuren
Afboeking debiteuren = Opboeking bank
Inkopen + investeringen = Opboeking crediteuren = Opboeking voorraad + materiele vaste activa
In hoeveelheden: Contract(inkoop) = Ontvangst (magazijn) = Factuur (leverancier) = Ingang Voorraad administratie
Afboeking voorraad bestand = Opboeking projectbestand
Machine-uren productie (afdeling productie) = machine uren volgens tellerstanden (opname adm.) = Opboeking
projectadministratie / Excel bestand
Shoptime volgens Personeelsbestand = jobtime volgens projectbestand + indirecte uren volgens urenregistratie
systeem

Detail controles en cijferanalyses

- aansluiting stand en verandering projectbestand op de offertebestand. Controle wordt uitgevoerd door de
directie
- Voorraad inventarisatie (partieel roulerend) door Hoofd magazijn onder supervisie van Financiële
administratie.
- Voor- en nacalculatie per project + verschillen analyse
- analyse van overuren: begrote uren vs. werkelijke uren project
- Detailcontroles:

3
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

1. Juistheid tarieven man- machineren

2. Correcte en volledige invoeren van projectenbestand en offertebestand
3. Juistheid kosten aan de hand van contracten en registraties.

2. Risico-analyse (24 punten)

a) Identificeer vier belangrijke specifieke risico’s m.b.t. de volledigheid van de
opbrengstverantwoording en/of de juistheid van de kosten bij Genetix Clinic** (8 punten).
b) Geef per geïdentificeerd risico een gestructureerde opsomming van beheersingsmaatregelen die dit
risico mitigeren (16 punten).
* NB: vraag 2 heeft alleen betrekking op Genetix Clinic.

Risico Gevolg Preventief Repressief

Onjuiste vastlegging Onvolledigheid 1. Richtlijnen voor het 1. Detailcontrole op

van pakket kortingen. van de verlenen van kortingen juist gehanteerde
Die gegeven zijn aan opbrengsten 2. Richtlijnen voor het prijzen door
cliënten Genetix Clinic vastleggen van gesloten hoofdadministratie
contracten (contracten 2. Steekproefsgewijze
register) + het checken controle juistheid
van contracten (4- factuur klant door
ogenprincipe) F&C
3. Invoer controles op te 3.
verlenen. Er kan dus
doormiddel van een
apllication control alleen
maar 5% korting worden
gegeven. Als alle opties
zijn aangevinkt.
4. Hanteren van prijslijsten
en kortingstabellen die
geautoriseerd zijn door
directie
5. FS: BU, Fin.
administratie, Verkoop

Onjuiste berekening Onjuistheid van 1. Richtlijnen voor het 1. Detailcontrole op

van commerciële de opbrengsten schatten van de verkoopprijzen
tarieven door dat de levensduur van de
afschrijvingskosten machine
van de apparatuur niet 2. Derde partij
juist zijn vastgesteld inschakelen voor het
schatten van de
levensduur /
vergelijken met
soortgelijke
machines
3. Periodieke
berekening van de
verkoopprijzen en de
afschrijvingskosten

Verschuiving tussen Onjuistheid van 1. FS: invoeren gekozen 1. Maandelijkse detail

verkregen en opbrengsten pakket (administratie) en controle op
betaalde/ gekozen verlenen van zorg en verleende en
zorg vastlegging verleende betaalde zorg.

4
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

zorg. Vergelijking tussen

2. Richtlijnen voor het wat is vastgelegd
verkrijgen van additionele door de arts en wat is
zorg / opties. Dit kan bijv. vastgelegd door
niet aangevraagd worden administratie
bij de arts maar moet 2. Analyse van
online c.q. de additionele verleende
administratie of bij de zorg / opties.
balie worden
aangevraagd.

Onjuiste vastlegging Onvolledigheid 1. Richtlijnen voor het 1. Periodieke controle

van patiëntgegevens van de vastleggen van op betrouwbaarheid
in portal / uitval opbrengsten/ patiëntgegevens en veiligheid
portal onjuistheid van 2. Richtlijnen voor IT systeem
de kosten onderhoud en back-up & 2.
recovery
3. Richtlijnen omtrent AVG
4. Autorisatie van
patiëntgegevens
(username en password)
5. Change management
6. Training van artsen. Hoe
om te gaan met patiënt
data

3. Procesbeschrijving (50 punten)

Geef een gedetailleerde procesbeschrijving van de informatieverzorging m.b.t. de verkoop en
productie van de NGS1 vanaf het eerste contact door de agent tot en met de levering en plaatsing
van de machine (inclusief de financiële afhandeling) (50 punten).

Algemene door te lopen stappen bij stukproductie:

1. Verkoop
2. Productievoorbereiding
3. Uitvoering
4. Projectbeheersing en nacalculatie
5. (termijn) facturering

Stap 1: Verkoop
- Klant bespreekt met accountmanager welke opties hij op het apparaat wilt hebben en met welke uiterlijke
kenmerken het scanapparaat moet zijn uitgerust. De wensen van de klant worden door medewerker verkoop
in het verkoopbestand vastgelegd. Dit gebeurt samen met de gegevens van de klant.

5
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

- Op basis van de gegevens vastgelegd in het verkoopbestand door medewerker verkoop stelt de calculator
van het BB een globale (voor vaststellen van de verkoopprijs) voorcalculatie op. Deze voorcalculatie legt
BB vast in het verkoopbestand.
- Verkoop zet de voorcalculatie uit het verkoopbestand om in offerte en stelt een verkoopprijs vast.
Vervolgens brengen zij de offerte uit aan de klant en leggen ze deze vast in het offertebestand. Hoofd
verkoop controleert (voor afgaand aan het uitbrengen) en autoriseert deze offertes zodat deze worden
doorgezet naar F&C. F&C controleert de contracten met de globale voorcalculaties. Hierbij zetten zij de
status van de offerte op gecontroleerd zodat deze kan worden uitgebracht.
- Wanneer klant akkoord is met de offerte wordt deze omgezet in een contract. Hoofd Verkoop en/of directie
en klant ondertekenen dit contract. Bij het sluiten van het contract wordt door de klant ook de eerste 25%
van het bedrag voldaan. Verkoop stuurt hiervoor een factuur naar de klant. Administratie boekt hiervoor de
debiteurennummer van de nieuwe klant op. Wanneer de betaling binnen is wordt het debiteurenbestand weer
afgeboekt.
- Contract met de klant wordt vervolgens vastgelegd in het contractenbestand.

Stap 2: Planning & voorcalculatie:

- Opstellen gedetailleerde voorcalculatie door calculator van BB. Hierin wordt opgenomen welke specifieke
wensen de klant heeft, hoeveel manuren benodigd zijn voor de productie, hoeveel machine uren nodig zijn,
welke onderdelen nodig zijn/gemaakt moeten worden en/of besteld moeten worden door inkoop. + de
tarieven die hiervoor berekend worden. Tevens wordt gecheckt of er productiecapaciteit beschikbaar is en
wordt deze capaciteit gereserveerd. De definitieve voor calculatie en planning wordt hierna geautoriseerd
door Hoofd BB en toegevoegd aan het verkoopbestand en het Excelbestand voor projecten in productie
(projectenbestand).
- Planning medewerker van BB stelt vervolgens een gedetailleerde planning op voor het produceren van de
scanner. Ook houden zij de voorgang bij. In de planning wordt vastgesteld welke onderdelen op welke
datum geleverd dienen te worden aan de productie. O.b.v.. Hiervan koopt afdeling inkoop deze producten
in. Ook wordt per stap in productie aangegeven wie betrokken is en hoeveel man en machine uren hiervoor
gereserveerd zijn.
Stap 3: Inkopen onderdelen
- Vanuit inkoopmodule van het ERP-pakket krijgt de inkoop medewerker per order door welke producten
moeten besteld worden bij de leveranciers.
- Vanuit het leveranciersbestand selecteert de medw. Inkoop de leveranciers waarbij de onderdelen besteld
worden. Hij sluit hierbij contracten met ze af voor de levering van bepaalde goederen en legt deze
contracten vast in het contractenbestand. Deze worden evt. nog geautoriseerd door hoofd inkoop als ze
boven een bepaalt bedrag uit komen.
- Bij levering door leverancier worden de onderdelen ontvangen door de magazijn meester. Hij controleert de
pakbon en geeft in het systeem aan dat de juiste onderdelen zijn binnen gekomen. De administratie werkt
o.b.v hiervan de voorraadadministratie bij.
- Status van de bestelling wordt in het contractbestand door inkoop op geleverd gezet en wanneer de factuur
ontvangen wordt, wordt deze geboekt door de crediteurenadministratie. Hierbij wordt nog gecheckt of de
factuur overeenkomt met de bestelde goederen en de prijs.
- Betalingen van de facturen wordt gedaan op vervaldatum. Op vervaldatum draait de
crediteurenadministratie een lijst met facturen uit die betaald dienen te worden en maakt hiervoor een
betaalopdracht aan binnen het ERP-systeem. Deze betaalopdracht wordt doorgezet naar de procurement
houder en deze verzorgt de betaling aan de leveranciers door de online bankomgeving.

6
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

- Vervolgens als de betalingen gedaan zijn boekt de crediteurenadministratie de crediteuren af. Dit doen ze op
basis van verkregen bankafschriften van de bank.
Stap 4: Uitvoering productie
- O.b.v. van de planning opgesteld door BB en de werkbriefjes uitgegeven door BB start de afdeling productie
de productie van de scanner. Productie medewerkers halen o.b.v. afgifte briefjes van BB materialen op uit
het magazijn. Medewerker magazijn verwerkt dit in de projectadministratie / Excel bestand) op basis van de
meegegeven materialen. Uren van de productie medewerker voeren zij in o.b.v.. van het projectnummer in
de projectadministratie / Excel bestand . Machine uren worden door het hoofd productie ook ingevoerd in
de projectadministratie / Excel bestand . Eventueel meewerk in uren/materialen/machine uren wordt in een
apart (sub) project geboekt in de projectadministratie / Excel bestand Voorgang van de productie wordt
wekelijks/dagelijks gemonitord door de projectleider in samenwerking met BB. Projectleider en
Medewerker BB stellen hiervoor een voortgangsrapportage op. Deze bevat: ingezette materialen, ingezette
manuren, ingezette machine uren, algemene voortgang, eventuele geconstateerde problemen.
- Wanneer de scanner af is wordt hij door BB & hoofd productie en R&D uitgebreid getest. De test resultaten
worden vastgelegd in de projectadministratie / Excel bestand. Tevens wordt deze rapportage geaccordeerd
door deze personen. Wanneer deze scanner aan alle richtlijnen en eisen wordt hij door een externe partij
vervoerd naar de klant. Genetix geeft tegen kwijting de scanneer mee aan de vervoerder en ontvangt de
machine bij de klant ook weer tegen kwijting. Hierna monteren ze de scanner zelf bij de klant.
- Tevens geven medewerkers van Genetix trainingen aan het personeel van de klant. Deze trainingen staan in
het teken van hoe te werken met de scanner. De uren die zij hiervoor nodig hebben schrijven zij zowel de
installateurs als de trainers in de projectadministratie / Excel bestand op de code van het project.

- Nadat de scanneer volledig operationeel is en volgens protocol geaccepteerd is, wordt door projectleider het
project in de projectadministratie / Excel bestand in samenwerking met administratie gesloten.
- Administratie voert vervolgens een nacalculatie en verschillenanalyse uit om te checken of binnen het
budget is gebleven en de juiste man en machine uren en onderdelen zijn gebruikt.
- Tevens stuurt de verkoopafdeling een factuur voor de laatste 75% naar de klant en wordt de
debiteurenadministratie bijgewerkt door afdeling administratie. Wanneer het geld ontvangen is boekt de
financiële administratie de debiteur af en de bank op.

Controles / analyses

Uitgebrachte offertes door Genetix = Geaccepteerde offertes + afgewezen offertes

Geaccepteerde offertes = afgesloten contracten met derden
Afgesloten contracten met derden = Opboeking contracten bestand =
Projectenbestand (begin van het jaar) + nieuwe projecten (afgesloten contracten met derden) - projecten die gereed
zijn = projectbestand aan het eind van het jaar (Q).

Gereed gemelde projecten = afboeking projectenbestand

Geaccepteerde offertes = Opboeking projectenbestand
Prijs offerte van geaccepteerde offerte * 25% = Opboeking debiteuren
Prijs Gereed gemelde project * 75% = Opboeking debiteuren
Afboeking debiteuren = Opboeking bank
Inkopen + investeringen = Opboeking crediteuren = Opboeking voorraad + materiele vaste activa
In hoeveelheden: Contract(inkoop) = Ontvangst (magazijn) = Factuur (leverancier) = Ingang Voorraad administratie
Afboeking voorraad bestand = Opboeking projectbestand

7
Studentnummer: 12397997
Week: 3
Case: Genetix BV

Machine-uren productie (afdeling productie) = machine uren volgens tellerstanden (opname adm.) = Opboeking
projectadministratie / Excel bestand
Shoptime volgens Personeelsbestand = jobtime volgens projectbestand + indirecte uren volgens urenregistratie
systeem

Detail controles en cijferanalyses

- aansluiting stand en verandering projectbestand op de offertebestand. Controle wordt uitgevoerd door de
directie
- Voorraad inventarisatie (partieel roulerend) door Hoofd magazijn onder supervisie van Financiële
administratie.
- Voor- en nacalculatie per project + verschillen analyse
- analyse van overuren: begrote uren vs. werkelijke uren project
- Detailcontroles:
4. Juistheid tarieven man- machineren
5. Correcte en volledige invoeren van projectenbestand en offertebestand
6. Juistheid kosten aan de hand van contracten en registraties.