Accounting Information Systems

Studiejaar 2022-2023

1
Vraag 1 (21p.)
a) Identificeer per sectie (Advies Ondernemingsrecht, Procederen Ondernemingsrecht, Advies
Fusies en Overnames) het belangrijkste specifieke risico m.b.t. de volledigheid van de
opbrengstverantwoording (9 punten).
b) Geef per geïdentificeerd risico de twee belangrijkste beheersingsmaatregelen die het risico
mitigeren (12 punten).

Antwoord A:
Sectie, Advies Ondernemingsrecht: Het risico dat een te lage opbrengst wordt
verantwoord door ten onrechte verleende kortingen.

Sectie, Procederen Ondernemingsrecht: Het risico dat een te lage opbrengst wordt
verantwoord door ten onrechte ‘’om niet’’ uitgevoerde opdrachten.

Sectie, Advies Fusies en Overnames: Het risico dat een te hoge opbrengst wordt
verantwoord door niet juist verwerkte eindafrekeningen waardoor creditnota’s niet of met een te
laag bedrag woorden verstuurd.

Antwoord B:
Sectie, Advies Ondernemingsrecht: Het risico dat een te lage opbrengst wordt
verantwoord door ten onrechte verleende kortingen.

Directie richtlijnen: de directie stelt de voorwaarden en regels op voor het verlenen van kortingen in
het geval dat er sprake is van combineren van standaarddiensten waarop kortingen toepasbaar zijn.

CTFS: Een Partner of Senior legt de standaarddiensten en het tijdbeslag vast in een prospect
bestand. (beschikkend)
Een andere partner keurt deze goed en stelt de offerte op. (registrerend)
Op basis van de offerte stelt de partner een concept contract op.
Een medewerker van het secretariaat legt deze vast in het ERP-systeem (bewarend)
Het hoofd van de afdeling Finance en Control controleert de offerte en concept contract en
toets de kortingen of deze voldoen aan de directierichtlijnen, ondertekent deze en legt de
gegevens vast in het contractenbestand. (controlerend)

Sectie, Procederen Ondernemingsrecht: Het risico dat een te lage opbrengst wordt
verantwoord door ten onrechte ‘’om niet’’ uitgevoerde opdrachten.

Directie richtlijnen: de directie stelt de voorwaarden en regels op voor het verlenen van ‘’om niet’’
opdrachten aan cliënten.

CTFS: Een Partner of Senior legt de standaarddiensten en het tijdbeslag vast in een prospect
bestand en bekijkt of de opdracht voldoet aan de voorwaarden om als ‘’om niet’’ opdracht te
worden gekenmerkt, indien hiervan sprake is maakt hij een notitie in het prospect bestand .
(beschikkend)
Een andere partner keurt de opdracht goed en stelt vast of opdracht voldoet aan de
voorwaarden voor een ’om niet’’ opdracht en legt het vast in het offerte bestand.
(registrerend)
Op basis van de offerte stelt de partner een concept contract op.
Een medewerker van het secretariaat legt deze vast in het ERP-systeem (bewarend)
Het hoofd van de afdeling Finance en Control controleert de offerte en concept contract en
toets of de opdracht voldoet aan de directierichtlijnen, ondertekent deze en legt de gegevens
vast in het contractenbestand. (controlerend)

2
Sectie, Advies Fusies en Overnames: Het risico dat een te hoge opbrengst wordt
verantwoord door niet juist verwerkte eindafrekeningen waardoor creditnota’s niet of met een te
laag bedrag woorden verstuurd.

CTFS: Een Partner of Senior maakt samen met de klant een schatting van het overnamebedrag en
legt dit vast in een prospectbestand. (beschikkend)
Een andere partner keurt de opdracht goed en stelt vast of opdracht voldoet aan de
richtlijnen en legt het vast in het offerte bestand. (registrerend)
Op basis van de offerte stelt de partner een concept contract op.
Een medewerker van het secretariaat legt deze vast in het ERP-systeem (bewarend)
Het hoofd van de afdeling Finance en Control controleert de offerte en concept contract en
toets of de opdracht voldoet aan de directierichtlijnen en toetst de maandelijkse bedragen,
ondertekent deze en legt de gegevens vast in het contractenbestand. (controlerend)

Na afronding overname of beëindiging proces.

De behandeld, medewerker, senior of partner bevestigd de afronding of beëindiging.

(beschikkend)
Een Partner keurt de bevestiging goed en start de formulering van de eindafrekening.
(registrerend)
Een medewerker van het secretariaat ontvangt de bevestiging, maakt hiervan melding in het
ERP-systeem en seint de afdeling Finance en Control. (bewarend)
Hoofd afdeling Finance en Control, toets de eindafrekening en keurt deze goed, waarna de
klant de factuur of credit nota ontvangt. (controlerend)

Detailcontrole:

Controle op maandbedrag: Geschatte overname bedrag / ‘’Fee formule’’ = maandbedrag

* In de case wordt niet gesproken over de wijze waarop wordt gehandeld als een overnameprocedure
wordt gestaakt. Daarom gebruik ik de formule, bij beëindiging overnameprocedure wordt enkel het
gedeelte van de maandelijkse betaling in rekening gebracht van dag één tot de dag van beëindiging.
Een ‘’no cure no pay’’ is niet expliciet opgenomen in de casus.

Controle op eindafrekening bij niet doorgaan overname: ( maandbedrag / aantal dagen in de

maand )* aantal dagen tot bevestiging einde overnameprocedure.

Controle op eindafrekening bij lager overnamebedrag:

Geschatte overname bedrag / ‘’Fee formule’’ = maandbedrag vervolgens;

Maandbedrag * aantal maanden = totaal betaalde aan fee vervolgens;

Gerealiseerd overname / ’Fee formule’’ = werkelijke maanbedrag vervolgens;

Werkelijke maandrag * aantal maanden = werkelijke totale Fee vervolgens;

Totaal betaalde fee – Werkelijke totale Fee = Bedrag credit nota.

3
Vraag 3 (10p.)

Identificeer en motiveer de twee belangrijkste gebreken in het systeem van interne beheersing van
het acquisitieproces bij de sectie Procederen Ondernemingsrecht (10 punten)

1. Er is geen functiescheiding tussen de persoon die offerte opstelt, goedkeurt en verstuurd

naar de klant.

2. De definitieve planning vindt plaats op basis van het offerte bestand en niet het definitieve
contract, mogelijke aanpassingen of geconstateerde fouten worden hierdoor niet
meegenomen in de planning.

Vraag 4 (15p.)
In het offerteproces van de sectie Advies Fusies en Overnames zijn de volgende processtappen te
onderkennen:

1. Vastleggen prospects en bespreken in partnervergadering

2. Verkenning potentie en haalbaarheid opdracht
3. Verzamelen informatie over de uitvoering van de opdracht
4. Plannen, afsluiten en vrijgeven van de opdracht

Geef een procesbeschrijving van de vier hierboven beschreven processtappen. (15 punten)

Fase 1
Een Partner of Senior legt na overleg en bevestiging van de client het geschatte tijdbeslag, de
werkzaamheden, de bijzonderheden, de verwachtingen en de concrete kansen en bedreigingen van
de overname vast in het prospect bestand De behandelend medewerker geeft aan of de opdracht op
basis van ‘’om niet’’ is of de situatie daartoe voldoende reden geeft ter overweging. (Registreert)

Het Secretariaat verzamelt de vastgelegde prospects ter bespreking uit het prospectbestand en
maakt de agenda op voor de partnervergadering. (bewarend)

Tijdens de partnervergadering besluiten de leden welke vastgelegd prospects worden voortgezet en

indien het geval aan welke junioren, senioren en / of partner wordt gekoppeld. Tevens wordt
besloten of de opdracht ''om niet’’ plaatsvind. (beschikt)

Het secretariaat koppelt de personen aan het prospect bestand en de tijdbestedingssoftwarepakket.

(bewarend)

Controles
De Partner controleert de volledigheid van het prospectbestand en doet een inhoudelijke controle.
Hoofd secretariaat controleert of het prospectbestand correct is aangeleverd, of de koppelingen
aanwezig zijn en stelt de agenda voor de partnervergadering vast.

4
Fase 2
De junior of / en senior medewerker ontvangen de opdracht uit het prospectbestand. Zij bespreken
de opdracht met de partner die het heeft geregistreerd, en verkenning de potentie en haalbaarheid
van de opdracht. De resultaten uit de verkenning worden vastgelegd in het prospectbestand.
(uitvoerend)

De partner controleert de verkenningsresultaten en keurt deze goed. Het prospectbestand geeft een
signaal aan het secretariaat, dat de voortgang kan worden besproken in de partnervergadering.
(controleert)

In de partnervergadering wordt de voortgang besproken en de resultaten uit de verkenning, hieruit

volgt een bevestiging of negatief besluit voor doorgang prospect. (beschikkend)

Secretariaat controleert of alle accorderingen aanwezig zijn en verwerkt de voortgang in het

prospectbestand.

Fase 3
De behandeld junior of / en senior medewerker ontvangt een uit bericht uit het softwarepakket /
prospectbestand of het proces doorgang vind of niet. Bij een bevestigend bericht volgt een gesprek
met een partner voor een strategiebespreking, voor het verzamelen van informatie. Dit wordt
vastgelegd in het prospectbestand.

De behandelende medewerkers starten met de informatieverzameling over de opdracht. De

resultaten uit de informatie en uitvoering worden vastgelegd in het prospectbestand. (uitvoerend)

De resultaten worden de partner bekeken en goedgekeurd. Bevestiging hiervan wordt geregistreerd

in het prospectbestand. (Controlerend)

Het secretariaat ontvangt een goedkeuring vanuit het prospect bestand en plaats een agendapunt in
voor de partnervergadering. (registrerend)

Bij de partner vergadering wordt de strategie besproken en volgt bevestiging van de opdracht.
(beschikkend)

Fase 4
De behandelde partner en medewerkers ontvangen de bevestiging vanuit het prospectbestand en
starten met het opnemen van de planning in het softwarepakket voor tijdsbesteding.

De afdeling Finance en Control ontvangt een bevestiging van de opdracht en controleert de

uurtarieven, verwachte uren en of deze ‘’om niet’’ plaatsvindt.

De behandeld partner toetst en keurt het definitieve prospectbestand goed en geeft de opdracht vrij.

De behandelend medewerker of partner neemt contact met de client. Na bevestiging van de

opdracht en van de client. Krijgt het secretariaat een definitieve bevestiging van de opdracht.

Administratieve en afsluitende controles

Finance en control toetst of de opdracht goed verwerkt is in prospectbestand, softwarepakket
tijdbesteding en de bevestiging van de partnervergadering en client zijn opgenomen in het dossier.
Finance en Control controleert of de planning overeenkomt met de uren in het softwarepakket voor
tijdsbesteding.
Finance en Control gaat na of de uurtarieven en gekoppelde medewerkers passen binnen de
opdrachtformulering.

5
Vraag 6 (15p.)

a) Identificeer twee risico’s m.b.t. de volledigheid van de facturering als gevolg van de hierboven
beschreven integratie van software en systemen. (5 punten)

b) Geef per geïdentificeerd risico de twee belangrijkste IT Controls die het risico mitigeren. (10
punten)

Antwoord A:

Risico 1: Het risico dat de registratie van belgegevens onvolledig is.

Risico 2: Het risico dat er onvolkomenheden zijn bij de integratie van gegevens tussen
het tijdregistratie softwarepakket en het ERP-Systeem.

Antwoord B:

Risico 1: Het risico dat de registratie van belgegevens onvolledig is.

Application controls: Het softwarepakket configureren dat er automatisch timers worden gebruikt
voor het registreren van gesprekken.

Detailcontroles: Monitoring en Controle op de registratie van telefoongesprekken, het

onderwerp, het dossier en de activiteiten zodat alle factuurbare uren /
minuten correct zijn geregistreerd en worden verwerkt.

Risico 2: Het risico dat er onvolkomenheden zijn bij de integratie van gegevens tussen
het tijdregistratie-softwarepakket en het ERP-Systeem.

Application controls: Het gebruik van validatie controles door het ERP-systeem op de
geïmporteerde gegevens.

CTFS: Een scheiding van taken en bevoegdheden tussen de medewerker

verantwoordelijk voor de registratie van de tijdsbestedingen en controle
erop. En de medewerker verantwoordelijk voor het factureren.
Nadien kan er een controle plaatsvinden op uurtarief, tijdsbesteding en de
facturatie door Finance en Control.

6
Vraag 8 (10p.)

Het bestuur van de 4J’s wil, naast het opstellen van een (service level) contract met de
op te richten B.V., tevens inzetten op soft-controls.
Benoem drie voorbeelden hiervan en motiveer uw antwoord. (10 punten)

Het bestuur van de 4 J’s wilt een nieuwe B.V. oprichten omdat de sectie Advies Fusies en Overnames
werkzaamheden uitvoert die anders van aard dan de overige werkzaamheden binnen de B.V. De op
te B.V. komt op afstand te staan onder leiding van twee partners die half jaarlijks gaan rapporteren.

Binnen de op te richten B.V. is het wenselijk dat de door directie bepaalde normen en waarden
worden gedeeld. Dat dezelfde gedragsnormen worden gehanteerd en de bedrijfscultuur gelijk is.

Om deze richtlijnen en gedragsvormen uit te dragen en te delen kunnen soft-controles bijdragen aan
de beheersing er van. Voorbeelden om de gewenste bedrijfscultuur te creëren en beheersen zijn:

1. Toon aan de top, de partners en senioren gedragen zich zoals het bestuur wilt dat alle
medewerkers zich gedragen. Zij hebben een voorbeeldfunctie.

2. Gedragscodes, zoals ethische codes en management filosofieën. Hierin kan worden

opgenomen hoe klanten worden benaderd, onderhandelingen plaatsvinden en handelingen
die niet worden getolereerd binnen het bedrijf.

3. Trainingen, om alle bestaande en nieuwe medewerkers, Senioren en Partners kenbaar te

maken met de in het bedrijf geldende normen waarden en voor hun functie belangrijke
gedragsvormen en communicatievaardigheden te leren.