KỸ NĂNG

SỬ DỤNG EMAIL
TRONG KINH DOANH
- NHÓM 2 -
 Thành viên
Bùi Hải Phong
Lê Thị Thanh Tâm

Nguyễn Quỳnh Mai

Nguyễn Hồng Nhung

Đặng Quỳnh Ngân

 Mục lục
01. Email là gì? Định nghĩa văn hóa email?

02. Lợi ích sử dụng email trong kinh doanh

Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong

03. kinh doanh
Kỹ năng sử dụng email trong giao tiếp kinh
04. doanh

05. Tổng kết

 01.
Email là gì?
Định nghĩa văn hóa email?
1. Email

2. Sử dụng email trong kinh doanh

 01. Email là gì?
Định nghĩa văn hóa email?

1. Email 2. Sử dụng email

• Email là từ viết tắt của Electronic
Mail, nghĩa là thư điện tử (hay
còn gọi là hộp thư điện tử).
• Email là một phương tiện trao
đổi thông tin thông qua mạng
Internet giữa các thiết bị điện tử
như điện thoại, laptop.
trong kinh doanh
• Email là phương thức chính
để giao tiếp, trao đổi thông
tin trong hoạt động kinh doanh
của các doanh nghiệp.
Þ Trong việc kinh doanh hàng ngày,
email là phương thức nhanh chóng để trao đổi thông
tin bằng cách nói, viết, theo dõi, chia sẻ, báo cáo, và
trình bày thông tin.
 02.
Lợi ích sử dụng email trong kinh
doanh
 - Với 4 mục đích chính:
1 2
Truyền đạt thông tin một cách Tăng cường sự kết nối giữa
hiệu quả người gửi và người nhận

3 4
Mang đến hiệu quả trong Là cách thể hiện thương
công việc của mỗi cá nhân, hiệu cá nhân của mỗi người.
mỗi team
Bên cạnh đó:

- Giúp xây dựng thương hiệu cá nhân.

=> Thông qua việc viết, nhận, gửi email, bạn có thể thể
hiện một phần tính cách của mình cũng như phong cách
làm việc, cách tư duy, cách nhìn nhận vấn đề, v.v.
- Số liệu
+ 300 tỷ email được gửi mỗi
ngày
+ 4 tỷ 258 người sử dụng
email (tính đến 2022)
+ Khoảng 50% email được mở
bằng điện thoại.

Số lượng người sử dụng Email trên toàn cầu- Nguồn: Statista

- Số liệu
+ 300 tỷ email được gửi mỗi
ngày
+ 4 tỷ 258 người sử dụng
email (tính đến 2022)
+ Khoảng 50% email được mở
bằng điện thoại.

Thống kê thiết bị sử dụng Email theo ngành- Nguồn: IBM

 03.
Các lỗi thường gặp khi sử dụng
email trong kinh doanh
 5 lỗi thường gặp
1. Tiêu đề không rõ ràng

2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt

3. Lời lẽ tuỳ tiện

4. Viết sai chính tả

5. Không gửi file đính kèm hoặc gửi nhầm file đính
kèm
 3. Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong kinh doanh
3.1. Tiêu đề không rõ ràng

- Khiến người đọc khó hình

dung
- Không có tiêu đề
=> Thiếu chuyên nghiệp
 3. Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong kinh doanh
3.2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt
- Đây là lỗi khá phổ biến
- Thiếu lịch sự
=> Gây mất cảm tình
 3. Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong kinh doanh
3.3. Lời lẽ tuỳ tiện
- Sử dụng nhiều văn nói và lời lẽ
tuỳ tiện khi viết thư
=> Thiếu chuyên nghiệp
 3. Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong kinh doanh
3.4. Viết sai chính tả
- Nguyên nhân: Vốn từ vựng kém, tính
cẩu thả, không chỉnh chu
=> Người đọc cảm thấy không được tôn
trọng, nghi ngờ, đánh giá về trình độ
văn hóa của người gửi
 3. Các lỗi thường gặp khi sử dụng email trong kinh doanh
3.5. Không gửi file đính kèm hoặc gửi
nhầm file đính kèm

- Nội dung thông tin của email bị ảnh

hưởng.
- Khiến bạn trở thành một người làm
việc không chuyên nghiệp, cẩn thận.
- Gửi nhầm file đính kèm dẫn đến
những hệ quả nghiêm trọng nếu file bạn
gửi nhầm là tài liệu mật. .
 04
Kỹ năng sử dụng email
trong giao tiếp kinh doanh
4.1. Địa chỉ Email

- Đặt tên email phù hợp: nên đặt tên thật, tránh đặt tên biệt danh như
changtraidatinh@....,....
- Trong kinh doanh, địa chỉ email thường được tạo ra dựa trên tên doanh
nghiệp hoặc tên cá nhân cùng với tên miền của công ty
Tên doanh nghiệp: ABC Company
Địa chỉ email: info@abccompany.com
 4.2. Định dạng Email.

- Chọn Font chữ chuẩn như Times New Roman hay Arial
- Sử dụng một cỡ chữ dễ đọc
- Không sử dụng tất cả các chữ in hoa (Caps)
 4.3. Các bước để viết Email.

- Gồm 6 bước:
Bước 1: Đặt tên chủ đề/tiêu đề E-mail ngắn gọn và dễ hiểu
Bước 2: Thêm file đính kèm
Bước 3: Viết nội dung E-mail
Bước 4: Kiểm tra nội dung và tệp đính kèm

Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận

Bước 6: Gửi E-mail
 4.3. Định dạng Email.
4.3.1. Đặt tên chủ đề/tiêu đề E-mail ngắn gọn và dễ hiểu

- Mục đích: tóm tắt nội dung chính

của email
=> quyết định việc mọi người có mở
ra đọc ngay hay không

- Ví dụ về chủ đề email: Gửi anh A

bảng lương tháng 9; Gửi anh thông
tin về gói dịch vụ B; Gửi sếp bản báo
cáo kinh doanh quý I/2015,...
 4.3. Định dạng Email.
4.3.2. Thêm file đính kèm

- Bao gồm: chèn hình ảnh, liên

kết, tập tin đính kèm
- Dùng Outlook để soạn mail
chuyên nghiệp hơn.
4.3. Định dạng Email.
4.3.3. Viết nội dung Email

- Các bước viết nội dung:

1. Bắt đầu bằng một lời chào, lời chúc
2. Giới thiệu bản thân ngay đoạn đầu tiên (nếu cần)
3. Cảm ơn người nhận
4. Nội dung chính/mục đích
5. Thêm nhận xét/cảm ơn cuối e-mail
6. Kết thúc e-mail
 4.3. Định dạng Email.
4.3.4. Kiểm tra nội dung và tệp đính kèm

- Kiểm tra các tệp đính kèm (nếu có) và nội dung, chính tả,
ngữ pháp
- Chú ý: chắc chắn rằng email không chứa bất kì thông tin
nhạy cảm nào
 4.3. Định dạng Email.
4.3.5. Nhập địa chỉ người nhận

- To: Tính năng gửi trực tiếp cho người

nhận
- CC (Carbon Copy): Tinh năng gửi
mail cho nhiều người nhận cùng một
lúc
- BCC (Blind Carbon Copy): Tính năng
gửi mail cho nhiều người nhận cùng
lúc
4.3. Định dạng Email.
4.3.6. Gửi Email

Cần lưu ý:
- Thiết lập chữ ký
- Thời gian trả lời e-mail:
+ Quy tắc 48h: Hãy trả lời e-mail trong vòng 48h kể
từ khi bạn nhận được email.
+ Không gửi cận giờ
 ⚠ Lưu ý
(Bên cạnh 6 bước viết email, chúng ta cần
chú ý một số điều sau)
 ⚠ Lưu ý
1. Viết 1 tiêu đề ngắn gọn
2. Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư
3. Làm cho lá thư của bạn cuốn hút
4. Sắp xếp vị trí thông minh và làm cho lá thư súc tích
5. Sử dụng phần đính kèm cẩn thận
6. Kiềm chế cảm xúc
7. Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc
 ⚠ Lưu ý
Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý giọng điệu:
- Tránh các cụm từ tiêu cực
- Không đùa cợt
- Không cắt bỏ tính từ
- Sao chép từ người nhận của bạn
 05
Tổng kết
Email là một phương tiện hỗ trợ
việc giao tiếp, truyền đạt trong
công việc một cách hiệu quả,
thuận tiện.
Thể hiện được sự chuyên
nghiệp, phong cách, điệu bộ, thái
độ của người gửi mail từ đó tăng
hiệu quả trao đổi công việc, tạo
ấn tượng, hình ảnh cá nhân tốt.
 lắng nghe 💕
Cảm ơn cô và các bạn đã