2014

Claudette van de Wert

Avans hoge school
16-2-2014
Kennisportfolio H2
Administratieve organisatie
Administratieve organisatie: Interne controle, verzamelen van gegevens en verwerken in computers.
Deze gegevens worden gebruikt om organisatie goed te laten functioneren en achteraf te evalueren.
VB: Broodjeszaak, achteraf controleren 1. Hoeveel in kas 2. Hoeveel verkocht. 3 hoeveel nog in
voorraad.


Functiescheiding: de organisatie en processen zijn zo ingericht dat bij handelingen en transacties
meerdere functionarissen zijn betrokken. 1. Beherende/beschikkende functie 2. Bewarende
functie 3. Registrerende/controlerende functie. Bij groot bedrijf is dit makkelijk.

Kwaliteit van informatie: Juist, volledig en tijdig.
- Juistheid: wat er staat moet goed zijn.
- volledigheid: Staat alles er wat er moet staan.
- Tijdigheid: Informatie kan juist en volledig zijn, maar als zij niet tijdig verstrekt wordt heeft de
gebruiker er niets aan.

Vier ontwikkelingen die de markt benvloeden:
1. Globalisering: Landsgrenzen vervagen. Afstanden in de wereld worden steeds kleiner en
bedrijven opereren steeds meer wereldwijd.
2. Internettechnologie en bedrijven:
- Tegenwoordig kun je alles via het World Wide Web doen. Er zijn tal van internetwinkels
ontstaan, waarvan er zijn die niet eens een fysieke winkel hebben.
- Ook wordt het internet gebruikt ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen van
een organisatie. Bedrijven innoveren nog steeds in het gebruik van internettechnologie.
3. Samenwerking in de keten: Ontstaan van strategische allianties.
Keten van bedrijven: een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan n
consumentenproduct.
Voordeel van de samenwerking in een keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten
op elkaar kan worden afgestemd en daarmee verhoogd. Bovenden kunnen de voorraden in
de keten ook goed op elkaar worden afgestemd, met minder kosten als gevolg.
Bedrijfskolom: keten van bedrijven.
Administratieve
organisatie
Bewaken dat
doelstelling
organisatie = eigen
doelstelling van bijv.
personeel FRAUDE
Betrouwbare
informatie voor
-Sturen organisatie
- Managen organisatie
4. Organisatieontwikkelingen: Door concurrentiedruk zijn bedrijven voortdurend bezig hun
kosten te reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Daarnaast is
er druk vanuit de arbeidsmarkt. Voorbeelden: Afslanken van een hoofdkantoor en het
dichtbij de markt organiseren van de productontwikkeling.

Typologie: indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties.

Typologie van Starreveld: deze typologie kent een hoofdindeling in twee categorien. Namelijk: een
onderscheid waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt. De AO
van de categorie niet werkend voor een markt is afgestemd op wet- en regelgeving. Deze vervangt
deels de concurrentie van de andere markt. De AO van de categorie werkend binnen een markt
kent veelal effectieve en efficinte bedrijfsprocessen als gevolg van de noodzaak te kunnen
overleven en concurreren binnen een markt. Deze twee categorien worden als volgt verder
onderverdeeld:
- Werkend binnen een markt.
Handelsbedrijven; Is er sprake van een zogenaamde goederenbeweging en hoe complex is deze.
Productiebedrijven; Goederenbeweging met een omzettingsproces. 2 soorten:
1. Massaproductie 2. Stukproductie.
Dienstverlenende bedrijven; geen of heel weinig sprake van goederenstroom.
Financile instellingen; banken en verzekeringsmaatschappijen
- Niet werkend binnen een markt.
privaatrechtelijke organisaties; stichtingen en verenigingen voor het algemeen belang.
Publiekrechtelijke organisaties en overheden; bestaan als gevolg van landelijke wet- en
regelgeving, zoals rechtbank.
- Organisaties werkend voor een markt: Er is een markt te definiren waarin n of meerdere
aanbieders producten of diensten aanbieden aan n of meer afnemers.

Hoofdstuk 2.
Waardeketenmodel van Porter. Wordt gebruikt als uitgangspunt om bedrijfsprocessen te
beschrijven. En bestaat uit een primair en secundair proces:
- Primaire processen Porter:
- Inkomende logistiek:
- Operatie of uitvoering:
- Uitgaande logistiek:
- Marketing en verkoop:
- Service en nazorg.
- Secundaire processen Porter:
- Organisatorische infrastructuur:
- Human resources management:
-(Technologie)ontwikkeling:
- Inkoop in brede zin.

Bestuurlijke processen: strategische, tactische en operationele.
- Strategische beslissing: Wordt door de top van de onderneming genomen
- Tactische beslissing: Door de subtop van de onderneming genomen
- Operationele beslissing: wordt door de werknemer zelf genomen

Terugkoppeling/feedback: ingrijpen in het proces zodat de uitvoer voldoet aan de norm.
Voorwaartskoppeling/feedforward: ingrijpen voordat er foute uitvoer ontstaat. Figuur 2.3 blz 43.
Regelcyclus: Alle strategische, tactische en operationele processen worden hierin beheerst.

Hoofdstuk 3.
De drie Ws van administratie:
Wat is het doel?, Waarmee kan deze doelstelling bereikt worden?, Wat moet daarvoor gebeuren?

Administratieve organisatie gaat over de vraag hoe de organisatie en de processen ingericht moeten
worden, zodat gegevens verzameld, vastgelegd en verwerkt worden, die leiden tot betrouwbare
informatie.

Controle: toetsen van de werkelijkheid aan een norm.
- Zelfcontrole: eigen werk controleren. Nadelen: geneigd om over eigen fouten heen te lezen.
Mensen geneigd hun eigen fouten niet toe te geven.
- Interne controle: controle door of namens de leiding.
- Externe controle: Accountantscontrole, belastingdienst en andere externe controle-instanties.

Functiescheiding: bij handelingen en transacties zijn meerdere functionarissen betrokken.
- Beherende/beschikkende functie (inkoper): Mag beslissingen nemen die de organisatie
binden, maar mag verder niet met de betreffende goederen doen.
- Bewarende functie (magazijnchef): Bewaart waarden van de organisatie, maar mag er verder
niets mee zonder een signaal van de beherende functie
- Registrerende/controlerende functie ( de administratie): Mag alleen maar signalen van de
beherende en bewarende functie in de administratie verwerken en deze controleren.

Management control: Het proces om de bedrijfsactiviteiten te beheersen. Hierbij gaat het om het
bereiken van de doelstellingen van de onderneming.

Balanced scorecard: hierin worden zaken gerapporteerd die kritische succesfactoren zijn voor de
organisatie om de doelen te behalen. Hier vanuit worden prestatie-indicatoren behaald.
De balanced scorecard formuleert vanuit 4 perspectieven, te noemen: 1. Financieel perspectief, 2.
Klantenperspectief, 3. Internperspectief, 4. Innovatieperspectief .

De relatie tussen AO en de balanced scorecard is ook weer gelegen in de rol van informatie. De
balanced scorecard bevat (kritische) informatie die noodzakelijk is om de onderneming te besturen.

COSO: deze cubus is als volgt ingedeeld:
- De bovenzijde van de kubus geeft de doelstellingen aan waar internal control zich op richt.
- Stragetic: gericht op de strategische doelstellingen
- Operations: goede besturing van de bedrijfsactiviteiten.
- Reporting: betrouwbare interne en externe ( jaarrekening) informatie.
- Compliance: voldoen aan wet- en regelgeving.
- Interne omgeving: De cultuur binnen de onderneming.
- Risico beoordeling: De control richt zich met name op risicogebieden. Maatregelen daar
nemen waar de risicos het grootst zijn. ( risico management ).

Figuur 3.3 blz 65.

Je kan een administratieve organisatie als volgt vast leggen:
- Beschrijving: verbaal het proces beschreven.
-Schematechniek: Door middel van symbolen het proces weergeven.
- Swimlane: een vorm van een flowchart waarin de activiteiten van de verschillende afdelingen/
functionarissen in verschillende kolommen zichtbaar zijn.

Hoofdstuk 4.
Figuur 4.1 blz 86. Buitenste randen zijn organisatiespecifiek (typologie + risicos ) binnensteranden
zijn AO ( randvoorwaarden, informatie, processen, verbanden )

Randvoorwaarden: Bestaat uit 4 onderdelen, namelijk:
Organisatie, automatisering, begroting en richtlijnen.

Organisatie: het centrale begrip hierbij is
functiescheiding.
Bij uitvoeren bedoelen wij het uitvoerende werk
binnen een organisatie. Deze kun je slim inzetten voor
de AO door ze b.v. een controlerende functie te geven.
Registreren en controleren gaan vaak samen. Zoals bv
bij de financile administratie, die ook meteen
gecontroleerd wordt. Echter kun je ook andere
afdelingen in de organisatie een controlerende functie
geven.

Functievermenging: n functionaris doet meer functies dan dat in andere organisaties gescheiden valt.
Automatisering: belangrijk aspect hierbij is toegangsbeveiliging.
Autorisatie: het hebben van bepaalde bevoegdheden. Vaak gekoppeld aan user id en wachtwoord.

Begroting: de financile richtlijnen die het bedrijf wil behalen.
Nodig om een kostprijs te berekenen voor het goed en/of dienst. Ook nodig om de werkelijke kosten
en opbrengsten te vergelijken met de verwachte. Begroting is opgebouwd uit deelbegrotingen,
namelijk: Verkoop-, inkoop-, productie- en kostenbegroting, investerings- en liquiditeitsbegroting. In
alle typologien moet de begroting worden goedgekeurd door de top.

Richtlijnen: hangt helemaal af van de soort onderneming.
Niet verwarren met procedures! In de procedures staat beschreven hoe bijvoorbeeld het
inkoopproces verloopt, terwijl de richtlijnen de spelregels zijn waaraan de medewerkers zich bij het
uitvoeren van de procedures moeten houden

Hierbij wordt gekeken naar strategisch, tactisch en operationeel. Dit hangt ook weer af van de
typologie van het bedrijf, maar algemeen geldt het volgende:
- Strategisch: Vooral voor de topleiding van belang.
- Tactisch: gaat primair ook over besturen over de organisatie, maar meer als controle punt
liggen we nog op koers. Er wordt met behulp van de begroting gekeken of de omzet nog op
peil ligt. De AO moet zich bezig houden met de managementinformatie.
- Operationeel: de detailinformatie die nodig is om de organisatie te doen functioneren. Deze
informatie zit in de processen.

De processen worden gevormd vanuit 3 dimensies:
- Dimensie 1: Procesbeschrijving is gebaseerd op fundamenten van interne controle en
efficiency .
- Dimensie 2: Processen zijn deels gebaseerd op standaardprocesstappen. Hier zijn
standaardbeschrijvingen van.
- Dimensie 3: De risicos

De kunst van het beschrijven van processen is enerzijds de standaardstappen toe te passen en
anderzijds op een slimme manier om te gaan met de risicos van de specifieke onderneming

Verbandcontroles: Hierbij stelt de administratie vast dat er evenwicht is in de diverse stromen die in
het bedrijf aanwezig zijn. Deze stromen worden door diverse processen uitgevoerd, waarbij diverse
functionarissen betrokken zijn.

Waardekringloop: Figuur 4.6 blz 95.

Er vinden steeds twee gelijke mutaties plaats in activa en/of passiva die door een bewarende functie
worden bewaakt. Voorbeelden tabel 4.2 blz 96. In de handelsonderneming heet dit Geld-goederen
beweging.
- Theoretische omzet a.k.a. soll: Wat de omzet zou moeten zijn.
- Werkelijke omzet a.k.a. ist: Wat de omzet in werkelijkheid is.

Hoofdindeling typologie = Handel, productie en dienstverlening. Bij handel en productie is er sprake
van een goederenbeweging. Verschil is dat er bij handel goederen er op dezelfde manier in- als
uitgaan, en bij productie een omzettingsproces plaatsvindt.

Handelsonderneming: Geld-goederenstroom staat centraal, in- en verkoop zijn de belangrijkste
processen.
Productieonderneming: Geld-goederenstroom staat centraal, in- en verkoop zijn de belangrijkste
processen, maar het verschil is dat er nu twee goederenstromen zijn. Dit komt omdat er een
omzettingsproces plaatsvindt. Er moet ook aandacht worden besteed aan de voorcalculatie.
Dienstenonderneming: niet of nauwelijks sprake van een goederenbeweging. De AO kan dus niet
gesteund worden door verbanden. 7 soorten dienstverlenende bedrijven:
- Bedrijven met een zekere doorstroming van goederen die eigendom zijn:
- Bedrijven met een zekere doorstroming van goederen van derden:
- Bedrijven die leveren via vaste leidingen:
- Bedrijven die informatie of informatiediensten leveren:
- Bedrijven met beschikbaarstelling van ruimte met specifieke reservering:
- Bedrijven met beschikbaarstelling van ruimte zonder specifieke reservering:
- Overige dienstverlenende bedrijven:

Business risks: Risicos van buitenaf.
Control risks: Risicos van binnenuit.

Bewuste en onbewuste fouten voorkomen met gereedschapskoffer:

AO/IC
functies
cheiding
auto-
matisering
kaders
en
normen
richtlijnen
verband-
controles
steekproef-
controles
oogtoezicht
Functiescheiding: Meerdere mensen kijken naar dezelfde zaak, zodat er controle ontstaat. Scheiding
tussen: Beschikken, bewaren en registreren.

Automatisering: Zorgt ervoor dat duidelijk blijft wat in voorraad is. Alleen sommige mensen bepaalde
rechten geven, toegangscodes etc.

Kader en normen: Vooraf kostprijscalculaties, om achteraf te zien of het waar was. Soll en Ist. Soll: zo
zou het moeten Ist: zo is het gegaan.

Richtlijnen: Handboek van de organisatie, milieuwetten etc.

Verbandcontroles:De financile administratie. Btaformule: Beginvoorraad + inkopen eindvoorraad
= verkopen.


Verbandcontroles: vind plaats bij financile administratie. Verband tussen inkoop, verkoop en
magazijn. 4 verbandcontroles:
1. Inkoop
2. Betaling
3. Verkoop
4. Incasso

Hoofdstuk 5
De 4 fasen in het inkoopproces:
1. Initiatief tot inkoop , 2.Beslissing, 3.Uitvoering en 4.Afwikkeling.

Initiatief tot inkoop: Ergens in de organisatie wordt de beslissing genomen dat er iets ingekocht moet
worden.
Just in time: Leveringen moeten precies op tijd zijn, niet te laat maar ook niet te vroeg, niet te weinig,
maar ook niet te veel.
E-procurement: Bestellingen worden volledig geautomatiseerd gedaan door een computer.

Beslissingen worden genomen door de afdeling inkoop, met als taak een zo gunstig mogelijk
prijs/kwaliteitsverhouding in te kopen. Meestal met de volgende stappen:
Programma van eisen Long list leveranciers Short list leveranciers offertes beslissing.

Treasury-functie: Het beheersen van geldstromen in vreemde valuta.

Contractenregister: register waarin alle lopende (inkoop)contracten worden vastgelegd.
Raamcontract: contract waarin partijen principe afspraken maken om met elkaar in zee te gaan.
Partijen waarmee een raamcontract is aangegaan, worden preferred suppliers genoemd.
Afroepcontract: contract waarin afspraken worden gemaakt over de totale hoeveelheid af te nemen
goederen gedurende een bepaalde periode. De feitelijke levering vindt pas later plaats.
Afroep: feitelijke bestelling.

Ontvangst: vindt plaats in het magazijn. 2 vragen. Is wat er geleverd wordt, ook besteld. En als de
goederen besteld zijn, zijn zij dan ook allemaal binnengekomen. Dan volgt de kwaliteitscontrole van
de goederen.
Three-way-match: Inkoopfactuur, bestelbon en ontvangstbon worden gecontroleerd.


Voorraadproces:
Technisch open/gesloten magazijn: Geeft aan of het magazijn vrij toegankelijk is voor elke medewerker.
Administratief open/gesloten magazijn: Geeft aan of elke individuele transactie wordt geregistreerd of niet.

Voorraadadministratie: Heeft 2 doelstellingen:
* inzicht in de hoogte van de voorraad: makkelijk voor inkopers en verkopers
* Controle op de voorraad: Ligt er wel wat er gezegd wordt wat er ligt
3 soorten voorraadadministraties:
- Stellingkaarten: Kaarten die vlak bij de goederen aan de stelling hingen.
- Magazijnvoorraadadministratie: eigen administratie bijhouden d.m.v. ontvangsten en afgiften.
- Kantoorvoorraadadministratie: onafhankelijke administratie door het kantoor a.d.h.v. inkoop
en verkoopproces.

Voorraadcontrole/inventarisatie: Controleren of de producten die in de administratie staan ook echt
in het magazijn liggen.

Integrale inventarisatie: Controleren van de gehele voorraad.
Partieel roulerende inventarisatie: Elke maand een deel van de voorraad controleren.
Pijplijnprobleem: transacties vlak voor het moment van inventariseren.
Soorten voorraadadministraties:
- In totalen: in de boekhouding ligt de totale voorraad vast in een bedrag.
- Per soort: per soort artikel bekend hoeveel stuks er moeten zijn incl hun geldswaarde.
- Per stuk: Elk artikel individueel vastgelegd in de administratie

Verkoopproces: Marketing ( product, prijs) orderverkrijging ( orderontvangst, orderacceptatie )
uitvoering (levering, facturering) afwikkeling (incasso)
Marketing: voordat er verkooptransacties worden gedaan, worden eerst de 4 Ps behandeld.

Stambestand: Bestanden in het geautomatiseerde systeem waarin de vaste gegevens vastliggen van
artikelen. Dit bestand moet goed beveiligd zijn, zodat niet elke medewerker er zomaar in kan.
Bij acties vanuit de marketing afdeling, moet de AO goed opletten dat de gegevens in het
stambestand juist worden aangepast. De juistheid van het stambestand kan worden bewaakt door
controletotalen.

Customer Relation Ship Management CRM: Het beheren van de relatie met de klant, om zo meer
producten te verkopen en blijven verkopen. Hiervoor zijn softwaresystemen ontwikkeld, om
gegevens van klanten te bewaren.

Orderverkrijging: 2 vragen:
1. Willen we de order accepteren: Kan de klant betalen? ( kredietwaardigheidcontrole ) Bij nieuwe
klanten. Heeft de klant in het verleden op tijd betaald? ( kredietlimiet/krediettermijn ) bij bestaande
klanten. Ook opletten of de potentile klanten integriteit waarborgen. ( wet en regelgeving, milieu etc )
2. Kunnen we de order accepteren. Hebben we het product op voorraad? ( B.v. bij vandaag besteld,
morgen in huis ) zo niet, dan ontstaat er een backorder.

Uitvoering: bestaat uit versturen van de factuur en versturen van de goederen.
Voorfacturering: Eerst wordt de factuur gemaakt, en op grond daarvan worden de goederen
klaargezet voor verzending
Nafacturering: Eerst worden de goederen klaargezet voor verzending, daarna wordt de factuur
gemaakt.

Afwikkeling: incasseren van geld.
Hoofdstuk 6
Personeelsproces: Bestaat uit Human Resource Management (HRM) en Personeel en Organisatie
(P&O). Bevat zowel strategische/beleidsmatige elementen als uitvoerende/operationele.
P&O is een stafafdeling, oftewel een ondersteunende afdeling. Het hoofd van de P&O zit vaak in de
directie.

Lijnafdeling: Afdeling die zich met het primaire proces bezig houdt.

Personeelsproces: Organisatie (Structuur en cultuur ) Formatie (Functie- opbouw/waardering/
beloning ) Instroom ( werving en beloning ) Behoud ( beloning, beoordeling, opleiding en Arbo )
Uitstroom (Ontslag)
Organisatie: Strategisch van aard. Afdeling P&O vooral adviserende rol.

Integraal management: Managers zijn verantwoordelijk voor alle aspecten rondom de producten.
- Formatie: Hoeveel mensen op een afdeling aanwezig en wat is hun functie? P&O adviserende
rol. Ook beloning beleid: Welk salarisniveau, hoe is de verhouding tussen salarissen tussen
verschillende functies, welke groei in salaris is mogelijk. Als er sprake is van een CAO, is er
een functie- en beloninggebouw vastgelegd. Bij contracttype moet gekeken worden naar
een afweging van de kosten, binding en flexibiliteit.
- Instroom: Het concreet in dienst nemen van mensen. Hierbij is de P&O alweer belangrijker.
Zij doen een eerste selectie op basis van ontvangen sollicitatiebrieven. Daarnaast is er ook
iemand aanwezig bij het sollicitatiegesprek. Hier heeft de P&O enerzijds een adviserende rol,
anderzijds bepaalt zij het salaris en andere arbeidsvoorwaarden. Als er een overeenkomst tot
stand komt zal de P&O zorg dragen voor een juiste afhandeling.
- Behoud: Zorgen dat de medewerkers gelukkig blijven. P&O kan helpen door
personeelsbestand met manager door te praten. Ook met functionerings- en/of
beoordelingsgesprekken kan de P&O ondersteunen en adviseren. Laatste rol van de P&O is
zorgen dat personeel zich aan wetgeving houdt. ( arbeidstijdenwet, arbowet ). Employability:
Werknemers worden na hun opleiding bij hun werk verder opgeleidt zodat ze goed werk
blijven leveren en hun kansen op de arbeidsmarkt vergroot worden.
- Uitstroom: werknemers nemen ontslag/ ontslag van werknemers. P&O heeft bij eerste geval
beperkte rol. Alleen exit-interviews om boven tafel te krijgen waarom de werknemer
vertrekt. In het tweede geval moet de P&O zorgen voor juridische hardheid. Het ontslag
moet gegrond zijn, waarbij een dossier aan te pas komt waarin bewijs opgenomen is dat het
functioneren van de werknemer onvoldoende is.

Het personeelsproces en AO
De AO richt zich in het personeelsproces op de laatste 3 fasen ( Instroom, behoud en uitstroom ) Dit
komt omdat er daar direct sprake is van een kostenpost (salarissen) met het risico dat dat niet goed
gaat. Om risicos te voorkomen zijn er 3 afdelingen betrokken in het personeelsproces:
- de afdeling P&O: Functie: Neemt mensen aan en zorgt voor ontslag
- de afdeling salarisadministratie: Functie: Rekent salarissen uit ( bruto-netto)
- de afdeling financile administratie Functie: controleert salarissen en boekt ze.

Standenregister: totaaloverzicht van het totaal aan brutosalarissen.
Piepsysteem: Als een werknemer te weinig salaris krijgt, gaat deze wel piepen

Bij het Financieel-administratief proces draait het om 4 afdelingen, te weten:
- Financile administratie, Salaris administratie, Controlling en Treasury

Financile administratie: a.k.a Boekhouding. Alle financile feiten in de organisatie worden via het
systeem van dubbel boekhouden vastgelegd. Hierdoor ontstaat een registratie van de bezittingen,
schulden, opbrengsten en kosten van de organisatie. Ook wel het grootboek genoemd. Naast het
grootboek zijn er nog een aantal subadministraties:
- Debiteurenadministratie: registratie van de bedragen die de organisatie nog van de afnemers
tegoed heeft. Vloeit direct uit het verkoopproces. Ontstaan: ontstaat post debiteur. Afloop:
openstaande post wordt afgelost.
- Crediteurenadministratie: registratie van de bedragen die de organisatie nog moet betalen
aan de leveranciers. Vloeit direct uit het inkoopproces. Als een goed ontvangen wordt en dit
direct wordt vastgelegd in de boekhouding, spreken we van intracomptabel. Als dit niet zo is,
heet dit extracomptabel. Daarna volgt het betalingsproces. Dit is een zeer fraudegevoelig en
daarom kritisch proces.

Salarisadministratie: een verdere specificatie van de grootboekrekeningen die te maken hebben met
de salarissen. Hier vind het Bruto-netto-traject plaats. Dit houdt in dat de brutosalarissen berekend
worden en van daaruit de netto uit te betalen bedragen. Resultaat hiervan zijn de netto salarissen en
de belastingafgiften.
Off-shoring: het uitbesteden van administratief werk aan gespecialiseerde bedrijven in delen van de
wereld waar de lonen lager zijn.

Controlling: houdt zich bezig met het beheersen van de organisatie. Een controller speelt een
sleutelrol in de totstandkoming van het budget. Hij is verantwoordelijk voor het hebben van een
goede budgetteringssystematiek en hij bewaakt de samenhang tussen de diverse deelbudgetten.
Ook moet hij uitkomsten uit de boekhouding afzetten tegen het budget en vervolgens presenteren
aan het management. Hij moet deze analyseren om zo het management te kunnen adviseren. Ook bij
mogelijke plannen om te investeren, heeft de controller een adviserende rol. De bijnaam voor de
controller is het financile geweten van een organisatie. Er zijn 3 soorten controllers te
onderscheiden: Financial controller, Business controller en Registercontroller.

Treasury: houdt zich met het geld bezig. Zijn taak is het optimaliseren van de geldstromen tegen zo
laag mogelijke kosten. Hij houdt zich bezig met het tijdelijk beleggen van overtollige middelen of juist
het aantrekken van tijdelijke leningen als er liquiditeiten nodig zijn. Op de langere termijn komen hier
ook financierings- en beleggingsvraagstukken bij. De treasury functie wordt nog belangrijker als er
sprake is van geldstromen in verschillende valutas. Treasurers vind je alleen in grote organisaties.

Mass-customazation: Door het gebruikmaken van ICT massaproducten geheel naar wens van de
klant maken.

Productieproces: Voorcalculatie Planning Afgifte grondstoffen productie afgifte gereed
product nacalculatie.

Voorcalculatie: berekening van de kostprijs voordat de productie plaatsvindt. Bij massaproductie ook
wel standaardkostprijs genoemd. Deze voorcalculatie wordt opgesteld door het bedrijfsbureau. Deze
afdeling werkt veelal met technisch georinteerde mensen die veel verstand hebben van
productiemethoden, efficiency en planning.
- Planning: Hoeveel producten worden wanneer gemaakt.
- Afgifte grondstoffen: op grond van een productieopdracht mag de magazijnmeester goederen afgeven.
- Productie: grondstoffen worden met behulp van machines en mensen omgezet naar eindproducten.
- Afgifte gereed product: gerede producten worden afgeleverd aan het magazijn.
- Nacalculatie: wat heeft het werkelijk gekost en wat heeft de verschillen veroorzaakt.
Retrograde methode: normatieve gebruik afzetten tegen werkelijk gebruik.

Hoofdstuk 7
3 fases in de historie van AO:
1. Vanaf 1960 de mainframes en minicomputers
2. Vanaf 1980 de personal computer, eerst stand-alone maar al snel in een netwerk
3. Vanaf 1995 de interneteconomie.

Enterprise resource planning: grootschalige softwaretoepassingen die het gehele bedrijfsproces
ondersteunen. Grote invloed op de inrichting van de organisatie en op de AO.

Automatisering en AO.
- Organisatie van de ICT: de plaats van ICT in de organisatie en de organisatie binnen de afdeling
ICT. In kleine organisaties vormt automatisering onderdeel van de administratie. Dit is een
bedreiging omdat er zo functievermenging ontstaat. In het algemeen moet de
systeembeheerder altijd los staan van de financile administratie. Binnen de automatiserings-
afdelingen moeten in iedere geval de ontwikkeling en operations functie gescheiden zijn.
- ontwikkeling van nieuwe ICT-toepassingen: continue innovatie in de ICT sector. Ontwikkel
omgeving moet los staan van productieomgeving.
- Integriteit van de gegevens: Het is belangrijk dat de data juist zijn en juist blijven.
o Stamgegevens: vaste gegevens zoals woonplaats.
o Transactiegegevens: gegevens van de facturen en betalingen. Belangrijkste
maatregel om integriteit te waarborgen is het beperken van toegang tot de data tot
diegenen die daar volgens hun functie bevoegd toe zijn.
o Hash-totals: Totaaltelling maken van velden in een stambestand waarvan het totaal
op zich nietszeggend is.
o Geprogrammeerde controle: verzamelterm voor alle controles die in de software
zitten. Dit kunnen controles op logica of op waarschijnlijkheid zijn.
- Continuteit van de ICT: Zonder ICT geen bedrijfsvoering. De AO moet aandacht besteden aan
maatregelen die de continuteit waarborgen. Deze moeten regelmatig getest worden.
- Internettoepassingen: Uitkijken voor kwaadwillende, zoals hackers en cyberterrorisme.
Maatregelen kunnen zijn: virusscanners, firewalls en authenticatiemaatregelen.

De onderliggende krachten die de globalisering de laatste jaren in een stroomversnelling hebben
gebracht.
- De wens om te groeien en expanderen: zowel aan de inkoop als aan de afzetkant nieuwe
markten aanboren. Het oudste voorbeeld van een multinational is onze eigen VOC.
- De industrile revolutie: uitvinding van elektriciteit, de verbrandingsmotor en ontdekking van aardolie.
- Het ontstaan van nieuwe markten: val van de Berlijnse muur, zodat Oostblok en Rusland
bereikt konden worden. Opkomst van Brazili, India en China.
- Invloed van de ICT: bandbreedte: hoe breder de snelweg, hoe meer verkeer er over heen
kan Door glasvezelkabels de laatste jaren een grote vlucht genomen.

Gevolgen voor het bedrijfsleven: constant opzoek naar nieuwe markten. Druk op de kostprijs. Door
ERP systemen kan een bedrijf met vestigingen over de hele wereld, vanuit een plek deze besturen.

POS Point-of-Sale: onderdeel van een computersysteem dat gentegreerd is in de administratie.
Outsourcing: uitbesteden van werk.
Tegenwoordig is er een steeds nauwere samenwerking in de supply-chain. Dit gebeurt voor het
optimaliseren van het eindproduct en het zo efficint mogelijk maken van het productieproces.
- Gevolgen voor AO: door ERP meer standaardisatie van processen mogelijk. Maar ook meer
informatie beschikbaar.
- Gevolgen van outsourcing: Ge-outsourcede activiteiten moeten beheerst worden en grenzen
tussen bedrijven vervagen.
Corporate Governance: het integer en goed managen van het gehele bedrijf.
Risk management: nieuwe methodiek voor het onderkennen en aanpakken van de belangrijkste
bedrijfsrisicos.
Compliance: Het voldoen aan alle extern opgelegde wetten en verplichtingen alsmede het naleven
van alle corporate policies.

SOx: wetgeving, waarin is vastgelegd dat bedrijven, die aan de effectenbeurs genoteerd zijn, een
deugdelijk intern financieel controlesysteem moeten hebben. Accountants moeten over 2 aspecten
een oordeel geven:
- Heeft de directie een intern financieel controlesysteem opgezet, dat aantoonbaar correct
functioneert?
- Waardoor wordt bereikt dat de cijfers in het corporate jaarverslag daadwerkelijk kloppen en
dus een correcte weerspiegeling zijn van de financin gedurende het gehele boekjaar?

Risk Management is the coordinated activities to direct and control an organization to realize
opportunities while managing negative events. Risk is the effect of uncertainty on business
objectives. Operational Risk Management heeft betrekking op de operationele processen, die de
basis vormen van de bedrijfsvoering. Om risk management in te voeren moeten de volgende stappen
worden ondernomen:
- Doelstellingen opstellen
- Per doel de bedrijfsprocessen vaststellen
- Per bedrijfsproces de risicos benoemen
- De risicos beoordelen op basis van impact en kans van voorkomen.

Op basis van zon weergave kan een bedrijf bepalen welke risicos men belangrijk vindt om te
beheersen. Er wordt dus bepaald hoe groot het risico is dat een bedrijf zou durven nemen. Dit wordt
aangeduid met de term Risk Appetite. Voor deze risicos wordt gekeken of er controlemaatregelen
kunnen worden gedefinieerd. Deze maatregelen worden gedurende het jaar getest. Het is
vanzelfsprekend dat een intern controle systeem gebaseerd moet zijn op een correcte en complete
invulling van de AO.

Recht

Rechtshandeling
- Art. 3:32 BW
- Art. 3.33 BW
- Art. 3.34 BW
- Art. 3.35 BW
- Art. 6.217 BW
o Handeling rechtssubject
o Met beoogd rechtsgevolg
o Erkend door de wet
o Eenzijdig of meerzijdig

Nietig: Bijvoorbeeld in strijd met de wet (art. 3.40 BW
Vernietigbaarheid: buiten bevoegdheid gehandeld, bijvoorbeeld verricht door een handelingsonbekwame.

Vertegenwoordiging ontstaat:
- Op grond van een wettelijke bepaling (art. 1.245 lid 4 BW)
- Door een volmacht (art. 3.60 BW)
o Uitdrukkelijke volmacht
o Stilzwijgende volmacht
o Volmacht en handelingsonbekwaamheid (art. 3.63 BW)

Onbevoegde vertegenwoordiging:
- Hierbij volmachtgever niet verbonden (art. 3.66 lid 1 BW)
- Wel gebonden indien:
o Derde zich op het vertrouwensbeginsel kan beroepen (art. 3.61 lid 2 BW)
o Sprake is van bekrachtiging (art. 3.69 BW)

Overeenkomsten
- Boek 6, Samengaan van 2 rechtshandelingen
- Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen ten oprichten van een of meer
partijen een verbintenis aangaan.

Totstankoming overeenkomst:
- Aanbod/aanvaarding (art. 6.217 BW)
o Wil en verklaring (Art. 3.33 BW)
o Handelingsbekwaamheid (Art. 3.32 BW)
o HR Hofland/Hennes:
Iets te koop aanbieden dmv advertentie/individueel bepaalbare zaken word
niet gezien als een aanbod, maar als een uitnodiging tot onderhandeling.
- Precontractuele fase:
o HR Baris/Riezenkamp
Hierbij is bij de overeenkomst gebleken dat iets niet zo is als is gezegd. (dan is
sprake van dwaling kan alleen geen beroep op gedaan worden) wel via
redelijkheid en billijkheid ervoor zorgen dat er dwaling ontstaat bij de dwalende.
o HR CBB/JPO
Hierbij kan samenwerking altijd opgezegd worden, alleen niet als de
wederpartij kan aantonen dat het onaanvaardbaar is door de schade die hij
oploopt. Dit bestaat uit twee fases:
Partijen vrij om onderhandeling af te breken.
Op grond van gerechtvaardigd vertrouwen wederpartij in
totstandkoming overeenkomst recht op schade vergoeding
o HR Plas/Valburg (deze is achterhaald)
Afbreken mogelijk
Vergoeding
In strijd met redelijkheid en billijkheid.

Indekken tegen mogelijke schadebetalingsplicht
- Letter of intens (in het contract zetten wat je absoluut wil aan het eind)
- Break-up fee (maximaal bedrag dat betaald moet worden bij opzegging)

Partijenafspraak
- Schriftelijk of mondeling
- Algemene voorwaarden
- Voor uitleg partijafspraak: haviltex

Aanvullendrecht is als de partijen over onderwerp zelf geen afspraken hebben gemaakt.
Dwingendrecht zijn regelingen waarvan partijen niet mogen afwijken.
Gewoonterecht algemeen of plaatselijk gebruik dan wel handelsgebruik

Redelijkheid en billijkheid:
- Aanvullende werking (art. 6.248 lid 1 BW)
- Beperkende of derogerende werking (art. 6.248 lid 2 BW)

Algemene voorwaarden:
- Definitie art. 6.231 sub a BW
o Gebruiker: degene die AV in overeenkomst gebruikt (sub b)
o Wederpartij: degene die de gelding van de AV aanvaard (sub c)

Vernietigbaarheid:
- Compensatie voor uitholling positie wederpartij vernietigbaar als: art. 6.233 BW
- Sub a: beding onredelijke mogelijkheid
- Sub b: geen redelijke mogelijkheid gebonden kennis te nemen.

Gevolgen van een overeenkomst
- Verbintenis
- (niet)nakoming verbintenissen

Verbintenis:
- Vermogensrechtelijke rechtsbetrekking tussen twee of meer personen, waarbij de ene
persoon (schuldeiser of crediteur) het recht heeft op een bepaalde presentatie die de andere
persoon (schuldenaar of debiteur) verplicht is te verrichten.
- Inhoud word prestatie genoemd
- Crediteur of schuldeiser: degene die recht heeft op de prestatie.
- Debiteur of schuldenaar: degene die voor de prestatie moet zorgdragen (nakomen)

Niet-nakoming:
- Hoofdregel art. 6.74 lid 1 BW
- Tekortkoming in nakoming
- Toerekenbaarheid
- Schade
- Causaal verband
Toerekenbaarheid:
- Art. 6.75 (overmacht): geen toerekenbaarheid indien:
- Geen schuld
- Niet bij wet (art. 6.76 en 6.77 BW)
- Niet bij rechtshandeling
- Niet ogv verkeersopvattingen voor rekening schuldenaar komst

Wanprestatie: toerekenbare niet nakoming

Verzuim:
- Moment dat het tekortschieten kan worden toegerekend
- Hoofdregel: na ingebrekestelling (art. 6.82 BW)
- Zonder ingebrekestelling (art. 6.83 BW en art. 6.74 lid 2 BW)

Gevolgen toerekenbaarheid niet nakoming:
- Verplichting betaling schadevergoeding (art. 6.74 BW)
- Vervangende schadevergoeding (art. 6.87 BW)
- Aanvullende schadevergoeding (art. 6.85 BW)
- Verplichting alsnog na te komen (art. 3.296 BW)
- Ontbinding van de overeenkomst (art. 6.265 BW)
- Wederkerige overeenkomst
- Tekortkoming schuldenaar
- Verzuim schuldenaar
- Schriftelijke ontbindingsverklaring

Tekortkoming in de nakoming (art. 6.74 lid 1 BW)




Tekortkoming in de nakoming:
art. 6:74 lid 1 BW
Toerekenbaar (6:75):
wanprestatie
Aan zijn schuld te wijten
(schuldaansprakelijkheid)
Voor zijn risico krachtens:
De wet (voor personen en
zaken)
Een rechtshandeling
Verkeersopvatting
(risicoaansprakelijkheid)
Niet toerekenbaar (6:75):
overmacht
Wanprestatie:


Wanprestatie bij wederkerige overeenkomst:

Rechten van de
crediteur bij
Toerekenbare niet-
nakoming
Nakoming nog
mogelijk
Ingebrekestelling
(art. 6:82 en 83 BW)
Verzuim
(art. 6:81 BW)
Recht op nakoming en
aanvullende
schadevergoeding
(art. 6:74 en 85 BW)
Recht op vervangende
schadevergoeding
door omzetting
(art. 6:87 BW)
Nakoming blijvend
onmogelijk
(art. 6:74 lid 2 BW)
Recht op
schadevergoeding
Rechten van de
crediteur bij
Wederkerige
overeenkomsten
Gewone opschorting
Bijzondere opschorting:
Onzekerheidsexceptie
Retentierecht
Ontbinding door
schriftelijke
verklaring of door de
rechter
Nakoming nog mogelijk
Ingebrekestelling
Verzuim
Ontbinding en
ongedaanmaking
Nakoming blijvend
onmogelijk
Ontbinding en
ongedaanmaking