Qui trình bán lẻ gỗ tại 1 DN như sau

Khách hàng nói miệng với nhân viên bán hàng về hàng yêu cầu. Nhân viên bán hàng
ghi các yêu cầu trên 2 liên hóa đơn bán hàng, tính tổng tiền giá trị hóa đơn, thu tiền
khách hàng. Khách hàng cầm 2 liên hóa đơn đó xuống kho lĩnh hàng. Tại đây nhân
viên kho hàng chất hàng lên xe tải của khách hàng, ký vào hóa đơn, giao 1 liên cho
khách hàng, 1 liên chuyển ngược lại cho nhân viên bán hàng. Cuối ngày nhân viên
bán hàng chuyển toàn bộ hóa đơn bán hàng và tiền cho kế toán bán hàng để ghi nhận
hoạt động bán hàng trong ngày.
Yêu cầu:
1. Theo bạn, mục tiêu nào theo khuôn mẫu kiểm soát nội bộ không đạt được? Giải
thích tại sao.
2. Xác định các yếu kém, rủi ro và các giải pháp kiểm soát các rủi ro nhận diện được.
Bài làm:
1. Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ không đạt được vì:
- Khách hàng nói miệng với nhân viên bán hàng về hàng yêu cầu: bằng chứng mua
hàng chỉ là bằng chứng miệng ít có tính thuyết phục.
- Khách hàng cầm 2 liên hóa đơn đó xuống kho lĩnh hàng, tại đây nhân viên kho hàng
chất hàng lên xe tải của khách hàng: Kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ, nhân viên bán
hàng và thủ kho thiếu trách nhiệm trong việc kiểm tra hàng hóa và số lượng trên liên
hóa đơn mà khách tự đem xuống, cũng như không có thông tin đối chiếu trên hệ thống
tại kho hàng vì khách chỉ nói miệng với NVBH.
- Kiểm soát phân chia trách nhiệm không đạt được: Vì khi 1 cá nhân làm quánhiều
trách nhiệm trong toàn qui trình kinh doanh thì sẽ dễ thực hiện và che giấunếu có gian
lận.
- Các bộ phận trong quá trình xử lý đơn hàng không có sự liên hệ nào với nhau, hay
kiểm tra lại trên hệ thống chỉ dựa vào liên hóa đơn do bán hàng lập.
2. Các yếu kém rủi ro có thể xảy ra: gian lận, sai sót khi thực hiện đơn hàng.
Hàng hóa có thể bị thất thoát và phát hiện chậm trễ. Đến khi phát hiện thất thoát khó
xem xét và truy cứu trách nhiệm cho nhân viên cục thể nào.
Giải pháp kiểm soát rủi ro:
- Ủy quyền phù hợp cho nghiệp vụ và hoạt động
- Phân chia trách nhiệm: 1 cá nhân không không làm quá nhiều trách nhiệm trong toàn
qui trình kinh doanh, 1 cá nhân không ở vị trí thực hiện và che giấu gian lận.
- Thiết kế và sử dụng chứng từ, sổ sách: ghi nhận đầy đủ, chính xác tất cả dữ liệu của
các nghiệp vụ liên quan.
- Đảm bảo an toàn cho tài sản, sổ sách và dữ liệu.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.