Essay Procurement

Jeroen Speetjens

Student nummer: 800008012.

1
Managementsamenvatting
De opdracht werd gemaakt in opdracht van ROHA. Dat is de Regionale organisatie huisartsen
Amsterdam die zich inzet voor een optimale infrastructuur van de huisartsenzorg voor ruim 200
samenwerkende huisartsen met ongeveer 400.000 patiënten in de regio Amsterdam. Er wordt op dit
moment gebruikgemaakt van het HuisartsInformatieSysteem (HIS)system van CGM. Het contract van
deze aanbieder loopt binnen een half jaar af. Gezien het contract van CGM binnen een half jaar
afloopt, wil de maatschap een aanbesteding laten doen en willen zij graag laten onderzoeken of zij
het contract bij de huidige aanbieder moeten verlengen of dat er beter passende mogelijkheden zijn
bij een andere aanbieder.
Om dit te onderzoeken is er ingegaan op de procurement life cycle. In de life cycle zijn er een aantal
fasen. Plannen en doelen stellen is fase 1. Om te beginnen moet de organisatie zich de vraag stellen
welke functionaliteit moet het nieuwe HIS systeem bieden. Verder is de vraag, welke behoefte heeft
het bedrijf ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen en het sturen hierop belangrijk. Tijdens Fase 2
is het belangrijk om de behoeftes van de organisatie nader te onderzoeken. Deze behoeftes zijn
namelijk input voor de requirements. Fase 3 is Verwerven met Request for information. Dat is een
document waarbij de aanvrager aan een bedrijf naar informatie vraagt over de producten en/of
diensten die zij leveren. In fase 4 worden de offertes beoordeeld en de beste leverancier
geselecteerd. Dit kan op basis van BPKV, wat Beste Prijs-kwaliteit verhouding betekend. Fase 5 is de
laatste fase in de cyclus. In deze fase worden alle facetten contractueel gedocumenteerd en geborgd.
Veelal wordt er gebruikgemaakt van een raamwerk en deelcontracten. In dit contract staat in
hoofdlijnen omschreven wat en met wie er een contract wordt afgesloten. Kosten zijn een belangrijk
onderdeel in het procurement proces. Procurement omvat een reeks activiteiten die betrokken zijn
bij het verkrijgen van goederen of diensten. Over het algemeen werken inkoopteams aan het
verkrijgen van scherp geprijsde benodigdheden die de meeste waarde opleveren. Procurement
omvat elke activiteit die betrokken is bij het verkrijgen van de goederen en diensten die een bedrijf
nodig heeft om zijn dagelijkse activiteiten te ondersteunen, inclusief sourcing,
onderhandelingsvoorwaarden, inkoop van artikelen, het ontvangen en inspecteren van goederen
indien nodig en het bijhouden van alle stappen in het proces.

2
INHOUD

Managementsamenvatting

Inhoud

1. Inleiding

Inleiding

Aanleiding

2. Visie

3. Procurement life cycle

Basisprincipes van procurement

Fase 1: Plannen en doelen stellen

Fase 2: Behoefte vaststellen

Fase 3: Verwerven

Fase 4: Contracteren

Fase 5 Contractmanagement

4. Monitoren servicelevel

5. Kostenbeheersing

6. Conclusie

Bronnenlijst

Bijlagen

3
1. Inleiding
Inleiding

Deze opdracht werd geschreven in opdracht van ROHA. Dat is de Regionale organisatie huisartsen
Amsterdam die zich inzet voor een optimale infrastructuur van de huisartsenzorg voor ruim 200
samenwerkende huisartsen met ongeveer 400.000 patiënten in de regio Amsterdam. Er wordt op dit
moment gebruikgemaakt van het HuisartsInformatieSysteem (HIS)system van CGM. Het contract van
deze aanbieder loopt binnen een half jaar af.

Aanleiding

Gezien het contract van CGM binnen een half jaar afloopt, wil de maatschap een aanbesteding laten
doen en willen zij graag laten onderzoeken of zij het contract bij de huidige aanbieder moeten
verlengen of dat er beter passende mogelijkheden zijn bij een andere aanbieder.

Hoe beter een bedrijf de relaties met zijn klanten kan beheren, hoe succesvoller het zal worden. Om
een beter begrip en kennis te hebben van de behoeften en eisen van klanten, kunnen strategieën
voor klantrelatiebeheer worden gebruikt. Customer Relationship Management (CRM) is niet alleen
de toepassing van technologie, maar is een strategie om meer te weten te komen over de behoeften
en het gedrag van klanten om sterkere relaties met hen op te bouwen. Als zodanig is het meer een
bedrijfsfilosofie dan een technische oplossing om effectief en efficiënt met klanten om te gaan.
Volgens Armstrong en Kotler (2005) is klantrelatiebeheer (CRM) het beheren van gedetailleerde
informatie over individuele klanten en het zorgvuldig beheren van klantcontactpunten om de
klantloyaliteit te maximaliseren. CRM omvat alle bedrijfsfuncties (marketing, productie,
klantenservice, buitendienst en buitendienst) die nodig zijn om direct of indirect contact op te
nemen met klanten. De term 'touchpoints' wordt in CRM gebruikt om te verwijzen naar de vele
manieren waarop klanten en bedrijven met elkaar omgaan. De basis van CRM voor
klantrelatiebeheer is gebaseerd op het identificeren; klanten beter te begrijpen en beter van dienst
te kunnen zijn. Met CRM kan men een betere relatie met klanten opbouwen, de klanttevredenheid
verbeteren en de winstgevendheid maximaliseren. Het gaat om het begrijpen van, anticiperen op en
reageren op de exacte behoeften van klanten met een constant oog om de dienstverlening aan hen
zo goed mogelijk te maken. Het belangrijkste doel van CRM is het verbeteren van de groei en
winstgevendheid op lange termijn door een beter begrip van het klantgedrag.

Specifieke software ter ondersteuning van het beheerproces omvat: buitendienst, e-commerce
bestellen, zelfbedieningstoepassingen, catalogusbeheer, factuurpresentatie, marketingprogramma's
en analysetoepassingen. Ze kunnen worden gebruikt om het voordeel van CRM te benutten.

Het gebruik van een medische CRM voor een medische praktijk kan leiden tot: Betere patiëntervaring
met een goed gedocumenteerde medische geschiedenis. Verhoogde patiënttevredenheid met
gepersonaliseerde marketing. Minder annuleringen en no-shows met geautomatiseerde
communicatie voor en na de behandeling. Lagere administratieve kosten met minder handmatige
gegevensinvoer. Minder stress als een teamlid ziek is of de kliniek verlaat. Verbeterd beheer van
chronische ziekten.

4
2. Visie
ICT en de zorg zijn onlosmakelijk verbonden met elkaar. Een goed procurementbeleid kan ervoor
zorgdragen dat de patiëntenzorg zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verloopt zonder ruis te
veroorzaken, juist te ondersteunen in de dagelijkse patiëntencontacten en verwerken van informatie.
Daarbij is een procurementbeleid ook uitermate geschikt om dit te bereiken tegen optimale kosten.
Dat wil zeggen, een goede en betrouwbare ICT-omgeving tegen optimale kosten. Hoewel de kosten
erg belangrijk zijn, is voor al de continuïteit binnen de zorg van belang. In dit essay neem ik u mee en
licht ik mijn visie toe, hoe ik tot een optimale verhouding kom tussen kosten en continuïteit.

3. Procurement life cycle

Basisprincipes van procurement

Procurement life cycle

Figuur 1 (bron edhub novi)

Fase 1: Plannen en doelen stellen

Om te beginnen moet de organisatie zich de vraag stellen welke functionaliteit moet het nieuwe HIS
systeem bieden. Verder is de vraag, welke behoefte heeft het bedrijf ter ondersteuning van de
bedrijfsprocessen en het sturen hierop belangrijk. Doorgaans kunnen deze behoeften worden
geëxtraheerd uit documentatie die al voor handen zijn. Behoeftes kunnen het beste SMART
geformuleerd worden. Zo worden de benodigde behoeftes goed geformuleerd. Deze kunnen
gebruikt worden als input tijdens het Tender proces.

5
 Fase 2: Behoefte vaststellen
Tijdens Fase 2 is het belangrijk om de behoeftes van de organisatie nader te onderzoeken. Deze
behoeftes zijn namelijk input voor de requirements. Bij het opstellen van de requirements moet de
organisatie achterhalen welke functies het HIS systeem gaat vervullen en waarom dit voor hun
organisatie belangrijk is. Voor het samenstellen van de requirements zal er een werkgroep worden
samengesteld. Binnen de werkgroep zullen 6 rollen verdeeld worden.

1. Stakeholder (Huisarts): heeft beslissingsbevoegdheid. Vaak is dit een bestuurs- of directie lid;
2. Projectleider (Bestuurslid): gaat op zoek naar een pakket;
3. Gebruiker: gebruikers werken meestal dagelijks met het systeem. Denk hierbij aan
assistentes, praktijk ondersteuners en huisartsen. De gebruikers ervaring is essentieel bij het
selecteren van een nieuw HIS systeem.

Externe potentiële rollen

4. Adviseur: De adviseur heeft kennis van ICT maar staat los van de potentiële leveranciers, zo
kan de adviseur van het Gezondheidscentrum Heerken ondersteunen in het maken van de
keuzen voor een nieuw HIS;
5. Inkoper: Gezien de grote investering en de complexiteit van de aankoop kan er ook worden
overwogen om een procurement specialist in te huren;
6. Jurist: Een jurist met juridische kennis van ICT, overeenkomsten en contracten. De jurist
controleert de contracten en stuurt daar indien nodig aan.

Betrokkenen Belang Middelen

1. Huisarts Gebruiksgemak Communicatie
Goede continuïteit Deelname selectiecommissie
Toegankelijkheid andere praktijken bij Betrokkenheid bij opstellen eisen en
vervanging verbetering kwaliteit zorg wensen
2. Bestuurslid Acceptabele en beheersbare kosten Betrokkenheid bij opstellen principes
HIS dat aantoonbaar voldoet aan Afvaardiging in selectiesommissie
functionele kwaliteitseisen (HIS Keurmerk)
Voldoen aan wettelijke geldende privacy/
beveiligingseisen
3. Doktersassiste Gebruiksgemak Communicatie
nt Verbetering kwaliteit zorg Deelname selectiecommissie in
inkoopproces
Betrokkenheid bij opstellen eisen en
wensen
4. Praktijkonders Gebruiksgemak Communicatie
teuner Verbetering kwaliteit zorg Deelname selectiecommissie in
inkoopproces
Betrokkenheid bij opstellen eisen en
wensen

6
Betrokkenen Belang Middelen
5. Beheerders/ Beheergemak Communicatie
functioneel Deelname Demo en uitleg HIS
beheerders Betreken bij opstellen principes,
wensen en eisen
Betrokkenheid bij acceptatietesten

Strategische uitgangspunten

 Het EPD verwerkt gevoelige informatie. Het gezondheidscentrum wil haar patiënten in alle
gevallen de zekerheid geven dat hun privacy gewaarborgd wordt. Dat betekent dat de
organisatie er zeker van willen zijn dat gegevensopslag en verwerking conform Nederlandse
wetgeving gebeurd en binnen de richtlijnen van de AVG;
 Compliance aan wet en regelgeving zoals AVG dient te allen tijde gecontroleerd te worden;
 Servers moeten in Nederland staan en onder Nederlandse wetgeving vallen. Dit omdat de
directie vindt dat de bewaking van gegevens 100% gewaarborgd moeten worden. Gegevens
mogen in geen geval bij buitenlandse bedrijven bewaard worden;
 Offertes zijn helder en transparant en beschrijven duidelijke resultaten met beschreven
prestaties.

Tactische uitgangspunten

 RFP/RFI proces kent per selectie 3 leveranciers;

 Zoveel mogelijk digitaal, liefst in de Cloud. Weinig tot geen ‘On premisse’ ICT;
 Uitbesteding van ICT is gewenst mits het een private-Cloud betreft;
 Hosting en beheer mag extern belegd worden mits het een dedicated server betreft;
 Inkoopoffertes doorlopen, een goedkeuringsflow binnen de inkoop applicatie.

Operationele uitgangspunten

 Klantregistratie van aanmelding tot afrekening;

 Alle gegevens en rapportages in één systeem verwerken;
 Financiële bedrijfsvoering in een systeem;
 Gebruiksvriendelijke en overzichtelijke werking van systemen;
 Dossier en agendabeheer;
 Het systeem moet een aantal interfaces met externe partijen zoals apotheken en
ziekenhuizen mogelijk maken;
 Bedrijven hebben een ISO 27001 & NEN7501 certificering;
 Schaalbaarheid van modules en licenties;
 Mogelijkheid tot het op maat maken van het systeem;
 Mogelijkheden tot zorgplanning.

7
Fase 3: Verwerven

Request for information is een document waarbij de aanvrager aan een bedrijf naar informatie
vraagt over de producten en/of diensten die zij leveren. Door de informatie die voortvloeit uit een
RFI kan er al een beeld gevormd worden over de mogelijkheden die de leveranciers te bieden
hebben. Met andere woorden, kan de leverancier leveren wat nodig is? (European Knowledge Center
for Information Technology , 2021).

Fase 4: Contracteren

In fase 4 worden de offertes beoordeeld en de beste leverancier geselecteerd. Dit kan op basis van
BPKV, wat Beste Prijs-kwaliteit verhouding betekend. Een andere optie zou EMVI kunnen zijn. EMVI
betekend: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Bij de EMVI-aanpak wordt er niet alleen naar
de prijs gekeken, het plan van aanpak heeft hierbij een dominantere rol. De leverancier kan zo het
voorstel toelichten, zodat er op meer punten kan worden beoordeeld i.p.v. alleen de prijs.

Fase 5 Contractmanagement

Fase 5 is de laatste fase in de cyclus. In deze fase worden alle facetten contractueel gedocumenteerd
en geborgd. Veelal wordt er gebruikgemaakt van een raamwerk en deelcontracten. In dit contract
staat in hoofdlijnen omschreven wat en met wie er een contract wordt afgesloten. Verder wordt er
een verwijzing gemaakt naar de mogelijke deelcontracten waar ingegaan wordt op de invulling.
Belangrijk is dat de persoon of personen gemachtigd zijn om de overeenkomst te ondertekenen. Dit
is simpel te controleren in de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Door een goed
contractmanagement in te richten kun je sturen op een optimale samenwerking tussen alle partijen
die deelgenoot zijn. Onder het contractmanagement valt het opstellen, uitvoeren, evalueren en
vastleggen van afspraken met leveranciers. Binnen de organisatie is er momenteel geen
contractmanagement, dit is echter wel aan te raden. Het aanschaffen van een HIS systeem gaat
namelijk gepaard met een groot aantal afspraken en contracten. Ook overige contracten binnen de
praktijk dienen goed gemanaged te worden. De vernieuwde afspraken en contracten kunnen
verwerkt worden in een DMS (Document Management System). Binnen de organisatie heeft de
praktijk manager de rol van service- en contract manager. Haar taken zijn het bewaken, managen,
onderhouden en evalueren van de contracten. Een DMS zou hierbij de manager kunnen
ondersteunen.

4. Monitoren servicelevel
Kosten zijn een belangrijk onderdeel in het procurement proces. Procurement omvat een reeks
activiteiten die betrokken zijn bij het verkrijgen van goederen of diensten. Over het algemeen
werken inkoopteams aan het verkrijgen van scherp geprijsde benodigdheden die de meeste waarde
opleveren. Niet alle bedrijven definiëren inkoop echter op dezelfde manier. Veel bedrijven zijn van
mening dat inkoop alle stadia omvat, van het verzamelen van zakelijke vereisten en het zoeken naar
leveranciers tot het volgen van de ontvangst van goederen en het bijwerken van
betalingsvoorwaarden, terwijl anderen inkoop definiëren als een beperkter aantal activiteiten, zoals
het uitgeven van inkooporders en het doen van betalingen. Als het efficiënt en goed wordt beheerd,

8
kan het de winstgevendheid van het bedrijf helpen vergroten. Het omvat een reeks activiteiten die
betrokken zijn bij het verkrijgen van goederen en diensten, waaronder sourcing, onderhandelen over
voorwaarden, aankopen doen, volgen wanneer leveringen worden ontvangen en het bijhouden van
gegevens. Het is belangrijk om het inkoopproces continu te monitoren en te beoordelen om
eventuele zwakke plekken of inefficiënties te verbeteren. Technologie kan de inkoopkosten en
administratieve overhead verlagen door inkoopprocessen te automatiseren en te volgen. Om zorg te
dragen dat de dienstverlening verloopt zoals afgesproken en overeengekomen in de SLA, is het
raadzaam om tussentijds te evalueren. Onderstaande vragen kunnen hulp bieden bij het monitoren
van het contract met de HIS leverancier.

 Worden problemen en incidenten binnen de afgesproken tijden afgehandeld?

 Zijn alle contactuele afspraken na behoren na gekomen/ voldaan?

 Voldoen de contracten nog aan de huidige situatie?

 Zijn er nieuwe requirements die opgenomen dienen te worden in de contracten?

 Moet het huidige contract verlengt of beëindigd worden? Zo ja dient er een nieuw
procurement proces gestart te worden.

5. Kostenbeheersing
Procurement omvat elke activiteit die betrokken is bij het verkrijgen van de goederen en diensten die
een bedrijf nodig heeft om zijn dagelijkse activiteiten te ondersteunen, inclusief sourcing,
onderhandelingsvoorwaarden, inkoop van artikelen, het ontvangen en inspecteren van goederen
indien nodig en het bijhouden van alle stappen in het proces. Procurement is een belangrijke stap in
het begrijpen van toeleveringsketens, omdat het een bedrijf helpt betrouwbare leveranciers te
vinden die scherp geprijsde goederen en diensten kunnen leveren die aansluiten bij de behoeften
van het bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuwe leverancier nodig heeft om een doorlopende
service voor onbepaalde tijd te leveren, zoals een CRM-systeem, helpt het inkoopproces het bedrijf
bij het kiezen van de leverancier die het beste aan alle eisen van het bedrijf voldoet tegen een
redelijke prijs. Het stelt het bedrijf in staat om te voorkomen dat het tijd, geld en waardevolle
middelen verspilt aan een ontoereikende leverancier. Het minimaliseren van kosten is een belangrijk
aspect van het verbeteren van de inkoopprocessen. Maar het is ook van vitaal belang om
leveranciers te identificeren die de kwaliteit van goederen en diensten leveren die het bedrijf nodig
heeft en die de capaciteit hebben om betrouwbaar te leveren en een trackrecord hebben om dit te
doen.

Inkoopmanagement en leverancierscontracten zijn de meest besproken onderwerpen in de

managementliteratuur (Van Weele, 2007). Er is een aantal algemeen toepasbare methoden om
inkoop efficiënter en effectiever te maken en daarmee de kosten te verlagen.
Focussen op leveranciersmanagement kan helpen om inkoopbesparingen te realiseren.
Leveranciersmanagement omvat alle activiteiten gericht op het verkennen, aangaan en onderhouden
van samenwerkingsverbanden met leveranciers, met als doel continu positief bij te dragen aan de
doelstellingen van de organisatie (NEVI, 2013). Hierbij ligt de focus op het systematisch verbeteren
van de prestaties van leveranciers (Gelderman & Albronda, 2017). Uit onderzoek van KPMG (2012)

9
blijkt dat de volwassenheid van de inkoopfunctie bepalend is voor de jaarlijks te realiseren
inkoopbesparingen. Twee belangrijke onderdelen van leveranciersbeheer zijn het verminderen van
het aantal leveranciers en het uitvoeren van uitgavenanalyses.
Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat het verminderen van het aantal leveranciers
positieve resultaten kan hebben (Cai et al., 2010; Choi en Krause, 2006). Dit omvat het verbeteren
van de klant-leverancierrelaties, waardoor leveranciers beter kunnen inspelen op de behoeften van
de klant (onder meer door innovatie). Hierdoor zullen de financiële prestaties verbeteren. Het
terugbrengen van het aantal leveranciers leidt tot langdurige relaties met leveranciers. Deze
leveranciers kunnen een sleutelrol spelen bij het verlagen van de kosten en het continu verbeteren
van de kwaliteit (Goffin et al., 1997). Mitchell en Sawchuck (2012) wijzen erop dat het verminderen
van het aantal leveranciers ook de onderhandelingspositie kan vergroten, waardoor de kosten
kunnen dalen.
Een tweede belangrijk aandachtspunt in leveranciersmanagement is het uitvoeren van
uitgavenanalyses. Spend-analyse is het startpunt voor strategische inkoop en de basis voor
zichtbaarheid, levering en controle van uitgaven (Pandit & Marmanis, 2008). Bij uitbetalingsanalyse
wordt de uitbetaling van verschillende schuldeisers verzameld en geanalyseerd. Er wordt gekeken
hoeveel er is ingekocht, wat er is ingekocht en welke afdelingen of kostencategorieën zijn ingekocht.
Ook leveranciers kunnen met elkaar vergeleken worden. Analyse van deze dataset geeft inzicht in de
bestedingen over alle kostencategorieën heen. In een IT-organisatie kan men denken aan
verschillende categorieën van IT-software die intern gedifferentieerd zijn. Door middel van
uitgavenanalyse kan het management beter inzicht krijgen in de categorieën en/of leveranciers die
hiervan kunnen profiteren, en waar prioriteiten moeten worden gesteld.
In de meeste IT-budgetten zijn personeelskosten de grootste kostenpost (Heusser & Kulkarni, 2018).
Personeelskosten omvatten ingehuurd IT-personeel, IT-beheer, planning en advieskosten, en hulp
aan eindgebruikers zoals helpdesk of opleiding en training voor eindgebruikers (Heusser & Kulkarni,
2018). Het is belangrijk het personeelsverloop laag te houden om kennis in de organisatie te
behouden. IT'ers zijn duur: het gemiddelde salaris van IT'ers in Nederland was in 2019 27% hoger dan
het gemiddelde inkomen (Avoird, 2020). Overweeg om niet-kernactiviteiten van medewerkers uit te
besteden om deze personeelskosten te verlagen. Bij onvoldoende capaciteit kan ook gebruik worden
gemaakt van outsourcing van IT-personeel. Dat is goedkoper dan het hele jaar betalen voor
overtollige IT-capaciteit. De toepassing van strategische outsourcing heeft ook belangrijke voordelen:
het kan zich richten op de kerncompetenties van een organisatie (DiRomualdo en Gurbaxani, 1998)
en de flexibiliteit vergroten (Lankford en Parsa, 1999). Externe krachten kunnen alleen worden
ingeroepen als dat nodig is om op deze manier kosten te besparen.
Een andere uitbestedingsmogelijkheid voor IT is de toepassing van cloud computing. Cloud
computing is de achteruitgang van computerdiensten, waaronder servers, opslag,
databasenetwerkfuncties, software, analyses en intelligentie op internet of in de cloud (Microsoft
Azure, 2020). Verhuizen naar de cloud vermindert de kapitaaluitgaven voor servers en gerelateerde
netwerkapparatuur, waardoor kapitaaluitgaven (investeringen) worden omgezet in maandelijkse
bedrijfskosten (Boehm, 2017).

Amazon Web Services (AWS) is een van de belangrijkste spelers op het gebied van cloudoplossingen.
AWS (2016) identificeerde de volgende zes migratiestrategieën (6 R's) voor het migreren van
applicaties naar de cloud:

10
• Opnieuw hosten. Dit houdt in dat de huidige applicatie naar een hoger niveau wordt getild en naar
de cloud wordt verplaatst. Rehosting kan worden geautomatiseerd met tools zoals Cloud Endure
Migration, WAS VM Import/Export. De praktijk leert dat bedrijven dit bij legacy systemen liever
handmatig doen. Want dan geleerd hoe je legacy systemen toepast op het nieuwe cloudplatform.
• Bouw het platform opnieuw op. Er zijn veel cloudoplossingen voor applicaties zonder de
applicatiearchitectuur te veranderen.
• Terugkopen. Dit houdt in dat u een ander product koopt dat in de cloud draait. Oude applicaties
worden hier gestript.
• Refactoring/re-architecting. Ontwerp uw app opnieuw met cloudeigen apps. Onder refactoring
wordt ook verstaan het verminderen van de technische schuld.
• met pensioen gaan. ontdoe je ervan. De businesscase van AWS suggereert dat ongeveer 10% van
de IT-portfolio van het bedrijf niet langer bruikbaar is en daarom kan worden stopgezet. Deze
strategie valt ook onder de paraplu van desinvestering van IT-software.
• Houden. Bewaar de huidige aanvraag. Bijvoorbeeld als er nog kosten moeten worden
afgeschreven, of als de organisatie niet klaar is voor migratie. Migratie moet alleen worden gedaan
als het zinvol is voor de bedrijfsvoering.
De standaardconfiguratie in veel ERP- en andere softwaresystemen wijst gebruikers standaard toe
aan het hoogste en duurste licentieniveau, het volledige gebruikersaccount. Dit kan ten minste
enkele gebruikers toegang geven tot functies die ze niet nodig hebben. Dit brengt onnodige kosten
met zich mee en kan beveiligingsinbreuken veroorzaken (NCSC, 2020), vooral wanneer gebruikers
ook kunnen communiceren met gevoelige bedrijfsgegevens zoals intellectueel eigendom. Een
oplossing is om het probleem van de andere kant te benaderen en te bepalen hoeveel gebruikers
hun taken kunnen uitvoeren met het goedkoopste licentietype (light user account). Alleen wanneer
dit niet het geval is, kan de gebruiker een niveau upgraden. Bij het evalueren van rollen en licenties
voor het Microsoft Dynamics AX ERP-systeem, is het bijvoorbeeld nodig om te bepalen hoeveel
gebruikers Self-Service Client Access-licenties (Client Access; CAL) correct hebben geconfigureerd
voordat ze naar Taak-CAL, Functie-CAL en Enterprise - CAL voor gevorderde gebruikers. Dit beleid kan
ook worden toegepast op andere applicaties en licenties (To-increase.com, 2020).
Een andere vorm van licentiebeheer is het herdefiniëren van bestaande rollen. In Microsoft Dynamics
AX kunt u bijvoorbeeld ook rollen definiëren met uw eigen ERP-functionaliteit op maat. Dynamisch
beveiligingsbeheer zorgt voor eenvoudige monitoring van de scheiding van taken en zorgt voor een
passend beveiligingsniveau (To-increase.com, 2020). Bestaande rollen kunnen opnieuw worden
geconfigureerd of nieuwe rollen kunnen worden gecreëerd om precies de vereiste functionaliteit te
bieden, met behoud van optimale beveiligingsniveaus en minimale licentiekosten. Dynamic Security
Management maakt deze inspanning beheersbaar (Microsoft.com, 2020). Met behulp van deze
strategie kunnen rollen worden gecontroleerd om ze af te stemmen op de behoeften van het proces.
Gedurende de levenscyclus van ERP en andere bedrijfssystemen veranderen en evolueren bedrijven.
Als gevolg hiervan moeten processen en rollen in de technologie-infrastructuur mogelijk worden
aangepast aan de huidige zakelijke behoeften. Daarom wordt aanbevolen om de Taakregistratie van
tijd tot tijd in Microsoft Dynamics AX uit te voeren om vast te leggen hoe activiteiten in het proces
plaatsvinden en om eventuele aanpassingen aan de bevoegdheden en toegangsniveaus van de rollen
te plannen. Het op deze manier verzamelen van bewijs om karakters te valideren is een effectieve
strategie. Dit stemt rollen af op de huidige veranderende zakelijke behoeften en zorgt ervoor dat
gebruikers ERP-systemen en andere softwarebronnen effectief gebruiken. Hiermee wordt
voorkomen dat de gebruiker te veel rechten krijgt, wat kosten kan besparen. Tegelijkertijd kan de

11
beveiliging verder worden verbeterd en kunnen potentiële besparingen op licentiekosten worden
benut.
Een andere kostenbesparende aanpak is het evalueren en zo nodig aanpassen van de systeemrollen
en bijbehorende toegangsniveaus van het gebruikte ERP-systeem. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren
wanneer een organisatie een grote software-upgrade uitvoert of een nieuwe softwaretool integreert
met een ERP-systeem. Als een organisatie bijvoorbeeld gebruikmaakt van dynamisch
beveiligingsbeheer, houdt de oplossing rekening met Microsoft Dynamics AX en elke oplossing die de
rol van het systeem op individueel niveau aanvult. De mogelijkheden van rollen kunnen vervolgens
worden gevalideerd en gedefinieerd in de context van alle software die bedrijfsprocessen
ondersteunt, met controle over hun beveiligingsniveaus en licentiekosten. Het updaten van rollen en
processen kan licenties kosteneffectiever maken en de applicatiebeveiliging verbeteren door
onnodige lees- en schrijfrechten te elimineren (Cio.nl, 2020).

12
6. Conclusie
De inkooplevenscyclus kent 5 fasen. Het plannen en stellen van doelen is de eerste fase. Ten eerste
moeten organisaties zich afvragen welke mogelijkheden het nieuwe HIS-systeem moet bieden. Een
andere belangrijke vraag is wat bedrijven nodig hebben om bedrijfsprocessen te ondersteunen en te
managen. In fase 2 is het van belang om de behoeften van de organisatie nader te onderzoeken.
Deze eisen zijn inputs voor eisen. Fase 3 is informatie krijgen en informatie opvragen. Dit is een
document waarin een aanvrager een bedrijf vraagt om informatie over de producten en/of diensten
die het aanbiedt. In fase 4 worden offertes geëvalueerd en wordt de beste leverancier geselecteerd.
Dat kan op basis van BPKV, dat wil zeggen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Fase 5 is de laatste fase
in de cyclus. In dit stadium worden alle aspecten gedocumenteerd en beschermd in een contract.
Vaak worden raamwerken en onderaannemingen gebruikt. In dit contract staat wat en door wie het
contract moet worden ondertekend. De kostprijs is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces.
Inkoop omvat een reeks activiteiten die verband houden met de verwerving van goederen of
diensten. Over het algemeen streven inkoopteams ernaar om scherp geprijsde benodigdheden te
verkrijgen die de grootste waarde bieden. Inkoop omvat elke activiteit die goederen en diensten
verwerft die een bedrijf nodig heeft om zijn dagelijkse activiteiten te ondersteunen, inclusief inkoop,
onderhandelen over voorwaarden, aankopen van artikelen, het ontvangen en inspecteren van
goederen indien nodig, en het volgen van alle stappen in het proces. Beheersing van de kosten van
IT-software kan worden bereikt door middel van inkoopbeheer, met de nadruk op inkoopbeheer. Toe
te passen methoden zijn bijvoorbeeld bestedingsanalyse en het verminderen van het aantal
leveranciers. De kosten van IT-software moeten worden beheerst door de complexiteit van de IT-
omgeving te verminderen.

13
Bronnenlijst
(2022, maart). Opgehaald van softwarepakketten:
(https://www.softwarepakketten.nl/betekenis/57&bronw=1/SAAS.htm)
(2022, 1 21). Opgehaald van toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/moscow-
methode/
European Knowledge Center for Information Technology . (2021, december 27). Opgehaald van
https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/request-for-proposal-rfp
Hogeschool, N. (2020). procurement college 1 t/m 5. Online Proc_sheets_college 1/m 5.pdf.
insocial. (2022, maart). Opgehaald van Bron: https://blog.insocial.eu/kennis-blog/van-sla-naar-xla
Janssen, T. (2022, 1 5). (J. Speetjens, Interviewer)
LHV. (2022, 3 18). Opgehaald van computable:
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/zorg/5741295/250449/huisartsen-geven-his-
een-ruimvoldoende.html
NHGB. (2022). Handboek voor de inkoop ICT_final tekst.
NHGB. (2022). NHGB Handboek voor de inkoop ICT.
wagenaar, J. (sd). Zonnewende zorg bij verslaving.pdf .

14
Bijlagen
1. RFP schema

Figuur 1 ( bron edhub novi)

Figuur 2 SLA & XLA

15