Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB

Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 1/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

1. MỤC ĐÍCH:
Hướng dẫn cho cán bộ, nhân viên nắm rõ các quy định về phê duyệt, cách thể hiện
tình trạng, cách đánh mã hiệu và cách trình bày tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng.
2. PHẠM VI:
Áp dụng cho tất cả các bộ phận xây dựng tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất
lượng của công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
3. NỘI DUNG:
3.1. Quy định phê duyệt tài liệu:
3.1.1. Giám đốc :
Phê duyệt tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động các phòng ban chức năng như: sổ
tay chất lượng, các quy trình, các hướng dẫn công việc, các quy định ...
3.1.2. Ban hành tài liệu mới:
Việc soạn thảo, phê duyệt sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn công việc..., chưa
có sẵn trong hệ thống chất lượng.
3.1.3. Thay đổi toàn bộ tài liệu:
Việc soạn thảo, phê duyệt tài liệu mới như: sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn
công việc ..., để thay thế tài liệu lỗi thời đã có sẵn trong hệ thống quản lý chất lượng.
3.2. Quy định trình bày nội dung tài liệu:
3.2.1. Định dạng chung:
 Định dạng khổ giấy A4: 21.0cm x 29.7cm
 Font chữ: Times New Roman
 Cỡ chữ (size): 13
 Dàn đều hai bên
 Xuống dòng vào 1 khoản (tab) 1.2cm
 Cách hàng (line spacing): 1.2
 Cách đoạn (Spacing): trước đoạn (before) 6pt, sau đoạn (after) 6pt
 Lề trên (top): 2.5cm
 Lề dưới (bottom): 2.5cm
 Lề trái (left): 2.0cm
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 2/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

 Lề phải (right): 2.0cm

 Header – Footer: cách lề (from edge) Header: 1.2cm, Footer: 0.5cm; Header sẽ chứa
khung tên của tài liệu, Footer sẽ để trống; kích thước Header: 17.0cm x 5.0cm
 Khung tên của tài liệu: sử dụng cỡ chữ 11, ngoại trừ tên của sổ tay chất lượng, quy
trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn, quy định, biểu mẫu điều chỉnh cỡ chữ 14. Chỉ sử dụng
logo của công ty theo mẫu:

 Tiêu đề và đánh số tiêu đề: nhiều nhất là 4 cấp:

 Cấp 1: 1. TIÊU ĐỀ CHÍNH (cỡ chữ 15, viết hoa, in đậm).
 Cấp 2: 1.1. Tiêu đề phụ (cỡ chữ 14, in đậm).
 Cấp 3: 1.1.1. Tiêu đề phụ (cỡ chữ 13, in đậm).
 Cấp 4: 1.1.1.1. Tiêu đề phụ (cỡ chữ 13, in nghiêng, gạch dưới).
 Các dấu: hai chấm (:), phẩy (,), chấm (.), chấm phẩy (;),chấm than (!), chấm hỏi (?),
đóng ngoặc đơn ()); đóng ngoặc nhọn (}); đóng ngoặc vuông (]), đóng nháy đơn (’),
đóng nháy kép (”) được gõ sau ký tự cuối cùng, không có khoảng cách và gõ 1
khoảng cách sau chúng. Sau các dấu: mở ngoặc đơn ((); mở ngoặc nhọn ({); mở
ngoặc vuông ([), mở nháy đơn (‘), mở nháy kép (“) không chừa khoảng cách.
3.2.2. Cách ghi bảng số liệu:
 Nội dung bảng, biểu: ghi cùng font Times New Roman, có thể chỉnh cỡ chữ cho phù
hợp, nhưng không quá lớn, hoặc quá nhỏ.
 Đánh số tên bảng (Ví dụ: Bảng 1., Bảng 2.).
 Tên bảng: được ghi ngay phía trên của bảng, ghi ngay sau số của bảng, phải phản ảnh
nội dung của bảng.
 Nếu số liệu của bảng có 1 đơn vị tính, thì ghi ĐVT:…. ngay góc phải phía trên của
bảng. Nếu số liệu có nhiều đơn vị tính, thì ghi đơn vị tính ngay dưới tiêu đề của chỉ
tiêu đưa ra.
 Ghi nguồn: nếu là số liệu trích từ tài liệu khác, phải ghi rõ nguồn trích.
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 3/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

3.2.3. Biểu đồ/ hình vẽ:

 Đánh số tên biểu đồ/ hình vẽ (Ví dụ: Biểu đồ 1./ Hình 1., Biểu đồ 2./ Hình 2.).
 Tên biểu đồ/ hình vẽ: được ghi ngay phía dưới của biểu đồ/ hình vẽ, ghi ngay sau số
của biểu đồ/ hình vẽ, phải phản ảnh nội dung của biểu đồ/ hình vẽ.
 Đơn vị tính: phải ghi ngay trong biểu đồ/ hình vẽ ở các cột thích hợp.
 Ghi nguồn: nếu là số liệu trích từ tài liệu khác, phải ghi rõ nguồn trích.
3.2.4. Lưu đồ trong quy trình:
3.2.4.1. Các ký hiệu hình vẽ trong lưu đồ:

: Bước bắt đầu hay kết thúc 1 quá trình.

: Kiểm tra, xem xét, phê duyệt, đánh giá, lựa chọn.

: Bước thực hiện.

: Hướng đi của quá trình.

Lưu ý: Không sử dụng các ý nghĩa hình học khác trong trình bày lưu đồ quy trình.
3.2.4.2. Cách trình bày nội dung lưu đồ:

Lưu đồ Người thực hiện Tài liệu tham khảo Hồ sơ

Các bước thực Người sẽ thực hiện Tài liệu được dùng để Hồ sơ ghi chép lại
hiện của quy trình các bước của quy tham khảo, hướng dẫn kết quả thực hiện các
trình thực hiện các bước của bước của quy trình
quy trình (nếu có) (nếu có)
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 4/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

3.3. Quy định thể hiện tình trạng tài liệu:

3.3.1. Đối với tài liệu mới:
 Lần soát xét : 00
 Ngày hiệu lực : Ngày chính thức tài liệu phải được áp dụng
 Mã hiệu : Theo quy định của 3.4

3.3.2. Khi thay đổi toàn bộ tài liệu:

 Lần soát xét : Số soát xét lần trước +1
 Ngày hiệu lực : Ngày bắt đầu có hiệu lực của tài liệu mới
 Mã hiệu : Theo quy định của 3.4
Các nội dung thay đổi được thể hiện trong Phiếu thông báo thay dổi tài liệu, và được
phân phối kèm theo tài liệu mới.
3.4. Quy định cách đánh mã hiệu hệ thống tài liệu:
3.4.1. Sổ tay chất lượng:
Ký hiệu: ST-BGĐ-XXXX
 ST : Hai ký tự chữ thể hiện loại tài liệu là Sổ tay chất lượng
 BGĐ : Ban Giám Đốc
 XXXX : Năm ban hành Sổ tay chất lượng
Ví dụ: ST-BGĐ-2009 (Sổ tay chất lượng do Ban Giám đốc biên soạn và ban hành
năm 2009)
3.4.2. Quy trình:
Ký hiệu: QT–YYY–ZZZZZZ
 QT : Hai ký tự chữ thể hiện loại tài liệu là Quy trình
 YYY : Tối đa 3 ký tự chữ thể hiện tên phòng ban
 ZZZZZZ : Tối đa 6 ký tự thể hiện nội dung Quy trình
Ví dụ: QT-BGĐ-KSTL (Quy trình Kiểm soát tài liệu do BGĐ biên soạn)
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 5/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

3.4.3. Biểu mẫu:

Ký hiệu: BM-xx-ZZZZZZ
 BM : Hai ký tự thể hiện loại tài liệu là Biểu mẫu
 xx : Số thứ tự của biểu mẫu có trong tài liệu, quy ước viết 2 số
 ZZZZZZ : Tên tài liệu có Biểu mẫu được đề cập
Ví dụ: BM-01-KSTL (01: số thứ tự của biểu mẫu, KSTL: mã hiệu của quy trình Kiểm
soát tài liệu)
3.4.4. Hướng dẫn công việc:
Ký hiệu: XX – YYY – ZZZZZZ
 XX : Hai ký tự chữ thể hiện loại tài liệu. Có thể là HD: Hướng
dẫn, QĐ: Quy định, TC: Tiêu chuẩn
 YYY : Tối đa 3 ký tự chữ thể hiện tên phòng ban
 ZZZZZZ : Tối đa 6 ký tự thể hiện nội dung Hướng dẫn/ Quy định/
Tiêu chuẩn
Ví dụ: HD-BGĐ-TBTLNB (Hướng dẫn Trình bày tài liệu nội bộ do BGĐ biên soạn)
3.5. Quy định trình bày Sổ tay chất lượng:
Tất cả các trang của Sổ tay chất lượng đều được trình bày như sau:

Thanh Sơn Hóa Nông Mã hiệu: ST-BGĐ-XXXX

Ban Giám Đốc SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần soát xét:
Ngày hiệu lực:
Trang : /

Người soạn thảo : Người phê duyệt:

(Nội dung của Sổ tay chất lượng)

 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 6/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

3.6. Quy định trình bày Quy trình:

Tất cả các trang của Quy trình đều được trình bày như sau :

Thanh Sơn Hóa Nông Quy trình Mã hiệu: QT-YYY-ZZZZZZ

(Tên phòng ban soạn tài liệu) (Tên Quy trình được viết chữ hoa, Lần soát xét:
in đậm)
Ngày hiệu lực:
Trang : /

Người soạn thảo: Người phê duyệt:

Nội dung của Quy trình gồm các mục bên dưới:
1. MỤC ĐÍCH:
Nói rõ Quy trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì.
2. PHẠM VI:
Cho biết Quy trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải
thực hiện.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện
Quy trình.
4. ĐỊNH NGHĨA:
Giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong
Quy trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất hoặc các từ viết tắt trong Quy trình.
5. CHI TIẾT QUY TRÌNH:
Có thể được trình bày dưới bất cứ dạng nào sao cho dễ hiểu và dễ áp dụng.
6. LƯU TRỮ HỒ SƠ:
Khi hoàn thành một công việc nào đó thì hồ sơ cần ghi chép và lưu giữ, để làm bằng
chứng Quy trình được thực hiện.
7. BIỂU MẪU:
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 7/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

Liệt kê các biểu mẫu dùng để ghi chép trong quá trình thực hiện Quy trình (được mã
hóa và kèm theo nguyên bản).
Lưu ý:
Mỗi Quy trình đều nên có đủ 07 mục nêu trên. Mục nào không có nội dung phải trình
bày thì bỏ trống hoặc ghi chữ “Không”.
3.7. Quy định trình bày Hướng dẫn công việc/Quy định/Tiêu chuẩn:
Tất cả các trang của Hướng dẫn công việc/Quy định/Tiêu chuẩn đều được trình bày
như sau:

Thanh Sơn Hóa Nông
(Tên phòng ban soạn tài liệu)
Hướng dẫn/ Quy định/ Tiêu chuẩn Mã hiệu: XX-YYY-ZZZZZZ
(Tên Hướng dẫn/ Quy định/ Tiêu Lần soát xét:
chuẩn được viết chữ hoa, in đậm)
Ngày hiệu lực:
Trang : /

Người soạn thảo: Người phê duyệt:

(Nội dung của Hướng dẫn/ Quy định/ Tiêu chuẩn)

3.8. Quy định trình bày Biểu mẫu:

Tất cả các trang của Biểu mẫu đều được trình bày như sau:

Thanh Sơn Hóa Nông Mã hiệu: BM-xx-ZZZZZZ

(Tên phòng ban soạn tài liệu) (Tên Biểu mẫu được viết chữ hoa, Lần soát xét:
in đậm)
Ngày hiệu lực:
Trang : /

Người soạn thảo: Người phê duyệt:

(Nội dung của Biểu mẫu)

Lưu ý:
Lần soát xét của Biểu mẫu chính là lần soát xét của tài liệu liên quan.
 Thanh Sơn Hóa Nông Hướng dẫn Mã hiệu: HD-BGĐ-TBTLNB
Ban Giám Đốc TRÌNH BÀY TÀI LIỆU Lần soát xét: 01
Ngày hiệu lực: 09/01/2012
NỘI BỘ
Trang : 8/8

Người soạn thảo: Huỳnh Kỳ Hiệp Người phê duyệt: Châu Hồng Ân

3.9. Quy định đặt tên tắt các phòng ban:

BGĐ : Ban Giám đốc
PSX : Phòng Kế hoạch Sản xuất
PCĐ : Phòng Cơ Điện
PPT : Phòng công nghệ Phối trộn
PCL : Phòng kiểm soát Chất lượng
PHC : Phòng Hành chánh nhân sự
PMH : Phòng Mua hàng