II.

Kỹ năng viết email

1. Địa chỉ email

Hiện nay có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, yahoo mail,
hoặc outlook mail,… Ngoài ra, các tổ chức cũng cung cấp các địa chỉ email
với đặc điểm riêng biệt của mình, thể hiện hình ảnh tổ chức hay lĩnh vực mà
tổ chức đang hoạt động. Ví dụ như trong lĩnh vực giáo dục, thông thường sẽ
có địa chỉ email như edu.vn,… còn cơ quan nhà nước sẽ có địa chỉ email
gov.vn,… hoặc tên đại diện tên của tổ chức: viettel.vn, fpt.vn,…Tuy nhiên cần
lưu ý:

- Đặt tên email phù hợp. Tên email mà ta sử dụng đại diện cho chính
chúng ta khi giao tiếp với người khác. Vì vậy nên đặt tên thật, tránh sử dụng
những biệt hiệu hay thể hiện cá tính riêng như: changtraidadinh@..,
hotboykhongtinhyeu@..., congchuausau@... Nên sử dụng dấu chấm (.), dấu
gạch nối (-) hoặc dấu gạch dưới (_) để đảm bảo địa chỉ email chỉ là tên của
bạn, không có số hoặc chữ cái bổ sung.

Ví dụ: phuonganh@..., maihoang.hvnh@...., Ha.Anh.Tuan@...

- Nếu sử dụng email với tư cách cá nhân, chúng ta có thể sử dụng

những địa chỉ email phổ biến và miễn phí như: @gmail com, @yahoo.com

- Nếu sử dụng email trong công việc, nên sử dụng email được cung
cấp mặc định bởi tổ chức mà chúng ta đang công tác. Ví dụ như ở Học viện
Ngân hàng, các cán bộ, giảng viên đều được cung cấp địa chỉ và được quy
ước khi đặt tên (tên, họ, tên đệm). Ví dụ như: thuongnt@hvnh.edu.vn.

2. Định dạng email

Trước khi tạo email, bạn nên tìm một định dạng thể hiện tính chuyên
nghiệp. Hầu hết các dịch vụ email ngày nay cho phép bạn tuỳ chỉnh các
phông chữ (font) và phong cách văn bản (format) đa dạng. Tuy nhiên, đối với
một email lịch sự, bạn nên:

Chọn Font chữ chuẩn như Times New Roman hay Arial. Tránh các phông
chữ trang trí như Comic Sans hoặc Old English.

Sử dụng một cỡ chữ dễ đọc, ví dụ như Times New Roman cỡ 13, tránh các
kiểu đặc biệt như chữ in nghiêng, bôi đậm hay làm nổi bật hoặc phông chữ
nhiều màu, trừ khi chúng được đảm bảo bởi nội dung và mục đích của email.

Không sử dụng tất cả các chữ in hoa vì có thể gây căng thẳng, khó chịu cho
người nhận.

3. Viết email theo các bước

3.1. Đặt tiêu đề

Phần tiêu đề chính là thông tin nhằm thông báo cho người nhận biết
được vấn đề trong mail truyền tải. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy
email của bạn đầu tiên trong hàng trăm thư gửi đến hòm thư của họ. Bên
cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính
trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung
không thu hút, email của chúng ta có thể không được đọc đến hoặc thậm chí
là bị xóa ngay.

Tiêu đề email cần đảm bảo hai yêu cầu sau:

- Thu hút sự chú ý của người đọc;

- Thể hiện nội dung chính trong email.

Khi đặt tiêu đề email cần chú ý:

- Phải rõ ràng, ngắn gọn, đúng mục đích;

- Ghi rõ kí hiệu, thứ tự hay ngày tháng nếu email được gửi mang tính
cập nhật định kỳ.

- Không bỏ trống tiêu đề email. Vì có thể được xếp tự động vào hòm
thư rác hoặc bị người đọc bỏ qua vì nghĩ nó không quan trọng.

- Viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc đảm bảo chắc chắn người đọc có
thể dễ dàng đọc được tiêu đề mà không gặp trở ngại phần mềm nào.

3.2. Tệp đính kèm

Khi muốn chèn thêm tệp đính kèm, bạn nên nhắc tới ngay trong nội
dung email để người đọc biết nó được đính kèm theo hoặc hình dung mục
đích đính kèm tệp/file của bạn. Ví dụ "Tôi đính kèm một bản sao sơ yếu lý lịch
và danh mục đầu tư, dưới dạng PDF".

Việc đặt tên tệp đính kèm cũng đóng vai trò tương tự. Tránh lưu tệp
dưới dạng tự động mặc định trong máy tính. Thay vào đó bạn hãy đặt tên tệp
rõ ràng, ngắn gọn và phù hợp với mục đích email bạn gửi. Ví dụ, không lưu
tệp dưới tên “24947_83634_1_pb_1313.pdf", thay vào đó là tên ngắn gọn
như “Hồ sơ Nguyễn Văn X.pdf”.

3.3. Viết nội dung email

Nội dung email chính là nội dung truyền đạt thông tin mà người gửi
mong muốn gửi cho người nhận. Vì thế, là một hình thức giao tiếp bằng thư
tín nên người viết email cũng cần tuân thủ những quy tắc viết thư tín về tính
rõ ràng, chi tiết, mạch lạc, chính xác, thống nhất và tính lịch sự. Ngoài ra, khi
viết nội dung email, người viết cũng cần cần chú ý những điều như:

- Bắt đầu bằng lời chào

Luôn bắt đầu nội dung email bằng một lời chào, và tuỳ theo mức độ
quen biết với người nhận mà bạn có thể sử dụng các câu chào phù hợp. Ví
dụ như “Chào Minh”, “Kính chào ông Minh”... hoặc “Gửi anh Minh”, “Kính gửi
ông Minh, giám đốc công ty...”. Trong trường hợp không biết tên người nhận,
chúng ta có thể sử dụng những câu chào chung như “Xin chào ông/bà”.
Không nên sử dụng tiếng Anh như “Hello”, “Hi”, “Hey”... hoặc các lời chào
thân mật như “Chào”, “Này” trong các email mang tính chất công việc hay mối
quan hệ không thân thiết.

- Giới thiệu bản thân ngay đoạn đầu tiên (nếu cần)

Nếu bạn đang viết thư cho một người mà không hoặc chưa có mối
quan hệ trước đó, chẳng hạn như khách hàng mới, nhà tuyển dụng hoặc
quan chức chính phủ, bạn hãy giới thiệu bản thân là ai và tại sao lại đang viết
email đó ngay câu đầu tiên hoặc thứ hai khi viết email.

Ví dụ, khi viết thư cho một nhà tuyển dụng, bạn có thể nói: “Xin chào ông X,
giám đốc công ty...

Tên tôi là Nguyễn Văn A, tôi đang liên hệ với ông/bà để đăng ký vị trí trợ lý
giám đốc tại công ty...”.

- Cảm ơn người nhận

Nếu bạn đang trả lời yêu cầu của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng
một dòng cảm ơn. Ví dụ, nếu ai đó có câu hỏi về công ty của bạn, bạn có thể
nói, “Cảm ơn bạn đã liên hệ với Công ty XXX”. Nếu ai đó đã trả lời một trong
các email của bạn, hãy nói, “Cảm ơn anh/chị đã trả lời email nhanh chóng”
hoặc “Cảm ơn anh/chị đã hồi đáp". Việc cám ơn người nhận hay người đọc
email sẽ tạo ra không khí thoải mái, thân thiện, đồng thời cũng thể hiện tính
lịch sự của người gửi email.

- Nêu rõ mục đích của bạn

Khi bạn đã tự giới thiệu hay gửi lời cám ơn người đọc email, bạn có thể
đề cập lý do mà bạn viết email. Đây chính là nội dung hay mục đích chính của
việc viết email này.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách nêu rõ mục đích của bạn: “Tên tôi là
Nguyễn Văn A, , tôi viết thư để hỏi về...” hoặc “Tôi viết thư vì mong có được
câu trả lời về...”.
Hoặc khi bạn viết cho thầy cô giáo của mình, tránh viết dài dòng không cần
thiết như: “Em tên là Nguyễn Văn A, thầy có nhớ em không? Em là sinh viên
lớp... Môn học Y là môn học yêu thích của em kỳ này. Em rất thích cách thầy
giảng bài. Em có thể học được nhiều điều và luôn cố gắng hoàn thiện tốt bài
tập thầy giao. Về bài thuyết trình lần này, em rất băn khoăn và suy nghĩ làm
thế nào để...”

Thay vào đó, bạn nên đề cập rõ ràng và ngắn gọn như: “Em tên là Nguyễn
Văn A. Em là sinh viên lớp thứ 2 ca 3 môn Y của thầy và em muốn hỏi về chủ
đề bài thuyết trình vào thứ 2 tới...”

Việc làm rõ mục đích của bạn ngay khi mở đầu email rồi sau đó đi vào
nội dung chính sẽ giúp truyền tải rõ ràng thông điệp bạn muốn gửi đi, đồng
thời thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận và bản thân bạn. Nếu nội
dung email quá dài, hãy chia nhỏ thành những đoạn văn ngắn. Hãy nhớ rằng,
mọi người muốn đọc email một cách nhanh chóng, vì vậy hãy sử dụng các
câu ngắn gọn và rõ ràng. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến ngữ pháp, chính
tả và chấm câu để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp về bản thân hay công ty
của bạn.

- Thêm nhận xét/cảm ơn cuối email

Trước khi kết thúc email, bạn hãy lịch sự cảm ơn người đọc một lần
nữa và thêm một số nhận xét khiêm tốn.

Ví dụ, bạn có thể viết: “Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị” hoặc
“Cám ơn anh/chị đã xem xét" hoặc "Nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc
mắc nào, đừng ngần ngại cho tôi biết”

- Kết thúc email

Cùng với lời chào đầu email, bạn cũng nên chú ý tới lời chào kết thúc
cùng với họ tên của bạn. Cũng tuỳ theo đối tượng mà bạn gửi email mà bạn
lựa chọn câu chào kết thúc cho hợp lý. Có một số gợi ý khi chào kết thúc
email như: “Trân trọng”, “Thân ái”, “Thân mến”, hoặc thể hiện sự kính trọng
hay vị trí của bạn như: “Sinh viên của cô", “Học trò của thầy”

- Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email.
Chúng ta hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn
đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc sếp. Đừng dùng
email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

3.4. Kiểm tra nội dung và tệp đính kèm

Sau khi chắc chắn đã đính kèm các tệp cần thiết (nếu có), bạn nên
kiểm tra nội dung, chính tả hay ngữ pháp để đảm bảo không có sai sót. Bạn
hãy đọc lại email để chắc chắn rằng email không chứa bất kỳ thông tin nhạy
cảm nào, ví dụ thông tin về tài khoản hay mật khẩu thẻ tín dụng,... hay tiếng
lóng, hoặc ngôn ngữ không lịch sự.

3.5. Nhập địa chỉ người nhận

Nhập địa chỉ người nhận sẽ là bước cuối sau khi bạn đã chắc rằng
email được viết một cách hoàn chỉnh và không có sai sót hoặc bỏ quên tệp
đính kèm.

Trong email, việc nhập địa chỉ người nhận cũng thể hiện sự chuyên
nghiệp như tính lịch sự của người viết. Ví dụ:

"To" có nghĩa là “người nhận”. Đây chính là đối tượng chính mà bạn cần giao
tiếp. Thông thường danh sách địa chỉ “To" hạn chế chỉ một địa chỉ email
người nhận.

“CC” được sử dụng khi bạn muốn gửi cho nhiều người nhận. Tuy nhiên, hãy
hạn chế tối đa danh sách “CC” vì người nhận thường có xu hướng bỏ qua vì
nghĩ thông tin trong email còn được chia sẻ với nhiều người khác.

“BCC” có thể được sử dụng khi bạn muốn địa chỉ người nhận được ẩn đi để
đảm bảo sự riêng tư đối với những người nhận khác ở "CC".

3.6. Gửi email

- Thiết lập chữ ký. Hãy tự tạo cho mình chữ ký được gửi đính kèm
email. Chữ ký ghi gõ họ tên, chức vụ hay nơi làm việc cũng như cách thức
liên lạc với bạn khi cần liên hệ.

- Quy tắc 48h: Trả lời email trong vòng 48h từ khi chúng ta nhận được
email của một ai đó.

- Không gửi cận giờ (last minute): Vì email là một hình thức giao tiếp
gián tiếp và cần phải thực hiện thông qua mạng Internet/3G cho nên có thể
email sẽ được nhận sau một khoảng thời gian. Chính vì vậy, với những cuộc
hẹn hay hạn cuối phải hoàn thành lúc 15h00 mà bạn thông tin qua email lúc
14h30 để xin huỷ/ hoãn hay xin nghỉ sẽ giống như là chỉ mang tính chứ thông
báo chứ không cần sự đồng ý của người nhận.

- Không gửi email khi giận dữ: Khi nóng giận, bạn có thể sử dụng
những lời văn thể hiện sự giận dữ, và nó sẽ được gửi cho người nhận sẽ đọc
cũng như lưu giữ những lời lẽ không hay của bạn trong khoảng thời gian lâu
sau đó.

- Khi chuyển tiếp email nào đó, bạn cần có sự đồng ý của người chủ
email đó. Vì email mang tính chất riêng tư nên khi công khai cho người khác
sẽ ảnh hưởng đến bản thân người chủ email.
 III. Ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh:

Email là Hệ thống giao tiếp kinh doanh hiện đại và được sử dụng rộng
rãi. Tầm quan trọng và công dụng của Email trong giao tiếp kinh doanh
to lớn hơn bất kỳ công cụ giao tiếp nào khác. Trong hầu hết các nghề
nghiệp, giao dịch,… tin nhắn qua Email dễ dàng nhất và là phương thức
giao tiếp có chi phí thấp. Ngày nay các Email còn được sử dụng trong
các thỏa thuận pháp lý. Có thể thấy, Email đóng một vai trò vô cùng
quan trọng trong nền Kinh tế hiện đại. Hầu hết các doanh nghiệp lớn và
vừa sử dụng Email kinh doanh chuyên nghiệp. Đây là một điều bắt
buộc trong việc sử dụng email để giao tiếp với khách hàng, nhà cung
cấp. Nhưng tại sao dung Email lại có lợi trong giao tiếp kinh doanh. Có
thể kể đến rất nhiều ưu điểm của nó, nhưng phổ biến nhất là những ưu
điểm sau đây:
1. Giao tiếp nhanh chóng với khách hàng:

Khi bạn cần gửi một tin nhắn quan trọng cho khách hàng hoặc đối tác kinh
doanh ở xa, một trong những cách nhanh nhất là gửi email. Ưu điểm của
email qua điện thoại về tốc độ liên lạc là bạn có thể gửi tệp đính kèm kèm
theo email chứa tài liệu quan trọng hoặc thậm chí là bản trình bày để làm
rõ thông điệp của mình. Nói chung, các cuộc gọi điện thoại mất nhiều thời
gian hơn vì bạn phải gặp đúng người và bắt họ khi họ có thể nói chuyện.
Mặt khác, email có thể được gửi nhanh chóng và chờ đợi khi chúng sẵn
sàng xem xét. Và tất nhiên, Thông tin liên hệ chỉ chạy trên mạng công ty
và bên thứ ba không thể truy cập được trong hầu hết các trường hợp.

2. Khả năng truy cập và tính di động:

Việc sử dụng email ngày càng tăng đã khiến các doanh nhân nhận được
hàng trăm email mỗi ngày. Tuy nhiên, hàng nghìn email có thể được lưu
trữ trong các thư mục trên máy tính hoặc thiết bị cầm tay như điện thoại di
động để bạn dễ dàng truy cập khi cần. Sự tiện lợi của email giúp bạn tránh
việc giữ các folder đầy giấy tờ. Nó cũng giúp bạn dễ dàng di chuyển các
email quan trọng mà không cần phải kéo theo các thư mục tệp khó sử
dụng.

3. Giảm chi phí vận chuyển và gửi thư:

Ngoài chi phí kết nối internet, email còn miễn phí. Một trong những lợi ích
của việc giao tiếp qua email là bạn có thể gửi bao nhiêu tin nhắn, tệp,
video, tài liệu và bản trình bày tùy thích mà không phải trả bất kỳ khoản
phí nào. Nó làm giảm đáng kể chi phí vận chuyển và bưu phí của công ty
bạn cũng như thời gian - và chi phí cho thời gian đó - bạn hoặc đồng
nghiệp dành để đóng gói và gửi tài liệu.

4. Đẩy mạnh doanh thu

Doanh nghiệp chú ý nội dung email marketing, cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm,
thương hiệu và các chương trình ưu đãi gửi tới khách hàng. Với sự minh bạch và chuyên
nghiệp, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tin tưởng từ khách hàng tiềm năng. Từ đó thúc đẩy
quá trình mua hàng với vài thao tác đơn giản và giúp nâng cao doanh thu bán hàng của
doanh nghiệp.

5. Tính hiệu quả cao

Email marketing tiếp cận chính xác với nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh
nghiệp. Đa số doanh nghiệp sử dụng hình thức tiếp thị này gửi nội dung tới người thực sự
có nhu cầu, đã có những hành động như đăng ký, chủ động để lại liên hệ,… Việc này
giúp tỷ lệ chuyển đổi cao hơn các kênh marketing online còn lại, làm cho nó trở thành
một công cụ quan trọng cho việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (lead nuturing).

6. Ứng dụng đơn giản, kiểm tra kết quả dễ dàng

Nhà quảng cáo được phép chủ động đặt lịch hẹn gửi email theo đúng kế hoạch đặt ra và
không bị giới hạn nội dung và số lượng người nhận. Ngoài ra có rất nhiều mẫu email
marketing (email marketing template) thiết kế theo mục đích của từng chiến dịch.

Một số phần mềm dịch vụ email marketing hiện nay có thể thống kê chi tiết dữ liệu như
số lượng email gửi thành công, số lượng email đã được mở,… Doanh nghiệp dễ dàng
kiểm soát hiệu quả của mỗi chiến dịch được triển khai.

Nhược điểm

1) Dễ dàng mất tài liệu Tất cả email và thông tin quan trọng của bạn có thể
bị mất chỉ bằng một lỗi ổ cứng đơn giản. Nếu bạn lưu trữ thông tin email
của mình trên một máy chủ khác, bạn có thể mất dữ liệu nếu trang web đó
ngừng hoạt động. Đảm bảo sử dụng các phương pháp sao lưu cho các
email quan trọng mà bạn muốn giữ lại ngay cả trong thời gian ngắn, chẳng
hạn như thường xuyên sao chép chúng vào ổ đĩa flash.

2) Khó diễn giải cảm xúc Cuộc trò chuyện qua email có thể diễn ra quá
nhanh. Những cử chỉ, cảm xúc mà một người muốn truyền tải đều không
thể truyền tải được. Tuy nhiên, vì người nhận email không thể gặp nhau
nên email không có bất kỳ tín hiệu giọng nói hoặc cảm xúc nào có thể giúp
giải thích chính xác. Điều này thực sự có thể dẫn đến sự hiểu lầm về cảm
xúc đằng sau email.
3. Lạm dụng email: Gửi quá nhiều email có thể làm người nhận cảm thấy phiền phức và bị
quá tải thông tin. Điều này đặc biệt đúng khi người gửi không cân nhắc tới tần suất và tính
cần thiết của các thông điệp. Một hộp thư đầy email không đọc có thể khiến người nhận cảm
thấy áp lực và khó khăn trong việc quản lý.

4. Rủi ro bảo mật: Email có thể bị tấn công bởi tin tặc và virus. Một email không được bảo
mật có thể tiềm ẩn nguy cơ mất thông tin quan trọng hoặc lây lan mã độc. Người dùng cần sử
dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, xác thực hai yếu tố và cập nhật thường xuyên để
bảo vệ hộp thư của mình khỏi truy cập trái phép.
5. Tốn thời gian: Viết email có thể tốn thời gian, đặc biệt khi cần soạn thảo nội dung phức
tạp. Người gửi thường phải đầu tư thời gian để viết, chỉnh sửa và định dạng email. Đối với
người nhận, việc đọc và xử lý email cũng đòi hỏi thời gian. Quản lý thời gian hiệu quả để
tránh lãng phí thời gian cho cả người gửi và người nhận.
6. Khó khăn trong việc quản lý: Quản lý lượng email lớn có thể trở nên khó khăn. Người
dùng thường phải xử lý hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email mỗi ngày. Việc tìm kiếm,
sắp xếp và theo dõi các thông điệp quan trọng đòi hỏi sự tỉ mỉ và kỷ luật. Sử dụng các công
cụ và kỹ thuật quản lý email hiệu quả, chẳng hạn như gắn thẻ, sắp xếp vào thư mục và sử
dụng quy tắc tự động, có thể giúp giảm bớt khó khăn trong việc quản lý hộp thư.

IV – Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh

Email là một công cụ quan trọng và hữu ích trong kinh doanh. Nó giúp
bạn tiếp cận khách hàng, gửi thông tin, quảng bá sản phẩm và dịch vụ,
cũng như cung cấp hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Email cho phép bạn
gửi và nhận thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Ngoài ra,
email còn giúp duy trì liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp, chia sẻ
thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Bạn cũng có thể gửi thông tin và cập
nhật mới nhất về sản phẩm và dịch vụ, cũng như hỗ trợ khách hàng khi
họ cần. Tuy nhiên, để tận dụng hết các ưu điểm của email trong giao
tiếp kinh doanh, chúng ta nên thực hiện những việc sau đây:

1. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức

Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức giúp tạo ấn tượng
chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời thể
hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của bạn. Việc thay đổi địa chỉ
email cũng gây ra những phiền phức khiến cho bạn bè và đối tác của
bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta
phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi hoặc do nhà cung
cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc. Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ
email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư, làm giảm tính
bảo mật thông tin, khó duy trì được lịch sử giao tiếp và lưu trữ các thông
tin quan trọng từ khách hàng và đối tác. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai
địa chỉ email: một để nhận tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn
không thể từ bỏ địa chỉ email công việc thì nên dùng địa chỉ đó để phục
vụ công việc.

2. Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn, mỗi một chủ đề riêng là
một thư riêng

Những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt
với những người phải nhận quá nhiều thư. Nếu bạn không muốn thư
của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng
vào nội dung bạn muốn trao đổi, một tiêu đề rõ ràng và hấp dẫn sẽ tạo
ấn tượng chuyên nghiệp, thu hút sự chú ý và khuyến khích người nhận
mở thư. Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất
khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người hỏi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào
một chủ đề, điều này giúp tránh nhầm lẫn, tối ưu hóa thời gian và tránh
việc thông tin bị thất lạc hay bỏ sót

3. Sử dụng email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi
email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp. Tuy
nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc
nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh
những email với những biệt danh khó nhận biết và gây phản cảm.

4. Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email

Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn
kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông
tin trước. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm
trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo
dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên
dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới, điều
đó sẽ giúp giảm rối rắm, dễ quản lý hơn, đồng thời giúp hai bên tập
trung vào vấn đề chính và đỡ gây phiền hà hơn

5. Tận dụng mục chữ ký email

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email
kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn
hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ,
tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và
từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ,
màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và
chuyên nghiệp hơn.