NOTA EXPRESS

Syarat Pengesahan Jawatan

1. menamatkan tempoh percubaan,

2. mengikuti Kursus Induksi dengan jayanya;
3. lulus mana-mana peperiksaan perkhidmatan
4. awam yang wajib yang ditetapkan di bawah
5. Perintah-Perintah Am ini; dan
6. memenuhi segala syarat lain dalam skim
7. perkhidmatan.
8. diperakukan oleh Ketua Jabatan

KEMUDAHAN RAWATAN

1. Rawatan Perubatan
2. Rawatan Pergigian
3. Ubat-ubatan
4. Pembekalan percuma alat ortopedik, anggota palsu, cermin mata
5. Alatan utk mengekalkan rawatan pakar yang diluluskan oleh kerajaan

SYARAT RAWATAN PERCUMA

1. Mendapatkan perakuan Ketua Jabatan bahawa sakitnya itu berlaku ketika bertugas
2. Mendapatkan Perakuan Pegawai Perubatan bahawa beliau memerlukan itu, ini barulah sembuh dan
boleh bertugas kembali

Cuti Sakit

Ketua Jabatan yang luluskan

1. berdasarkan sijil perubatan yang dikeluarkan oleh pengamal perubatan swasta atau kerajaan.
2. tanpa tandatangan balas oleh pegawai perubatan Kerajaan tidaklah boleh melebihi 15 hari
3. jika sijil perubatan itu ditandatangan balas oleh pegawai perubatan Kerajaan boleh melebihi 15 hari
4. cuti sakit bergaji penuh selama tempoh tidak melebihi 90 hari
Setiausaha Kerajaan Negeri luluskan

1. cuti sakit bergaji penuh (selepas tempoh 90 hari yg diluluskan oleh KJ) tidak boleh melebihi 180 hari
2. cuti sakit separuh gaji selama tempoh 180 hari pada satu-satu masa
3. Cuti sakit lanjutan
4. cuti sakit lanjutan dengan separuh gaji tidak melebihi 90 hari dan
5. cuti sakit lanjutan selanjutnya tanpa gaji tidak melebihi 90 hari tetapi dengan bayaran elaun bantuan
yang bersamaan separuh gaji;
6. Cuti lanjutan 2 tahun berturut-turut masih tidak sihat, Lembaga Perubatan boleh memperakukan
bahawa dia dibersarakan.

SURCAJ

Definisi: satu kaedah yg digunakan kerajaan untuk mengutip balik segala kehilangan/kerugian pihak
kerajaan yang telah dilakukan oleh pegawai.

TINDAKAN BOLEH DIKENAKAN SURCAJ

1. Gagal memungut hasil kerajaan ( pembayar boleh mengelak dari membayar).

2. Melakukan pembayaran salah/ tidak boleh disokong ( Gaji elaun terlebih, pembayaran tanpa invois).
3. Tidak bertanggunghawab terhadap kemusanahan wang, setem dan lain2 harta kerajaan ( rompakan,
pecah amanah).
4. Gagal selenggara akuan dan rekod dengan teratur ( Tiada salinan bil, invois, resit)
5. Gagal/ lewat bayar kepada penerima yang sah ( kemajuan, byaran balik pinjaman kerajaan)

CONTOH BAYARAN MEMBAWA HUKUMAN SURCAJ

a. gaji terlebih bayar

b. pembayaran salah dan tak disokong
c. perolehan tak ikut peraturan
d. perbelanjaan tanpa peruntukan yang diluluskan
e. pembayaran tiada invois

APAKAH HUKUMAN SURCAJ

(i) Menjadi satu hutang yang kena dibayar terhadap kerajaan dan boleh didakwa kerananya
(ii) kena potongan gaji/pencen untuk bayar surcaj jika Menteri mengarahkan
PETI BESI

LANGKAH KESELAMATAN

1. Mempunyai 2 kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan dipegang oleh 2 org pegawai
yang bertanggungjwb yang diberi kuasa bertulis oleh KJ.

2. Pegawai itu hendaklah secara berkala sekurang-kurangnyasekali dalam tempoh enam (6) bulan
mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi atau bilik kebal itu.

3. Anak kunci peti besi atau bilik kebal hendaklah disimpan oleh dua (2)orang pegawai yang seorang
daripadanya hendaklah berjawatan tidak rendah daripada Kumpulan Pelaksana Gred 19

4. Bagi peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci kombinasi,kodnya hendaklah ditukar oleh
kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam (6) bulan sekali atau setiap kali terdapat
pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki bahawa kombinasi kod telah diketahui.

Barang-barang disimpan dalam peti besi

1. Semua wang tunai

2. Cek

3. TIket

4. Setem

5. Dokumen

6. Barang2 lain yang berharga

4 rasional pemeriksaan mengejut perlu dilakukan

a) Memastikan tiada kehilangan dan kekurangan terhadap wang atau barang berharga.

b) Untuk menentukan sama ada wujud perbezaan nilai wang/aset sebenar dengan baki akaun atau buku
rekod serta jutifikasi sekiranya terdapat perbezaan.

c) Agar penjawat awam yang diberi Amanah sentiasa membuat kerja dengan ikhlas dan
bertanggungjawab

d) Untuk mengamalkan budaya kerja yang sihat

Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari
sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam
tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan ke atas setiap peti besi, bilik
kebal, peti wang tunai, laci atau bekas lain yang menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai

4 butiran dlm senarai semak anda tentang perkara yangg perlu dicatat semasa dan selepas
pemeriksaan

1)Tarikh dan masa pemeriksaan

2) Nama pegawai dan jagaannya yang diperiksa seperti wang tunai dan lain-lain

3) Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya

4) Hasil pemeriksaan, tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa Perihal barang2 berharga yang
diamanahkan kepadanya

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(i) bertanggungjawab atas semua perbelanjaan yang dilakukan

(ii) menjalankan atau melantik pegawai utk membuat pemeriksaan mengejut
(iii) bertanggungjawab atas pemulangan deposit
(iv) bertanggungjawab secara langsung kepada Jawatankuasa Akaun Awam
(v) memastikan dokumentasi lengkap termasuk rekod, laporan dan keputusn perolehan
(vi) Selaku pegawai perakauanan ketika melaksanakan tanggungbjawab kewangan
LEMBAGA PERUBATAN KHAS BERSIDANG

1. Jika seseorang pegawai diarahkan oleh KJ supaya diperiksa berkenaan cuti sakit lanjutan

2. Apabila kesihatan mental dan fizikal pegawai diragui

3.apabila pegawai atau keluarganya memerlukan rawatan perubatan di luar negara

4. Perakuan pelantikan semula pegawai yg berdarah atas sebab perubatan

Pengerusi: Setiausaha kerajaan Negeri

Ahli-ahli

Setiausaha Kewangan Negeri dan Pengarah Kesihatan Negeri

KELAKUAN

Tatatertib

Seorg pegawai tidak boleh:

1) membelakangkan tugas awamnya demi kepentingan peribadi

2) Berkelakuan sehingga memburukkan nama dan mencemarkan nama perkhidmatan awam

3) Tidak jujur dan boleh mendedahkan dirinya kepada syak wasangka tidak jujur

4) tidak hadir bertugas tanpa kebenaran dan sebab munasabah

5) Menyebabkan harta kerajaan rosak, hilang atau musnah.

6) ingkar perintah
Pekerjaan Luar

Seorg pegawai tidak boleh:

1) Mengambil bahagian dalam pengurusan atau perjalanan apa2 pengusahaan komersil, pertanian,
perindustrian

2) Mengusahakan apa2 kerja bagi mana2 syarikat, firma, individu dengan mendapat upah

3) Sebagai seorang pakar, memberi apa-apa laporan atau keterangan pakar

4) Bertugas sebagai seorang wasi, pentadbir atau penerima; atau

5) memberi ceramah, membentangkan kertas kerja atau menjadi ahli panel penceramah atau
seumpamanya di persidangan, seminar, forum atau bengkel selain apa yang dianjurkan oleh Kerajaan.

- Seorg pegawai BOLEH memohon kebenaran bertulis daripada Setiausaha Kerajaan Negeri untuk
mengusahakan perkhidmatan2 DI ATAS bagi faedah dirinya atau saudara-maranya atau bagi mana-mana
badan yang BUKAN mencari keuntungan yang dia adalah pemegang jawatan dalam badan tersebut.

DENGAN SYARAT, SS hendaklah memastikan:

1) pekerjaan luar itu tidak dilakukan semasa waktu kerja pejabat dan semasa pegawai itu menjalankan
tugas rasminya

2) aktiviti itu tidak menjejaskan kecekapan dan kegunaan pegawai itu kepada org awam

3) Pekerjaan dan perusahaan itu tidak bercanggah dengan kepentingan Jabatan

- Seorang pegawai yg bercuti tidak boleh buat apa2 kerja persendirian kecuali mendapatkan kebenaran
bertulis daripada SS.

-Bagi pekerjaan luar (1-4), wang upah atau saraan yang diterima boleh disimpan dengan mendapat
kelulusan bertulis SS

-Bagi pekerjaan luar (5),

bayaran saguhati atau cenderahati yang diterima tidak boleh melebihi satu perempat daripada gaji
bulanannya. Sekiranya amaun lebih had, hendaklah dibayar kepada Kerajaan.
TATACARA LANTIKAN

Ketua Jabatan hendaklah berhubung dengan Setiausaha Kerajaan Negeri dalam masa dua bulan dari

tarikh berbangkitnya kekosongan itu dengan mengemukakan atau menghantar —

(i) pernyataan tentang jumlah kekosongan yang hendak diisi;

(ii) pernyataan tentang jumlah calon simpanan yang diperlukan;

(iii) kelayakan-kelayakan khas yang diperlukan, jika dikehendaki;

(iv) perihalan, senarai tugas serta tanggungjawab jawatan yang hendak diisi;

(v) draf iklan kekosongan itu;

(vi) satu senarai pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat di dalam jabatannya yang mungkin layak
untuk mengisi kekosongan itu; dan

(vii) apa-apa maklumat lain yang dikehendaki oleh Suruhanjaya;

- Permohonan daripada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat hendaklah dibuat melalui Ketua
Jabatan mereka masing-masing dan hendaklah dikemukakannya sekali dengan —

(i) satu salinan kenyataan perkhidmatan yang kemaskini;

(ii) satu salinan laporan penilaian prestasi tahunan yang mutakhir daripada Ketua Jabatan yang
berkenaan; dan

(iii) ulasan-ulasan daripada Ketua Jabatan yang berkenaan sama ada dia menyokong permohonan itu
ataupun tidak,

Kepada Setiausaha Kerajaan Negeri, melalui Setiausaha Tetap Kementerian, jika

ada, yang bertanggungjawab atas hal-ehwal jabatan itu,

ATAU

dan dalam hal di mana kuasa lantikan tidak diwakilkan kepadanya, Setiausaha Kerajaan Negeri
hendaklah

mengemukakan permohonan itu kepada Suruhanjaya berserta dengan pemerhatiannya sendiri dan juga
pemerhatian Setiausaha Tetap Kementerian, jika ada.
KES-KES YANG TIDAK MELIBATKAN PEMBUANGAN KERJA ATAU PENURUNAN PANGKAT

(a) pelanggaran terhadap Perintah Am

153(3), - Berpakaian dengan sepatutnya sepanjang waktu pejabat atau dalam majlis rasmi sebagaimana
yang ditentukan oleh Kerajaan

154(1), Pekerjaan Luar

157, - Keraian

158, - Pemilikan Harta

167, - Larangan Membuat pernyataan awam

168, - Larangan bertindak sebagai penyunting, dsb. bagi suratkhabar, dsb.

170, - Memulakan prosiding undang-undang dan bantuan guaman.

(b) pelanggaran terhadap tata kelakuan Perintah Am 153(4);

(c) - menggunakan kedudukan awamnya untuk faedahnya sendiri

(d) - memburukkan nama atau mencemarkan nama perkhidmatan awam

(e) - kurang cekap atau kurang berusaha;

(g) - berkelakuan dengan cara yang tidak bertanggungjawab

(h) - membawa atau cuba membawa apa-apa bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong
atau

memajukan tuntutan berhubungan dengan perkhidmatan awam

(l) - menyebabkan harta Kerajaan rosak atau musnah atau hilang; dan

(m) - mengguna kenderaan, bot, kelengkapan, loji atau kemudahan kepunyaan Kerajaan bagi-maksud
peribadi

(c) pelanggaran terhadap mana-mana peruntukan dalam Bab II, III dan VI Perintah-Perintah Am yang
masing-masingnya berhubungan dengan Elaun Bertugas Rasmi, Cuti dan Kuarters serta Bangunan
Pejabat Kerajaan
PEMBATALAN/ PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN

1. Menyembunyikan apa apa maklumat tentang kesihatan dalam borang Pemeriksaan Perubatan

2. Membuat Akuan Palsu dalam Surat Akuan Sumpah (Akuan Berkanun)

3. Tidak mematuhi kehendak dalam Surat Aku Janji

4. Meminda atau memalsukan apa apa dokumen berhubungan dengan pelantikan

5. Gagal Tapisan Keselamatan

6. Gagal Mendapat Perakuan Ketua Jabatan (prestasi tidak memuaskan)

7. Gagal dalam peperiksaan dan /atau Program Transformasi Minda (PTM) dan /atau lain lain kursus
atau latihan yang disyaratkan bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan

TINDAKAN TATATERTIB

1. Adakah tindakan tatertib dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat boleh diambil ke atas
pegawai yang telah bersara atas kesalahan yang dilakukan semasa dalam perkhidmatan?

- Tidak boleh

- Melainkan surat pertuduhan telah dihadapkan kepada pegawai sebelum tarikh kuat kuasa persaraan
itu, maka tempoh perkhidmatan pegawai itu disifatkan sebagai telah dilanjutkan sehingga tindakan
tatatertib itu diputuskan.

2. Adakah tindakan tatertib boleh diambil ke atas pegawai yang telah meletak jawatan daripada
perkhidmatan awam?

- Tidak boleh

3. Apakah tindakan yang boleh diambil terhadap pegawai dalam percubaan yang melakukan kesalahan
tatatertib?

- Selain daripada tindakan tatatertib, pegawai juga boleh ditamatkan perkhidmatan semasa dalam
tempoh percubaan mengikut Peraturan peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Pekhidmatan) 2012 [P.U. (A) 1/2012].
4. Apakan tindakan yang boleh diambil oleh Ketua Jabatan jika pegawai memperoleh sijil sakit palsu?

- Berdasarkan surat edaran rujukan JPA.(S)TT 343 Jld.2(67) bertarikh 26.3.2010 - Tindakan Tatatertib ke
Atas Pegawai Awam Yang Mengemukan Sijil Cuti Sakit Palsu Atau Meminda Sijil Cuti Sakit, jika didapati
sijil cuti sakit yang dikemukan adalah palsu atau dipinda, tindakan tatatertib berikut hendaklah diambil:

i. Melucutkan hak emolumen pegawai pada hari pegawai tidak hadir bertugas tanpa cuti

ii. Membuat laporan polis sekiranya sijil cuti sakit berkenaan diperoleh daripada sindiket menjual sijil
cuti sakit, dan

iii. Mengambil tindakan tatatertib sehingga hukuman buang kerja ke atas pegawai kerana berkelakuan
tidak jujur atau tidak amanah serta tidak bertanggungjawab iaitu melanggar tatakelakuan di bawah
Peraturan 4(2)(f) dan (g), Peraturan peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A)
395/1993].

5. Jika urusetia Tatatertib mendapati terdapat kesilapan dalam surat pertuduhan terhadap seseorang
pegawai, apakah tindakan yang seharusnya dilakukan oleh Urusetia?

- *Jika surat pertuduhan belum disampaikan kepada pegawai, surat pertuduhan baharu boleh
dikeluarkan. Jika surat pertuduhan telah dikeluarkan dan pegawai telah mengemukan representasi,
Lembaga Tatatertib perlu dimaklumkan mengenai kesilapan tersebut sebelum keputusan terhadap kes
dibuat.

6. Bagaimanakah kaedah untuk menyediakan surat pertuduhan yang jelas dan tepat?

Setiap pertuduhan hedaklah mempunyai satu kesalahan sahaja. Fakta yang dipertuduhkan perlu jelas,
terperinci dan spesifik yang mengandungi antara lain jenis kesalahan, tarikh, masa dan tempat
kesalahan tersebut berlaku. Contohnya, jika pegawai dituduh tidak hadir bertugas, maklumat spesifik
seperti tarikh tarikh tidak hadir bertugas dan tempat bertugas perlu dinyatakan dalam surat
pertuduhan.

7. Siapakah yang menganggotai Lembaga Tatatertib sesuatu Jabatan/ Kementerian?

-Mengikut Peraturan 2, Peraturan peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 [P.U.(A)
396/1993] keanggotaan Lembaga Tatatertib terdiri dari anggota yang dinyatakan dalam ruang Jadual 4.
Pengerusi - Ketua Jabatan/ Ketua Bahagian Ahli I - Timbalan Ketua Jabatan/ Timbalan Ketua Pengarah
(Pegawai yang paling kanan selepas Pengarah) Ahli II - Seseorang pegawai P&P yang dilantik oleh Ketua
Setiausaha Kementerian
HUKUMAN TATATERTIB

-amaran

-denda

-lucut hak emolumen

-tangguh pergerakkan gaji

-turun gaji

-surcaj/perintah byr balik

-turun pangkat

-buang kerja

Denda/Perlucutkan emolumen

-x boleh lebih amaun setara 7hari gaji pokok

-jika didenda lebih dari sekali,

agregat denda X boleh lebih 45% daripada emolumen bulanannya

Penangguhan pergerakkan gaji

-3 bulan

-6bulan

-9 bulan

-12 bulan

Penurunan gaji

-diturunkan secara mendatar

-x boleh lebih 3 pergerakkan gaji

-jangka masa penurunan gaji mesti lebih 12 bulan tapi tidak lebih 36bulan
ELAUN ELAUN TUGAS RASMI

TUNTUTAN

1. Semua tuntutan elaun atau tuntutan mendapatkan balik perbelanjaan mengikut peruntukan2
Perintah perintah Am ini hendaklah dikemukan kepada Ketua Jabatan dan hendaklah diproses dan
dibayar mengikut Arahan arahan Perbendaharaan dan Pekeliling pekeliling yang relevan.

2. Tuntutan tuntutan elaun perbatuan hendaklah dikemukan mengikut apa apa borang yang ditetapkan
oleh Arahan arahan Perbendaharaan

3. Seseorang pegawai yg menjalankan tugas rasmi di Semenanjung Malaysia, Sabah, Brunei Darussalam,
Kalimantan (Indonesia), Singapura, Selatan Thailand (dari Phuket hingga ke selatan) atau di mana mana
tempat di dalam Negeri tetapi di luar Ibu Pejabatnya selama tempoh 24 jam atau lebih yang dkira mulai
dari waktu dia bertolak layak menuntut elaun elaun dan bayaran yang berikut, jika kemudahan makan
dan tempat penginapan tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur:

a. Elaun Makan pada kadar dan mengikut terma dan syarat yang dinyatakan dalm Jejadual I Jadual
Kelapan atau, sebagai gantinya, elaun harian sebanyak separuh daripada kadar elaun makan

b. Penginapan

i. Bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit

ii. Sebagai ganti bayaran sewa hotel, elaun lojing tanpa disokong dengan resit pada kadar dan mengikut
terma dan syarat yang dinyatakan dalam Jejadual II Jadual Kelapan

iii. Selain bayaran sewa hotel, seseorang pegawai boleh juga menuntut untuk mendapatkan balik cukai
perkhidmatan dan cukai atau duti Kerajaan yang dikenakan ke atas bayaran sewa hotel

c. Elaun gantian tetap seperti yang dinyatakan dalam Jejadual III Jadual Kelapan

d. Perbelanjaan sendiri

i. Bayaran telefon, telegram, telefaks dan pos berkenaan dengan perhubungan yang diluluskan sahaja
ii. Belanja dobi yang disokong dengan resit, jika pegawai itu bertugas di luar Ibu Pejabat selama tidak
kurang daripada tiga malam

iii. Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong dengan resit

iv. Bayaran bagasi berat berlebihan untuk harta kerajaan yang dibawanya atau mengiringinya yang
disokong dengan resit

v. Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit

vi. Ganti rugi berkaitan dengan tukaran mata wang asing kepada mata wang Singapura, Thailand , Brunei
dan Indonesia

4. Seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negara-negara yang disebut
dalam perenggan (1), selama tempoh tidak lebih daripada tiga bulan pada satu satu masa, layak
menuntut elaun elaun bayaran yang berikut:

a. Elaun makan pada kadar dan mengikut terma dan syarat yang dinyatakan dalam Jejadual IV Jadual
Kelapan atau, sebagai gantinya elaun harian sebanyak separuh daripada kadar elaun makan

b. Penginapan

i. Bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit

ii. Sebagai ganti bayaran sewa hotel, elaun lojing tanpa disokong dengan resit

Pada kadar dan mengikut terma dan syarat yang dinyatakan dalam Jejadual IV Jadual Kelapan

iii. Selain bayaran sewa hotel, seseorang pegawai boleh juga menuntut untuk mendapatkan balik
bayaran cukai perkhidmatan dan cukai atau duti Kerajaan yang dikenakan ke atas bayaran sewa hotel

c. ELaun ganti tetap seperti yang dinyatakan dalam Jejadual V Jadual Kelapan

d. Perbelanjaan sendiri

i. Pengangkutan tempatan _ teksi/ grab

ii. Bayaran telefon, telegram, telefaks dan pos berkenaan dengan perhubungan yang diluluskan sahaja

iii. Belanja dobi yang disokong dengan resit

iv. 15% daripada jumlah elaun makan yang dituntut sebagaimana yang diperuntukkan dalam Jejadual IV
Jadual Kelapan bagi maksud tip, upah atau bayaran kepada porter

v. Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong dengan resit

vi. Bayaran bagasi berat berlebihan

vii. Ganti rugi berkaitan tukaran mata wang asing di negara dia sedang menghadiri kursus atau
persidangan

(A) Pada kadar 3% daripada jumlah elaun makan dan elaun lojing yang dituntut

(B) Pada kadar tukaran mata wang sebenar berkenaan dengan sewa hotel yang disokong dengan resit

e. Elaun Pakaian Panas sebanyak RM600 apabila pegawai dikehendaki bertugas di mana mana negara
asing di dalam kawasan beriklim sederhana. Permohonan bagi mendapatkan elaun ini hendaklah
dikemukan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri sebelum Pegawai itu bertolak ke luar negara atau satu
bulan selepas kepulangannya

f. Bayaran perbelanjaan yang berpatutan untuk rawatan perubatan biasa sahaja dan, jika pegawai itu
dimasukkan ke hospital, pembayaran bayaran hospital dan premium insuran perubatan jika ada

g. Elaun dan bayaran singgah dalm perjalanan untuk satu malam sahaja di sesuatu tempat jika seseorang
pegawai melakukan penerbangan melebihi dua belas jam terus menerus untuk menuju ke destinasinya.
Bagi maksud persinggahan tersebut, pegawai itu layak menuntut elaun makan atau elaun harian dan
bayaran sewa hotel atau elaun lojing pada kadar yang dinyatakan dalam Jejadual IV Jadual Kelapan

5. Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar stesen selama tempoh melebihi lapan jam
tetapi kurang daripada dua puluh empat jam, termasuk waktu yang diambil bagi perjalanannya, layak
menuntut elaun harian berjumlah sebanyak separuh daripada kadar elaun makan seperti yang
dinyatakan di dalam Jejadual I Jadual Kelapan

PENJAGAAN KATA LALUAN

1. Panjang kata laluan mestilaha sekurang-kurangnya 8 dengan kombinasi aksara, angka dan/atau aksara
khusus

2. Kata laluan hendaklah dilindungi dan tidak boleh dikongsi dgn sesiapa

3. Menukar kata laluan sekiranya disyaki berlaku kebocoran kata laluan atau kompromi

4. Kata laluan hendaklah berlainan daripada pengenalan identiti pengguna

5. Mengelakkan penggunaan kata laluan yg baru diguna

PIAGAM PELANGGAN

Definisi

Satu komitmen bertulis sesebuah jabatan/agensi kerajaan terhadap perkhidmatan/profile kpd

pelanggan

Ciri-ciri piagam Pelanggan

a. Jelas

Hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami.Menyatakan maklumat utama

b. Senang disebar

Mudah disebar utk pengetahuan org ramai.boleh disebar melalui risalah dan poster di tmpt strategic

c. Praktikal

Memerlukan perancangan dan ujian yg teliti. Hasil mest boleh dicapai

d. Kebolehpercayaan

Hendaklah menyesuaikan janji dgn keupayaan

Kebaikan Piagam Pelanggan

-menjelaskan kpd org ramai secara spesifik perkhidmatan yg diberikan

-memudahkan org ramai menilai tahap penyampaian perkhidmatan

-mengurangkan keraguan terhadap perkhidmatan

3 Aspek utama dlm konsep piagam Pelanggan

Aspek Definisi

+Komitmen bertulis

+dipamerkan

+ memberitahu hak Pelanggan

Aspek Fokus

+Pelanggan
+ Standard

+Silap

Aspek Ciri-ciri

-jelas, ringkas dan mudah difahami

-senang disebar

-kebolehpercayaan

-praktikal

MPK VS FM

1. PERINGKAT DOKUMEN RUJUKAN

i) MPK: Makro

ii) FM: Mikro

2. BERASASKAN

i) MPK: Fungsi & Bidang Tugas Jabatan

ii) FM: Tugas & Tanggungjawab Individu

3. KEGUNAAN

i) MPK: Utk satu Jabatan

ii) FM: Utk satu Jawatan

4. MENGANDUNGI MAKLUMAT

i) MPK: semua aktiviti dlm jabatan

ii) FM: Panduan utk mengendalikan tugas2 yg ditetapakn bagi satu2 jawatan

HARI KUALITI

Definisi:

1. Acara utk mewujudkan kesedaran para pekerja bahawa satu perubahan telah berlaku dalam
organisasi

2. pengiktirafan diberi utk perubahan tersebut.

3. Perubahan= kejayaan dalam usaha2 peningkatan kualiti

Tujuan:

- Memperkukuhkan nilai2 budaya kualiti dalam sesebuah organisasi

- Beri pengiktirafan kepada usaha2 yg dijalankan 👍🏻

Persediaan Majlis Hari Kualiti:

- Tentukan tarikh & masa

- Peruntukan kewangan

- Jumlah Penglibatan pekerja

- Budaya sesebuah organisasi

- Tindakan selepas acara kualiti

Konsep KIK

Inovasi

Kaedah mencari jalan utk menghasilkan perkhidmatan/produk yg lebih baik melalui pengubahsuaian
atau penambahbaikan

Kreativiti

Kebolehan utk mencipta dan mewujud sesuatu yang baru melalui kemahiran imaginasi

4 strategi yang boleh mendorong kreativiti dan inovasi dalam perlaksanaan KIK

-Mengenalpasti potensi diri

-Ubah persepsi diri

-Ubah budaya organisasi

-Berani utuk gagal

Kaedah menjana idea kreatif Kumpulan KIK

-brainstorming

-peta minda

-Think out of the box

-KJ Method

1.0 KERANGKA PELAN TRANSFORMASI PANS

Visi - Perkhidmatan Awam Bertaraf Dunia

Misi - Utk Menyampaikan Perkhidmatan Cemerlang Melalui Pasukan Kerja Berprestasi Tinggi
TERAS STRATEGIK

1. Berorientasikan Rakyat

2. Budaya Kerja Inovatif

3. Tenaga Kerja Berbakat

4. Organisasi Cemerlang

5. Pasukan Berprestij Tinggi

6. Fokus Pelanggan

6 SHARED VALUE (IPKTSR)

1. Integriti

Ibu kepada segala nilai. Integriti bermaksud jujur, amanah dan kebertanggungjawaban

2. Profesionalisme

Merujuk kepada kompetensi kerja dan kendiri yang tinggi serta sikap yang bertanggungjawab dalam
menjalankan tugas

3. Baik Hati dan Prihatin

Aspek empati dan keprihatinan dalam pelaksanaan tugas seharian baik terhadap rakyat mahupun rakan
sekerja

4. Semangat Berpasukan

Hubungan antara individu dan kumpulan dalam melaksanakan sesuatu tugas untuk mencapai matlamat
yang sama

5. Sikap Kesegeraan dan Semangat Sepunya

Memerlukan penjawat awam bertindak dengan cepat tanpa melengah-lengahkan masa.

6. Berorientasikan Hasil

Minda dan tindakan yang berfokus kepada hasil dan impak

2.0 KERANGKA PELAN TRANSFORMASI PANS

Pelan Tindakan Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak tahun 2010 hingga 2020 (SCS 10-20) adalah rangka
kerja jangka panjang melibatkan tujuh (7) bidang kritikal

yang dilihat akan membantu melonjak proses transformasi PANS.

Tujuh bidang kritikal adalah:

1. Pengurusan Perubahan Budaya (Unit Pemodenan Perkhidmatan dan Kualiti)

Satu usaha menangani dan mengubah budaya kerja PANS menjadi sebuah anggota perkhidmatan yang
berbudaya cemerlang dalam penyampaian, harmoni serta memiliki pasukan kerja berprestasi tinggi.

2. Pengurusan Bakat Sumber Manusia (Unit Pengurusan Sumber Manusia)

Satu pelan pembangunan sumber manusia yang komprehensif memastikan PANS diurus dan dianggotai
oleh anggota yang berbakat, dilatih dan dibangun secara profesional

3. Pengurusan Keperluan Pelanggan (Unit Pemodenan Perkhidmatan dan Kualiti)

Bermatlamat untuk memberi perkhidmatan pelanggan yang efisen, efektif dan sentiasa memberi nilai
tambah kepada pelanggan.

4. Inovasi dan Kreativiti (Unit Pemodenan Perkhidmatan dan Kualiti)

Satu usaha mewujudkan anggota PANS yang sangat teruja untuk berfikir dan bertindak secara kreatif
dan inovatif dalam apa-apa juga aspek penyampaian perkhidmatan.

5. e-Kerajaan (Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi)

Bertujuan untuk memastikan semua proses kerja utama PANS mengguna pakai sepenuhnya kemudahan
teknologi informasi dan komunikasi (ICT)

6. Kecemerlangan Penyampaian Projek dan Program (Kementerian Pembangunan Infrastruktur dan

Perhubungan Sarawak & Unit Perhubungan Awam dan Hal Ehwal Korporat)

Memastikan setiap projek dan program disempurnakan mengikut masa dan pada kadar yang
diperuntukkan
7. Transformasi Pengurusan Kewangan (Pejabat Setiausaha Kewangan)

Memperkukuh proses pengurusan kewangan agar sumber-sumber yang ada digunakan secara
berhemah, efisien dan efektif

3.0 JAWATANKUASA PEMANDU TRANSFORMASI PANS

a. Jawatankuasa yang dibentuk untuk menentukan hala tuju program transformasi PANS
b. Bermesyuarat dua (2) kali setahun.
2. -Pengerusi : YB Setiausaha Kerajaan Negeri
3. Timbalan-Timbalan : Peguam Besar Negeri, Setiausaha Kewangan Sarawak
4. Setiausaha : Pengarah, Unit Pemodenan Perkhidmatan & Kualiti
5. Anggota yang layak diberi APC
6. -anggota Perkhidmatan Awam dalam semua kumpulan, gred dan kategori yang dilantik untuk
berkhidmat dengan agensi awam sama ada secara
7. tetap, sementara atau kontrak

a. anggota yang berada di atas tangga gaji dan syarat-syarat perkhidmatan di bawah Laporan
Jawatankuasa Kabinet 1976, Sistem Saraan Baru (SSB) dan Sistem
8. Saraan Malaysia

9. -telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun penuh pada hari terakhir
10. tahun penilaian.

11. Asas Penilaian

12. -berpandukan kepada markah yang diperolehi dalam penilaian prestasi tahunan (mendapat
13. markah 85 peratus dan lebih)

14. -Pemilihan berasaskankepada penilaian PPSM ke atas

15. sumbangan anggota berkenaan kepada organisasi, Perkhidmatan Awam, komuniti,
16. daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa
TELEFON PELANGGAN

Amalan Penting:

1. Layanan mesra

2. Suara yg baik (Sederhana, xkuat, xnyaring)

3. Sebutan yg terang n jelas

4. Ramah

5. Lembut

6. Senyum semasa bercakap

7. Minta Maaf (klau biarkan pelanggan lama menunggu)

Kualiti dapat ditingkatkan

1. jawab telefon tidak lebih 10 saat

2. Maklumkan nama pegawai/kakitangan dan lain2 maklumat yg berkaitan terlebih dahulu

3. Barisan hadapan bertugasan sentiasa mesra , sopan dan berbudi bahasa

4. Pastikan panggilan pelanggan disambung kepada Pegawai/kakitangan yg tepat/sesuai permohonan

pelanggan

5. Membenarkan pelanggan tinggalkan pesanan kepada pegawai yg ingin dihubungi sekiranya time kol
pegawai nya xda
Langkah Keselamatan supaya bangunan kerajaan tidak diceroboh suka hati

1. Hadkan jalan keluar masuk & adakan kaunter

2. Tingkap2 & pintu perlu ada ciri2 keselamatan

3. Dinding & siling kukuhkan

4. Pasang alat penggera elektronik dan cctv

5. Sistem Pas Keselamatan

6. Khidmat Kawalan Keselamatan

Menjaga tahap kerahsiaan berkenaan Mesin Penyalin

1. KJ lantik seorg pegawai yg bertanggungjawab awasi mesin2 penyalin

2. Wujudkan buku daftar utk rekod pengguna

3. Semua mesin mestilah disimpan dalam bilik berkunci

4. Hanya yg dpt akses kepada rahsia rasmi saja boleh akses utk buat salinan

5. Jumlah salinan adalah mengikut kelulusan sahaja

6. Salinan rosak hendaklah dibinasakan

7. Salahguna dan penyelewangan terhadap mesin penyalin haruslah dilaporkan kpd KJ

Perancangan dan Pengurusan Projek

Tujuan : Garis Panduan kepada Kementerian dan Agensi dalam Penyediaan cadangan Program dan
Projek bagi dikemukan kepada Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri (UPE, JPM) untuk
pertimbangan dan kelulusan

Latar Belakang

- Perancangan dan pelaksanaan program dan projek akan dibuat secara rolling setiap dua tahun,
membolehkan perancangan dan pelaksanaan projek/program dibuat secara berterusan dan
didokumenkan sebagai Pelan Pelaburan Sektor Awam
Penggunaan

- membantu kementerian dan agensi merancang projek yg dapat memberi value for money

- menyumbang kepada outcome yang disasar

- terdapat beberapa kaedah perancangan/ penyediaan seperti Pendekatan Kerangka Logik atau Logical
Framework Approcah dan Pengurusan Kitaran Projek atau Project Cycle Management

PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN

Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu:

1) Tindakan-tindakan pra mesyuarat

2) Tindakan-tindakan semasa mesyuarat

3) Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

1) Menentukan Agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa

Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa utk menentukan agenda,trikh,etc dan
merancang peruntukan masa utk stiap perkara dlm agenda.

2) Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat seperti tarikh,masa, nama
pengerusi, peralatan yg diperlukan hendaklah diberi kepada pegawai yg bttgjwb menerima tempahan.

3) Menghantar surat jemputan mesyuarat

Pihak urusetia hendaklah menentukan spy ahli2 mesy menerima surat jemputan sebelum mesyuarat itu
diadakan dan mengandungi maklumat asas seperti agenda,pengerusi,tarikh,tempat,masa.

4) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih, mempunyai tmpt duduk yg
mencukupi serta alat pembesar suara yg berfungsi.

5) Perbincangan Pra Mesyuarat

Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalasmaklumbalas
yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah
yang timbul.

6) Menentukan Kehadiran

Urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang
akan menghadiri mesyuarat.

Tindakan-tindakan semasa mesyuarat

Hendaklah mencatat minit mesyuarat. Minit mesyuarat hendaklah merekodkan berkenaan

-senarai kehadiran mesyuarat,

-perkara penting yg dibincangkan,

-keputusan yg dibuat

-Tindakan susulan yg harus diambil

Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

1) Penyediaan minit

Draf minit hendaklah dikemukakan kpd Pengerusi jwtnkuasa utk mndpt persetujuan x lewat dr 3 hari
slps tarikh msyuarat diadakan.

2) Menyusun nama ahli2 mesyuarat

Catatan nama ahli mesy hendaklah disusun mengikut kakananan ahli2 yg hadir.

3) Membuat catatan perbincangan

Catatan minit mesyuarat hendaklah diikuti dgn nota yg menunjukkan sama ada Tindakan lanjut dplukan
atau utk makluman shja.

4) Mengesan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat

Ahli2 mesy atau mana2 pihak yg tlh diberi tggjwb melaksanakan sesuatu keputusan mesy hendaklah
memberi maklumbalas kpd urusetia mesyuarat dan urusetia perlu menyediakan rekod bg mengesan
maklumbalas bg kputusan2 mesyuarat tersebut.

5) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli
mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalas yang diterima mengikut tajuk-
tajuk seperti di dalam minit mesyuarat.

Format Minit Mesyuarat

- Minit Mesyuarat __

- Bil__ Tahun_

- Tarikh: _

- Masa: _

- Tempat:_

-HADIR

-HADIR BERSAMA

-URUSETIA

-BUTIRAN MESYUARAT

1) Perutusan Pengerusi

2) Pengesahan Minit Mesyuarat

3) Perkara berbangkit

4) Perbincangan kertas2 kerja

5) Hal-hal lain

6) Penutup

-URUSETIA

-TARIKH
Langkah Keselamatan ICT

1. Mengehadkan laluan keluar masuk (bilik server)

2. Kwsan keselamatan fizijal hendaklah dijaga

3. Pengendalian dokumen mengikut peringkat keselamatan masing2

4. Dokumen rahsia rasmi yg disedia dan dihantar secara elektronik mesyu guna kaedah enkripsi

5. Laptop ada antivirus

6. Ada password d Laptop

Langkah kerajaan demi menjaga kerahsiaan

1. pastikan dokumen yg dicetak diambil segera dari mesin photostat/faks/scanner

2. Patuhi SOP keselamatan yg ditetapkan

3. ada pengawal keselamatan, CCTV utk lindungi maklumat dan kemudahan proses maklumat

4. Beri perhatian lebih terhadap maklumat terperingkat

Perkakasan dan Perisian ICT

Pengenalan

Sistem ICT terdiri daripada organisasi, manusia, perisian, perkakasan, telekomunikasi, kemudahan ICT,
data dan maklumat

Takrifan

1. Data dan Maklumat

- Semua data dan Maklumat yang disimpan atau digunakan di pelbagai media atau peralatan ICT

2. Peralatan ICT
- Semua peralatan komputer dan peripheral seperti server, firewall, komputer peribadi, stesen kerja,
kerangka utama, pencetak, peralatan multimedia dan alat-alat prasarana seperti Uninterruptible Power
Supply (UPS), punca kuasa dan lain- lain

3. Media storan

Semua media storan yang digunakan untuk menyimpan data dan makkumat seperti optical disk, flask
disk, hard disk, USB flash drive, catridge tape, compact disc, dan lain- lain

4. Media komunikasi

Semua peralatan berkaitan komunikasi seperti pelayan atau perkakasan rangkaian, gateway, router,
peralatan PABX, wireless LAN, talian ISDN, peralatan video conferencing, modem, kabel rangkaian, NIC,
switches dan sebagainya

5. Perisian

- Semua jenis yang digunakan untuk mengendali, memproses, menyimpan dan menghantar data dan
maklumat.Ini teemasuklah sistem aplikasi HIRMS, eSILA, EPSA dan perisian sistem seperti Windows,
LINUX dan perisian utiliti dan perisian komunikasi, sistem sistem pengurusan pangkalan data, fail
program dan lain lain

6. Dokumentasi

- Semua dokumen termasuk prosedur dan manual pengguna yang berkaitan dengan aset ICT, dokumen
pemasangan dan poengoperasian peralatan tersebut

7. Premis komputer dan Komunikasi

Semua kemudahan serta premis yang diguna untuk menempatkan perkara 1 hingga 6 diatas

8. Manusia

Semua pengguna yang dibenarkan

Penggunaan Emel

Untuk urusan rasmi sahaja;

• Tidak dibenarkan untuk digunakan untuk aktiviti-aktiviti yang tidak beretika spt. menghantar bahan
lucah, perjudian atau jenayah, menghantar emel berunsur hasutan, fitnah, spam dan sbgnya.

• Sekiranya seseorang pegawai didapati menyalah guna emel yang diperuntukkan untuk tugas rasmi,
maka suatu surat amaran akan dihantar kepada pegawai melalui Ketua Jabatan

Terdapat empat (4) komponen asas keselamatan ICT iaitu:

(a) Melindungi maklumat rahsia rasmi dan maklumat rasmi kerajaan dari capaian tanpa kuasa yang sh

(b) Menjamin setiap maklumat adalah tepat dan sempurna

(c) Memastikan ketersediaan maklumat apabila diperlukan oleh pengguna

(d) Memastikan akses kepada hanya pengguna-pengguna yang sah atau penerimaan maklumat dari
sumber yang sah.

Ciri-ciri utama keselamatan

maklumat adalah seperti berikut:

(a) Kerahsiaan

(b) Integriti

(c) Tidak Boleh Disangkal

(d) Kesahihan

(e) Ketersediaan

Tadbir urus

-Pengarah Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICTU)

-Ketua Pegawai Keselamatan ICT Negeri (Ketua ICTSO)

-Ketua Agensi

-Ketua Pegawai Maklumat Agensi (CIO Agensi)

-Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO Agensi)

-Penolong Ketua Pegawai Maklumat (ACIO Agensi)

-Pembekal Perkhidmatan

-Penjawat Awam

Jawatankuasa Keselamatan ICT Kerajaan Negeri

Pengerusi: Pengarah, Unit ICT Kerajaan Negeri

Ahli:

(1) Semua Ketua Penolong Pengarah Unit ICT

(2) Pengarah Unit Keselamatan Negeri

(3) Ketua Agensi Pembekal Perkhidmatan yang dilantik oleh

Kerajaan Negeri

(4) Semua Ketua Kumpulan Kerja Domain Keselamatan ICT

Kerajaan Negeri

Perkakasan ICT

Media storan-untuk menyimpan data dan maklumat

Media Tandatangan Digital-digunakan untuk mengesahkan identiti penghantar/penandatangan

Media Perisian Dan Aplikasi

Uninteruptable Power Supply (UPS)

komputer

etc