KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN

1.Khái niệm thư tín.

→ Khái niệm thư tín: “thư tín” có nghĩa là tin tức viết, có nghĩa các tin
tức trao đổi bằng cách viết ra giấy, nó đồng nghĩa với thư từ thư tín.
Có 4 loại hình phổ biến của thư tín:
-Thư viết trên giấy
-Thư dưới dạng thông tin (hình minh họa cho mỗi loại thư)
-Thư điện tử (email)
-Thư thoại
* Ưu điểm của thư tín
+ Chi phí thấp, tiện lợi người đọc có thể đọc vào thời gian thuận tiện,
được nghiên cứu kỹ hơn.
+ Đảm bảo tính bí mật, trình bày được những điều thông thường khó
diễn tả khi gặp trực tiếp….
2. Cấu trúc thư tín. (Cho một hình minh họa về một bức thư tín với cấu
trúc đúng)
Các phần trong một lá thư:
-Tiêu đề
-Địa chỉ trả lời thư
-Ngày tháng năm
-Địa chỉ người nhận
-Dòng lưu ý
-Lời chào mở đầu
-Phần chính của thư
-Lời chào kết thúc
-Chữ kí, tên và chức danh người gửi
-Tái bút.
3.Nguyên tắc viết thư tín (Nguyên tắc 6Cs)
-Tính rõ ràng (Clear): Rõ ràng trong từng câu chữ, từng ý để người nhận
hiểu đúng ý tứ của người gửi
-Tính chính xác (Correct): Cần đảm bảo tính chính xác của thông tin từ
phía người gửi.
-Tính cụ thể (Concrete): Nội dung thư tín phải giải quyết tốt mục đích
của việc gửi thư.
-Tính hoàn chỉnh (Complete): Tính hoàn chỉnh bao hàm các nội dung,
thông tin trong thư phải có các điều kiện cần thiết các yêu cầu cụ thể.
-Tính nhất quán (Consistency): Các ý trong thư phải được sắp xếp 1
cách logic có mối liên hệ chặt chẽ và đảm bảo tính nhất quán.
-Tính lịch sự, tôn trọng (Courteous): Ngôn ngữ sử dụng trong thư tín cần
thể hiện được tính lịch sự rõ ràng tôn trọng người nhận
+Cách viết thư tín (có 2 cách, trình bày rõ ưu, nhược điểm và trường hợp
áp dụng)
+Diễn giải: Là cách viết ý chính được đưa lên đầu, sau đó mới đưa
ra lời giải thích, phân tích.
+Quy nạp: Đưa ra lời giải thích rồi mới đề cập đến ý chính
VD: cùng đề cập đến trời mưa
 Cách nói diễn giải: Trời có thể có thể sẽ mưa vì có nhiều mây
đen.
 Cách nói quy nạp: Vì trời nhiều mây đen nên có thể sẽ mưa.

Ưu điểm Thường áp dụng

Diễn  Dễ mở đầu lá thư Thư chúc mừng, thư đặt hàng,
dịch  Cuốn hút người đọc thư khiếu nại, yêu cầu, ...
 Dễ nắm bắt nội dung
Tiết kiệm thời gian
Quy  Không bị sốc ngay từ Thư gây phản ứng tiêu cực cho
nạp đầu mà diễn ra từ từ người nhận, thư từ chối, thư
 Nhấn mạnh lí lẽ trước khiển trách,...
khi đưa ra kết luận.

+Quy trình 5D khi viết thư tín

 Determining the End and the Means: Xác định mục đích và
cách thức.
-Đặt mình vào địa vị của người nhận thư
-Chú ý cách sử dụng từ và cấu trúc câu
 Defining the Reader and the Situation: Xác định đối tượng và
tình huống
-Người nhận là ai?
-Vị thế của mình và người nhận
 Developing the Message: Phát triển nội dung thư
-Phần mở đầu (đặt vấn đề): nêu rõ mục đích, lí do viết thư,
các câu hỏi cần người đọc trả lời.
-Phần thân bài (triển khai VĐ): dùng những lí lẽ, lập luận,
những số liệu, tài liệu, sự kiện, hiện tượng ... để thuyết phục
người đọc đem lại hiệu quả cao, chất lượng.
-Phần kết thư:
 Detecting the Deficiencies: Xác định lỗi
Kiểm tra lại thật kĩ lưỡng phát hiện sai sót và sửa chữa
Distributing the Message: Gửi thư